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Bien communiquer par mail

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L’e-mail ? Vraiment ?

Est-ce vraiment l’e-mail qu’il faut choisir ?

Incontournable, l’e-mail mais d’autres modes de communication sont

parfois préférables :

Quand vous devez communiquer des informations confidentielles

Pour convenir d’un rendez-vous

Pour consulter les membres de votre équipe

Lorsque l’incompréhension s’installe.

Dans ces cas là, décrochez votre téléphone : vous gagnerez en temps et en efficacité.

Vous pouvez aussi utiliser d’autres outils (voir en Annexe)

Pour utiliser l’e-mail au mieux :

Se donner toutes les chances qu’il soit lu et traité

Avoir un suivi et un archivage clair des mails entrants

Selon votre façon de travailler, la culture de votre entreprise, choisissez et adaptez les méthodes qui vous conviennent.

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Rédiger un e-mail

10 pistes pour rédiger efficacement ses e-mails :

Mettre le message clé dans l’objet du message

Un message dont l’objet est : « la prochaine réunion du comité X aura lieu

le 11 décembre à 11 heures » a plus de chance d’attirer l’attention que l’objet « agenda ».

Vérifier l’objet quand vous faites suivre un e-mail

Modifier l’objet pour le rendre clair si nécessaire. Remplacer « agenda » par « la prochaine réunion du comité X aura lieu le 11 décembre à 11

heures »

Un seul sujet par mail

Cela facilitera la lecture de votre destinataire.

Le message doit être court

La plupart des gens se contentent de lire le texte qui apparaît dans la

fenêtre de leur logiciel de messagerie.

Si vous devez communiquer plus longuement, préférez une pièce jointe, sous forme de courrier ou de rapport.

En interne et si possible, déposez le document joint sur un serveur et

envoyez le lien vers le document.

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Spécifiez la réponse que vous souhaitez

Vous souhaitez que votre destinataire entame une action, vous donne une information ? Spécifiez-le !

Qu’est-ce que le destinataire connaît du sujet ?

Commencez par le message clé

Si votre interlocuteur connaît bien le sujet, allez du spécifique au

général

Si votre interlocuteur ne connaît pas le sujet, allez du général au

spécifique.

Les mauvaises nouvelles en sandwich

D’abord de bonnes nouvelles

La mauvaise nouvelle

Une note positive

A utiliser avec discernement, certaines personnes n’apprécient pas de voir les mauvaises nouvelles enterrées.

Un format simple

La présentation de votre message va changer selon l’écran et le logiciel de

votre destinataire, veillez à ce que votre présentation soit la plus simple possible.

Mettez une signature automatique avec vos coordonnées

La plupart des logiciels de mails le permettent.

Utilisez un forum pour consulter vos collaborateurs

Il existe des plateformes gratuites ou très abordables si votre service

informatique ne vous fournit pas ce service.

Et les vôtres :

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Gérer efficacement les mails entrants

10 pistes pour gérer efficacement vos mails entrants

Simplifiez le classement de vos mails

Au bout d’un moment, on ne sait plus si on a classé le dernier mail des auditeurs dans audit ou dans juridique (c’était le sujet).

4 dossiers :

1. Action : pour les mails qui nécessitent un temps de réponse, soit

pour action soit pour recherche.

2. Attente : ce sont les messages importants auxquels vous savez

devoir accéder dans les prochains jours.

3. Archives : placez ici les e-mails que vous voulez conserver mais qui

représentent un projet ou une action terminée. Utiliser les fonctions

de tri ou de recherche de votre logiciel pour trouver ensuite

l’information.

4. Temporaire : ce sont les mails que vous préférez garder au moins

un certain temps. Fixez-vous une règle de conservation et éliminez

les mails qui dépassent la date que vous vous êtes fixée.

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Répondez toute suite chaque fois que c’est possible

Si la réponse prend une minute ou deux, faites la immédiatement et classez le mail dans le dossier approprié.

Ne conservez que des mails non lus dans votre boîte de

réception

Dès que vous avez lu un mail, acheminez-le vers le dossier approprié.

Interdisez à vos collaborateurs de vous mettre en copie.

Demandez-leur plutôt de vous écrire un mail par semaine, récapitulant les

points importants.

Faites une règle de message pour les newsletters

Et classez les dans un dossier particulier que vous irez voir régulièrement

Faites une règle de message pour les mails où vous êtes en

copie

Vérifiez le dossier une fois par jour.

Interdisez les fichiers joints en interne

Ils doivent être déposés sur un serveur et le lien est envoyé par mail.

Sauvegardez les e-mails importants dans les dossiers de

document de votre ordinateur

Utilisez la fonction – enregistrez sous de vos messages et classez les avec

les autres documents d’un projet.

Veillez à ce que le nom du fichier soit suffisamment explicite

Revoyez les dossiers attente et action régulièrement

Eliminez les mails qui n’ont plus de raison de s’y trouver.

Fixez-vous des règles

Le dossier réception doit être vide quand je quitte le logiciel de

messagerie.

Pas plus de X mails dans le dossier action

Etc…

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Et les vôtres :

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Faites une mini-formation de vos

collaborateurs

10 arguments qu’ils doivent entendre.

Un e-mail est un document écrit

Il peut être conservé et diffusé.

On salue son destinataire

Suivant le degré de familiarité, on peut utiliser :

Cher monsieur,

Cher Martin,

Bonjour Martin

Et on clôt le mail par une formule de politesse :

Cordialement

Très cordialement

Amitiés

Sincères salutations

Bien à vous

Amicalement.

Ecrire toujours en minuscule

Ecrire en majuscule revient à crier

Ne jamais envoyer de mails sous l’emprise d’une émotion

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L’émotion ne passe pas dans les e-mails et on peut regretter ce qui a été

écrit.

Ne pas utiliser de smileys ni de langage SMS

C’est à réserver aux familiers.

Mettre l’adresse juste avant d’envoyer le message

Pour éviter d’envoyer un mail incomplet.

Vérifier l’adresse avant de cliquer sur envoyer

Cela évite des impairs

Utilisez « répondre à tous » avec discernement

Rien de plus agaçant que un « moi aussi » envoyé à 25 personnes.

Respectez l’anonymat de vos correspondants

En utilisant la zone Cci (copie cachée) de votre navigateur.

Exemple : vous devez envoyer la même information à plusieurs clients

mais vous ne souhaitez pas qu’ils sachent à qui vous l’avez communiquée.

Et les vôtres :

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Les autres outils

La messagerie instantanée

Utilisez la messagerie instantanée : demandez à vos collaborateurs

d’ouvrir un compte qui sera utilisée uniquement pour des raisons professionnelles afin d’éviter qu’ils utilisent leurs comptes privés avec la

confusion que cela engendre.

Prenez des RV avec eux lorsque cela est nécessaire : eux-aussi sont

surchargés de sollicitations.

La messagerie instantanée permet d’être plus efficace mais elle doit être utilisée avec les mêmes réserves que la messagerie : manque de

protection et de confidentialité, le téléphone est parfois préférable

Utilisez la Web conférence

Vous trouverez des offres gratuites sur Internet : ces offres ont l’avantage de vous permettre de tester le service avant d’opter pour un service

payant professionnel.