Analyse du profil de « régularité » et « finançabilité » par le secrétariat des étudiants

demande de dispense(s) académique(s)

Il vous est demandé d’effectuer dans l’ordre les démarches suivantes auprès du secrétariat des étudiants.

➢ Compléter le document « Annexe 1 »

➢ Constituer votre dossier administratif.

Documents à fournir :

- Copie du CESS ou BAC avec l’équivalence

- Photocopie recto/verso de la carte d’identité

- Extrait d’acte de naissance

- Copie de diplôme(s) éventuel(s) de l’enseignement supérieur

- Tout justificatif des activités des cinq dernières années académiques reprises dans votre tableau

complété de l’annexe 1. L’annexe 2 reprend tous les documents nécessaires à la justification de vos

activités. Pour chacun des cas, TOUS les documents repris dans ce tableau doivent être présentés.

Veuillez être précis et complet dans vos justifications afin de faciliter le travail administratif.

➢ Envoyer une copie de votre dossier administratif + l’annexe 1 complétée par mail :

secretariat.etudiants.encbw@vinci.be

Attention à envoyer ce dossier au format PDF en UN SEUL fichier.

En fonction de l’analyse de votre profil, le secrétariat détermine :

Si vous êtes déclaré régulier et finançable > dans ce cas, le secrétariat des étudiants vous renvoie le document

annexe 1 complété et vous pouvez dès lors prendre rendez-vous avec le chef de département via le lien qui vous

sera envoyé. Lors de ce rendez-vous, veuillez-vous munir du document annexe 1 complété ainsi que des descriptifs

de cours pour lesquels vous demandez des dispenses.

N'oubliez pas aussi, au terme de ce rendez-vous avec le chef de département, de prendre rendez-vous avec le

secrétariat des étudiants pour votre inscription finale (rdv.encbw.be). En effet, vous ne serez qu'effectivement

inscrit lorsque vous serez venu signer votre dossier au secrétariat.

Si vous êtes déclaré régulier mais non finançable > dans ce cas, le secrétariat vous orientera vers une procédure

de demande finale d’inscription, qui sera soumise à la direction.

Les dossiers sont traités par ordre d’arrivée. Une réponse vous sera donnée dans les 15 jours.

Annexe 1 – Document à compléter par l’étudiant

Nom : ………………………………………………………… Prénom : …………………………………………………………

Lieu (Pays) et date de naissance : …………………………………………………………………………………………

Nationalité : ………………………………………………………………

GSM : ………………………….……………………………………………

Adresse e-mail (en majuscules) : ......................................................@.....................................................................

Section visée : …………………………………………………………………

Date d’obtention du CESS/diplôme reconnu équivalent : ……………………………………...................

Si vous détenez un ou plusieurs diplôme(s) ou certificat(s) d’enseignement supérieur

Intitulé du diplôme Institution ayant délivré le diplôme Date du

diplôme

Date de la décision d’équivalence

(le cas échéant)

Indiquez dans le tableau suivant vos occupations pendant les années renseignées : études, chômage, travail…

Chaque activité mentionnée doit être justifiée par un document probant (voir Annexe 2)

Année académique

Activité/Inactivité Emploi, études, chômage,

formation …

Temps d’occupation nombre d’heures/semaine

Justificatif Attestation de l’employeur, attestation de fréquentation, relevés de notes…

2013-2014

Septembre 2013

Octobre 2013

Novembre 2013

Décembre 2013

Janvier 2014

Février 2014

Mars 2014

Avril 2014

Mai 2014

Juin 2014

2014-2015

Septembre 2014

Octobre 2014

Date et signature du candidat :

RESERVE AU SECRETARIAT DES ETUDIANTS

en date du ………………………………

Régulier : oui – non

Finançable : oui – non

Signature :

Novembre 2014

Décembre 2014

Janvier 2015

Février 2015

Mars 2015

Avril 2015

Mai 2015

Juin 2015

2015-2016

Septembre 2015

Octobre 2015

Novembre 2015

Décembre 2015

Janvier 2016

Février 2016

Mars 2016

Avril 2016

Mai 2016

Juin 2016

2016-2017

Septembre 2016

Octobre 2016

Novembre 2016

Décembre 2016

Janvier 2017

Février 2017

Mars 2017

Avril 2017

Mai 2017

Juin 2017

2017-2018

Septembre 2017

Octobre 2017

Novembre 2017

Décembre 2017

Janvier 2018

Février 2018

Mars 2018

Avril 2018

Mai 2018

Juin 2018

Annexe 2 – Tableau des justificatifs demandés pour chaque activité exercée

Activité(s) Document(s) demandé(s) Précisions

Etudes Haute Ecole/Université

Attestation de fréquentation, avec cachet officiel

Avec date de début et date de fin + orientation suivie

Apurement de dettes, avec cachet officiel Pour le dernier établissement fréquenté

Relevé de notes original, avec cachet, de chaque session d’examens

Précisant les crédits réussis et suivis

Diplôme Si déjà obtenu dans l’enseignement supérieur

Bilan de santé Si déjà effectué et délivré par une Haute Ecole de la FWB

Attestation 1ère inscription à une année d’étude Si celle-ci est antérieure aux 5 dernières années académiques

Cours en Promotion

sociale

Attestation de fréquentation Avec date de début et date de fin + orientation suivie + horaire de cours + nombre de périodes + niveau suivi (secondaire ou supérieur)

Relevés de notes + diplôme éventuel + apurement de dettes

Si niveau supérieur

Travail salarié

Si vous n’êtes plus sous contrat :

Attestation de l’employeur* ou C4

Avec date de début et fin de l’occupation + nombre d’heures prestées

(si temps partiel : horaire)

Si vous êtes toujours sous contrat :

Attestation de l’employeur* Ou contrat de travail + dernière fiche de paie

Travail - indépendant

Attestation d’assujetti ONSS ou d’affiliation Avec date début et de fin et numéro d’affiliation

Avertissement extrait de rôle Pour toutes les années civiles concernées par le travail d’indépendant

Attestation si cessation d’activité Mentionnant la date de cessation d’activité

Déclaration sur l’honneur*

Mentionnant :

- si activité à titre principal ou complémentaire

- la description détaillée de la fonction occupée

- nombre d’heures/semaine + les plages horaires de travail

Chômage

Historique des périodes de chômage Avec date de début et de fin + mention « chômeur complet indemnisé »

Attestation de non dispense pour reprise d’études délivrée par l’ONEM*

Mentionnant que vous n’avez jamais demandé de dispense pour reprise d’études les années antérieures concernées

Relevé des allocations de chômage perçues A demander à votre syndicat ou à l’organisme de paiement

Stage d’insertion/ demandeur

d’emploi

Historique des périodes de demandeur d’emploi Avec date de début et de fin

Attestation des allocations familiales Si moins de 25 ans, avec la mention « alloc. fam. octroyées en raison du stage d’insertion »

CPAS – revenu d’intégration sociale (RIS)

Historique des périodes d’émargement Avec date de début et date de fin de perception du RIS (CPAS)

Attestation des allocations familiales si <25 ans Mentionnant la raison de l’octroi ou non des allocations

Séjour à l’étranger

Attestation de fréquentation

Avec date de début, date de fin du séjour

Si séjour non géré par une organisation : copie des tickets d’avion aller-retour + copie du passeport avec dates d’entrée et de sortie du/des pays visité(s) + tout document probant attestant des activités réalisées à l’étranger : filles au pair, travails saisonnier, formation…

Congé parental Composition de ménage ou extrait d’acte de naissance de(s) enfant(s)

A demander à la commune

(avec enfants de moins de 2.5 ans)

Congé de maternité : attestation de la mutuelle Avec date de début et date de fin

Déclaration sur l’honneur*

Mentionnant :

- si vous étiez mère au foyer à temps complet/partiel - la description de votre emploi du temps

Inactivité (si belge de moins

de 25 ans)

Attestation des allocations familiales Avec date de début et de fin de non-perception des allocations familiales

Déclaration sur l’honneur* Expliquant les motifs de l’inactivité

Autres (Bénévolat, Sportif,

formations privées…)

Attestation officielle de l’organisme

Avec : - date de début et de fin de l’activité - temps d’occupation (si temps partiel : l’horaire) - si formation : niveau secondaire ou supérieur + horaire

Incapacité de travail

Attestation d’incapacité de travail Délivrée par la mutuelle, avec date de début et de fin

Attestation d’inaptitude à suivre des études pendant les périodes concernées

Délivrée par votre médecin traitant

Attestation d’aptitude à reprendre des études pour l’année académique

Délivrée par votre médecin traitant

*voir modèles pages suivantes

Déclaration sur l’honneur en cas d’impossibilité matérielle de fournir un document justificatif dans le cadre d’une demande

d’inscription ou demande d’admission

En vertu de l’article 5, alinéa 3 du décret du 11 avril 2014 adaptant le financement des établissements d’enseignement supérieur à la nouvelle organisation des études, l’étudiant est réputé avoir été régulièrement inscrit pour chaque année académique qui suit l’obtention du diplôme, titre ou certificat visé dans les conditions d’accès, à un programme annuel de 60 crédits des études visées, sauf pour les années pour lesquelles il apporte la preuve qu’il n’a été inscrit à aucune activité ou épreuve d’enseignement supérieur ou concours ou épreuve d’accès à celui-ci au cours de l’année visée. Il apporte la preuve qu’il n’a été inscrit à aucune activité ou épreuve d’enseignement supérieur ou concours ou épreuve d’accès à celui-ci au cours de l’année visée. Cette preuve peut être apportée par tout document officiel probant ou, en l’absence de document dûment justifiée pour des raisons de force majeure, par une déclaration sur l’honneur de l’étudiant témoignant de l’impossibilité matérielle de fournir un tel document.

Nom, Prénom de l’étudiant : ………………………………………………………………. Date et lieu de naissance : …………………………………………………………………………………….

Je déclare sur l’honneur avoir exercé les activités reprises ci-dessous et être dans l’impossibilité matérielle d’en fournir la preuve :

Dates de la période concernée Activité(s) principale(s) Raison(s) de l’absence de document

Du…./…./……au …../……./…….

Du…./…./……au …../……./…….

Du…./…./……au …../……./…….

Du…./…./……au …../……./…….

Du…./…./……au …../……./…….

Conformément à l’article 95 § 1er alinéa 4 du décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l’enseignement supérieur et l’organisation académique des études,

toute fausse déclaration ou falsification dans la constitution d’un dossier d’admission ou d’inscription est constitutive de fraude à l’inscription.

Fait à …………………………………………………………………, le ………/………/……….. Signature de l’étudiant :

Année académique 2018-2019

ATTESTATION A FAIRE COMPLETER PAR L’EMPLOYEUR

Je soussigné(e) (nom et prénom) ………………………………………………………………………………………………………………………………….

Représentant(e) de (dénomination de l’employeur) …………………………………………………………………………………………………….

Situé(e) à (adresse complète de l’employeur) ………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

En qualité de (fonction du signataire de la présente) ……………………………………………………………………………………………………

Téléphone (du signataire) : ……………………………………………………

Atteste que Mr/Mme/Melle (biffer les mentions inutiles) (nom et prénom de la personne concernée)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Né(e) le ………………………………………………. à …………………………………………………….

Est/ a été employé(e) dans mon établissement en qualité de (préciser le statut) …………………………………………………………

Temps plein/partiel, à raison de …………………………..h/semaine, de manière ininterrompue depuis le …/…/…… jusqu’au

…/…/……

Fait à ……………………………………………………….., le …………………………………………………………

Signature du représentant de l’employeur,

Cachet ou Sceau