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1
La formation spécifique fonctionnelle - Formulation de projets
Atlas dans les pays en crise
2
Agenda
Objectifs
Points d’integrationVue d'ensemble du processus
Elaboration du Projet
Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions
Approbation & Initiation
3
Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle
Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle:
• Des changements clefs sous le système de planification des ressources et leur impact sur les processus principaux
• Renforcez les compétences en termes du processus en mettant l’accent sur les points d'intégration
• Fournir un cadre pour une utilisation ultérieure de l’outil OnDemand
4
Nous utiliserons le cas du bureau de pays de Cofokama pour alimenter nos discussions
• Nous sommes le bureau de pays de Cofokama– Nous faisons face au défi énorme d’aider ce pays à se reconstruire suite à la lutte pour l’indépendance
• Cofokama a donc besoin de nombreuses personnes cultivées et qualifiées pour pouvoir reconstruire la région et gérer les affaires du pays à l’avenir
• Le bureau de pays de Cofokama veut lancer un projet d’education et de formation afin de :– fournir la formation professionnelle immédiate et à
court terme, et– développer la politique éducative & de formation au
Cofokama
5
Nous passerons par les étapes principales de gestion de projet pendant que nous élaborons un programme d’urgence d’education et de formation
Faire la demande de recrutement
Plan de travail
Financer le projet
Créer la proposition (copier la proposition & faire des modifications)
Réquisitionner les biens
Lancer le projet
Approuver le bon d’achat
Situation de projet
6
Agenda
Objectifs
Points d’integration
Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet
Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions
Approbation & Initiation
7
Quel lien entre la gestion des projets et le schéma intégré du bureau de pays?
Gestion et suivi du projetGestion et suivi du projet
Activer le projetActiver le projet
Finalisation du ProjetFinalisation du Projet
Financement du projetFinancement du projet
Elaboration du projetElaboration du projet
Gérer les contributions
Gérer les contributions
Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers
Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers
Gestion desévénements personnels
Gestion desévénements personnels
Gestion des événements professionnels
Gestion des événements professionnels
SéparationSéparation
Gérer les talents& la performanceGérer les talents& la performance
Gérer l’apprentissage
Gérer l’apprentissage
Gestion de la carrièreGestion de la carrière
Gestion postes vacantsGestion postes vacants
EmbaucherEmbaucher
Préparer & traiterle bon de commande
Préparer & traiterle bon de commande
Recevoir & accepterles biens ou servicesRecevoir & accepterles biens ou services
Gestion du patrimoineGestion du patrimoine
Initiative d’achat
Initiative d’achat
Gestion paiementsGestion paiements
Effectuer audits financiers
Effectuer audits financiers
Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats
Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers
Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers
Gestion des fournisseursGestion des fournisseurs
Traitement& salairesTraitement& salaires
Approuver un poste
Approuver un poste
Evaluation du projetEvaluation du projet
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facturationContratsComptes
À recevoir
GERER LES
CONTRIBUTIONS
GERER L’ACTIF DU PROJET (inventaire)
GestionDes biens
ActifActif
Actif
DETAILLLER LA PLANIFICATION 1
LE SUIVI DU PROJET
PROJETS
SUBVENTIONS
Grandlivre
Traitement& salaires
AchatsRéquisitions
Achatsréception
Comptes àpayer
AchatsBons
d’achat
Matching à 3
GERER LESDEPENSES
Embaucher /Recruter
Puisque toutes les activités découleront des projets, il est essentiel de comprendre comment divers éléments sont liés
9
Agenda
Objectifs
Points d’integration
Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet
Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions
Approbation & Initiation
10
Il y a 5 processus principaux dans la gestion des projets
La gestion des projetsLa gestion des projets
1. Elaboration du Projet1. Elaboration du Projet
Toutes les activités traitées par le PNUD doivent faire partie
d'un projet visant un résultat de
développement. Donc le terme
« project » en tant que tel dépasse les
activités de programmation
comme elles sont traditionnellement
définies par le PNUD, et
comprennent également des
projets de gestion.
Toutes les activités traitées par le PNUD doivent faire partie
d'un projet visant un résultat de
développement. Donc le terme
« project » en tant que tel dépasse les
activités de programmation
comme elles sont traditionnellement
définies par le PNUD, et
comprennent également des
projets de gestion.
2. Evaluation & octroi 2. Evaluation & octroi
3. Approbation & Initiation3. Approbation & Initiation
4. Gestion/suivi d’un Projet4. Gestion/suivi d’un Projet
5. Clôture d’un Projet 5. Clôture d’un Projet
6. Evaluation du Projet6. Evaluation du Projet
11
Chaque étape dans le processus de gestion de projet exigera des résultats spécifiques
La gestion des projetsLa gestion des projets
1. Elaboration du Projet1. Elaboration du Projet
2. Evaluation & octroi 2. Evaluation & octroi
3. Approbation & Initiation3. Approbation & Initiation
4. Gestion/suivi du Projet4. Gestion/suivi du Projet
5. Clôture du Projet 5. Clôture du Projet
Développement Gestion• Préparer la proposition de projet• Préparer l’accord descontributions
• plan annuel de gestion• Identifierles sources de financement
Résultats/ Rendement
• Rapport de projet final •Clôture Financière •Transfer d’inventaire • Remboursement
• Des rapports de projet hebdo. et mensuels• évaluation annuelle de projet • Audit •Budget modifié
• Doc. de projet signé• Initiation du projet
•Compte-rendu PAC & recommandations
• Rapport de projet final• rapport de clôture financier
• Lancer le projetdans le système• Initiation du projet
• Décision de financer la proposition
6. Evaluation du Projet6. Evaluation du Projet
Notre projet d’Education/Formation est un projet de développement
• Impact Assessment Report
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Il y a quelques changements principaux qui se produiront dans le domaine de la gestion des projets dans Atlas
La gestion des projetsLa gestion des projets
1. Elaboration du Projet1. Elaboration du Projet
2. Evaluation & octroi 2. Evaluation & octroi
3. Approbation & Initiation3. Approbation & Initiation
4. Gestion/suivi du Projet4. Gestion/suivi du Projet
5. Clôture du Projet 5. Clôture du Projet
• Un aperçu en temps réel de l’état du projet• Projection de l’état futur par rapport aux
données précédentes. • Suivi par catégories thématiques,
géographiques et financières• Révisions budgétaires au niveau plus
élevé (compte)
Changements dans Atlas
• Utilsez les modéles pour créer des propositions basés sur les expériences précédentes
• Budget centré sur les output des activités • activités standardisées• Suivi du pipeline
• Multi-financement
• Gestion des contributions• Approbation en ligne
6. Evaluation du Projet6. Evaluation du Projet
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Agenda
Objectifs
Points d’integration
Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet
Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions
Approbation & Initiation
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Vue d'ensemble de la formulation de projet (1/2)
• Une fois que des propositions de projet sont développées et passées en revue en interne, la proposition est soumise aux associés externes pour des considérations de financement
• Pendant cet étape les partenaires négocient les conditions et la proposition peut être modifiée
• Note : seulement les projets financés en externe doivent passer par un processus de négociation
Idée de Projet Proposition concrète Le PNUD discute l'idée avec les
parties prenantes, y compris les établissements
de financement
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Vue d'ensemble de la formulation de projet (2/2)
• Pendant le processus de négociation des conditions, les résultats des négociations doivent être passés en revue pour évaluer si les conditions sont viables - à ce stade les conditions ne doivent pas forcément être menées à bonne fin et peuvent être discutées plus tard en profondeur
• Cependant, il est important de passer en revue des conditions avant l'évaluation pour pouvoir identifier des champs où davantage de travail s’avère être nécessaire
16
Processus de Formulation de Projet
Préparer la Proposition
Définir le budget
Définir les activités
Définir le projet
Définir la propositio
n
Évaluation en interne
Approche axée sur les résultats
Négocier les conditions
Principaux changements
À détailler de façon très complète
Points d’integration
Siège
Budget centré sur les activités
Dépôt des propositions
Mise en projet
Senior Management
ONGsImplementing
AgencyGouvernmentDonateurs
À travers toutes les étapes de formulation de projet
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Définissons les caractéristiques principales de la proposition de projet d’Education/Formation
Activités Détails pour notre Projet
Région/unité responsable
Approbation? Si oui, par qui?
Définir le projet potentiel
Noter les principales lignes du projet proposé
Document à remplir par le groupe en utilisant les informations de la mise en situation dans le bureau de pays
Préparer la Proposition
Définir le
budget
Définir les activités
Définir le projet
Définir la propositio
n
Évaluation en interne
Négocier les conditions
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Au lieu de repartir à zéro, entrons dans PS pour voir si une proposition semblable existe que nous pourrons copier
Pour copier une proposition
Nous chercherons dans les modèles de la proposition pour en trouver une qui soit semblable à la nôtre
Si nous en trouvons un qui nous convient, Choisir les projets et activités à copier Copier la proposition et la modifier si
besoin est si nous ne trouvons pas une proposition
souhaitable, alors nous créerons une nouvelle proposition
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OnDemand comprend 4 étapes – examinons les trois premiers dans notre recherche de copie de proposition pour notre projet
Voyez-le!
Connaissez-le!
Faites-le!
Essayez-le!
4ème étape à réaliser une fois le système est ‘live’
Comment faire
20
Copier une proposition dans l’application OnDemand
• Pour copier une proposition:• Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project management • Project Funding Negotiation • Mobilize Non-Core Resources• Create new Non Core Proposal by copying
• Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir copier la proposition
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1. Find Proposal
Template & Copy3. Update
Location
2. Update Proposal
Header Infor.4. Upload Proposal
Text done in Word
5. Update/Create
Activities6. Define F&A
7. Define Budget
Periods
8. Enter Detailed
Budget
Grants>Proposals
Copy ProposalGrants>Proposal Location Tab Document Tab
Description•Description of the purpose and objective of the process•Any difference from past practices
Click Here to Access Relevant Details on (to be available as links):•1. Relevant Policies, Regulations and Rules •2. Procedures•3. Inputs•4. Deliverables•5. Roles and Responsibilities•6. Templates and Forms•7. Additional Information and Tools•8. Lessons and Knowledge from Experience•9. On the Drawing Board / unresolved issues•10. Glossary List•11. FAQ
Process Flow
Name of Role Responsibilities
e.g. Program Assistant Description of Responsibilities of Program Assistant
Proposals
Capture Proposal Data
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Améliorations principales à la définition de la proposition avec Atlas
Changements avec Atlas (y compris futures vagues)
Avantage
Modéles de projet de développement avec liens automatiques aux bases de données des donateurs
Efficacité renforcée de la proposition grâce au stockage et à la récupération systématiques des données de la proposition
L‘accord/contrat (Award) est mis à jour avec les données de la proposition (y compris l'information financière et liée aux activités) et est incorporé aux budgets et au plan de travail du projet
Permet au personnel de projet de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée en automatisant les tâches courantes
Dépôt téléchargeable centralisé de tous les documents de projet
Efficacité renforcée du projet en rendant ses informations plus faciles d’accès
Préparer Proposition
Définir budget
Définir activités
Définir projet
Définir propositio
n
Évaluation en interne
Négocier les conditions
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Vue d'ensemble du projet– détailler la hiérarchie du projet
Toutes les transactions sont suivies et rapportées dans les projets à ce niveau
Ressource
Activité
Projet
CO
Définition PeopleSoft
Entité Opérationnelle
Fournit la structure pour une activité
Analyse des tâches – les taux F&A sont assignables à ce niveau
Budgets sont faits au niveau des activités
Ressources allouées aux différentes activités
Un résultat est obtenu grâce une série
d'activités
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Maintenant créons le budget pour le projet –pour ce faire nous devons définir d'abord les activités
Préparer la Proposition
Définir le budget
Définir les activités
Définir le projet
Définir la propositio
n
Mener uneÉvaluation en interne
Négocier les conditions
Le budget s’effectue au niveau des activités
25
Nom de l'activité (description)
Durée de l'activité (calcul approximatif)
Budget de l'activité (budget total pour l'activité)
Périodes
Budgétaires
Taux de rétablissement des coûts (taux FA & taux de base)
1.
2.
3.
Cas à remplir par le groupe - en utilisant les informations de la mise en situation dans le bureau de pays
Définir les activités et le budget pour la proposition (1/2)
Définir les Activités
Préparer Proposition
Définir le budget
Définir les activités
Définir le projet
Définir la propositio
n
Évaluation en interne
Négocier les conditions
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Des projets peuvent être fractionnés en périodes budgétaires multiples - un budget doit être clôturé le dernier jour de l'année ou le dernier jour du projet
• Vous pouvez fractionner la durée du projet en périodes budgétaires multiples, du moment que vous clôturez un budget au dernier jour du projet ou le 31 décembre de l'année
• Par exemple, un budget prévu du 1er octobre jusqu’au 31 janvier de l'année suivante doit être fractionné en deux budgets - un pour le 1er octobre jusqu’au 31 décembre et un autre du 1er janvier jusqu’au 31 janvier .
• La première période budgétaire doit commencer le même jour que le projet
• La date limite pour la dernière période budgétaire doit être le 31 décembre ou le dernier jour de ce projet
• Un projet peut avoir un certain nombre d'activités ; dans l'exemple ci-dessus des activités auraient pu avoir lieu au cours de la première période budgétaire seulement, au cours de la deuxième période seulement, ou au cours des deux périodes
27
Nom de l'activité (description)
Entrées nécessaires
pour chaque activité
Coût approximatif pour financer chaque entrée
Qui financera
chaque activité
Pour la partie à la charge du PNUD, quel département paye la part des coûts
1. • • •
• • •
2. • • •
• • •
3. • • •
• • •
Cas à remplir par le groupe - en utilisant les informations de la mise en situation dans le bureau de pays
Définir le budget
Préparer la Proposition
Définir le budget
Définir les activités
Définir le projet
Définir la propositio
n
Mener uneÉvaluation en interne
Négocier les conditions
Déterminer le financement du projet – la partie financée
par le PNUD ou par des donateurs
Définir les activités et le budget pour la proposition(2/2)
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Le plan de travail annuel (AWP) remplacera l’actuel document de projet
Le plan de travail annuel (AWP) contient :
• Output-produit prévu précisant:
• Les objectifs annuels
• Activités pour atteindre l’output précisant:
• Le temps nécessaire pour mener à terme les activités
• Objectifs réalisables par rapport à l’activité
• Ressources prévues précisant:
• Personne responsable
• La source des fonds
• Description budgétaire
• Montant du budget
AWP aura une page de couverture qui devrait se rapporter aux résultats appropriés d'UNDAF, les résultats de CP, et les output du projet en plus d’une section narrative
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Le Format proposé du budget– proposition de S&H
Plan annuel de projet
Année ____________
Timing BUDGET PREVU
Output prévus
Précisez les rendements que le projet est censé atteindre/faciliter – ajoutez tout repère/indicateur approprié
Activités clé/
Objectifs annuels de rendement
Enumérez toutes les activités visant le rendement indiqué
Q1
Q2
Q3
Q4
PARTIE RESPO
NSABLE Origine des
fonds
Description
Budgétaire
Montant
Nécessite de définitions précises
des Output
Activités multiples pour soutenir la livraison d'un output
Sources de financement identifiées
par ligne budgétaire
30
Year: 2004Dépt: HondurasTitre du projet : Gouvernance DémocratiquePartenaire exécutant: Congress
Proj ID Rendement prévu Activités clé Personne responsableQ1 Q2 Q3 Q4 Fonds DonateurDescription Budgétaire Montant
ID justification d'EXT Descr de l'activité Act_SCH Fonds de l'organisme exécutantDonateurN° de compte / Cat Budgétaire
1234 réforme législative Entretien du parti poitique x x Congress 30000 10015 700102 Consultant 300 000
pour rehausser la transparence du Congress 30000 10015 700000 Matériels 20 000processus juridique Préparation des lois x x Congress 30000 10015 700000 Déplacements 100 000
Congress 30000 10015 700000 Consultant 500 000Discussion du projet de loi x x Congress 30000 10015 700000Materials 20 000
Congress 30000 10015 700000 Service 50 000Congress 30000 10015 700000 DSA seminar 80 000
campagne médiatique x Congress 30000 10015 700000 Service 100 000TOTAL 1 170 000
1300 Des outils de communicationpréparer la stratégie de x Congress 30000 10015 700000 Consultant 300 000y compris le site du congress ,communication Congress 30000 10015 700000 Matériels 20 000création d'un réseau médiatiqueLegislation Design x Congress 30000 10015 700000 Déplacements 100 000
Congress 30000 10015 700000 Consultant 500 000Préparation des lois x Congress 30000 10015 700000 Matériels 20 000
Congress 30000 10015 700000 Service 50 000Congress 30000 10015 700000 DSA pour les partcicipants80 000
campagne médiatique x Congress 30000 10015 700000 Service 100 000TOTAL 1 170 000
Activités de suivi Time FrameLapse de temps1234 Suivi/Visite sur le terrain Congress 30000 10015 700000 Consultant 30 0001300 Suivi/Visite sur le terrain Congress 30000 10015 700000 Consultant 20 000
Congress 30000 10015 700000 Déplacements 30 000TOTAL 80 000GRAND TOTAL 2 420 000
Lapse de temps Budget
Conception du document budgétaire pour PS
Final report format may vary
Fonds/Donateurs détails des
Origine des fonds
Description des lignes de budget
ExampleExemple
Ressources liées à l'activité :
budget centré sur l’activité
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Créons le plan annuel de projet et le budget associé pour notre projet d’urgence d’éducation et de formation
Indication prévue
des rendeme
nts
Activités clé/ Objectifs
annuels de rendement
Timing Partie responsable
Budget prévu
Q1 Q2 Q3 Q4 Origine
Des fonds
Description
Du budget
Montant
Activités de suivi Lapse de temps Personne responsable
Budget
Q1 Q2 Q3 Q4 Origine
Des fonds
Description
Du budget
Montant
Modéle à remplir par les équipes
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Nous devons modifier la proposition que nous avons copiée - elle n’est pas conforme à notre projet proposé
• Maintenant que nous avons défini notre budget, nous devons modifier notre budget de proposition pour refléter l’audience cible par rapport au projet de formation professionnelle pour les réfugiés basés à Pasa
Passons à OnDemandpour modifier le budget
de la proposition
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Modification d’une proposition dans OnDemand
• Modification d’une proposition• Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management• Cliquez sur Project Formulation • Cliquez sur Define Activity• Cliquez sur Define Activity• Ensuite Define Budget
• Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir mettre à jour les activités, les periodes et les détails du budget* FA au niveau activité
34
Pendant le processus de formulation de projet il y a quelques tâches principales que le chef de projet doit accomplir(1/2)
La proposition est un ensemble « vivant » d'information du moment elle est saisie dans le module de subventions de PS, jusqu’à ce qu’elle soit prête à être soumise au PAC pour l'acceptation. Pendant ce temps, le chef de projet accomplit les tâches suivantes :
1. Passer en revue l'ébauche du document de projet pour évaluer la viabilité du projet en termes de politiques, dispositifs de gestion et institutionnels, de budget, des dispositions sur le rapport final et les coûts de soutien.
2. Élaborer une note d'analyse d'exécution (Implementation Analysis Note ) et la recommandation pour son acceptation par le Comité d'acceptation de projet (PAC) de l'UNOPS, en consultant, selon les besoins, les autres divisions/Project Managers ayant de l’expérience sur les projets semblables.
3. S'assurer que la lettre d’accord de l’organisme de coopération (ou associée), le cas échéant, se conforme au texte standard.
35
4. Estimer le coût des services et vérifier l'adéquation du coût de soutien proposé.
5. Vérifier que ses recommandations/suggestions ont été incorporés dans le document de projet, dans les cas où le P.M. avait participé à la formulation de projet.
6. Conseiller le client de la décision d'UNOPS sur l'acceptation, indiquant les réservations/conditions qui ont été émises.
7. Action de suivi pour signer et échanger les documents de projet avec le client et le gouvernement donataire.
Tous les documents appropriés seront joints et l'information sera saisie dans la proposition appropriée dans le module de subventions d’Atlas (Award).
Pendant le processus de formulation de projet il y a quelques tâches principales que le chef de projet doit accomplir(2/2)
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Cette approche à la formulation des projets est plus structurée que celle à laquelle nous sommes accoutumés
• Nous documenterons des idées plus tôt
– Ceci permettra à toute l'unité de programme, et au Senior Management de savoir quels projets sont en cours de réalisation
• Ceci mettra en place une approche standard structurée pour la formulation de projet à travers le PNUD
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Agenda
Objectifs
Points d’integration
Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet
Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions
Approbation & Initiation
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Vue d’ensemble de l’évaluation et l’octroi du projet
Le processus de l’évaluation et de l’octroi prépare un projet pour le lancement avant l'approbation de projet
Une fois qu'une proposition est évaluée positivement, une série de tâches sera déclenchée pour fournir des définitions détaillées de projet (telle que l’équipe de projet) et la définition du niveau des ressources (tels que les dispositifs d'exécution)
Ce processus est critique pour s'assurer que le projet est prêt à être lancé une fois qu’il est approuvé
39
l’évaluation et l’octroi du projet
Planification
Des activités
Détails duprojet
Financement
Autorisation
EvaluationDétails du
budget
Contrôle desengagements
Principales modifications
A détailler de façon complèteSeuls les projets de
développement passent par l'évaluation (PAC)
Points d’Integration
SiègeSenior
ManagementONGs
Implementing Agency
GouvernmentDonateurs
A travers tous les étapes de l’évaluation & l’octroi du projet
Plan comptable
Financementvia des donateurs
multiples
Autorisationélectronique
Finances Finances
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La proposition est approuvée au cours de l'étape d'évaluation
Approbation de la proposition– Tous les dépositaires principaux (Stakeholder) devraient approuver la proposition
• D'abord il devrait y avoir un examen en interne de la proposition(pré-PAC; PAC - Commission d‘évaluation de Projet)
• Suivi par l’invitation des dépositaires principaux (tels que le gouvernement et les donateurs potentiels) à la réunion de PAC
– PAC débute avec une proposition de projet et se termine par une décision si oui ou non le projet sera réalisé– La proposition est mise à jour et modifiée selon les besoins
Passons à OnDemandpour soumettre la
Proposition à l’approbation
41
Soumettant la proposition pour approbation dans OnDemand
• Soumettant la proposition pour approbation:• Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management• Cliquez sur Project Formulation • Cliquez sur Prepare project proposal• Cliquez sur Approve pre proposal
• Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir soumettre la proposition pour évaluation
42
Celui qui est chargé de donner l'approbation et le donateur doivent alors approuver la proposition
• Pour l’évaluation et octroi (Appraisal and Award)Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management• Cliquez sur Appraise & Award a Project• Cliquez sur Appraise a project• Cliquez sur Upload PAC doc and Submit for approval
Ici on vous montrera tous les étapes pour soummettre à approbation la proposition
43
Nous pouvons maintenant créer le projet de la proposition approuvée
• Ouvrez OnDemand pour créer le projet à partir de la proposition approuvée:
Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management• Cliquez sur Appraise & Award a Project• Cliquez sur Appraise a project• Cliquez sur Generate Award• Ensuite set project status/Set Grants Milestones/Finalyze Project
Budget/Define Project Output Target/Define Activity Schedule/Define Activity Quality Target• Ici on vous montrera toutes les étapes pour pouvoir générer la proposition
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Le financement du projet et l’échéancier des contributions est une responsabilité partagée entre l’équipe de projet et des finances
Activités
– Mettre au point les détails de financement• L‘Union européenne a déjà accepté de financer notre projet
– Préparez l'accord des contributions• L’accords des contributions a été signés maintenant ; nous pouvons donc commencer à saisir l’échéancier de paiement des contributions reçues
Planification
Des activités
Détails duprojet
Financement
AwardEvaluationDétails du
budget
45
Agenda
Objectifs
Points d’integration
Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet
Evaluation & octroi (Award)
Gestion des contributions
Approbation & Initiation
46
La gestion des fonds/comptes à recevoir
Réception des fonds inscrits
dans le système
Principales modifications
Points d’intégration
Equipe PM
Le processus de la gestion des contributions
Réceptionner et enregistrer le paiement
Créer le solde A/R
(fonds)
l’échéancier des
contributions
Effectuer le paiement
articles en suspens et suivi des donateurs
A détailler de façon complète
Equipe PM Donateurs
Services bancaires en ligne
Financement multiple
Mise en projet
Plan comptable
47
Trois étapes: 1. Échéancier de remboursement des contributions
• Saisie de l’échéancier de remboursement des contributions dans OnDemand• Cherchez http://ondemandweb.undp.org>Financial resource Management>Manage Contributions>Manage Pending Items>Enter Receivable payment schedule
• Ici on vous montrera comment saisir l’échéancier du remboursement des contributions
48
2. La réception des fonds d’un donateur
• Lorsqu’un paiement est reçu d'un donateur, il doit être saisi dans le système en tant que partie d’un crédit et ensuite être appliqué comme paiement contre un article de comptes à recevoir (A/R)
• Ce processus consiste à recevoir les fonds sur un compte bancaire et à saisir le dépot dans la module A/R – après que les informations de réception et de référence soient saisies et le dépôt (crédit) est enregistré et approuvé, le système crée les écritures comptables équilibrées ; l'argent comptant est débité et le compte de contrôle de l'argent comptant (cash control) est crédité
• Dans Atlas, un dépot comprend tous les paiements que vous groupez pour effectuer le traitement - vous pouvez appliquer un paiement aux articles multiples pour un client simple ou aux articles multiples pour différents clients, même à travers les centres d’activité (Business Units)
49
Nous avons reçu le premier acompte de l’UE pour notre projet
• Notre banque nous a informé de l’arrivée d’un paiement de l’UE
• Il faut saisir le paiement dans Atlas
Passons à OnDemand pour enregistrer le crédit dans
les comptes à recevoir
50
L’enregistrement d’un dépot dans OnDemand
• Maintenant nous allons enregistrer le Dépot que nous avons reçu dans OnDemand
• Cherchez http://ondemandweb.undp.org>Financial resource Management>Manage Contributions >Record Cash receipts>Record Direct Journal deposit
Ici on vous montrera comment enregistrer un crédit
51
3. L’application du paiement
• Après avoir enregistré le dépot dans le système, il doit être appliqué à un client ou à un article A/R existant tel qu’un paiement - ceci s’effectue en utilisant une feuille de travail de paiement, qui emploie les informations sur les clients et les articles pour appliquer les paiements
• Le système crée une feuille de travail pour chaque paiement, et non une pour chaque dépot. Chaque dépot peut contenir des paiements multiples
• Après avoir indiqué l'action de postage à la page d'action de la feuille de travail, le processus de mise à jour des sommes à recevoir doit être lancé pour afficher les paiements et pour créer les écritures comptables
52
Nous devons appliquer notre paiement de l'UE dans Atlas
Cherchez http://ondemandweb.undp.org
Financial resource Management>Manage Contributions>Apply payment>Apply USD Payment
• Ici on vous montrera comment appliquer un paiement
53
Agenda
Objectifs
Points d’integration
Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet
Evaluation & octroi (Award)
Gestion des contributions
Approbation & Initiation
54
Vue d'ensemble de l'approbation et du lancement de projet
L'approbation et le lancement d'un projet constitue un engagement pour mettre en application ce projet
Il est formalisé par la signature des documents par des représentants du PNUD, du gouvernement, des donateurs et d'autres organismes appropriés
55
l'approbation et du lancement de projet
Lancer le projet
Approuver le projet
Finalyserle document de
projetPrincipales modifications
A détailler de façon complète
A travers toutes les étapes Atlas organise et enregistre les différentes
tâches et décisions - la documentation est donc prete; mais vous devez
télécharger l'accord juridique
Points d’integration
Approbationélectronique
Donateurs
Documentsélectroniques
Senior
Finances
Siège
Gouvernment
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Approbation du Projet
Activités pour approuver le projet
– Toutes les parties se sont mis d’accord sur le projet– Vérifiez que la documentation du projet dans le système se conforme à toutes les conditions d'approbation – Maintenant, nous devons saisir la justification et l'approbation de projet pour pouvoir lancer le projet
Passons à OnDemand pour préparer
le projet pour l'approbation
financière
Lancer le projet
Approuver le projet
Finalyserle document de
projet
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Préparer le projet pour l'approbation financière
Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management
>Approval and Initiation>>Approve a Project>Post Budget• Ensuite Change Project Status
Ici on vous montrera tous les étapes pour
pouvoir approuver et lancer le projet
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Nous venons de recevoir la première contribution de l’Union européenne
• Nous avons reçu le premier acompte pour notre projet
de l‘UE• L'équipe des finances a enregistré le paiement dans
Atlas
• Nous avons maintenant des fonds disponibles pour lancer le projet !
Enregistrement du dépôt dans les comptes à recevoir
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Questions-réponses