7/24/2019 4 tapes pour choisir votre logiciel de gestion

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4 tapes pour choisir

votre logiciel de gestionPour trouver le logiciel qui conviendra le mieux votre organisation, procdez

par tape ; cela permettra de clarier et de structurer le processus de slection.Dcouvrez comment trouver le bon fournisseur en quatre tapes.

Contactez les fournisseursDans la premire tape consiste

tablir ce quon appelle une long list des

diffrents logiciels et contacter autant

de fournisseurs que possible. Ceci vouspermettra de formuler vos souhaits et vos

exigences clairement et den discuter avec

eux. Expliquez o en est votre organisation

et demandez-leur comment ils pourrontintervenir an datteindre les objectifs quevous vous tes xs, par exemple, pour dans5 ans. Essayez de dcouvrir comment ils sysont pris dans des trajets dimplmentationsemblables votre situation pour savoir

si cela vous conviendrait. Ces entretienspermettent de vous rendre compte des

valeurs et mthodes de travail de chaque

fournisseur. Cest dautant plus important

que vous devrez probablement travaillerensemble les annes venir. Insistezsur vos difcults et, surtout, laissez lesfournisseurs vous prsenter leurs ides

et leurs solutions spontanment. Ensuite,concentrez-vous sur les fonctionnalits des

logiciels. Dterminez galement la faondont vous allez comparer les fournisseurs :

Faut-il absolument un outil de reporting

automatique, ou bien est-ce la simplicit

dutilisation qui prime ? , Quels sont voscritres par rapport ceci ?

Ralisez une short listAprs avoir discut avec les diffrentes

parties, slectionnez-en trois maximum

et vous obtiendrez votre short list. Il esttemps de rcolter plus dinformations sur

ces trois fournisseurs ; de manire gnrale,

sur lentreprise, puis plus particulirement

sur limplmentation et le logiciel. Durant

cette phase, posez-vous des questions decet ordre : Quelles formations propose

le fournisseur ? , Lentreprise est-elle

un partenaire prcieux qui permettra

mon entreprise datteindre un plus haut

niveau ? , Voudrons-nous travailler

ensemble sur le long terme ? , Seront-

ils toujours du mme soutien aprs lasignature du contrat ? , Le fournisseur

a-t-il de bonnes rfrences ? Les clients

sont les meilleures rfrences que vouspouvez avoir : contactez-les en tenant

compte de ces questions. Soyez cratifs. Parexemple, tlphonez au service dassistance

des fournisseurs : quel est le temps

dattente ou la longueur du menu avant

dobtenir quelquun au tlphone ? Quand

vous composez la short listpensez surtout

ce qui se cache derrire un prix attractif. Nyaura-t-il pas des frais supplmentaires pour

les services dassistance ou de consultance ?

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Auteur: Doeke Tomberg

7/24/2019 4 tapes pour choisir votre logiciel de gestion

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Quand faire un appel doffres ?Maintenant que vous connaissez mieux

les fournisseurs de votre short list, cestle moment de dcider de faire un appel

doffres ou non. ce stade, rchissezbien au pourquoi de cette procdure :

est-ce vraiment pour vous prserver

dventuels risques ou est-ce pour faire

votre choix ? Le fait davoir rduit le nombre

de candidats facilitera le trajet de lappeldoffres et vous fera considrablement

gagner du temps et de largent. Dans le

cas dun appel doffres public, utilisez lesinformations des tapes prcdentes pour

bien vous prparer, garder le contrle

sur le processus et garantir une certaine

qualit. Cette phase est celle o vouslaborez un projet, demandez une offre auxfournisseurs retenus ou leur demandez de

remplir une RFI ou un cahier des charges.Demandez galement une dmonstration

ou une preuve de concept (POC, NDLT)

an de dcouvrir les logiciels et la faondont ils pourraient rsoudre les problmes

de votre organisation. Cest galementune bonne faon de voir si lapprochedu fournisseur vous convient. Essayezdorganiser une journe de simulation ande voir si les candidats retenus sur votre

short listtraitent de faon adquate leschallenges auxquels votre organisation est

confronte : Comment rsolvent-ils ces

problmes laide du logiciel et des servicesde consultances ? Vous dcouvrirez

rapidement quelle approche a votre

prfrence et quel fournisseur correspond

le plus votre organisation.

Le moment du choixIl est temps de faire un choix. Organisez

encore une rencontre et soyez honnte : lecourant passe-t-il bien avec le fournisseur ?Tenez compte de ce sentiment lorsque

vous devez prendre votre dcision. Vouspourrez porter votre choix sur le fournisseur

chez qui vous retrouverez un bon quilibre

entre les diffrents critres prcdemment

cits : le sentiment durant les entretiens,

la journe de simulation, lentreprise etloutil. Vous serez alors certain davoir

trouv le fournisseur qui conviendra votreorganisation sur le long terme. Vous pouvezsigner le contrat !

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