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Accélérer votre adoption DITA avec Componize

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De nombreuses organisations attendent la toute dernière minute pour sélectionner

un bon système de gestion des contenus DITA. Pourtant, celui-ci peut accélérer et

même faciliter votre migration vers DITA en libérant votre équipe des activités de

maintenance chronophages ! La solution Componize s’adapte à vos nouveaux

contenus et à votre structure au fur et à mesure de l’avancement de votre projet, et

votre équipe peut enfin se consacrer à la production des nouvelles publications.

Ce livre blanc montre comment Componize peut vous faciliter la tâche

pendant les phases d’adoption de DITA. Il présente aussi plusieurs

témoignages clients.

Sélectionner DITA et Componize Quand des entreprises souhaitent publier la même information sur le Web (HTML,

CHM...), en impression (PDF) et dans des livres numériques (EPUB), le langage XML

devient rapidement la seule solution offrant une séparation absolue du contenu et de

la forme.

Le format DITA est un format ouvert basé sur le XML. C’est un standard

international qui comporte d’autres avantages, principalement la réutilisation de

contenus -au lieu du copier-coller- ce qui permet une cohérence accrue, un volume

moindre, et une maintenance plus facile.

DITA permet aux rédacteurs d’écrire des rubriques indépendantes puis de les

assembler selon la structure qui convient pour les publications. Cette modularité

signifie que plusieurs rédacteurs et relecteurs peuvent travailler sur des rubriques

différentes au même moment. De plus, le XML est un formidable format d’échange,

qui supprime les reformatages inutiles et les imports/exports entre formats

propriétaires.

L’architecture DITA XML est l’une des meilleures architectures XML, avec des

possibilités uniques telles que :

La possibilité de spécialiser le modèle

Le typage d’information par module d’information (rubrique)

La réutilisation à plusieurs niveaux : document, rubrique, bloc, terme

L’utilisation de variables pour la publication conditionnelle

De plus, DITA propose une structure cohérente qui aide la rédaction. Le modèle de

procédures, par exemple, offre une structure bien définie avec prérequis, étapes, et

résultat, afin de proposer une organisation harmonisée aux utilisateurs.

Bien sûr, la migration vers DITA s’accompagne de défis à relever : gérer un nombre

décuplé de fichiers, choisir les bons modèles d’information, obtenir rapidement un

résultat à présenter à la direction, tester et mettre à jour les liens, créer les

métadonnées utiles pour classer les documents, permettre la collaboration pour une

édition parallèle digne de ce nom.

La solution DITA de Componize peut vous aider. Non seulement pour démarrer votre

projet, mais aussi pour minimiser les efforts de votre équipe pendant le projet

pilote et lors de la mise en œuvre du référentiel unique. Componize simplifie la

gestion, la visualisation, et l’édition des contenus DITA, simplifier la collecte et la

création des métadonnées, et prend complétement en charge la maintenance des

liens. Et ceci afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement, la

standardisation, et la publication de votre contenu.

Quelques entreprises

du comité technique

DITA du consortium

OASIS :

The Boeing Company

IBM Citrix Nokia Corporation US Department of

Defense

…


Démarrer votre projet Pour passer à DITA, vous devez analyser votre contenu, reconnaitre et calculer les

potentiels de réutilisation, former votre équipe, et démarrer la collaboration entre

rédacteurs.

Lorsque les rédacteurs utilisent Componize directement pour développer et tester la

modélisation DITA, ils peuvent participer aux forums, poser des questions, tester les

modèles, et le versionnage des contenus, ainsi que les conventions de nommage des

fichiers, entre autres.

Les nouveaux fichiers sont-ils conformes et publiables ?

Lorsque vous ajoutez vos premiers contenus, le système Componize :

Vérifie la conformité aux spécifications DITA ;

Extraits, synchronise, filtre et présente les métadonnées ;

Vérifie et maintient tous les liens. À chaque mise à jour du contenu, le contenu

est versionné et validé.

Un filtre permet aux rédacteurs de voir tous les fichiers actuellement en erreur

et de rapidement corriger le contenu. Le tableau de bord et des emails

quotidiens listent les activités des rédacteurs et fournissent aussi des liens vers les

contenus en erreur.

Lorsque que votre contenu est valide, vous pouvez le publier directement vers

plusieurs formats : PDF, XHTML, EPUB, Web Help, RTF, CHM…

Componize contient également un pipeline de publication Word2DITA, qui transforme

un fichier MS Word en rubriques DITA. La segmentation se fait à chaque changement

de niveau de titre dans le document MS Word. Cette fonction permet aux rédacteurs

de démarrer directement avec certains contenus « maison. »

Les conventions de nommage sont-elles adéquates ?

Les règles de nommage doivent être testées. Le contenu doit-il être organisé en

ligne de produit ? Par type de contenu ? Les deux ? Quelles sont les

conventions de nommage les plus efficaces pour que les rédacteurs puissent chercher

et assembler rapidement les contenus ?

À mesure que votre projet prend de l’ampleur et que votre modélisation s’affine, les

liens sont automatiquement pris en charge par Componize. Vous pouvez donc

changer d’avis, tester différentes organisation pour votre contenu, sans craindre de

devoir manuellement mettre à jour tous les liens. Renommer un fichier ou un dossier

est pris en charge par Componize. Vous pouvez même glisser-déposer un dossier

entier dans la structure du répertoire.

Les métadonnées collectées sont-elles suffisantes ?

Les métadonnées peuvent servir à contrôler le cycle de vie du contenu, suivre une

taxonomie réglementaire, mentionner les copyrights, et aider au référencement du

contenu sur le Web via les mots-clés (certaines métadonnées sont transformées en

mots-clés HTML qui sont ensuite indexé).

L’équipe va donc devoir collecter et modéliser les différentes classifications

applicables aux contenus.

Pour une solution

encore plus robuste,

les métadonnées sont

stockées au format

ouvert RDF.

SAP a choisi

Componize car son

support des formats

et standards ouverts

a permis à SAP de

construire une

application au-

dessus de notre

solution.

Componize sert des

clients dans ces

industries :

Semi-conducteurs, Logiciel & Telecom, Dispositifs

médicaux, Finance, Éducation &

Formation professionnelle, …


Componize filtre et indexe ces métadonnées, permet la recherche, et l’utilisation de

modèles préétablis par l’équipe. Componize expose ces valeurs et permet aux

rédacteurs de naviguer facilement dans les contenus par des menus.

Nos modèles sont-ils facilement utilisables ?

La création de modèles est l’une des façons les plus simples pour harmoniser la

rédaction lorsqu’il y a plusieurs rédacteurs. Componize permet aux rédacteurs de

distribuer le nombre de modèles nécessaires, sans limitations, et de les mettre à

disposition auprès des rédacteurs.

Les modèles peuvent contenir non seulement la structure de l’information

attendue, mais aussi la classification attendues (métadonnées), des

commentaires ou des exemples à l’attention des rédacteurs. Certaines valeurs

peuvent être mises à jour automatiquement à la création du fichier : nom du

rédacteur, identifiant du fichier, date de création, etc.

Nos éditeurs sont-ils adaptés à nos rédacteurs ?

Les utilisateurs avancés pourront utiliser un éditeur XML alors que les utilisateurs

ponctuels peuvent préférer un éditeur plus simple. Avec Componize, vous avez le

choix et pouvez proposer plusieurs outils aux utilisateurs travaillant sur le

même répertoire. Comme tout le contenu est stocké en DITA XML, vous pouvez

choisir de changer d’éditeur en cours de projet, tout en conservant Componize.

Quelle est la meilleure structure pour nos documents ? La publication conditionnelle

est-elle adaptée à nos contenus ?

En utilisant la modularité et les possibilités de publication de DITA XML, vous pouvez

publier l’information dans les formats dont vos utilisateurs ont besoin. Componize

propose par défaut des feuilles de style pour le print, le Web et les livres

électroniques. Vous pouvez donc publier directement vos contenus. Vous

pouvez également tester la publication conditionnelle et vos feuilles de style ; il suffit

d’indiquer les fichiers à utiliser pendant la publication.

Comment produire les fichiers pour les contrôles qualité et la relecture ?

Les premières productions d’un rédacteur débutant doivent souvent être vérifiées par

un réviseur. Componize vous permet de démarrer en un clic une tâche de

rédaction ou de révision. L’email envoyé et le tableau de bord de chaque

utilisateur contient un lien qui pointe directement vers le contenu à réviser. Le

système de versionnage et de réservation des contenus permet de suivre les

modifications faites à chaque étape. Le réviseur peut donc voir le contenu avant et

après modifications.

Puis-je mettre les formations à disposition auprès de mon équipe et fournir

un espace de discussion ?

Componize permet d’avoir un répertoire unique qui favorise l’échange, la réutilisation

et la distribution des contenus, mais fournit aussi des espaces de collaboration et de

discussion. Les fonctionnalités collaboratives permettent notamment de créer un

forum, un wiki, un calendrier, des listes de tâches, de partager des liens et d’autres

ressources essentielles, comme les formations.

Dans cet espace, le responsable de projet peut charger et partager les supports de

formation, la documentation, les échantillons, les exemples de syntaxe et, bien

entendu, le guide de style.

Les clients Componize

peuvent migrer

l’ensemble de leurs

contenus au fil de

l’eau.

Componize permet de

publier directement

vers les formats du

DITA OT.

En 2012, SAP a publié

80 millions de pages

en 8 langues – ce

chiffre inclut les

publications de

contrôle qualité sur

toutes les variantes

des publications.


Plus rapidement, et mieux !

Componize prend en charge et facilite la maintenance, les tests, et la modélisation

des contenus. L’équipe peut ainsi se concentrer sur la migration vers DITA, le guide

de style, ses tests et sa montée en compétence. Les rédacteurs ne perdront plus de

temps à rechercher des fichiers ou modifier manuellement des liens.

Avec Componize, votre équipe progresse dans son projet DITA dans des conditions

optimales, plus vite et mieux.

Quelques cas clients Ne nous croyez pas sur parole, vous pouvez lire comment d’autres projets ont abouti

sur le site Web de Componize.

“Du début de notre réflexion sur l’implémentation jusqu’à l’aide apportée lors de la

mise en œuvre de notre stratégie DITA, nous avons formé un vrai partenariat avec

Componize. Nous n’aurions pu faire un meilleur choix!”

— Briana Wherry, Responsable de l’information chez Alfresco

“Nous venons de terminer notre projet avec l’équipe de Componize. Menée par

Frank Shipley, cette équipe est à la fois professionnelle et compétente. Le premier module en production nous sert à :

Gérer et réutiliser plus de 100 000 composants pour des publications diverses et des formats multiples.

Visualiser directement les liens de chaque composant.

Gérer les traductions en lien avec leur source.

Terminer l’intégration avec Alfresco que nous avons choisi comme CMS.”

— Tim Nelissen, Program Manager Global Brand & Experience à NXP

semiconductors

“Nous avons été particulièrement impressionnés par le produit Componize et par

leur équipe. […] Ils fournissent continuellement de nouvelles fonctionnalités à haute

valeur ajoutée pour nos clients. ”

— George Florentine, VP Engineering à Flatirons Solutions, partenaire

intégrateur Componize.

Nous contacter : [email protected]

http://www.componize.com/

mailto:[email protected]

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