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1 La formation spécifique fonctionnelle - Formulation de projets Atlas dans les pays en crise

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La formation spécifique fonctionnelle - Formulation de projets

Atlas dans les pays en crise

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Agenda

Objectifs

Points d’integrationVue d'ensemble du processus

Elaboration du Projet

Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions

Approbation & Initiation

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3

Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle

Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle:

• Des changements clefs sous le système de planification des ressources et leur impact sur les processus principaux

• Renforcez les compétences en termes du processus en mettant l’accent sur les points d'intégration

• Fournir un cadre pour une utilisation ultérieure de l’outil OnDemand

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Nous utiliserons le cas du bureau de pays de Cofokama pour alimenter nos discussions

• Nous sommes le bureau de pays de Cofokama– Nous faisons face au défi énorme d’aider ce pays à se reconstruire suite à la lutte pour l’indépendance

• Cofokama a donc besoin de nombreuses personnes cultivées et qualifiées pour pouvoir reconstruire la région et gérer les affaires du pays à l’avenir

• Le bureau de pays de Cofokama veut lancer un projet d’education et de formation afin de :– fournir la formation professionnelle immédiate et à

court terme, et– développer la politique éducative & de formation au

Cofokama

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Nous passerons par les étapes principales de gestion de projet pendant que nous élaborons un programme d’urgence d’education et de formation

Faire la demande de recrutement

Plan de travail

Financer le projet

Créer la proposition (copier la proposition & faire des modifications)

Réquisitionner les biens

Lancer le projet

Approuver le bon d’achat

Situation de projet

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Agenda

Objectifs

Points d’integration

Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet

Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions

Approbation & Initiation

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Quel lien entre la gestion des projets et le schéma intégré du bureau de pays?

Gestion et suivi du projetGestion et suivi du projet

Activer le projetActiver le projet

Finalisation du ProjetFinalisation du Projet

Financement du projetFinancement du projet

Elaboration du projetElaboration du projet

Gérer les contributions

Gérer les contributions

Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers

Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers

Gestion desévénements personnels

Gestion desévénements personnels

Gestion des événements professionnels

Gestion des événements professionnels

SéparationSéparation

Gérer les talents& la performanceGérer les talents& la performance

Gérer l’apprentissage

Gérer l’apprentissage

Gestion de la carrièreGestion de la carrière

Gestion postes vacantsGestion postes vacants

EmbaucherEmbaucher

Préparer & traiterle bon de commande

Préparer & traiterle bon de commande

Recevoir & accepterles biens ou servicesRecevoir & accepterles biens ou services

Gestion du patrimoineGestion du patrimoine

Initiative d’achat

Initiative d’achat

Gestion paiementsGestion paiements

Effectuer audits financiers

Effectuer audits financiers

Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats

Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers

Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers

Gestion des fournisseursGestion des fournisseurs

Traitement& salairesTraitement& salaires

Approuver un poste

Approuver un poste

Evaluation du projetEvaluation du projet

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facturationContratsComptes

À recevoir

GERER LES

CONTRIBUTIONS

GERER L’ACTIF DU PROJET (inventaire)

GestionDes biens

ActifActif

Actif

DETAILLLER LA PLANIFICATION 1

LE SUIVI DU PROJET

PROJETS

SUBVENTIONS

Grandlivre

Traitement& salaires

AchatsRéquisitions

Achatsréception

Comptes àpayer

AchatsBons

d’achat

Matching à 3

GERER LESDEPENSES

Embaucher /Recruter

Puisque toutes les activités découleront des projets, il est essentiel de comprendre comment divers éléments sont liés

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Agenda

Objectifs

Points d’integration

Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet

Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions

Approbation & Initiation

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Il y a 5 processus principaux dans la gestion des projets

La gestion des projetsLa gestion des projets

1. Elaboration du Projet1. Elaboration du Projet

Toutes les activités traitées par le PNUD doivent faire partie

d'un projet visant un résultat de

développement. Donc le terme 

« project » en tant que tel dépasse les

activités de programmation

comme elles sont traditionnellement

définies par le PNUD, et

comprennent également des

projets de gestion.

Toutes les activités traitées par le PNUD doivent faire partie

d'un projet visant un résultat de

développement. Donc le terme 

« project » en tant que tel dépasse les

activités de programmation

comme elles sont traditionnellement

définies par le PNUD, et

comprennent également des

projets de gestion.

2. Evaluation & octroi 2. Evaluation & octroi

3. Approbation & Initiation3. Approbation & Initiation

4. Gestion/suivi d’un Projet4. Gestion/suivi d’un Projet

5. Clôture d’un Projet 5. Clôture d’un Projet

6. Evaluation du Projet6. Evaluation du Projet

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Chaque étape dans le processus de gestion de projet exigera des résultats spécifiques

La gestion des projetsLa gestion des projets

1. Elaboration du Projet1. Elaboration du Projet

2. Evaluation & octroi 2. Evaluation & octroi

3. Approbation & Initiation3. Approbation & Initiation

4. Gestion/suivi du Projet4. Gestion/suivi du Projet

5. Clôture du Projet 5. Clôture du Projet

Développement Gestion• Préparer la proposition de projet• Préparer l’accord descontributions

• plan annuel de gestion• Identifierles sources de financement

Résultats/ Rendement

• Rapport de projet final •Clôture Financière •Transfer d’inventaire • Remboursement

• Des rapports de projet hebdo. et mensuels• évaluation annuelle de projet • Audit •Budget modifié

• Doc. de projet signé• Initiation du projet

•Compte-rendu PAC & recommandations

• Rapport de projet final• rapport de clôture financier

• Lancer le projetdans le système• Initiation du projet

• Décision de financer la proposition

6. Evaluation du Projet6. Evaluation du Projet

Notre projet d’Education/Formation est un projet de développement

• Impact Assessment Report

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Il y a quelques changements principaux qui se produiront dans le domaine de la gestion des projets dans Atlas

La gestion des projetsLa gestion des projets

1. Elaboration du Projet1. Elaboration du Projet

2. Evaluation & octroi 2. Evaluation & octroi

3. Approbation & Initiation3. Approbation & Initiation

4. Gestion/suivi du Projet4. Gestion/suivi du Projet

5. Clôture du Projet 5. Clôture du Projet

• Un aperçu en temps réel de l’état du projet• Projection de l’état futur par rapport aux

données précédentes. • Suivi par catégories thématiques,

géographiques et financières• Révisions budgétaires au niveau plus

élevé (compte)

Changements dans Atlas

• Utilsez les modéles pour créer des propositions basés sur les expériences précédentes

• Budget centré sur les output des activités • activités standardisées• Suivi du pipeline

• Multi-financement

• Gestion des contributions• Approbation en ligne

6. Evaluation du Projet6. Evaluation du Projet

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Agenda

Objectifs

Points d’integration

Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet

Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions

Approbation & Initiation

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Vue d'ensemble de la formulation de projet (1/2)

• Une fois que des propositions de projet sont développées et passées en revue en interne, la proposition est soumise aux associés externes pour des considérations de financement

• Pendant cet étape les partenaires négocient les conditions et la proposition peut être modifiée

• Note : seulement les projets financés en externe doivent passer par un processus de négociation

Idée de Projet Proposition concrète Le PNUD discute l'idée avec les

parties prenantes, y compris les établissements

de financement

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Vue d'ensemble de la formulation de projet (2/2)

• Pendant le processus de négociation des conditions, les résultats des négociations doivent être passés en revue pour évaluer si les conditions sont viables - à ce stade les conditions ne doivent pas forcément être menées à bonne fin et peuvent être discutées plus tard en profondeur

• Cependant, il est important de passer en revue des conditions avant l'évaluation pour pouvoir identifier des champs où davantage de travail s’avère être nécessaire

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Processus de Formulation de Projet

Préparer la Proposition

Définir le budget

Définir les activités

Définir le projet

Définir la propositio

n

Évaluation en interne

Approche axée sur les résultats

Négocier les conditions

Principaux changements

À détailler de façon très complète

Points d’integration

Siège

Budget centré sur les activités

Dépôt des propositions

Mise en projet

Senior Management

ONGsImplementing

AgencyGouvernmentDonateurs

À travers toutes les étapes de formulation de projet

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Définissons les caractéristiques principales de la proposition de projet d’Education/Formation

Activités Détails pour notre Projet

Région/unité responsable

Approbation? Si oui, par qui?

Définir le projet potentiel

Noter les principales lignes du projet proposé

Document à remplir par le groupe en utilisant les informations de la mise en situation dans le bureau de pays

Préparer la Proposition

Définir le

budget

Définir les activités

Définir le projet

Définir la propositio

n

Évaluation en interne

Négocier les conditions

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Au lieu de repartir à zéro, entrons dans PS pour voir si une proposition semblable existe que nous pourrons copier

Pour copier une proposition

Nous chercherons dans les modèles de la proposition pour en trouver une qui soit semblable à la nôtre

Si nous en trouvons un qui nous convient, Choisir les projets et activités à copier Copier la proposition et la modifier si

besoin est si nous ne trouvons pas une proposition

souhaitable, alors nous créerons une nouvelle proposition

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OnDemand comprend 4 étapes – examinons les trois premiers dans notre recherche de copie de proposition pour notre projet

Voyez-le!

Connaissez-le!

Faites-le!

Essayez-le!

4ème étape à réaliser une fois le système est ‘live’

Comment faire

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Copier une proposition dans l’application OnDemand

• Pour copier une proposition:• Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project management • Project Funding Negotiation • Mobilize Non-Core Resources• Create new Non Core Proposal by copying

• Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir copier la proposition

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1. Find Proposal

Template & Copy3. Update

Location

2. Update Proposal

Header Infor.4. Upload Proposal

Text done in Word

5. Update/Create

Activities6. Define F&A

7. Define Budget

Periods

8. Enter Detailed

Budget

Grants>Proposals

Copy ProposalGrants>Proposal Location Tab Document Tab

Description•Description of the purpose and objective of the process•Any difference from past practices

Click Here to Access Relevant Details on (to be available as links):•1.      Relevant Policies, Regulations and Rules •2.      Procedures•3.      Inputs•4.      Deliverables•5.      Roles and Responsibilities•6.      Templates and Forms•7.      Additional Information and Tools•8.      Lessons and Knowledge from Experience•9.  On the Drawing Board / unresolved issues•10. Glossary List•11. FAQ

Process Flow

Name of Role Responsibilities

e.g. Program Assistant Description of Responsibilities of Program Assistant

Proposals

Capture Proposal Data

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Améliorations principales à la définition de la proposition avec Atlas

Changements avec Atlas (y compris futures vagues)

Avantage

Modéles de projet de développement avec liens automatiques aux bases de données des donateurs

Efficacité renforcée de la proposition grâce au stockage et à la récupération systématiques des données de la proposition

L‘accord/contrat (Award) est mis à jour avec les données de la proposition (y compris l'information financière et liée aux activités) et est incorporé aux budgets et au plan de travail du projet

Permet au personnel de projet de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée en automatisant les tâches courantes

Dépôt téléchargeable centralisé de tous les documents de projet

Efficacité renforcée du projet en rendant ses informations plus faciles d’accès

Préparer Proposition

Définir budget

Définir activités

Définir projet

Définir propositio

n

Évaluation en interne

Négocier les conditions

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Vue d'ensemble du projet– détailler la hiérarchie du projet

Toutes les transactions sont suivies et rapportées dans les projets à ce niveau

Ressource

Activité

Projet

CO

Définition PeopleSoft

Entité Opérationnelle

Fournit la structure pour une activité

Analyse des tâches – les taux F&A sont assignables à ce niveau

Budgets sont faits au niveau des activités

Ressources allouées aux différentes activités

Un résultat est obtenu grâce une série

d'activités

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Maintenant créons le budget pour le projet –pour ce faire nous devons définir d'abord les activités

Préparer la Proposition

Définir le budget

Définir les activités

Définir le projet

Définir la propositio

n

Mener uneÉvaluation en interne

Négocier les conditions

Le budget s’effectue au niveau des activités

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Nom de l'activité (description)

Durée de l'activité (calcul approximatif)

Budget de l'activité (budget total pour l'activité)

Périodes

Budgétaires

Taux de rétablissement des coûts (taux FA & taux de base)

1.

2.

3.

Cas à remplir par le groupe - en utilisant les informations de la mise en situation dans le bureau de pays

Définir les activités et le budget pour la proposition (1/2)

Définir les Activités

Préparer Proposition

Définir le budget

Définir les activités

Définir le projet

Définir la propositio

n

Évaluation en interne

Négocier les conditions

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Des projets peuvent être fractionnés en périodes budgétaires multiples - un budget doit être clôturé le dernier jour de l'année ou le dernier jour du projet

• Vous pouvez fractionner la durée du projet en périodes budgétaires multiples, du moment que vous clôturez un budget au dernier jour du projet ou le 31 décembre de l'année

• Par exemple, un budget prévu du 1er octobre jusqu’au 31 janvier de l'année suivante doit être fractionné en deux budgets - un pour le 1er octobre jusqu’au 31 décembre et un autre du 1er janvier jusqu’au 31 janvier .

• La première période budgétaire doit commencer le même jour que le projet

• La date limite pour la dernière période budgétaire doit être le 31 décembre ou le dernier jour de ce projet

• Un projet peut avoir un certain nombre d'activités ; dans l'exemple ci-dessus des activités auraient pu avoir lieu au cours de la première période budgétaire seulement, au cours de la deuxième période seulement, ou au cours des deux périodes

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Nom de l'activité (description)

Entrées nécessaires

pour chaque activité

Coût approximatif pour financer chaque entrée

Qui financera

chaque activité

Pour la partie à la charge du PNUD, quel département paye la part des coûts

1. • • •

• • •

2. • • •

• • •

3. • • •

• • •

Cas à remplir par le groupe - en utilisant les informations de la mise en situation dans le bureau de pays

Définir le budget

Préparer la Proposition

Définir le budget

Définir les activités

Définir le projet

Définir la propositio

n

Mener uneÉvaluation en interne

Négocier les conditions

Déterminer le financement du projet – la partie financée

par le PNUD ou par des donateurs

Définir les activités et le budget pour la proposition(2/2)

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Le plan de travail annuel (AWP) remplacera l’actuel document de projet

Le plan de travail annuel (AWP) contient :

• Output-produit prévu précisant:

• Les objectifs annuels

• Activités pour atteindre l’output précisant:

• Le temps nécessaire pour mener à terme les activités

• Objectifs réalisables par rapport à l’activité

• Ressources prévues précisant:

• Personne responsable

• La source des fonds

• Description budgétaire

• Montant du budget

AWP aura une page de couverture qui devrait se rapporter aux résultats appropriés d'UNDAF, les résultats de CP, et les output du projet en plus d’une section narrative

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Le Format proposé du budget– proposition de S&H

Plan annuel de projet

Année ____________

Timing BUDGET PREVU

Output prévus

Précisez les rendements que le projet est censé atteindre/faciliter – ajoutez tout repère/indicateur approprié

Activités clé/

Objectifs annuels de rendement

Enumérez toutes les activités visant le rendement indiqué

Q1

Q2

Q3

Q4

PARTIE RESPO

NSABLE Origine des

fonds

Description

Budgétaire

Montant

Nécessite de définitions précises

des Output

Activités multiples pour soutenir la livraison d'un output

Sources de financement identifiées

par ligne budgétaire

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Year: 2004Dépt: HondurasTitre du projet : Gouvernance DémocratiquePartenaire exécutant: Congress

Proj ID Rendement prévu Activités clé Personne responsableQ1 Q2 Q3 Q4 Fonds DonateurDescription Budgétaire Montant

ID justification d'EXT Descr de l'activité Act_SCH Fonds de l'organisme exécutantDonateurN° de compte / Cat Budgétaire

1234 réforme législative Entretien du parti poitique x x Congress 30000 10015 700102 Consultant 300 000

pour rehausser la transparence du Congress 30000 10015 700000 Matériels 20 000processus juridique Préparation des lois x x Congress 30000 10015 700000 Déplacements 100 000

Congress 30000 10015 700000 Consultant 500 000Discussion du projet de loi x x Congress 30000 10015 700000Materials 20 000

Congress 30000 10015 700000 Service 50 000Congress 30000 10015 700000 DSA seminar 80 000

campagne médiatique x Congress 30000 10015 700000 Service 100 000TOTAL 1 170 000

1300 Des outils de communicationpréparer la stratégie de x Congress 30000 10015 700000 Consultant 300 000y compris le site du congress ,communication Congress 30000 10015 700000 Matériels 20 000création d'un réseau médiatiqueLegislation Design x Congress 30000 10015 700000 Déplacements 100 000

Congress 30000 10015 700000 Consultant 500 000Préparation des lois x Congress 30000 10015 700000 Matériels 20 000

Congress 30000 10015 700000 Service 50 000Congress 30000 10015 700000 DSA pour les partcicipants80 000

campagne médiatique x Congress 30000 10015 700000 Service 100 000TOTAL 1 170 000

Activités de suivi Time FrameLapse de temps1234 Suivi/Visite sur le terrain Congress 30000 10015 700000 Consultant 30 0001300 Suivi/Visite sur le terrain Congress 30000 10015 700000 Consultant 20 000

Congress 30000 10015 700000 Déplacements 30 000TOTAL 80 000GRAND TOTAL 2 420 000

Lapse de temps Budget

Conception du document budgétaire pour PS

Final report format may vary

Fonds/Donateurs détails des

Origine des fonds

Description des lignes de budget

ExampleExemple

Ressources liées à l'activité :

budget centré sur l’activité

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Créons le plan annuel de projet et le budget associé pour notre projet d’urgence d’éducation et de formation

Indication prévue

des rendeme

nts

Activités clé/ Objectifs

annuels de rendement

Timing Partie responsable

Budget prévu

Q1 Q2 Q3 Q4 Origine

Des fonds

Description

Du budget

Montant

Activités de suivi Lapse de temps Personne responsable

Budget

Q1 Q2 Q3 Q4 Origine

Des fonds

Description

Du budget

Montant

Modéle à remplir par les équipes

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Nous devons modifier la proposition que nous avons copiée - elle n’est pas conforme à notre projet proposé

• Maintenant que nous avons défini notre budget, nous devons modifier notre budget de proposition pour refléter l’audience cible par rapport au projet de formation professionnelle pour les réfugiés basés à Pasa

Passons à OnDemandpour modifier le budget

de la proposition

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Modification d’une proposition dans OnDemand

• Modification d’une proposition• Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management• Cliquez sur Project Formulation • Cliquez sur Define Activity• Cliquez sur Define Activity• Ensuite Define Budget

• Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir mettre à jour les activités, les periodes et les détails du budget* FA au niveau activité

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Pendant le processus de formulation de projet il y a quelques tâches principales que le chef de projet doit accomplir(1/2)

La proposition est un ensemble « vivant » d'information du moment elle est saisie dans le module de subventions de PS, jusqu’à ce qu’elle soit prête à être soumise au PAC pour l'acceptation. Pendant ce temps, le chef de projet accomplit les tâches suivantes :

1. Passer en revue l'ébauche du document de projet pour évaluer la viabilité du projet en termes de politiques, dispositifs de gestion et institutionnels, de budget, des dispositions sur le rapport final et les coûts de soutien.

2. Élaborer une note d'analyse d'exécution (Implementation Analysis Note ) et la recommandation pour son acceptation par le Comité d'acceptation de projet (PAC) de l'UNOPS, en consultant, selon les besoins, les autres divisions/Project Managers ayant de l’expérience sur les projets semblables.

3. S'assurer que la lettre d’accord de l’organisme de coopération (ou associée), le cas échéant, se conforme au texte standard.

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4. Estimer le coût des services et vérifier l'adéquation du coût de soutien proposé.

5. Vérifier que ses recommandations/suggestions ont été incorporés dans le document de projet, dans les cas où le P.M. avait participé à la formulation de projet.

6. Conseiller le client de la décision d'UNOPS sur l'acceptation, indiquant les réservations/conditions qui ont été émises.

7. Action de suivi pour signer et échanger les documents de projet avec le client et le gouvernement donataire.

Tous les documents appropriés seront joints et l'information sera saisie dans la proposition appropriée dans le module de subventions d’Atlas (Award).

Pendant le processus de formulation de projet il y a quelques tâches principales que le chef de projet doit accomplir(2/2)

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Cette approche à la formulation des projets est plus structurée que celle à laquelle nous sommes accoutumés

• Nous documenterons des idées plus tôt

– Ceci permettra à toute l'unité de programme, et au Senior Management de savoir quels projets sont en cours de réalisation

• Ceci mettra en place une approche standard structurée pour la formulation de projet à travers le PNUD

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Agenda

Objectifs

Points d’integration

Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet

Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions

Approbation & Initiation

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Vue d’ensemble de l’évaluation et l’octroi du projet

Le processus de l’évaluation et de l’octroi prépare un projet pour le lancement avant l'approbation de projet

Une fois qu'une proposition est évaluée positivement, une série de tâches sera déclenchée pour fournir des définitions détaillées de projet (telle que l’équipe de projet) et la définition du niveau des ressources (tels que les dispositifs d'exécution)

Ce processus est critique pour s'assurer que le projet est prêt à être lancé une fois qu’il est approuvé

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39

l’évaluation et l’octroi du projet

Planification

Des activités

Détails duprojet

Financement

Autorisation

EvaluationDétails du

budget

Contrôle desengagements

Principales modifications

A détailler de façon complèteSeuls les projets de

développement passent par l'évaluation (PAC)

Points d’Integration

SiègeSenior

ManagementONGs

Implementing Agency

GouvernmentDonateurs

A travers tous les étapes de l’évaluation & l’octroi du projet

Plan comptable

Financementvia des donateurs

multiples

Autorisationélectronique

Finances Finances

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La proposition est approuvée au cours de l'étape d'évaluation

Approbation de la proposition– Tous les dépositaires principaux (Stakeholder) devraient approuver la proposition

• D'abord il devrait y avoir un examen en interne de la proposition(pré-PAC; PAC - Commission d‘évaluation de Projet)

• Suivi par l’invitation des dépositaires principaux (tels que le gouvernement et les donateurs potentiels) à la réunion de PAC

– PAC débute avec une proposition de projet et se termine par une décision si oui ou non le projet sera réalisé– La proposition est mise à jour et modifiée selon les besoins

Passons à OnDemandpour soumettre la

Proposition à l’approbation

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Soumettant la proposition pour approbation dans OnDemand

• Soumettant la proposition pour approbation:• Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management• Cliquez sur Project Formulation • Cliquez sur Prepare project proposal• Cliquez sur Approve pre proposal

• Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir soumettre la proposition pour évaluation

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Celui qui est chargé de donner l'approbation et le donateur doivent alors approuver la proposition

• Pour l’évaluation et octroi (Appraisal and Award)Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management• Cliquez sur Appraise & Award a Project• Cliquez sur Appraise a project• Cliquez sur Upload PAC doc and Submit for approval

Ici on vous montrera tous les étapes pour soummettre à approbation la proposition

Page 43: 0 La formation spécifique fonctionnelle - Formulation de projets Atlas dans les pays en crise

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Nous pouvons maintenant créer le projet de la proposition approuvée

• Ouvrez OnDemand pour créer le projet à partir de la proposition approuvée:

Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management• Cliquez sur Appraise & Award a Project• Cliquez sur Appraise a project• Cliquez sur Generate Award• Ensuite set project status/Set Grants Milestones/Finalyze Project

Budget/Define Project Output Target/Define Activity Schedule/Define Activity Quality Target• Ici on vous montrera toutes les étapes pour pouvoir générer la proposition

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Le financement du projet et l’échéancier des contributions est une responsabilité partagée entre l’équipe de projet et des finances

Activités

– Mettre au point les détails de financement• L‘Union européenne a déjà accepté de financer notre projet

– Préparez l'accord des contributions• L’accords des contributions a été signés maintenant ; nous pouvons donc commencer à saisir l’échéancier de paiement des contributions reçues

Planification

Des activités

Détails duprojet

Financement

AwardEvaluationDétails du

budget

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Agenda

Objectifs

Points d’integration

Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet

Evaluation & octroi (Award)

Gestion des contributions

Approbation & Initiation

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La gestion des fonds/comptes à recevoir

Réception des fonds inscrits

dans le système

Principales modifications

Points d’intégration

Equipe PM

Le processus de la gestion des contributions

Réceptionner et enregistrer le paiement

Créer le solde A/R

(fonds)

l’échéancier des

contributions

Effectuer le paiement

articles en suspens et suivi des donateurs

A détailler de façon complète

Equipe PM Donateurs

Services bancaires en ligne

Financement multiple

Mise en projet

Plan comptable

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Trois étapes: 1. Échéancier de remboursement des contributions

• Saisie de l’échéancier de remboursement des contributions dans OnDemand• Cherchez http://ondemandweb.undp.org>Financial resource Management>Manage Contributions>Manage Pending Items>Enter Receivable payment schedule

• Ici on vous montrera comment saisir l’échéancier du remboursement des contributions

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2. La réception des fonds d’un donateur

• Lorsqu’un paiement est reçu d'un donateur, il doit être saisi dans le système en tant que partie d’un crédit et ensuite être appliqué comme paiement contre un article de comptes à recevoir (A/R)

• Ce processus consiste à recevoir les fonds sur un compte bancaire et à saisir le dépot dans la module A/R – après que les informations de réception et de référence soient saisies et le dépôt (crédit) est enregistré et approuvé, le système crée les écritures comptables équilibrées ; l'argent comptant est débité et le compte de contrôle de l'argent comptant (cash control) est crédité

• Dans Atlas, un dépot comprend tous les paiements que vous groupez pour effectuer le traitement - vous pouvez appliquer un paiement aux articles multiples pour un client simple ou aux articles multiples pour différents clients, même à travers les centres d’activité (Business Units)

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Nous avons reçu le premier acompte de l’UE pour notre projet

• Notre banque nous a informé de l’arrivée d’un paiement de l’UE

• Il faut saisir le paiement dans Atlas

Passons à OnDemand pour enregistrer le crédit dans

les comptes à recevoir

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L’enregistrement d’un dépot dans OnDemand

• Maintenant nous allons enregistrer le Dépot que nous avons reçu dans OnDemand

• Cherchez http://ondemandweb.undp.org>Financial resource Management>Manage Contributions >Record Cash receipts>Record Direct Journal deposit

Ici on vous montrera comment enregistrer un crédit

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3. L’application du paiement

• Après avoir enregistré le dépot dans le système, il doit être appliqué à un client ou à un article A/R existant tel qu’un paiement - ceci s’effectue en utilisant une feuille de travail de paiement, qui emploie les informations sur les clients et les articles pour appliquer les paiements

• Le système crée une feuille de travail pour chaque paiement, et non une pour chaque dépot. Chaque dépot peut contenir des paiements multiples

• Après avoir indiqué l'action de postage à la page d'action de la feuille de travail, le processus de mise à jour des sommes à recevoir doit être lancé pour afficher les paiements et pour créer les écritures comptables

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Nous devons appliquer notre paiement de l'UE dans Atlas

Cherchez http://ondemandweb.undp.org

Financial resource Management>Manage Contributions>Apply payment>Apply USD Payment

• Ici on vous montrera comment appliquer un paiement

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Agenda

Objectifs

Points d’integration

Vue d'ensemble du processusElaboration du Projet

Evaluation & octroi (Award)

Gestion des contributions

Approbation & Initiation

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Vue d'ensemble de l'approbation et du lancement de projet

L'approbation et le lancement d'un projet constitue un engagement pour mettre en application ce projet

Il est formalisé par la signature des documents par des représentants du PNUD, du gouvernement, des donateurs et d'autres organismes appropriés

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l'approbation et du lancement de projet

Lancer le projet

Approuver le projet

Finalyserle document de

projetPrincipales modifications

A détailler de façon complète

A travers toutes les étapes Atlas organise et enregistre les différentes

tâches et décisions - la documentation est donc prete; mais vous devez

télécharger l'accord juridique

Points d’integration

Approbationélectronique

Donateurs

Documentsélectroniques

Senior

Finances

Siège

Gouvernment

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Approbation du Projet

Activités pour approuver le projet

– Toutes les parties se sont mis d’accord sur le projet– Vérifiez que la documentation du projet dans le système se conforme à toutes les conditions d'approbation – Maintenant, nous devons saisir la justification et l'approbation de projet pour pouvoir lancer le projet

Passons à OnDemand pour préparer

le projet pour l'approbation

financière

Lancer le projet

Approuver le projet

Finalyserle document de

projet

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Préparer le projet pour l'approbation financière

Cherchez http://ondemandweb.undp.org• Cliquez sur Project Management

>Approval and Initiation>>Approve a Project>Post Budget• Ensuite Change Project Status

Ici on vous montrera tous les étapes pour

pouvoir approuver et lancer le projet

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Nous venons de recevoir la première contribution de l’Union européenne

• Nous avons reçu le premier acompte pour notre projet

de l‘UE• L'équipe des finances a enregistré le paiement dans

Atlas

• Nous avons maintenant des fonds disponibles pour lancer le projet !

Enregistrement du dépôt dans les comptes à recevoir

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Questions-réponses