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Formation et conduite du changement

juin 2005

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1. La démarche

2. Des outils pour conduire le changement

Sommaire

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Partie 1

La démarche

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• Le Plan stratégique et le plan d'action– ADELE 112 : Plan générique de formation– ADELE 113 : Formation et conduite du changement – ADELE114 : e-formation

• Deux appels d'offre :– Mission d'appui à une démarche de conduite du

changement exprimée en termes de compétences– Accompagnement de la démarche de formation

liée au développement de l'administration électronique

Le Contexte

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La Méthode

– Une trentaine d'entretiens avec• des responsables de structure/direction/sous-direction ;

• des chefs de projets ;

• des responsables de formation ;

dans des ministères, dans des collectivités territoriales, dans des organismes de formation.

– Deux journées de rencontre pour • faire dialoguer l'offre de formation avec la demande ;• entendre et comprendre les expériences déjà engagées

dans et hors l'administration.

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L'analyse de l'existantDes obstacles et difficultés à prendre en compte

• L'Administration électronique perçue par les acteurs de l'administration:

- un changement mal compris

- des interférences avec d'autres mutations plus puissantes ou plus anciennes

- de l'administration informatique à la e-administration, un chemin à parcourir.

• Les projets :

- des projets juxtaposés, des chefs de projets isolés

- des projets informatiques, une difficulté à placer tous les agents en position active

- peu de place pour la formation (à l'outil) et pour la conduite du changement.

• La formation: un existant apparemment réduit, mais d'importantes possibilités

• La cohésion des formations : un enjeu et un besoin

– Les ressources humaines et l'accompagnement du changement, clés du succès des projets

– Des questions de statut, de métier, de compétences.

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Partie 2

Des outils pour conduire le changement

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Un Dispositif d'ensemble

Construire un dispositif d'appui aux acteurs du changement

• Mutualiser les ressources pédagogiques, informationnelles, méthodologiques• Favoriser la formation d'une communauté des acteurs • Mettre en œuvre un plan de communication à destination des agents publics

Ordonner l’offre de formation : repérage/labellisation

• Créer/gérer un label "Adèle Formation" pour les modules de formation des ministères• 10 thématiques prioritaires définies

Construire une offre spécifique de formation

• Sur 3 sujets qui permettent un positionnement visible/structurant de l’Agence– Définition de service– Stratégie technologique– Enjeux de l’administration électronique

• Définir une offre d’accompagnement pour les « grands décideurs publics »

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Le Catalogue générique de formation à l’administration électronique

• Outils de définition du besoin collectif (gestion des compétences)• Outils de mise en réseau des formateurs et des apprenants• Répertoire d’offreurs • Financements ciblés • Recommandations sur les manières de former (en ligne, perso, etc.)• Conseils sur la certification, la validation, etc.• Et, sur chacun des dix domaines prioritaires :

– Un « Syllabus »– Une Banque de slides– Une Banque de cas

Contenus

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Les Dix Compétences prioritaires pour le chantier "administration électronique"

Besoins &Besoins &Services Services

EnjeuxEnjeux

ProjetsProjets

Équipes &Équipes &RéseauxRéseaux

Manager en s’appuyant sur les TIC

Stratégie technologique

Concevoir de front processus,

outils, compétences et collectifs

Enjeux locauxet d’organisation liés

aux TIC

Usages, utilisateurs, usagers et agents

Contexte national de l’administration

électronique

Enjeux pour la redéfinition des

métiers

Négocier pour forger des représentations communes

Évaluation et diagnosticDynamique et cycle de projet

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Les Quatre blocs de compétences prioritaires

• Comprendre les enjeux de l’administration électronique

• Savoir traduire des besoins en services

• Savoir définir et mener des projets

• Forger les équipes qui conduisent les projets et les réseaux sur lesquels ils s’appuient

• Reprendre ce qui a Reprendre ce qui a marché sur le terrainmarché sur le terrain

• Privilégier les actions Privilégier les actions qui "donnent du sens" qui "donnent du sens" à ce qui se faità ce qui se fait

• Maximiser l’effet de Maximiser l’effet de levierlevier

• Éviter les redondances Éviter les redondances avec l’existantavec l’existant

• Limiter le champ à Limiter le champ à couvrir en fonction des couvrir en fonction des capacitéscapacités

Motivations du choix

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Une Communauté de pratiques

"Qui suis-je, "Mes questions, Réponses, Où suis-je ?" problèmes" moyens, aides

• Des personnes qui deviennent un collectif• Des compétences• Un processus• Des outils

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« Qui suis-je, « Mes questions, Réponses, Où suis-je ? » problèmes », moyens, aides

Métier, fonction

Achats publics, Accueil et relation avec les publics, Communication, Edition, Formation, Instruction des subventions, etc.

Organisation- Documentation Française,- Ministère de l’Equipement,- Ministère des Finances, Etc.

Projet-en préparation, -en exploitation, `-en refonte

Réseau FAQ Formations Guides (auto)Diag Cas Conseil

Administration électronique, modernisation de l’Etat

Management, Process, etc.

Information, Service, Relation à l’usager, etc.

Accès Thèmes

Réseau métier, répertoire de contacts

Les questions «métier»

Modules métiers, Slides, argumen-taires

Guides métiers

Encadrement, sens du nouveau service, migration/intégration dans le métier

Etudes de cas métiers 

Reformulation du rôle

Les questions : sens et impact pour mon organisation, mission et rôle

clubs, groupe de travail inter-institutions

Décideurs et chefs de serviceCompétences, formation, valeurs, objectifs, Evaluation, Outils, etc.

Mise en cohérence ADELE/LOLF/Charte Marianne, etc.

Audit du plan de formation, accompagnement du changement

Les questions «Conduite de projet»Et les jalons

Chef de projetConstituer l’équipe, quelles compétences, etc.

Post-mortem projets

Checklists, méthodologie sur les démarches participatives

Un "Réseau de ressources"

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Pourquoi ces outils ? Accompagner le changement, adapter les compétences

Mieux identifier et accompagner les changements

• Une meilleure inscription de l’Administration électronique dans le périmètre des changements de l’administration (enjeux, dynamiques)

• Un meilleur appui aux maîtres d’ouvrage et aux chefs de projets• Une meilleure résolution des difficultés rencontrées

Adapter les compétences aux nouveaux projets et métiers

• Mettre en cohérence les formations existantes• Permettre la constitution et la montée en qualité des équipes projets• Engager l’adaptation des métiers existants aux nouveaux services et besoins

Le rôle de l’ADAE

• Une position partenariale forte et attendue• Un rôle de cœur de réseau nécessaire et permanent

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Les Publics prioritaires pour la formationViser les « moments privilégiés »• Étudiants• Opérationnels en formation continue

Viser la "capacité d’action "• "Très haute fonction publique" : directeurs, cabinets• Responsables de projets "informatiques"• Équipe projets• Décideurs métiers

Viser l’importance du public pour "l’adhésion au changement "• Formateurs • "Première ligne"