Upload
microsoft-technet-france
View
1.005
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Pour pouvoir bénéficier pleinement des nombreuses fonctionnalités proposées par l'outil collaboratif «SharePoint », la mise en place d'une véritable gouvernance autour de ce service est primordiale. Plusieurs facteurs sont à prendre en considération : - Le nombre d'équipes pouvant intervenir ; - Les différentes technologies utilisées par SharePoint ; - Les outils à dispositions (SharePoint, Designer, Visual Studio, ….) ; - Les permissions des utilisateurs ; - Les problématiques d'archivage des sites ; A la fin de cette session, les participants seront capables d'aborder sereinement : · La mise en place d'une gouvernance efficace autour du service collaboratif « SharePoint », prenant en compte votre contexte, les services requis, les processus de gestion associés, les clients… · La définition des rôles et responsabilités autour du service, vous aider à évaluer le niveau de connaissances attendu pour personnaliser et administrer SharePoint ; · L'identification et planification des tâches d'exploitation à réaliser par les équipes, leur récurrence, la documentation associée · La mise en place : o D'un catalogue de services : demandes de services o Du processus de gestion du cycle de vie des sites SharePoint o Du processus de gestion des utilisateurs Objectifs de la session: Vous étudiez une future solution de Knowledge Management ? Vous voulez lancer une nouvelle offre de collaboration ? Se pose alors la question de l’adoption et de la gouvernance autour de ces nouvelles solutions. Que vous soyez dans le Cloud ou On Premise, qu’on parle d’Office 365 ou de Sharepoint 2013, vous êtes au bon endroit ! En sortant de cette session, quel que soit la plateforme retenue ,vous serez capable d'aborder sereinement, : • Les aspects de gouvernance: le catalogue de services, les Rôles et responsabilités, la gestion de la connaissance (compétence, exploitation)… • Les aspects fonctionnels: Cycle de vie des documents, sites, droits, Personnalisation • Tout en découvrant de nombreux retours d’expérience et des illustrations, sur chacune de ces thématiques
Citation preview
Organiser la Gouvernance autour du service
collaboratif SharePoint pour une meilleure expérience
client ! (SOC206)Patricia Charrais-Bouvier, Consultant ITILRhanima, Application Development Manager
Boris Muller, Consultant Technique SharePoint
Microsoft
Design
Design
Boris Muller Consultant Sharepoint
Rhanima AdegbindiExpert Développement Sharepoint
Patricia Charrais-BouvierConsultante ITIL
Vos interlocuteurs Microsoft
Design
Objectifs de la session:
Vous étudiez une future solution de Knowledge Management ? Vous voulez lancer une nouvelle offre de collaboration ? Se pose alors la question de l’adoption et de la gouvernance autour de ces nouvelles solutions. Que vous soyez dans le Cloud ou On Premise, qu’on parle d’Office 365 ou de Sharepoint 2013, vous êtes au bon endroit !
En sortant de cette session, quel que soit la plateforme retenue ,vous serez capable d'aborder sereinement, : Les aspects de gouvernance: le catalogue de services, les Rôles et responsabilités, la gestion de la
connaissance (compétence, exploitation)… Les aspects fonctionnels: Cycle de vie des documents, sites, droits, Personnalisation Tout en découvrant de nombreux retours d’expérience et des illustrations, sur chacune de ces
thématiques
Produits concernés : SharePoint 2013
Design
Les enjeux liés à SharePoint
Assurer une gestion du cycle de vie des sites et des documents
Cadrer l’usage de SP pour assurer sa maintenabilité / évolutivité
Tirer partie de toute la valeur de SharePoint
Passer à une approche mutualisée
Diminuer les délais et coûts de personnalisation
Maitriser les coûts d’infra et d’exploitation
Adapter la conduite du changement au service offert
Agenda
Approche « Solution »
Retours d’expérience
Démarche gouvernance et sujets SharePoint
Design
Design
« Définir les règles et procédures établies entre les
groupes d’individus »
Des outils
Des règlesDes groupes
Des processus
Gouvernance SharePoint et Domaines fonctionnels
Design
Communautés
Recherche
Sites
Composites
ContenuVision 360°
Les domaines fonctionnels de SharePoint
Design
Gouvernance SharePoint
Conduite du Changement
Proj
et Communication• Avancement projet• Déploiement• Jalons
Outil Formation
• Organisation• Prise en main• Planning
Ap
prof
ondi
ssem
ent Communauté
• Comment faire …• Pour aller plus loin• Quelqu’un sait … ? A
ssist
ance Support
• Dans quel cas ?• Contacts ?• Quand ?
Navigation•Charte graphique•Structuration des pages
Taxonomie• Métadonnées• Rattachement
Architecture de l’information(type de contenu, liste&biblio, flux de travail)
Pilotage•Gestion des demandes•Rôles & Responsabilités•Plan de communication•Charte Utilisateur• Services de personnalisation
Catalogue de Services•Création d’espaces•Modèles de composants•Droits d’accès•Besoins spécifiques•Analyse d’usage
Infrastructure&
Exploitation
Développement&
Paramétrage
Agenda
Approche « Solution »
Démarche gouvernance et sujets SharePoint
Design
Retours d’expérience
Design
Retours d’expérience: quelques sujets
Approche graduelle -Personnalisation
Gestion de la connaissance: Formation
Taxonomie
Cycle de vie documents et sites
Rôles et responsabilités
Catalogue de services
Gestion des droits
Gestion de la connaissance: Guide Exploitation
Coûts et Délais de réalisation
Gouvern
anc
eFo
nct
ionnel
Retours d’expérience: Gouvernance
Design
« Je souhaite valoriser mon nouveau service de gestion documentaire/collaboration vis-à-vis de mes clients. Comment faire ? » « Quels sont les dépendances sur ce service ? »
► Cartographie du service► Catalogue de services
Carte de Services
Design
Collaboration
Quels composants matériels requis (serveurs, DC…) ?
Quels composants logiciels (Produits MS, autres) ?
Quels services impactés (applications critiques, services
dépendants…) ?
Quels clients directs / indirects du service ?
Quels Processus requis? Quels niveau d’engagement ?
Quels composants services requis ?
Quels éléments de configuration requis ?
Types de Services
Design
Portail central permanent Recherche d’Enterprise Navigation d’Entreprise
Portails de
divisionGroupes et
équipes
Projets et espaces de travail
Sites personnels
Niveau Entreprise Taxonomie métier/ Divisions
Niveau utilisateur
Niveau équipe Libre service Modèles de base avec gestion du cycle de vie
Portails de division permanents Supervision des processus Métier, Annonces de la Division, Reporting et tableaux de bord
Semi Structuré Groupes & équipes, projets, espaces de travail
Blogs, bios, Réseaux sociaux
Portail Central
Catalogue de service SharePoint - MSIT
Design
My Sitehttp://my
Social networkingCollaborating with
1-3 team members.
5GB
99.9% Available
Limited
Extranet Siteshttp://
sharepoint.partners.extranet.microsoft.c
om
Collaborating with partner
companiesBusiness Critical
information
5GB
99.9% Available
Limited
MSIT Hosted SharePoint Dogfood
http://team
Feature education and
Proof of Concept. Non-business
critical informationSharePoint
publishing sites available for sites
targeting audience scope
for < 30% of company
5GB99.9% Available
SharePoint Designer
Utility SharePointhttp://sharepoint
Business Critical informationSharePoint
publishing sites available for sites
targeting audience scope
for < 30% of company
Idea for light weight publishing
sites.
5-10 GB99.9% Available
SharePoint Designer
Portals
Ideal for publishing site for Audience scope of 30% of company
or greater
10 GB +
99.9% Available
Custom development and custom platform
solutions available
Retours d’expérience: Gouvernance
Design
« Je souhaite préparer efficacement mes équipes à la mise en œuvre de ce nouveau service autour de la plateforme SharePoint. Quel modèle d’équipe ? »:
► Définir un modèle de gouvernance efficace intégré à mon
écosystème
Des acteurs qui travaillent ensemble
Design
• Gestion de la plateforme
• Analyse d’impact• Développements &
Paramétrage• Infrastructure &
Exploitation• Nouveaux composants
• Relations avec les Utilisateurs et le Helpdesk
• Implémentation du catalogue de services
• Animation de la Communauté Sharepoint
• Relation avec les Métiers• Analyse fonctionnelle
des processus métier• Architecture de
l’information• Définition du catalogue
de service
• Pilotage du service• Arbitrage des
demandes• Plan de
communication
MOA AMOA
MOE
Centre de
Services
Métiers
Des acteurs qui travaillent ensemble
Design
AMOA
Correspondant Métiers (MOA)
Département BI / Collaboration
Expertise SharePoint (MOE) Besoins Utilisateurs
Propriétaires de sites
Chef de projet
Responsable du service SharePoint
Gestion catalogueGestion niveaux de
servicesGestion capacité
Gestion relation MOA/AMOA/MOE
Support Architectes
Développeurs
Administrateurs applicatifs (contenu)
Graphistes
Administrateurs fonctionnels (fermes/sites)
Infrastructure (réseaux, serveurs)
Exploitation
RH/ Legal/ Formation / Connaissance
Retours d’expérience: Gouvernance
Design
« Je souhaite m’ assurer que mes équipes sauront exploiter la plateforme de collaboration au quotidien (SharePoint, SQL, Visual Studio…) »:
► Développer un guide d’exploitation et alimenter la base de
connaissance des équipes.
Exemples de taches à exécuter SharePoint
Design
Gestion des rapports d'utilisation liés aux journaux des requêtes de recherche
Configuration des scopes de recherche au niveau de la collection de sites
Restauration d'une Application de Services
Gestion des types de fichiers bloqués
Mise à jour du mot de passe d'un compte géré
Changement des informations de quota d'un site pour une collection de sites
Configuration de la visibilité sur les résultats de la recherche (sites, listes, répertoires)
Retours d’expérience: Gouvernance
Design
« Comment développer mes équipes et assurer le niveau d’expertise requis ? »
► Grille d’évaluation des compétences, plan de formation adapté
Matrice de compétence SharePoint
Design
Evaluation du niveau de connaissance des équipes études et exploitation autour de SharePoint à partir d’une grille d évaluation avec le support d’un expert développement.
Préconisations associées et définition d’un plan de formation adapté
Design
Retours d’expérience: quelques sujets
Approche graduelle -Personnalisation
Gestion de la connaissance: Formation
Taxonomie
Cycle de vie documents et sites
Rôles et responsabilités
Catalogue de services
Gestion des droits
Gestion de la connaissance: Guide Exploitation
Coûts et Délais de réalisation
Gouvern
anc
eFo
nct
ionnel
Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« Je souhaite mieux gérer et du coup contrôler la prolifération des données suite au déploiement de notre nouvelle plateforme. Comment faire ?»
► Formaliser les processus de gestion de site et de gestion
documentaire
Cycle de vie des documents
Design
Collaboration
Collaboration
Collaboration
GED
Archive
Site d’équipe, de communauté
Publication eDiscovery, hold
Mode collaboration
Centre de document
Cla
ssifi
catio
n Centre d’enregistrement
Arc
hiv
eSearchExport
Suppress
ion
Search
Cycle de vie d’un site Déploiement Mise(s) à jour Suppression
Design
Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« J’ai créé un dictionnaire d’entreprise. Il est mal utilisé par mes utilisateurs et du coup il est envahi de mots inutiles.. Comment mieux utiliser les fonctionnalités de recherche ? »:
► Définir des règles de taxonomie
Gestion de la Taxonomie
Design
Gestion de la Taxonomie
Design
Besoins•Audiences•Contenu•Technologies
Construction
•Rôles et responsabilités•Procédure d’archivage•Tests d’utilisations
Maintenance
•Processus de gestion•Prévoir ressources suffisantes
Formation•Plan de formation•Guide
Evaluation•Outils retours utilisateurs•Analyse statistiques utilisateurs
Une taxonomie = un dictionnaire d’entreprise
Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« J’ai un nouveau collaborateur dans mon service. Je n’arrive pas à lui donner exactement les mêmes droits que ses collègues!. J’aurai besoin d’un espace où sont regroupés l’ensemble des droits d’un utilisateur et pouvoir gérer ces droits »:
► Définir une gestion des droits
Niveaux de permissions
Standards / Personnalisés
Gestion des droits des utilisateurs
Design
Groupes Active Directory
Groupes SharePoint
List
es• Add Items
• Edit Items• Delete Items • View Items • …
Act
ion
s• Manage Personal Views
• Add/Remove Personal Web Parts
• Update Personal Web Parts
Sit
es•Create
Subsites•Add and Customize Pages
•Apply Style Sheets
•Create Groups•…
Utilisateurs
Permissions
Utilisateurs
12 3 18
Listes
Sites
Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« Certains usages SharePoint (développement, BI) entrainent des risques d’instabilité ou de performance pour mon infrastructure ». Comment permettre de multiples usages tout en sécurisant la plateforme ?”
► Mutualiser vos plateformes
Approche graduelle du service
Design
STANDARD• Besoins standard
(collaboration, publication, my sites)
• SLA prédéfinie• Sur étagère donc rapide• Personnalisation simple• Géré centralement• Peu couteux
PREMIUM• Fonctionnalités avancé (BI,
Projet)• Prédéfini en partie• Nécessite une revue des
besoins et un projet : délai plus long
• Personnalisation plus importante (wsp de ferme)
• Processus de qualification (tests)
• Géré centralement
DEDIE• Pour des besoins
spécifiques (sécurité, performance, stabilité)
• Gros projet avec budget de licence/maintenance particulier
• Hautement personnalisable• Gestion de la plateforme
centralisée ou non• Très couteux
$ $$ $$$
Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« A chaque fois que je fais une demande à mon équipe de développement ça me coûte un bras et j’ai un délai de 6 mois.». Est-ce qu’on peut vraiment personnaliser SharePoint facilement et si oui comment? »
► Contrôler les coûts et délais de personnalisation
Diminuer les coûts et les délais de réalisation
Demande de
changement
UI
Design
Développement
Réalisation Livraison
QUALIF/P-PROD/PROD
Mise en production
Admin fonctionnel
Designer/Dev
Développeur
PROTO/PROD
PROD
Solution Sandbox
Solution de ferme
Semaines
Jours
Mois
Design
Agenda
Démarche gouvernance et sujets SharePoint
Design
Approche « Solution »
Retours d’expérience
Jump Start : Gouvernance
Design
Je n’ai pas clairement défini les rôles sur ma plateforme
Je souhaite diffuser les bonnes pratiques
Je souhaite maximiser l’utilisation de ma plateforme
SharePoint
Je souhaite un cadre d’utilisation bien défini
Ateliers de gouvernance et Fonctionnels
Document de gouvernance SharePoint
Proposition de valeur: Réunir l’ensemble des acteursDéfinir les fondations de la gouvernance SharePointDéfinir les rôles, règles et processusIdentifier les chantiers de transformation
Solution technique
Une démarche intégrée «Services »
Consultants et partenaires Techniques
Experts Techniques,
Développement et Support
Consultants et partenaires ITIL
Spécifications détaillées
ImplémentationTests
d’intégration
Recette
Catalogue de Service, organisation et Processus de pilotage
Maintient en Condition opérationnel: Pilotage, Expertise,
support, formation
Directeur Projet
Pilotage du projet
Processus d’exploitation, RACI
Gestion du cycle de vie
Revue de supportabili
té
Garantie
Maintien et optimisation de l’offre et des processus
Centre de Services
Revue de maturité
Revue de sécurité
CADRAGE CONCEPTION TEST DEPLOIMENT MCOVISION
Architecte d’entreprise
Stratégie et Suivi du plan de transformation
Mis
e e
n P
roduct
ion
Revue de code applications
Formation et expertise
Spécifications Plan de Gestion
de services
Spécifications Expertise
Design
Liens utiles
La page ITIL Microsoft Le site Microsoft ServicesLe site de l’itSMF France
Contactez-nous :[email protected]
Donnez votre avis !Depuis votre smartphone, sur : http://notes.mstechdays.fr
De nombreux lots à gagner toutes les heures !!!
Claviers, souris et jeux Microsoft…
Merci de nous aider à améliorer les TechDays
http://notes.mstechdays.fr
Venez nombreux à la Conf’SharePoint !
3 jours
22, 23 et 24 mai 2013
1000 visiteurs
1 + 15 partenaires
Microsoft 3 Platinum5 Gold7 Silver
4 thèmes
Usages & Retours ClientInfrastructureDéveloppementGouvernance & Stratégie
1 sujet
SharePointet son écosystème
www.confsharepoint.com
4 ouvrages écrits par 13 Microsoftees
http://www.editions-eyrolles.com/livres/Windows-8-pour-les-professionnels
Formez-vous en ligne
Retrouvez nos évènements
Faites-vous accompagner gratuitement
Essayer gratuitement nos solutions IT
Retrouver nos experts Microsoft
Pros de l’ITDéveloppeurs
www.microsoftvirtualacademy.com
http://aka.ms/generation-app
http://aka.ms/evenements-developpeurs
http://aka.ms/itcamps-france
Les accélérateursWindows Azure, Windows Phone,
Windows 8
http://aka.ms/telechargements
La Dev’Team sur MSDNhttp://aka.ms/devteam
L’IT Team sur TechNethttp://aka.ms/itteam