Guide d’utilisation

Logiciel web de suivi des propositions commerciales et d’optimisation de la relance

11 rue de l’annonciade69 001 LYON

Tel : 04.82.53.35.01www.tilkee.fr

I - Tilkee c’est quoi ? ........................................................................................................................ 1

II - Tilkee, ça sert à quoi ? ............................................................................................................ 2

1. Solution ............................................................................................................................................................................ 2 2. Les fonctionnalités .............................................................................................................................................. 2-3 - Import de documents - Personnalisation - Alertes - Statistiques - PrédiTilk - Contacts - API/Connexions CRM - Langues - Signature électronique - Archivage automatique - Téléchargements - Gestion des collaborateurs

III - Tilkee, comment ça marche ? ......................................................................................... 4

1. Création d’un compte ............................................................................................................................................. 4 2. Connexion ...................................................................................................................................................................... 4 3. Ajouter des collaborateurs ................................................................................................................................. 5 4. Créer un projet ...................................................................................................................................................... 6-8 5. Gérer ses projets ................................................................................................................................................ 9-10 6. Statistiques .......................................................................................................................................................... 11-13 7. Contacts ................................................................................................................................................................. 14-15 8. Ressources .......................................................................................................................................................... 16-17

IV - Fonctions avancées ............................................................................................................. 18

1. Carte de visite (V-Card) ....................................................................................................................................... 18 2. Notifications ............................................................................................................................................................... 19 3. Marque Blanche ...................................................................................................................................................... 19 4. Thèmes ......................................................................................................................................................................... 20

5. Signature électronique ....................................................................................................................................... 21

Sommaire

I - TILKEE, c’est quoi ?

TILKEE est un logiciel web de suivi des propositions commerciales et d’optimisation de la relance. Il permet de mieux qualifier ses prospects et de les relancer au bon moment.

Avec TILKEE

gagnez du tempsgagnez en efficacité commerciale

augmentez votre taux de conversion

Utilisez TILKEE en 4 étapes très simples :

TILKEE compte déjà de nombreux clients tels que :

TILKEE, c’est aussi une équipe de 8 personnes composée de 4 développeurs web et de 4

commerciaux disponibles pour répondre à vos interrogations et vous guider dans votre utili-

sation de TILKEE. Contactez-nous via equipe@tilkee.fr ou via le situé en bas à droite de

votre compte.

Site internet : www.tilkee.frCompte Twitter : @tilkeeappPage Facebook : tilkeeapp

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II - TILKEE, ça sert à quoi ?

1. LA SOLUTION :

Grâce à TILKEE vous êtes directement informé de la consultation de votre proposition, des documents lus, du temps de lecture ainsi que des pages téléchargées. Ainsi vous :

- Gagnez du temps dans vos relances commerciales - Qualifiez plus facilement vos prospects grâce aux alertes de consultation et de lecture. - Êtes informé de vos chances de conclure grâce à l’algorithme développé par TILKEE sur le potentiel de signature de vos propositions.

Vous améliorez aussi vos propositions commerciales. Grâce aux statistiques de lecture, vous savez quels documents sont les plus consultés. Vous pouvez ainsi adapter le contenu de vos propositions et mettre en valeur les documents les plus lus par vos contacts.

2. LES FONCTIONNALITÉS

• Imports de document :Vous ne changez en rien votre process commercial et utilisez les documents commerciaux dont vous disposer. Importez vos documents qui seront alors hébergés dans la partie Ressources de votre compte.

Vous pouvez ajouter différents documents : - des images : .jpg, .gif, .png - des documents : .pdf, .doc, .ppt - des vidéos : .mov, .mp4 - des média : Youtube, prezzi, vimeo, Daylimotion - un site externe - un texte : via le bloc de texte intégré dans TILKEE

Vous importez vos documents directement depuis votre ordinateur ou depuis Gmail, Dropbox, Google Drive, Box et Evernote.

• Personnalisation :L’interface de consultation de vos documents est entièrement personnalisable. Vous pouvez insérer le logo de votre entreprise et habiller vos Tilks en adéquation avec votre charte graphique. Il est aussi possible de créer plusieurs thèmes (en fonction des services, des différentes offres de votre entreprise, etc.). Vous pourrez ainsi choisir parmi différents habillages, celui qui convient à votre proposition (voir la partie thèmes).

• Alertes :Quelques instants après l’ouverture, le téléchargement ou la signature du Tilk par votre prospect, vous êtes alerté par mail. TILKEE vous indique les principales statistiques de lecture de votre prospect et vous donne des conseils pour le relancer.

• Statistiques : Grâce à TILKEE vous obtenez des statistiques fiables et détaillées sur la lecture de vos propositions. Notamment : le temps de lecture total, le nombre de connexions, le pourcentage de lecture, temps de lecture de chaque document, le cheminement de lecture de votre prospect, les téléchargements, la signature de vos documents, etc. (voir la partie statistiques)

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• PrédiTilk : TILKEE analyse le comportement de lecture de vos prospects et vous indique leur potentiel de signature.Nous finalisons un algorithme (fiable à 92%) qui vous indique le pourcentage de chance de signature de votre projet. Ainsi vous pouvez concentrer vos efforts sur les prospects les plus intéressés.

• Contacts : Vous pouvez créer ou importer des contacts pour constituer un carnet d’adresses et faciliter la création ainsi que l’envoi des liens d’accès à vos projets. (voir partie Contacts)

• API/Connexion CRM : Grâce à notre API, vous pouvez intégrer TILKEE dans l’environnement de votre CRM et recevoir les statistiques de lecture directement dans la fiche contact de vos prospects.Salesforce et Sugar sont déjà prêts à fonctionner avec TILKEE !

• Langues : TILKEE est actuellement disponible en Français et en Anglais. Nous travaillons aussi pour vous proposer très bientôt des versions en Espagnol, Allemand et Néerlandais.

• Signature électronique : Vous avez la possibilité de dématérialiser les signatures de vos devis/contrats. Grâce à la signature électronique, vos prospects peuvent accepter votre offre directement dans TILKEE et signer le devis/contrat de manière électronique.Ce procédé est sécurisé, conforme à la réglementation et très simple. Le prospect signe en 1 minute et vous récupérez le document signé instantanément dans votre compte TILKEE. Le coût unitaire est de 2€ par signature. Nous proposons aussi des packs signatures (100, 200, 500) très intéressants avec prix unitaire dégressif. Plus d’infos : commercial@tilkee.fr

• Archivage automatique : Vous pouvez programmer une date de fin de validité de vos projets.Une fois la date atteinte, votre projet sera automatiquement archivé et vos prospects n’y auront plus accès. Cependant, vous continuez d’être alerté par mail des tentatives de connexion aux projets.

• Téléchargement : Lorsque vous créez votre projet, vous avez la possibilité d’autoriser ou de bloquer le téléchargement de vos documents commerciaux. Si vous bloquez cette option, votre prospect ne pourra consulter votre proposition qu’à travers l’interface TILKEE.

• Gestion des collaborateurs : Ajoutez un collaborateur pour 19€/mois (offre Pro) ou 29€/mois (offre Business) supplémentaire selon l’offre que vous avez choisie.

Vos collaborateurs pourront avoir les rôles suivants :- Administrateur : il peut tout voir, tout faire et modifier les paramètres du compte.- Manager : il peut tout voir, tout faire mais ne peut pas modifier les paramètres du compte.- Commercial autonome  : il ne voit que ses projets et ceux qu’on lui partage et ne peut pas modifier les paramètres du compte- Commercial : il ne voit que ses projets, ceux qu’on lui partage et doit demander l’approbation pour publier un projet. Il ne peut pas modifier les paramètres du compte.

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III - TILKEE, comment ça marche ?

1. CRÉATION D’UN COMPTE :

• Si vous êtes nouveau sur TILKEE :Rendez-vous sur www.tilkee.fr ou sur app2.tilkee.com et cliquez sur « S’inscrire ».

Renseignez vos informations personnelles ou enregistrez vous directement avec vos comptes Salesforce, Google, Linkedin et Orange.

• Si votre entreprise a déjà un compte sur TILKEE :Demandez à l’administrateur du compte de vous ajouter en tant que collaborateur. Vous recevrez alors un email de confirmation et devrez ajouter votre mot de passe pour rejoindre le compte TILKEE de votre entreprise. (voir la partie Collaborateurs)

2. CONNEXION :

Pour vous connecter à votre compte TILKEE, rien de plus simple ! Rendez-vous sur app2.tilkee.com et renseignez votre email ainsi que votre mot de passe.

Vous pouvez alors commencer à envoyer vos propositions.

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3. AJOUTER DES COLLABORATEURS :

Pour ajouter des collaborateurs sur votre compte TILKEE, cliquez sur « Collaborateurs » en haut à droite de votre compte.

Entrez ensuite les coordonnées de votre collaborateur ainsi que le rôle que vous souhaitez lui attribuer.

Voici le détail des différents rôles :

Vos collaborateurs recevront alors un email de confirmation de compte. Pour le valider il suffit de suivre les instructions en se connectant à l’application Tilkee puis en ajoutant un mot de passe.

N.B : seul l’administrateur du compte peut ajouter des collaborateurs.

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4. CRÉER UN PROJET :

Cliquez sur « Créer un projet » via le menu situé à gauche de votre écran.

Vous pouvez commencer par renommer le titre de votre projet via le crayon d’édition.

La page de création de votre projet se scinde en 5 parties :

1. Options :

Dans cette partie :

- choisissez les collaborateurs avec lesquels vous souhaitez partager votre proposition commerciale.

- sélectionnez le thème que vous souhaitez appliquer. (voir partie thème)

- entrez une date d’échéance. A partir de cette date votre proposition ne sera plus visible par vos prospects et sera classée dans la partie «Projets archivés». Cependant, vous continuez d’être alerté par mail des tentatives de connexion au projet. Cette option reste facultative et vous pourrez décider de la date d’archivage de votre projet plus tard.

- Activez/Désactivez le téléchargement. Selon votre choix, votre prospect aura la possibilité ou non de télécharger votre proposition.

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2. Importer mes documents :

Dans cette partie, structurez votre proposition et importez vos documents.

Afin de bien ordonner votre proposition, vous pouvez ajouter et renommer autant de sections que vous désirez.

Puis vous pouvez ajouter vos documents : - ajouter une ressource existante : vous retrouvez dans cette partie les documents que vous avez déjà importés une premiere fois dans TILKEE. - ajouter une nouvelle ressource : vous permet d’importer de nouveaux documents. Vous pouvez importer des documents depuis votre ordinateur, ajouter une page web, rédiger du texte via l’encart texte ou encore importer directement vos fichiers depuis Gmail, Dropbox, Google Drive, Box et Evernote.

3. Aperçu :

Une fois vos fichiers importés vous pouvez directement prévisualiser votre projet dans cette partie.

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4. Générer un lien d’accès :

Votre projet vous convient ? Vous n’avez plus qu’à générer un lien pour l’envoyer à votre prospect.

S’il s’agit d’un nouveau contact, entrez son nom (ou son adresse mail) puis cliquez sur «entrer» sur votre clavier. Cliquez ensuite sur le bouton orange «générer un lien» pour créer le lien d’accès. Il apparaîtra alors automatiquement dans le tableau des accès créés.

Vous pouvez copier le lien dans le presse papier ou l’ouvrir directement dans votre boîte mail via les deux icônes vertes situées en dessous du lien généré.

S’il s’agit d’un contact existant à qui vous avez déjà envoyé des projets, vous pouvez le retrouver dans votre carnet de contacts via le bouton orange « Contacts » situé à droite.

Il ne vous reste plus qu’à envoyer le lien à votre contact.

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5. GÉRER SES PROJETS :

Lorsque vous êtes dans la partie « Mes projets », vous avez accès aux projets envoyés, en préparation ainsi qu’aux projets archivés.

Par définition, uniquement les projets que vous avez créés sont affichés. En décochant la case «Afficher uniquement mes projets» vous pouvez consulter les projets qui ont été créés et partagés par vos collaborateurs.

Avec la barre de recherche située à droite et en haut du tableau, vous pouvez rechercher un projet en tapant une partie de son nom. Il est aussi possible de rechercher un groupe de projets créés par un collaborateur en tapant le nom de ce dernier.

1. Projets envoyés :

Ici sont recensés tous les projets pour lesquels vous avez généré un lien d’accès et que vous avez envoyés à vos contacts.

- Nom du projet : titre que vous avez donné à votre projet. - Responsable : personne qui a créé le projet. - Date d’échéance : si vous avez déterminé une date d’échéance à votre projet, elle s’affichera. Sinon l’espace restera vide. - Dernier accès : si une date apparaît c’est que votre projet a été consulté par votre contact. La date de dernière connexion de ce dernier s’affiche alors. - Statut : en renseignant Perdu, Gagné ou NC vous aidez Tilkee a améliorer son algorithme de prédiction des ventes. Ces boutons vous permettent aussi d’archiver vos propositions (qui se trouveront alors dans la partie Projets Archivés) et de gagner en visibilité :- Perdu : si votre proposition n’a pas abouti.- Gagné : si votre proposition vous a permit de signer avec votre client.- NC : s’il ne s’agit pas d’une proposition commerciale. - Actions : via les deux icônes disponibles dans cette partie vous pouvez dupliquer votre proposition ou accéder aux statistiques.

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2. Projets en préparation :Ici sont recensés les projets que vous avez créés mais dont vous n’avez pas encore généré de lien d’accès.

- Nom du projet : titre que vous avez donné à votre projet. - Responsable : personne qui a créé le projet. - Date d’échéance : si vous avez déterminé une date d’échéance à votre projet, elle s’affichera. - Dernière modification : la date de dernière modification de votre projet apparaît. - Actions : via les deux icônes disponibles dans cette partie vous pouvez dupliquer ou archiver votre proposition. Votre proposition dupliquée apparaîtra dans les projets en préparation.Votre proposition archivée apparaîtra dans les projets archivés.

3. Projets archivés :Ici vous retrouvez tous les projets que vous avez archivés. Vos contacts n’ont plus accès à ces projets mais vous êtes toujours alerté de leurs tentatives de connexion.

- Nom du projet : titre que vous avez donné à votre projet. - Responsable : personne qui a créé le projet. - Date d’archivage : vous pouvez visualiser à quelle date le projet a été archivé. - Statut : en fonction de ce que vous avez déterminé au préalable (projet gagné, perdu ou non communiqué), le statut de votre projet apparaît. - Actions : via les deux icônes disponibles dans cette partie vous pouvez restaurer un projet ou le supprimer definitivement de votre compte Tilkee.

Attention : tout projet supprimé sera irrécupérable !

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6. STATISTIQUES :

Vous retrouvez les statistiques de consultation de votre projet directement dans le projet en question via l’onglet « Statistiques ».

1. Informations générales (1) :

• Identifiants :En saisissant le nom d’un contact à qui vous avez envoyé votre projet, vous pouvez consulter toutes les connexions associées à ce contact uniquement.

• Début - Fin :En ajoutant une date de début et une date de fin, vous pouvez consulter les connexions à votre projet qui ont eu lieu sur une période déterminée.

• Diagramme :Le diagramme répertorie le temps passé sur chaque élément de votre projet.

• Nombre de sessions :Il s’agit du nombre de connexions différentes à votre projet.

• Temps de lecture :Ici vous trouverez le temps de lecture total de votre projet.

• Nombre d’appareils :Cette donnée vous indique s’il y a eu des connexions depuis des postes différents. Tilkee détecte un poste différent lorsque l’adresse IP, la localisation, le navigateur et le système d’exploitation reconnus diffèrent des connexions précédentes.

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6. STATISTIQUES (SUITE) :

2. Informations détaillées par contact (2) :

• Contact :Il s’agit de la personne à qui vous avez envoyé votre projet.

• Date d’accès :Ici vous trouverez la date ainsi que l’heure de connexion de votre contact à votre projet.

• Temps de lecture :Il s’agit du temps de lecture total passé par votre contact sur le projet pendant sa connexion.

• Téléchargé : Cette case vous informe si votre contact a téléchargé les éléments de votre projet.

• Signé : Ici vous savez si votre contact a signé ou non votre document. (En savoir plus sur la signature électronique)

• % de lecture : Tilkee vous indique le pourcentage de lecture total de votre proposition. Vous savez alors si votre contact a consulté tout ou partie de votre projet.

• Appareil : Cette donnée vous informe s’il y a eu des connexions différentes sur votre projet. Plus il y a de chiffres différents plus les connexions ont été effectuées depuis des postes différents. En passant votre curseur sur le chiffre, vous obtenez différents informations : adresse IP, localisation, navigateur et système d’exploitation utilisés :

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(1)

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6. STATISTIQUES (SUITE) :

2. Informations détaillées par contact (suite) (2) :

En cliquant sur le nom de votre contact, vous obtenez encore plus d’informations liées à sa connexion :

• Ordre : Les statistiques s’affichent par ordre de consultation. Vous savez alors quel a été le cheminement de lecture de votre contact.

• Documents :Ici sont recensés tous les éléments de votre projet qui ont été consultés. S’ils s’affichent plusieurs fois c’est que votre contact y est revenu plusieurs fois lors de sa connexion.Sur un document pdf de plusieurs pages, vous savez aussi le temps passé sur chacune des pages de ce document.

• Temps de lecture :Ici vous retrouvez le temps passé par votre contact sur chacun des éléments de votre projet. Vous pouvez ainsi savoir sur quels éléments il s’est le plus focalisé.

• Téléchargé :Votre contact a la possibilité de télécharger l’ensemble des éléments de votre proposition si vous lui en avez laissé l’accès (hors vidéos et textes créés via le bloc de texte Tilkee).

: ce pictogramme vous indique que le document a été téléchargé. : ce pictogramme vous indique que le document n’a pas été téléchargé.

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7. CONTACTS : 1.Ajouter de nouveaux contacts :

Ajoutez votre contact en renseignant ses coordonnées (nom, email, téléphone, société) et en cliquant sur « Ajouter ».

Vous pouvez ajouter un commentaire commun à un ensemble de contacts afin de les retrouver plus facilement lors de la création de vos liens d’accès.

Vous pouvez aussi importer une liste de contacts. Pour ce faire, votre fichier doit être au format CSV et comporter les informations : nom, email, téléphone et société dans le bon ordre. Exemple :

QUELQUES ASTUCES :

Afin de veiller au succès de l’import de votre fichier, veillez à : - ne pas ajouter de titre de colonne à votre fichier. Renseigner directement les informations relatives à vos contacts. - ne pas renseigner d’autres informations ou colonnes que celles citées ci-dessus. - ne pas ajouter de signes de ponctuation ou de caractères spéciaux qui pourraient bloquer votre fichier.

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2. Gérer les contacts existants :

A la suite du tableau d’ajout d’un nouveau contact, vous retrouvez un tableau récapitulatif de vos contacts existants.

Vous pouvez retrouver vos contacts avec la fonction recherche située en haut à droite du tableau (1).

Grâce à la colonne Action (2), vous pouvez : - modifier ou ajouter des informations à un contact via l’icône du crayon. - supprimer un contact, via l’icône de la poubelle.

En cliquant sur le nom d’un de vos contacts (3), vous disposez d’informations supplémentaires. Vous pouvez :

- modifier ses informations personnelles (4) - lui générer un nouvel accès à un projet (5) - consulter tous les projets envoyés ainsi que le lien d’accès créé (6).

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8. RESSOURCES :

La partie Ressources n’est autre que votre bibliothèque personnelle de documents. Vous pouvez ici gérer les documents que vous avez déjà importés et en ajouter de nouveaux.

1) Ajouter des ressources :

Ajoutez de nouveaux documents en cliquant sur «Ajouter des ressources». (1)

Vous pouvez importer des documents depuis : - votre ordinateur (2), - créer un texte directement via l’encart texte disponible (3), - ajouter une page web (4), - Gmail (5), - Drive (6), - DropBox (7), - Evernote (8), - Box (9)

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2) Gérer ses ressources :

Si vous ne souhaitez visualiser que les documents que vous avez ajoutés, cochez la case «Afficher uniquement mes ressources» sinon vous visualiserez l’ensemble des documents ajoutés et partagés par vos collaborateurs (1).

Vous pouvez retrouver vos fichiers avec la fonction recherche situé en haut à droite du tableau récapitulatif de vos documents (2).

Vous pouvez aussi : - partager des documents à vos collaborateurs en cliquant sur l’étoile de la colonne «Afficher» (3). - modifier le nom de votre document via l’icône crayon (4). - visualiser qui a importé le document et en est donc propriétaire (5). - savoir dans quels projets est utilisé un document (6). En passant votre curseur sur le nombre associé dans la colonne « Projets », les noms des projets qui contiennent votre document apparaissent. - supprimer un document via l’icône poubelle (7).

Attention : si vous supprimez une ressource, elle sera automatiquement supprimée des projets qui la contienne.

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IV - Fonctions avancées

1. CARTE DE VISITE (V-CARD)

Situé en bas à gauche de votre proposition, l’onglet «Nous contacter» recense vos coordonnées. Votre prospect dispose alors de toutes les informations nécessaires pour vous recontacter.

Pour personnaliser les informations de votre carte de visite il vous faut aller dans la partie « Profil » (1) puis dans l’onglet « Carte de visite » (2). Vous pouvez alors renseigner vos informations de contact tels que : votre poste, l’adresse de votre entreprise, votre email et votre numéro de téléphone. Vous pouvez aussi rajouter une photo de vous. Vous visualisez votre carte de visite grâce à l’aperçu situé à droite (3).

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2. NOTIFICATIONS :

Pour gérer vos alertes mail TILKEE, allez dans « Profil » (1) puis « Notifications » (2).

• Abonnement : Recevoir des mails de la part de Tilkee relatifs à votre abonnement et vous informant des nouvelles fonctionnalités, des nouvelles de l’entreprise, etc.

• Emails de connexion Vous pouvez choisir de recevoir (ou non) un email d’alerte avec des conseils de relance lorsque votre prospect se connecte à votre projet.

• Fréquence des récapitulatifsPar définition vous recevez chaque semaine (tous les 7 jours) un email récapitulatif des connexions à vos projets. Vous pouvez augmenter au diminuer la fréquence de ces récapitulatifs en modifiant le nombre de jours.

3. MARQUE BLANCHE :

Vous pouvez modifier et personnaliser le lien d’accès de vos projets dans la partie « Entreprise » de votre compte :

• Première partie du lien d’accès (3) :Vous pouvez personnaliser cette partie en renseignant ce que vous souhaitez. Il est recommandé d’utiliser le nom de votre entreprise.

• Seconde partie du lien d’accès (4) :Ici vous pouvez choisir entre « proposition-commerciale.fr » ou « tilkee.com ». Il s’agit de deux noms de domaine que nous possédons et qui garantissent la sécurité de vos projets envoyés.

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4. THÈMES :

Vous pouvez personnaliser les couleurs de l’interface de vos projets TILKEE en créant des thèmes.

1. Créer un thème :Commencez par ajouter un nom à votre thème. Insérez ensuite votre logo, puis choisissez les couleurs qui réprésenteront au mieux votre entreprise. Pour valider la création de votre thème, cliquez sur Sauvegarder.

2. Mettre un thème par défaut :Pour choisir le thème qui sera utilisé par défaut sur tous vos projets cliquer sur « Mettre par défaut » sur le thème correspondant dans la liste située à droite.

3. Supprimer un thème :Vous pouvez supprimer un thème en cliquant sur la croix blanche sur fond rouge situé sur le thème que vous souhaitez supprimer.

4. Gérer ses thèmes :Vous pouvez créer plusieurs thèmes sans limites. En plus du thème aux couleurs de votre entreprise, il est possible de créer un thème personnalisé pour un produit ou un service (par exemple). Vous pouvez alors choisir de l’utiliser lors de la création de votre projet dans la partie « Options » de celui ci.

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4. SIGNATURE ÉLECTRONIQUE :

Grâce à Tilkee vous pouvez faire signer contrat/devis directement depuis l’interface de votre projet grâce à un processus électronique.

A noter : uniquement un document pdf peut être rendu signable.Chaque signature a un coût unitaire de 2€. (voir partie fonctionnalités)

1. Rendre un document signable :

Dans votre projet Tilkee, ajoutez le document PDF que vous souhaitez rendre signable.Cliquez ensuite sur la petite case qui se trouve sur le coin gauche de votre fichier pour activer la signature électronique.

2. Aperçu de votre projet:

La mention signable apparaît à côté du document choisi pour être signé, ainsi que la mention « sign documents » qui permet à votre contact d’accéder à la signature électronique.

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