Adetem

www.documation.frwww.documation.netwww.documation.tv

CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012

Dématérialisation des documents : quelles technologies privilégier ?

Présentée par :

M. Gilles ROSSIGNOL - StorageAcademy

M.Christophe CLEMENT-COTTUZ - ADETEM / SAP

Réunion des Présidents de

1

StorageAcademy

Contenu de la session

•Présentation de l’ADETEM

•Les enjeux de l’archivage électronique dans la

relation BtoC

•Quelles technologies privilégiées ?

StorageAcademy

L’ADETEM : The place to be

Audience :

1500 membres et

3000 participants

aux événements

ADETEM

La 1ère association française qui réunit tous les professionnels du

marketing pour échanger, se perfectionner et s’inspirer les uns les autres

Les missions de l’ADETEM

21 clubs multi-sectoriels et transversaux, à Paris et en régions

Le cœur de métier de l’ADETEM !

� Echange sur les best practices� Benchmark� Réseau (près de 60 réunions par an soit plus de 2000 participants)� Approfondissement de son expertise

Les Clubs d’Echanges Professionnels

5 bonnes raisons d’adhérer !

Nos prochains rendez-vous

Juillet 2012 - Paris

5e Nuit du Marketing

Novembre 2012 - Paris

12e Journée Nationale Marketing

Toute l’actualitédes Clubs

et de l’ADETEM

sur adetem.org

5 et 6 avril 2012 - Paris

Le printemps des études




relation BtoC

•Quelles technologies privilégiées ?

StorageAcademy

De nouveaux services….

…le développement durable…

…la sécurité…




relation BtoC

•Quelles technologies privilégier ?

StorageAcademy

StorageAcademy

Storage AcademyStorage Academy

� Storage Academy est une société de conseil indépendante, spécialisée dans le stockage, la protection, la conformité, la dématérialisation, et l’archivage électronique

� SARL créée en décembre 2000 par des experts du stockage, de l’archivage et de la gestion de données

� Activités : audit/état des lieux, conseil (besoins, études, architectures, état de l’art et meilleures pratiques), assistance pour cahier des charges et dépouillement d’appel d’offres, assistance à maîtrise d’ouvrage, séminaires et formations, conférences et publications, support aux startups

� Consultants spécialisés : analyse continue (veille technologique) du domaine et pratique quotidienne en entreprise

www.storageacademy.com

13

StorageAcademy

Les enjeux : lLes enjeux : l’’explosion du numexplosion du numéériquerique

� Plus de 12 millions de télé-déclarations des revenus en 2011

� Plusieurs centaines de millions de factures dématérialisées

� En 2009, 47% des français ont effectué des démarches en ligne

� Télé-déclaration de la TVA pour toutes les entreprise ayant un CA de 230 000 € et plus

� Depuis avril 2009, il est possible de ne plus fournir de bulletin de salaire papier aux salariés volontaires

� Tous les grands noms de la banque, de l’assurance, La Poste, …ont ouvert un service de coffre-fort numérique pour les particuliers

� …..

14

StorageAcademy

Les enjeux : lLes enjeux : l’’explosion du numexplosion du numéériquerique

� Notion de « Big Data » qui amène à repenser radicalement les SGBD

� Il y a environ 2 à 3 fois plus d’appareils électroniques produisant des données numériques (téléphones mobiles, GPS, tablettes, lecteurs RFID, …) que d’habitants sur la Terre.

� Explosion de l’offre de Cloud

� Le volume mondial d’informations numériques est estimé à 1,2 Zo (zetta-octet = 1021 octets) en 2010.

� Il devrait être de l’ordre de 35 Zo en 2020 …..

Sommes-nous menacés par cette « inforhée » ?

Est-ce que « l’électronasse » va remplacer la paperasse ?

15

StorageAcademy

LL’’archivage archivage éélectronique ? lectronique ?

� Discipline ringarde ? Activité de second ordre ?

� Une simple transposition de l’archivage papier ?

� Est-ce d’actualité ? Est-ce un phénomène de mode ?

� Représente-t-il un véritable besoin pour les entreprises ?

� En informatique, est-ce une variante de la sauvegarde ?

� Quelles sont ses spécificités ?

� Et beaucoup d’autres questions…

16

StorageAcademy

Pourquoi archiver ? Pourquoi archiver ?

� Archiver pour agir

� … se défendre

� … s’enraciner

� … témoigner

� … s’épanouir

� …

(Source : « Archiver , et après ? » M.A. Chabin)

17

StorageAcademy

18

Le changement de statut de lLe changement de statut de l’’archivage archivage éélectronique lectronique

Ce qui est toujours vrai :

� La permanence d’un message que véhicule l’archive : il doit avoir du sens pour l’émetteur et pour les récepteurs. Une archive ce n’est pas seulement un contenu et un contenant, c’est aussi des règles, des méthodes.

� L’archive n’appartient pas à celui qui la crée mais àl’organisation à laquelle il appartient

� L’archivage se fait en fonction du contenu et non du contenant

StorageAcademy

19

Le changement de statut de lLe changement de statut de l’’archivage archivage éélectronique lectronique

Le numérique induit un vrai changement qualitatif dans la gestion de l’information

Ce qui change :� L’archive numérique est un objet virtuel dont l’appréhension est soumise au truchement de technologies� L’électronique abolit les distances et évite la multiplication des fonds d’archives� L’espérance de vie de l’objet numérique est faible si l’on n’y prend pas garde� La capture et le contrôle des données sont largement automatisables, de même que les réplications de sauvegarde� La non-distinction entre original et copie implique une traçabilité absolue

Tous droits réservés Storage Academy 2012

StorageAcademy

Obsolescence des formats et des supports

20

On accède sans difficulté à une information

« matérialisée » qui a 3500 ans mais comment

accède-t-on à une information numérique âgée de 20

ans ?

L’archivage électronique de longue durée implique la mise en œuvre d’une stratégie de conversion

Qui possède sur son poste de travail, dans son entreprise, les moyens de lire un fichier Multiplan ?

StorageAcademy

21

Politique dPolitique d’’archivagearchivage

L’archivage doit être vu comme un projet d’entreprise à part entière :

�de dimension transversale (toutes fonctions de l’entreprise) et pluridisciplinaire (technique, organisationnelle, réglementaire et juridique)

�validé au niveau DG

�s’appuyant sur une politique d’archivage

StorageAcademy

22

Politique dPolitique d’’archivagearchivage

Définir les objectifs du système d’archivage électronique en tenant compte de l’environnement sous ses aspects légaux, réglementaires mais également propres à l’organisation

Préciser l’ensemble des intervenants et en définir clairement les obligations et les responsabilités correspondantes

Définir les fonctionnalités mises en œuvre au sein du service d’archivage (versement, stockage, communication-interrogation, gestion des données descriptives-techniques, administration) et l'organisation fonctionnelle correspondante

Présenter l’environnement sécuritaire associé en lien avec la politique de sécurité de l’organisation

StorageAcademy

Normes et standards� Norme AFNOR NF Z42-013 du mois de mars 2009 et son

équivalent ISO 14641-1

� Norme ISO 14721 – OAIS (Open Archival Information System) de mars 2003

� MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records), diffusé en février 2008

� Norme ISO 19005 du 10 octobre 2005 (PDF/A)

� Standard d’Echange de Données pour l’Archivage électronique (SEDA), rendu public en mars 2006 (Direction des Archives de France / DGME)

� CNIL : loi Informatique et Liberté23

StorageAcademy

SS’’il ne fallait retenir que quelques il ne fallait retenir que quelques

motsmots

24

� Les technologies de l’archivage électronique sont matures

� La sécurité juridique est assurée

� Tout projet de dématérialisation doit inclure dès l’origine la composante archivage

� Les gains de toute nature sont réels et mesurables

� Il n’y aura pas de « grand soir » (cohabitation à très long terme entre archivages électronique et physique)

www.documation.frwww.documation.netwww.documation.tv

CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012

Merci de votre attention

Gilles ROSSIGNOL06 09 56 58 [email protected]

StorageAcademy

Christophe CLEMENT-COTTUZ06 85 76 91 [email protected]@sap.com