Le nouveau monde du travail est une ruse

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    23-Sep-2014

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Nouveau monde du travail : tude de cas du projet flex@work prsent au congrs sur le nouveau monde du travail organis par Kluwer. Comment donner vie ce projet complexe ? Quels obstacles imprvus ont t rencontrs et comment ont-ils t surmonts ? Comment les managers et les collaborateurs se sont-ils prpars leur nouveau rle ?

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Slide 1

Alexandra GirouxInternal communications manager & project managerMutualits libresLe nouveau monde du travail comme ruseCongrs Le Nouveau Monde du Travailtude de cas : Le Nouveau Monde du Travail aux Mutualits Libres

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@ContenuLe nouveau monde du travail : le cas des mutualits libres.

@InteractionUtilisation du hashtag#ohnwkluwer@Timing40 minutes de prsentationEt 20 minutes de questions

@NouveauMondeDuTravailEn route !

@NouveauMondeDuTravailEn route !Prsentation

Alexandra GirouxInternal communications managerChef de projet de :Flex@work Paperless office

40 minutes de prsentation20 minutes de questions / rponses

Continuons la discussion sur Twitter :#ohnwkluwer@olenka

Pour ce voyage vous aurez besoin de votre tablette/smartphone et de votre bonne humeur.

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Qui sont les mutualits libres ?

Prsentation des mutualits libres

LUnion Nationale des Mutualits Libres regroupe 7 mutualits apolitiques et dynamiques qui, ensemble, reprsententplus de 2 millions daffilis.

Les 3 missions spcifiques de l'Union Nationale des Mutualits LibresInterlocuteur lgal des autorits et des acteurs delassurance maladie obligatoire. En tant que co-gestionnaire du systme de sant, nous participons llaboration des politiques de sant, ngocions les accords tarifaires avec les prestataires de soins, et veillons la prennit du systme;Centre dexpertisepour des matires spcifiquestelles que la rglementation belge et europenne, le mdical, le juridique, les tudes stratgiques, les relations internationales;Centre de services pour les 7 Mutualits Libresautour dactivits dont la centralisation est source defficacit accrue et de gains de productivit

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Le contexteLe contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workLanalyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteLvaluation intermdiaireLes prochaines tapes Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.beTemps de trajetsChangement de cultureOrganisation dans le secteur de la sant : bien-treProductivitDmnagement

Win win !

Pourquoi le nouveau monde du travail ?

routinemmes lieuxmmes heurespeu dautonomiedmnagementcontrle et rglestrajetspriv / proPourquoi le nouveau monde du travail ?

Aujourdhui :TRAVAIL ROUTINIER

MME LIEU, MMES HEURES

PEU DAUTONOMIE

Demain (NWOW) : ECONOMIE DU SAVOIR

AUTRES LIEUX, AUTRES HEURES !

RENCONTRES INTELLIGENTES !

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LA REVOLUTION DIGITALEIT IS THE NEW NORMAL

Voil le collaborateur 2.0 !The cultural creative

HirarchieContrle et rglesBnfices conomiques1 employeur

Projets inspirants ! Entrepreunariat ! Rseaux ! Dveloppement personnel ! Mentor, coach et facilitateur ! Environnement ! Famille ! Equilibre travail/vie prive ! (conditions de travail)

QUELS INCONVENIENTS RENCONTREZ-VOUS SUR LE CHEMIN DU TRAVAIL ?Retards et annulations de trains ?Embouteillages interminables ?Mtros bonds ? vlo dans les gaz dchappement ?

COMMENT COMBINEZ-VOUS TRAVAIL ET FAMILLE ?COMMENT GEREZ-VOUS LEXPLOSION DE LINFORMATION ?

COMMENT CONSIDEREZ-VOUS NOS BUREAUX ?PENSEZ-VOUS QUE NOTRE ENVIRONNEMENT ACTUEL REPOND AU MIEUX A VOS BESOINS EN MATIERE DE TRAVAIL, DE CONCERTATION ET DE REUNION ?- Au niveau de lamnagement ?En matire dergonomie ?Au niveau de lICT ?

EMPREINTE ECOLOGIQUE :Egalement notre responsabilit en tant que socit ou collaborateur ?

LORGANISATION FLEXIBLE: LE TRAVAIL PLUS INTELLIGENT DOIT ENGENDRER LE RENDEMENT !

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Procdingnieux utilis pouravoir le dessussur un ennemi, chapper unprdateur.ruse/yz/FmininSortir de notre caverne ! (cf. Platon !)

Le nouveau monde du travail = une ruse

ruse/yz/fmininProcdingnieux utilis pouravoir le dessussur un ennemi, chapper unprdateur. Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

NWOW !#Le nouveau monde du travail comme solution

PLAATSONAFHANKELIJK:

Ik kies zelf de meest geschikte werkplek in functie van mijn activiteit:Op kantoor in open space, in concentratieruimte, etcThuis (home office: recht, geen plicht)In een gedeeld kantoor al dan niet bij een externe partner (coworking)

TIJDONAFHANKELIJK:Ik krijg meer flexibiliteit om te bepalen wanneer ik werk:Glijdende werkuren op kantoorGeen controle op wanneer je thuiswerkt Betere balans werk- en privtijd

Voordelen De interne en externe arbeidsmarkt is vragende partij Flexibiliteit in 2 richtingen (werkgever n werknemer) Telewerk laat toe dat mensen efficinter en kwalitatiever werk afleveren Verbetering van de balans werk/priv Reductie van de mobiliteitsproblematiek (minder stress en efficintertijdsgebruik) Vermindering van de ecologische voetafdruk als werkgever(maatschappelijk verantwoord ondernemen) Efficinter gebruik van kantooroppervlakte Being employer of choice Imago van vooruitstrevende dienstverlener

Doelstellingen Telewerken Productiviteitstoename van de telewerker Verhoging van de retentie Daling van het absentesme Vermindering van facilitaire kosten Coherent met de visie, waarden en strategie

Les types dorganisation de travail flexible : Homeworking =travail la maisonCoworking= travail dans un bureau autre quMLOZ donner des exemples (mut, mteam)Tltravail= travail distance (homeworking ou coworking) ( prciser aussi dans les sessions dinformation)Heures glissantes: Une heure glissante est une priode qui commence n'importe quelle heure pour se terminer une heure plus tard. Ainsi, par exemple, une priode de travail de 8 heures glissantes peut dbuter n'importe quelle heure et se terminera 8 heures plus tard. 7 Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

La visionLe contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workLanalyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteLvaluation intermdiaireLes prochaines tapes Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

InsideOut!Le programme InsideOut!

Faire tomber les mursEnthousiasme !Lieux de rencontre ouvertsExpertise accessibleInitiativeTransparenceVision

Inside Out!Faire tomber les murs entres collgues, services, Montrer notre motivation & notre enthousiasme.Maison/lieux de rencontre ouverts pour les collgues, Muts, partenaires ext. Rendre notre expertise accessible au maximum + sortir, rencontrerEncourager les initiatives et lentrepreunariat des collaborateurs. Communication & politique du personnel transparentes.

Comment allons-nous aborder le NMT ?Dans quoi nous lanons-nous ?Comment allons-nous commencer ?

Le programme NMT InsideOut doit dvoiler le cur de notre organisation, savoir nos collaborateurs, leur expertise, leur motivation et leur enthousiasme , le rendre visible et tangible.

Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.beObjectif

Lambition du programme

Go for green!Echange Orientation individus & rsultatsSatisfaction#InsideOut! a pour ambition de placer lEXPERTISE et la MOTIVATION des collaborateurs au CENTRE de lorganisation et de mettre en place un nouvel ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL, qui contribue un maximum :

AUX ECHANGES DE CONNAISSANCES & A LA COLLABORATION (entre collaborateurs, avec les Muts, avec les acteurs externes)A UNE CULTURE ORIENTEE INDIVIDUS ET RESULTATS (confiance & responsabilit)A LA SATISFACTION DES COLLABORATEURS (une ambiance de travail positive et un meilleur quilibre travail/vie prive)A une EMPREINTE ECOLOGIQUE REDUITE et un environnement sain

10 Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

InsideOut! 6 principes conducteurs

Collaborer & changer des connaissancesMoins de rgles, plus de confianceEngagement & rsultatsChefs-coachsBien-tre des collaborateursMLOZ for GREEN 6 principes conducteurs du nouvel environnementde travail de InsideOut!

Collaborer et changer des connaissancesEnsemble avant tout ! Linitiative est plus importante que le titre de votre fonction ou votre place dans la hirarchie ! Un environnement de travail (bureau, ICT) qui facilite la collaboration ! Nous rencontrons nos clients (internes) !

Moins de rgles, plus de confianceCulture dentreprise ouverte et transparenteRelation employeur-travailleur base sur la confiance (rgles dordre intrieur)Davantage dautonomieTravail indpendant du lieu et du temps

Engagement & rsultatsCollaborateurs qui couplent la motivation et lengagement la confiance et lautonomie.Managers et direction qui valuent en fonction de la responsabilit, du rsultat et de la plus-value pour lquipe, le projet, lorganisation.

Chefs-coachsLes managers visent lautonomie et pilotent sur la base de la confiance.Ils concluent des accords en matire de rsultat et de disponibilit.Ils valuent en fonction des rsultats convenus.Ils encouragent le travail dquipe, linitiative, le dialogue et le travail en rseau.Ils aident et encadrent leurs collaborateurs.

Economies of motivation: bien-tre des collaborateursCroissance grce au dveloppement personnel de chaque collaborateur.Meilleur quilibre travail/vie prive et plus grande satisfaction des collaborateurs.Employeur attrayant.

MLOZ GO FOR GREENInvestissement durable (follow me printing, lieu de travail peu nergivore).Rduction de notre empreinte cologique : consommation dnergie, paperless office, etc.Pas dinitiatives isoles, mais un choix conscient et une stratgie pour lensemble de lorganisation.

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indpendanceengagementquipevitalitJe morganise !Je mengage !Nous partageons !Je minvestis !4 valeurs

4 valeurs

INDEPENDANCEJorganise !Je planifie, structure et organise moi-mme mon travail (comment, o et quand).Je choisis moi-mme le lieu de travail le mieux adapt.ENGAGEMENTJe mengage!Je dfinis et atteins mes objectifs.Je rends mes rsultats visibles.EQUIPENOUS partageonsJe partage mes connaissances avec dautres.Je cherche collaborer avec dautres experts.VITALITEJe minvestis ! Jinvestis dans mes connaissances professionnelles et digitales, je prends des initiatives.Javance grce lauto-panouissement.

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DavantagedinteractionsEnvironnement flexible et agrableBien-tre des collaborateursEconomiser intelligemment et investir durablementRsultats attendus

Rsultats attendus

1. ELIMINER LES OBSTABLES A DAVANTAGE DINTERACTION2. CRER UN LIEU DE TRAVAIL FLEXIBLE ET AGREABLE3. ACCROITE LE BIEN-TRE & LA SATISFACTION DES COLLABORATEURS4. ECONOMISER INTELLIGEMMENT ET INVESTIR DURABLEMENT

Arguments de lUN500 en faveur du NMT ?

ELIMINER LES OBSTABLES A DAVANTAGE DINTERACTIONLexpertise, lenthousiasme et la cohsion des collaborateurs (Union) sont nos principaux atouts.Beaucoup dnergie positive est perdue au sein de la structure organisationnelle actuelle (concertation transversale qui prend du temps).Notre investissement est souvent invisible pour le monde extrieur.De nombreuses possibilits en matire dICT, de collaboration et de rseau sont encore sous utilises (Sharepoint, Yammer, Intranet, etc.)

2. CRER UN LIEU DE TRAVAIL FLEXIBLE ET AGREABLEPeu de lumire du jour Espaces vides vs open spaces bondsPas vraiment un btiment dentreprise + quartier rsidentielPas de lieux de concentration ou de brainstorming.ICT

3. ACCROITE LE BIEN-TRE & LA SATISFACTION DES COLLABORATEURSBesoin de moins de rgles dordre intrieur et davantage de confiance (p.ex. horaires, tltravail, utilisation des mdias sociaux).Abolir la culture du prsentisme (du contrle de la prsence au contrle du rsultat).Mise en place dune culture dentreprise visant davantage dinitiatives propres et lentrepreunariat de chaque collaborateur individuel.Trajet domicile/travail prenant du temps Tltravail.

4. ECONOMISER INTELLIGEMMENT ET INVESTIR DURABLEMENTFrais levs de dmnagement et de rorganisation.Postes de travail inoccups et bureaux vides.Frais levs dnergie .Besoin dune philosophie tout le monde participe.La pense et linvestissement cologiques ne sont pas encore ancrs dans notre culture dentreprise, notre politique du personnel ou dinvestissement.

InsideOut! souhaite crer un environnement de travail physique et mental qui soutient au maximum lUN dans ses ambitions en tant que centre dexpertise et de services vis--vis des autorits, des mutualits et des partenaires externes.

Vis--vis des autorits & des acteurs : PARTENAIRE DE DISCUSSIONAmbition dexercer une influence active sur la politique.Veiller un systme durable.Pour les Muts :SERVICES/CENTRE DEXPERTISEAmbition de contribuer, en coulisse, la cration dune prestation de services pour les membres MLOZ.Pour les partenaires externesCENTRE DEXPERTISE Ambition dtre une rfrence (tudes stratgiques, connaissance du cadre lgal, etc.)Pour les collaborateurs : EMPLOYEUR ATTRAYANT

Mettre en place une culture oriente individus et rsultats.Un environnement de travail flexible.

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La structure du programmeLe contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workLanalyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteLvaluation intermdiaireLes prochaines tapes Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.beLenvironnement de travail intgral de InsideOut!

4 tracks

CULTURE & BEHAVIOUROrientation individu & rsultatBYTESICT - FlexibilitORGANISATION v2Partage de connaissances & collaborationEnvironnement de travail flexibleBRICKSCULTURE & BEHAVIOURCulture dentreprise oriente individus et rsultats

ORGANISATION V.2 Structure organisationnelle qui permet de partager des connaissances et favorise la collaboration

BYTESEnvironnement ICT facilitant la collaboration et le travail flexible

BRICKSEnvironnement de travail flexibleBureaux comme lieu de rencontre

Synchronisation des 4 domaines dobjectif

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PROGRAM STEERINGDirecteur GnralExecutive sponsorDirecteur FinanceBricksDirecteur OperationOrg. V2Directeur ITBytesDirecteurRH Culture & BehaviourPROGRAM WORKSTREAMSBRICKSBYTESORGANISATION v2CULTURE & BEHAVIOURDomaine dobjectif physiqueDomaine dobjectif mental PROGRAM & CHANGE MANEGEMENTINTERNAL COMMUNICATONS & CHANGE TEAMProgram & project teamsDiscussion & working groupsWorkspace sharingBuilding & designPaperless officeCoaching & leadershipStructure du programme

Program structure & governance

Steering: visie + beslissenChange team: Begeleiden veranderingsprocesPDM project delivery meetings: Overleg tussen PMs + FF verantwoordelijken

InsideOut! Communication : 3 piliersINFORMATIONSENSIBILISATIONCOCREATION

Cration dun groupe de travail permanentInternal communication & change

Gnral : Grer la communication interneRdiger un plan de communication interne pour lUN Communiquer via les canaux disponiblesPiloter les comits de rdaction sous-jacents (MLOZoom, intranet, yammer) Attention spcifique : Insideout! Information & sensibilisationCocration : coordination et organisation des groupes de discussion

Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.beTimeline

Sep 2012Jan 2013: GO ORG V2 +Move St HubertAim 2016: Big MoveTRACK FAST FOLLOWERSTRACK HORIZON 2015TRACK QUICK WINS

DesignGO (implement)Design + GODesignDesign + GOVISION insideOut!

fast followersquickwinshorizon NWOW3 vitesses

AND THE FAST FOLLOWERS 2013 ARE

BU gestion clientle -BU Contentieux, Dossiers et recouvrements, Matires rgionales --Financial Services -Legal Services -

COCREATION !Runions de travail avec les responsables (cadre, objectifs, timing, budget)2. Concertation avec les collaborateurs (contenu concret du projet)

Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.beInsideOut! In een notendop

flex@workfeelgood@workpaperlessoffice3 projets

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Projets :

Flex@work (AGX)Feelgood@work (EVN)Paperless office (AGX)Move & Mobility 2014Social Media 2014

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Le projet flex@workLe contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workLanalyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteLvaluation intermdiaireLes prochaines tapes Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.beBienvenue !

flex@workTltravail domicileCo-workingStructurel ou occasionnelAutonomieMoins de structureMoins de hirarchieCollaborationregarder par-dessus les mursPlus dinteraction/de dialoguePlus de partage de connaissancesManagement by ObjectivesFocus long terme ? A prciser avec GTFocus court terme ?long terme ?court terme ?moyen terme ?

flex@workLes principes directeurs de flex@work

Une organisation du travail intelligente et flexible#Het HOOFDDOEL van flex@work: de geleidelijke invoering van een FLEXIBELE n SLIMME organisatie van werken

Het LEIDENDE PRINCIPE van flex@work:Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

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AnalysePiloteElargissementImplmentation4 PHASES

Phases du projetAnalyse et design

Analyse des besoins Sensibilisation du management Planning dtaill et objectifs Analyse aspects juridiques, techniques et autres Prparation pilote Communication Juin 2013

Pilote

Pilote avec groupe test reprsentatif Suivi des objectifs Communication sur pilote Evaluation intermdiaire

GO / NO GO

Elargissement

Elargissement un plus grand groupe (MLOZ), dpartements, scope Communication sur le pilote et largissement Evaluation intermdiaire 2

Implmentation

Correction Intgration une politique RH globaleLancement avec communication et formations Fin projet

FASE 1: Analyse Behoefte analyse bij werkgever: verwachtingen van de medewerkers,verwachtingen van de directie, verwachtingen van het (line)management. Definitie doelstellingen vanuit analyse Middelen en investeringen Functies die in aanmerking kunnen komen Rol van HR / rol van de andere betrokken partijenFASE 2: Voorbereiding Uitwerken van het model en het kader Budgettering Beschrijving van het proces/stappenplan Welke functie komen finaal in aanmerking Welke criteria vragen we aan de functiehouder Verfijnen van de procedures Go van de directie Methode: workshop, soundboardsessies Budget (excl.BTW)Fase 3: Pilootgroep Op niveau van 3 4 departementen Believers Doelstellingen bepalen en meten Lessons learned ROI meten Geleidelijke change Quick win Telewerk ambassadeurs in de organisatieFase 4: Lancering en communicatie Opstellen van het communicatieplan Samenwerking HR en Internal communication Communicatiekanalen Informeren van syndicale partners Informeren van management, medewerkers, klanten en stakeholders Vaste info-plaats op intranet Interne SPOC Invoering telewerken = (cultural) change = verhalen van communicatie21 Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.beCocreatie jij bent de architect!cocration

#

Lanalyse des besoinsLe contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workLanalyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteLvaluation intermdiaireLes prochaines tapes Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

Analyse quantitave & qualitativeLanalyse#1) Questionnaire danalyse sur Inside (notre intranet)BesoinsPerceptions Confidentialit

Enqute collaborateurs/managers Template/exemples politiques Plan de communication Outils Managers Tips & Tricks Collaborateurs

Approche tape 1 dmarrageAnalyse des besoinsQuestions : Quels sont les besoins de MLOZ, du management, des collaborateurs ?Quelles sont les attentes ? Quels sont les avantages potentiels ? Quel(le) est lintention/enthousiasme? Quelles fonctions entrent en ligne de compte ?Quels sont les critres ? Quels moyens et investissements y-a-t-il gagner ? Quel est le rle des RH ? Quel est le rle de lIT ?Adapter les demandes et la mthode aux groupes cibles !

Etapes :Dlimitation scope souhait par project teamPoll sans engagement auprs des collaborateurs Via InsideEnqute cadres suprieurs et moyensSances qualitatives cadres moyensPrsentation rsultats & approche pilote

Survey insideDtecter besoins individuelsAnalyser : mais ce nest pas parce quon a un tel % qui souhaite une chose X quon va le faireOn ne communique pas sur qui a dit quoi

2/ Analyse qualitative

1 - Le fait que l'accompagnateur du workshop soit une personne externe. > viter qu'un membre du personnel de direction ou autre collaborateur "stratgique" ne participe ces workshops

2 - Le fait que l'anonymat soit garanti (le rapport fourni au terme du workshop ne mentionnera pas de nom)

3 - Une explication sur la manire dont les participants ont t slectionns

Slection de volontaires (collaborateurs et noms donns par le manager) > rle dambassadeurs. Pas forcment des gens trs positifs ou trs ngatifs.

Un groupe collaborateurs et un groupe managersRsultatsProblmesSolutions

Par la suite, il sera important de communiquer sur ce qui est ressorti de la phase d'analyse des besoins et de communiquer sur les tapes ultrieures du projet. Discussion des rsultats

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Quels sont nos besoins ?#enqute Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

Le nouveau monde du travail est une ruse

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entreprisequipeindividu3 types daccords

Pour les Fast followers mais aussi pour les non FF

Juridisch kader en kader landsbond (bv. minimale aanwezigheid op kantoor, uitgesloten functies, enz.)

Afspraken binnen de ploeg (team meetings, permanentie, enz.)

Collaboration et travail dquipeManagement par rsultatDisponibilit (et indication)Cohsion sociale

Afspraken medewerker manager (functie, eigen voorkeur, enz.) feuille de route par quipe

Flex fixe (dans un premier temps) ou coworkingNombres de jours de tltravailHeures glissantes

3 jours au bureau minimum anciennet dun an

Co crationOn dcide ensemble o on va

Flex = in functie van de behoeften van elke dienst, ploeg n medewerker

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Et en pratique ?

JuriqueMatrielITProcduresGuidesAvenant (pour le structurel), policy.Concertation.Laptops, 2me cran, GSM, matriel ergonomique, etc.Ergonomie, prvention des accidents du travail.Lync, Yammer, SharePointEncodage des jours de travail,assurance, rglementdu travail.Organisation facilite via :Cadre juridique flex

PolicyAvenant

Structure / OccasionnelFixe (au dpart mais plus maintenant) / flexible

En concernation avec tous les acteus interne / externe

Matriel (laptops, 2e cran, GSM)indemnit paye par moisGSM & avantage en nature

Laptops + matriel supplmentaire par vagueIdem HR

Outils IT (lync, yammer, sharepoint)Procdures (rglement du travail, encodage des jours de travail)Guides (ergonomie, prvention accidents du travail)

Parcourons les diffrentes possibilits de tltravail :Vous tes tltravailleur structurel (fixe)Vous tes tltravailleur structurel (flexible temps et fixe pour les lieux)Vous tes tltravailleur structurel (flexible temps et lieux)Vous tes tltravailleur occasionnelVous pratiquez les heures glissantes Des prcautions doivent tres prises pour tre couvert en cas daccident.

Si tltravail structurel fixe

Les jours de tltravail sont encods par le SP dans HRACCENT

Si tltravail structurel flexible (temps et lieu(x) ou que temps), occasionnel

Les jours de tltravail sont encods par le collaborateur dans HRACCENT (au pralable)

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Le lancement du piloteLe contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workLanalyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteLvaluation intermdiaireLes prochaines tapes Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

Quelques chiffes

4 quipes lances (54 collaborateurs) :

6 tltravailleurs occasionnels48 tltravailleurs structurels 1 jour flex : 151 jour fixe : 12 jours flex : 302 jours fixes : 0

#38 Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

Les formations

Le challenge est avant tout culturel.#FormationsYummy yammer sessionAction vrit Lync Comment sorganiser dans le nouveau monde du travail ?Le nouveau leadership

Formation avec shadow team pour donner du feedbackFormations commences pour les pilotes partir de septembre : 3 mois de test sans formation pour tre confront aux aspects concrets

Ractions qui reviennent souvent :Ce nest pas dans ma job description.Ce nest pas dans les objectifs.Je nai pas le temps pour les mdias sociaux.On a toujours fait comme a, je ne vois pas pourquoi on changerait.Comment je vais pouvoir contrler si mon quipe travaille rellement en homeworking ?

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Je veux rester en contact avec mes collgues !

#HNO: Het nieuwe organiserenChallenges collaborateurs : Responsabilit, collaboration, organisation. Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

Mon chef est toujours sur mon dos !

#HNL: Het nieuwe leidinggeven

Challenges managers : devenir un leader coach, faire confiance, valuer le rsultat.

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Lvaluation intermdiaireLe contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workLanalyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteLvaluation intermdiaireLes prochaines tapes Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.beEvaluation quantitative & qualitative

Le positif

ProductivitGain de temps sur les trajetsConcentrationMoins de stressEquilibre pro/privLyncMeetings plus efficacesPoints positifs :

Evaluation de manire gnrale trs positive car les avantages ont plus de points que les inconvnients.

Principaux : Productiviteitswinst Tijdswinst (minder/geen traject) Verhoogde concentratie/minder storing thuisMinder stress Balans werk/priv

Secondaires

Betere relatie met collega's Lync als tool voor contact met collega's op afstand Verhoogde tevredenheid rond productiviteit en afgewerkte taken Gerichtere planning van vergaderingen Waardering dankzij vertrouwen en hogere autonomie Meer variatie in het takenpakket dankzij hogere autonomie Sturing op resultaat Rustigere open space omgeving Gemakkelijke registratie in HR accent Geen klachten van externe klanten Meer rust Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.bePoints positifs et risques

Les points dattention

Difficult pour planifier une runion physiquePlus demailsVision sur la disponibilit des collguesNouveaux outils et usagesQuid en cas de problme techniqueCohsion socialeDocuments papier non disponiblesDroit / obligationPoints ngatifs :

Moeilijkere inplanning werkvergaderingen (cf. deeltijdsen, thuiswerk, verlof en site mloz/mteam -> moeilijk om aan collega te vragen zijn thuiswerkdag te verplaatsen Plus d'emails grer. Beschikbaarheidsinfo van collega's ontbreekt Zich de (nieuwe) beschikbaarheidstools en tools social collaboration eigen maken / stress de devoir avoir un "statut vert" Onduidelijkheid quid in geval problemen IT (bv. server onbeschikbaar, Lync instable) Sociale cohesie in de ploeg en communicatie met de collega's (combinatie thusiwerk en in stilte werken in open space) Niet alle documenten zijn online beschikbaar -> sommige taken blijven uitgesloten van thuiswerk Limite entre droit et obligation (cf contraintes) par exemple sur le nombre de jours

Jalousie Ergonomie thuis / bruit, etc Beschikbaarheids- en permanentieafspraken en met de collega's (wie werkt wanneer thuis en wanneer op kantoor) Verlies voordelen werken in BU Integratie van nieuwkomers Planifier des journes de homeworking pour les managers. / Disponibilit du manager Environnement de travail au bureau non adapt aujourdhui (disponibilit des salles, double crans, etc) Tlphonie (dviation tlphone, gestion pro/priv). Planning allongs quand les diffrents collaborateurs doivent trouver une date commune pour un meeting. Balance vie prive/pro. Risque d'isolement. Transport du PC ou des documents. Storing op kantoor door collega's Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

Les premires solutions

Autonomie : donner l'organisation l'quipe des jours de homeworking. Confiance entre collgues (pas que le manager).Etre transparent dans son statut Lync.Ouvrir son agenda Outlook en lecture.Un jour de prsence obligatoire pour toute l'quipe : privilgier ce jour pour les meetings. Vido confrence.Film sur lergonomie.One note / Yammer.Dvier fixe sur GSM + communiquer ce numro.Une runion obligatoire est toujours prioritaire sur le tltravail.Solutions du collaborateur, de lquipe, du manager ou du project management

Pistes de solutions

La solution doit venir du collaborateur, de lquipe, du manager ou du program management

fonction du manager de rappeler les objectifsles collgues doivent se faire confiance entre euxtre transparent sur lync en disant par exemple "off cork - revient X heure" indiquer dans lync lments de disponibilit remonter les remedys une quipe ddie chez M-team pour qu'is soient grs Change periode - sensibiliserenSuivi des remedys Lync chez M-team installer un espace ddi faire en sorte que son environnement de travail soit confortable matieriel MLOZ (aprs dmnagement)mettr eson PC la bonne hauteur conseils ergonomie un jour de prsence obligatoire pour toute l'quipe : privilgier ce jour flexibit / dpend taille de l'quipe > accord sur les jours prfrs pour l'quipe puzzleviter les runions qui s'enchainent > bloquer du temps pour soi dans son agendadire non certains meetings en fonction des priorits quand c'est possible (petites runions), lync, avoir un micro multidirectionnel pour l'utiliser dans les vido confrences organiser sa journe la veilleprvoir un petit budget pour avoir une malette roulettes o mettre tous les documents (option) s'habituer au paperless - one note tester attribution se fait papier : discussion pour voir si on peut le faire de manire digitale PaperlessOffice ouverte des agendaslync tenue de l'agenda et l'ouverture obligatoire. Pour le homeworking mettre les mmes infos dans l'agenda. Utilisation des statutrs et ou couleurs. > prvoir valuation avec GC et lgal systme de back up : une personne doit tre l au bureau dans le binomerestrictions lies la fonction / nombre de jours, systme de permanence, succession des jours Outlook en lync bijhouden - locatie en keuze 'beschikbaar - extern - busy' Opnemen in de richtlijnen (good practices) HNWHarmoniesring is niet zo belangrijk - de inhoud welStandaardafkortingen s'organise en anticipantautonomie donner l'organisation l'quipe planning complt pour voir qui prend quel jour de homeworking (accord au sein de l'quipe) NA : cohsion d'quipe ok repas de dpartement (plus facile en petite quipe) trop tt pour le direun travail de soi mme pour prendre des initiatives et contacter ses collgues Team spirit en activiteiten (facultatieve deelname) rinitialiser son mot de passe au bureau plutt qu' la maison Contacter M-teamVrifier si les collgues ont aussi le problmeSi le problme est individuel, voir avec le responsable (besoin d'accder De Novo sinon collaborateurs bloqus) remedy pour avoir procdure + conseils pour les problmes qui reviennent rgulirement + nettoyage de la mailbox + faire la liste des choses ne pas faire en vpn (bonnes pratiques) NA idem tlphone ?Utilisation du casque tlphone est une option pour ne pas devoir sortir de la pice / devoir crier organisation une runion obligatoire (prsence physique) est toujours prioritaire sur le tltravail => formulation du point NA possibilit de faire du tltravail occasionnel - la dure d'un an est un guidelines accompagner le collaborateur flexibleindisponibilit ne vient pas du fait de faire du homeworking mais li la fonction propre organisation temps bloqu 1/2 journes de homeworking / test de diffrences frquences en fonction des personnes, mtiers, priodes NA temporaire btiment > inventariser ides de quick wins (AGX) dvier fixe sur GSMindiquer son numro de GSM dans outlook paramtrer la dviation dans le bureau toile 64 reprciser les rgles / toile 63 NAessayer de se tenir ses engagementsdiscipline et rigueur flexibilit lync quand possibme dpend du caractre - tout est respectablepro entre dans priv et priv rentre dans le propas forcer les autres auto discipline / formation formation gestion emails mdias sociaux continuer d'avoir des activits en quipe type lunch accord / HNO valise roulettes / PC plus lgers / tablettes malette roulettes paperless office Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

Les prochaines tapesLe contexteLa visionLa structure du programmeLe projet flex@workLanalyse des besoinsLe cadreLe lancement du piloteLvaluation intermdiaireLes prochaines tapes Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

Les prochaines tapes

Guide de bonnes pratiquesOuverture du pilote dautres quipesLe plus court chemin entre deux points, c'est le rve ! Wolters Kluwer Belgium www.kluwer.be

Questions ?

?#

Merci !#www.nouveaumondedutravail.beCongrs Le Nouveau Monde du TravailAlexandra Giroux - @olenka

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