Budget Finances Comptabilité - Direction des … · Ce manuel décrit l‘ensemble des transactions utilisées dans le cadre de la gestion des contrats. Il fait appel à des transactions

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Manuel d’utilisation

Contrat

Version 4.30

Octobre 2017

BFC-E Manuel d'utilisation Contrat

Contrat Page 2 sur 163

Version 4.30 Octobre 2017

Mises à jour du document

Ce qui est nouveau

Thème Chapitre Page

Ce qui a évolué

Thème Chapitre Page

Création d’une nouvelle typologie de contrat 3.1.2 15




Table des matières

Mises à jour du document .................................................................................................................................... 2

Table des matières ................................................................................................................................................. 3

A propos de ce manuel .......................................................................................................................................... 6

1 Périmètre ....................................................................................................................................................... 7

2 Mode opératoire ............................................................................................................................................ 8

3 Les référentiels utilisées .............................................................................................................................. 11

3.1 Gestion des structures OTP opérationnelles ......................................................................................... 11

3.1.1 Présentation de Project Builder ..................................................................................................... 11

3.1.2 Transaction CJ20N « Constructeur de projets » Gestion des Contrats suivis en AGD

individualisée ................................................................................................................................................ 12

3.1.3 Transaction CJ20N « Constructeur de projets » Gestion des Contrats de type R2 suivis en AGD

globalisée (C.T.R.) ........................................................................................................................................ 27

3.1.4 Transaction CJ20N « Modification des structures OTP » ............................................................. 32

3.2 Les programmes CB .............................................................................................................................. 32

3.3 Le plan de structure budgétaire (PSB) .................................................................................................. 32

4 Le Processus de mise en oeuvre ................................................................................................................. 33

4.1 Recettes sur contrats ............................................................................................................................. 33

4.1.1 Présentation ................................................................................................................................... 33

4.1.1.1 Introduction ............................................................................................................................... 33

4.1.1.2 Intégration du flux ..................................................................................................................... 34

4.1.2 Création d’un contrat ..................................................................................................................... 35

4.1.2.1 Introduction ............................................................................................................................... 35

4.1.2.2 Création d’un contrat suivi en AGD individualisé .................................................................... 37

4.1.2.3 Création d’un contrat suivi en AGD globalisé .......................................................................... 46

4.1.2.4 Cas particuliers .......................................................................................................................... 50

4.1.3 Mise à jour et affichage d’un contrat ............................................................................................. 56

4.1.3.1 Modifier un contrat.................................................................................................................... 56

4.1.3.2 Afficher un contrat .................................................................................................................... 65

4.1.4 Vérification des imputations comptables et budgétaires avant facturation ................................... 66

4.2 Gestion des pré-budgets et des enveloppes budgétaires des EOTP ...................................................... 67

4.2.1 Gestion des pré-budgets ................................................................................................................ 67

4.2.2 Gestion des enveloppes budgétaires des EOTP ............................................................................. 67

4.3 Le « workbench » de budgétisation ....................................................................................................... 67

4.3.1 Description du « workbench » de budgétisation ........................................................................... 67

4.3.2 Règles du processus budgétaire ..................................................................................................... 67

4.4 Prise en charge des recettes .................................................................................................................. 67

4.5 Modification de recettes après prise en charge .................................................................................... 67

4.6 Encaissements ....................................................................................................................................... 67

4.7 Recouvrements ...................................................................................................................................... 68




4.8 Les avances financières ......................................................................................................................... 69

4.8.1 Présentation ................................................................................................................................... 69

4.8.2 Création d’un contrat avec avances financières – VA41 ............................................................... 72

4.8.2.1 Création d’un contrat suivi en AGD individualisé avec avances financières – VA41 .............. 72

4.8.2.2 Création d’un contrat suivi en AGD globalisé avec avances financières – VA41 .................... 74

4.8.3 Création d’une demande d’acompte (demande d’avance au sens CNRS) – VF01/VF04 ............. 76

4.8.4 Affichage d’une demande d’acompte – VF03 ............................................................................... 77

4.8.5 Edition d’une demande d’acompte – VF31 ................................................................................... 79

4.8.6 Annulation d’une demande d’acompte – VF11 ............................................................................. 79

4.8.6.1 Annulation d’une demande d’acompte – VF11 ......................................................................... 79

4.8.6.2 Affichage d’une annulation de demande d’acompte – VF03 .................................................... 81

4.8.6.3 Cas 1 : suppression du jalon représentant l’avance ................................................................... 82

4.8.6.4 Cas 2 : Modification du document de vente de type contrat et subvention ............................... 83

4.8.7 Encaissement d’une avance – F-04/F-28 ....................................................................................... 85

4.8.7.1 Encaissement total d’une avance par virement – F-28 .............................................................. 85

4.8.7.2 Encaissement total d’une avance par chèque – F-04 ................................................................. 87

4.8.7.3 Encaissement partiel d’une avance par virement ou par chèque – F-29 .................................... 89

4.8.8 Compensation de l’avance avec la facture – F-04 ......................................................................... 92

4.8.8.1 Montant avance = montant facture – F-04 ................................................................................ 92

4.8.8.2 Montant avance < montant facture – F-04 ................................................................................ 94

4.8.8.3 Montant avance > montant facture – F-04 ................................................................................ 95

4.8.9 Cas du pré encaissement d’une avance – F-04 .............................................................................. 96

4.9 Clôture analytique des contrats .......................................................................................................... 105

4.9.1 Clôture mensuelle ........................................................................................................................ 105

4.9.1.1 Pré requis à la clôture mensuelle ............................................................................................. 105

4.9.1.2 Gestion des temps chercheurs ................................................................................................. 105

4.9.1.3 Gestion des encours de contrats .............................................................................................. 109

4.9.2 Clôture trimestrielle..................................................................................................................... 117

4.9.2.1 Clôture trimestrielle des contrats ............................................................................................. 117

4.9.2.2 Gestion des reports .................................................................................................................. 132

4.9.3 Clôture définitive du contrat ....................................................................................................... 133

5 Les états ...................................................................................................................................................... 134

5.1 Liste des contrats................................................................................................................................. 134

5.2 Liste des contrats incomplets .............................................................................................................. 136

5.3 Périmètre des OTP .............................................................................................................................. 138

5.3.1 Liste des contrats et subventions suivis en OTP.......................................................................... 138

5.3.2 Liste des contrats à l’avancement ................................................................................................ 140

5.4 Périmètre des contrats SD non suivis en OTP .................................................................................... 143

5.4.1 Liste des contrats SD non suivis à l’avancement ........................................................................ 143

5.5 Transaction CN43N « Liste des éléments d’OTP » ............................................................................. 144

5.6 Transaction CN53N « Liste des jalons » ............................................................................................. 144

5.7 Les états d’analyse des totaux budgétaires par adresse budgétaire ................................................... 145

5.8 Analyse financière des OTP ................................................................................................................ 145

5.9 Informations budgétaires et financières .............................................................................................. 145

5.9.1 Pour les contrats à l’avancement ................................................................................................. 145




5.9.1.1 Crédits, dépenses engagées et réalisées pour un exercice donné ............................................. 145

5.9.1.2 Crédits mis en place par OTP pour un exercice donné ............................................................ 146

5.9.1.3 Pré budgets de dépenses par OTP pour un exercice donné ..................................................... 148

5.9.1.4 Contrôle des pré-budgets de dépenses par EOTP .................................................................... 151

5.9.2 Pour les contrats SD non suivis en OTP ...................................................................................... 153

5.9.2.1 Echéancier de recettes pour un exercice donné ....................................................................... 153

5.9.2.2 Recettes comptabilisées lors d’un exercice donné .................................................................. 155

5.10 Liste des échéances d’un contrat......................................................................................................... 156

5.11 Requêtes IN2P3 ................................................................................................................................... 158

5.11.1 Liste des OTP et EOTP ............................................................................................................... 158

5.11.2 Liste des contrats SD ................................................................................................................... 160

5.12 Etat de contrôle des zones « Acronyme Plus » .................................................................................... 162




A propos de ce manuel

Les conventions utilisées

Identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement.

Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la procédure exposée.

Identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite la suite de la procédure.




1 Périmètre

Ce manuel décrit l’ensemble des transactions utilisées dans le cadre de la gestion des contrats. Il fait appel à des transactions de différents domaines fonctionnels :

Budget

Recette

Comptabilité analytique

Comptabilité générale

Les transactions propres à la gestion des contrats seront décrites dans ce document. Les transactions communes à d’autres opérations des domaines fonctionnelles sont décrites dans les manuels utilisateurs concernés.




2 Mode opératoire




Vous êtes Vous voulez Vous devez Page

Gestion d’un contrat justifié

Créer tous les éléments d’un contrat de recherche et subventions via le formulaire unique de saisie

BFC-MUT-CTR-Formulaire de saisie unique

Gestionnaire de contrat

1) Gérer la structure OTP du contrat

Transaction CJ20N 11

2) Mettre à jour le pré-budget du contrat en version 0

Transaction CJR2

BFC-MUT-COG-Tome2

2’) Préparer la mise en place de crédits – copie du pré-budget sur la version XLA

Transaction CJ9BS BFC-MUT-COG-Tome2

3) Créer le document contractuel de suivi logistique

Présentation du flux 33

Création d’un contrat justifié 37

4) Créer le contrat du point de vue budgétaire

Gérer les programmes CB BFC-MUT-BDG-Tome1-GOB

Gérer le plan de structure budgétaire

BFC-MUT-BDG-Tome1-GOB

Communiquer les origines de crédit à créer dans les bases Ge

Gestionnaire du budget

5) Mettre en place les crédits Description du « Workbench » de budgétisation

BFC-MUT-BDG-Tome1-GOB

Règles du processus budgétaire BFC-MUT-BDG-Tome1-GOB

6) Changer le statut pour lancer, le contrat


Prendre en charge Création d’une facture en fin de processus de création de la commande

BFC-MUT-REC-Tome2-F&E

Création individuelle d’une facture


Création d’une facture via l’échéancier de facturation


Modifier une recette après prise en charge

Création d’une demande d’avoir BFC-MUT-REC-Tome2-F&E

Création d’une demande d’annulation d’avoir


Création d’une facture via BFC-MUT-REC-Tome2-




Vous êtes Vous voulez Vous devez Page

l’échéancier de facturation F&E

Gérer les avances Avances 69

Saisir les temps chercheurs Transaction KB21N 105

Définir la période de calcul des encours de contrat

Transaction KKA0 109

Calculer l’ajustement de CA Transaction ZPS11ERL1A 117

Faire comptabiliser les écritures d’ajustement de CA

BFC-MUT-CPT-Tome2A-TCG

Calculer l’encours du contrat Transaction KKAJ 112

Comptabiliser l’encours du contrat

Transaction CJ88 ou CJ8G 115

Changer le statut pour lancer, clôturer techniquement ou définitivement le contrat


Les Etats d’analyse

Les totaux budgétaires par adresse

Transaction FMRP_RW_BUDGET BFC-MUT-BDG-Tome2-ETA

Les pré budgets saisis, les dépenses et recettes imputées sur EOTP

Transaction S_ALR_87013542 BFC-MUT-COG-Tome2

Liste des jalons pour visualiser leur réalisation ou pas

Transaction CN53N BFC-MUT-COG-Tome 1

Liste des contrats Liste des contrats BFC-MUT-REC-Tome2-F&E

Liste des contrats incomplets Liste des contrats incomplets BFC-MUT-REC-Tome2-F&E




3 Les référentiels utilisées

3.1 Gestion des structures OTP opérationnelles

3.1.1 Présentation de Project Builder

La transaction CJ20N – Project Builder est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome1 - BFC-MUT-COG-Tome1

Le préalable à la réalisation de toute transaction du domaine analytique est le choix du Périmètre Analytique. Ce choix peut être réalisé de différentes façons :

Accès à la transaction permettant la sélection du périmètre analytique

Afin de définir le périmètre analytique, activez la transaction <Définir périmètre analytique> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Gestion env. analytique / Paramètres / Définir périmètre analytique / Définir périmètre analytique

Dans la zone de saisie cliquez sur l’aide à la recherche.

Une fenêtre de sélection s’ouvre. Elle permet de choisir le périmètre analytique voulu à partir d’une liste.

Double-cliquez sur la ligne de sélection contenant le code <9000>.

La fenêtre de sélection disparaît et on peut voir la zone de saisie contenant maintenant le




code « 9000 ».

Cliquez sur pour valider la transaction.

NB : Il est également possible de saisir « 9000 » directement dans la zone de saisie de la fenêtre

principale, puis de passer directement à l’étape.

Astuce : A l’étape 3, avant de valider, l’icône permet de mémoriser la valeur du périmètre analytique dans les paramètres utilisateurs. Ainsi, cette opération ne sera plus nécessaire.

Accès automatique à la sélection du périmètre analytique à partir de n’importe qu’elle transaction.

Lors du premier accès à une transaction du domaine analytique le système affiche la fenêtre de choix du périmètre analytique.

Accès systématique à partir des paramètres utilisateurs.

Si la valeur du périmètre analytique a été mémorisée dans les paramètres de l’utilisateur, le système effectue automatiquement la sélection.

3.1.2 Transaction CJ20N « Constructeur de projets » Gestion des Contrats suivis en AGD individualisée

La présente procédure s’attache à décrire les éléments important pour la gestion des éléments d’OTP utilisés dans le cadre des contrats à suivi individualisé.

Ces contrats, tels que définis par la maîtrise d’ouvrage, sont de différents types. Cette typologie nous a conduits à mettre en place une typologie BFC liée aux fonctionnalités à mettre en œuvre.

Les paramètres et les zones utilisées seront différents en fonction du cas de figure.

Pour gérer les structures des contrats, activez la transaction <CJ20N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Project Builder»

Pour chaque contrat suivi en AGD individualisée, une structure OTP sera créée. Un OTP standard a été créé pour chaque type de contrat.

Les OTP standard créés sont :




Le contrat peut être créé soit par copie d’un OTP standard, soit par copie d’un autre contrat.

La transaction CJ20N – Project Builder décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome1 - BFC-MUT-COG-Tome1 traite la création des OTP

Les définitions de projet des contrats suivis en AGD individualisée sont codifiées dans la tranche de numéros : « 20000 à 89999 »

Un EOTP de niveau intermédiaire portant la même codification que la définition de projet est créé pour consolider les différents EOTP d’imputation. A cet EOTP peuvent être attachés les jalons techniques ‘évènements sans facturation). Un EOTP de niveau intermédiaire est identifié par un triangle noir. Le triangle signifie que des éléments y sont rattachés.

Un EOTP de recette est créé pour recevoir le produit de la facturation du contrat. A cet EOTP sont attachés les jalons de facturation.

Des EOTP de dépenses par unité sont créés. A minima un EOTP de dépenses par




unité concernées. Si le contrat nécessite le suivi d’une enveloppe limitative pour certaines natures de dépenses, des EOTP spécifiques seront créés. De même, si des CDD sont recrutés par une unité dans le cadre du contrat, un EOTP spécifique est créé pour l’unité.

Les caractéristiques de la définition de projet sont :

Périmètre analytique 9000

Société Z900

Domaine d’activité représentant le DR de l’unité pilote du contrat

Division : celle de l’unité pilote du contrat

pour les conventions INSU unité scientifique INSU

pour les conventions ANR pilotées par l’USAR unité Usar

Domaine fonctionnel : groupe de discipline de l’unité pilote

Ces informations sont purement indicatives et n’ont aucune influence sur les flux.

Date de début : Date de début du contrat

Date de fin : Date de fin du contrat

Ces dates sont modifiables à tout moment en cas d’avenant au contrat.


Le profil projet : Il est choisi conformément à la typologie présentée en début de chapitre et découle de l’OTP standard lorsque la création du contrat est faite en référence à celui-ci.

Type de contrat : Zone obligatoire.

Le type de contrat est choisi dans la liste déroulante.




Procédure particulière : Zone obligatoire.

Elle permet de caractériser le contrat comme étant soumis ou non au calcul des produits à l’avancement.

Trois valeurs possibles:

- 00000001 (comptabilisation à l'avancement)

- 00000002 (Subv. dép. réalisée SF)

- 00000003 (Subv. Condit. Hors SF)

- 00000010 (CRP méthode à l'avct)

- 88888888 (Avancement anté BFC)




- 99999999 (pas de procédure particulière).

Les zones Acronyme, Réf. du contrat, Millésime, N° de Regroupt :

Ces zones ne sont pas obligatoires et réservées à certains contrats.

Pour certains contrats (investissements d’avenir ou contrats avec suivi particulier), il est possible de saisir des informations permettant de compléter l’identification de chaque contrat dans les zones dédiées disponibles, à savoir :

L’acronyme : codification de la convention (valeur à saisir ou à sélectionner dans une liste de valeurs autorisées)

La référence du contrat (chez le financeur) : codification propre au financeur (valeur à saisir ou à sélectionner dans une liste de valeurs autorisées)

Le millésime : date officielle du contrat (Valeur numérique sur 4 caractères - Exemple : 2010)

Le n° de regroupement (valeur à saisir ou à sélectionner dans une liste de valeurs autorisées)

Attention : les valeurs autorisées pour les zones acronyme, référence du contrat (chez le financeur) et n° de regroupement sont saisies en central dans des tables de




référence dédiées. Lors de la saisie manuelle par les utilisateurs, un contrôle sera effectué pour vérifier la présence de la valeur saisie dans la table de référence correspondante.

Les autres informations ne sont pas gérées ou portent des valeurs par défaut sans incidence.

EOTP DE NIVEAU INTERMEDIAIRE

Les caractéristiques de l’élément d’OTP de niveau intermédiaire sont :

Le type de projet Contrats suivis

La relation avec le centre de coût responsable est facultative

Les codes opérationnels ne doivent pas être gérés

L’onglet affectation montre les relations avec d’autres objets de BFC :

Le rattachement au périmètre analytique 9000.

Le rattachement à la société Z900

Le lien avec le domaine d’activité : DR de l’unité pilote

Le domaine fonctionnel représentant le groupe de discipline de l’unité pilote.




La division représentant l’unité pilote.

Le numéro d’AGD

L’onglet zones utilisateurs permet de gérer :

Le lien avec le N° Identifiant du contrat (cet élément fait partie du code du programme CB identifiant le contrat dans les adresses budgétaires)

Pour la reprise le lien avec le code CDP

Le lien avec un numéro d’OIP qui ici est « 000000 » et non modifiable

Le lien avec le code Labintel de l’unité.

Les autres zones utilisateur ne sont pas gérées.

C’est la clé de zone « Z000001 » qui gère les libellés des zones utilisateurs.

Les autres onglets ne sont pas utilisés dans le cadre du CNRS.




EOTP D’IMPUTATION DE DEPENSE

Les caractéristiques de chaque élément d’OTP de plus bas niveau de dépenses sont :

Le libellé de l’EOTP.

Si l’EOTP de dépense contient plus de 8 caractères, le message d’erreur suivant apparait :

La relation avec le centre de coût responsable est gérée par 2 zones :

Le périmètre analytique 9000

Le centre de coût responsable

La gestion de cette zone est indispensable au niveau des éléments d’imputation pour avoir une lecture fiable de l’état d’analyse « Analyse hiérarchique des unités».

L’utilisation de l’état « Analyse hiérarchique des unités » est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2

Les codes opérationnels :

« Elt de pré-bdget » il est coché par défaut

« Elt d’imputation » il est coché pour permettre l’imputation de dépenses

« Elt de facturation »

Il n’est pas coché, pour les contrats créés avec le type « sans encours et sans ajustement de chiffre d’affaire »

il doit être coché pour les contrats avec encours

Ces zones sont modifiables tant que des flux correspondant n’ont pas été imputés sur




l’EOTP.




Le lien avec le domaine d’activité :

DR de l’unité concernée pour les EOTP de dépenses sauf pour l’EOTP Personnel (dédié aux CDD) qui doit être relié à « 0009 ».

Le domaine d’activité n’est plus modifiable des lors qu’il y a eu des écritures sur l’EOTP.

Le domaine fonctionnel : groupe de discipline de rattachement de l’unité.

Le domaine fonctionnel n’est plus modifiable des lors qu’il y a eu des écritures sur l’EOTP.

La division représentant l’unité concernée

Pour les contrats INSU, la division des EOTP de dépenses de personnel est la division de l’INSU scientifique.

Le numéro d’AGD




L’onglet pilotage permet de gérer certaines fonctionnalités de BFC :

La clé de régularisation :

N’est pas renseignées pour les contrats sans encours

Doit être renseignée pour les contrats avec encours. L’alimentation se fait automatiquement à partir de l’OTP standard choisi ou à partir du profil de projet.

La seule valeur tolérée est « Z00001 ».

La boite à cocher « Intégr. Pré-bdgt » est cochée par défaut.


Le lien avec le N° Identifiant du contrat (cet élément fait partie du code du programme CB identifiant le contrat dans les adresses budgétaires).

Pour la reprise le lien avec le code CDP

Le lien avec un numéro d’OIP qui ici est « 000000 » et non modifiable







Pour les éléments d’OTP de plus bas niveau (Elt d’imputation) des contrats avec calcul d’encours, il est nécessaire de gérer une règle d’imputation permettant de calculer puis de comptabiliser, tous les mois, la mise en encours des dépenses imputées au contrat.

Etre positionné sur un EOTP d’imputation de niveau bas.

Cliquez sur le bouton <Menu>.

Suivez le chemin Traiter > Coûts > Règles d’imputation et cliquez sur <Règles d’imputation> ou appuyez sur les touches Crtl+F3.

Pour les EOTP de contrats avec valorisation des encours, la catégorie de récepteur est CPG (compte général) (seule option possible)

Le récepteur est le compte général 34500000 couplé au domaine d’activité de l’EOTP (le domaine d’activité remonte tout seul)

Le type d’imputation est « PER » et le pourcentage 100 %

Cette opération doit être réalisée pour tous les EOTP d’imputation des dépenses et de la recette.

Les autres onglets ne sont pas gérés.

Cas particulier des dépenses de personnel en Subvention d’Etat (SE) dans le cadre d’un contrat de type Investissement d’Avenir :

Le CNRS souhaite connaître la masse salariale des personnels rémunérés en SE affectés à des investissements d’avenir. Dans BFC, ce suivi sera effectué au niveau analytique via un EOTP spécifique créé dans chaque contrat de type IA.

La paye d’un personnel rémunéré en SE et affecté à un investissement d’avenir sera donc imputée à la fois sur le centre de coût paye de l’unité et sur un EOTP de type « I.A. EOTP Personnel en SE » avec indication d’un pourcentage d’affectation.

Ainsi, pour permettre et faciliter le suivi des dépenses de personnel financées en SE, affectées à un contrat de type Investissement d’Avenir, un seul EOTP « Dépenses de personnel en SE » est créé par contrat.

Cet EOTP est créé par défaut si la structure OTP est créée à partir de l’OTP standard de type convention IA (N°20000-89999) 2-CS4, pour les contrats à tranche notamment.

Il peut également être créé au niveau 2 dans une structure OTP déjà existante.

ATTENTION :

Si l’EOTP est créé ultérieurement dans une structure OTP déjà existante, la création doit suivre la procédure suivante, dans l’ordre :

Création de l’EOTP de type « I.A. EOTP Personnel en SE » (voir ci-dessous)

Modification de l’onglet pilotage de l’EOTP (voir ci-dessous)

Modification de l’onglet Données de base de l’EOTP (voir ci-dessous)

Modification de l’onglet Zones utilisateur de l’EOTP (voir ci-dessous)

Sauvegarde pour mise à jour automatique des zones de l’onglet Affectation de l’EOTP.

L’EOTP de type « I.A. EOTP Personnel en SE » doit avoir les caractéristiques suivantes :




Dans la zone Identification et sélection de vues, la Zone Désignation doit être « Dépenses de personnel en SE (Subv. Etat)».

Dans l’onglet Pilotage :

- La case « Intégr.pré-budgt » est décochée (obligatoire car incompatible avec la case « Statistique » cochée et, par ailleurs, la saisie de pré-budgets n’est pas autorisée pour ce type d’EOTP).

- La case « Statistique » est cochée, et obligatoire pour le type de projet « IA - I.A. EOTP Personnel en SE ». Le caractère statistique permettra d’exclure des restitutions analytiques les montants de dépenses de personnel en SE.

Dans l’onglet Données de base :

- Le « Type de projet » est : « IA – I.A. EOTP Personnel en SE ». Ce typage permet d’imposer certaines valeurs dans différents onglets de l’EOTP et va faciliter l’identification de ce type d’EOTP dans SIRHUS.

- Les cases « Elt de pré-budgét. » et « Elt de facturation» sont décochées, et non modifiables pour le type de projet « IA - I.A. EOTP Personnel en SE ». En effet, aucun pré-budget et aucune facturation ne doit être saisi pour ce type d’EOTP.

- La case « Elt d’imputation» est cochée.

Pour information, le fait d’avoir sélectionné le type de projet « IA – I.A. EOTP Personnel en SE » permettra de griser les cases « Elt de pré-budgét. » et « Elt de facturation» à vide, si on clique sur le bouton Entrée ou lors de la sauvegarde de l’OTP.

- Périmètre et centre de coût responsable : 9000 et A0009001.

Dans l’onglet Affectation :

- Le domaine d’activité est : « 0009 » (Agence Comptable principale) - La division est : « 0009 » - Le domaine fonctionnel est : « A3MOYSC » - Le numéro d’AGD

Pour information, le fait d’avoir sélectionné le type de projet « IA – I.A. EOTP Personnel en SE » permettra lors de la sauvegarde de l’OTP de renseigner ces zones avec les informations indiquées ci-dessus (si d’autres données avaient été saisies, elles seront écrasées par ces valeurs).

Dans l’onglet Zones utilisateur :

- La colonne « N° Identifiant » est : vide, et non modifiable pour le type de projet « IA - I.A. EOTP Personnel en SE »

- La colonne « N° OIP » est : vide, et non modifiable pour le type de projet « IA - I.A. EOTP Personnel en SE »

Pour information, le fait d’avoir sélectionné le type de projet « IA – I.A. EOTP Personnel en SE » permettra de griser ces zones à vide.

Le fait que ces zones soient à vide permettra d’éviter de consommer les crédits mis en place sur le programme CB du contrat. Les dépenses de personnel en SE seront toujours imputées sur la subvention d’état et la nature de dépenses NA (Emplois budgétaires).

Pour information : les dépenses de personnel en SE seront toujours imputées sur le centre de coût de l’unité mais en parallèle, une information sera saisie dans SIRHUS pour indiquer si l’agent est affecté à un IA et si oui sur quel EOTP et pour quel pourcentage.

- Le « Code Labintel» est : « MOY9 »










EOTP D’IMPUTATION DE LA RECETTE

Les caractéristiques de chaque élément d’OTP de plus bas niveau de recette sont :

Le libellé de l’EOTP.





« Elt de pré-bdget » est coché par défaut

« Elt d’imputation » est coché pour permettre l’imputation en encours de la recette

« Elt de facturation » est coché

Ces zones sont modifiables tant que des flux correspondant n’ont pas été imputés sur l’EOTP.







Le lien avec le domaine d’activité : DR de l’unité pilote

Pour les contrats ANR pilotés par l’USAR, le domaine d’activité des EOTP de recettes est « 0009 ».

Le domaine d’activité n’est plus modifiable des lors qu’il y a eu des écritures sur l’EOTP

Le domaine fonctionnel : groupe de discipline de rattachement de l’unité.

Le domaine d’activité n’est plus modifiable des lors qu’il y a eu des écritures sur l’EOTP

La division représentant l’unité concernée

Pour les contrats ANR pilotés par l’USAR, la division des EOTP de recettes est « 0009 ».

Le numéro d’AGD

Les onglets « Pilotage » et « Zones utilisateurs » ont les mêmes caractéristiques que ceux des EOTP de dépenses.

Pour les éléments d’OTP de recette des contrats avec calcul d’encours, il est nécessaire de gérer une règle d’imputation permettant de calculer puis de comptabiliser, tous les mois, la mise en encours des recettes imputées au contrat.

Cliquez sur le bouton <Menu>.

Suivez le chemin Traiter > Coûts > Règles d’imputation et cliquez sur <Règles d’imputation> ou appuyez sur les touches Crtl+F3.

Pour les EOTP de contrats avec valorisation des encours, la catégorie de récepteur est CPG (compte général) (seule option possible)

Le récepteur est le compte général 34500000 couplé au domaine d’activité de l’EOTP (le domaine d’activité remonte tout seul)

Le type d’imputation est « PER » et le pourcentage 100 %

Cette opération doit être réalisée pour tous les EOTP d’imputation des dépenses et de la recette.

Les autres onglets ne sont pas gérés.

3.1.3 Transaction CJ20N « Constructeur de projets » Gestion des Contrats de type R2 suivis en AGD globalisée (C.T.R.)

La présente procédure s’attache à décrire les éléments importants pour la gestion des éléments d’OTP utilisés dans le cadre des dépenses et recettes constatées pour les contrats de type R2 en AGD globalisée

Pour gérer la structure des C.T.R., activez la transaction <CJ20N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Project Builder»

La structure OTP des C.T.R. est déjà créée en fonction de l’organisation au moment du démarrage. Sa gestion est liée aux réorganisations au sein du CNRS.




Le nom de la définition de projet de la structure C.T.R. est : « 9CTRCNRS ».

Les éléments d'OTP dédiés à la collecte des dépenses des différentes

unités sont codifiés 9CTDxxxx (xxxx = numéro de la division correspondante) et 9CTPxxxx pour les EOTP dépenses de personnel.

Ces EOTP permettent également de collecter les recettes sur ces contrats de type R2 qui sont gérés en AGD


Périmètre analytique 9000

Société Z900

Domaine d’activité 0009

Division 0111

Domaine fonctionnel A1

Ces informations sont purement indicatives et n’ont aucune influence sur les flux.

Date de début : 01/01/2016

Date de fin : 01/01/2047





Le profil projet utilisé est celui des Contrats Globalisés sur AGD

Les autres informations ne sont pas gérées ou portent des valeurs par défaut sans incidence.




Les caractéristiques de chaque élément d’OTP sont :

Le libellé de l’EOTP contient le code Labintel de l’unité correspondante.





« Elt de pré-bdget » n’est pas coché, le pré-budget n’est pas géré pour les autres dépenses opérationnelles

« Elt d’imputation » est coché pour permettre l’imputation de dépenses ou recettes

« Elt de facturation » est coché pour permettre l’imputation de recettes en compte de classe 7.

Ces zones sont modifiables tant que des flux correspondant n’ont pas été imputés sur l’EOTP.




Le lien avec le domaine d’activité : DR de proximité de l’unité

Le domaine fonctionnel représentant le groupe de discipline ou la ligne d’agrégat 2 ou 3 de rattachement de l’unité.

La division représentant l’unité

Le numéro d’AGD








Tous les éléments d’OTP sont au statut « Lancé », c’est à dire qu’ils sont prêts à recevoir des dépenses et des recettes.




3.1.4 Transaction CJ20N « Modification des structures OTP »

La modification des structures OTP est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome1 - BFC-MUT-COG-Tome1

La modification des jalons d’un EOTP du modèle est traité dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome1 - BFC-MUT-COG-Tome1

Si la structure OTP modélise un contrat suivi, la désignation du jalon contenue dans l’EOTP Recettes est imprimée dans la facture client.

3.2 Les programmes CB

La gestion des programmes CB est décrite dans le manuel d’utilisation Budget Tome1 - BFC-MUT-BDG-Tome1

3.3 Le plan de structure budgétaire (PSB)

La gestion du Plan de Structure Budgétaire est décrite dans le manuel d’utilisation Budget Tome1 - BFC-MUT-BDG-Tome1




4 Le Processus de mise en oeuvre

4.1 Recettes sur contrats

4.1.1 Présentation

4.1.1.1 Introduction

Le processus doit pouvoir permettre :

- D’une part, d’assurer la mise en place financière du contrat,

- D’autre part, de gérer et de suivre l’exécution des contrats (échéancier de recettes, dépenses, encaissements, relances…).

La pluri annualité des contrats doit également pouvoir être prise en compte en liaison avec le référentiel contrat.

Cette fonction « gestion financière des contrats » couvre la gestion des conventions de recherche et des subventions passés entre le CNRS et ses partenaires quel que soit leur type.

La majorité des fonctions pour les contrats et conventions sont liées à des flux d’intégration notamment :

- avec le contrôle de gestion pour la création des objets analytiques, de la mise en place du budget en comptabilité analytique, du calcul du coût complet, du suivi analytique, etc.,

- avec le budget pour la mise en place du budget en comptabilité budgétaire,

- avec la partie recette pour la création des factures client et la liquidation de la recette,

- avec la partie dépenses pour l’exécution de la dépense suivant le flux engagement, service fait, liquidation de la dépense.




4.1.1.2 Intégration du flux

Pour débuter la création du contrat commercial dans BFC, une condition est nécessaire :

- Les référentiels (notamment le référentiel client) ont été synchronisés

- La convention ou subvention doit aussi être créée comme un objet analytique (structure projet au sens SAP) pour qu’un suivi analytique soit possible.

Il faut bien, en pré requis à cette fonction, que toutes les imputations existent, notamment l’imputation analytique qui sera propre à la convention ou subvention.




4.1.2 Création d’un contrat

4.1.2.1 Introduction

Les recettes sur contrats et subventions sont gérées dans le référentiel contrats.

Ces recettes sur contrat et subvention s’appuient sur les référentiels :

- Tiers clients du CNRS,

- Articles du CNRS (articles de type non tarifé).

Le document de vente utilisé dans le cadre des recettes sur contrats et subventions est le contrat de type Contrat et subvention (ZWV2). Les documents de facturation qui s’y rapportent sont les factures sur contrat et subvention (code ZF2C), les demandes d’acompte au sens SAP qui sont les demandes d’avance financière (code ZFAZ) et les demandes d’annulation d’acompte au sens SAP.

Les documents de facturation (demandes d’acompte et demandes d’annulation d’acompte) sont décrits dans le chapitre 4.8.

Les documents de vente « Contrat & Subvention» sont numérotés automatiquement par le système dans la tranche de numéros 30 000 000 à 69 999 999.

Les documents de facturation « Fact Contrat & Subv » sont numérotés automatiquement par le système dans la tranche de numéros 120 000 000 à 149 999 999.

Les documents de facturation « Demande d’acompte » sont numérotés automatiquement par le système dans la tranche de numéros.

Les documents de facturation « Annulation demande d’acompte » sont numérotés automatiquement par le système dans la tranche de numéros.




Ce manuel ne va traiter pour les recettes que la partie « gestion du document de vente de type contrats et subventions ». Toute la suite du processus purement Recettes est décrit dans le manuel d’utilisation Recettes (la facturation, l’encaissement, …)

Contrats suivis en AGD individualisé /contrats suivis en AGD globalisé

Les contrats suivis en AGD individualisé et les contrats suivis en AGD globalisé donnent lieu à la création dans le module Recettes d’un document de vente de type « Contrat et subvention ».

La grande différence d’un point de vue Recettes entre ces deux types de contrat réside dans le pilotage des échéances de facturation :

- L’échéancier de facturation du contrat suivi en AGD individualisé est initié par l’utilisation de jalons dans l’éOTP Recettes représentant le contrat dans le module PS (comptabilité analytique), puis il est rapatrié dans le document de vente représentant le contrat dans le module SD (référentiels contrats) avec sur toutes les échéances un témoin de blocage automatique. Au fur et à mesure de l’avance des travaux, le déblocage des échéances est fait par apposition de la date réelle dans l’éOTP ce qui débloque l’échéance de facturation de manière automatique dans le module des recettes SD. Il s’agit donc d’un pilotage des échéances de facturation depuis l’éOTP des recettes dans le module PS.

- L’échéancier de facturation du contrat suivi en AGD globalisé est créé directement dans le module de recettes SD car aucun objet analytique n’est créé en particulier pour la gestion de ces contrats. Il s’agit donc d’un pilotage des échéances de facturation depuis le contrat dans le module des recettes SD.

Recettes collectives et contrat multipartenaires

Comme pour les recettes récurrentes et ponctuelles, si on souhaite gérer des recettes collectives sur contrat et subvention, il faut créer dans le document de vente de type contrat et subvention autant de postes qu’il y a de partenaires. Ensuite sur chaque poste, il faut indiquer le client facturé, le client livré et le client payeur correspondant au deuxième partenaire.

Ce cas particulier est traité dans le chapitre 4.1.2.4.1

Contrats donnant lieu à plusieurs imputations comptables

Les comptes généraux de produits sont déterminés automatiquement pour la facturation à partir des données du document de vente. Ils ne sont jamais saisis directement dans le document de vente ou le document de facturation.

C’est à partir du groupe d’imputation article et du groupe d’imputation client que le compte comptable de recette (classe 7, 1 ou 2) est déterminé automatiquement.

Si un document de vente, par exemple une subvention, donne lieu à plusieurs imputations comptables il faut le prévoir dès la création du document de vente de type contrat et subvention et créer autant de postes que d’imputations comptables.


Contrats de type « Investissements d’avenir » et contrats pour lesquels le CNRS souhaite effectuer un suivi spécifique :

Les contrats de type « Investissements d’avenir » et les contrats pour lesquels le CNRS souhaite effectuer un suivi spécifique, sont des contrats suivis pour lesquels certaines zones doivent être renseignées : l’acronyme, la référence du contrat chez le financeur, le millésime, le n° de regroupement, le montant final reçu et la date de liquidation.

Pour les contrats de type « Investissements d’avenir », le rôle partenaire « Signataire » peut également être renseigné au niveau de l’en-tête du document.





4.1.2.2 Création d’un contrat suivi en AGD individualisé

La partie « Recettes » qui permet la facturation des contrats est gérée dans le module SD via le chemin d’accès :

Référentiel Référentiel contrat Gestion du référentiel contrat Créer un contrat

Transaction : VA41

Le type de contrat utilisé est : ZWV2 pour les contrats & subvention.

Le gestionnaire renseignera ensuite l’organisation commerciale (correspondant à la délégation régionale), le canal de distribution (toujours égal à 01), le secteur d’activité (toujours égal à 01).

Le canal de distribution « 02 » ne peut être utilisé en relation avec le type de contrat « ZWV2 ».

Faire « Entrée » ou cliquer sur le bouton « Ventes ».

C’est à partir de cet écran que l’utilisateur va renseigner les données du contrat




La première étape consiste dans la recherche du client qui sera facturé.

Si vous ne connaissez pas le n° du code du client, utilisez l’aide à la recherche.

Le donneur d’ordre doit être d’un groupe de comptes différent de « facturation interne » (Z099).

Saisir la désignation du contrat qui est une donnée obligatoire

Cette information est éditée sur la facture à destination du partenaire pour les contrats

Saisir les dates de début (zone DébValidContrat) et date de fin du contrat (zone ExpiratContrat). Ces dates sont modifiables en cas d’avenant.

Renseigner le motif de commande qui est une donnée obligatoire.

Ce motif doit correspondre au type de contrat qui aura été créé dans Partenariat.

Postes du document de vente

Les postes (i.e. lignes) de la commande doivent ensuite être saisis :




Les données obligatoires du poste sont :

- le numéro d’article (l’article doit obligatoirement être du type non tarifé et appartenir à un groupe d’imputation autre que « facturation interne ».)

- la quantité (elle doit être égale à 1),

- la division correspondant à l’unité qui effectue la prestation,

- le numéro de commande d’achat qui représente la référence du contrat chez le partenaire. Cette donnée est imprimée sur la facture qui est envoyée au partenaire.

Consigne : comme le taux de TVA applicable ainsi que l’imputation comptable sont déterminés automatiquement par le système à partir de données de la commande client, un intérêt particulier doit être porté au choix de l’article et du tiers.

Cf Annexe Détermination automatique des taux de TVA dans le manuel d’utilisation Recettes Tome2 – BFC-MUT-REC-Tome2

Cf Annexe Détermination automatique du compte comptable dans le manuel d’utilisation Recettes Tome2 – BFC-MUT-REC-Tome2

Il faut créer autant de postes qu’il existe de :

- compte généraux à imputer,

- de taux de TVA applicable,

- de partenaires facturés.

Valider votre saisie en appuyant sur entrée

Valider les messages suivants s‘ils apparaissent :

Les triangles jaunes sont des messages informatifs, ils ne sont pas bloquants.

Pour saisir le montant du contrat (prix) procéder comme suit :

Sélectionner tous les postes en cliquant sur le bouton au début de chaque poste

Cliquer le bouton d’affichage des prix ou bien utiliser le bouton « Menu / Saut / Postes / Conditions »




Saisissez le type de condition ZPR1 qui correspond à la condition de prix des articles non tarifés

Saisissez le montant total HT de la ligne du contrat.

Gestion des imputations :

L’imputation analytique que représente l’éOTP peut soit avoir été saisi au niveau du poste dans l’onglet « Vente ». Si ce n’est pas le cas :

Cliquez sur l’onglet imputation si vous êtes déjà sur le détail des postes ou bien utiliser le bouton « Menu / Saut / Postes / Imputations »

Saisissez l’élément d’OTP.

Vous pouvez utiliser l’aide à la recherche.




Pour ces contrats suivis en AGD individualisé, l’éOTP concerné est l’éOTP individualisé de recettes du projet PS représentant le contrat. L’élément d’OTP ne doit pas être du type 9CTRCNRS car le cas présenté est celui d’un contrat à suivi individualisé.

Gestion du calendrier de facturation :

Cette manipulation doit être faite pour tous les postes du contrat

Cliquer sur l’onglet calendrier de facturation au niveau de chaque poste.

On obtient la fenêtre suivante : le système propose de rapatrier les jalons issus du calendrier de facturation du module PS en faisant le lien avec l’éOTP de recettes renseigné au niveau des imputations du poste du document de vente de type contrat et subvention.

Valider l’écran ci-dessus.

Les jalons donnant lieu à facturation définis dans le projet (et rattaché à l’eOTP mentionné ci-dessus) seront recopiés dans le contrat en tant que date de facturation.




Sélectionner tous les jalons proposés (vous pouvez aussi cliquer sur )

Les jalons sélectionnés apparaissent en surbrillance jaune. Il est possible de ne reprendre que certains jalons dans le cas d’un avenant au contrat.

Reprenez tous les jalons

On constate que le système a rapatrié tous les jalons issus de l’éOTP de recette représentant le contrat dans PS (comptabilité analytique). Chaque jalon a un code blocage facture « Z7 » apposé par défaut




ce qui empêchera par la suite la facturation de cette échéance.

Consigne : La seule modification à effectuer ici est la saisie des montants HT à facturer pour chaque échéance.

La valeur facture qui est égale à la somme des valeurs facture de chaque jalon doit être égale à la valeur nette (montant total HT) du poste du contrat.

Si ce n’est pas le cas, le message d’erreur suivant apparaît :

Il ne faut absolument pas modifier l’indicateur de blocage (Z7) ici. Le pilotage de ce témoin de blocage sera réalisé dans les jalons de l’éOTP individualisé de Recettes représentant le contrat dans le module PS. Ce pilotage est réalisé dès lors que le jalon est validé, c'est-à-dire qu’on appose une date réelle sur le jalon en question dans PS (comptabilité analytique).

Cf chapitre 3.1.4 Transaction CJ20N « Modification des structures OTP » et procédure de gestion des jalons chapitre 4.2. du manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome1 - BFC-MUT-COG-Tome 1

Les jalons correspondant à des avances financières (acomptes au sens SAP) ne rentrent pas en compte dans le calcul de la valeur facture et donc dans le montant de la valeur nette du poste.

Il est possible de rapatrier à nouveau les jalons PS dans le calendrier de facturation SD pour mise à

jour en cliquant sur le bouton .

Autres données à renseigner obligatoirement :

Cliquez sur l’onglet données contrat si vous êtes déjà sur l’en tête des postes ou bien utiliser le bouton « Menu / Saut / En tête / données du contrat »




Saisissez la date de dernière signature du contrat qui est une donnée obligatoire qui apparaît dans la facture envoyée au partenaire.

Les dates début et date de fin du contrat sont affichées également dans cet écran

Autres données d’en-tête (facultatives) pour compléter l’identification et la situation du contrat :

Cliquez sur l’onglet « Données supplémentaires B » si vous êtes déjà sur l’en-tête ou bien utilisez le bouton « Menu / Saut / En-tête / Autres fonctions / Données supplémentaires B »

Saisissez les informations permettant de compléter l’identification et la situation de chaque contrat dans les zones dédiées disponibles dans l’onglet « Données supplémentaires B » de l’en-tête du contrat, à savoir :

L’acronyme : codification de la convention (valeur à saisir ou à sélectionner dans une liste de valeurs autorisées)

La référence du contrat (chez le financeur) : codification propre au financeur (valeur à saisir ou à sélectionner dans une liste de valeurs autorisées)

Le millésime : date officielle du contrat (Valeur numérique sur 4 caractères - Exemple : 2010)

Le n° de regroupement (valeur à saisir ou à sélectionner dans une liste de valeurs autorisées)

Le montant final reçu (valeur numérique libre)

La date de liquidation (date au format JJ.MM.AAAA)




Les valeurs autorisées pour les zones acronyme, référence du contrat (chez le financeur) et n° de regroupement sont saisies en central dans des tables de référence dédiées. Lors de la saisie manuelle par les utilisateurs, un contrôle sera effectué pour vérifier la présence de la valeur saisie dans la table de référence correspondante.

Gestion des textes d’entête :

Dans le cadre des contrats, il a été prévu un bon nombre de textes qui peuvent être renseignés de manière facultative. Ces textes, hormis celui nommé « Suivi recette client » ne sont pas repris ailleurs (facture papier envoyée au partenaire ni même dans les documents de facturation de la suite du processus de recettes).

Le texte d’entête nommé « Suivi recette client » est un outil de suivi de la recette pour le gestionnaire. Ce texte est facultatif et est recopié dans les documents de facturation où il peut être complété. Ce texte n’est imprimé sur aucun état ni même sur la facture qui est envoyée au client.

Cliquez sur l’onglet textes si vous êtes déjà sur l’en tête ou bien utiliser le bouton « Menu / Saut / En tête / Textes »

Les types de textes disponibles pour saisir des informations du contrat contenues pour certaines dans Partenariat

Sélectionner le type de texte en double-cliquant dessus.

Renseigner les informations dans le cadre à droite

Utilisez le bouton « Menu / Saut / Poste / Suite (M) / Données supplémentaires B »




Saisisser le Numéro d’AGD individualisé permettant de compléter l’identification du contrat dans la zone dédiée disponible dans l’onglet « Données supplémentaires B » du poste du contrat. La valeur est à saisir ou à sélectionner dans une liste de valeurs autorisées.

Les valeurs autorisées pour la zone N°AGD sont saisies en central dans des tables de référence dédiées. Lors de la saisie manuelle par les utilisateurs, un contrôle sera effectué pour vérifier la présence de la valeur saisie dans la table de référence.

Le responsable scientifique sera affiché dans un état (non disponible au 1er janvier 2007) visualisant les échéanciers de facturation.

Il est donc préconisé de saisir ce texte d’en tête.

Le protocole de document incomplet

Pour vérifier que vous avez saisi toutes les données obligatoires, il est recommandé de lancer le protocole du document incomplet. Ce traitement vérifie que toutes les données obligatoires ont bien été renseignées dans le document de vente.

Pour lancer le protocole de document incomplet, se référer au § « Création d’une commande client – Protocole de document incomplet» du manuel d’utilisation Recettes Tome1B - BFC-MUT-REC-Tome1B

Sauvegarde du contrat :

Lorsque la saisie du contrat est terminée, sauvegarder vos données

Le message suivant apparaît en bas de l’écran :

La numérotation des contrats commence par un 3.

4.1.2.3 Création d’un contrat suivi en AGD globalisé

Un contrat suivi en AGD globalisé est tout point similaire à un contrat suivi en AGD individualisé sauf pour :

- le projet auquel il fait référence ne correspond pas à un EOTP individualisé suivi, il ne possède donc pas de jalons. Ces contrats suivis en AGD globalisé ont comme imputation analytique l’éOTP du projet « 9CTRCNRS ».

- le calendrier de facturation doit être créé manuellement et piloté dans SD.

Gestion des imputations :

L’imputation analytique que représente l’éOTP peut soit avoir été saisi au niveau du poste dans




l’onglet « Vente ». Si ce n’est pas le cas : cliquez sur l’onglet imputation si vous êtes déjà sur le détail des postes ou bien utiliser le bouton « Menu / Saut / Postes / Imputations »

Renseigner l’éOTP du projet « 9CTRCNRS » qui correspond à la division et le domaine d’activité du contrat : par exemple, dans le cas présent, « 9CTD0014 » pour la division 0014.

Gestion du calendrier de facturation :

Cette manipulation doit être faite pour tous les postes du contrat

Cliquer sur l’onglet calendrier de facturation




Valider l’écran ci-dessus en cliquant sur l’icône .

Pour l’éOTP du projet « 9CTRCNRS » (exemple ici 9CTD0014), aucun jalon n’est rapatrié et aucune échéance n’est créée automatiquement.

Le calendrier de facturation apparaît sans aucune échéance




Pour ajouter une échéance de facturation :

Saisir la date de la facture

Saisir le type de jalon dans la colonne « désignation jalon » à partir de la liste issue du matchcode. Le type de jalon représente un libellé, il ne bloque pas l’émission d’une facture.

Saisir le type de délai (type d’échéance)

- Z1 : pour émettre une facture partielle qui sera bloquée par défaut pour l’émission de la facture

- Z2 : pour émettre une facture partielle non bloquée par défaut

- Z3 : pour émettre une demande d’avance (demande d’acompte au sens SAP) qui sera bloquée par défaut pour l’émission de la facture

- Z4 : pour émettre une demande d’avance (demande d’acompte au sens SAP) non bloquée par défaut

Si le choix se porte sur Z1 ou Z3, alors un témoin de blocage facture « Z7-bocage jalon » sera apposé automatiquement par le système dans la colonne « Bloc. » de l’échéance. Ce témoin sera ensuite enlevé par l’utilisateur quand l’échéance pourra être facturée.

Si le choix se porte sur Z2 ou Z4, alors aucun témoin de blocage ne sera apposé automatiquement par le système sur le jalon mais il est possible d’en appliquer un manuellement dans la colonne « Bloc. » peut-être plus en rapport avec la véritable cause du blocage facture. Ce témoin sera ensuite enlevé par l’utilisateur quand l’échéance pourra être facturée.

Si on souhaite ne plus pouvoir faire aucune action sur un jalon, il faut apposer un motif de refus sur l’échéance. Cela empêchera de facturer par la suite et l’échéance passera dans un état « liquidé ».

Saisir le montant HT de l’échéance

Procéder comme cela pour toutes les échéances/jalons.

La valeur facture qui est égale à la somme des valeurs facture de chaque jalon doit être égale à la valeur nette (montant total HT) du poste du contrat.

Les jalons correspondant à des avances financières (désignation jalon Z0016) (acomptes au sens SAP) ne rentrent pas en compte dans le calcul de la valeur facture.

Si ce n’est pas le cas, le message d’erreur suivant apparaît :

Il est possible de saisir une échéance dont la valeur serait nulle. Ceci correspondrait à un jalon technique d’aide mémoire.

Le pilotage des jalons directement dans le calendrier de facturation

Si une échéance n’a plus lieu d’être bloquée pour un contrat non suivi, c’est directement dans cet échéancier de facturation SD qu’il faut enlever le témoin de blocage.

Renseigner la règle de facturation (RF). A priori au CNRS, seules les valeurs suivantes seront utilisées :

- 2 : dans le cadre de véritables facturations liées à des contrats et subventions,

- 5 : dans le cadre de demandes d’avances financières (demandes d’acomptes au sens SAP) liées à des contrats et subventions,




- 6 : dans le cadre des contrats de loyer.

Faire ensuite « Entrée » : les autres données de l’écran sont renseignées automatiquement par le système.

4.1.2.4 Cas particuliers

4.1.2.4.1 Contrat multi partenaire

Certains contrats concernent plusieurs partenaires. Pour gérer de tels cas dans BFC, il faut créer dans le document de vente de type contrat et subvention autant de postes qu’il y a de partenaires. Il n’y a qu’un seul donneur d’ordre pour tout le contrat, il est choisi arbitrairement parmi les tiers participant au contrat. Ensuite, chaque tiers facturé donne lieu à la création d’un poste dans la commande, poste pour lequel il est impératif de modifier les rôles partenaires.

Dans l’exemple ci-dessous, les deux partenaires sont :

- le donneur d’ordre : Air liquide,

- un autre tiers : INSERM.

Il faut donc créer deux postes dans le contrat.

Au niveau de l’entête du contrat, le donneur d’ordre est renseigné :




Cliquez sur l’onglet partenaires si vous êtes déjà sur le poste ou bien utiliser le bouton « Menu / Saut / En tête / Textes »

Au niveau du premier poste, on ne modifie rien dans l’onglet Partenaire :

Au niveau du deuxième poste, on peut modifier les partenaires :

- Destinataire facture : client facturé,

- Payeur : client payeur,

- Réceptionnaire marchandise : permet de déterminer le taux de TVA applicable.

On obtient les messages suivants :




Faire « entrée » ou cliquer sur

Faire « entrée » ou cliquer sur

Cliquer sur le bouton « Redéterminer ».




4.1.2.4.2 Contrat à multi imputations comptables (suivi on non suivi)

Certains contrats (qu’ils soient suivis ou non suivis) donnent lieu à plusieurs imputations comptables différentes. C’est le cas par exemple de certaines subventions. Dès la création du document de vente, il faut le prévoir et créer autant de postes que d’imputations comptables.

Dans l’exemple ci-dessous, on deux postes avec des articles différents :

- Subvention équipement (compte comptable 13180000 74180000 par exemple),

- Participation organismes divers sans contre partie (compte comptable 74880000 par exemple).

Consigne : comme l’imputation comptable est déterminée automatiquement par le système à partir de données du document de vente, un intérêt particulier doit être porté au choix de l’article et du tiers.

Cf Annexe Détermination automatique du compte comptable dans le manuel d’utilisation Recettes Tome2 – BFC-MUT-REC-Tome2

4.1.2.4.3 Contrat de type « Investissement d’avenir » (suivi)

Pour la gestion des contrats relatifs aux « Investissements d’avenir »,

un contrat doit être créé pour chaque projet (ex : projet EQUIPEX n°49) afin de suivre individuellement les crédits reçus par projet,

un poste de contrat doit être créé pour chacune des tranches de crédit prédéfinies devant donner lieu à un encaissement, chaque poste ayant son propre calendrier de facturation.

Dans l’en-tête du contrat, le motif de commande permet d’identifier le type d’investissement d’avenir (LABEX, EQUIPEX …). Les informations permettant de compléter l’identification et la situation de chaque contrat doivent être mentionnées dans les zones dédiées disponibles dans l’onglet « Données supplémentaires B » de l’en-tête du contrat, à savoir :




- L’acronyme : codification de la convention (valeur à saisir dans une liste) - La référence du contrat chez le financeur : codification propre au financeur (valeur à saisir

dans une liste) - Le millésime : date officielle du contrat (Exemple : 2010) - Le n° de regroupement (valeur à saisir dans une liste) - Le montant final reçu (valeur numérique libre)

- La date de liquidation (date au format JJ.MM.AAAA)

Ces données d’en-tête sont reprises en affichage uniquement au niveau de chacun des postes du contrat.

De plus, la liste des signataires de la convention peut être saisie comme autant de rôles partenaires « Signataires » du contrat. Ces rôles sont disponibles au niveau de l’onglet « Partenaires » des données d’en-tête du contrat.

Pour le premier signataire, utiliser le rôle partenaire « Z1 – Signataire 1 IA », pour le second signataire utiliser le rôle partenaire « Z2 – Signataire 2 IA », etc. et saisir le code BFC du client correspondant au signataire. La touche Entrée permettra de rapatrier les données administratives relatives à ce client.

Le rôle « Signataire » ne peut être affecté qu’à un partenaire de type « client ».

Tout client non bloqué, quel que soit son groupe de comptes peut être désigné comme « Signataire » du contrat.

Pour les organismes ou sociétés représentés par plusieurs codes clients dans BFC, c’est celui correspondant au siège social qui devra être utilisé.

Dans le cadre de partenaires signataires n’existant pas dans le référentiel « Clients », et qui ne seront pas créés en tant que tels, le client occasionnel dit « client CPD » sera utilisé. Le code client utilisé doit être alors CLI_OCCAS. Une fois le code client CLI_OCCAS renseigné, la touche Entrée permettra d’accéder à une fenêtre d’information pour renseigner manuellement les données administratives de ce signataire :




Si besoin, les données saisies pourront être mises à jour ultérieurement en double-cliquant sur la ligne relative au CLI_OCCAS concerné.

Se référer au manuel utilisateur Recette Tome1A pour plus de détails.

Les rôles partenaires « Signataires » sont des données d’en-tête, elles sont reprises en affichage au niveau de chacun des postes du contrat sans pour autant y être modifiables.




4.1.3 Mise à jour et affichage d’un contrat

4.1.3.1 Modifier un contrat

La gestion des « Contrats de type contrat et subvention » se gère à travers du chemin d’accès :

Référentiel Référentiel contrat Gestion du référentiel contrat Modifier un contrat

Transaction : VA42

Saisissez le n° du contrat que vous voulez modifier.

Vous pouvez aussi rechercher le n° de contrat via le n° de l’élément d’OTP recette

Les écrans sont ensuite identiques à la procédure de création du contrat

Les données qui ne sont plus modifiables une fois que le document de vente de type contrat et subvention a été créé sont le donneur d’ordre et le domaine commercial (i.e. organisation commerciale/secteur d’activité/canal de distribution).

Une fois que le document de vente a donné lieu à un document de facturation, en plus du donneur d’ordre et du domaine commercial, les données suivantes ne sont plus modifiables :

- la devise,

- les données servant à la comptabilisation dans les documents sur les postes déjà facturés (article, quantité, prix, valeur nette, client facturé, …)

et on obtient le message suivant quand on souhaite modifier le document de vente




Il est à noter toutefois que le document de vente peut être complété avec de nouveaux postes et que toutes ces données sont modifiables pour les nouveaux postes.

Cas particulier de la modification d’un contrat en raison d’un changement d’imputation comptable :

Suite à la mise en œuvre des instructions CNoCP (Conseil de normalisation des comptes publics) entraînant l’application de nouvelles règles de comptabilisation, il est indispensable de modifier les imputations des contrats concernés en mettant à jour le module SD (article et valeur nette). En effet, le compte comptable relatif aux financements reçus par le CNRS a changé. L’article doit être modifié dans le module SD.

Il s’agit des financements reçus par le CNRS initialement créés avec l’article 3000089 (dont le compte comptable est 70670000 (ANR, contrats européens, Divers..)).

Pour ces subventions, il est nécessaire de modifier le premier poste et de créer un nouveau poste avec l’article adéquat.

1- Modification du poste erroné

Le poste qui contient l’article erroné doit être modifié au niveau des champs « valeur nette » et «article ».

- Sélectionner le poste 10, puis cliquer sur




- Modifier la condition de prix ZPR1 : le montant doit correspondre au montant déjà comptabilisé.

Valider le message d’information.

Attention, dans le cas où seulement des avances ont été encaissées, sans émission de facture, le montant rectifié doit obligatoirement être >0 ; il faudra donc saisir le montant 0,01 euro ; sinon un message d’erreur bloquant s’affichera.

- Cliquer ensuite sur l’onglet calendrier de facturation et supprimer les jalons non encore comptabilisés (ils seront recréés dans le nouveau poste).




2- Création d’un nouveau poste

Saisir le deuxième poste avec les données ci-dessous :

- Nouvel article choisi selon la typologie de contrat (exemple « 3000480 »)

Les données suivantes seront saisies à l’identique du poste précédent :

- Division,

- Elément d’OTP,

- Date de début du contrat,

- Date de fin du contrat,

- Date de la commande.




- Saisir ensuite la condition de prix ZPR1 pour le montant des jalons non facturés

- Renseigner le calendrier de facturation, en sélectionnant les jalons correspondants.







La valeur nette du contrat doit être égale à la somme des jalons du poste.

La valeur nette ne doit pas être doublée.

- Sauvegarder

3- Modification Prébudget de recette

Manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome2 - BFC-MUT-COG-Tome2 - chapitre 5.1.1.2.4

Cas particulier de suppression d’un jalon dans le calendrier de facturation d’un contrat




Sélectionner le poste pour modifier son calendrier de facturation.

Cliquer sur le bouton pour accéder au calendrier de facturation.




Pour supprimer un jalon, sélectionner le jalon à supprimer

Cliquer sur l’icône pour supprimer le jalon.

Cette action supprime le rapatriement du jalon dans SD mais le jalon existe toujours dans PS s’il s’agit d’un contrat à suivi individualisé. Il faut également le supprimer sur la structure de l’OTP.




4.1.3.2 Afficher un contrat

4.1.3.2.1 Afficher un contrat

La gestion des « Contrats de type contrat et subvention » se gère à travers du chemin d’accès :

Référentiel Référentiel contrat Gestion du référentiel contrat Afficher un contrat

Transaction : VA43

Saisissez le n° du contrat que vous voulez modifier.

Vous pouvez aussi rechercher le n° de contrat via le n° de l’élément d’OTP

Les écrans sont ensuite identiques à la procédure de création du contrat

4.1.3.2.2 Afficher le flux de document

Lors de l’affichage ou de la modification d’un document de vente de type contrat et subvention, il est possible d’afficher le flux de documents. Ce flux de document permet de voir l’enchaînement des documents entre les documents de vente, les documents de facturation et les pièces comptables créés.

Cliquer sur le bouton « flux de document » dans l’écran d’affichage.

Attention, il faut se positionner au niveau entête du document de vente pour afficher le flux de document du document de vente. Si un poste du document de vente est sélectionné, alors c’est le flux de documents uniquement du poste qui est affiché.

Affichage du flux de document au niveau entête :




Dans cet exemple, on voit que le contrat de type contrat et subvention 30000003 a été créé.

Il a donné lieu à une demande d’avance (demande d’acompte au sens SAP) n° 90000001et à deux factures (n° de facture 120000000 avec pièce comptable 0620000003, et facture 120000004 avec pièce comptable 0620000019)

Affichage du flux de document au niveau poste : le numéro du poste apparaît en fin de numérotation (/10 pour poste 10)

Cette option d’affichage du flux de documents est aussi accessible lors de la modification d’un document de vente.

4.1.4 Vérification des imputations comptables et budgétaires avant facturation

La vérification des imputations est décrite dans le manuel d’utilisation Recettes Tome1 - BFC-MUT-REC-Tome1B - chapitre 4.4




4.2 Gestion des pré-budgets et des enveloppes budgétaires des EOTP

4.2.1 Gestion des pré-budgets

La gestion des pré-budgets par natures comptables est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome2 - BFC-MUT-COG-Tome2 - chapitre 5.1.1

4.2.2 Gestion des enveloppes budgétaires des EOTP

L’utilisation du budget des projets et le « contrôle de disponibilités » ne sont plus appliqués dans BFC

4.3 Le « workbench » de budgétisation

4.3.1 Description du « workbench » de budgétisation

L’utilisation du « workbench » de budgétisation est décrite dans le manuel d’utilisation Budget Tome1 - BFC-MUT-BDG-Tome1 chapitre 3.6

4.3.2 Règles du processus budgétaire

La description des règles du processus budgétaires se trouve dans le manuel d’utilisation Budget Tome1 - BFC-MUT-BDG-Tome1 chapitre 3.6.4

4.4 Prise en charge des recettes

La prise en charge des recettes est décrite dans le manuel d’utilisation Recettes Tome2 - BFC-MUT-REC-Tome2 - chapitre 6

4.5 Modification de recettes après prise en charge

La modification des recettes après prise en charge est décrite dans le manuel d’utilisation Recettes Tome2 - BFC-MUT-REC-Tome2 - chapitre 7

4.6 Encaissements




La gestion des encaissements est décrite dans le manuel d’utilisation Recettes Tome2 - BFC-MUT-REC-Tome2 - chapitre 8

4.7 Recouvrements

La gestion des recouvrements est décrite dans le manuel d’utilisation Recettes Tome2 - BFC-MUT-REC-Tome2 - chapitre 9




4.8 Les avances financières

4.8.1 Présentation

Présentation du processus

En préliminaire, il est à noter que la notion d’avance financière au sens CNRS est représentée dans SAP par la notion d’acompte. Une demande d’avance est donc nommée dans BFC demande d’acompte.

Le processus d’avances financières sur contrat et subvention se base sur le document de vente « Contrat et Subvention ». La prise en charge d’une échéance de facturation (i.e. jalon) de type avance financière génère dans BFC un document de facturation de type « Demande d’acompte » au sens SAP. Il n’existe donc pas un document de vente particulier hormis le contrat initial.

Il est préférable de parler de comptabilisation que de prise en charge d’un jalon de type avance financière car aucune écriture réelle n’est créée dans les trois comptabilités générale, analytique et budgétaire. La comptabilisation d’un jalon de type avance financière ne crée qu’un poste pour mémoire qui est une écriture statistique dans la comptabilité générale.

Lors de l’encaissement de l’avance versée par le partenaire :

- le poste pour mémoire créé par la demande d’acompte (demande d’avance au sens CNRS) est soldé,

- un acompte (avance au sens CNRS) est créé en comptabilité sur un compte dédié.




Le processus de recettes suit ensuite son cours puisque des factures sur contrat et subvention sont émises et envoyées au partenaire.

L’avance financière (acompte au sens SAP) sera ensuite compensée :

- lors de l’encaissement de la facture par le partenaire si le montant de la facture dépasse le montant de l’avance versée par le partenaire,

- manuellement si le montant de la facture est égal au montant de l’avance versée par le partenaire.

Un tableau de procédure est joint en annexe pour expliquer sous forme d’étapes le processus d’avance financière.

La compensation entre une avance encaissée et une facture se fait lors de l’encaissement de cette facture. Ceci implique donc que lors de l’édition des factures post demande d’acompte, aucune indication n’apparaît dans la facture client pour lui indiquer qu’il a déjà réglé des avances sur le contrat.

Pré encaissement d’une avance

Un tableau de procédure est joint en annexe pour expliquer sous forme d’étapes le processus d’avance financière avec pré encaissement

Jalon et avance financière

La notion d’avance financière est portée par le type de jalon dans le calendrier de facturation du contrat. Le jalon en question est le Z0016 – Avance financière.




Pour mémoire, les jalons sont contenus dans l’échéancier de facturation :

- Dans le cas du contrat suivi, il est initié dans l’éOTP Recettes représentant le contrat dans la comptabilité analytique, puis il est rapatrié dans le document de vente représentant le contrat dans le référentiel contrat avec sur toutes les échéances un témoin de blocage automatique. Au fur et à mesure de l’avance des travaux, le déblocage des échéances est fait par apposition de la date réelle dans l’éOTP ce qui débloque le jalon de facturation de manière automatique dans le référentiel contrat. Il s’agit donc d’un pilotage des jalons depuis l’éOTP des recettes dans la comptabilité analytique.

- Dans le cas du contrat non suivi, l’échéancier de facturation est créé directement dans le référentiel contrat car aucun objet analytique n’est créé en particulier pour la gestion de ces contrats non suivis. Il s’agit donc d’un pilotage des jalons depuis le contrat dans le référentiel contrat.

Annulation des demandes d’avance (demande d’acompte au sens SAP)

Il s’agit du cas où on souhaite annuler une demande d’avance dans le système. Cette annulation intervient donc avant l’encaissement de l’avance versée par le partenaire. Cette annulation ne peut qu’être totale et elle est réalisée via une opération spécifique qui créé automatiquement un document de facturation de type « Annulation demande d’acompte ».

Un tableau de procédure est joint en annexe pour expliquer sous forme d’étapes le processus d’annulation d’une demande d’avance financière.

Tranches de numéro

Les demandes d’acompte (ZFAZ) et les Annulations de demande d’acompte (ZFAS) sont numérotées de 90 000 000 à 119 999 999.




4.8.2 Création d’un contrat avec avances financières – VA41

4.8.2.1 Création d’un contrat suivi en AGD individualisé avec avances financières – VA41

La création d’un contrat suivi en AGD individualisé avec avances financières suit le même processus que la création d’un contrat suivi.

Cf. § Création d’un contrat : chapitre 4.1.2.2

La seule étape qui peut être différente concerne la gestion d’échéances d’avances financières. C’est donc ce que décrit ce chapitre.

Les demandes d’acompte (demandes d’avance au sens CNRS) sont créées à partir des jalons de type « Avance financière » des documents de vente de type Contrat et Subvention.

Pour mémoire, hormis les montants, tous les jalons d’un calendrier de facturation d’un contrat suivi en AGD individualisé sont repris et pilotés dans l’éOTP représentant le contrat dans la comptabilité analytique et non pas dans cette transaction du référentiel contrats.

Ces jalons sont reconnaissables dans le calendrier de facturation du contrat grâce aux caractéristiques suivantes :

- la désignation jalon est renseignée avec le code Z0016, - le type de délai est Z3, - le code blocage facture par jalon est apposé (Z7), - la règle de facturation est renseignée avec le code 5 (Acompte pour une facturation

partielle en valeur), - le type de facture est ZFAZ.




Les jalons correspondant à des avances financières (acomptes au sens SAP) ne rentrent pas en compte dans le calcul de la valeur facture.




4.8.2.2 Création d’un contrat suivi en AGD globalisé avec avances financières – VA41

La création d’un contrat suivi en AGD individualisé avec avances financières suit le même processus que la création d’un contrat suivi en AGD individualisé.

Cf. § Création d’un contrat suivi chapitre 4.1.2.3

La seule étape qui peut être différente concerne la création des échéances d’avances financières dans le calendrier de facturation. C’est donc ce que décrit ce chapitre.

Les demandes d’acompte (demandes d’avance au sens CNRS) sont créées à partir des jalons de type « Avance financière » des documents de vente de type Contrat et Subvention. Ces jalons doivent être créés de toute pièce dans le calendrier de facturation pour les contrats non suivis.

Ces jalons sont reconnaissables dans le calendrier de facturation du contrat grâce aux caractéristiques suivantes :

- la désignation jalon doit être renseignée avec le code Z0016 correspondant aux avances financières,

- le type de délai est Z4 – Avance non bloquée pour les contrats suivis. La différence avec le type de délai Z 3 est que l’avance financière n’est pas bloquée automatiquement pour la facturation dans le cas du type de délai Z4 et que le code blocage, s’il est nécessaire, doit être apposé manuellement en choisissant dans la liste des codes blocage facture.

- le code blocage facture vide ou apposé manuellement




- la règle de facturation est renseignée avec le code 5 (Acompte pour une facturation partielle en valeur),

- le type de facture est ZFAZ.

Les jalons correspondant à des avances financières (acomptes au sens SAP) ne rentrent pas en compte dans le calcul de la valeur facture.




4.8.3 Création d’une demande d’acompte (demande d’avance au sens CNRS) – VF01/VF04

Seules les échéances non bloquées pour la facturation et dont la date d’échéance est arrivée à terme donnent lieur à la création d’une demande d’avance (demande d’acompte au sens SAP)

Plusieurs moyens sont à la disposition du gestionnaire pour créer les demandes d’acompte (demandes d’avances au sens CNRS). Cette création se fait par la comptabilisation des jalons de type Avances financières du document de vente contrat et subvention. La manière de réaliser la comptabilisation est identique à la prise en charge des factures.

Ce traitement crée une facture de type « Demande d’acompte ». Aucune écriture réelle n’est créée dans les trois comptabilités générale, analytique et budgétaire. La comptabilisation d’un jalon de type avance financière ne crée qu’un poste pour mémoire qui est une écriture statistique dans la comptabilité générale.

Il faut que le programme CB ait été créé pour que la création du poste pour mémoire puisse être faite.

La prise en charge est décrite dans le manuel d’utilisation Recettes Tome 2 - BFC-MUT-REC-Tome2 Chapitre 6




4.8.4 Affichage d’une demande d’acompte – VF03

L’affichage d’un document de facturation se fait à travers le chemin d’accès :

Recettes Facturation Clients Afficher une facture client

Transaction : VF03

Il est possible de rechercher une facture en utilisant le matchcode de la zone facture :

Il est possible de rechercher par exemple toutes les demandes d’acompte suivant des critères de sélection, notamment en choisissant un type de facture « ZFAZ »

On obtient ensuite l’écran d’affichage de la facture :

A partir de 2017 après la mise en place du GBCP, les « demandes d’acompte » sont soumises à la gestion de TVA. L’affichage de la demande d’acompte client consistera donc le montant HT et le montant TVA de la facture. Dans le cas où le taux TVA est à 0%, le montant taxe s’affiche comme 0,00.




En cliquant sur le bouton , on peut visualiser l’écriture statistique de comptabilité générale. Les autres comptabilités analytique et budgétaire ne sont pas impactées.

L’écriture suivante pour mémoire est générée. Elle correspond à un poste tracé au niveau du tiers mais ne donnant pas lieu à une écriture de prise en charge. Ce qui matérialise ce poste pour mémoire est le CGS (compte général spécial) « F ».

Affichage de la pièce de comptabilité générale (poste en mémoire FI)

En double-cliquant sur l’écriture, on obtient son détail :

On constate que le compte impacté n’est pas un compte général mais un compte technique (41999999).

On constate également que le montant HT et le montant TVA sont bien affichés sur le poste en mémoire.




4.8.5 Edition d’une demande d’acompte – VF31

L’édition d’une demande d’avance (demande d’acompte au sens SAP) se fait de la même manière que l’édition d’une facture client.

L’édition d’une facture client est décrite dans le manuel d’utilisation Recettes Tome2 - BFC-MUT-REC-Tome2

4.8.6 Annulation d’une demande d’acompte – VF11

On peut souhaiter annuler une demande d’acompte :

- Soit car elle a été créée par erreur (cas 1 ci-dessous),

- Soit car on souhaite modifier son imputation (ex : erreur sur l’article utilisé, sur l’éOTP impacté, …). Dans ce cas, il faut supprimer la demande d’acompte, modifier le document de vente de type contrat et subvention puis re-comptabiliser la demande d’acompte (cas 2 ci-dessous).

4.8.6.1 Annulation d’une demande d’acompte – VF11

L’annulation de la demande d’acompte (demande d’avance au sens CNRS) se gère au travers du chemin d’accès :

Recettes Facturation client Annuler dde d’acompte client

Transaction : VF11

Renseigner le numéro de la demande d’acompte qui doit être annulée ou bien la rechercher avec le matchcode.

Renseigner la date facture avec la date du jour. Cette manipulation est obligatoire car sinon




il sera impossible de comptabiliser l’annulation de la demande d’acompte.

Cliquer sur le bouton « synthèse facture ».

Il est possible d’afficher la demande d’acompte qui doit être annulée en double cliquant sur la ligne :

Il est possible d’afficher l’annulation de demande d’acompte qui sera générée en double cliquant sur la ligne.

Il est impossible d’annuler partiellement une demande d’acompte (demande d’avance au sens CNRS). On ne peut que faire une annulation totale.

Si tout convient, il suffit de sauvegarder en cliquant sur




Le message suivant apparaît

Cela signifie que le document de facturation Annulation de demande d’acompte a été créé.

4.8.6.2 Affichage d’une annulation de demande d’acompte – VF03

L’affichage d’un document de facturation se fait à travers le chemin d’accès :

Recettes Facturation Clients Afficher une facture client

Transaction : VF03

Il est possible de rechercher une facture en utilisant le matchcode de la zone facture :

Il est possible de rechercher par exemple toutes les annulations de demandes d’acompte suivant des critères de sélection, notamment en choisissant un type de facture « ZFAS »

On obtient ensuite l’écran d’affichage de la facture :

En cliquant sur le bouton , on peut visualiser l’écriture statistique de comptabilité




générale.

Affichage de la pièce de comptabilité générale (pièce FI)

L’annulation de la demande d’acompte supprime le poste pour mémoire issu de la demande d’acompte mais crée une pièce comptable sans écriture.

L’annulation de la demande d’acompte est visible dans le flux de document du contrat :

Le mode opératoire d’affichage du flux de document est décrit dans le manuel d’utilisation Recettes Tome2 - BFC-MUT-REC-Tome2

4.8.6.3 Cas 1 : suppression du jalon représentant l’avance

Si on souhaite annuler totalement la demande d’acompte (erreur de saisie et choix à tort du type de jalon Z0016 – Avance financière dans le calendrier de facturation), alors il faut effectuer les deux opérations suivantes :

1. Supprimer le jalon dans l’échéancier de facturation dans le document de vente de type contrat et subvention dans le référentiel contrat,

2. Supprimer le jalon représentant l’avance dans l’éOTP Recettes du contrat dans la comptabilité analytique.




En effet, on ne peut supprimer un jalon dans un éOTP que s’il n’existe aucune échéance, donc aucun jalon dans le calendrier de facturation du document de vente de type contrat et subvention.

Il n’est pas prévu pour le moment un état dans BFC pour l’envoyer au partenaire du contrat afin de l’informer de l’annulation de l’avance.

Etape 1 : Suppression d’un jalon dans le calendrier de facturation du contrat – VA42

Le mode opératoire de suppression d’un jalon dans le calendrier de facturation est décrit dans le § 4.1.3.1

Etape 2 : Suppression d’un jalon dans un éOTP – CJ20N

Le mode opératoire de suppression d’un jalon dans un éOTP est décrit dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome 1 - BFC-MUT-COG-Tome 1 chapitre 4.2.2.6.3

4.8.6.4 Cas 2 : Modification du document de vente de type contrat et subvention

On peut annuler une demande d’acompte pour modifier son imputation (ex : erreur sur l’article utilisé, sur l’éOTP impacté, …). Dans ce cas, il faut supprimer la demande d’acompte, modifier le document de vente de type contrat et subvention puis re-comptabiliser la demande d’acompte. Il est possible ensuite de ré imprimer la demande d’avance financière pour la renvoyer au partenaire ou bien pour la conserver dans le suivi du contrat.

Etape 1 : Modifier un contrat – VA42

Le mode opératoire de modification d’un contrat est décrit dans le § 4.1.3.1

Etape 2 : Création/comptabilisation d’une demande d’acompte (demande d’avance au sens CNRS) – VF01/VF04

Le mode opératoire de création d’une demande d’acompte est décrit dans le paragraphe 4.8.3 Création d’une demande d’acompte (demande d’avance au sens CNRS) – VF01/VF04




Etape 3 : Edition d’une demande d’acompte – VF31

L’édition d’une demande d’avance (demande d’acompte au sens SAP) se fait de la même manière que l’édition d’une facture client.

L’édition d’une facture client est décrite dans le manuel d’utilisation Recettes Tome 2 - BFC-MUT-REC-Tome2




4.8.7 Encaissement d’une avance – F-04/F-28

4.8.7.1 Encaissement total d’une avance par virement – F-28

La gestion des « Encaissements » se gère à travers le chemin d’accès

Recettes Encaissement Encaissement client par virement Comptabiliser encaissement

Saisir dans la zone Code CGS « F ».

Cliquer sur Traiter PNS




Simuler

Comptabiliser

Affichage de la pièce FI d’avance :

On constat que le compte général sur la ligne TVA est 44587000.




4.8.7.2 Encaissement total d’une avance par chèque – F-04


Recettes Encaissement Encaissement client par chèque, caisse ou carte bancaire Comptabiliser avec rapprochement

Cliquer sur Sélectionner PNS

Une fois saisie le montant d’encaissement, cliquer sur Menu \ Traiter \ Sélectionner PNS :

La seule différence avec un encaissement d’une facture par chèque, réside dans l’écran ci-dessous (troisième écran dans la transaction) qu’on précise le code CGS « F ».




Saisir dans la zone Code CGS « F ».


Comptabiliser.




4.8.7.3 Encaissement partiel d’une avance par virement ou par chèque – F-29

La gestion des « Encaissements » se gère à travers le chemin d’accès :

Recettes Encaissement Encaissement par virement Acompte partiel

Cas d’une demande d’acompte de 25000 € et d’un encaissement partiel de 20000€ de cette avance.

Cliquer sur demande

Sélectionnez la pièce de demande d’acompte sur laquelle on souhaite faire un encaissement

Le montant affiché sur le poste de demande d’acompte est le montant HT (par exemple présent 500,00 EUR HT pour une demande d’acompte de 600,00 EUR TTC)

Cliquer sur créer acompte




Sélectionner la ligne correspondant au montant total de la demande d’acompte

Modifier le montant




Simuler et comptabiliser

Cette opération va solder la demande d’acompte initiale pour la totalité (dans notre cas 600€). Lorsque l’on recevra le solde de l’avance (dans notre cas 480€), il faudra créer une nouvelle demande d’acompte ; donc un nouveau jalon dans la comptabilité analytique et un document de facturation demande d’acompte dans les recettes.




4.8.8 Compensation de l’avance avec la facture – F-04

4.8.8.1 Montant avance = montant facture – F-04

Il s’agit simplement d’un transfert avec rapprochement :

Cas d’une avance de 120€ TTC et une facture de 120€ TTC

Etape 1. Saisir le type de pièce AZ

Cocher transfert avec rapprochement

Suite à la mise en place de la gestion des avances avec TVA en 2017, le type de pièce pour la compensation de l’avance avec la facture est :

AZ – Compensation avance

L’ancien type de pièce AB ne sera plus utilisé.

Etape 2. Cliquer sur Sélectionnez PNS :

Saisir le n° du client

Saisir le type de compte « D »

Saisir le code CGS « A »




Etape 3. Cliquez sur Traiter PNS

Sélectionnez les pièces comptables correspondant à l’acompte et à la facture

Etape 4. Simulez & Comptabilisez

Affichez la pièce FI




4.8.8.2 Montant avance < montant facture – F-04


L’étape 1, 2, 4 sont identiques à l’étape 1, 2, 4 décrites dans le chapitre précédent :



Sélectionner les pièces comptables de prise en charge de la facture et de l’acompte

Cliquez sur l’onglet « Poste résiduel »

Double cliquez sur le champ « Poste résiduel » à la ligne du PNS de la facture, afin de rapatrier l’écart qui était dans la zone « Non affecté ». Cette action permet de générer un nouveau PNS client correspondant au reliquat de la facture qu’il faudra être encaissé prochainement pour le solder.

Etape 4. Simulez & comptabilisez

Etape 5. Encaissement du reliquat

Vous pouvez poursuivre l’encaissement du montant reliquat (dans le cas présent 60,00€ TTC) par la procédure standard de l’encaissement client F-28.




4.8.8.3 Montant avance > montant facture – F-04


L’étape 1, 2, 4 sont identiques à l’étape 1, 2, 4 décrites dans le chapitre précédent :



Sélectionner les pièces comptables de prise en charge de la facture et de l’acompte

Cliquez sur l’onglet « Poste résiduel »

Double cliquez sur le champ « Poste résiduel » à la ligne du PNS de l’acompte, afin de rapatrier l’écart qui était dans la zone « Non affecté ». Cette action permet de générer un nouveau PNS correspondant au reliquat de l’acompte qu’il faudra compenser avec la prochaine facture pour le solder.

Etape 4. Simulez & comptabilisez

Etape 5. Compensation du reliquat d’avance avec la prochaine facture

Vous pouvez poursuivre la compensation du montant reliquat avec une prochaine facture (dans le cas présent 60,00€ TTC) par la même procédure décrite précédemment :


4.8.8.2 Montant avance < montant facture – F-04

En cas d’absence d’une prochaine facture pour compenser le reliquat (dans le cas présent 60,00€ TTC) et que l’on constate le besoin de remboursement au financeur qui corresponds plutôt le cas de trop perçu >5€, dans ce cas, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous :

BFC-MUT-REC-TOME2-F&E

8.5.3 Trop perçu supérieur à 5€ - F-28/F-04




4.8.9 Cas du pré encaissement d’une avance – F-04

Schéma comptable attendu

• Etape 1 : pré-encaissement d’une avance par virement

D 51510000 Compte au trésor

C 47130000 / 47181000

• Etape 2 : demande d’acompte

Poste pour mémoire avec CGS « F »

• Etape 3 : solde du 47130000

D 47130000/47181000

C 41910000 CGS « AF »

• Etape 4 : émission de la facture

D 41111000

C 44570000

C 7XXXXXXX

• Etape 5 : encaissement facture et compensation acompte

D 51510000

D 41910000 CGS « A »

C 41111000

A partir de 2017 suite à la mise en place de la nouvelle nomenclature comptable d’établissements publics (NNCU) :

L’ancien compte général 47180000 est remplacé par le nouveau compte 47181000 AUTRES RECETTES A CLASSER.

Le nouveau compte collectif client est 41111000 CLIENTS.

Le nouveau compte collectif des clients internes est 41116000 CLIENTS PRESTATIONS INTERNES.

Etape 1 : « Pré - encaissement » de l’avance


Recettes Encaissement Pré-encaissement Comptabiliser avec rapprochement

Données à renseigner

En en-tête :

Date pièce : date du jour

Société : Z900 (possibilité de rapatrier automatiquement la société grâce au paramétrage des valeurs utilisateurs)

Devise : Euros ou devise étrangère si chèque

Référence (texte libre)




Texte d’en-tête (texte libre)

Txte rapproch. (texte libre)

Données renseignées automatiquement

Type : type de pièce (toujours DZ pour les encaissements par virement)

Période : apparaît automatiquement et correspond au mois de la saisie

N° de pièce

Opérations à traiter : le bouton radio « Encaissement » est coché par défaut.

Premier poste de la pièce :

Choisir la CC (clé de compta) 40 et saisir le compte 51510000 pour les encaissements par virement, 51120000 pour les encaissements par chèque,

Cas d’un encaissement de 1200€ avant prise en charge de la facture

Sélectionner PNS




Faire ENTREE puis renseigner le montant et le domaine d’activité sur le 47130000

Simuler

Comptabiliser




Etape 2 : « Demande d’acompte »

Cf. § 4.8.3 Création d’une demande d’acompte (demande d’avance au sens CNRS) – VF01/VF04

Etape 3 : « solde du compte 47130000 »


Recettes Encaissement Pré-encaissement Comptabiliser avec rapprochement

Transaction : F- 04

Sélectionner transfert avec rapprochement

Ne pas sélectionner de clé de comptabilisation

Type de pièce AB

Cliquer sur Sélectionner PNS




Saisir le compte d’attente 47130000 en type de compte « S »

Cocher « Autres comptes »


Saisir le n° du compte client

Saisir « D » pour type de compte

Saisir société Z900

Saisir les codes CGS F (demande d’acompte) et A (acompte) pour rapprocher à la fois la demande d’acompte et le pré-encaissement.

Cliquer sur suite




Sélectionner le n° de pièce de pré-encaissement (ici 1622021598) et le n° de pièce de demande d’acompte (ici 1620033246).

Simuler

En double cliquant sur le premier poste, on peut voir le compte comptable correspondant (41910000).




Comptabiliser

La pièce générée va rapprocher le 47130000 et va créer la pièce correspondant à l’acompte (CGS A) qui devra être compensée avec la prochaine facture.

Etape 4 : « Emission de la facture »

Cf. manuel d’utilisation Recettes Tome 2 - BFC-MUT-REC-Tome2

Etape 5 : « Encaissement facture et compensation avec l’acompte »

La gestion des « Encaissements » se gère à travers le chemin d’accès :

Recettes Encaissement Encaissement client par virement




Cliquer sur suite




Sélectionner les n° de pièces correspondant à la facture (ici N° pièce 1620033247) et à l’acompte (ici N° pièce 1630782356).

Simuler

Comptabiliser.




4.9 Clôture analytique des contrats

4.9.1 Clôture mensuelle

4.9.1.1 Pré requis à la clôture mensuelle

4.9.1.1.1 Gestion des taux de valorisation

La gestion des taux de valorisation est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome 2

4.9.1.2 Gestion des temps chercheurs

4.9.1.2.1 Transaction KB21N « Saisie des temps chercheurs »

Dans le cadre de BFC, la saisie d’activité permet de gérer la saisie des temps chercheurs.

Cette saisie permet de déclarer le temps passé par catégorie de chercheur d’une unité sur un contrat.

Cette saisie, exprimée en « Heures » est valorisée à partir des taux de valorisation des chercheurs.

Le centre de coûts de l’unité est crédité alors que l’EOTP du contrat est débité.

Procédure de référence :

Pour saisir le temps passé sur un contrat, activez la transaction <KB21N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Saisie des temps / Analyse Imputation d’activités / Saisir l’imputation directe d’activité »

La « VarSaisie » à utiliser est « Activité des chercheurs »

L’utilisateur traitera dans un premier temps les données de saisie. Il pourra soit renseigner le champ « DocRéf » ce qui permettrait de remonter automatiquement les

Permet de choisir entre une saisie individuelle et une saisie sous forme de liste

A défaut de renseigner le champ « DocRéf », l’utilisateur aura la possibilité de renseigner manuellement les champs.




données ou renseigner l’ensemble des champs. Il s’agit de prendre comme modèle une pièce de saisie existante.

La variante de saisie à utiliser est « Activité des chercheurs »

Date de pièce : Date du jour

Date comptable : Dernier jour du mois concerné par l’activité (si la feuille de temps concerne la période 01/01/2006 au 31/12/2006) il faut saisir 31/12/2006.

Ctre émetteur : Centre de coût de l’unité de recherche concernée

TA émetteur : Grade concerné

DFE (domaine fonctionnel émetteur) : N/A

Fonds émetteur : 0 ou 1 (sans impact)

EOTP récepteur : N° de l’EOTP du contrat concerné

DFR (domaine fonctionnel récepteur) : N/A

Fonds récepteur : 0 ou 1 (sans impact)

Quantité : Nbre d’heures à déclarer

Texte : Nom et prénom de la personne

Les autres informations sont gérées automatiquement.

Cliquez sur < Enregistrer > une fois toutes les données saisies.

Conditions préalables :

Pour toutes les combinaisons centre de coûts/type d’activité utilisé en tant que ressources émettrices, une quantité imputée et un prix doivent avoir été pré budgétés.

La gestion des taux de valorisation est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome 2




4.9.1.2.2 Transaction KB24N « Annuler la saisie des temps chercheur »

Pour annuler la saisie du temps passé sur un contrat, activez la transaction <KB24N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Saisie des temps / Analyse Imputation d’activités / Annuler l’imputation directe d’activité »

Indiquer le numéro de pièce à annuler.

Les données remontent automatiquement.

Cliquez sur < Enregistrer > une fois les données saisies.





4.9.1.2.3 Transaction KB23N « Afficher la saisie des temps chercheur »

Pour afficher la saisie du temps passé sur un contrat, activez la transaction <KB23N> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Saisie des temps / Imputation d’activités / Afficher l’imputation directe d’activité »

L’utilisateur saisira le numéro de pièce à afficher

Les données remontent automatiquement.





4.9.1.3 Gestion des encours de contrats

4.9.1.3.1 Transaction KKA0 « Modifier la Période de clôture »

La gestion de la « période de clôture » ne sert que pour le calcul des encours de contrats.

Au choix, cette transaction est à activer avant chaque clôture ou après chaque clôture, l’essentiel est de toujours l’utiliser au même moment du flux de clôture.


Pour modifier la période de clôture, activez la transaction <KKA0> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Clôture contrats et OIP / Définition période de clôture / Gérer période de clôture »

La version de régularisation permet de définir la méthode à utiliser pour déterminer le résultat ou l’encours des contrats.

Saisissez la version de régularisation (0 en l’occurrence)

Validez à l’aide du bouton <Entrée>

Principe : Si le calcul des encours de contrats doit être réalisé sur la période 02/2006, la période à saisir est 01/2006 (c'est-à-dire la période à clôturer -1).

Sur un exercice donné, l’utilisateur modifiera simplement la période.

Validez à l’aide du bouton <Sauvegarder>




4.9.1.3.2 Transaction KKGO « Afficher Période de clôture »


Pour afficher la période de clôture, activez la transaction <KKG0> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Clôture contrats et OIP / Définition période de clôture / Afficher période de clôture »

Saisissez la version de régularisation (0 en l’occurrence)

Validez à l’aide du bouton <Entrée>

Principe : L’utilisateur devra constamment voir apparaître la période précédente au mois de calcul des en cours.




4.9.1.3.3 Transaction KKA2 « Calcul des en cours – Traitement individuel »


Pour calculer l’en cours d’un EOTP, activez la transaction <KKA2> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Clôture contrats et OIP / Calcul des « En cours » / Déterm. Résultats et encours projet »

Cette transaction permet le calcul de l’encours d’une EOTP. A ce titre elle n’est pas intéressante dans la mesure où l’on souhaite calculer l’encours d’un contrat.

Par contre, elle est nécessaire car elle peut-être appelée en dynamique à partir de la transaction de traitement groupé du calcul des en cours.

Nous ne détaillerons donc pas le traitement de cette transaction.




4.9.1.3.4 Transaction KKAJ « Calcul des en cours – Traitement groupé »

Pour calculer l’en cours des contratsTP, activez la transaction <KKAJ> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Clôture contrats et OIP / Calcul des « En cours » / Déterm. Résultats réel : éléments d’OTP »

Cette transaction permet le calcul de l’encours de plusieurs contrats.

La constitution de la variante de sélection permet de délimiter les contrats à traiter.

Pour gérer une variante :

Saisir le nom de la variante et utiliser le bouton approprié (créer modifier ou afficher)

Correspond à une quantité enregistrée de critères de sélection pour le calcul des coûts additionnels et l’imputation sur l’ensemble des projets. Il est possible de créer, modifier ou afficher une variante.

La variante est obligatoire

Détermine le mode d’exécution :

Réel

Test




Un exemple de variante de sélection pour traiter les contrats avec calcul d’en cours d’une DR peut être :

Projet : la fourchette complète 20000 à 89999

Utiliser les sélections libres par le menu Autres / Sélections définies par l’utilisateur.

Choisir le domaine d’activité des Unités d’organisation de la définition de projet (DR de l’unité pilote)

Clé de régularisation des données de base des EOTP (Z00001)

Saisissez les paramètres suivants

Détermination jusqu’à période (période de calcul des en cours)

Exercice comptable

Par défaut la version de régularisation sera 0

Permet soit de calculer ou bien d’afficher les données. Dans le cas du calcul, le système recalcule les données de régularisation de la période suivant la période de blocage jusqu’à la période indiquée et il les met à jour sur la base de données en fonction du code « Cycle test »

Permet de définir le format de sortie des données avec la possibilité de sélection du type de devise.

Apparaît l’écran suivant dans lequel on retrouve un récapitulatif des critères de sélection ainsi qu’une possibilité d’afficher plus en détail les résultats en double cliquant sur une ligne :




Affichage du résultat propre à un projet (Contrats).

L’utilisateur a la possibilité d’afficher un protocole de messages indiquant éventuellement une information, un avertissement ou bien une erreur.

Le double clique ou le bouton <Détails> permettent d’afficher le détail d’un élément d’OTP

La transaction présentée ci-dessus est un préalable à la suivante CJ88 ou CJ8G « imputation des en cours (individuel ou groupé). Pour procéder à la valorisation d’un contrat, les 2 doivent être effectuées.




4.9.1.3.5 Transaction CJ88 ou CJ8G « Imputation des en cours (individuel ou groupé) »

Après avoir été calculés (transaction KKAJ), les encours de contrats doivent être comptabilisés.

Cette opération peut être réalisée via la transaction CJ88 ou CJ8G.

La variante de sélection de la CJ8G présentée ici est constituée dans l’optique où l’opération est réalisée par DR. Toutes les structures de contrat d’une DR sont gérées simultanément.

Rappel : Cette opération génère des écritures comptables. Ces écritures peuvent toucher différentes ACS en fonction de l’appartenance des unités impliquées dans les contrats

Projet : la fourchette complète des contrats : 20000 à 89999

En sélections libres :

le domaine d’activité de la définition de projet pour limiter aux contrats dont la DR est pilote.

La clé de régularisation des EOTP afin de ne traiter que les contrats concernés par le calcul des encours.

Le type de traitement à utiliser est « AUTOMATIQUE »

L’imputation des encours de contrats entraîne la création de pièces comptables. Ces pièces créditent les EOTP émetteurs et débitent le compte général 34500000 pour le domaine d’activité concerné.




Le menu « Autres / chargement émetteur »

Permet de visualiser la nature comptable secondaire technique qui a permis de mémoriser le calcul de l’encours.

Le menu « Autres / chargement récepteurs »

Permet de voir le compte général 34500000 et sa contrepartie au résultat 713400000 utilisée pour créditer les EOTP.

Le bouton « PIECES DE GEST. CPTAB. »

Permet d’accéder aux pièces comptables et analytiques créées




4.9.2 Clôture trimestrielle

4.9.2.1 Clôture trimestrielle des contrats

4.9.2.1.1 Transaction ZPS11ERL1A « Calcul de l’ajustement du CA »

Cet état sera remplacé à terme par les 2 états décrits aux paragraphes 4.9.2.1.2 et 4.9.2.1.4.

Pour les contrats dont la facturation n’intervient qu’en fin de contrat, l’ACP a souhaité pouvoir calculer le produit à l’avancement théorique du contrat si la facturation avait été émise au fur et à mesure de l’avancement des travaux. Ces contrats sont identifiés dès leur création par le choix du profil de projet (avec encours et ajustement de CA) ou par le choix du modèle standard.

Le calcul de l’ajustement de CA intervient dans le processus de clôture avant le calcul des encours du contrat.


Pour exécuter le calcul du montant d’ajustement de CA des contrats, activez la transaction <ZPS11ERL1A> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Etat en calcul ajustement de CA »

Saisir un profil BD (Base de données) (00000000001)

Le bouton « sélection définies par l’utilisateur » permet d’arriver à l’affichage de l’écran ci-dessous




La variante de gestion pour une exécution centralisée peut être :

Projet : la fourchette complète (20000 à 89999)

La version de pré-budget « 0 »

L’exercice en cours de clôture

Le profil de projet = « C3 » (avec encours et ajustement de CA)

Le domaine d’activité de la définition de projet = blanc pour une exécution centrale (0014 pour une exécution sur la DR14).

L’écran suivant apparaît :

Affichage du résultat de la requête par éléments d’OTP avec des données d’en




tête.

Le principe est le suivant :

L’état se base sur la marge théorique du contrat.

La marge théorique du contrat est déterminée à partir du pré-budget saisi pour tous les exercices de la durée du contrat.

La marge réelle du contrat, après ajustement du CA doit être égale à la marge théorique.

La colonne « Ajust CA » donne pour chaque définition de projet le montant des produits à l’avancement.

4.9.2.1.2 Transaction ZBFCFITR_E151 « Calcul et suivi des produits à l’avancement »

Pour les contrats faisant l’objet d’une comptabilisation à l’avancement, la procédure de clôture trimestrielle doit permettre d’analyser les données de pré budget et de réalisé en dépense et en recette de ces contrats.

Cet état peut aussi être exécuté en dehors des clôtures trimestrielles.

Les pré budgets en dépense et en recette sont toujours analysés dans la globalité de la vie du contrat (ensemble des exercices passés, présent et à venir).

Les dépenses et recettes réelles sont toujours analysées en cumul à la fin de la période d’analyse.

Le calcul de l’ajustement de CA intervient dans le processus de clôture avant le calcul des encours du contrat et après la saisie des charges à payer sur commandes prévisionnelles et missions.


Pour exécuter le calcul du montant d’ajustement de CA des contrats, activez la transaction < ZBFCFITR_E151> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière des contrats »




Le périmètre analytique est alimenté par défaut = 9000

La société est alimentée par défaut = Z900

Délégation pilote : Il est possible d’exécuter sans faire de sélection sur la délégation pilote. Le traitement correspond alors à une exécution centrale. L’état obtenu sera trié par délégation. Il est aussi possible de sélectionner une ou plusieurs délégations pilotes. Seuls les contrats dont cette (ces) délégation(s) est (sont) référencée(s) comme pilote(s) (domaine d’activité de la définition de projet) sont sélectionnés.

Définition de projet : Par défaut l’ensemble de la plage des définitions de projet est renseignée. Il est toutefois possible d’affiner cette sélection.

Procédure particulière : Cette zone est renseignée par défaut avec la valeur « 1 » qui correspond à celle affectée aux contrats soumis à la comptabilisation à l’avancement. La sélection multiple permet de prendre en compte d’autres types de procédures particulières dans l’état.

Type de contrat : Ce champ, facultatif, permet d’affiner la sélection des contrats en précisant un ou plusieurs types de contrats en particulier.

Acronyme : Ce champ, facultatif, permet de sélectionner un ou plusieurs contrats en précisant leur acronyme.

N° de Regroupement : Ce champ, facultatif, permet de sélectionner un ou plusieurs contrats en précisant leur numéro de regroupement.

Période d’analyse et exercice d’analyse : Ces champs permettent d’indiquer le trimestre en cours de clôture ou la période à analyser. Ces champs servent aussi de référence dans la recherche des dépenses et recettes réelles et dans la recherche des pièces de comptabilisation de produits à l’avancement et d’extourne réalisées et demandées dans l’état.

Dernière période d’analyse et exercice de la dernière période d’analyse : Ces champs permettent d’indiquer la dernière période analysée. Ces champs servent aussi de référence dans la recherche des pièces d’extourne du traitement de la dernière période analysée.

Statuts à exclure : Ce champ permet de lister les statuts des définitions de projet que l’on ne souhaite pas prendre en compte dans l’état. Les valeurs pouvant être exclues sont « BLOQ », « OUV. », « CLOT » et « TCLO ».

Attention : Ces valeurs doivent être saisies en majuscules.

Données utiles au traitement :




Groupe NC dépense – Pré budget : Ce champ est alimenté par défaut avec le groupe de natures comptables créé pour cet état (ACAPBDEP). Il permet d’indiquer qu’elles sont les natures comptables de dépenses à intégrer, pour la part pré budget de dépenses, dans le calcul des ajustements de CA.

Groupe NC dépense – Réel : Ce champ est alimenté par défaut avec le groupe de natures comptables créé pour cet état (ACADEP). Il permet d’indiquer qu’elles sont les natures comptables de dépenses à intégrer, pour la part dépenses réelles, dans le calcul des ajustements de CA.

Groupe NC recette – Pré budget : Ce champ est alimenté par défaut avec le groupe de natures comptables créé pour cet état (ACAPBREC). Il permet d’indiquer qu’elles sont les natures comptables de recettes à intégrer, pour la part pré budget de recette, dans le calcul des ajustements de CA.

Groupe NC recette – Réel : Ce champ est alimenté par défaut avec le groupe de natures comptables créé pour cet état (ACAREC). Il permet d’indiquer qu’elles sont les natures comptables de recettes à intégrer, pour la part recettes réelles, dans le calcul des ajustements de CA.

Taux d’écart PB : Ce champ est paramétré par défaut. Il reprend le ratio PBR-PBD/PBR par projet.

Mise en forme : Il est possible de modifier la mise en forme si nécessaire

L’exécution peut être lancée à l’écran ou en arrière-plan (Attention en arrière-plan, l’état étant très large, il faut sélectionner le spool puis dans le menu Autres, choisir Afficher largeur maximale)


Suite :




et fin :

En-tête de l’état

Date : Jour d’exécution de la requête

Période Analyse : Période de référence pour l’analyse en cours donnée en paramètre de lancement

Exercice Analyse : Exercice de la période de référence pour l’analyse en cours donnée en paramètre de lancement

Pér. Dern. Analyse : Période de référence de la dernière analyse donnée en paramètre de lancement

Ex. dern. Analyse : Exercice de la période de référence de la dernière analyse donnée en paramètre de lancement

Statuts exclus : Liste des statuts des définitions de projet indiqués dans l’écran de sélection comme critère d’exclusion des contrats.

Taux d’écart : Par défaut, le taux d’écart est fixé à 10%.

Corps de l’état :

L’état est trié par défaut selon les critères suivants :

ACS pilote du contrat

N° d’OTP du contrat

N° du compte général du produit

Les différentes colonnes sont renseignées suivants les règles :

Compteur : n° incrémental comptant le nombre de projet par ACS

ACS : Domaine d’activité de la définition de projet du contrat (Délégation pilote du contrat).

N°OTP : Numéro de la définition de projet du contrat

Libellé OTP : Libellé de la définition de projet du contrat

Acronyme : Libellé de l’acronyme renseigné pour la définition de projet du contrat

Millésime : Date officielle du contrat renseigné pour la définition de projet du contrat

N° de regroupement : Libellé du numéro de regroupement renseigné pour la définition de projet du contrat

Référence du contrat : Libellé de la référence du contrat renseigné pour la définition de projet du contrat




Type : Libellé du type de projet affecté à la définition de projet du contrat

Unité : Code division de l’unité pilote affecté à la définition de projet du contrat

Compte budgétaire : Compte budgétaire affecté au compte général de recette

Domaine fonctionnel : Domaine fonctionnel de dépense affecté à la définition de projet du contrat

Compte général : Compte général de recette (produit ou subvention). Rappel : Les comptes de subventions sont utilisés dans le calcul du pré budget total de recette, mais ne font pas l’objet du calcul du CA à l’avancement.

Tot P.B.DEP : l’état affiche le montant correspondant à la somme des pré budgets de dépenses, tous exercices confondus, saisis sur les EOTPs du contrat. Rappel : Les natures comptables de pré budget de dépense sont définies à partir du groupe de natures comptables « ACAPBDEP » indiqué dans la grille de lancement.

Tot P.B.REC : Pour chaque ligne de recette, l’état affiche le montant de pré budget saisi, pour le compte général concerné et tous exercices confondus, sur l’EOTP de recette du contrat. Cette colonne fait l’objet d’un sous total afin de faire apparaître la somme des pré budgets de recettes (tous comptes généraux et tous exercices confondus) utilisée dans le calcul de l’ajustement de CA. Rappel : Les natures comptables de pré budget de recette sont définies à partir du groupe de natures comptables « ACAPBREC » indiqué dans la grille de lancement.

Dep Reel : l’état affiche le montant correspondant à la somme des dépenses réalisées (services faits et factures), tous exercices confondus, imputées sur les EOTPs du contrat. Rappel : Les natures comptables de dépenses sont définies à partir du groupe de natures comptables « ACADEP » indiqué dans la grille de lancement.

Corps de l’état : (suite)

Rec Reel : Pour chaque ligne de recette, l’état affiche le montant des recettes imputées, pour le compte général concerné et tous exercices confondus, sur l’EOTP de recette du contrat. Cette colonne fait l’objet d’un sous total afin de faire apparaître la somme des pré budgets de recettes (tous comptes généraux et tous exercices confondus) utilisée dans le calcul de l’ajustement de CA. Rappel : Les natures comptables de recette sont définies à partir du groupe de natures comptables « ACAREC » indiqué dans la grille de lancement. Celui-ci ne contient pas les natures de subventions (classe 13) ainsi celles-ci ne sont pas concernées par le calcul de l’ajustement de CA.

Pdts Avc : Pour chaque ligne correspondant à un compte général de produit (classe 7) le produit à l’avancement est calculé en appliquant la formule suivante :

Pdts à l’avancement = (Total PB recette / Total PB dépense) * Total Dépenses réelles

Ajustement des produits à l’avancement : Pour chaque ligne correspondant à un compte général de produit (classe 7) l’ajustement du produit à l’avancement est calculé en appliquant la formule suivante :

Ajust. Pdts à l’avancement = Pdts à l’avancement * (Tot PB recette du CG / Total PB recette) – Recettes réelles

Dep.cl.2 : l’état affiche le montant correspondant à la somme des dépenses réalisées sur des comptes de classe 2 (services faits et factures), sur l’exercice d’analyse et jusqu’à la période d’analyse saisis dans l’écran de sélection, imputées sur les EOTPs du contrat. Rappel : Les natures comptables de dépenses sont définies à partir du groupe de natures comptables « ACADEP » indiqué dans la grille de lancement.

Dep.cl.6 : l’état affiche le montant correspondant à la somme des dépenses réalisées sur des comptes de classe 6 (services faits et factures), sur l’exercice d’analyse et jusqu’à la période d’analyse saisis dans l’écran de sélection, imputées sur les EOTPs du contrat. Rappel : Les natures comptables de dépenses sont définies à partir du groupe de natures comptables « ACADEP » indiqué dans la grille de lancement.

MT ext préced : Pour chaque ligne correspondant à un compte général de produit (classe 7), le traitement recherche la pièce d’extourne de l’ajustement de CA du




trimestre précédent. Si le traitement détermine une ou plusieurs pièces, le montant cumulé est édité. Dans le cas contraire, la colonne reste à zéro.

MT ajust périod : Pour chaque ligne correspondant à un compte général de produit (classe 7) le montant d’ajustement du produit à l’avancement propre au trimestre en cours de clôture est calculé en appliquant la formule suivante :

Ajust. CA de la période = Ajust. Pdts à l’avancement + Montant extourne période précédente

Date cpt Pce aj : Une fois les écritures d’ajustement de CA comptabilisées, l’état permet de les rechercher et d’afficher la date comptable de la pièce. Si plusieurs pièces ont été saisies pour le même contrat et le même compte général de recette, le libellé « cumul pce » est édité.

N° pièce Pce aj : Une fois les écritures d’ajustement de CA comptabilisées, l’état permet de les rechercher et d’afficher le numéro de la pièce. Si plusieurs pièces ont été saisies pour le même contrat et le même compte général de recette, le libellé « cumul pce » est édité.

Date cpt Pce ext : Une fois les écritures d’ajustement de CA comptabilisées, et extournées sur la période suivante, l’état permet de rechercher les pièces d’extourne et d’en afficher la date comptable. Si plusieurs pièces ont été saisies pour le même contrat et le même compte général de recette, le libellé « cumul pce » est édité.

N° Pièce Pce ext : Une fois les écritures d’ajustement de CA comptabilisées, et extournées sur la période suivante, l’état permet de rechercher les pièces d’extourne et d’en afficher le numéro. Si plusieurs pièces ont été saisies pour le même contrat et le même compte général de recette, le libellé « cumul pce » est édité.

MT Pce ext : Une fois les écritures d’ajustement de CA comptabilisées, et extournées sur la période suivante, l’état permet de rechercher les pièces d’extourne et d’en afficher le montant. Si plusieurs pièces ont été saisies pour le même contrat et le même compte général de recette, le montant cumulé est édité.

Progr CB : programme CB du contrat

Existence PCB : existence ou non du programme CB Début OTP : date de début de la définition de projet

Fin OTP : date de fin de la définition de projet

Statut OTP : statut de la définition de projet. Il s’agit des statuts systèmes actifs.

Anomalie : ce champ est utilisé pour la détection des incohérences dans les pré budgets de recette et de dépense du contrat. Il existe plusieurs messages :

‘Pas_PBD’ : si aucun pré-budget Dépense n’est trouvé pour un projet donné

‘Pas_PBR’ : si aucun pré-budget Recette n’est trouvé pour un projet donné

‘PBD=0’ : si la somme des pré-budgets Dépense d’un projet donné s’annule.

‘PBR=0’ : si la somme des pré-budgets Recette d’un projet donné s’annule.

‘PBR&D=0’ : si la somme des pré-budgets Dépense est nulle & la somme des pré budgets de Recette est nulle.

‘PBD<0’ : si la somme des pré-budgets Dépense d’un projet donné est négative

‘PBR>0’ : si la somme des pré-budgets Recette d’un projet donné est positive.

‘PBR<PBD’ : si la somme des pré-budgets Recette est inférieure à la somme des pré-budgets Dépense d’un projet donné (la comparaison est faite en valeur absolue)

‘PBR < Dép. Réelle’ : si la somme des pré-budgets Recette est inférieure à la somme des Dépenses réelles.

‘PBR < Ajustement’ : si la somme des pré-budgets Recette est inférieure à la somme des Ajustements.

‘PBD < Dép. Réelle’ si la somme des pré-budgets Dépense est




inférieure à la somme des Dépenses réelles.

Ecart PB : reprenant le ratio PBR-PBD/PBR sur projet (où PBR = pré-budget Recette et PBD = pré-budget Dépense)

Cohérence : contrôle de cohérence du taux d’écart par rapport au taux de référence saisi dans l’écran de lancement de l’état. Il existe trois messages :

‘Négatif’ : Si le taux calculé est négatif

‘DIV_par_0’ : Si le pré-budget de recette est nul pour le projet

‘Supérieur à taux paramétré’ : Si le taux calculé est supérieur au taux indiqué dans l’écran de sélection.

EOTP R : code de l’EOTP Recettes. L’EOTP R est déterminé à partir du PBR ou des dépenses réelles.

DA EOTP R : Domaine d’activité de l’EOTP Recettes

Statut EOTP R : Statut de l’EOTP Recettes

4.9.2.1.3 Transaction ZBFCFITR_E170 « Tableau de Bord – Produits à l’avancement »

Afin de mieux piloter le suivi à l’avancement, un tableau de bord a été créé afin d’aider les délégations régionales et les directions.

Il s’agit d’un état d’analyse globale par délégation régionale restituant de façon synthétique la situation des produits à l’avancement.


Cet état peut aussi être exécuté en dehors des clôtures trimestrielles.


Pour exécuter le calcul du montant d’ajustement de CA des contrats, activez la transaction < ZBFCFITR_E170> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière des contrats »








Période d’analyse et exercice d’analyse : Ces champs obligatoires permettent d’indiquer le trimestre en cours de clôture ou la période à analyser.. Ces champs servent aussi de référence dans la recherche des dépenses et recettes réelles et dans la recherche des pièces de comptabilisation de produits à l’avancement et d’extourne réalisées et demandées dans l’état.

Date de création OTP < à : il est possible d’exclure certains OTP , notamment ceux créés par anticipation.


Groupe NC dépense – Pré budget : Ce champ est alimenté par défaut avec le groupe de natures comptables (ACAPBDEP). Il permet d’indiquer qu’elles sont les natures comptables de dépenses à intégrer, pour la part pré budget de dépenses, dans le calcul des ajustements de CA.

Groupe NC dépense – Réel : Ce champ est alimenté par défaut avec le groupe de natures comptables (ACADEP). Il permet d’indiquer qu’elles sont les natures comptables de dépenses à intégrer, pour la part dépenses réelles, dans le calcul des ajustements de CA.

Groupe NC recette – Pré budget : Ce champ est alimenté par défaut avec le groupe de natures comptables (ACAPBREC). Il permet d’indiquer qu’elles sont les natures comptables de recettes à intégrer, pour la part pré budget de recette, dans le calcul des ajustements de CA.

Groupe NC recette – Réel : Ce champ est alimenté par défaut avec le groupe de natures comptables créé (ACAREC). Il permet d’indiquer qu’elles sont les natures comptables de recettes à intégrer, pour la part recettes réelles, dans le calcul des




ajustements de CA.

Taux d’écart PB : Ce champ est paramétré par défaut. Il reprend le ratio PBR-PBD/PBR par projet

L’exécution peut être lancée à l’écran ou en arrière-plan.


Suite :

Et fin :






Période Analyse : Période de référence pour l’analyse en cours donnée en paramètre de lancement

Exercice Analyse : Exercice de la période de référence pour l’analyse en cours donnée en paramètre de lancement

Taux d’écart : taux d’écart donné en paramètre de lancement

Date création OTP < à : date de création d’un OTP donnée en paramètre de lancement


L’état est trié par défaut par DR


DR : Domaine d’activité de la définition de projet du contrat (Délégation pilote du contrat).

Libellé de la DR : Désignation de la délégation

NB Avct (OTP) : Nombre de contrats à l’avancement

NB OTP (hors Avct) : Nombre de contrats hors contrats à l’avancement

NB total OTP : Nombre total de contrats par DR

% OTP Avct : Pourcentage du nombre de contrats à l’avancement sur le nombre total de contrats

NB OTP clos : Nombre d’OTP clos parmi les contrats à l’avancement

NB erreur périmètre : Nombre d’OTP ayant une erreur de périmètre (erreur sur le binôme Type de contrat/Procédure particulière)

NB PBR à 0 : Nombre de contrats à l’avancement par DR dont le PBR = 0 ou n’existe pas

NB PBR > 0 : Nombre de contrats à l’avancement par DR dont le PBR est positif

NB PB D + R = 0 : Nombre de contrats à l’avancement par DR dont le PBR et le PBD sont à 0 ou qui n’existent pas

NB PBD à 0 : Nombre de contrats à l’avancement par DR dont le PBD = 0 ou n’existe pas

NB PBD < 0 : Nombre de contrats à l’avancement par DR dont le PBD est négatif

NB PBD > NB PBR : Nombre de contrats par DR dont la somme des PBD est




supérieure à la somme des PBR pour un contrat donné

Total incohérences : Somme par DR des colonnes »Erreur périmètre » à « NB PBD > NB PBR »

NB écart : Nombre de contrats à l’avancement par DR dont le taux d’écart est strictement supérieur à celui indiqué dans l’écran de lancement. Le taux est calculé selon la règle : (PBR-PBD) /PBR

NB EOTP PBD négatifs : Nombre d’EOTP pour les contrats à l’avancement par DR dont le PBD est négatif

MT PBD EOTP négatifs : Somme par DR des PBD des EOTP ayant un PBD négatif

NB EOTP PBR positifs : Nombre d’EOTP pour les contrats à l’avancement par DR dont le PBR est positif

MT PBR EOTP positifs : Somme par DR des PBR des EOTP ayant un PBR positif

MT PBD : Somme de l’ensemble des PBD des contrats à l’avancement d’une DR

MT PBR : Somme de l’ensemble des PBR des contrats à l’avancement d’une DR

Taux d’écart % : Taux d’écart global par DR

MT Produits Avct : Somme par DR des produits à l’avancement des contrats. Le produit à l’avancement par contrat est calculé selon la règle (Dép. Rée.l/total PBD) *Total PBR

MT Ajustt PA (PAR) : Somme par DR des ajustements des PA par contrat et nature comptable ayant un résultat négatif. L’ajustement du produit à l’avancement est calculé selon la régle : Ajust. Pdts à l’avancement = Pdts à l’avancement *

(Tot PB recette du CG / Total PB recette) – Recettes réelles

MT Ajustt PA (PCA) : Somme par DR des ajustements des PA par contrat et nature comptable ayant un résultat positif. L’ajustement du produit à l’avancement est calculé selon la régle : Ajust. Pdts à l’avancement = Pdts à l’avancement *

(Tot PB recette du CG / Total PB recette) – Recettes réelles

Total : Somme par DR des ajustements des PA par contrat des deux colonnes précédentes

4.9.2.1.4 Transaction ZBFCFITR_E152 « Analyse des ajustements de CA par type de produit et de partenaire »


Cet état permet d’analyser le résultat des comptabilisations d’ajustement de produits à l’avancement par contrats, type de produits et de partenaire.


Pour exécuter l’analyse des ajustements de CA par type de produit et de partenaire, activez la transaction < ZBFCFITR_E152> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière des contrats »








Procédure particulière : Cette zone est renseignée par défaut avec la valeur « 1 » qui correspond à celle affectée aux contrats soumis à la comptabilisation à l’avancement.

Type de contrat : Ce champ, facultatif, permet d’affiner la sélection des contrats en précisant un ou plusieurs types de contrats en particulier.

Période et exercice : Ces champs permettent d’indiquer le trimestre en cours de clôture. La période sera obligatoirement celle d’une fin de trimestre (03, 06, 09 ou 12). Ces champs servent aussi de référence dans la recherche des dépenses et recettes réelles et dans la recherche des pièces d’ajustement de CA et d’extourne réalisées et demandées dans l’état.


Groupe NC recette – Réel : Ce champ est alimenté par défaut avec le groupe de natures comptables créé pour cet état (ACAREC). Il permet d’indiquer qu’elles sont les natures comptables de recettes.

L’exécution peut être lancée à l’écran ou en arrière-plan







Exercice : Exercice de la période de référence donnée en paramètre de lancement

Période : Période de référence donnée en paramètre de lancement


L’état est trié par défaut selon les critères suivants :

ACS pilote du contrat

N° d’OTP du contrat

N° du compte général du produit


ACS : Domaine d’activité de la définition de projet du contrat (Délégation pilote du contrat).

Déf. projet : Numéro de la définition de projet du contrat

Type : Libellé du type de projet affecté à la définition de projet du contrat

Tiers : Numéro du client donneur d’ordre du contrat SD associé au projet et au compte général de produit. Si le contrat SD n’est pas trouvé ou si plusieurs contrats sont identifiés, la colonne reste à vide.

Nom du tiers : Libellé du client d’ordre du contrat SD associé au projet et au compte général de produit. Si le contrat SD n’est pas trouvé ou si plusieurs contrats sont identifiés, la colonne reste à vide.

Contrat SD : Numéro du contrat SD associé au projet et au compte général de produit. Si le contrat SD n’est pas trouvé la colonne reste à vide. Si plusieurs contrats sont identifiés, la colonne contient le libellé « DIVERS ».

Compte général : Compte général de recette (produit).

Unité : Code division de l’unité pilote affecté à la définition de projet du contrat

Recettes Réelles : Pour chaque ligne de recette, l’état affiche le montant des recettes imputées, pour le compte général concerné et tous exercices confondus, sur l’EOTP de recette du contrat. Rappel : Les natures comptables de recette sont définies




à partir du groupe de natures comptables « ACAREC » indiqué dans la grille de lancement.

Montant Ajustement CA : Le traitement recherche la ou les pièces de comptabilisation des ajustements de CA du trimestre cité en référence et affiche le montant cumulé.

Par défaut, l’état présente des sous totaux par délégation pilote et projet.

4.9.2.1.5 « Comptabilisation des produits à l’avancement »

Cas 1 : Comptabilisation automatique

Les écritures sont enregistrées de façon manuelle ou de manière assistée (en masse) par la DCIF.

La comptabilisation semi-automatique des produits à l’avancement se fait à l’aide de l’ECATT « ZBFC_CPT_PRODUITS_AVANCEMENT»

Cas 2 : Comptabilisation manuelle

Les pièces comptables peuvent être saisies manuellement. Cela peut-être fait dans le cadre d’ajustements.

La comptabilisation manuelle des produits à l’avancement se fait conformément à la procédure décrite pour les écritures comptables de fin d’années avec contre-passation automatique dans le manuel d’utilisation Comptabilité générale Tome2B - BFC-MUT-CPT-Tome2B

4.9.2.1.6 « Contre-passation des produits à l’avancement »

En début d’exercice l’écriture d’ajustement de CA est contre-passée automatiquement.

La contre-passation automatique des produits à l’avancement se fait conformément à la procédure décrite pour les écritures comptables de fin d’années avec contre-passation automatique dans le manuel d’utilisation Comptabilité générale Tome2B - BFC-MUT-CPT-Tome2B

4.9.2.2 Gestion des reports

La gestion des reports d’enveloppes budgétaires de contrôle de disponibilité est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome2 - BFC-MUT-COG-Tome2




La gestion des reports d’enveloppes budgétaires de contrôle de disponibilité est décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome2 - BFC-MUT-COG-Tome2

L’utilisation du budget des projets et le « contrôle de disponibilités » ne sont plus appliqués dans BFC

4.9.3 Clôture définitive du contrat

La clôture définitive d’un contrat correspond à l’apposition du statut « Clôturé » sur toute la structure OTP. La gestion des statuts est décrite dans le document « BFC-MUT-COG-Tome1 »




5 Les états

5.1 Liste des contrats

Cet état est lancé via le chemin d’accès :

Référentiel Référentiel Contrat Reporting Liste des contrats

Transaction : VA45

Il est possible de modifier le périmètre de la sélection en choisissant :

- soit des critères de type : l’article ou le client,

- soit des nouveaux critères de sélection grâce au bouton « Données organisations »




Ainsi pour obtenir tous les contrats en cours de la délégation, il faut renseigner l’organisation commerciale puis faire « Entrée » deux fois.

Il est possible de modifier la mise en forme en cliquant sur le bouton « Autres » puis en choisissant l’option « Actuelle ».




Il suffit ensuite de choisir les colonnes à afficher, puis de les faire passer dans « colonnes affichées »

grâce aux icônes et .

Valider la sélection en cliquant sur .

5.2 Liste des contrats incomplets


Référentiel Référentiel Contrat Reporting Liste des contrats incomplets

Transaction : V.06




L’utilisateur va pouvoir prendre en compte plusieurs critères de recherche :

Document incomplet : Dans cette partie, pour quelle raison le document est incomplet. Cochez toutes les cases

Données organisat : L’utilisateur aura la possibilité de restreindre sa recherche en déterminant une délégation précise.

Informations document : Cette partie permet d’effectuer une recherche suivant un identifiant SAP.

Tous les contrats incomplets correspondants à votre sélection sont affichés.




La colonne Nombre indique le nombre de zones obligatoires non renseignées.

Cliquer sur un document pour accéder au protocole du document incomplet.

Voir le manuel d’utilisation Recettes Tome1B – BFC-MUT-REC-Tome1B.

5.3 Périmètre des OTP

5.3.1 Liste des contrats et subventions suivis en OTP

Permet de lister les contrats et subventions suivis à l’avancement ou non, par type de contrat et avec indication du programme CB associé à chaque OTP.

Des critères de sélection sont positionnés par défaut (critères modifiables) :

o Procédure particulière : 1 (contrat ou subvention suivi à l’avancement).

o Niveau EOTP : 1 (seuls les eOTP de premier niveau seront par défaut affichés)

o Définition projet : 20.000 à 89.999




Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZBUDGET : la ligne contenant le libellé ZCTAVC.

A l’issue de cette sélection, la ligne doit apparaître en surbrillance.

Cliquez sur le bouton Menu puis sélectionnez Requête/Exécuter/Exécuter.

Une autre solution est de cliquer sur le bouton Autre(s)/Exécuter.

Sinon, appuyez simplement sur la touche F8 de votre clavier.

Dans la fenêtre de sélection qui correspond à la variante d’affichage de l’état lancé, vous pouvez définir des restrictions d’affichage.

Renseignez la délégation de proximité (DR EOTP) pour laquelle vous souhaitez afficher cet état.

Cliquez sur Exécuter afin de lancer l’état.




L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre, sous forme de tableau.

Sauvegardez cette liste dans le fichier « OTP_DRxx.xls ».

Copiez la colonne « Projet » à partir du fichier « OTP_DRxx.xls ».

Ouvrir WordPad puis coller spécial au format « texte non formaté ».

Enregistrez sous fichier « OTP_DRxx.txt ».

Copiez la colonne « Programme CB » à partir du fichier « OTP_DRxx.xls ».


Enregistrez sous fichier « PGMCB_DRxx.txt ».

5.3.2 Liste des contrats à l’avancement

Cet état permet à l’ACP de lister les contrats à l’avancement avec l’ensemble des caractéristiques

Pour contrôler les contrats à l’avancement, activez la transaction <SQ01>

Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateur ZBUDGET : la ligne contenant le libellé ZLISTEOTP

A l’issue de cette sélection, la ligne doit apparaître en surbrillance






Sinon, appuyez simplement sur la touche F8 de votre clavier

Dans la fenêtre de sélection qui correspond à la variante d’affichage de l’état lancé, vous pouvez définir les restrictions d’affichage.

Renseignez par exemple, la délégation (domaine d’activité)

Exemple : recherche des contrats OTP pour le DR 16

Cliquez sur Exécuter afin de lancer l’état


Il est trié par DR et numéro de projet.

Significations des colonnes :

Définition projet : numéro de l’OTP

Désignation : désignation de l’OTP

DomA : DR

Créé le : date de création de l’OTP

Créé par : personne qui a créé l’OTP

Modifié le : date de la dernière modification de l’OTP

Modifié par : dernière personne à avoir modifié l’OTP

Type ctr : type de contrat

Utilisez l’aide à la recherche

pour sélectionner les

informations




Texte type contrat : libellé correspondant au type de contrat

Proc. par : procédure particulière du contrat

Texte proc. particulière : libellé correspondant à la procédure particulière

Domaine fonct. : domaine fonctionnel

Profil : profil du projet

Div. : division

Date de début : date de début prévue pour le projet

Date fin : date de fin prévue pour le projet




5.4 Périmètre des contrats SD non suivis en OTP

5.4.1 Liste des contrats SD non suivis à l’avancement

Permet de lister les contrats SD et OTP associés.

Permet également de lister les contrats SD non suivis en OTP pour une DR :

o OTP : exclusion des contrats à l’avancement listés dans le fichier « OTP_DRxx.txt »

Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZRECETTE : la ligne contenant le libellé ZPSSD.






Renseignez la délégation (Organisation commerciale) pour laquelle vous souhaitez afficher cet état.






Sauvegardez cette liste dans le fichier « SD_DRxx.xls ».

Copiez la colonne « No contrat SD » à partir du fichier « SD_DRxx.xls ».


Enregistrez sous fichier « SD_DRxx.txt ».

5.5 Transaction CN43N « Liste des éléments d’OTP »

La description de cet état se trouve dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome1 - BFC-MUT-COG-Tome1

5.6 Transaction CN53N « Liste des jalons »

La description de cet état se trouve dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome1 - BFC-MUT-COG-Tome1




5.7 Les états d’analyse des totaux budgétaires par adresse budgétaire

La description de ces états se trouve dans le manuel d’utilisation Budget Tome2 - BFC-MUT-BDG-Tome2

5.8 Analyse financière des OTP

La description de ces états se trouve dans le manuel d’utilisation Comptabilité analytique Tome2 - BFC-MUT-COG-Tome2

5.9 Informations budgétaires et financières

5.9.1 Pour les contrats à l’avancement

5.9.1.1 Crédits, dépenses engagées et réalisées pour un exercice donné

Permet de suivre les crédits mis en place, l’engagé et le réalisé.

Permet également ce suivi pour la liste des contrats à l’avancement :

o Exercice : 2008

o Programme CB : ceux qui sont listés dans le fichier « PGMCB_DRxx.txt »

Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZHISTOLAB : la ligne contenant le libellé ZHISTO-BUD.









Renseignez la délégation pour laquelle vous souhaitez afficher cet état.



5.9.1.2 Crédits mis en place par OTP pour un exercice donné

Permet de lister les mises en place de crédits sur OTP :

o Projet (OTP) : contrats à l’avancement listés dans le fichier « OTP_DRxx.txt »




Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZBUDGET : la ligne contenant le libellé ZCTMEP.






Renseignez la délégation (DR pièce) pour laquelle vous souhaitez afficher cet état.






5.9.1.3 Pré budgets de dépenses par OTP pour un exercice donné

Permet de lister les pré-budgets par OTP et EOTP.

Dans l’exemple ci-dessous, sélection des pré budgets de dépense 2008 sur la version 0 :

o Version : 0

o Exercice : 2008

o Type de pré budget : DEPENSE

o Définition de projet (OTP) : contrats à l’avancement listés dans le fichier « OTP_DRxx.txt »




Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZBUDGET : la ligne contenant le libellé ZPREBUDGET.






Renseignez la délégation (DR) pour laquelle vous souhaitez afficher cet état.









5.9.1.4 Contrôle des pré-budgets de dépenses par EOTP

Permet de lister les pré-budgets négatifs par EOTP.

Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZBUDGET : la ligne contenant le libellé ZAVCCT.






Renseignez la délégation pilote (DR OTP) pour laquelle vous souhaitez afficher cet état.









5.9.2 Pour les contrats SD non suivis en OTP

5.9.2.1 Echéancier de recettes pour un exercice donné

Permet de lister les échéances de facturation pour une période donnée et une liste de contrats :

o Date facture : du 01.01.2008 au 31.12.2008

o Document de vente : liste des contrats SD du fichier « SD_DRxx.txt »

Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZRECETTE : la ligne contenant le libellé ZECH.






Renseignez la délégation (Organisation commerciale) pour laquelle vous souhaitez afficher cet état.









5.9.2.2 Recettes comptabilisées lors d’un exercice donné

Permet de lister les échéances de facturation pour une période donnée et une liste de contrats :

o Date facture : du 01.01.2008 au 31.12.2008

o Document de vente : liste des contrats SD du fichier « SD_DRxx.txt »

Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZRECETTE : la ligne contenant le libellé ZDERREC.









Renseignez par exemple, la délégation et la période pour laquelle vous souhaitez afficher cet état.



5.10 Liste des échéances d’un contrat

Pour afficher la liste des échéances d’un contrat pour une délégation il faut se rendre dans la transaction SAP QUERY <SQ01> à partir du chemin « Recettes / Reporting Recettes / Bordereaux Journaliers Recettes / Liste d’Etat SAP QUERY




Il faut ensuite renseigner les critères de sélection pour afficher les échéances. Il est possible de faire une sélection par donneur d’ordre, par EOTP, par organisation commerciale ou par type de facture.

Sélectionnez bien l’option SAP List Viewer afin de pouvoir modifier si nécessaire la mise en forme dans le tableau de la liste des échéances.

Exécutez à l’aide du bouton <Exécuter >

On obtient une liste d’échéances qu’il est possible d’imprimer via la procédure habituelle




La modification des états est décrite dans le chapitre 3.2.5 du manuel d’utilisation Eléments généraux - BFC-MUT-ELG

5.11 Requêtes IN2P3

5.11.1 Liste des OTP et EOTP

Cet état permet d'obtenir la liste des OTP et EOTP relatifs aux contrats IN2P3.

Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZIN2P3 : la ligne contenant le libellé ZOTPINP.





Cliquez sur le bouton Menu puis sélectionnez Requête/Exécuter/Exécuter avec variante.

Choisir la variante CUS&STANDARD.


La fenêtre de sélection s’affiche.






5.11.2 Liste des contrats SD

Cet état permet d'obtenir la liste des contrats SD relatifs aux contrats IN2P3.

Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZIN2P3 : la ligne contenant le libellé ZSDINP.


Cliquez sur le bouton Menu puis sélectionnez Requête/Exécuter/Exécuter avec variante.

Choisir la variante CUS&STANDARD.


La fenêtre de sélection s’affiche.









5.12 Etat de contrôle des zones « Acronyme Plus »


Référentiels Référentiels contrats Reporting Contrôle des saisies sur « Acronyme plus »

Transaction : ZBFCFITR_E188

L’utilisateur peut prendre en compte plusieurs critères de recherche.

Pour effectuer une sélection sur tous les OTPs existants, entrez la plage de sélection « 20000 » à « 89999 » dans le champ « N° OTP ».

Pour effectuer une sélection sur tous les OIPs, entrez la plage de sélection « 1000 » à « 19999 » dans le champ « N° OTP ».

Les contrats de recherche (OTPs, contrats de vente et programmes CB) répondant aux critères de sélection saisis sont affichés.

Les colonnes « Contrôle sur Acronyme », « Contrôle sur Réf. contrat financeur », et « Contrôle sur N° regroupement » indiquent si les valeurs, respectivement d’Acronyme, de Réf. contrat financeur et de N° regroupement sont cohérentes dans tous les éléments du contrat.

La colonne « Contrôle sur « Acronymes plus » indique si les trois zones "Acronymes plus" sont cohérentes entre les données saisies dans l'OTP, le contrat SD (ou la commande SD) et le programme CB représentant le (ou rattaché au) même contrat.




Documents

Budget Finances Comptabilité - Direction des … · Ce manuel décrit l‘ensemble des transactions utilisées dans le cadre de la gestion des contrats. Il fait appel à des transactions