2e journée du consortium Libqual FranceInstitut des Sciences politiques de Paris

29 avril 2009

Appropriation de l’enquête

au sein des bibliothèques

Catherine Pousset - SCD Paris Descartes

Appropriation de Libqual au sein des bibliothèques

• La situation à Paris Descartes

• Le partage des tâches

• Le déroulé des opérations

• Les retombées

La situation à Paris Descartes

• Un paysage documentaire éclaté– en 2008 : 10 BU et 2 services transversaux– 1 bibliothèque d’IUT– 2 bibliothèques inter-universitaires

• Une volonté politique d’expérimenter– entamer une démarche qualité– compléter les indicateurs traditionnels

Un projet d’équipe

• 2 coordinatrices ;

• 1 conservateur stagiaire + 1 ingénieur informaticien pour l’exploitation des résultats ;

• Les responsables de services / sites et leurs équipes pour analyser les résultats, hiérarchiser les priorités et échafauder les plans d’actions.

Déroulé des opérations

AVANT• Mise en garde d’Angers.

• 7 février : groupe de travail pour valider périmètre / calendrier / questions locales.

• 18 février : AG des personnels pour présenter l’enquête « preview », à tester jusqu’au 10 mars.

• Du 10 au 14 mars : contrôle et diffusion par les équipes des sites de la campagne de lancement.

Déroulé des opérations

PENDANT 4 semaines, du 17/3 au 18/4/8• 3 e-mails enseignants / 3 e-mail étudiants

• points réguliers à tous les responsables de sites quotidiens les 3 premiers jours - puis hebdomadaires :

– taux de participation – commentaires– signalement des initiatives prises pour « booster » les réponses

• repérage et relances des «publics déficitaires» :– messages ciblés– démarchage hors les murs

Dernière copie écran du monitoring diffusée le 18 avril au soir

• Faire tenir des stands avec ordi. portables hors les murs par des étudiants ET par tous les agents à tour de rôle : près des bureaux de vote étudiants ; des machines à café…

• Repérer les forums étudiants pas officiels mais actifs…

• Glisser nos marque-pages dans les lettres de relance aux lecteurs en retard.

• Demander aux profs / appariteurs de mettre notre enquête en page d’accueil dans les salles informatiques.

Exemple d’idées pour augmenter les taux de réponses

• Coller au plan de communication de la journée du numérique : portails, signatures numériques, etc.

- Aller vers les étudiants ayant un portable connecté au wifi pour leur montrer l’enquête (et au passage les ressources de la BU)

• Eponger les pénalités de retard en échange d’un questionnaire rempli valide.

E-mail aux masters / doctorants envoyé par l’intermédiaire des responsables pédagogiques et directeurs d’école doctorale

Etudiants de masters, doctorats, étudiants en formation continue,

Le savez-vous ? L’université Paris-Descartes a entrepris depuis bientôt un mois d’aller au devant de chacun des membres de la communauté des enseignants, chercheurs et étudiants, pour recueillir vos avis sur la qualité des services de documentation qu’elle vous offre. Cette enquête a déjà recueilli 2700 réponses, ce qui est beaucoup. Mais la plupart proviennent soit d’étudiants de licence, soit d’enseignants chercheurs.

Pourquoi un si faible taux de réponse de la part des étudiants avancés dans une université qui mise autant sur la recherche et les parcours de masters ?> Vous ne vous êtes pas sentis concernés par une enquête sur les bibliothèques parce que vous ne consultez que des sources d’information en ligne ? parce que vous ne passez que quelques heures par mois à l’université ?> Vous en avez assez d’être sollicité par des sondages ? Vous avez fait un tour sur le questionnaire et l’avez trouvé bien alambiqué ? > Vous avez pensé que votre voix ne comptait pas ?

Chaque année, vous versez avec vos droits d’inscription des frais de bibliothèque qui participent non seulement à l’achat d’ouvrages pour tous les niveaux d’enseignement mais également à l’acquisition de nombreuses ressources en ligne accessibles à distance via le portail ADEL : revues, dictionnaires, encyclopédies, bases de données bibliographiques, logiciels de gestion bibliographiques… Vous utilisez beaucoup, rarement, jamais ces ressources : dites-le et dites-nous pourquoi et comment vous être réellement utiles !Ce type d’enquête qualitative à l’échelle d’une université est quasi inédit en France. Pour chaque question, il vous est demandé d’indiquer votre niveau d’exigence et de noter l’université par rapport à ce niveau d’exigence (se situe-t-on au-delà de l’idéal ou en deça du minimum ou entre les deux). Une fois compris ce principe et sachant que, si vous n’avez pas d’avis à donner par rapport à tel ou tel item, il suffit de cocher la case NA (non appliqué), remplir le questionnaire ne vous prendra que 10mn.

http://survey.libqual.org/index.cfm?ID=950715

L’enquête se termine ce vendredi 18 avril. Merci d’avance de nous aider à améliorer le service conformément à vos besoins.

Si vous avez des questions par rapport à l’enquête n’hésitez pas à contacter les bibliothécaires chargés du dossier : libqual@univ-paris5.fr

Déroulé des opérations

APRES• Avril : codage des commentaires soumis à vérification et

analyse des responsables de sites.• Mai-juin : remerciement à l’occasion de la remise des

prix (2 juin) et affichage des taux de participation.• Juillet : extraction des données propres à chaque site

(radars, tableaux), communiqués en même temps que la synthèse générale aux responsables de sites.

Edition des radars par site : indispensable point de départ… à usage interne

Déroulé des opérations

APRES• Avril : codage des commentaires soumis à vérification et

analyse des responsables de sites.• Mai-juin : remerciement à l’occasion de la remise des

prix (2 juin) et affichage des taux de participation.• Juillet : extraction des données propres à chaque site

(radars, tableaux), communiqués en même temps que la synthèse générale aux responsables de sites.

• 3 octobre : ateliers du SCD sur la qualité : mise en commun des résultats de Libqual.

• Décembre : communication au Conseil de la documentation et publication des résultats (affiches, marque-pages, site web).

Pour la communication aux instances et aux usagers : choix de la synthèse écrite

http://www.bu.univ-paris5.fr/spip.php?article863

Un compte-rendu de 2 pages à destination de l’ensemble de la communauté universitaire pour présenter l’enquête et ses 1ers résultats.

Des synthèses locales adressées aux doyens pour attirer leur attention sur des difficultés particulières et la pertinence des actions entreprises.

Une campagne de communication à destination des usagers pour mettre en évidence la dynamique de la démarche : « vos remarques… nos engagements ».

Les retombées

• Une méthodologie qui a retenu l’attention du Bureau de l’Université et de l’OSEIPE.

• En interne :– avancée de la culture de l’évaluation et de la

communication– Identification de 2 niveaux d’actions :

• relais auprès des tutelles des besoins structurels (meilleure reconnaissance des compétences informationnelles dans la formation ; amélioration des locaux ; renfort des budgets d’acquisitions)

• travail en interne : formation des personnels / vademecum / politique documentaire / accès à la documentation en ligne

Les retombées

Objectifs nettement identifiés et partagés.

Poursuite de la réflexion sur les actions à mener- en formation élargie - au sein des ateliers du SCD :

- oct. 2008 : Libqual / évaluation des services internes / lancement d’un vademecum ;

- mars 2009 : référentiel de compétences pour les personnels ;- juin 2009 : évaluation du vademecum ;

- ou restreintes :- à l’occasion de brain storming, ex. « Web 2.0 : une solution

aux problèmes d’accès aux ressources électroniques ? » ;- au sein des groupes de travail, ex. « Politique documentaire »

dont l’ambition renforcée à l’issue de Libqual.

Conclusion

Un travail d’appropriation

• longue durée

• aux effets persistants

Merci de votre attention