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Gilles BALMISSE Directeur Associé +33.(0)6.03.45.35.95 gilles.balmisse@knowledgeconsul t.fr Contenus et Données à l’heure de la transformation numérique 12 juin 2014

Contenus et données à l'heure de la transformation numérique

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Résultats de l'enquête de KnowledgeConsult et l'EDB sur les contenus et les données à l'heure de la transformation numérique. Présentation réalisée lors d'i-expo le 12 juin 2014

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Gilles BALMISSEDirecteur Associé

+33.(0)[email protected]

Contenus et Donnéesà l’heure de la transformation numérique

12 juin 2014

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

LA TRANSFORMATION NUMERIQUE

2

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

La transformation numérique est un concept parapluie…

3

…qui synthétise l’approche d'utilisation par les organisations des technologies numériques existantes et à venir pour leurs besoins internes et externes.

Il s’agit pour elles d’ouvrir grâce à celles-ci des voies à des manières différentes de : • se positionner par rapport à leurs

parties prenantes et • travailler.

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

La transformation numérique : D’où vient-elle ?

4

1965

1990

1995

2000

2005

1980

2010 TransformationNumérique

Informatique• Approche : Analyse fonctionnelle et organique• Logiciel : Système de gestion de fichiers et base de données• Technologie : Mainframe

Système d’information• Approche : Méthode de conception• Logiciel : Base de données relationnelles• Technologie : Minis / Micros

Progiciel• Approche : Paramétrage et adaptation• Logiciel : ERP• Technologie : Réseaux locaux

Groupware• Approche : Conception itérative• Logiciel : Lotus Notes / Exchange• Technologie : Client - Serveur

Web• Approche : Design• Logiciel : Intranet / Extranet• Technologie : Internet

Web 2.0• Approche : Méthode agile (SCRUM)• Logiciel : Blog / Wiki…• Technologie : Saas / Mashup

Social Business• Approche : Utilisation sans conception• Logiciel : Réseaux sociaux d’Entreprise• Technologie : Terminaux mobiles / Cloud

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

La transformation numérique : quelles sont les principales technologies mises en jeu ?

5

Collaboration

InfrastructureProcessus

• Digital workplace• Terminaux mobiles• Objets / Systèmes connectés• Cloud

• ERP• Big data• Visualisation des données et des

informations (Dataviz / Infoviz)

• Médias sociaux• Plateformes m-commerce• Big Data• Web TV

Internet

Expérience client

• Portail• Search Based Applications• Réseaux Sociaux d’Entreprise• Ateliers digitaux• Web Conferencing

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

La transformation numérique : pourquoi parle-t-on de transformation ?

6

• Cible : connue• Etendue : limitée • Profondeur : faible• Rythme : progressif• Mode de gestion : imposé ou co-

construit• Planification : ponctuelle

Changement incrémental

• Cible : connue pour l’essentiel• Etendue : variable• Profondeur : forte• Rythme : rapide le plus souvent • Mode de gestion : imposé• Planification : globale

Transition• Cible : inconnue pour l’essentiel• Etendue : large • Profondeur : forte• Rythme : rapide • Mode de gestion : co-construit • Planification : par séquence

Transformation

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

PRESENTATION DE L’ENQUETE

7

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

Objectifs de l’enquête

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L'objet de cette enquête est de faire le point sur la manière dont cette dimension est prise en compte dans les organisations à

l'heure actuelle en termes de :

Dispositifs Fonctions Gouvernance

La réflexion sur la transformation numérique oublie trop souvent la dimension « contenus et données » pourtant centrale

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014 9

Intervenants sur l’enquête

Dépouillement et analyse des résultats

Définition et gestion de l’enquête en ligne

Réalisation d’entretiens

Initialisation, définition de l’enquête et formalisation du guide d’entretien et du questionnaire pour l’enquête en

ligne

Dépouillement et analyse des résultats

Réalisation d’entretiens

Identification des interlocuteurs

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

PROFIL DES REPONDANTS

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

Profils des répondants

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N = 83

AnalysteChargé d'étude

Chargé de marketingChargée de communication visuelle

Chef de projet DocumentaireConsultant MOA GED

Correspondant informatiqueDirigeant

Document controllerDocumentaliste

DSIEn reconversion

Expert documentalisteGestionnaire de contenu

Haut FonctionnaireMOA SI

Record ManagerResp Veille

Resp. BibliothèqueResp. CommunicationResp. Documentation

Resp. Gestion de l'informationResp. Gouvernance de l'information

Resp. KMResp. Record Management

Secrétaire GénéralWebmaster

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

Types d’organisations et secteurs représentés

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N = 66

Grandes En-treprises

47%

Petites et Moyennes En-

treprises27%

Organisations publiques

26% Banque - Finance - Assurance

16%

Ministère - Organisme public19%

Industrie12%

Energie7%

Ingénierie2%

BTP5%

Services16%

Formation - Education5%

Luxe5%

Telecom2%

Communication5%

Industrie Pharmaceutique5%

Transport2%

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

RESULTATS DE L’ENQUETE

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

Une multitude et une grande hétérogénéité des dispositifs de gestion des données et contenus

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N = 66

[Web TV ]

[Outil de gestion de terminologie ]

[Outil de web conferencing ]

[Réseau Social d’Entreprise ]

[Espace de travail collaboratif ]

[Portail Intranet ]

[GED]

[Système de partage de fichiers (type Windows) ]

[Outils d’analyse et de reporting ]

[ERP]

0 10 20 30 40 50 60 70

Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque nouvelle vague technologique.De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED.

Le relatif faible nombre de dispositifs de gestion des données vient du fait que les professionnels de l’information interrogés n’ont pas de visibilités sur les données.

La convergence données – contenus n’est pas encore une réalité !

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

Des collaborateurs plutôt mitigés sur l’utilisation de ces dispositifs

15

Très positive2%

Positive32%

Neutre17%

Négative15%

Très néga-tive2%

NSP32%

Principaux défauts mis en avant

Trop d'outils disponibles

41%

Outils obsolètes12%

Manque d'ergonomie12%

Absence de gestion structurée

24%

Manque de formation des util-isateurs

12%

N = 66

Dans les grandes entreprises uniquement

La profusion et la disparité des outils dans les grandes entreprises entraînent :• une complexité d’utilisation pour les utilisateurs• un manque d’interopérabilité entre des outils en silos• un besoin d’accompagnement et de formation

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

Des dispositifs qui ont relativement peu évolué ces trois dernières années

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N = 83

[disparition de dispositifs] 2%

[amélioration des dispositifs existants]

56%

[apparition de nouveaux dispositifs]

42%

Evolution58%

Pas d'évolution34%

NSP8%

Les améliorations concernent essentiellement l’accès aux dispositifs via des terminaux mobiles (smartphone, tablettes, etc.).

Les nouveaux dispositifs sont avant tout des Réseaux Sociaux d’Entreprises et des services de partage de fichiers dans le cloud

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

… et qui ne sont pas gérés de manière centralisée

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Plusieurs fonctions51%

Aucune fonction27%

NSP22%

Il exsite une fonction centralisée11%

Pas de fonction dédiée89%

N = 83

Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme :• Direction de la gestion et conservation de l’information• IMO (Information Management Office)• Direction Records Management• CDO (Chief Data Officer)• …

Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des grandes entreprises (industrie, banque / assurance, services, communication, industrie pharma)

Ces fonctions sont avant tout focalisées sur les contenus et non les contenus ET les données.

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

… et pour lesquels il n’y a pas vraiment de règles de gestion…

18

• Il s’agit de règles globales de gestion des contenus.

• Elles ne concernent que les grandes entreprises.

• Elles ne sont pas vraiment respectées.

Oui20%

Non80%

Dans le cas où il n’y a pas de règles globales, il y a tout de même des règles sur des aspects spécifiques et notamment :• Archivage• Sécurité / confidentialité

N = 41

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

… ni de véritable dispositif de pilotage

19

Oui37%

Non63%

NSP27%

Indicateurs / Statistiques

60%

Réseau de collab-orateurs

13%

Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les statistiques issues des outils.

Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet.

N = 41

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

Cependant, des projets d’améliorations sont en cours…

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Projet(s) en cours67%

Pas de projet33%

N = 83

Amélioration ou mise en place d'outils logiciels

Accompagnement des collaborateurs

Amélioration de l'organisation et/ou de la gouvernance des contenus

Développement de pratiques communes

0 5 10 15 20 25 30 35 40

Paradoxalement, malgré les problèmes liés à un trop grand nombre de dispositifs, les organisations ont des projets de mise en œuvre de nouveaux dispositifs…

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

… avec une prise de conscience de la nécessité d’actions de conduite du changement adaptées

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Disposer des moyens nécessaires

Accompagner et impliquer les collaborateurs

Obtenir l'appui de la Direction

Se focaliser sur la réponse aux besoins opérationnels

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

N = 39

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

PRINCIPALES PISTES POUR LES CONTENUS ET DONNEES A

L’HEURE DE LA TRANSFORMATION NUMERIQUE

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Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

Principales pistes

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Alors que les données et les contenus ont plus ou moins été délaissés depuis de nombreuses années, il s’agit maintenant de faire connaitre et

reconnaitre la place centrale qu’ils occupent dans la transformation digitale

• Pilotage global de la transformation numérique• Management des dispositifs• Choix et mise en œuvre des technologies• Gestion des données et des contenus dans une

architecture modulaire et avec des règles partagées

Gouvernance digitale

• Faire des professionnels de l’information des parties prenantes clés pour le déploiement du digital en les rendant polyvalents par rapport aux technologies et les formant notamment à la conduite du changement

• Repenser leur positionnement et la répartition de leurs attributions par rapport aux DSI

Ressources