26 et 27 avril 2011, Hôtel Sheraton Montréal

DES ADJOINTES, BRAS DROITS STRATÉGIQUES DES DIRIGEANTS, DE L’ÉQUIPE ET DE L’ORGANISATION

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PLUS ! DES ATELIERS PRATIQUES > La rédaction commerciale et administrative> Mieux communiquer pour vous affirmer, influencer, vendre vos idées et affirmer votre leadership> La gestion du temps, pour un meilleur suivi des priorités> Augmenter votre efficacité avec Microsoft Outlook ou avec Lotus Notes

5 BONNES RAISONS DE PARTICIPER

1 Peaufiner vos habiletés stratégiques

et vos compétences en gestion ;

2 Développer votre leadership

pour être plus influente et en contrôle ;

3 Apprendre des techniques

pour mieux utiliser les outils à votre disposition et être plus performante ;

4 Entendre et échanger avec plus d’une

douzaine de coachs et de spécialistes du management qui vous donneront des pistes de solutions concrètes pour vous améliorer et être plus efficaces ;

5 Échanger avec d’autres adjointes de

diverses industries qui vivent les mêmes préoccupations que vous, comprendre comment elles les vivent et comment elles les gèrent ;

PARTENARIAT GAGNANT : ADJOINTE-PATRON(S)

8h15-8h30 MOT D’OUVERTURE DE LA PRÉSIDENTE D’HONNEUR

Nathalie FRANCISCI Chroniqueuse, A+

8h30 RELEVER DE PLUSIEURS PATRONS : QUELQUES OUTILS PRATIQUES POUR ÊTRE PLUS PERFORMANTE ET MIEUX OPÉRER SOUS LA DIRECTION DE PLUSIEURS SUPÉRIEURS

Peter PALMER Vice-président, DALE CARNEGIE QUÉBEC

> Comment mieux comprendre votre rôle à titre d’adjointe du patron(s) mais aussi de l’équipe afin de répondre à leurs attentes et d’établir des balises

> Comment négocier pour éliminer les divergences entre les objectifs qui vous ont été fixés

> Établir la communication entre vos divers supérieurs

> Comment sensibiliser de façon diplomatique vos supérieurs aux défis auxquels vous êtes confrontée

> Comment vous assurer d’avoir du feedback de vos supérieurs afin d’améliorer constamment vos méthodes

> Comment gérer la prolifération des messages, du courrier, des courriels, des appels téléphoniques et des visiteurs de façon efficace

9h15TRAVAILLER ENSEMBLE : COMMENT GÉRER VOTRE PATRON ET BÂTIR UNE RELATION « GAGNANT-GAGNANT »

Sandra Bagaria Adjointe de direction, Bureau du Directeur et Conservateur en Chef, CENTRE CANADIEN D’ARCHITECTURE

> Quelques pistes d’actions concrètes pour améliorer votre partenariat avec votre patron

> Comment rester « synchro » avec votre patron : quels sont les éléments clés pour maintenir une bonne relation de travail avec votre patron

> Comment éliminer le flou des responsabilités et de l’autorité qui sont liées à votre rôle

> Comment devenir la personne clé auprès de votre patron dans ses relations avec ses collègues gestionnaires

> Comprendre le mode de pensée de votre patron afin de lui présenter des solutions plutôt que des problèmes

> Quelles stratégies utiliser quand la personne difficile est votre patron

> Comment devenir un membre indispensable de l’équipe de management

> Quels problèmes et quelles situations délicates porter à l’attention de votre patron et à quel moment

ORGANISATION ET GESTION DU TEMPS

10h00 SE STRUCTURER POUR MIEUX OPÉRER : COMMENT FIXER VOS OBJECTIFS ET VOS PRIORITÉS

Farès CHMAIT Coach exécutif, formateur et conférencier, IMPACT-PRO

> Comment, d’un point de vue personnel, vous organiser et planifier votre journée

> Comment se fixer des objectifs réalistes – personnels et professionnels

> Comment valider vos objectifs en amont afin d’éviter les problèmes en aval

> Comment prévoir et évaluer les urgences et fixer des délais raisonnables

> Comment contrôler votre emploi du temps et vous concentrer sur vos tâches à haut rendement

> Comment opérer dans un environnement de travail à aire ouverte

> La politique de la porte ouverte : les choses à faire et à ne pas faire

> L’importance de vous fixer des moments sans interruption comment créer votre « heure tranquille »

10h45 PAUSE

11h00 PROJETS ET PRIORITÉS MULTIPLES : COMMENT GÉRER PLUSIEURS DOSSIERS DE FRONT ET, CE, EFFICACEMENT !

Lyne TALBOT Coach de gestion, formatrice et conférencière LYNE TALBOT COACH

Comment cerner toutes vos priorités afin de mieux les gérer et de les réaliser.

> Comment fractionner vos projets pour mieux procéder à leur mise en œuvre

> Des façons créatives d’aller chercher de l’aide et de rallier l’appui tant de vos collègues que de vos proches !

> La clé de la gestion de projet efficace : comment se fixer des délais de livraison et vous assurer de respecter vos échéances

> Comment classer vos priorités par ordre d’importance et d’urgence

> Conseils pratiques de gestion de projets qui vous permettront de mieux planifier, d’implanter et de terminer vos projets

> Comment établir des objectifs pour rester concentrée sur votre cible et éviter la perte de temps et d’énergie

26 AVRIL JOUR 1 | CONFÉRENCES

11h45 LUNCH

13h15 MAXIMISER VOTRE PRODUCTIVITÉ : COMMENT GÉRER LES INTERRUPTIONS QUI SABOTENT VOTRE PRODUCTIVITÉ, GARDER LE CONTRÔLE ET MAINTENIR LE CAP

Dans votre rôle, vous êtes appelée à être au poste de « commandement central » du bureau – à gérer l’information et à assister des gens, à tenir le bureau, même quand tout s’emballe.

Alain SAMSON Conférencier et formateur, spécialiste du marché du travail, SOCIÉTÉ-CONSEIL ALAIN SAMSON

> Comment avoir le contrôle de votre temps et des gens qui en abusent

> Comment réduire le nombre de visites inopportunes

> Comment éviter les interruptions constantes (même celles de votre patron) et vous assurer de plus de temps pour effectuer vos tâches

> Comment vous concentrer sur une chose à la fois et la terminer

> Comment prendre quelques minutes le matin pour vous éviter plusieurs interruptions tout au long de la journée

> Comment vous fixer des moments sans interruption et créer votre « heure tranquille »

> Comment éviter les interruptions du téléphone et des courriels

> Comment traiter avec tact et diplomatie avec les personnes qui ralentissent votre performance

> Les signaux qui disent – poliment mais clairement – à vos collègues que vous n’avez pas le temps de « jaser »

> Comment gérer les demandes qu’on ne peut pas refuser

GÉRER SON QUOTIENT ÉMOTIONNEL (Q.E.)

14h00 CALME ET MAÎTRE DE LA SITUATION : COMMENT GÉRER VOS ÉMOTIONS LORS DES MOMENTS CRUCIAUX

Nicole BORDELEAU Maître en yoga, YOGA MONDE

> Protéger votre santé et vos relations en apprenant comment éviter de succomber au stress

> Comment rester maître de la situation quoi qu’il arrive et garder votre sang froid lors de situations stressantes

> Comment négocier afin de résoudre les conflits (potentiels ou présents) des objectifs qui vous ont été assignés

> Quelques techniques pour supprimer le stress et éviter une crise lorsque vous êtes saturée et hypertendue

14h45 PAUSE COMMUNICATION ET LEADERSHIP

15h00COMMUNIQUER AVEC CONFIANCE ET CLARTÉ : COMMENT PRENDRE DE L’ASSURANCE POUR VOUS FAIRE ENTENDRE ET RESPECTER

Isabelle LORD Présidente, LORD COMMUNICATION MANAGÉRIALE

À appliquer dès maintenant : quelques techniques qui vous permettront d’accroître votre efficacité et votre pouvoir professionnel

> Quelles sont les bases d’une bonne communication et comment vous en servir au quotidien

> Quelles sont les compétences communicationnelles à développer afin d’accroître votre crédibilité et votre influence au sein de votre équipe et de votre organisation

> Quelques trucs pour écrire de meilleurs communiqués d’affaires : des communiqués clairs, qui auront un impact et dont le message sera retenu !

> Reconnaître et éliminer les signaux non verbaux qui minent l’image que vous projetez

> Comment préparer un script à l’avance pour être plus sûre de vous et plus confiante

15h45 À L’ASSAUT DU LEADERSHIP : PRENEZ POSITION AFIN DE MIEUX COORDONNER VOS DOSSIERS ET DE PLANIFIER VOS PROJETS !

Stéphanie MILOT Psychothérapeute, conférencière et auteure, SÉMINAIRES ET CONFÉRENCE STÉPHANIE MILOT

> Comprendre l’importance de votre position au sein de l’organisation

> Développer vos qualités de leader afin de gagner l’appui et le respect des autres

> Diriger et coordonner sans être dans une position de pouvoir : comment avoir du pouvoir et l’appliquer de manière constructive afin d’obtenir des résultats sans le bénéfice de l’autorité

> Comment déléguer pour mieux atteindre vos objectifs

> Comment vous outiller afin d’être plus influente et de maîtriser la situation

16h30 MOT DE CLÔTURE DE LA PRÉSIDENTE D’HONNEUR

26 AVRIL JOUR 1 | CONFÉRENCES (suite...)

27 AVRIL | ATELIERS SIMULTANÉS POST-CONFÉRENCES

9h00 RÉDACTION COMMERCIALE ET ADMINISTRATIVE : DES ÉCRITS QUI ONT DE L’IMPACT

Dolores TAM Langagière et formatrice,

DRUIDE INFORMATIQUE

Écrivez mieux ! Rédigez clairement, suscitez l’intérêt pour obtenir un résultat, inciter à l’action, et ancrer en mémoire vos notes de services, courriels, rapports et communiqués.

Cet atelier vous transmet les notions essentielles et indispensables à une rédaction efficace, au-delà des fautes courantes de grammaire et d’orthographe.

L’atelier vous aidera à :> Adopter une structure efficace pour les lettres, les courriels, les rapports et les comptes-rendus ;

> Utiliser de bonnes techniques pour gagner du temps en rédaction, en révision, en validation d’informations ;

> Apprivoiser et mettre en pratique la rédaction épicène sans dépersonnaliser le texte ;

> Adapter vos écrits à votre lectorat ; rédiger avec minutie afin de convaincre ou de motiver le lecteur et la lectrice ;

> Présenter les aspects négatifs avec tact et délicatesse et savoir tirer parti de la forme passive de la rédaction.

Inscrivez-vous à cet atelier pour :> Apprendre à éviter les clichés et les fautes courantes ;

> Acquérir des astuces et une meilleure méthode de travail en rédaction ;

> Gagner du temps à l’écrit ;

> Articuler vos idées et vos textes pour bien communiquer, voire persuader.

9h00 MIEUX COMMUNIQUER : INFLUENCER, VENDRE VOS IDÉES ET AFFIRMER VOTRE LEADERSHIP

Bruno DAIGLE Conférencier, formateur agréé, spécialiste de la communication d’influence, président fondateur, CAD COMMUNICATION

> Comment se présenter ?

> Comment aborder un sujet délicat ?

> Comment présenter vos recommandations ?

> Comment coordonner un projet alors que vous n’avez pas le titre de patron ?

Voici quelques-unes des questions que vous vous posez certainement si vous cherchez à devenir une adjointe d’envergure.

Inscrivez-vous à cet atelier et apprenez les notions clés indispensables au bon communicateur ; sachez comment être votre meilleure vendeuse !

En assistant à cet atelier, vous apprendrez la « théorie du CAD » (Contact Authentique Durable), et aussi :> Comment approcher et rejoindre votre interlocuteur plus facilement à l’aide de la technique de la synchronisation ;

> L’art de s’exprimer en public : trucs et outils pratiques ;

> Ce qu’est la négociation « win-win » et comment en tirer profit ;

> Comment développer votre charme et votre capital de sympathie ;

> Le secret des gens aimés et appréciés de tous.

Au terme de cette activité, vous saurez :> Tout sur l’art de s’exprimer en public (trucs et outils pratiques) ;

> Comment bien vous préparer avant de parler en public ;

> Comment vaincre la peur des autres et le trac ;

> Maîtriser votre langage corporel pour mieux faire passer vos messages ;

> Quels sont les secrets des grands communicateurs reconnus et comment vous pourrez les utiliser au quotidien

> Faire passer vos messages avec plus de facilité, persuader, être reconnue et mieux communiquer pour être un leader sans être en position de pouvoir.

12h00 – 13h00 | LUNCH POUR LES PARTICIPANTS INSCRITS POUR LA JOURNÉE

A B

13h30 GESTION DU TEMPS : POUR UN MEILLEUR SUIVI DES PRIORITÉS, COMMENT GÉRER LES INTERRUPTIONS, AUGMENTER VOTRE EFFICACITÉ ET ÊTRE ENCORE PLUS PERFORMANTE

Sylvie THIFFAULT Conseillère sénior, GROUPE CONSEIL CFC

Les dossiers s’empilent, vous collectionnez les imprévus et les allées et venues de votre bureau à celui de votre patron. Le temps file. 17 h tapantes, vous quittez le bureau et vous avez l’impression d’avoir à peine progressé depuis le matin.

Pourquoi avons-nous cette impression de n’avoir rien accompli ?

Cet atelier vous permettra d’apprendre à mieux gérer votre temps et vos agendas… afin d’arrêter de courir après le temps !

Les notions et les exercices pratiques de cet atelier ont pour objectif de vous outiller afin que vous puissiez :> Mieux planifier votre quotidien et vos dossiers ;

> Mieux vous organiser ;

> Gagner en efficacité ;

> Accroître votre performance.

Voici ce qui sera abordé lors de cet atelier :> L’inventaire des connaissances, trucs et techniques en gestion du temps ;

> Le cercle vicieux de la planification : d’où l’importance de bien planifier en amont ;

> Quelle est la vraie clé de la productivité : connaître et surmonter les obstacles qui vous empêchent de progresser ;

> Pourquoi prioriser est un acte subjectif !

> Distinguer l’urgence de l’importance

> Comment dire oui en imposant des conditions et dire non en proposant des solutions ;

> Les mythes et les réalités de la performance ;

> Comment gérer votre temps, répondre aux requêtes en fonction de votre personnalité et gagner du temps.

Au terme de cet atelier, vous saurez adopter un nouvel angle d’attaque pour mieux survivre dans un environnement où il y a trop de travail pour le temps disponible, et ce, dès votre retour au bureau, afin de tirer pleinement profit de vos journées en restant connectée et ancrée !

9h00 À MICROSOFT OUTLOOK

13h30

À LOTUS NOTES

16h30 | FIN DE LA 2E JOURNÉE DE L’ÉVÉNEMENT

27 AVRIL | ATELIERS 28 AVRIL | ATELIERS

En prime : comment utiliser les moteurs de recherche et les faire travailler pour vous !

N.B. Exceptionnellement, les ateliers auront lieu aux bureaux de Synesis Versalis, au 2075, rue University, à Montréal.

Facilitez votre travail au quotidien et résolvez vos problèmes d’efficacité en tirant pleinement parti des logiciels à votre disposition : transformez votre PC en outil de travail qui accomplira des tâches pendant que vous vous affairez à d’autres dossiers ou tâches.

Cet atelier couvrira les notions intermédiaires à avancées* de la gestion des informations personnelles et des courriels, dont notamment : > Définir les options avancées de la messagerie ;

> Faire le suivi des messages ;

> Définir les options de suivi des messages ;

> Archiver et gérer les fichiers PST ;

> Utiliser les filtres et définir des clés de regroupement ;

> Gérer un projet et ses tâches ;

> Et bien plus !

*La conférencière-formatrice ajustera le contenu de la formation en fonction du niveau moyen des participantes à l’atelier.

Les bénéfices de cet atelier pratique :> Une meilleure organisation afin d’éviter le fouillis et le chaos dans vos dossiers électroniques, courriels, agendas, tâches, etc. ;

> La gestion des courriels – comment passer en mode priorités (ou « triage ») pour éviter les interruptions inutiles et les pertes de temps ; une meilleure intégration de vos objectifs à long terme par rapport aux demandes à court terme qui s’accumulent à une vitesse grand V ;

> Des réunions plus productives, grâce aux fonctions de votre logiciel qui vous permettront de préparer vos rencontres en amont ;

> Des actions et des méthodes concrètes que vous pourrez mettre en pratique dès votre retour au bureau.

Grâce à cet atelier vous aurez une meilleure vue d’ensemble de vos objectifs et des tâches à accomplir, ce qui vous permettra de mieux gérer vos dossiers et vous donnera le contrôle de votre travail.

16h30 | FIN DE LA GRANDE CONFÉRENCE

C D ESOYEZ PLUS EFFICACE GRÂCE...

Carole LECLERC Formatrice,

SYNESIS VERSALYS