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Quatre idées judicieuses pour une croissance réussie L’impact d’une bonne gestion documentaire en période de croissance rapide

Quatre idées judicieuses pour une croissance réussie

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Quatre idées judicieuses pour une croissance réussieL’impact d’une bonne gestion documentaire en période de croissance rapide

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Les responsables SI doivent prendre des décisions difficiles. En période de croissance, vous devez faire des choix difficiles chaque jour.

Il s’agit toujours d’un exercice d’équilibriste, mais le nombre de variables à prendre en compte prend de l’ampleur – parce que vous devez tout gérer, de la mobilité à la virtualisation.

Et vous réalisez que certains des choix que vous avez faits quand l’entreprise était encore petite commencent à vous porter préjudice maintenant qu’elle grandit.

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C’est particulièrement le cas pour la gestion documentaire. À l’instar de bien des sociétés en expansion, la vôtre n’a peut-être pas encore pris le temps de s’interroger sur ce pan de son activité.

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Jusque-là, ça passait.Ce n’est plus le cas. Pourquoi ? Dans la plupart des entreprises, la gestion de la documentation représente en moyenne 10 pour cent du chiffre d’affaires annuel.1 Et 40 pour cent de l’activité s’appuie sur des documents.2 40 %

de l’activité10 % du chiffre d’affaires

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Gérer les documents, c’est gérer les processus.Or, les processus sont d’une importance vitale dans une entreprise en croissance. Si vous aspirez à une croissance réussie, la documentation doit être au cœur de votre stratégie.

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Avant toute chose, identifiez les compromis que vous avez été amené à faire dans ce domaine quand l’entreprise était encore petite.

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Nous en avons identifié quatre :

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1 Documentez vos workflows documentairesDans les petites structures, le « workflow » désigne tout ce qui est fait pour mener à bien un projet.

Il n’est pas rare de signer un contrat sur un coin de table, d’échanger des commentaires à la volée et d’employer des processus variés pour atteindre un même objectif.

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Mais quand vous changez d’échelle, c’est la pagaille. Des documents sont perdus. Des délais sont dépassés.Et les nouvelles recrues sont désorientées.

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Mettre en place un workflow documentaire parfaitement adapté à votre entreprise revient à simplifier les interactions.

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Cela vous permet d’identifier les personnes, les processus et les technologies qui comptent le plus.Comment partager l’information entre les différents acteurs ?Comment créer, stocker et sécuriser les documents ?Qu’attendez-vous de votre workflow ?

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Documentez vos workflows sans plus attendre et vous pourrez identifier clairement les failles de vos processus, les personnes à impliquer et les besoins en matière d’automatisation.

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« Il est plus facile d’introduire de nouvelles personnes à de vieux processus que l’inverse. Formalisez ce que vous faites pour faciliter l’accueil de nouvelles personnes. »Ben Horowitz Ancien PDG d’Opsware

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2 N’hésitez pas à externaliser S’occuper du SI d’une petite entreprise peut ressembler au supplice de Sisyphe.

Peut-être pouviez-vous tout gérer du temps où l’entreprise était une petite PME. Ce n’est plus le cas. Et la gestion documentaire est emblématique de ce phénomène.

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Vous ne pouvez plus vous permettre de tâtonner.

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Votre projet :

Aligner votre gestion documentaire à vos objectifs commerciaux.Construire un environnement d’impression fonctionnel.Contrôler les coûts liés à l’impression et à l’archivage. Appliquer les bonnes règles pour évaluer votre environnement d’impression, de relations fournisseurs et de flotte de matériel.Intégrer des systèmes qui fonctionnent dans tous vos bureaux comme pour les personnes en déplacement.Augmenter la sécurité et la compatibilité en même temps que l’efficacité.Assurer le fonctionnement de toutes les imprimantes et la gestion des consommables.

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Plus votre entreprise grandit, moins vous avez de temps à perdre.Choisissez avec soin ce que vous faites de ce temps précieux. Demandez-vous ce que vous pouvez déléguer ou automatiser et ce qui ne saurait fonctionner sans votre complète attention.

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La bonne nouvelle, c’est que grâce aux services de gestion d’impression et aux imprimantes multifonctions, vous pouvez sous-traiter et automatiser un grand nombre de tâches basiques.

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Mais d’abord, vous devez procéder à une évaluation de votre environnement d’impression et de vos processus de gestion documentaire.

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Ce n’est qu’après que vous pourrez choisir les fournisseurs et les solutions qui vous conviennent.

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Ne vous lancez pas sans aide.

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Nous ne sommes peut-être pas neutres, mais il nous semble que les services de gestion d’impression sont un bon moyen de sous-traiter les processus de gestion documentaire. Ils vous aideront à réduire vos coûts jusqu’à 30 pour cent, à sécuriser vos documents et à automatiser intégralement certains workflows.

Il y a 16 questions à se poser sur les services de gestion d’impression : découvrez-les ici (en anglais).

30 % d’économie

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3 Renforcez le niveau de sécurité de la documentation 60 pour cent des cyber-attaques ciblées ont visé des organisations de petite ou moyenne taille au cours de l’année 2014.3

Le coût par personne d’une faille est bien plus élevé pour les petites entreprises que pour les grandes (1 601 $ contre 437 $ en moyenne).4

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Et malgré cela, elles ne font pas de la sécurité de leurs documents une priorité.

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90 pour cent des entreprises ont même connu des failles de sécurité à cause d’impressions non sécurisées.5 Ce simple chiffre devrait susciter des réactions.

Vous êtes-vous déjà demandé quels documents traînent dans les bacs de vos imprimantes ? Est-il impossible que certains soient confidentiels ?

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Il peut être difficile de répondre à ces questions dans une petite entreprise, mais il est indispensable de trouver des réponses dès lors que l’entreprise est en croissance.

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Parce que l’importance des données et des documents grandit avec votre entreprise.

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Évaluez-vous.Intéressez-vous d’abord à votre infrastructure d’impression actuelle.

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Définissez des normes de sécurité claires et procédez à un audit de votre environnement d’impression en vous appuyant sur ces normes. Il est crucial d’utiliser un processus formalisé (en anglais) pour identifier ce qui ne correspond pas à vos attentes.

Nous savons tout cela parce que nous aidons quotidiennement des entreprises en croissance à évaluer la sécurité de leurs impressions.

Donc si vous avez besoin d’aide, nous serons ravis de collaborer avec vous.

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4N’hésitez pas à débrancher. Les petites entreprises dont le budget SI est limité doivent se contenter d’infrastructures minimalistes et d’appareils en bout de course.

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Mais les enjeux d’optimisation ne sont pas les mêmes selon qu’on est une petite entreprise, une grosse entreprise ou une entreprise en croissance.

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Les petites entreprises visent avant tout à réduire leurs frais.

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Les petites entreprises visent avant tout à réduire leurs frais. Les plus grosses structures visent l’intégration et la stabilité.

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Les petites entreprises visent avant tout à réduire leurs frais. Les plus grosses structures visent l’intégration et la stabilité. Les entreprises en croissance doivent pouvoir supporter une montée en charge et se montrer flexibles.

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Réfléchissez-y. Si une équipe commerciale émet du jour au lendemain bien plus de propositions et de documents qu’auparavant, quelques imprimantes basiques ne lui suffiront plus.

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Les membres de cette équipe auront besoin de pouvoir effectuer des impressions pendant leurs déplacements.

Ils auront besoin de flux automatisés pour scanner, sauvegarder et transmettre leurs informations.

Ils devront également être en mesure de personnaliser leurs propositions sans perdre de temps.

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Votre équipement au service de votre productivité.Sans quitter des yeux l’évolutivité, vos imprimantes peuvent améliorer la portée du SI. Ne croyez cependant pas qu’il suffise d’ajouter des imprimantes pour relever les défis de la documentation. Si vous avez deux fois plus d’employés, deux fois plus d’imprimantes ne suffiront en effet probablement pas.

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Essayez plutôt de tirer profit des possibilités que vous offrent les imprimantes multifonctions, comme l’impression depuis les mobiles, ou la personnalisation et l’automatisation des workflows favoris de vos équipes. Vos imprimantes peuvent et doivent vous offrir plus que l’impression de documents.

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Comme nous l’avons dit plus haut, faire des compromis a pu fonctionner par le passé.

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Mais la croissance transforme les règles.

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Documentez vos processus, sécurisez vos appareils, obtenez toute l’aide dont vous avez besoin et assurez-vous que votre matériel est à la hauteur.

Parce que les entreprises ont besoin de stratégies de documentation efficaces pour accompagner le développement de leurs opérations.

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Pour une croissance vraiment réussie.

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Pour aller plus loinLes responsables du SI d’entreprises à croissance rapide doivent éviter des pièges, surmonter des obstacles et résoudre bien des paradoxes. Consultez notre eBook consacré aux stratégies et aux compétences qui peuvent leur être utiles. Télécharger

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Nous sommes Xerox.

Nous pensons qu’aucune entreprise ne peut obtenir une croissance réussie sans un SI intelligent.

Nous aidons les entreprises à croissance rapide à trouver des manières intelligentes de gérer leurs imprimantes et leurs documents, afin de fluidifier leurs processus.

Faisons connaissance.

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Sources1 « I know what you’re thinking », Angele Boyd, Industry Analyst, IDC

2 Poor document processes lead to significant business risk, IDC3 Internet Security Threat Report, Symantec, avril 20154 Global Report of Cost of Cyber Crime, Ponemon Institute, octobre 20145 The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, mai, 2015