Augmentez le rendement logistique avec des processus documentaires numériques

LOGISTIQUE

Les processus logistiques manuels peuvent se révéler

fastidieux et peu efficaces pour les fabricants et leurs principales

ressources, à savoir leur personnel. La paperasse manquante ou

incomplète entrave la productivité dans les zones actives telles

que les quais de réception, les services d'expédition et autres

points de la chaîne d'approvisionnement. En outre, l'importation

d'informations sur papier dans des systèmes commerciaux peut

s'avérer difficile et frustrer davantage encore les employés.

Malgré les progrès technologiques, des documents

essentiels tels que les feuilles de connaissement, les formulaires

d'emballage et d'expédition, par exemple, sont souvent traités

à l'aide de processus manuels lents et axés sur le papier.

Ces processus, combinés à des silos d'informations isolés,

engendrent des vérifications et des mises en conformité peu

pratiques.

Maîtrisez vos documentsPour éliminer les problèmes liés aux processus manuels et

gourmands en papier, les fabricants et les distributeurs peuvent

appliquer des solutions automatisées aux flux documentaires

logistiques. Ces solutions améliorent le contrôle et la conservation

des documents grâce à un référentiel entièrement électronique

et accessible qui remplace les systèmes de classement de

documents papier. Elles améliorent le rendement opérationnel

en facilitant la numérisation, l'impression et l'envoi par email des

formulaires d'autorisation entre les services et les installations.

Ce type de solution peut aussi réduire de manière significative

les coûts de fonctionnement liés à l'espace de stockage sur

site et en dehors du site. Il peut aussi accroître l'autonomie

des équipes de travailleurs en leur assurant une plus grande

efficacité, qui génère à son tour des gains de productivité. Enfin,

il peut engendrer un retour sur investissement accru avec une

influence positive sur d'autres aspects de l'entreprise.

Répondez mieux aux exigences en matière de conformité et résolvez plus rapidement les exceptions

Les avantages liés à une solution logistique automatisée

sont substantiels. Les entreprises peuvent mieux répondre

aux exigences en matière de conformité des processus en

classant aisément tous les documents et en les comparant

avec des listes de contrôle, afin de confirmer la présence de

données aussi importantes que des signatures, par exemple.

Le processus accélère aussi la saisie des données dans des

systèmes principaux. Il réduit en outre les retouches et les saisies

de données manuelles via la numérisation de documents sur des

périphériques multifonction intelligents, ce qui élimine la saisie

des données d'indexation de document.

Une solution de documents logistiques automatisée de

nouvelle génération doit être capable d'interagir avec la gestion

de contenu d'entreprise (ECM) de norme industrielle ainsi que

d'autres systèmes essentiels. La notification des employés par

email ou SMS lorsque des informations supplémentaires sont

requises permet non seulement de résoudre plus rapidement

April 2013 1

L'automatisation 'des flux d'information logistique élimine les problèmes de papier et permet aux employés de travailler davantage et plus rapidement.

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LOGISTIQUE

CA facturé :

20 milliards CHF

Employés :

63,000+

Implantations :

1 000 bureaux dans plus de 100 pays

Comment gérer deux millions de documents par an En tant que principal fournisseur international de

logistique Kuehne+Nagel traite des millions de tonnes de fret par an. Conscient que ses propres processus critiques nécessitaient une amélioration, la société s'est tournée vers Lexmark pour mettre en œuvre une solution logistique automatisée dans ses installations de Southaven.

Dans l'ancien système, le personnel devait agrafer et classer chaque document pour chaque charge sortante. Ce qui signifiait que deux millions de documents étaient traités manuellement chaque année. Pour compliquer davantage encore la situation, la plupart de ces documents devaient être conservés aux archives pendant une durée de sept ans maximum en cas d'audits et de réclamations de la clientèle.

De quatre heures à quelques minutesLa solution de flux logistique de Lexmark a permis à Kuehne+Nagel d'éliminer la nécessité d'archiver des copies papier en numérisant les documents à la source, lors de la réception, de la préparation de commande ou de l'expédition. Fini de perdre du temps à déballer des palettes, des cartons et des dossiers à la recherche des documents requis. En adoptant des processus de flux documentaire automatisés dans ses installations de Southaven, Kuehne+Nagel économise plusieurs centaines d'heures de travail par mois.

Outre la diminution de la main d'œuvre requise, les processus d'automatisation de documents réduisent les délais de traitement des documents, en passant de quatre heures à quelques minutes seulement. Grâce à la solution de flux documentaire de Lexmark, chaque document est correctement classé et accessible en un seul clic.

ETUDE DE CAS : KUEHNE+NAGEL

Les processus d'automatisation réduisent les délais de traitement des documents, en passant de quatre heures à quelques minutes seulement.

les exceptions, mais aussi de le faire en un point où les

données requises sont les plus accessibles. Les fabricants et

les distributeurs peuvent minimiser les erreurs et les retards en

utilisant un périphérique mobile pour capturer les informations

dès le début d'une réclamation de fret, avant toute perte

éventuelle de documents ou transfert des expéditions.

Capturez les données et mettez-les en contexte L'extraction de données intelligente constitue un autre

avantage du flux documentaire automatisé, car elle extrait

contextuellemeent des données d'un document lors de la

capture, ce qui accélère les processus et améliore l'exactitude

tout en éliminant les risques d'erreur humaine. Les capacités

de stockage accessible permettent aux travailleurs du savoir

de stocker temporairement et de gérer du contenu pendant

la collecte de tous les éléments requis pour un processus

particulier, tel qu'un rapport de réclamation, avant de les

envoyer à des fins d'analyse et de révision.

Donnez à vos employés de la fabrication les clés de la réussiteLa solution de gestion documentaire de Lexmark diffère des

autres offres, car elle intègre le matériel, le logiciel, la capture

distribuée, l'extraction automatisée et la technologie ECM

sous-jacente en une solution multicanaux à fournisseur unique.

L'amélioration de l'efficacité et du rendement qui en résulte

optimise finalement l'autonomie des travailleurs et engendre

un effet positif et significatif sur tous les aspects de l'entreprise,

depuis le quai de chargement jusqu'au bureau. ■

Pour découvrir comment améliorer la productivité de vos opérations logistiques, visitez www.lexmark.fr.

A PROPOS DE LEXMARK

Lexmark International, Inc. (NYSE : LXK) est le seul à se focaliser

sur la connexion des informations numériques et imprimées

non structurées dans les entreprises avec les processus,

applications et utilisateurs qui en ont le plus besoin.