l’acquisition des talents : gestion interne ou externalisation ?6 étapes clés pour considérer de manière efficace une solution externe

sally hunter

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tandis que les services recrutement peuvent

ressentir de la frustration à être très souvent

challengés sur les coûts et la valeur ajoutée

apportée, réaliser une étude d’opportunités

quant à une transformation de son organisation

recrutement peut constituer un levier puissant

pour démontrer la valeur réelle de la fonction

et en faire un avantage concurrentiel.

dans le climat économique actuel, la

pression pour réduire les coûts, l’ajustement

à son environnement et l’efficacité restent

reconsiderez l’approchequ’il soit internalisé ou externalisé, le recrutement et les coûts qui y sont associés doit constamment être évalué pour tendre vers davantage d’efficacité.

les principales priorités des entreprises.

néanmoins elles reconnaissant qu’elles n’auront

de performance durable que si elles mettent

au premier plan de leurs préoccupations

l’optimisation de leur stratégie d’acquisition et

de gestion des talents.

quand il s’agit d’évoquer en particulier les

problématiques de recrutement, cela ne peut

se résumer à son seul coût. afin de s’aligner

sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, les

responsables de l’acquisition de talents doivent

parvenir à proposer de nouveaux modèles de

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service et mettre en évidence leurs bénéfices.

c’est en commençant à prendre le contrôle, en

conduisant le changement et en démontrant

la valeur ajoutée des actions engagées que

les responsables de l’acquisition de talents

renforceront leur rôle. nous proposons

ici quelques pistes pour y parvenir.

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1. ayez une idée précise des coûts

réels. ne vous limitez pas au montant

du salaire de l’équipe et aux frais

de recrutement (annonces...).

2. cartographiez tous les processus

afin d’identifier les coûts cachés

et les sources d’inefficacité.

3. sensibilisez les acteurs clés de votre

organisation à votre démarche et adressez les

interrogations qui pourraient être soulevées.

1 / etayez les éléments clés de votre étude d’opportunités

4. etablissez les indicateurs clés pour mesurer

la performance de vos processus actuels.

5. faites part des économies

potentielles à réaliser.

6. sachez répondre à ces questions:

• comment délivrons-nous les

meilleurs services d’acquisition de

talents à nos clients internes ?

• comment attirons-nous et fidélisons-

nous les meilleurs talents ?

• comment mesurons-nous la

performance des services délivrés ?

chaque entreprise à sa façon d’élaborer son étude d’opportunités. il y aura des approches et

des supports qui pourront varier en fonction du contexte, de l’environnement et de la maturité,

néanmoins elle doit respecter certains pré-requis afin d’être efficace. aussi, peu importe la forme que

doit prendre cet exercice à partir du moment où les points suivants sont abordés :

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les professionnels du recrutement ne

doivent pas seulement identifier les coûts

de recrutement, ils doivent également être

en mesure de justifier les investissements

nécessaires et les économies potentielles liés

au changement envisagé. même si cela est

inhérent à toute étude d’opportunité, cela n’en

constitue pas moins un exercice difficile qui

requiert beaucoup d’efforts.

comprendre le coût total (tco) lié au processus

de recrutement avant de confirmer la portée

et le potentiel d’une solution externalisée

permet à l’entreprise d’identifier les meilleures

opportunités de réalisation d’économies et

d’optimisation des processus.

2 / déterminez ce qui est vraiment nécessaire

• À l’équipe acquisition de talents existante

• au temps investi par les autres opérationnels rh

• aux coûts de l’outil de gestion de la relation candidat(e) (ats), incluant les couts de maintenance et d’évolution

• aux coûts liés au contenu de la communication rh et marque employeur, qu’elle soit réalisée en interne ou en externe

• aux investissements marketing rh comme les sites emploi et aux autres outils d’aide au recrutement (brochures, évènements, sponsoring …)

• a la création, l’animation et le paiement des primes pour un programme de cooptation

• aux coûts des cabinets de recrutement et autres prestataires (tests …)

• aux temps passé par les responsables opérationnels impliqués dans le processus de recrutement

(organisation des entretiens, entretiens, suivi des candidat(e)s …)

• a l’investissement d’autres ressources quant au support du processus (assistant(e)s …)

• aux tâches administratives et logistiques liées au recrutement et à l’intégration

pour avoir une vision complète, vous devez tenir compte des coûts et des dépenses liés :

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candidat(e)s

• Comment/Oupuis-jetrouver

les postes ouverts ?

• Commentdois-jepostuler?

• Commentsuis-jeinformé(e)du

suivi de ma candidature ?

• Quesepasset-ilsimacandidature

n’est pas retenue mais potentiellement

intéressante pour l’entreprise ?

opérationnels – clients internes

• comment dois-je informer de

l’ouverture d’un poste ?

• de quelles informations ai-je besoin avant/

pendant/après le processus de recrutement ?

• quel est mon rôle durant les entretiens, la

sélection et l’évaluation des candidat(e)s ?

• quel investissement temps et ressources

dois-je allouer à l’intégration ?

• quels documents dois-je soumettre/actualiser

quand un nouveau collaborateur(trice)

commence à travailler avec moi ?

ressources humaines

• quelles informations et documents

dois je préparer et utiliser tout au long

du processus de recrutement ?

• quelle communication dois-je avoir avec ma

propre équipe recrutement, les opérationnels,

les prestataires et les candidat(e)s ?

• dois-je développer un processus

différent en fonction des postes ?

le fait de cartographier le processus de

recrutement est indispensable, et s’inscrit

dans une démarche qui va bien au-delà

d’aider les entreprises à identifier les coûts

cachés. cette étape soulèvera la complexité

du processus et les écarts éventuels avant

de mettre en avant une solution potentielle

orientée vers davantage de performance.

3 / évaluez les processus existants

pour vous assurer d’avoir une vision complète, cartographiez l’ensemBle du processus sous 3 angles :

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même lorsque vous avez déterminé le coût total

du processus de recrutement et que vous en

avez une vision précise, vous devez comprendre

dans quelle mesure des changements pourront

être réalisés.

le succès d’une étude d’opportunité dépend

étroitement de la capacité de changement des

parties prenantes et notamment des décideurs.

aussi, il est essentiel de les écouter et de les

comprendre et que ceux-ci aient le sentiment

que leurs besoins aient été correctement

compris et adressés.

4 / prenez le pouls de la situation

candidat(e)s

• Quelestmonpointdevuesurcette

société maintenant que j’ai avancé avec

eux dans le processus de recrutement ?

• Leprocessusderecrutementmesemble

t-il pertinent et si c’était à refaire, est-

ce que je postulerais de nouveau ?

• Ai-jeinvestitropdetempsoupasassez?

• Leprocessusderecrutementétait-

il suffisamment professionnel ?

opérationnels – clients internes

• le processus de recrutement a-t-

il été performant au regard de

mes besoins en talents ?

• en ai-je une vision positive ?

• a-t-il respecté les délais ou a-t-il

été fréquemment trop long ?

• ai-je été pas assez / trop impliqué

dans les différentes étapes ?

• avons-nous donné la meilleure image aux

talents que nous avons rencontrés ?

ressources humaines

• comment est perçu le processus de

recrutement tant en termes d’efficience que

d’investissement temps / ressources ?

• quel est l’efficacité des investissements

engagés pour trouver les bons talents pour les

bons postes dans les bons délais

• comment mon équipe, ma société et moi-

même sommes perçus à travers ces processus ?

comprendre l’ensemBle des parties prenantes permet de déterminer quelles améliorations pourront avoir le plus d’impact et quelle ouverture ont-ils au changement :

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des techniques de sourcing innovantes et créatives

la planification stratégique des besoins de talents

les données du marché provenant de multiples sources et clients

les standards de l’industrie, en termes de délais de recrutement, d’optimisation

des sources et de la relation candidat(e)s issus de leur expérience

lorsque vous souhaitez évaluer la performance

de votre processus de recrutement, il est

important de prendre en compte les éléments

qui impactent le plus le fonctionnement et

les résultats de votre entreprise. si chaque

organisation est différente, cela inclut très

souvent :

• les délais de recrutement

• le turn-over des nouveaux entrants

• les sources d’où proviennent les

candidat(e)s : prestataires, sourcing direct,

mobilité, cooptation…

pour d’autres entreprises, la performance peut

5 / évaluez votre performance de manière efficace

être appréhendée de manière différente. cela

peut porter sur la performance en poste des

candidat(e)s recruté(e)s, sur la capacité à sourcer

des compétences spécifiques et/ou passives…

dans certains cas, les données ne sont tout

simplement pas disponibles. parties intégrantes

de l’étude d’opportunité, le recueil et l’analyse

des données peuvent constituer une première

étape.

parallèlement, vous pourriez vous comparer avec

d’autres organisations, de taille similaire, avec des

besoins en recrutement identiques ou connexes

et ce, afin d’identifier les écarts. un prestataire

externe peut vous apporter cette expertise

et la connaissance du marché, tout en vous

permettant d’envisager de nouveaux modèles

d’organisation et de changement associé, qui

vont bien au-delà de l’efficience de processus.

faites appel à un prestataire externe si vous en avez besoin. cela vous permettra d’envisager les meilleures hypothèses quant à votre stratégie d’acquisition de talents, dans le but de créer un avantage concurrentiel à la fois immédiat et à long terme.

votre prestataire vous permettra également d’avoir une meilleure appréhension des Bénéfices que pourrait en tirer votre organisation À travers :

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etablissez des normes de service

evaluez les sources d’où proviennent les candidat(e)s et faites part des dépenses

que vous auriez engagées si vous aviez utilisé un modèle alternatif

mesurez les délais et la qualité des recrutements, et l’impact sur

la productivité et/ou la performance « business »

mesurez la satisfaction de vos clients internes et des candidat(e)s

quel que soit le résultat de l’étude d’opportunité

(choix d’internaliser ou d’externaliser le

processus), s’appuyer sur les standards de

prestataires externes peut constituer un

avantage certain sur le long terme.

les ressources humaines, à l’instar des autres

fonctions, sont continuellement mises au

défi dans leur capacité à définir, mesurer et

communiquer autour de la valeur apportée

à l’organisation. en utilisant la méthodologie

déployée dans les programmes externalisés

pour créer vos indicateurs de performance, vous

pourrez plus aisément communiquer autour de

la valeur ajoutée.

6 / démontrez la valeur ajoutée du processus de recrutement

une fois le changement validé, ces mesures de

la performance feront partie des fondamentaux

nécessaires pour communiquer et « vendre » les

investissements qu’il requiert.

mesurer la performance du processus de

recrutement permet d’en définir la valeur,

et c’est la raison pour laquelle « acter » le

changement est nécessaire en premier lieu. de

cette façon, les acteurs clés de votre entreprise

auront une meilleure compréhension de la

valeur ajoutée et permettra ainsi à la fonction

d’acquisition de talents d’avoir une résonnance

plus importante dans la stratégie d’entreprise.

pour mesurer la valeur ajoutée, prenez en compte les éléments suivants :

exit

À propos de Kellyocg

Kellyocg fournit des solutions d’externalisation des processus métier notamment dans les domaines des

ressources humaines et services professionels. les services proposés par Kellyocg sont : l’externalisation

des processus de recrutement - recruitment process outsourcing (rpo), l’externalisation d’activités - Business

process outsourcing (Bpo), l’externalisation de la gestion des fournisseurs rh & professional services -

contingent Workforce outsourcing (cWo).

À propos de l’auteur

sally hunter est rpo practice lead emea pour Kelly outsourcing & consulting group

et est notamment en charge de l’accompagnement des entreprises dans leur projet

de transformation rh et de l’évolution des programmes existants. sally est une

professionnelle des ressources humaines et possède une expérience significative dans

la gestion de comptes stratégiques acquise au sein de prestataires en services rh. sally a

également évolué du « coté client » ou elle a conduit des projets de transformation, dont

des projets d’externalisation du processus de recrutement. en tant que consultante indépendante, sally a

aidé de nombreuses entreprises à construire leur étude d’opportunité dans des contextes d’externalisation de

processus rh. sally a travaillé pour les secteurs suivants : finance, secteur public, industrie et pharma.