Notice pour la gestion administrative de l’école

1- LA GESTION QUOTIDIENNE DE L’ECOLE

LE SUIVI DE L’ECOLE, PAR QUI ET POURQUOI ?

Le suivi de l’école constitue le premier domaine de la gestion administrative de l’école. Il permet d’assurer le bon fonctionnement de l’école au quotidien, depuis la planification de la rentrée scolaire jusqu’au dernier jour de classe : discipline, surveillance de la cour, régularité du personnel, répartition des tâches entre les diffé -rents acteurs de l’école, etc. En ce sens, il incombe à tous les acteurs impliqués dans la gestion de l’école de s’y afférer : directeur, enseignants, comités, etc.

LES OUTILS DE LA GESTION QUOTIDIENNE DE L’ECOLE

La fiche de planification de la rentrée scolaire

Elle est remplie dès le mois d’août par l’ensemble des acteurs de l’école (équipe-école et comités), lors de la réunion de planification de la rentrée scolaire. En face de chaque activité à conduire, on notera qui y partici -pera (en précisant quelles sont la ou les personnes responsables), quand elle doit se réaliser (date, heures, période), où elle aura lieu (salle de l’école, cour, hors de l’école, etc.) et de quels outils ou moyens on aura besoin pour la réaliser (matériel, équipement logistique, finances, etc.). Au cas où certaines activités à conduire n’apparaissent pas dans le tableau, on les inscrira dans les lignes laissées vierges à la fin. La fiche de planification sera affichée à l’école, de telle sorte qu’elle soit visible par tous. Au fur et à mesure que les activités seront réalisées, on cochera la case correspondante, dans la colonne « réalisé ». Cela permettra ainsi de voir rapidement où en est l’exécution des tâches.

Pourquoi l’utiliser ?

La rentrée scolaire est l’un des événements les plus importants de la vie de l’école, car du sérieux que le di -recteur mettra à l’organiser dépendra la réussite ou l’échec de l’année scolaire. Les vacances constituent un moment de rupture des contacts entre les élèves, les enseignants, le personnel administratif et l’école. Pen -dant ce temps de coupure, le visage de l’école change souvent : locaux sales, poussée des herbes sur la cour de l’école, budget de fonctionnement épuisé, etc. Il est donc impérieux qu’à la reprise des cours, toutes ces situations soient à nouveau régularisées et que les outils de travail soient apprêtés pour permettre à l’école de répartir sur de nouvelles bases.

Afin que la rentrée scolaire puisse avoir lieu à la date prévue et dans des conditions optimales, un certain nombre d’activités doivent être conduites avant l’ouverture des classes : informations des parents, nettoyage des locaux, achat des matériels et équipements, aménagement des salles de classe, réparation des manuels scolaires, remise aux enseignants des documents pédagogiques, etc. Ces différentes tâches ne peuvent être conduites par une seule personne : dans l’école, chaque acteur a en effet des missions et des rôles bien pré-cis. La fiche de planification de la rentrée scolaire permet ainsi de planifier les différentes activités à conduire

Notice pour la gestion administrative de l’école : 1- La gestion quotidienne de l’école 1

Gestion adminis-trative

avant la rentrée, en définissant les responsabilités de chaque acteur. Elle favorisera une bonne répartition des tâches et l’implication de tous les acteurs dans le processus, dans une logique participative.

Le règlement intérieur

Chaque année, avant la rentrée scolaire, le règlement intérieur doit être révisé, en présence de représen-tants de l’équipe-école et du comité de gestion. Le modèle proposé dans la mallette de gestion, inspiré du règlement du GPAS, reprend tous les éléments importants qui doivent être présents dans un règlement inté -rieur : responsabilités et obligations des différents acteurs, calendrier scolaire et horaires de classe, discipline, attitudes à avoir envers le matériel et l’environnement scolaire. En ce sens, il pourra servir de modèle à la ré-daction du règlement de l’école, tout en tenant compte des spécificités de celle-ci (ex : liens avec des parte-naires, double vacation, horaires des récréations, etc.). Une fois révisé, le directeur a la responsabilité d’en -voyer le règlement intérieur à l’inspection scolaire pour validation, avant de leur faire connaître à tous. Le rè -glement définitif devra d’ailleurs être signé par l’ensemble des acteurs de l’école (enseignants, comité de gestion, comité de parents et comité d’élèves).

Pourquoi l’utiliser ?

Toute relation entre deux personnes doit être soumise à un règlement, écrit ou non. Les règles sont en effet essentielles pour garantir le respect et la liberté de chaque individu. Plus il y a de gens ensemble, plus cela nécessite de règles pour que tous respectent la liberté de chacun. L’école, en tant qu’institution, doit se doter d’un règlement intérieur et le faire respecter, afin que tous les acteurs (maîtres, comités, parents, élèves) vivent en paix dans l’école et dans un climat favorable à l’apprentissage des élèves. En cas de conflit ou de dysfonctionnement dans l’école, le règlement indique qui est responsable et comment agir.

Le planning de surveillance de cour

Il est rempli dès le premier jour de la rentrée de septembre par l’ensemble de l’équipe pédagogique. Il per-met de planifier quel membre de l’équipe sera responsable d’organiser et de surveiller, chaque jour, l’entrée des classes, les récréations et la sortie. Les maîtres signent pour signifier leur accord. Il peut être mis à jour chaque mois ou chaque trimestre, selon le choix de l’établissement.

Pourquoi l’utiliser ?

Quand les élèves sont dans la cour, il est nécessaire qu’un membre de l’équipe-école soit présent pour les surveiller, afin d’éviter qu’un accident ne survienne pendant que les enfants jouent. Planifier la surveillance de la cour permet de mieux répartir les tâches entre tous les membres de l’équipe, mais aussi de s’assurer que chaque période d’entrée, de sortie ou de récréation se fait dans l’ordre et la discipline. La personne respon -sable s’assurera que les horaires sont respectés, fera passer les messages éventuels aux élèves, organisera la montée du drapeau et d’éventuels jeux pour les élèves lors des récréations.

La fiche de présence journalière des enseignants

Quand ils arrivent à l’école, les maîtres signent la fiche, et indiquent l’heure de leur arrivée, sous la supervi -sion du directeur. A la fin de la journée, ce dernier pourra ainsi vérifier la présence et la ponctualité des en -seignants chaque matin. Dans le cas où une absence est remplacée, le directeur indiquera le nom du rempla -çant dans la case correspondante, en face du nom du maître. Il pourra ainsi mieux contrôler le nombre total

Notice pour la gestion administrative de l’école : 1- La gestion quotidienne de l’école 2

de jours de cours qui ont été dispensés dans la classe pour le mois (il y a cours seulement si la classe a un maître – titulaire ou remplaçant –). Une nouvelle fiche sera utilisée chaque semaine.

Pourquoi l’utiliser ?

C’est grâce à cette fiche que le directeur pourra faire un bilan des retards et absences des maîtres chaque mois, chaque trimestre, chaque année, et juger ainsi de façon objective de la régularité et la ponctualité de chacun des enseignants.

La fiche de suivi journalier des effectifs

Chaque jour, le directeur notera les effectifs des élèves présents à l’école, par sexe et par niveau, dans la *fiche de suivi journalier des effectifs*. Pour cela, il se référera aux registres ou *fiches journalières d’appel des élèves* rempli(e)s chaque matin par les enseignants. Chaque fiche est valable pour une semaine.

Pourquoi l’utiliser ?

Cette fiche permet au directeur de l’école de savoir, au jour le jour, l’état des élèves présents dans son éta -blissement. Cela est particulièrement utile pour organiser la cantine scolaire de telle sorte que le nombre de plats préparés corresponde au nombre réel d’élèves présents à l’école. Par ailleurs, cette fiche peut être utile aux conseillers pédagogiques lors de leur suivi à l’école, notamment au moment de la rentrée scolaire ou des reprises des cours après les périodes de congés pour contrôler le respect du calendrier scolaire par les élèves et leur famille.

CONSEILS POUR L’ARCHIVAGE

Les outils relatifs à la gestion quotidienne de l’école seront classés, semaine par semaine, mois par mois, dans un cahier plastifié ou des chemises sur lequel on précisera l’année scolaire correspondante. On pourra insérer des intercalaires entre chaque type d’outils (plannings de surveillance de cour, fiches de présence journalière des enseignants, fiches de suivi journalier des effectifs, etc.). Les différents cahiers pourront être stockés dans l’école année après année, par exemple dans un grand carton d’archivage intitulé « Gestion quotidienne de l’école ».

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