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1 22 mars 2012 - NANCY Journée d’information des directions d’EPS et des comptables de la DGFiP Lorraine, Alsace, Champagne- Ardennes, Franche-Comté Fiabilisation des comptes des établissements publics de santé 1 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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22 mars 2012 - NANCYJournée d’information des directions d’EPS et des

comptables de la DGFiPLorraine, Alsace, Champagne-Ardennes,

Franche-Comté

Fiabilisation des comptes des établissements publics de santé

1Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Intervention des directeurs

M. Jean-François BENEVISE

Directeur général de l ’Agence Régionale de Santé Lorraine

M. Jacques PERREAULT

Directeur régional des finances publiques

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Présentation des équipes en administration centrale

DGOSSous-direction du pilotage de la performance des acteurs de l’offre de soins (bureau PF1)

• Yann LHOMME

DGFIPSous-direction de la gestion financière des

collectivités locales (bureau CL1B) et Mission Doctrine comptable et contrôle interne

• Valérie JARLAUD-VIALLE• Arnaud BILLON• Alain LASKAWIEC

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Objectifs de la journée

Présenter les informations de base sur le projet et en particulier les objectifs fixés pour 2012 .

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Ordre du jour Interventions : directeur général de l ’ARS, directeur régional des

finances publiques Cadre général du projet Dispositif général d’accompagnement du projet Le rôle des référents ARS et correspondants DRFIP Objectifs 2012 Rappel des recommandations et axes de travail exposés dans le guide

de fiabilisation des comptes Le volet comptable Les expérimentations Pause déjeuner Échange sur le contenu de la matinée Le contrôle interne comptable et financier Présentation de l ’offre de formation

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CADRE GÉNÉRAL DU PROJET

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Les textes

Article 17 de la loi 2009-879 du 21 juillet 2009 portant réforme de l’hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires :

I – L’article L. 6145-16 du code de la santé publique est ainsi rédigé :« ART. L.6145-16 – Les comptes des établissements publics de santé définis par décret sont certifiés. Les modalités de certification, par un commissaire aux comptes ou par la Cour des comptes, sont fixées par voie réglementaire. »

II – Le I s’applique au plus tard aux comptes du premier exercice qui commence quatre ans à compter de la publication de la présente loi.

Les établissements concernés seront définis par décret ; Un texte précisera la répartition entre Cour des comptes et commissaires aux

comptes ; Mise en œuvre sur les comptes de l’exercice 2014 au plus tard.

Circulaire interministérielle DGOS/DGFIP/2011/391 du 10 octobre 2011 relative au lancement du projet de fiabilisation des comptes de l’ensemble des établissements publics de santé

Concerne tous les établissements publics de santé Applicable depuis sa diffusion

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Un cadre juridique appelé à évoluer

Adaptation du code des juridictions financières (loi et décret en CE) : modalités de certification par la Cour des comptes ;

Adaptation du code de la santé publique (décret en CE) : états financiers soumis à certification, calendrier de clôture des comptes, modalités d’approbation des comptes par le conseil de surveillance ;

Décret (simple) définissant les établissements soumis à certification des comptes ;

Des arrêtés modificatifs : compte financier, M21.

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Un cadre progressif :la fiabilisation de tous les comptes, puis la certification des

comptes de certains EPS non définis à ce jour

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Sur les comptes de 2014

Sur les comptes de 2014

1ères avancées dès

2012

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Des échéances

Fiabilisation des comptes : en cours, durée indéterminée, des résultats tangibles au terme de 2 à 3 années

Pour 2012, des objectifs réalistes s’inscrivant dans une démarche pragmatique et progressive d’amélioration de la qualité des comptes

Certification des comptes : dans le cadre législatif actuel, sur les comptes de 2014, résultat de l’audit de certification à la fin du 1er semestre 2015

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Gouvernance du projet -groupes de travail

• Un Comité de pilotage DGOS, DGFIP, Cour des comptes, associant en formation élargie la FHF, les conférences de directeurs, un délégué du directeur général des finances publiques.

• Des groupes de travail nationaux pluridisciplinaires, pilotés par la DGOS, la DGFIP et la Cour des comptes, auxquels ont participé des experts Représentants des établissements : directeurs financiers, médecins DIM,

directeurs des systèmes d’information ; Comptables hospitaliers ; Enseignant de l’institut du management – EHESP ; Représentants des ARS ; Magistrats financiers ; Compagnie nationale des commissaires aux comptes et commissaires aux

comptes représentant 7 cabinets différents 11

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Un intérêt pour le management et la performance de l’établissement

Démarche de maîtrise des risques Sécurisation et amélioration de la gestion Comparable aux démarches qualité connues dans le domaine médical

(accréditation, recherche des évènements indésirables, …) Dispositif proportionné aux enjeux et aux moyens

Arbitrage Fiabilité de l’information comptable

Pilotage et fonctionnement interne Confiance des interlocuteurs internes et externes (tutelle, prêteurs,

juridictions) Projet managérial

Communication interne Diagnostic de l’organisation Valorisation de l’existant et des savoirs faire

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DISPOSITIF GÉNÉRAL D’ACCOMPAGNEMENT DU PROJET

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L’organisation générale

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Des mesures d’accompagnement générales

La poursuite de l’élaboration et de la diffusion de la documentation sur le site Internet

Une offre de service de la DGFIP pour accompagner le renforcement du contrôle interne comptable et financier dans les établissements les plus importants.

La FHF et ses délégations régionales ainsi que les deux conférences de directeurs de CHRU et de CH accompagnent également le projet selon des modalités qui leurs sont propres

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Des offres de formation

Un projet d’offre de formation conjointe EHESP/ENFIP sur la comptabilité et le contrôle interne, disponible à partir du 2ème semestre 2012

Formations conjointes ouvertes à tous les publics : personnels des hôpitaux, ARS, réseau de la DGFIP

Dispensées au niveau régional, au plus près des acteursModules de 2 jours

Une offre de formation de l’ANFH sur la sensibilisation à la démarche à mettre en œuvre et à ses contraintes documentaires, disponible au 1er trimestre 2012

Pour les personnels hospitaliers;Stage de 2 jours

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Le rôle du référent ARS et du correspondant DRFiP

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Alsace : Joseph EICHENLAUB (ARS) / Patricia GOELLER (DRFiP)

Champagne-Ardennes : Fanny MANET (ARS) / Cyril PROUDHON (DRFiP)

Franche Comté : Agnès HOCHART (ARS) / Géraldine BRAUN (DRFiP)

Lorraine : Brice MARGRAITTE (ARS) / Barbara HITTINGER (DRFiP)

Les référents ARS et correspondants en DRFIP qui sont ils ?

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Animent conjointement le projet

Assurent le secrétariat du comité de pilotage régional mis en place à l’initiative de l’ARS et des DRFiP et qui associe les représentants des EPS et des services de l’Etat

Apportent aux établissements une assistance de 1er niveau pour résoudre les difficultés dans la démarche ou dans ses conséquences, par exemple comptables

Relaient vers les administrations centrales les informations sur l’avancement du projet

Favorisent la création d’un réseau d’experts volontaires qui viennent en appui de leur action

Les référents ARS et correspondants en DRFIP vous accompagnent

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Les objectifs 2012 pour les EPS et les comptables de la DGFiP

Intégrer dans la démarche de production et d’arrêté des comptes

l’objectif d’image fidèle en ciblant en priorité les problématiques à enjeux ; se placer dans une trajectoire de progrès

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1. Fiabiliser la qualité des comptes publics :

Répondre à un impératif démocratique, en justifiant de l’emploi des fonds publics (articles 13, 14 et 15 de la Déclaration des droits de l'homme et du citoyen). L’article 47-2 de la Constitution dispose que « les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière ».

En tant qu’administrations publiques, les établissements publics de santé sont soumis à ces dispositions constitutionnelles.

Certains d'entre eux seront en outre soumis à une certification des comptes (article L. 6145-16 du code de la santé publique) qui ne constitue pas en soi un objectif, mais un moyen complémentaire pour atteindre l'objectif de qualité comptable.

L'objectif de qualité comptable

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L'objectif de qualité comptable

Pourquoi fiabiliser la qualité des comptes publics ?

• Disposer d'une information sur la situation patrimoniale et financière de l'établissement.

• Accroître l’utilisation des comptes dans la gestion pour plus d'efficacité (contrôle de gestion, comptabilité analytique, analyse financière prospective…).

• Aider dans la gestion des finances publiques : une transparence sur la situation financière (qualité des prévisions budgétaires par une meilleure connaissance de l'obsolescence à venir des actifs, des provisions et engagements…).

• Mieux connaître les charges actuelles et futures (charges à payer, provisions pour risques et charges…)

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2. Participer à la gouvernance de l'établissement public de santé en améliorant la gestion des risques

Les travaux sur la qualité comptable, qui passent par le levier du contrôle interne, impliquent une démarche qualité qui a des conséquences positives sur l'ensemble de l'organisme. Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques pour atteindre les objectifs et se confond avec cette démarche qualité.

pour sécuriser les procédures financières, par l'identification et la maîtrise des risques comptables et financiers, y compris sur le plan informatique

et répondre aux besoins opérationnels des établissements publics en matière :

de performance des processus de gestion ;

de réduction des coûts de non qualité ;

d’amélioration de la sécurité juridique et financière.

L'objectif de qualité comptable

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7 objectifs cibles pour les hôpitaux en 20121. Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) de la qualité des

comptes2. Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) du contrôle

interne comptable3. Initier la mise à jour de l’inventaire (ouverture de travaux sur le

recensement physique des immobilisations)4. Initier le recensement et la comptabilisation des dépréciations et

provisions dans le cadre d’un plan d’action global de mise à niveau de la comptabilité de l’établissement

5. Analyse des créances irrécouvrables et plan d’action 6. Préparer l’annexe du compte financier 2012 (cf. évolution du

format réglementaire)7. Développer les compétences nécessaires (cf. la directive

nationale d’orientation pour le personnel hospitalier)24Direction générale de l'offre de soins

Direction générale des finances publiques

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Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) de la qualité des comptes

1. A partir des éléments et outils déjà disponibles : rapport des juridictions financières (CRC…), outils de qualité comptable mis en place par la DGFiP…;

2. En complétant par un examen «critique» des comptes (contenu, justification, évaluation,…) afin de renforcer la sincérité du bilan d ’ouverture 2014;

3. Cela passe par une analyse des postes du bilan présentant des soldes aux montants significatifs et constituant des enjeux de sincérité des états financiers: comptes de racines 10, 13, 14, 15, 203, 21, 238 et bien évidemment les comptes de classe 4 Ce diagnostic va déboucher sur l’identification d’anomalies comptables qui

seront corrigées selon la procédure définie en application de l’avis 2011-04 du conseil de normalisation des comptes publics (C.No.C.P) du 27 mai 2011 sans impact sur le résultat de l’exercice.

Cet avis est explicité dans une fiche mise en ligne sur le site du ministère de la Santé spécifiquement concerné par la fiabilisation des comptes.

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Diagnostic conjoint du contrôle interne comptable

1. Diagnostic conjoint du contrôle interne comptable

Travail à partir des cartographies des risques comptables établies conjointement par la DGOS, la DGFiP et les praticiens dans le cadre des groupes de travail

Définir un plan d’action pour mettre en place les mesures complémentaires permettant de renforcer le dispositif de contrôle interne existant

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Initier la mise à jour de l’inventaire

1. Initier la mise à jour de l’inventaire en commençant à brève échéance par des travaux nécessaires pour disposer d ’un recensement physique des immobilisations conforme;

2. Se concentrer en priorité sur les éléments les plus significatifs : terrains, immeubles, plateaux techniques, véhicules…;

3. Cette démarche est détaillée par la fiche ad hoc mise en ligne sur le site du ministère de la Santé.

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Initier le recensement et la comptabilisation des dépréciations et provisions

1. Les provisions et dépréciations sont une des thématiques essentielles dans le cadre de la fiabilité des comptes;

2. Il peut être relativement aisé de progresser de façon significative sur ce secteur (travaux de gestion plus limités que pour l’inventaire);

3. A cette fin, il conviendrait idéalement de mener un travail conjoint (ordonnateur / comptable) permettant que le comptable dispose d ’éléments explicitant les soldes présents dans ses comptes afin de s ’assurer que les opérations comptabilisées répondent bien aux conditions de constitution de provisions selon le référentiel M 21 et en application du PCG;

4. Faire apparaître les opérations imparfaites et procéder aux régularisations par « corrections d ’erreur »

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Analyse des créances irrécouvrables et plan d’action

1. La présence dans les comptes de créances dont l’irrecouvrabilité est avérée nuit à l’image fidèle ; dès lors le certificateur a la possibilité de demander leur apurement immédiat, à défaut leur maintien dans les comptes justifierait une réserve.

2. Une fiche spécifique traite de cette problématique ; elle rappelle : La constatation de dépréciations (contestation, difficultés de

recouvrement) y compris par des méthodes dites « statistiques » décrites dans l’annexe ;

La révision annuelle des dépréciations ; L ’admission en non valeur dès l’irrecouvrabilité La possibilité de plans d ’apurement pluriannuel pour le stock actuel

de créances irrécouvrables et pour la «montée en charge» des dépréciations

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Préparer l’annexe du compte financier 2012

1. Un compte financier est remanié pour mieux distinguer : 1. la partie soumise à certification (états financiers : bilan, résultat, annexe ;2. la partie non soumise à certification : exécution de l ’EPRD);

2. Une annexe rénovée est « créée » pour mieux rendre compte de la situation comptable, financière et patrimoniale de l ’établissement notamment afin de rendre transparents les éléments propices à une exacte justifications des soldes et des montants (méthodes comptables, évènements postérieurs à la clôture….)

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Un compte financier remanié en 2012

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Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Une annexe enrichie

32Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

Remarque : les éléments en gras existent dans la version actuelle du compte financier, les éléments en rouge seraient automatisés, les éléments en bleu en « rédaction libre » (trame à préciser ultérieurement)

Annexe Faits caractéristiques

de l’exercice, principes et méthodes

comptables

Note relative aux postes de bilan Note relative au compte de résultat

Autres informations

-Principes et méthodes comptables - Faits caractéristiques de l’exercice - Circonstances qui empêchent de comparer d’un exercice sur l’autre certains postes -Méthode utilisée pour la reconnaissance des produits de l’activité hospitalière

- Tableau des provisions et des dépréciations (Etat F0) - Tableau des subventions d’équipement transférables (Etat F1) - Tableau retraçant les méthodes de calcul des amortissements (Etat F2) - Etat de la dette financière (Etat F3) - Etat des participations au 31/12/N (Etat F5) - Tableau des restes à recouvrer (Etat F8) - Tableau des restes à recouvrer au 31/12 sur hospitalisés et consultants (Etat F9) - Principes et méthodes d’évaluation - Mouvements ayant affecté les différents postes de l’actif immobilisé - Variation des capitaux propres et des provisions réglementées - Evaluation et comptabilisation des stocks - Détail et évaluation des valeurs mobilières de placement

- Etat des subventions d’exploitation accordées par l’établissement (Etat F6) - Etat des charges sur exercices antérieurs (Etat F7) - Détail des recettes - Tout élément significatif explicitant les comptes

- Etat des engagements hors bilan (Etat F4) - Tableau synthétique des effectifs - Evénements significatifs postérieurs à la clôture - Information sur les aspects environnementaux - Honoraires du commissaire aux comptes

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Développer les compétences nécessaires

1. Développer les compétences nécessaires (cf. la directive nationale d’orientation pour le personnel hospitalier)

2. Utiliser les modules des écoles : comptabilité et contrôle interne (2012);

1 module expertise accessible après test : comptabilité (2013);

Ouverte à tous les publics : établissements, comptables;

Dispensée par les 2 écoles au plus près des bénéficiaires;

Les référents ARS et correspondants DRFIP recueilleront les besoins et planifieront les formations en liaison avec les 2 écoles

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Les objectifs 2012 pour les administrations centrales

34Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Objectifs de l’administration centrale en 2012

Poursuivre l’élaboration du cadre général de la fiabilisation et de la certification des comptes (cadre juridique notamment ou dossier permanent de clôture)

Poursuivre la mise à disposition des outils pour les établissements

Assister et soutenir l’entrée dans la phase opérationnelle du projet

Développer une offre de formation conjointe avec un partenariat officialisé entre l’ENFiP et l’EHESP

Suivre l’avancement de la fiabilisation des comptes

35Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Rappel des recommandations et des axes de travail exposés dans le guide de

fiabilisation des comptes

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Les recommandations

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Les axes de travail identifiés

38Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

Renforcement

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La problématique du système d’information

1. Des systèmes d’information nécessairement imbriqués mais intégrant d’autres acteurs que l ’ordonnateur et le comptable : les éditeurs hospitaliers; le programme Hélios

2. Un protocole qui doit dès à présent être optimisé : le protocole H permet la transmission des informations budgétaires et

comptables mais ses fonctionnalités ne sont pas toujours bien utilisées; l ’identification de marge de progression :

la problématique des opérations semi budgétaires;la problématique des opérations de rattachement;la problématique des amortissements.

3. Le protocole PESV2 : une obligation réglementaire au 1/01/2015 - arrêté du 3 août 2011: Pour assurer un meilleur passage au PESV2 et à sa précision, transmettre

les opérations correctement, il convient d’ores et déjà de mieux utiliser le protocole H. 39

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Un macroplanning intégré au guide de fiabilisation

Avec pour 2012 les actions suivantes : Renforcement du CICF sur les processus à forts enjeux Documentation des procédures Travaux sur les immobilisations Autres opérations de fiabilisation du bilan et

présentation du compte financier selon la nouvelle procédure

Adaptation si nécessaire et documentation des systèmes d ’information

40Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Le volet comptable

41Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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La M21 est un référentiel dont la qualité est reconnue mais qui nécessitera quelques adaptations au regard de la

démarche engagée

42Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Des sujets comptables sensibles appelant une évolution des pratiques

Corrections d’erreurs et omissions Inventaire (immobilisations incorporelles, immeubles,

autres immobilisations corporelles) Dépréciations (à relier à la qualité des titres de recette)

et provisions Amortissements Distinction charges / immobilisations ; dette financière Reports de charges (constats récurrents des juridictions

financières) => des fiches thématiques sur Internet

43Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Focus : les corrections d’erreurs Avis du CNoCP sur les corrections d’erreurs (+ changements de

méthode et d ’évaluation) Correction par situation nette (haut de bilan) sans impact sur le

résultat de l ’exercice Une fiche pratique en ligne Le stock au 1er janvier de l ’exercice de correction est

reconstitué conformément à l ’avis ; le flux de l ’exercice est comptabilisé au compte de résultat conformément à la règle de droit commun

Une distinction entre les opérations terminées (exemple : intégration d ’une immobilisation

non antérieurement comptabilisée) : régularisation par le compte 10682 ; les opérations en cours (exemple : provision ou dépréciation) :

régularisation par le compte 11.44Direction générale de l'offre de soins

Direction générale des finances publiques

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Les expérimentations

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Des expérimentations DGFiP en cours

Une expérimentation en cours avec 3 directions locales (Finistère - Ille et Vilaine - Loire) et 6 comptables hospitaliers depuis 2011.

Extension en 2012 : DRFiP Rhône Alpes (recette HCL) et Alsace (recette HUS)

46Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Objectif 1 : recenser les pratiques à encourager/abandonner pour fiabiliser les comptes des EPS en intégrant la dimension précocité de l’arrêté des comptes afin d’anticiper la nécessaire réduction du temps qui sera imparti du fait des étapes supplémentaires avant l’approbation des comptes, en cas de certification.

D’où, une réflexion sur : organisation du centre des finances publiques ; utilisation outils de fiabilisation comptable existant (CCAH/IASQCL puis IQCL-Delphes) ; passation et justification des écritures à forts enjeux en terme de qualité des états

financiers, vu le champ de la certification.

Objectif 2 : initier une démarche de formalisation du contrôle interne via notamment l’utilisation du logiciel AGIR dont les objectifs intégreront les items du contrôle interne comptable des EPS.

AGIR a été mise à jour afin de permettre aux comptables expérimentateurs de formaliser les contrôles effectuées sur les écritures à fort enjeux (TOP ECRITURES).

Le bureau CL1B accompagne ces unités afin de s ’assurer de la correcte réalisation de ces contrôles de supervision a posteriori ainsi que leur formalisation dans AGIR.

DGFiP : nouvelles pratiques comptables nécessaires à la fiabilisation /certification des comptes des EPS

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Thèmes et opérations abordés : • organisation de l ’arrêté annuel des comptes et la qualité des opérations comptables

de fin d’exercice ;

• tenue de l ’inventaire (entrée, sortie, amortissements, échanges de données…) et justifications ;

• provisions réglementées (compte 14) et de droit commun (compte 15) et justifications ;

• dépréciations (notamment celles concernant les créances dont le risque d’irrécouvrabilité apparaît) et justifications

• opérations relatives à la taxe sur la valeur ajoutée et autres impôts commerciaux et leurs justification ;

• gestion des fonds des personnes hébergées (de la prise en charge d ’un dossier à la comptabilisation des décaissements) et justifications.

Ces travaux permettent d’aboutir à des bilans « coût / avantage » sur les processus observés.D’autres thèmes pourront être abordés dans le cadre de l ’année 2012 (produits divers, stocks).

DGFiP : nouvelles pratiques comptables nécessaires à la fiabilisation/certification des comptes des EPS

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A écarter Absence d’organisation partagée avec

l ’ordonnateur. Cette organisation doit être formalisée entre les parties

Absence de suivi de la «campagne budgétaire» ce qui peut retarder la détention exhaustive des éléments budgétaires (EPRD initial et autres décisions de régulation budgétaire infra-annuelles)

Opérations de cessions des immobilisations amortissables non enregistrées exhaustivement lors de l ’émission du titre au compte 775

A encourager Formalisation des calendriers de

clôture intégrant l ’ensemble des services de l ’établissement ; un traitement différencié pouvant être admis du fait des opérations initiées par ces services (mandatement, titre, opérations d’ordre par exemple)

Justifier le titre concernant l ’activité de la fin de l’année (T2A de décembre) via les éléments issus de l ’e-PMSI

Premiers enseignements en matière d’arrêté des comptes annuels

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Premiers enseignements en matière d’arrêté des comptes

Dans l’idéal Viser un compte financier

provisoire pour le 31/1/N+1 pour procéder à l’ensemble des derniers ajustements.

Point de vigilance

• En cas de refus express de l ’EPRD : suivre de près les suites de cette décision. En effet, cela peut poser des difficultés d’ajustement des données budgétaires

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Le contrôle interne comptable et financier

51Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

• Enjeu et principes

• Offre de service de la DGFiPOffre de service de la DGFiP

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Fiabiliser la qualité des comptes publics : L’article 47-2 de la Constitution dispose que « les comptes des administrations

publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière ».

disposer d'une information fiable sur la situation patrimoniale et financière de l'établissement

Accroître l’utilisation des comptes dans la gestion pour plus d'efficacité (contrôle de gestion, comptabilité analytique, analyse financière prospective…).

une transparence sur la situation financière (qualité des prévisions budgétaires par une meilleure connaissance de l'obsolescence à venir des actifs, des provisions et engagements…).

Mieux connaître les charges actuelles et futures (charges à payer, provisions pour risques et charges…).

L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable

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L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable

La démarche de contrôle interne comptable et financier s’inscrit dans le dispositif global de contrôle interne. À ce titre, elle participe pleinement de la gouvernance de l'établissement.

Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques pour atteindre les objectifs et se confond avec une démarche qualité. Elle répond ainsi aux besoins opérationnels des établissements publics en matière :

de performance des processus de gestion ;

de réduction des coûts de non qualité ;

d’amélioration de la sécurité juridique et financière.

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Le levier : la démarche de contrôle internecomptable et financier

Qu'est-ce que le contrôle interne ?

Le contrôle interne comptable et financier (ou maîtrise des risques comptables et financiers) est l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents, choisis par le directeur et le comptable, mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux, qui visent à maîtriser les risques liés à la réalisation de l’objectif de qualité comptable et financière de chaque établissement public de santé.

Le CICF est donc un dispositif permettant de couvrir les risques comptables et financiers.

Il couvre les activités de l’ensemble des services de l'établissement public de santé, ainsi que celles du comptable public au sein de la DGFiP.

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Toute structure a, par définition, un contrôle interne, c’est-à-dire une démarche lui permettant d'atteindre ses objectifs en maîtrisant ses risques.

1. Il s'agit tout d'abord d'introduire, dans un cadre "normé et formalisé« , un pilotage de l'approche par les risques et par les enjeux : la gouvernance

• Avec la mise en place d'une structure faisant appel à la collégialité ;

Ce point est d'autant plus important que certains acteurs (logistique, informatique, acteurs du "cœur" d'activité de l'entité) ne sont pas nécessairement sensibilisés au fait qu'ils initient à leur niveau les opérations comptables et financières.

• Avec la structuration de l'auto-évaluation :

soit par l'encadrement (diagnostic)

soit par une structure dédiée et nettement distincte des opérationnels : l'audit interne

Le contrôle interne : un changement ?

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2. Le second point est de sortir d'une conception de pure régularité pour hiérarchiser les enjeux et les risques :

• Prendre en compte l'incertitude liée à la conformité, notamment des états financiers. Des états financiers ne seront jamais exacts au centimes prêts. On parle d'abord

d'image fidèle et les commissaires aux comptes travaillent en fonction de seuils de signification. De même, il y aura toujours des erreurs dans les opérations financières.

• Cette logique d'approche en fonction des enjeux, et des risques qui leur sont associés, implique de faire des choix matérialisés dans une cartographie des risques et/ou un plan d'action et/ou un plan de contrôle (par exemple, le contrôle hiérarchisé de la dépense pour le comptable).

• L'approche par les enjeux et les risques induit :

une progressivité, une pluri - annualité de la démarche de contrôle interne ;

la nécessité d'assumer des risques pour lesquels on admet que les mesures de couverture (les mesures de contrôle interne) seront réduites => logique d’arbitrage coûts/avantages

Le contrôle interne : un changement ?

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4.Cette approche par les risques et les enjeux suppose une traçabilité de l'activité financière et comptable

• Cette traçabilité (piste d'audit…) permet, tout d'abord, l'auditabilité des comptes.

• Elle est surtout indispensable pour pouvoir asseoir la démarche de contrôle interne : il est particulièrement difficile d'évaluer, de diagnostiquer…sans disposer d'une information traçable, qualitative ou quantitative sur laquelle travailler.

Il s'agit de l'activité des acteurs, des résultats des contrôles et des anomalies détectées (automatiquement ou non), mais également de l'ensemble des appréciations qualitatives faites sur le fonctionnement financier et comptable.

Le contrôle interne : un changement ?3. L'approche par les enjeux et les risques suppose une veille

permanente•Il s'agit d'abord d'une veille externe : veille juridique, informatique, etc.•Plus profondément, la ré-ingénierie ou la réflexion périodique sur les procédures mises en œuvre (ou simplifications, ou comité d'utilisateurs…) constitue un point essentiel de la démarche de contrôle interne.

Elle passe en particulier par le diagnostic ou l'audit, mais également par toute autre démarche similaire, et se traduit par l'enrichissement du plan d'action.

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Une méthode pragmatique

Des outils à disposition des comptables pour réaliser un diagnostic global partagé, sous l ’angle :

– de la qualité des comptes à partir du résultat :des Contrôles comptables automatisés (CCA) du postede l’analyse de l’IQCL permettant de mettre en évidence

les anomalies – de la qualité des procédures à partir du résultat :

CCA-IQCL restitutions CHDRestitutions des anomalies de pré-visa

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Les cartographies des risques : un simple outil

Des cartographies type proposées sur le site Internet résultant des travaux menés avec les experts métiers : DAF, comptables, magistrats des CRC, CAC Une cartographie des risques pour chaque cycle : recettes, immobilisations,

personnel, achats, emprunts/trésorerie, fonds déposés Elles servent à :

Faciliter la démarche et le diagnostic Permettre de visualiser l’ensemble d’un processus Repérer les points à fort enjeu et/ou fort risque

La cartographie type : Reflète une situation appréciée, à dire d’experts, de manière générale et

théorique Identifie les risques les plus fréquemment rencontrés Propose des exemples de mesures des risques La cartographie type proposée à l’appui du guide de fiabilisation n’est pas un

modèle d’organisation à reproduire dans les établissements59Direction générale de l'offre de soins Direction générale

des finances publiques

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• LL’’identification des opérations entrant dans le cadre du identification des opérations entrant dans le cadre du contrôle internecontrôle interne

– Toutes les opérations ayant un impact sur la qualité des comptes des EPS, depuis celles initiées par l’ordonnateur jusqu’à celles réalisées par le comptable, entrent dans le cadre du dispositif de contrôle interne comptable

– La démarche consistera à identifier toutes les opérations financières et patrimoniales des EPS concernées puis à les regrouper par cycles, processus, procédure, taches et risques associés :

Les outils du contrôle interneLa cartographie des processus

risqu e 1 risqu e 2 risqu e 3

o p éra tio n 1

risqu e 4

O p éra tio n 2

T a ch e 1

risqu e 5

O p éra tio n 3

riq ue 6

O p éra tio n 4

T a ch e 2

P ro cé d ure A

risqu e 7 risqu e 8

O p éra tio n 5

T a ch e 3

risqu e 9

O p éra tio n 6

risq ue 10

O p éra tio n 7

T a ch e 4

P ro cé d ure B

risq ue 11 risq ue 12

O p éra tio n 8

ta che 5

P ro céd u re C

PRO CESSUS

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La cartographie des risques comptables est structurée en 6 composantes

Cycles d’activité / Processus / Procédures /Tâches

Acteurs : décrit la tâche identifiée : chez l’ordonnateur ou le comptable

Risques : définit le risques les plus courants constatés par les professionnels ayant participé à l’élaboration de la cartographie

Objectifs de qualité comptable, définis par les normes : régularité, sincérité, exactitude, exhaustivité, imputation, rattachement…

Les impacts : définissent le niveau estimé des risques .

Exemples de maîtrise des risques : exemples de bonnes pratiques d’outil ou d’organisation, proposées par les membres du GT

Les outils du contrôle interneLa cartographie des processus

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Haut bilan

Bas bilan

Résultat

Général EnsembleORD/

CL

Absence de règles et de procédures formalisées Non respect des règles et des procédures

Détermination de règles et de procédures formalisées

et communication de celles-ci à tous les acteurs

concernés (DG, Service des domaines…)

Recensement des mises au rebut d'immobilisations

ORD

Recensement non exhaustif des mises au rebut d'immobilisations

RégularitéExhaustivité

Faible Fort

Le service utilisateur qui constate qu'un bien n'est plus utilisable ou a disparu doit proposer sa mise au rebut du patrimoine (doc : proposition de réforme)

ORDDétournement d'actif

Réalité Faible Moyen

ORDAbsence de décision de mise au rebut

Réalité Faible Fort

Exemples de mesure de maîtrise du risque

1.32 - Mises au rebut

d'immobilisations

Impact financier

ProbabilitéCycles /

Processus et observations

Principaux comptes

Procédures TachesActeur

s Risques

Objectifs de qualité

comptable

Décision de mise au rebut d'immobilisations (décision de mise hors service ou de destruction ou de démolition; événement entrainant une mise à la réforme (incendie, vol, …)

Utilisation systématique de documents standards comme support de réforme du bien Contrôle de l'autorisation de la mise au rebut par l'organe et/ ou le service compétent

2021280281

675

Identification et

autorisation des mises au

rebut d'immobilisat

ions

Un exemple : les immobilisations

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6363

Haut bilan

Bas bilan

Résultat

Général EnsembleORD/

CL

Absence de règles et de procédures formalisées Non respect des règles et des procédures

Recensement des mises au rebut d'immobilisations

ORD

Recensement non exhaustif des mises au rebut d'immobilisations

RégularitéExhaustivit

é

ORDDétournement d'actif

Réalité

ORDAbsence de décision de mise au rebut

Réalité

Objectifs de qualité

comptable

Décision de mise au rebut d'immobilisations (décision de mise hors service ou de destruction ou de démolition; événement entrainant une mise à la réforme (incendie, vol, …)

2021

280281

675

Identification et

autorisation des mises au

rebut d'immobilisat

ions

Exemples de mesure de maîtrise du risque

1.32 - Mises au rebut

d'immobilisations

Impact financier

ProbabilitéCycles /

Processus et observations

Principaux comptes

Procédures TachesActeur

s Risques

Un exemple : les immobilisations A partir de la cartographie « vide », chaque établissement

peut réaliser in situ, son propre diagnostic des risques

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Les cartographies des risques : un simple outil

La cartographie des risques d’un établissement donné tiendra compte de son organisation, de ses propres risques et des mesures de maîtrise des risques qu’il met en place : des modèles non remplis sont mis à disposition sur Internet (cf. le guide de fiabilisation des comptes qui explique clairement l’utilité de cet outil)

La réalisation d’une cartographie ne constitue pas un objectif en soi, mais elle facilite l’identification des risques et l’élaboration d’un plan d’action

Pas d’obligation pour les établissements de réaliser une cartographie des risques par cycle aussi complète que celles proposées Mais il est probable que leurs travaux de développement du contrôle interne

comptable les conduisent naturellement à élaborer de tels documents, au moment et sous la forme qu’ils jugeront opportuns

Intérêt du management et des certificateurs pour ces cartographies Elles facilitent leur prise de connaissance de l’activité comptable et financière de

l’établissement et l’identification des risques qui sont très circonscrits: Elles réduisent la marge d’incertitude des certificateurs face à une nouvelle

structure La réingéniérie éventuelle des processus peut entraîner une réduction des coûts

de fonctionnement64Direction générale de l'offre de soins Direction générale

des finances publiques

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Priorités pour 2012 / 2013• Prise de connaissance et analyse de l’existant :

Informer et former l’équipe et les collaborateurs à la démarche. Diagnostiquer chaque processus mis en œuvre au sein de l’établissement pour

évaluer les risques comptables et financiers (Cartographie des risques) Évaluer les outils informatiques et les mesures d’évolutions nécessaires

(comparaison avec d’autres établissements, revoir les besoins au regard de l’objectif de fiabilisation des comptes…)

Définir les mesures à mettre en œuvre pour maîtriser ces risques en tenant compte notamment des chantiers déjà existant permettant de se situer dans une « trajectoire » de fiabilisation et de sécurisation de la procédure

• Définir le plan d’action à mettre en œuvre pour renforcer le dispositif de contrôle interne : Évaluer le coût de chacune de ces mesures à rapprocher de l’impact

financier du risque considéré (raisonner par enjeux prioritairement) Arbitrer sur les mesures de couverture des risques à appliquer. Centrer sur les processus à fort impact : Haut de bilan (Parc immobilier,

provisions, dette, subventions d’investissement…) Opérations de fin d’exercice….

Intégrer la problématique des contrôles internes dans les évolutions informatiques commandées aux éditeurs;

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L'offre de service ciblée de la DGFiP au profit des CHR

Il s'agit d'appuyer et d'accompagner les établissements publics de santé les plus importants dans le renforcement de leur démarche de contrôle interne. Cette offre de service :– repose sur le volontariat des établissements publics de santé ; – est complémentaire par rapport à l'ensemble des travaux entrepris et de la

documentation élaborée ;– est fondée sur l'expertise que peut apporter la DGFiP en matière de contrôle

interne comptable et financier ;– s'inscrit dans une démarche progressive, pluriannuelle, adaptée et mesurée

aux risques propre à chaque établissement dans le cadre de son renforcement du contrôle interne : s'appuyer sur l'existant pour l'améliorer ;

– se limite au périmètre de la qualité comptable.

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Formation

L’enquête exprime le besoin général de mise à niveau en comptabilité M21 et de formation en contrôle interne comptable, et dans certains cas moins fréquents de formation en conduite de projet

Recueil d’avis sur le projet de formation ENFIP/EHESP : 2 modules initiation de 2 jours : comptabilité et contrôle interne (2012) 1 module expertise accessible après test : comptabilité (2013) Ouverte à tous les publics : ARS, DRFIP, établissements, comptables Dispensée par les 2 écoles au plus près des services : en région Concours requis des référents ARS et correspondants DRFIP pour recueillir les

besoins et planifier les formations en liaison avec les 2 écoles

67Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Les éléments essentiels

68Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Un intérêt pour le management et la performance de l’établissement

Démarche de maîtrise des risques Sécurisation et amélioration de la gestion Comparable aux démarches qualité connues dans le domaine médical

(accréditation, recherche des évènements indésirables, …) Dispositif proportionné aux enjeux et aux moyens

Arbitrage Fiabilité de l’information comptable

Pilotage et fonctionnement interne Confiance des interlocuteurs internes et externes (tutelle, prêteurs,

juridictions) Projet managérial

Communication interne Diagnostic de l’organisation Valorisation de l’existant et des savoirs faire

69Direction générale de l‘ffre de soins Direction générale des finances publiques

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Fiabiliser, certifier les comptes… pourquoi ?

Fiabiliser, certifier les comptes… pourquoi ? Exhaustivité

Réalité

Exactitude / Sincérité

Facturer toute l’activité, connaissance des charges futures

Réalité des actes facturés, connaissance du patrimoine

Juste évaluation ex : provisions, amortissements

…à la performance : maîtrise, pilotagesécurité, confianceeffet de levier, économies

Des critères de qualité comptable…

Séparation des exercices

Imputer les charges et les produits sur la bonne période

70Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

Régularité

Ne payer que ce qui est dû en application des textes – respect des procédures

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Le projet de fiabilisation des comptes est complémentaire des nombreux projets en cours dans les hôpitaux, mobilisant les mêmes équipes et concourrant à la qualité des comptes et à la performance

de la gestion

SIH FIDES ACHATS PATRIMOINE

COOPÉRATIONS FUSIONS

CREFCONTRATS DE PÔLE

FIABILISATION -CERTIFICATION DES COMPTES

COMPTABILITE ANALYTIQUE

PERFORMANCE

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Une mise en œuvre progressive :fiabilisation de tous les comptes, puis certification des

comptes de certains EPS non définis à ce jour

72Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

Sur les comptes de 2014

Sur les comptes de 2014

1ères avancées dès 2012

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Des échéances

Fiabilisation des comptes : en cours, durée indéterminée, des résultats tangibles au terme de 2 à 3 années

Pour 2012, des objectifs réalistes s’inscrivant dans une démarche pragmatique et progressive d’amélioration de la qualité des comptes

Certification des comptes : dans le cadre législatif actuel, sur les comptes de 2014, résultat de l’audit de certification à la fin du 1er semestre 2015

73Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

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Une documentation disponible sur Internet Le guide de fiabilisation des comptes des hôpitaux du 10 octobre 2011 Des fiches comptables :

Traitement du risque d’irrecouvrabilité, comptabilisation des dépréciations de créances et des admissions en non valeur

Provision réglementée pour propre assureur Ajustement de l’inventaire et de l’actif Traitement des corrections d’erreur Contrat de partenariat et BEH TVA (en cours) Comptes 102 et 13 : compléments de dotation et subventions d’équipement (en

cours) Des cartographies des risques balayant les principaux cycles :

Immobilisations Achats Provisions (en cours) Endettement – trésorerie (en cours) Recettes (en cours) Personnel (en cours) Fonds déposés (en cours)

La réglementation budgétaire et comptable74Direction générale de l'offre de soins

Direction générale des finances publiques

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Site Internet

Adresse du site http://www.sante.gouv.fr/la-fiabilisation-et-la-certification-des-comptes-des-etablissements-publics-de-sante.html

• Ou http://www.sante.gouv.fr, dossiers lettre C, Certification et fiabilisation des comptes

2 BAL – DGOS : [email protected]

– DGFIP : [email protected]

75Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques