Dématérialisation de factures fournisseurs

- Retour d’expérience d’un opérateur intervenant pour de grands donneurs d’ordres -

© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée

Qweeby conçoit et opère un dispositif de

dématérialisation fiscale de factures utilisé

par des entreprises situées sur toute la

France (et en Espagne)

A partir de factures PDF émises par

l’outil de facturation de l’émetteur

transmises à tous clients dans un

format exploitable (privé ou standard)

Opérationnel pour les flux destinés à

Auchan France (format privé), Carrefour

France et Casino (GS1 XML)

Conçu pour insérer la dématérialisation

dans le process de facturation de

l’émetteur sans modifier l’organisation

et les pratiques (non intrusif)

Issu de trois années de R&D

Qweeby

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Côté émetteur Côté récepteur

Fiabilisation du processus de facturation • Réduction des temps de transmission

• Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture

• Alertes et relances automatisées

Réduction des frais généraux : • Moins de papier et d’impressions

• Moins d’affranchissement

• Moins d’archives à stocker

Réduction des coûts opérationnels • Moins de manipulations (envoi, classement,

mise sous pli, affranchissement, bourrages…)

Création d’un avantage concurrentiel • Facteur différentiant

• Généralisation aux donneurs d’ordres

Développement durable

Réduction des coûts opérationnels :

• Moins de manipulations en réception

• Pas de ressaisies

• Automatisation des processus de traitement

• Moins de manipulations de classement

• Moins d’archives à conserver

• Accès facilité aux factures (en ligne)

• Suppression de coûts de numérisation / LAD /

RAD

Fiabilisation de la gestion des paiements

• Fiabilisation du circuit de validation des factures

(et réduction du cycle de traitement)

• Fiabilité des données de facturation

Les bénéfices de la dématérialisation

La dématérialisation permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus

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Art. 289 Bis du CGI

Echange de fichiers

structurés Couramment nommé Facture EDI

Art. 289 V du CGI

Echange de fichiers

non structurés Couramment nommé « PDF Signé »

Authenticité du flux de

facturation électronique

Liste récapitulative des échanges

effectués

Signature électronique

Intégrité du flux de

facturation électronique

Contrôles à la génération du

message

Conservation du flux de

facturation électronique

Archivage à valeur probatoire

(norme Z42-013)

Conservation pérenne sur un

support inaltérable

Accord du client Nécessaire et formalisé par une

convention d’inter-change

Nécessaire et conservation d’une

trace formelle de l’accord

L’émission d’une facture électronique entre dans cadre réglementaire strict applicable aux deux parties (art. 289 et 96F du code général des impôts, BOI du 7 août 2003)

Les textes : article 289 et 96F du Code Général des Impôts (avec les décrets d’application parus au BOI d’août 2003)

Le cadre fiscal applicable aux factures

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Pour le récepteur, l’enjeu porte sur le déploiement et la maîtrise des coûts

Fournisseurs

Démat

Native

(fiscale)

Récepteur

EDI

Papier

PDF Signé

PDF Signé avec

flux d’intégration

Web EDI / Portail /

Extranet

Numérisation / LAD / RAD

Intégration directe

Facile car il ne faut rien demander aux fournisseurs Coût totalement supporté par le récepteur (en plus des coûts supportés par l’émetteur)

Plus délicat car suppose l’adhésion des fournisseurs Coût moindre ; supporté surtout par l’émetteur en substitution aux coûts papier

Numériser en réception est une option facile. Il lui est de plus en plus préféré l’émission native de flux dématérialisés, plus intéressants et économiques pour le récepteur

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Pour l’émetteur, la véritable difficulté de la dématérialisation est ailleurs

Emetteur

Client 1

Client 2

PDF Signé en FTP

EDI

Papier

PDF Signé en

GS1 XML

Client 3 PDF Signé et

format propriétaire

Client 4

Client …

La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des demandes clients et une diversité de format / protocoles qui n’existaient pas avec le papier

L’émetteur est conduit à faire face aux attentes et exigences de ses clients…

La complexité pratique qui en découle peut constituer un frein

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RetourS d’expérienceS

Côté récepteur

• Privilégier les flux nativement dématérialisés car plus économiques (coût important de la numérisation)

• Oui au PDF signé mais assorti d’un fichier d’intégration technique

• Recours aux flux standard et interopérables, et à des solutions ouvertes (non propriétaires)

• Les fournisseurs éligibles à l’EDI sont déployés et la marge de progression est limitée

• Les Portails / Extranets / WebEDI concernent les petits fournisseurs sans outil de GestCo et/ou de connexion Internet.. Priorité aux dispositifs ouverts et interopérables (webEDI).La numérisation entre dans la zone de turbulences

Côté émetteur

• Générer facilement des flux d’intégration différents à partir de PDF issus de l’outil de facturation en place

• Faciliter la mise en œuvre rapide directement par l’utilisateur

• Permettre un ROI partagé et pas seulement chez le récepteur de la facture

• Insérer l’émission de flux dématérialisés dans l’environnement local sans tout compliquer ni imposer d’actions profondes

• Pouvoir déployer à tous ses clients

• Limiter les contraintes et les coûts annexes (certificats de signature, archivage)

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Une différence majeure entre la situation de l’émetteur et celle du récepteur

Les enjeux du projets sont : Le ROI du projet se situe :

Récepteur de factures

Optimiser le processus de traitement des factures entrantes

Sécuriser le respect des délais de paiement

Limiter les coûts de traitement

Contrôles de prix Suppression des erreurs de

paiement Contrôle de la conformité des

factures avec les commandes et livraisons

Respect des validations hiérarchiques

Réduction de tous les coûts liés a processus

Emetteur de factures

Répondre aux demandes de ses clients

Réduire ses coûts d’émission de factures

Fiabiliser et tracer ses envois de factures pour réduire le délai de paiement client moyen

Réduction des coûts d’envoi des factures (papier, manipulations et affranchissement)

Réduction du délai de paiement client

Suppression du papier

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Les bénéfices du dispositif Qweeby pour l’émetteur

Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier

Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de

changement dans la forme des factures et les pratiques

Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis

de monter en puissance avec un ROI rapide

Adaptation totale au contexte de l’émetteur

Interopérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificats

Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petit

destinataire

Fourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facture

dans un format exploitable) privé ou standard

Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances,

alertes, notifications…)

Merci de votre attention

www.qweeby.com

SAS au capital de 139 950 € 16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne