ASTUCES OUTLOOK

Composer un e-mail au format HTML avecOutlook

Outlook vous permet de composer aisément des e-mails au format HTML, qui comporteront donc,comme dans une page Web, du texte mis en forme et en couleurs, des images, des liens ou destableaux.

Pour composer un e-mail en HTML, commencez par créer un nouveau message. Dans la fenêtre derédaction du nouveau message, déroulez le menu Format et vérifiez que l'option HTML est biensélectionné, au détriment de l'option Texte brut.Lorsque vous avez opté pour le format HTML, une barre d'outils vient s'afficher en haut de la fenêtrede rédaction.

Composez votre e-mail naturellement, comme vous le feriez dans un traitement de texte, en utilisant si besoin lesdifférents outils de la barre :

La première partie de la barrevous permet de définir lapolice de caractères et lataille. Le dernier bouton vouspermet de chosir parmi desstyles prédéfinis.

La partie suivante vouspermet de définir lesenrichissements du texte :gras, italique, souligné etcouleur.

La dernière partie vouspermet de caler votre textedans la page (puces et

numéros, retraits etalignement) et d'ajouter une

barre horizontale.

Pour insérer un lien, sélectionnez le texte ou l'image que vous voulez lier, déroulez le menu Insertion etchoisissez Lien hypertexte.... Vous pouvez alors dans la boîte de dialogue taper l'URL désirée.

Pour insérer une image, déroulez le menu Insertion et sélectionnez Image.... Vous pouvez alors dans la boîtede dialogue parcourir votre disque dur pour sélectionner une image(ou éventuellement taper l'adresse d'uneimage sur le Net), préciser le texte alternatif de l'image et ajuster l'alignement par rapport au texte.

Pour modifier l'arrière plan, déroulez le menu Format, puis sélectionnez Arrière-plan. Vous pouvez à cet endroitde modifier la couleur de fond, ou d'ajouter une image de fond au courriel.

Composez bien, renseignez les en-têtes du mail et n'oubliez pas de cliquer sur Envoyer à la fin !

Choisir un papier à lettres avec Outlook

Côté bonnes manières, le courrier électronique, c’est un peu comme le courrier postal. Pour les grandesoccasions (anniversaires, vœux, félicitations), on se doit de sortir son plus beau papier à lettres. Outlook vouspermet justement d’ajouter une image d'arrière-plan à vos courriers. Mieux que cela, il vous permet d’utiliser despolices de caractères tout en couleur.

1/ Affichez la liste des décors disponibles

Pour écrire un courrier avec un papier à lettres dans Outlook, cliquez sur Boîte de réception. Dans le menuActions, pointez sur Nouveau message en utilisant, puis cliquez sur le papier à lettres que vous souhaitez utiliser.Si le papier souhaité ne figure pas dans la liste, cliquez sur Davantage de papier à lettres et sélectionnez-le.

2 / Visualisez les différents décors

Soupe de poulet ou Drôle de bus : les noms des décors ne sont pas toujours très parlants. Cliquez donc sur unnom : un aperçu s’affiche dans le cadre du bas.

3/ Appliquez le décor à votre message

Cliquez pour cela simplement sur OK.

4/ Adoptez définitivement un papier à lettres

Un de ces décors vous plaît ? Pour utiliser tout le temps le même papier à lettres, ouvrez le menu Outils etcliquez sur Options. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez l'onglet Format du courrier. Vérifiez d'abord dans lasection Format de message que c'est bien l'option HTML qui est sélectionnée. Dans la zone Papier à lettres etpolices, sélectionnez alors votre papier à lettres par défaut, puis cliquez sur OK. Vérifiez que votre modification abien été prise en compte, en cliquant sur le bouton Nouveau Message d’Outlook.

Envie d'un nouveau papier à lettres pour vos courriers ?Rendez-vous dans la bibliothèque d'Arobase.org

Insérer automatiquement une signature à la findes courriers avec Outlook 2000Sélectionnez Options... dans le menu Outils. Rendez-vous ensuite dans l’onglet Format du courrier.

Dans la zone Signature, cliquez sur le bouton Sélecteur de signatures. Pour en créer une signature, cliquez sur lebouton Nouveau. Donnez ensuite un nom à votre signature, et sélectionnez l’option Démarrer avec un exemplairevide. Cliquez sur Suivant.

Vous pouvez alors taper votre signature.

Cliquez enfin sur Terminer. Vérifier dans l‘écran suivant que tout estcorrect et cliquez sur OK.

Dans la fenêtre qui reste ouverte, sélectionnez votre signature commesignature par défaut et cliquez sur OK.

Vous pouvez à cet endroit d’inclure ou non la signature lors des réponsesou des transferts des messages. Cochez ou décochez simplement Ne pasutiliser lors de la réponse ou du transfert.

Que mettre dans votre signature ?Consultez la page Concevoir la signature d'un e-mail

Concevoir la signature d'un e-mailInformative ou distractive : soignez votre signature

Pour en savoir plusSur Arobase.org• Les logiciels qui permutentautomatiquement la signature

Un lien à suggérer ?lle sert à vous présenter et à fournir vos coordonnées, à faire de la pub pour votre site ouà mettre une petite touche sympathique à la fin de vos mails : la signature est lemessage qui apparaît au bas de chacun des courriers électroniques que vous envoyez.

On y retrouve généralement les informations contenues habituellement dans un papierentête.

LES REGLES D'OR POUR BIEN CONCEVOIR SA SIGNATURE

• La signature professionnelle

Une signature professionnelle se doit d'être sobre. Pour plus d'efficacité, vous avez toutinterêt à faire court :- pas plus de 4 lignes- pas plus de 70 caractères par ligne (au delà, vous vous exposez à des retours à la lignemalvenus)- mettez votre nom, éventuellement votre fonction, le nom de votre société, l'adresse de sonsite Web, votre numéro de téléphone et votre numéro de fax. Pas besoin d'en mettre plus.Exemple :Robert BidochonReprésentant de la société Bidulehttp://www.bidule.frTel. 01 01 01 01 01Fax 01 01 01 01 02

• La signature personnelle

La signature personnelle impose moins de contrainte. Vous pouvez vous lâcher un peu.Vous pouvez inclure une citation, un dessin et changer automatiquement de signature àchaque nouveau message (si vous envoyez vos messages à partir d'un logiciel demessagerie). N'oubliez pas de faire figurer votre nom et l'URL de votre site Web, de votrealbum photo en ligne ou de votre blog personnel !

Type de signature Ressources

Citation"Qui vit sans folie n'est pas si sagequ'il croit."La Rochefoucauld

• Plus de 80 000 citations sur Evene• Une collection romantique de Poésie et citations d'amour• La catégorie Citations et proverbes de Yahoo.fr.• Ne suivez pas les exemples donnés par tRoU dU cULzhiDEoUt : allez-y simplement pour vous mettre de bonnehumeur.• Visitez également la page Fun .sig files (en anglais)

Texte dessiné Utilisez le générateur Lonster's Figlet Server.

Message écolo Incitez vos correspondants à ne pas imprimer les e-mailspour préserver l'environnement.Quelques exemples ici.

Dessins au format texte Voyez la page consacrée à ce que l'on appelle l'art ASCII.

LA SEPARATION ENTRE LE TEXTE DE L'E-MAIL ET LA SIGNATURE

C'est normalement votre logiciel de messagerie qui se charge d'insérer automatiquementune séparation entre le texte principal de l'e-mail et la signature. Certains logiciels (dontEudora) ne le font cependant pas.Le séparateur standard est "-- " (2 tirets suivi d'une espace). Cette standardisation permet àcertains logiciels de détecter automatiquement la signature dans le corps d'un e-mail : ilspeuvent alors l'afficher dans une autre couleur, ou, lors d'une réponse, supprimerautomatiquement cette signature du texte original cité.

POUR ALLER PLUS LOIN...

Vous voulez changer automatiquement de signature à chaque nouveaumail ?Installez un logiciel de permutation de signature.

Vous voulez signer vos courriers électroniques à la main ?Signature-mail permet d'ajouter une signature manuscrite à la fin de ses messages.Pour utiliser ce service, gratuit pour le moment, il suffit d'imprimer un formulaire surle site, et de le télécopier à un numéro gratuit. En moins d'une minute, le documentest prêt à être téléchargé et installé sur le logiciel de courrier.Notez qu'une fonction de signature manuscrite est incluse par défaut dansIncrediMail (voir l'astuce correspondante sur IncrediWorld).

Envoyer une page Web par e-mail

Si votre logiciel de messagerie a été défini comme logiciel de messagerie par défaut (voyez comment faire avecOutlook Express, Eudora ou Nescape Messenger), vous pouvez facilement par son intermédiaire envoyer unepage Web par e-mail.

Si vous utilisez Internet Explorer pour naviguer

Rendez-vous sur la page que vous désirez envoyer, déroulez le menu Fichier d'Internet Explorer, sélectionnezEnvoyer puis Page par courrier électronique.

Si votre logiciel de messagerie n'est pas lancé, Internet Explorer le lance, puis place la pagedans une nouvelle fenêtre de rédaction. Vous n'avez plus qu'à préciser le destinataire et àcliquer sur Envoyer.

NB : Si vous décidez d’envoyer une page multifenêtrée, une boite de dialogue vous proposed’envoyer la page en Lecture seule (à l’intérieur du courrier) ou en Pièce jointe (en fichierattaché).

Si vous voulez simplement envoyer l’adresse URL de la page, sélectionnez Envoyer puis Lien par courrierélectronique dans le menu Fichier.

Changer le son d'arrivée du courrier

Comment changer le jingle sonore qui vous annonce l'arrivée des nouveaux mails dans votre logiciel demessagerie.

Sous Windows XP

Ouvrez le Panneau de configuration de Windows et double-cliquez sur l'icône Sons et périphériques audio.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'onglet Sons, puis sélectionnez la ligne Avis de nouveaux messages.Pour changer le son associé à cet événement, choisissez un son dans la liste déroulante ou cliquez sur le boutonParcourir pour sélectionner un fichier son (wave) sur le disque dur.