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1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon, le 25 janvier 2013

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Projet « Ma démarche FSE »

Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE.

Lyon, le 25 janvier 2013

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Mise en place : calendrier ; mode opératoire ; contexte et organisation

Création d’un compte dans « Ma démarche FSE »

01

02

03Présentation des fonctionnalités du dépôt de la demande de subvention, de l’étude de recevabilité, et de la fiche d’instruction

04 Présentation des fonctionnalités du dépôt du bilan d’exécution et de l’étude de recevabilité du bilan d’exécution

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Mise en place : calendrier ; mode opératoire ; contexte et organisation01

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Calendrier de l’élaboration du SI

Objectifs du projet - Période 2007-2013

Objectifs du projet - Période 2014-2020

Situation du projet au sein de l’environnement SI

Outils de communication et de conduite du changement

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Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre de la de la mesure 15 de la Révision générale des politiques publiques (RGPP) relative à la simplification et à la fiabilisation des demandes de financement européens du FSE. Ce projet, conduit par la DGEFP est élaboré en lien avec la DGME.

Il a pour objet de mettre en place, à l’échéance de début 2014, un portail permettant aux porteurs de projet de saisir en ligne tout support nécessaire à la gestion des crédits et de conserver l’ensemble des pièces justificatives afférentes.

Ce portail se nomme « ma démarche FSE »

1) Objectifs du projet - Période 2007-2013

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Principes généraux

Une interface clairement identifiée pour l’ensemble des acteurs du partenariat régional et national : Le portail s’adresse aux porteurs de projets (ou aux services bénéficiaires), aux services gestionnaires et aux prestataires

Amont et aval : Le portail concerne l’ensemble de chaine de traitement des dossiers en amont et en aval de la sélection jusqu’au paiement du solde.

Volontariat : L’utilisation du portail sera assurée sur la base du volontariat auprès des autorités de gestion délégués (AGD)

Interfaçage : L’ensemble des informations saisies via le portail devront être progressivement interfacées avec le système d’information PRESAGE.

1) Objectifs du projet - Période 2007-2013

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Périmètre de mise en œuvre du projet

1) Type de dossier

Le portail concerne prioritairement les opérations financées par voie de subvention.

Il ne concerne pas le financement des aides aux postes des entreprises d’insertion

2) Services gestionnaires concernés

Le portail est établi pour l’ensemble des opérations relevant des services gestionnaires de l’État

Il pourra être élargi à des opérations relevant d’organismes intermédiaires volontaires sélectionnés par les AGD

1) Objectifs du projet - Période 2007-2013

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« Les États membres font en sorte que, le 31 décembre 2014 au plus tard, tous les échanges d’information entre les bénéficiaires et les autorités de gestion, les autorités de certification, les autorités d’audit et les organismes intermédiaires puissent être effectués uniquement au moyen de systèmes d’échange électronique de données.»

Article 112-3 du projet de règlement général 2014-2020

Le projet de dématérialisation 2007-2013 permet de préparer la mise en place obligatoire et généralisée de système d’échanges de de données informatisé, pour la période 2014-2020, à compter du 31 décembre 2014.

2) Objectifs du projet - Période 2014-2020

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2011

2012

2013 2014

Première étape (lot1): dématérialisation du bilan d’exécution et de la grille de recevabilité du bilan d’exécution

Seconde étape (lot2) : dématérialisation de la demande de candidature, de la grille de recevabilité et de la fiche d’instruction

Troisième étape (lot3) : dématérialisation du rapport de contrôle de service fait

3) Calendrier de mise en œuvre

Trois étapes sont prévues pour la période 2007-2013

Année d’appropriation du portail par les porteurs de projet et les services gestionnaires

Année de lancement et de promotion du portail auprès des porteurs de projet et des services gestionnaires

Année d’élaboration avec le groupe « utilisateur » constitué des services gestionnaires et des missions de la sous-direction FSE de la DGEFP

Quatrième étape (lot4) : dématérialisation du conventionnement et mise en œuvre de la gestion des avenants

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4) Situation du projet au sein de l’environnement SI

Parallèlement à la mise en production des trois lots, il sera procédé à un interfaçage des informations physiques et financières renseignées dans « Ma démarche FSE » avec les écran de gestion et suivi de dossier du système d’information PRESAGE et de la plate-forme de saisie des tableaux D1/D2.

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Dépôtdemande

subvention

Recevabilitédemande sub.

Porteur de projet Gestionnaire

Fiche instruction

Dépôtbilan d’exécution

Recevabilité bilan d’exécution

Rapport CSF

Conventionnement

Appel de fonds

Archivage

Gestionnaire

Fin 1er semestre 2013Fin 1er semestre 2013

Alimentation CSVTous les 15 joursAlimentation CSVTous les 15 jours

15/09/2012

15/09/2012

Dépenses certifiées (CSF/CPP)

Interfaçage lot 1 D1/D2

Plate-forme de saisie

D1/D2

Inscription au comité (passage en statut C)

Dépenses réalisées (bilan-dépenses)

Création du dossier (statut D)Report n° presageReport n° presage

Fin 1er semestre 2013

Fin 1er semestre 2013

Schéma organisationnel des systèmes d’information

Opérationnel en janv. 2012 A venir

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Plaquette de communication : Disponible dans la salle

Vidéo d’e-learning : Accessible depuis la rubrique

Guide utilisateur : Disponible depuis la rubrique

Diaporama de présentation : En cours

Assistance téléphonique :

Vos correspondants régionaux – chargés de mission FSE

Les pré-requis utilisateurs

Navigateur: Internet explorer 8, Mozilla Firefox 5, Google Chrome 14, Safari 5, Opéra 11

Stockage de données : 10 M0 maximum par pièce jointe. Le nombre de pièce jointe n'est pas limité.

5) Outils de communication, de conduite du changement et assistance fonctionnelle

Adresse : https://ma-demarche-fse.fr

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Création d’un compte dans « Ma démarche FSE »02

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Initialisation des comptes 2.1

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Présentation des droits associés aux différents profils

Connexion

Création du compte

Passerelle avec mon.service-public.fr

Administration de l’organisme

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Les différents profils de « ma démarche FSE » (1/4)

« Ma démarche FSE » attribue à ses utilisateurs un profil selon son domaine d’intervention dans la système d’information.

Ils se répartissent en 3 grandes catégories de types de profil à savoir :

•  Porteur de projet  :

• Compte-maître (1er personne à se connecter au portail),

• Compte secondaire (gestionnaire).

• Collaborateurs (ou service gestionnaire) :

• Administrateur,

• Superviseur,

• Gestionnaire.

• Prestataire :•Opérateur mandaté.

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Les différents profils de « ma démarche FSE » (1/4)

Profil de type « porteur de projet »

•Compte-maître (1er personne à se connecter au portail)

Réception du code d'activation utilisable une seule fois au moment de la création du compte-maître ;

Administration de la structure porteuse ;

Création des comptes secondaires ;

Validation des comptes secondaires en attente ;

Désactivation des comptes secondaires ;

Réalisation de la saisie liés aux formulaires ;

• Compte-secondaire

Réalisation de la saisie liés aux formulaires

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Les différents profils de « ma démarche FSE » (1/4)

Profil de type « Collaborateur »

•Administrateur

Création des superviseurs des services ;

Création des services ;

Intervention sur l’ensemble du périmètre fonctionnel ;

•Superviseur

Création des comptes « gestionnaire » au sien du service ;

Mise à jour des données relatives au service ;

Tout le traitement d’une demande de subvention et de dépôt d’un bilan d’exécution ;

•Gestionnaire

Uniquement le traitement d’une demande de subvention et de dépôt d’un bilan d’exécution  ;

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Les différents profils de « ma démarche FSE » (1/4)

Profil de type « Prestataire »

•Opérateur mandaté

  intervention sur la réalisation de la fiche d’instruction et/ou le rapport de contrôle de service ;

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Présentation des droits associés aux différents profils

Connexion

Création du compte

Passerelle avec mon.service-public.fr

Administration de l’organisme

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Créer un compte porteur de projet (1/3)

Cliquer sur « Créer un compte porteur de projet »

Ultérieurement, en cas d’oubli, l’utilisateur pourra demander une réinitialisation de son mot de passe via ce lien

2

2

Saisir dans la barre de navigation l’adresse :https://ma-demarche-fse.fr

11

3

3

Porteur de projet

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Créer un compte porteur de projet (2/3)

La validation des conditions générales d’utilisation est obligatoire

Cliquer sur le bouton ‘Sauvegarder’ pour demander la création d’un compte porteur de projet

Renseigner les informations demandées. Les champs obligatoires sont identifiés par un astérisque rouge *

Sitôt, la sauvegarde de vos données, un code d’activation vous est communiqué dans les 4 heures ouvrées par notre plateforme de maintenance afin que celle-ci s’assure de l’authenticité de la personne en train de se connecter.

L’adresse courriel et le mot de passe constituent les identifiants de connexion du bénéficiaire.

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1

3

1

2

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Créer un compte porteur de projet (3/3)

1 2

3

[email protected]

Jean LE GALL

Un message de l’application l’informe que le compte est créé…

…ainsi qu’un courriel lui rappelant ses identifiants et ses droits

Si le bénéficiaire est le premier utilisateur à créer un compte sur son organisme, il doit confirmer qu’il souhaite être « Compte maître »

1

2

1

2

3

1

2

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La création d’un compte « Superviseur » au sein d’un service est réalisé par l’équipe projet de la DGEFP. Ce profil permet d’administrer en local le service gestionnaire.

Conditions de création de compte « Superviseur »

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Le gestionnaire doit prendre l’attache de la personne disposant du profil « Superviseur » au sein de sa structure pour la création d’un compte d’accès au portail.

Le compte utilisateur est l’adresse courriel professionnelle du gestionnaire.

Un mot de passe est automatiquement envoyé par courriel suite à la création du compte. Il est nécessaire pour le gestionnaire de modifier le mot de passe à la première connexion.

Conditions de création de compte « gestionnaire »

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Le profil « opérateur mandaté » est attribué par le superviseur du service. Ce dernier à la charge de créer le compte et la structure du prestataire retenue dans le cadre d’un marché public.

Le consultant ou la personne « guichet » de la structure titulaire du marché se verra attribuer les dossiers par le superviseur du service gestionnaire. L’action du consultant portera uniquement sur le dossier qui lui aura été assigné quelque soit la région d’origine du dossier.

Conditions de création de compte « Opérateur mandaté »

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Présentation des droits associés aux différents profils

Connexion

Création du compte

Passerelle avec mon.service-public.fr

Administration de l’organisme

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Connexion à la plateforme de dématérialisation

2

1

1

2 Vous êtes connecté au portail « ma démarche FSE »

Cliquer sur le bouton « Valider »

Saisir votre identifiant et votre mot de passe

L’identifiant et le mot de passe sont l’adresse de

messagerie électronique et le mot de passe saisi dans le

formulaire d’inscription

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Présentation des droits associés aux différents profils

Connexion

Création du compte

Passerelle avec mon.service-public.fr

Administration de l’organisme Porteur de Projet

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Administration de l’organisme : Accès pour le titulaire d’un compte-maître

Une fois que le porteur de projet aura créé des demandes de subventions, elles seront suivies dans cette zone.

Cliquer sur le bouton « Administration de l’organisme »

Seuls les porteurs de projets qui disposent d’un compte-maître associé à l’organisme sont habilités à administrer les informations relatives à cet organisme.

1

Porteur de

projet

2

1

2

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Administration de l’organisme :Informations générales organisme

Cliquez sur le bouton « Modifier » pour accéder à la saisie des champs administrables de l’organisme de formation

Saisir les champs informatifs et cliquer sur le bouton « Sauvegarder »

111

Porteur de

projet

12

2

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Administration de l’organisme :Gestion des utilisateurs : modification utilisateur

Cliquer sur l’onglet « Utilisateurs » pour accéder à l’administration des utilisateurs d’un organisme

Cliquer sur le nom d’un utilisateur pour modifier le détail d’un compte ou désactiver un compte

Cliquer sur le bouton « Désactiver le compte » pour réaliser l’action correspondante

Cliquer sur le bouton « Modifier » pour mettre à jour les informations d’un porteur de projet de l’organisme

Retourner à la liste des comptes de l’organisme

111

Porteur de

projet

2

43

3

4

55

1

2

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Administration de l’organisme :Gestion des utilisateurs : création compte

Dans le même onglet, cliquer sur « Créer un compte » pour réaliser l’action correspondante

Saisir les informations du nouveau compte et cliquer sur le bouton « Sauvegarder »

Après un retour à la liste des utilisateurs de l’organisme, constater que l’utilisateur est bien présent.

111

Porteur de

projet

2

1

2

3

333

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Administration de l’organisme : RattachementPorteur

de projet

Cet onglet vous permet d’envoyer des demandes de rattachement à des organismes ayant le même numéro SIREN, de traiter les demandes en attentes et de consulter les organismes rattachés.

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Administration de l’organisme : Coffre-fortPorteur

de projet

Cet onglet vous permet d’ajouter des pièces jointes standards, des comptes financiers et des pièces jointes complémentaires.

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Présentation des droits associés aux différents profils

Connexion

Création du compte

Passerelle avec mon.service-public.fr

Administration de l’organisme Porteur de Projet

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Passerelle avec mon.service-public.fr

Une passerelle avec « mon.service-public.fr » permettra à terme aux utilisateurs de « Ma démarche FSE » de créer une liaison entre leur compte sur le portail « Ma démarche FSE » et le portail « mon.service-public.fr » (MSP).

A ce stade, deux types de compte MSP sont identifiés :

- Votre compte Pro (tout structure juridique différente d’association)

- Votre compte Asso (tout type d’association)

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Présentation des fonctionnalités du dépôt de la demande de subvention, de l’étude de recevabilité, et de la fiche d’instruction

03

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Dépôt d’une demande de subvention3.1

3.2 Gestion des dossiers (recevabilité, rapport d’instruction, récapitulatif de l’instruction)

3.3 Démonstration

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Dépôt d’une demande de subvention

3.1

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Dépôt de dossier de demande de subvention

Validation du formulaire, engagement et signature

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Dépôt de dossier de demande de subventionAccès à la création / choix d’appel à projet

Cliquer sur le bouton pour déposer un dossier de demande de subvention

Renseignez la Région administrative et le service associé, puis cliquez sur « Valider »

Sélectionnez l’appel à projet souhaité en cliquant sur l’icône associée

111

Porteur de

projet

2

3

3 42

1

2

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Dépôt de dossier de demande de subventionAccès à la création / choix d’appel à projet

Compléter les champs d’initialisation de la demande de subvention

Les données relatives à l’organismes sont rapatriées du paramétrage de l’organisme, si celui-ci a été réalisé au préalable

Une fois les données initiales saisies, cliquer sur ce bouton afin d’accéder à la saisie des autres éléments de la demande

111

Porteur de

projet

2

2

3

3

1

43

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Dépôt de dossier de demande de subventionComposition d’un dossier

Porteur de

projet

44

Formulaire de demande

Onglet organisme

Onglet descriptif de l’opération

Onglet indicateurs prévisionnels

Onglet dépenses prévisionnelles

Onglet ressources prévisionnelles

Onglet validation

Une fois initialisé, le dossier se décompose en 6 onglets, eux-mêmes ventilés en sous-onglets

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Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Identification : consultation

Informations organisme, pré-remplies si déjà connues (administration ou création dossier)

Information sur l’activité de l’organisme, telles que son objet, ses moyens, ses partenariats et son historique vis-à-vis du FSE

Cliquer sur le bouton pour télécharger un document descriptif de l’organisme (plaquette, rapport d’activités…)

Situation financière pour les organismes privés

Cliquer sur ce bouton pour modifier les informations d’identification de l’organisme

111

Porteur de

projet

2

2

3

3

1

Onglet organismeIdentification organisme

Identification organisme ContactsContacts

Annexes - fiche de renseignements

Annexes - fiche de renseignements

4

5

4

5

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Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Identification : modification

De l’effectif sera déduit par l’outil une « classe d’effectif » (en consultation)

Si l’organisme déclare ne pas être soumis à la TVA pour l’opération, il doit télécharger un justificatif

Les champs de présentation sont des zones de texte que le bénéficiaire renseigne afin de présenter de façon plus qualitative son activité

Si le bénéficiaire indique bénéficier des données de situation financière, le tableau ci-joint est à renseigner pour les organismes privés

111

Porteur de

projet

2

2

3

3

1

Onglet organismeIdentification organisme

Identification organisme ContactsContacts

Annexes - fiche de renseignements

Annexes - fiche de renseignements

4

4

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Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Contacts : consultation

Les coordonnées du représentant légal sont issues de l’initialisation du dossier, elle peuvent être modifiées

Télécharger le document attestant de la capacité du responsable légal à engager la responsabilité de l’organisme et la délégation de signature

Si une personne différente du représentant légal est chargée du suivi de l’opération, cliquer sur le bouton Oui et renseigner ses coordonnées

111

Porteur de

projet

2

2

3

3

1

Onglet organismeIdentification organisme

Identification organisme ContactsContacts Annexes - fiche de

renseignementsAnnexes - fiche de

renseignements

Le document attestant de la capacité du responsable légal à engager la responsabilité de l’organisme doit être fourni expressément pour la demande en cours, il sera exigé lors de la validation du formulaire.

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Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Annexes : modification (1/2)

Renseigner les données relatives aux opérations de formation de salariés passées

Si l’organisme appartient à un groupe, joindre un organigramme précisant les niveaux de participation, effectifs et montant du CA et du bilan des entreprises

NB : Ce bloc (1+2) n’est pas proposé pour les actions collectives

Renseigner les répartitions de l’effectif salarié en ETP de l’organisme

111

Porteur de

projet

2

2

3

3

1

Onglet organismeIdentification organisme

Identification organisme ContactsContacts Annexes - fiche de

renseignementsAnnexes - fiche de

renseignements

Cette fiche est à remplir pour les organismes exerçant une activité économique ou commerciale concurrentielle régulière

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Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Annexes : modification (2/2)

Renseigner la répartition par âge et la distinction H/F de l’effectif salarié

Renseigner la répartition prévisionnelle H/F des formations

Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour valider le contenu de la saisie

1

Porteur de

projet

2

2

3

3

1

Onglet organismeIdentification organisme

Identification organisme ContactsContacts Annexes - fiche de

renseignementsAnnexes - fiche de

renseignements

49

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Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Annexes : consultation

En consultation, un tableau récapitulant les aides publiques déjà obtenues est présenté

Cliquer sur le bouton pour ajouter une ligne

Les informations « modifiées » dans les pages précédentes sont présentées en dessous

1

Porteur de

projet

1

Onglet organismeIdentification organisme

Identification organisme ContactsContacts Annexes - fiche de

renseignementsAnnexes - fiche de

renseignements

Le commentaire présent sous le tableau de financement public détaille les règles de saisie à respecter pour l’alimentation du tableau

50

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Dépôt de dossier de demande de subventionDescriptif opération > Synthèse : consultation

L’intitulé de l’opération, son association à un appel à projet et son association à un axe, une mesure et une sous-mesure peuvent être modifiés dans cet écran

La synthèse présentera, une fois qu’ils auront été renseignés, ses montants au sein de la synthèse financière

1

Porteur de

projet

2La synthèse financière présente les montants saisis dans les onglets dépenses et ressources prévisionnelles de l’opération

51

Onglet descriptif de l’opération

SynthèseSynthèse Contexte global

Contexte global ForfaitisationForfaitisationDiagnostics,

objectifs et moyensDiagnostics,

objectifs et moyensDescription synthétiqueDescription synthétique

2

1

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Dépôt de dossier de demande de subventionDescriptif opération > Contexte : consultation

Si l’opération est la reconduction ou la suite d’une opération déjà financée par le FSE 2007-2013, l’indiquer ici, et renseigner les informations complémentaires

Si l’opération est intégrée à un projet plus global, l’indiquer et commenter ce projet

Renseigner ici le(s) lieu(x) de réalisation et l’impact géographique de sa réalisation

Renseigner le calendrier prévisionnel, l’avancement et la date de clôture de l’exercice comptable de l’organisme

1

Porteur de

projet

2

52

2

1

Onglet descriptif de l’opération

SynthèseSynthèse Contexte global

Contexte global ForfaitisationForfaitisationDiagnostics,

objectifs et moyensDiagnostics,

objectifs et moyensDescription synthétiqueDescription synthétique

3

4

4

3

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Dépôt de dossier de demande de subventionDescriptif opération > Diagnostics : consultation

Renseigner respectivement :

•Le contexte général, les objectifs et résultats attendus,

•Les moyens humains et techniques dédiés à l’opération

•Les dispositions de publicité FSE

•Les modalités de prise en compte de l’égalité H/F

Si besoin est, télécharger des pièces jointes documentant ce diagnostic

Les actions de l’opération sont créées à ce niveau :

•Soutien direct aux personnes

•Egalité H/F

1

Porteur de

projet

2

53

2

1

Onglet descriptif de l’opération

SynthèseSynthèse Contexte global

Contexte global ForfaitisationForfaitisationDiagnostics,

objectifs et moyensDiagnostics,

objectifs et moyensDescription synthétiqueDescription synthétique

3

3

Remarque :

Attention à bien cliquer sur le bouton «Modifier» pour renseigner le diagnostic (partie 1).

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Dépôt de dossier de demande de subventionDescriptif opération > Synthèse : modification

Renseigner le résumé de l’opération

Cocher les cases des publics prioritairement visés (plusieurs choix possibles)

Renseigner la prise en compte des priorités communautaires et les commenter :

• Egalité H/F

• Egalité des chances

• Caractère transnational ou interrégional

• Innovation

• Développement durable

• Vieillissement actif

• Intégration des personnes handicapées

1

Porteur de

projet

54

2

1

Onglet descriptif de l’opération

SynthèseSynthèse Contexte global

Contexte global ForfaitisationForfaitisationDiagnostics,

objectifs et moyensDiagnostics,

objectifs et moyensDescription synthétiqueDescription synthétique

3

2

3

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Dépôt de dossier de demande de subventionDescriptif opération > Forfaitisation : modification

Cocher les cases des années où l’organisme souhaite suivre le mode de calcul « forfaitisation »

Les montants des dépenses directes et indirectes ainsi que le coût total éligible seront affichés après qu’ils aient été renseignés dans les dépenses prévisionnelles du projet

1

Porteur de

projet

55

1

Onglet descriptif de l’opération

SynthèseSynthèse Contexte global

Contexte global ForfaitisationForfaitisationDiagnostics,

objectifs et moyensDiagnostics,

objectifs et moyensDescription synthétiqueDescription synthétique

Par défaut, pour chaque tranche annuelle, la valeur « Application du régime de forfaitisation » est déterminé selon le montant total des dépenses déclarées pour cette tranche.

En effet, si le montant total sur une tranche est inférieur ou égal à 500 000 €, le régime de forfaitisation doit s’appliquer sur cette tranche (sauf pour certains types d’opération).

Si le montant total sur l’une des tranches est strictement supérieur à 500 000 €, le régime de forfaitisation ne s’applique pas pour cette tranche, des dépenses indirectes peuvent éventuellement être déclarées en frais réels.

Le montant des dépenses sur chacune des tranches est calculé suivant la formule suivante :

(Dépenses directes) + ((Dépenses directes – (prestations externes + dépenses en nature))*0,20)

C’est ce montant qui est comparé au seuil 500 000 €.

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Dépôt de dossier de demande de subventionIndicateurs prévisionnels > Préalable

Porteur de

projet

56

Onglet indicateurs prévisionnels

Tableau D1Tableau D1 Tableau D2Tableau D2 Tableau D3Tableau D3

• Le tableau D1 permet de renseigner le nombre de participants attendus et leurs caractéristiques prévisionnelles à l’entrée dans l’opération, déterminant ainsi les objectifs de résultat de l’opération en termes de participation de publics cibles (colonne %).

• Le tableau D2 est destiné à l’estimation des résultats de l’opération en termes de situation des participants à l’issue de l’opération (sorties). Les critères permettant de qualifier la sortie doivent donc être observables à la sortie immédiate du participant de l’opération.

Les tableaux D1 et D2 sont présentés s’il existe dans le dossier une opération consistant à un soutien direct aux personnes.

• Les tableaux de l’onglet D3 permettent à l’organisme de préciser :

• Ses objectifs de résultat en termes de situation des participants quelques mois après le terme de l’opération,

• Tout autre objectif de résultat spécifique à son opération.

Le tableau D3 est présenté dans tous les cas de figure.

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Dépôt de dossier de demande de subventionIndicateurs prévisionnels > D1 : participants attendus

Porteur de

projet

57

1

Onglet indicateurs prévisionnels

Tableau D1Tableau D1 Tableau D2Tableau D2 Tableau D3Tableau D3En consultation, cliquer les icônes pour déployer le détail d’un des items.

Par défaut, l’item « Statut sur le marché de l’emploi » est déjà déployé et peut être rétracté en cliquant sur le bouton

Cliquer sur le bouton « Modifier » pour saisir les valeurs du tableau

1

1

2

2

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Dépôt de dossier de demande de subventionIndicateurs prévisionnels > D2 : résultats opération

Porteur de

projet

58

1

Onglet indicateurs prévisionnels

Tableau D1Tableau D1 Tableau D2Tableau D2 Tableau D3Tableau D3Après avoir cliqué sur le bouton « Modifier », renseigner les valeurs du tableau et cliquer sur le bouton « Sauvegarder »

1

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Dépôt de dossier de demande de subventionIndicateurs prévisionnels > D3 : résultats moyen terme

Renseigner, s’ils sont pertinents, les taux de situation à terme des participants

Ajouter si besoin un autre objectif

Exemple d’ajout d’un nouvel objectif

1

Porteur de

projet

59

1

Onglet indicateurs prévisionnels

Tableau D1Tableau D1 Tableau D2Tableau D2 Tableau D3Tableau D3

2

2

3

3

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Dépôt de dossier de demande de subventionDépenses prévisionnelles > Clés de répartition : modification

Cliquer autant de fois que nécessaire sur l’icône pour ajouter les clés de répartition

Renseigner la nature de clé de répartition ainsi que l’unité ciblée

1

Porteur de

projet

60

1

Onglet dépenses prévisionnellesClés de

répartitionClés de

répartitionDépenses par actionDépenses par action

Dépenses par action de formation

Dépenses par action de formation

2

2

Cet écran permet de définir les clés de répartition utilisées pour calculer :

• Les dépenses directes de personnel,

• Les dépenses indirectes (dans cet exemple : une seule clé de répartition est utilisée pour toutes les dépenses indirectes)

Postes de dépenses

Postes de dépenses

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Dépôt de dossier de demande de subventionDépenses prévisionnelles > Clés de répartition : modification

Porteur de

projet

61

Onglet dépenses prévisionnellesClés de

répartitionClés de

répartitionDépenses par actionDépenses par action

Dépenses par action de formation

Dépenses par action de formation

Postes de dépenses

Postes de dépenses

Dans cet écran, l’utilisateur a souhaité définir une clé pour chaque poste de dépenses indirectes.

Pour permettre la validation du formulaire, si le type de calcul des dépenses indirectes est « Plusieurs clés de répartition », aucune clé n’est obligatoire.

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Dépôt de dossier de demande de subventionDépenses prévisionnelles > Postes de dépenses: modification

Cliquer sur l’icône afin d’accéder au détail d’un poste, et, si besoin, d’en saisir les montants

1

Porteur de

projet

62

1

Onglet dépenses prévisionnellesClés de

répartitionClés de

répartitionDépenses par actionDépenses par action

Dépenses par action de formation

Dépenses par action de formation

Postes de dépenses

Postes de dépenses

Cet écran permet de récapituler les dépenses prévisionnelles pour les différents postes de dépenses et d’accéder à leur détail pour le visualiser ou le modifier.

Page 63: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

Dépôt de dossier de demande de subventionDépenses prévisionnelles > Postes de dépenses: modification

Cliquer sur l’icône afin d’accéder au détail d’un poste, et, si besoin, d’en saisir les montants

Renseigner les éléments de chaque ligne

1

Porteur de

projet

63

1

Onglet dépenses prévisionnellesClés de

répartitionClés de

répartitionDépenses par actionDépenses par action

Dépenses par action de formation

Dépenses par action de formation

Postes de dépenses

Postes de dépenses

Seules les années de réalisation de l’opération sont présentées.

Concernant la ligne « 5. Dépenses indirectes », si le bénéficiaire n’est pas éligible au régime de forfaitisation des coûts indirects pour 1 tranche, les valeurs en frais réels pourront être renseignées dans la fenêtre de détail du poste de dépenses « Dépenses indirectes »

2

2

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Dépôt de dossier de demande de subventionDépenses prévisionnelles > Postes de dépenses: préalable

Le coût total du projet (y compris montants non éligibles à l’abondement FSE) peuvent être renseignés

1

Porteur de

projet

64

Onglet dépenses prévisionnellesClés de

répartitionClés de

répartitionDépenses par actionDépenses par action

Dépenses par action de formation

Dépenses par action de formation

1

Postes de dépenses

Postes de dépenses

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Dépôt de dossier de demande de subventionDépenses par action > consultation, accès en saisie

Cliquer sur l’icône pour accéder à la saisie des dépenses par action

1

Porteur de

projet

65

Onglet dépenses prévisionnellesClés de

répartitionClés de

répartitionDépenses par actionDépenses par action

Dépenses par action de formation

Dépenses par action de formation

1

Postes de dépenses

Postes de dépenses

Cet onglet n’est proposé que s’il y a plusieurs actions associées au dossier

, cet onglet est

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Dépôt de dossier de demande de subventionDépenses par action de formation> consultation, accès en saisie

Cliquer sur modifier afin d’accéder à la saisie des dépenses par action de formation

1

Porteur de

projet

66

Onglet dépenses prévisionnellesClés de

répartitionClés de

répartitionDépenses par actionDépenses par action

Dépenses par action de formation

Dépenses par action de formation

1

Postes de dépenses

Postes de dépenses

Cet écran permet de détailler les dépenses prévisionnelles par action de formation des salariés, pour chaque année de l’opération.

Page 67: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

Dépôt de dossier de demande de subventionRessources prévisionnelles > consultation, accès en saisie

Cliquer sur l’icône pour accéder à la saisie des ressources par type de financeur

Cliquer sur le bouton ajouter une ligne afin d’ajouter d’autres co-financeurs

1

Porteur de

projet

67

Onglet ressources prévisionnellesPas de sous-onglets

1

Un tableau récapitulatif permet de comparer les dépenses totales et les ressources totales.

Pour pouvoir valider le formulaire, le total des dépenses doit être égal au total des ressources, pour chaque année et globalement.

2

2

Page 68: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

Dépôt de dossier de demande de subventionDépenses par action de formation> consultation, accès en saisie

Le tableau est équilibré :

il est présenté en caractères noirs

1

Porteur de

projet

68

Onglet ressources prévisionnellesPas de sous-onglets

1

Les lignes :

• Fonds social européen (FSE),

• Recettes de l’opération,

• Autofinancement.

Ne peuvent pas être supprimées, et lors de leur modification, les champs « Catégorie » et « Libellé du partenaire » ne sont pas modifiables.

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Dépôt de dossier de demande de subventionValidation > Pièces à joindre

Cliquer sur l’icône afin de télécharger la pièce jointe

Cliquer sur l’icône pour supprimer une pièce jointe

Cliquer sur l’icône pour consulter une pièce jointe

1

Porteur de

projet

69

Onglet validationPièces à joindre

Pièces à joindre

Engagement et signatureEngagement et signature

1

Validation du formulaire

Validation du formulaire

2

3

23Cet onglet présente la liste des pièces à fournir pour que le formulaire puisse être validé et envoyé. Cette liste est adaptée en fonction du statut juridique de l’organisme, et du montant de l’aide du FSE sollicitée.

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Dépôt de dossier de demande de subventionValidation > Validation du formulaire (1/2)

Porteur de

projet

70

Onglet validationPièces à joindre

Pièces à joindre

Engagement et signatureEngagement et signature

Validation du formulaire

Validation du formulaire

Cet écran permet de lister les points à corriger et / ou compléter avant de pouvoir valider et envoyer le formulaire.

Lorsque l’on ouvre cet onglet, la liste des points à compléter s’affiche automatiquement.

Si tous les points sont vérifiés, un message l’indique, et le bouton « Valider le formulaire » est affiché.

L’action « Valider le formulaire » permet de rendre disponible l’onglet « Engagement et signature », qui permet de signer et d’envoyer le formulaire aux services gestionnaires.

Page 71: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

Dépôt de dossier de demande de subvention Validation > Validation du formulaire (2/2)

Porteur de

projet

71

Onglet validationPièces à joindre

Pièces à joindre

Engagement et signatureEngagement et signature

Validation du formulaire

Validation du formulaire

L’ensemble des conditions nécessaires à la validation du formulaire étant remplies, cliquer sur le bouton « Valider le formulaire », désormais présent

1

1

Une fois le formulaire validé, les contrôles ne sont plus lancés lorsqu’on arrive sur la page et un message indique la date à laquelle le formulaire a été validé.

Toute modification du formulaire annulera la validation, il faudra à nouveau utiliser le bouton « Valider le formulaire ».

Page 72: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

Dépôt de dossier de demande de subventionValidation > Engagement et signature : impression du document

Porteur de

projet

72

Onglet validationPièces à joindre

Pièces à joindre

Engagement et signatureEngagement et signature

Validation du formulaire

Validation du formulaire

Cliquer sur le bouton « Imprimer » afin de générer le document traitement de texte faisant office d’attestation d’engagement

1

1

Page 73: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

Dépôt de dossier de demande de subventionValidation > Engagement et signature : téléchargement de l’arrêté

Porteur de

projet

73

Onglet validationPièces à joindre

Pièces à joindre

Engagement et signatureEngagement et signature

Validation du formulaire

Validation du formulaire

L’ensemble des conditions nécessaires à la validation du formulaire étant remplies, cliquer sur le bouton « Valider le formulaire », désormais présent

1

1

Ce document doit alors être imprimé, signé, et joint au formulaire (bouton « Parcourir » disponible pour sélectionner le fichier à télécharger).

Page 74: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

Dépôt de dossier de demande de subventionValidation > Engagement et signature : envoi de l’arrêté

Porteur de

projet

74

Onglet validationPièces à joindre

Pièces à joindre

Engagement et signatureEngagement et signature

Validation du formulaire

Validation du formulaire

Ultime étape pour le porteur de projet : l’envoi du dossier au gestionnaire pour instruction

1

1

Lors de l’envoi du dossier de demande de subvention, un document est généré au format PDF, pour figer la version en cours du dossier.

Ce rapport reprend le contenu de chacun des onglets.

Une page de garde est rajoutée pour résumer les informations principales du dossier, ainsi que la page « Attestation et signature ».

1

Page 75: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

75

3.2 Etude de recevabilité de la demande de subvention

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Suivi des demandesFonctionnalités proposées

76

Suivi des demandes

Onglet historique

Onglet gestion

Onglet Grille de recevabilitéPièces à fournirPièces à fournirDemandes à renseignerDemandes à renseigner

Les fonctionnalités proposées par l’outil pour le suivi des demandes de subvention se décompose en 6 onglets

Collaborateur

Onglet Rapport d’Instruction

Analyse des dépenses

Analyse des dépenses

Analyse de l’opérationAnalyse de l’opération

Participation du FSE

Participation du FSE

Analyse des ressources

Analyse des ressources

Capacité de l’organismeCapacité de l’organisme

Onglet Récapitulatif de l’Instruction

Suites données à l’issue de l’analyseSuites données à

l’issue de l’analyseFiche synthétique

opérationFiche synthétique

opération Avis motivéAvis motivéServices associésServices associés

Onglet Messages

Page 77: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

77

Consultation de l’historique du projet

Génération du rapport d’instruction et du récapitulatif de l’instruction

Renseignement de la grille de recevabilité

Transmettre l’information à Presage

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78

CollaborateurConsultation de l’historique du dossierAccès à l’historique du dossier

L’historique du dossier reprend l’ensemble des étapes du dossier dans l’ordre chronologique inversé avec leurs dates de réalisation et leur numéro de version.Il est possible de consulter des pièces jointes associées.

11

Pour accéder à l’historique d’un dossier, cliquez sur l’icône œil du dossier depuis la liste des opérations

Page 79: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

79

CollaborateurRenseignement de la grille de recevabilitéOnglet « Données à renseigner »

Le dossier pourra être déclaré recevable lorsque toutes ces données seront marquées comme « Renseignées » ou « Sans objet ».

Cet onglet présente une liste de points à vérifier pour la recevabilité du dossier de demande de subvention.

Page 80: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

80

CollaborateurRenseignement de la grille de recevabilitéOnglet « Pièces à fournir »

Le dossier ne pourra être déclaré recevable que lorsque toutes ces pièces seront marquées comme « Transmise » ou « Sans objet ».

Cet onglet présente une liste de documents à joindre au dossier pour la recevabilité du dossier de demande de subvention.

Page 81: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

81

3.3 Réalisation de la fiche d’instruction de la demande de subvention

Page 82: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

82

CollaborateurGénération du rapport d’instruction Saisie des différents onglets

L’onglet « Rapport d’instruction » est divisé en cinq sous-onglets, qui représentent les différentes pages du rapport d’instruction.

Chaque sous-onglet est modifiable individuellement.

Page 83: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

83

CollaborateurGénération du rapport d’instruction Analyse des dépenses

Page 84: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

84

CollaborateurGénération du rapport d’instruction Analyse des ressources

Page 85: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

85

CollaborateurGénération du rapport d’instruction Participation du FSE

Page 86: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

86

CollaborateurGénération du rapport d’instruction Capacité de l’organisme

Page 87: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

87

CollaborateurGénération du récapitulatif de l’instruction Saisie des différents onglets

Cet onglet rassemble les écrans utilisés pour le suivi de l’avancement de l’instruction et pour la validation de l’instruction.

Chaque sous-onglet est modifiable individuellement.

Page 88: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

88

CollaborateurTransmission du dossier à Présage

Récapitulatif Instruction > Avis motivé

Après avoir renseigner les données, le document doit être imprimé, signé, puis ajouté comme pièce jointe au portail.

La validation de l’écran initie la transmission du dossier à Presage.

Cette page est utilisée pour soumettre et valider le rapport d’instruction.

Page 89: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

89

Présentation des fonctionnalités du dépôt du bilan d’exécution et de l’étude de recevabilité du bilan d’exécution

04

Page 90: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

90

Saisie et dépôt du bilan d’exécution4.1

Page 91: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

91

Liste des dossiers

Création du bilan d’exécution

Accès à une opération

Validation de la saisie des volets

Edition de l’attestation de validation

Validation du bilan d’exécution par la structure

Soumission du bilan d’exécution

Principes de navigation

Page 92: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

92

Principes de navigation

Page 93: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

93

Page d’accueil (1/2)

Le lien Aide vous permet d’accéder à l’aide en ligne du portail « Ma démarche FSE ».

Le lien présentant votre nom et prénom vous permet de modifier votre mot de passe.

Porteur de projet

Page 94: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

94

Page d’accueil (2/2)

Le portail affiche à l’écran un récapitulatif du nombre d’opérations en cours et de demandes de subvention.

Le portail « Ma démarche FSE » permet désormais de déposer et gérer à la fois les demandes de subvention et les bilans d’exécution.

Pour accéder aux bilans d’exécution, cliquez sur le lien des opérations en cours ou des bilans d’exécution

Porteur de projet

Page 95: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

95

Liste des dossiers

Le portail affiche à l’écran la liste des opérations sur lesquelles vous avez des droits d’accès.

Pour sélectionner l’opération pour laquelle vous souhaitez travailler, cliquez sur le numéro PRESAGE correspondant.

Porteur de projet

Page 96: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

96

Accès à une opération

1

2

3

L’écran d’un dossier se décompose en 3 parties :

• les informations générales de l’opération

• la liste des bilans dématérialisés enregistrés sur le portail

• la liste des bilans déposés avant l’ouverture du portail

12

3

Porteur de projet

Page 97: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

97

Accès à une opération (2/4)Porteur de

projet

Cet onglet vous permet de consulter les visites sur place rattachées au dossier ainsi que d’en créer.

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98

Accès à une opération (3/4)

1

2

Porteur de projet

Cet onglet se décompose en 2 parties :

• la liste de l’ensemble des pièces jointes des bilans du dossier et celles ajoutées manuellement

• la liste des catégories qu’il est possible de créer pour classer les pièces jointes

Il est possible d’ajouter des catégories et des pièces jointes. Seules les pièces jointes ajoutées manuellement peuvent être supprimées. En revanche, il est possible de modifier les pièces jointes pour leur ajouter une catégorie par exemple.

1

2

Page 99: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

99

Accès à une opération (4/4)Porteur de

projet

Cet écran permet de vérifier l’ensemble des informations importées depuis PRESAGE et qui vont être copiées dans tout nouveau bilan.

Seul le compte maître peut modifier les informations de l’organisme bénéficiaire.

Page 100: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

100

Création du bilan d’exécution

Comment créer votre bilan d’exécution ?

Cliquer sur le bouton « Ajouter un bilan »

1

L’écran affiche alors le formulaire

d’initialisation du bilan

1

Porteur de projet

Page 101: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

Onglet « Contenu du bilan »

Comment saisir un bilan d’exécution ?

1

1Saisir successivement chacun des onglets du bilan d’exécution, en modification

Porteur de projet

Le « contenu du dossier » est constitué

• d’une part, d’informations provenant de Présage Web

• d’autre part, d’informations relatives au bilan d’exécution proprement dit :

• la période d’exécution,

• le nom et les coordonnées du responsable du bilan

• etc...

Page 102: 1 Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon,

102

Règles de gestion « Contenu du bilan »Porteur de

projet

1/ Vous ne pouvez pas modifier les données pré-alimentées depuis Présage Web via le portail de dématérialisation.

2/ En sauvegardant la saisie du bilan d’exécution, le système crée le bilan d’exécution et lui attribue un numéro par incrémentation.

Tous les bilans d’exécution d’une même opération sont numérotés, quelque soit leur type.

3/ Un nouveau bilan d’exécution doit être dans la première tranche non clôturée de l’opération

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103

Volet 1 : Partie APorteur de

projet

Le volet 1 contient l’ensemble des éléments qualitatifs et quantitatifs concourant à la présentation des actions réalisées. La partie A concerne la synthèse qualitative de l’opération concernée.

Vous devez renseigner des informations dans l’ensemble des champs descriptifs. Pour déplier les champs de réponse, cliquer sur l’icône

1

1

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104

Volet 1 : Partie APorteur de

projet

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes pour compléter ces informations

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Volet 1 : Partie B – Tableau D1Porteur de

projet

Renseignez ici les caractéristiques des participants de l’opération en cliquant sur le bouton Modifier.

Il est possible de déplier les champs grâce à l’icône

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Porteur de projet

Volet 1 : Partie B – Tableau D2

Renseignez ici la situation des participants à l’issue de l’opération en cliquant sur le bouton Modifier .

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Porteur de projet

Volet 1 : Partie B – Tableau D3

Renseignez ici la situation des participants à l’issue de l’opération en cliquant sur le bouton Modifier .

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Volet 1 : Partie CPorteur de

projet

Vous pouvez ajouter des pièces jointes relatives aux conditions de réalisation de l’opération sur cet onglet.

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Volet 2 : Dépenses justifiéesPorteur de

projet

Le volet 2 contient l’ensemble des données relatives aux dépenses justifiées. Chaque sous-onglet correspond à un type de dépenses.

Vous devez pour chaque onglet d’abord ajouter une liste des pièces à disposition puis ajouter autant de lignes que nécessaires.

1

2

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Volet 2 : Dépenses directes de personnelPorteur de

projet

Sur cet onglet, vous devez saisir les dépenses directes de fonctionnement réalisées dans le cadre de votre opération. Il est possible d’ajouter sur la plupart des onglets des pièces jointes.

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111

Volet 2 : Dépenses directes de fonctionnementPorteur de

projet

Sur cet onglet, vous devez saisir les dépenses directes de fonctionnement réalisées dans le cadre de votre opération

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112

Volet 2 : Prestations externes directesPorteur de

projet

Sur cet onglet, vous devez saisir les dépenses en prestations externes directes réalisées dans le cadre de votre opération

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113

Volet 2 : Dépenses directes de participationPorteur de

projet

Sur cet onglet, vous devez saisir les dépenses directes liées aux participants réalisées dans le cadre de votre opération

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114

Volet 2 : Dépenses indirectes de fonctionnementPorteur de

projet

Sur cet onglet, vous devez saisir les dépenses indirectes de fonctionnement réalisées dans le cadre de votre opération

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Volet 2 : Dépenses en naturePorteur de

projet

Sur cet onglet, vous devez saisir les dépenses en nature réalisées dans le cadre de votre opération

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Volet 2 : Récapitulatif des dépensesPorteur de

projet

Cet écran de consultation synthétise l’ensemble des dépenses indiquées dans les différents onglets du Volet 2.

Vous pouvez consulter leur mode de comptabilisation en cliquant sur le bouton dédié.

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Règles de gestion du Volet 2Porteur de

projet

Partie II-21/ « Montant réalisé cumulé à la date du présent bilan d’exécution » ≥ « Montant réalisé au titre du précédent bilan d’exécution »

2/ « Activité liée à l’opération » – « part réalisée » ≤ 0

Partie II-51/ « Montant réalisé cumulé à la date du présent bilan d’exécution » ≥ « Montant réalisé au titre du précédent bilan d’exécution »

2/« Quantité d’activité liée à l’opération » ≤ « Quantité d’activité totale ».

Partie II-71/ Cet onglet n’est disponible que pour un bilan clôturant une tranche annuelle ou un bilan final.

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118

Volet 3 : Ressources mobilisées (1/2)Porteur de

projet

Le volet 3 contient l’ensemble des données relatives aux ressources mobilisées.

Vous pouvez modifier le contenu d’une ligne ou ajouter une nouvelle ligne.

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Volet 3 : Ressources mobilisées (2/2)Porteur de

projet

Un tableau en bas de la page vous affiche l’état d’équilibre ou de déséquilibre entre les dépenses et les recettes de l’opération.

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Validation de la saisie des volets

Comment valider les volets du bilan d’exécution ?

Valider chacun des volets du bilan d’exécution successivement

1

1

2

3

En cas d’informations incorrectes ou manquantes,

un message d’erreur s’affiche pour vous indiquer où apporter les corrections

Une fois les trois volets du bilan d’exécution validés, vous avez accès à l’onglet

« attestation ».

2

3

1

2

Porteur de projet

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Contrôle de validation du Volet 1Porteur de

projet

5 contrôles de saisie ont été mis en place :

• Contrôle des enregistrements et validations à vide ou à 0• Contrôle de cohérence des sommes des participants par catégorie• Contrôle de cohérence du rapport entrées / reports / sorties• Contrôle de cohérence du rapport Total / Femme• Contrôle de correspondance entre les sorties D1 et D2*

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Contrôle de validation du Volet 2Porteur de

projet

1/ Dans le tableau II-7, si une valeur est saisie dans la colonne « Autres », la nature des autres dépenses doit être précisée

2/ « Dépenses nouvelles réalisées » (total du tableau volet II) = « Ressources nouvelles mobilisées » (Total des ressources du tableau III) – détail des ressources mobilisées au titre de l’opération.

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Contrôle de validation du Volet 3Porteur de

projet

1/ Toutes les lignes importées du système d'information de gestion du Fonds social européen (PRESAGE) doivent êtres complétées.

2/ « Dépenses nouvelles réalisées » de la ligne de total du tableau récapitulatif du volet II = « Ressources nouvelles mobilisées » de la ligne de « Total des ressources » du tableau III – détail des ressources mobilisées au titre de l’opération.

3/ Pour un bilan final ou un bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle :Toute ligne doit être justifiée via l’ajout d’une pièce jointe, sauf les lignes « Fonds Social Européen » et « Autofinancement »  (selon votre statut juridique)

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Edition de l’attestation au titre de l’exécution de l’opération cofinancé

Comment éditer l’attestation de validation

du bilan d’exécution ?

La saisie s’effectue en mode modification.

Pensez également à sauvegarder la saisie de l’attestation une fois les données complétées.

Porteur de

projet

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125

Soumission du bilan d’exécution

Pour soumettre votre bilan d’exécution, une étape préalable est nécessaire.

Scannez l’attestation signée par le responsable légal de votre structure et téléchargez la sur « Ma démarche FSE ».

Vous pouvez alors soumettre votre bilan d’exécution.

1

2

1

2

Porteur de projet

Pour soumettre un bilan d’exécution au service gestionnaire, il vous faut éditer l’attestation puis faire signer le document par votre responsable légale de la structure à laquelle vous appartenez.

Le règlement 1828/2006 art.19 alinéa 4 indique que pour les Fonds structurels européens, un document numérisé a la même valeur juridique qu’un document original.

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126

Etude de recevabilité du bilan d’exécution4.2

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127

Confirmation de la recevabilité du bilan d’exécution

Grille de recevabilité

Contenu du module de suivi

Accès au module de suivi

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Accès au module de suivi

L’icône « œil » permet au porteur de projet de visualiser l’état d’avancement du dossier. Il permet également au gestionnaire de gérer les étapes de gestion lié à la complétude et à la recevabilité du bilan d’exécution.

Tous profils

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Contenu du module de suivi : historique

L’onglet « historique » contient tous les événements qui se sont déroulés sur le bilan d’exécution (traçabilité).

L’onglet « Grille de recevabilité » permet d’établir la recevabilité du bilan d’exécution. Il est vérifié à ce stade que tous les documents attendus sont bien conformes.

L’onglet « Liste des pièces jointes » présente les différentes pièces jointes du dossier.

L’onglet « Messages » affiche les échanges entre le porteur de projet et le gestionnaire.

Tous profils

Il est à noter trois fonctions importantes :

1/ La possibilité d’assigner un responsable pour le suivi du bilan d’exécution

2/ La possibilité de demander des informations complémentaires par l’envoi de message

3/ La possibilité d’exporter les données relatives aux tableaux D1D2 pour les importer dans l’interface D1D2

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130

Grille de recevabilité

L’onglet « Grille de recevabilité » affiche les critères de recevabilité du bilan d’exécution.

Le gestionnaire peut modifier la recevabilité de chaque critère et peut accéder à la page correspondant à chaque critère grâce au lien.

Tous profils

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131

Confirmation de la recevabilité du bilan d’exécution

Pour confirmer la recevabilité du bilan d’exécution,

le gestionnaire doit s’assurer :

• de la recevabilité de chacun des critères

• de déclarer le bilan recevable.

Tous profils

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132

Visite sur place4.3

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Conclusion de la visite sur place

Compte-rendu de la visite sur place

Notification de la visite sur place

Initialisation de la visite sur place

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134

Initialisation de la visite sur place Tous profils

Cet onglet vous permet d’initialiser une visite sur place.

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Compte-rendu de la visite sur place Tous profils

Cet onglet vous permet de renseigner votre analyse qualitative de la visite.

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Conclusion de la visite sur place Tous profils

Cet onglet vous permet de renseigner les conclusions de votre visite sur place.

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Notification de la visite sur place Tous profils

Cet onglet vous permet de consulter et d’envoyer la notification de la visite sur place au porteur de projet.

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Contrôle de Service Fait4.4

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Ressources

Dépenses

Conditions de réalisation

Rapports de Contrôle de Service Fait

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Rapport de Contrôle de Service Fait Tous profils

Cet onglet vous permet de consulter les rapports de Contrôle de Service Fait pour ce dossier et d’en initier un nouveau.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Conditions de réalisation (1/4)

Tous profils

Cet onglet vous permet de justifier la (non) conformité de l’opération par rapport à la convention.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Conditions de réalisation (2/4)

Tous profils

Cet onglet vous permet de renseigner votre analyse sur la qualité des réalisations et leurs indicateurs.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Conditions de réalisation (3/4)

Tous profils

Cet onglet vous permet d’expliciter le respect ou non des priorités transversales.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Conditions de réalisation (4/4)

Tous profils

Cet onglet vous permet d’expliciter le respect ou non des obligations de publicité.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Dépenses (1/5)

Tous profils

Cet onglet vous permet de présenter votre analyse sur les corrections des dépenses, les coefficients d’affectation et les clés de répartition.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Dépenses (2/5)

Tous profils

Cet onglet vous permet d’indiquer les pièces contrôlées lors du contrôle de service fait.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Dépenses (3/5)

Tous profils

Cet onglet vous permet de mettre à jour le tableau des dépenses en intégrant les dépenses rejetées.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Dépenses (4/5)

Tous profils

Cet onglet vous permet de présenter votre modèle d’échantillonnage de contrôle des pièces justificatives comptables.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Dépenses (5/5)

Tous profils

Cet onglet vous permet de présenter les résultats d’examen des pièces justificatives comptables selon votre méthode d’échantillonnage.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Ressources (1/3)

Tous profils

Cet onglet vous permet d’ajuster le plan de financement et d’indiquer les motifs de correction et modes de comptabilisation.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Ressources (2/3)

Tous profils

Cet onglet vous indique les montants FSE calculés automatiquement et applicables suite à l’ajustement du plan de financement.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Ressources (3/3)

Tous profils

Cet onglet vous permet de justifier le respect des règles d’encadrement des aides et la conformité au régime applicable pour l’opération.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Conclusions

Tous profils

Cet onglet vous indique les montant des résultats constatés calculés automatiquement et vous propose de renseigner votre propre bilan.

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Rapport de Contrôle de Service Fait : Suivi Tous profils

Cet onglet vous rappelle l’historique du Contrôle de Service Fait.

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Merci pour votre attention, bonne fin de journée !