CAHIER DES CHARGES EN VUE DE L’ACQUISITION D’UN LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE ET DE GED Novembre 2005 SOMMAIRE 1 CONTEXTE..............................................................................................3 1.1 1.2 1.3 Le CLEISS et ses missions ................................................................................. 3 Le Service des Etudes et de la Documentation (SED) au sein du CLEISS ......... 3 Aperçu du projet .................................................................................................. 3 2 PRESENTATION GLOBALE DU PROJET ET CONTRAINTES.............3 2.1 Le fonds documentaire ........................................................................................ 4 2.1.1 Types de documents .................................................................................... 4 2.1.2 Volumétrie .................................................................................................... 4 2.2 Les utilisateurs..................................................................................................... 4 2.3 Contraintes techniques ........................................................................................ 5 3 PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES ...............................5 3.1 Organisation ........................................................................................................ 5 3.2 Alimentation......................................................................................................... 5 3.2.1 Acquisition .................................................................................................... 5 3.2.2 Indexation ..................................................................................................... 6 Indexation structurée .................................................................................................. 6 Indexation en texte intégral......................................................................................... 6 3.3 Recherche ........................................................................................................... 6 3.4 Affichage des résultats / consultation .................................................................. 7 3.5 Modifications........................................................................................................ 7 3.6 Interface............................................................................................................... 7 4 5 FONCTIONNALITES ANNEXES.............................................................8 4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 Statistiques .......................................................................................................... 8 Création de produits documentaires .................................................................... 8 Installation ........................................................................................................... 8 Formation ............................................................................................................ 8 Maintenance ........................................................................................................ 8 MISE EN ŒUVRE ....................................................................................8 2 1 CONTEXTE 1.1 Le CLEISS et ses missions Le CLEISS, Centre de Liaisons Européennes et Internationales de Sécurité Sociale est l’organisme de coordination pour l’application des accords de sécurité sociale entre la France et : - d’une part, ses 25 partenaires de l’Union européenne, les trois États membres de l'Espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège), ainsi que la Suisse, - d’autre part, une trentaine d’Etats signataires d’accords bilatéraux et multilatéraux. Les grandes missions du CLEISS sont les suivantes : - financière (contrôle et règlement des créances et dettes), - expertise juridique, - gestion des détachements « dérogatoires au droit commun », - production de formulaires de liaison, - information et conseil aux caisses, employeurs et particuliers, - collecte et traitement de données statistiques, - traduction de correspondances, documents juridiques, médicaux et administratifs. 1.2 Le Service des Etudes et de la Documentation (SED) au sein du CLEISS La documentation a longtemps fait partie du service juridique puis est devenue un service à part entière sous la dénomination de SED. Son fonds, d’abord constitué de textes juridiques, s’est enrichi de monographies (terme désignant les documents de synthèse portant sur les législations étrangères), de textes consolidés, d’annuaires, de listes. Le SED est aujourd’hui composé de 7 personnes ; deux d’entre elles alimentaient jusqu’en mars 2004 la base documentaire existante appelée MAILFLOW. 1.3 Aperçu du projet Cet outil MAILFLOW est aujourd’hui très peu utilisé car il n’est plus actualisé, mais également parce qu’il n’apporte pas satisfaction à ses utilisateurs potentiels ; En effet, la plupart d’entre eux le jugent peu convivial, et estiment qu’il n’est pas pertinent dans ses réponses. Le SED souhaite donc mettre en place un nouveau qui correspondra mieux aux attentes de chacun. L’ outil GED choisi devra intégrer plus de documents, sera accessible à plus de personnes au sein du Centre et aura un module web, permettant aux internautes de consulter une partie de la base de données. 2 PRESENTATION GLOBALE DU PROJET ET CONTRAINTES Nous étudierons dans cette partie les éléments de base inhérents au contexte direct du projet, en répondant aux questions suivantes : Quoi ? Combien ? Pour qui ? Comment ? 3 2.1 Le fonds documentaire 2.1.1 Types de documents Liste des documents contenus aujourd’hui dans MAILFLOW : - circulaires ministérielles - circulaires des caisses nationales - lettres ministérielles - lettres des caisses - réglementation (lois, décrets, arrêtés) - jurisprudence nationale - certains textes de conventions Documents qui seront intégrés dans la nouvelle base de données et qui s’ajouteront aux précédents : - arrêts de la CJCE (Cour de Justice des Communautés Européennes) - textes des conventions bilatérales - décisions - formulaires européens - règlements communautaires 574/72 et 1408/71 - CASSTM - législations étrangères - PV de négociation De façon plus irrégulière, s’ajouteront des articles de presse et des extraits d’ouvrages et de revues. 2.1.2 Volumétrie Pour évaluer approximativement le volume du fonds et afin de prévoir l’espace mémoire sur la base documentaire, nous nous exprimerons en nombres de pages. En ce qui concerne l’existant (ce qui est actuellement dans MAILFLOW), on compte environ 4000 références réparties sur 23 000 pages numérisées, et on peut évaluer à 2000 pages l’évolution annuelle de ce fonds déjà indexé. Pour ce qui est des nouveaux types de documents à indexer, environ 200 000 pages initiales sont prévues, auxquelles il faudra ajouter 10 000 pages par an. 2.2 Les utilisateurs On distinguera 4 profils : - les administrateurs (qui paramètrent la base et attribuent les droits, alimentent, modifient et consultent, etc.) - les gestionnaires (qui alimentent, modifient, suppriment, mettent à jour et consultent) - les utilisateurs (les agents du Cleiss qui consultent uniquement) - les internautes (qui consultent une partie de la base, via le site Internet du Cleiss). Les profils se répartiront comme suit : 2 postes administrateurs au sein du SED 2 postes gestionnaires au sein du SED environ 30 postes clients (agents du CLEISS qui auront accès à la base). 4 Parmi les administrateurs, une personne sera habilitée à modifier ou créer des termes d’indexation (après concertation avec les gestionnaires, voire les utilisateurs). On pourra envisager des niveaux de consultation différenciés suivant les profils de chacun, qu’il s’agisse des administrateurs ou des utilisateurs. Ces niveaux seront étudiés plus en détail dans la partie « fonctionnalités », sous rubrique « recherches ». 2.3 Contraintes techniques Une rétro-conversion de données est à envisager puisque environ 4 000 références sont contenues dans la base actuelle MAILFLOW, lesquelles devront migrer dans le nouvel outil sans avoir à être retraitées dans leur intégralité. Caractéristiques du réseau local : 120 postes de travail sont connectés au réseau sous Windows 98, 2000, NT ou XP. Caractéristique de la base de données : La base de données doit être installée sur un serveur UNIX. La base de données doit être conforme aux normes SQL/92 ou plus. Le code d’interrogation de la base de données doit respecter les règles définies dans les normes SQL/92 ou plus. Caractéristique du serveur applicatif : Le serveur applicatif doit être un serveur sous UNIX Caractéristique du scanner : Le scanner devra disposer d’une interface TWAIN ou ISIS Caractéristiques du serveur web : L’hébergement et l’administration du serveur web APACHE (non connecté au réseau local) sont assurés par le service informatique du CLEISS. Actuellement, on compte en moyenne 600 internautes par jour (adresses IP uniques) sur le site du CLEISS. 3 PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES 3.1 Organisation Le catalogue des documents se présentera sous la forme de trois sous-ensembles correspondant à 3 grandes familles de documents : - textes - jurisprudence (nationale et européenne) - « médiathèque » (articles de presse, ouvrages, dossiers documentaires, CD ROMS). Il convient de prévoir la possibilité de modifier ces sous-ensembles ou d’en créer de nouveaux. Les trois familles doivent être liées entre elles : un document d’une base pourra renvoyer sur le document d’une autre base. De plus, une requête devra être en mesure de porter sur une famille comme sur les trois simultanément. 3.2 Alimentation 3.2.1 Acquisition Le système doit permettre d’acquérir des documents numériques (formats Word, PDF, html) comme des documents papier (formats A4 et autres). Le module de numérisation intégré permettra dans la mesure du possible de retoucher les éléments scannés, notamment : - détecter et supprimer les pages blanches 5 - redresser l’image - effacer les tâches, les bandes noires, les lignes - rajouter du texte - gérer automatiquement les contrastes. L’utilisateur devra avoir la possibilité de : - associer directement une fiche d’indexation au document qui vient d’être scanné - stocker les documents numérisés dans la base pour permettre de différer et/ou déléguer l’étape d’indexation. 3.2.2 Indexation L’administrateur traitera les documents un par un après l’acquisition ou en différé, après récupération des éléments dans la file d’attente. Il conviendrait de pouvoir effectuer des indexations (et des modifications) par lots pour les documents similaires. Indexation structurée La grille de saisie de chaque notice doit être complètement paramétrable en fonction du type de document traité. Un contrôle doit être opéré sur les champs obligatoires, qui seront distingués des champs non obligatoires. Pour la saisie dans les zones contrôlées (listes fermées), l’administrateur aura accès à un menu déroulant, ou à un index pour le type de document par exemple, et pourra entrer le début d’un descripteur pour le champs mot-clés, ou pour la zone géographique, et accéder à la liste des mots commençant par les mêmes lettres ou groupes de lettres, etc. Par ailleurs, le thésaurus intégré doit pouvoir être consulté et visualisé dans son intégralité sous forme de liste alphabétique et liste hiérarchisée. Il en sera de même pour la liste des descripteurs géographiques et la liste des mots outils. En ce qui concerne la documentation juridique, les nouveaux textes doivent pouvoir se superposer aux anciennes versions sans les écraser. Des notes, commentaires doivent être insérés, indiquant si tel ou tel texte est toujours en vigueur, et si il convient de consulter un autre qui lui est associé. Il serait également utile de pouvoir pointer sur un texte mentionné en référence dans un autre texte (à la façon des liens hypertexte sur Internet). A l’issue de la saisie d’une notice, l’administrateur sera explicitement avisé de l’enregistrement des données. Indexation en texte intégral Un moteur documentaire indexera automatiquement le contenu intégral des documents bureautiques. Pour ce qui est des documents scannés, il faut prévoir un module « OCR » pour les convertir en fichiers textes afin d’obtenir pour eux aussi une indexation full text. 3.3 Recherche La recherche portera sur l’ensemble du catalogue ou bien sur chacun des trois sousensembles. Plusieurs modes de recherches seront déterminés et proposés, du plus simple au plus complexe. Ceux-ci seront modifiables par l’administrateur. 6 La recherche en plein texte (sur des termes ou groupes de mots du contenu, ou du titre) doit être facilitée car c’est la plus spontanément pratiquée par les utilisateurs (à la manière d’une interrogation sur Google). On devra pouvoir interroger la base en multi critères et multi champs, en utilisant les opérateurs booléens (ET OU SAUF) ainsi que des signes de troncatures. De même, on pourra formuler une requête indifféremment en majuscules ou minuscules, avec ou sans accent. A la saisie des mots-clés, l’utilisateur aura la possibilité de prendre connaissance des termes existants dans l’index grâce au thésaurus qui gérera les équivalences de vocabulaire (ex : « demandeur d’emploi » sera employé pour « chômeur »). Le thésaurus intégral devra pouvoir être consulté lors de l’interrogation comme lors de l’indexation. Il sera possible de conserver un historique des recherches pour chacun des modes d’interrogation prévus. Un système de panier permettra également de stocker des références correspondant à des questions souvent posées par exemple. Par ailleurs, une DSI (Diffusion Sélective de l’Information) sera proposée en interne avec un processus d’alertes sur les derniers documents intégrés et répondant à des critères prédéfinis par l’utilisateur. 3.4 Affichage des résultats / consultation Les résultats des requêtes seront affichés sous la forme d’une liste de références dont les champs affichés et le tri sont entièrement paramétrables. Chaque page contiendra entre 10 et 15 références, avec pour chacune d’entre elle la possibilité de visualiser directement la notice complète (tous les champs renseignés lors de l’indexation) ou le document intégral, lesquels se superposent ou s’ajoutent à la liste sans la faire disparaître. A partir d’une notice complète, on aura aussi l’option « visualisation du document ». Tous les documents devront être visualisables en format PDF pour les internautes et utilisateurs (agents du CLEISS). La liste des réponses pourra permettre de sélectionner certaines références à intégrer au « caddie » ou « panier » dont le contenu pourra ensuite être édité et/ou envoyé par mail. Un système de surbrillance ou de code couleur indiquera toujours sur quelle notice on se trouve au sein de la liste. Lors d’une interrogation en texte intégral, les termes de recherche apparaîtront en surbrillance dans le corps du document. Après visualisation des résultats d’une requête, on reviendra à l’interface de recherche affichant toujours les critères précédents, de manière à les modifier le cas échéant, ou les supprimer grâce à une fonction « effacer la recherche » pour saisir de nouveaux critères. 3.5 Modifications L’administrateur sera clairement avisé du fait qu’il est en mode modification. Il aura la possibilité d’effectuer des corrections par lots, suivant des critères précis, sur une période comprise entre deux dates, ou une fourchette de références (ID), ou encore sur des notices saisies par une même personne. 3.6 Interface 7 Les éléments clés sont les suivants : - présentation simple, plutôt dépouillée - les différents écrans doivent très clairement stipuler le mode dans lequel l’utilisateur se trouve : acquisition, création d’une notice, modification, interrogation (formulaire simple, avancé, etc.), consultation d’une liste, d’une notice ou d’un document, etc. - la navigation devra éviter au maximum la superposition de fenêtres. - Pour l’utilisation par les gestionnaire et administrateurs, on privilégiera dans la mesure du possible une segmentation de l’écran, notamment pour la consultation simultanée d’une liste de références, d’une notice détaillée et du document numérisé lié, ce dernier pouvant bien entendu être visualisé en plein écran. La référence sélectionnée dans la liste sera indiquée en surbrillance ou dans une couleur différente. - Pour les utilisateurs, on optera pour une interface simple, modulable. - l’administrateur comme l’utilisateur doit pouvoir consulter tous les index et thesaurus, de façon partielle et intégrale. 4 FONCTIONNALITES ANNEXES 4.1 Statistiques Il serait utile de pouvoir effectuer régulièrement des statistiques d’utilisation de façon à déterminer les éventuels points à améliorer mais aussi de connaître l’état du catalogue à un instant T. L’évaluation porterait notamment sur les points suivants : - le nombre de références (global et par type de documents) - les types de documents les plus souvent consultés - la façon dont les recherches sont formulées, les critères les plus souvent saisis - les mots-clés les plus utilisés, etc. 4.2 Création de produits documentaires Le système pourra effectuer des revues de presse ou des diffusion sélectives de l’information. Il sera également possible d’éditer des catalogues concernant les réceptions ou acquisitions récentes, voir des dossiers thématiques. 5 MISE EN ŒUVRE 5.1 Installation Le prestataire se chargera de la mise en place de la solution. Il proposera les mises à jour et assurera l’assistance technique. 5.2 Formation Le prestataire formera le gestionnaire à la procédure intégrale de paramétrage de la base et à la gestion des profils. Les administrateurs seront formés à l’alimentation et la consultation. (L’ensemble des utilisateurs du CLEISS pourra être initié en interne ultérieurement par le gestionnaire). Des guides d’utilisation (en version papier et électronique) seront fournis, décrivant les fonctionnalités du système en fonction du type de profil. 5.3 Maintenance Dans le cadre de la maintenance, le prestataire mettra à disposition du CLEISS les nouvelles versions de la solution et assurera une assistance technique régulière et fiable. 8
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Les grandes missions du CLEISS sont les suivantes : - financière (contrôle et règlement des créances et dettes), - expertise juridique, - gestion des détachements « dérogatoires au droit commun », - production de formulaires de liaison, - information et conseil aux caisses, employeurs et particuliers, - collecte et traitement de données statistiques, - traduction de correspondances, documents juridiques, médicaux et administratifs. 1.2 Le Service des Etudes et de la Documentation (SED) au sein du CLEISS La documentation a longtemps fait partie du service juridique puis est devenue un service à part entière sous la dénomination de SED. Son fonds, d’abord constitué de textes juridiques, s’est enrichi de monographies (terme désignant les documents de synthèse portant sur les législations étrangères), de textes consolidés, d’annuaires, de listes. Le SED est aujourd’hui composé de 7 personnes ; deux d’entre elles alimentaient jusqu’en mars 2004 la base documentaire existante appelée MAILFLOW. 1.3 Aperçu du projet Cet outil MAILFLOW est aujourd’hui très peu utilisé car il n’est plus actualisé, mais également parce qu’il n’apporte pas satisfaction à ses utilisateurs potentiels ; En effet, la plupart d’entre eux le jugent peu convivial, et estiment qu’il n’est pas pertinent dans ses réponses. Le SED souhaite donc mettre en place un nouveau qui correspondra mieux aux attentes de chacun. L’ outil GED choisi devra intégrer plus de documents, sera accessible à plus de personnes au sein du Centre et aura un module web, permettant aux internautes de consulter une partie de la base de données. 2 PRESENTATION GLOBALE DU PROJET ET CONTRAINTES Nous étudierons dans cette partie les éléments de base inhérents au contexte direct du projet, en répondant aux questions suivantes : Quoi ? Combien ? Pour qui ? Comment ? 3 2.1 Le fonds documentaire 2.1.1 Types de documents Liste des documents contenus aujourd’hui dans MAILFLOW : - circulaires ministérielles - circulaires des caisses nationales - lettres ministérielles - lettres des caisses - réglementation (lois, décrets, arrêtés) - jurisprudence nationale - certains textes de conventions Documents qui seront intégrés dans la nouvelle base de données et qui s’ajouteront aux précédents : - arrêts de la CJCE (Cour de Justice des Communautés Européennes) - textes des conventions bilatérales - décisions - formulaires européens - règlements communautaires 574/72 et 1408/71 - CASSTM - législations étrangères - PV de négociation De façon plus irrégulière, s’ajouteront des articles de presse et des extraits d’ouvrages et de revues. 2.1.2 Volumétrie Pour évaluer approximativement le volume du fonds et afin de prévoir l’espace mémoire sur la base documentaire, nous nous exprimerons en nombres de pages. En ce qui concerne l’existant (ce qui est actuellement dans MAILFLOW), on compte environ 4000 références réparties sur 23 000 pages numérisées, et on peut évaluer à 2000 pages l’évolution annuelle de ce fonds déjà indexé. Pour ce qui est des nouveaux types de documents à indexer, environ 200 000 pages initiales sont prévues, auxquelles il faudra ajouter 10 000 pages par an. 2.2 Les utilisateurs On distinguera 4 profils : - les administrateurs (qui paramètrent la base et attribuent les droits, alimentent, modifient et consultent, etc.) - les gestionnaires (qui alimentent, modifient, suppriment, mettent à jour et consultent) - les utilisateurs (les agents du Cleiss qui consultent uniquement) - les internautes (qui consultent une partie de la base, via le site Internet du Cleiss). Les profils se répartiront comme suit : 2 postes administrateurs au sein du SED 2 postes gestionnaires au sein du SED environ 30 postes clients (agents du CLEISS qui auront accès à la base). 4 Parmi les administrateurs, une personne sera habilitée à modifier ou créer des termes d’indexation (après concertation avec les gestionnaires, voire les utilisateurs). On pourra envisager des niveaux de consultation différenciés suivant les profils de chacun, qu’il s’agisse des administrateurs ou des utilisateurs. Ces niveaux seront étudiés plus en détail dans la partie « fonctionnalités », sous rubrique « recherches ». 2.3 Contraintes techniques Une rétro-conversion de données est à envisager puisque environ 4 000 références sont contenues dans la base actuelle MAILFLOW, lesquelles devront migrer dans le nouvel outil sans avoir à être retraitées dans leur intégralité. Caractéristiques du réseau local : 120 postes de travail sont connectés au réseau sous Windows 98, 2000, NT ou XP. Caractéristique de la base de données : La base de données doit être installée sur un serveur UNIX. La base de données doit être conforme aux normes SQL/92 ou plus. Le code d’interrogation de la base de données doit respecter les règles définies dans les normes SQL/92 ou plus. Caractéristique du serveur applicatif : Le serveur applicatif doit être un serveur sous UNIX Caractéristique du scanner : Le scanner devra disposer d’une interface TWAIN ou ISIS Caractéristiques du serveur web : L’hébergement et l’administration du serveur web APACHE (non connecté au réseau local) sont assurés par le service informatique du CLEISS. Actuellement, on compte en moyenne 600 internautes par jour (adresses IP uniques) sur le site du CLEISS. 3 PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES 3.1 Organisation Le catalogue des documents se présentera sous la forme de trois sous-ensembles correspondant à 3 grandes familles de documents : - textes - jurisprudence (nationale et européenne) - « médiathèque » (articles de presse, ouvrages, dossiers documentaires, CD ROMS). Il convient de prévoir la possibilité de modifier ces sous-ensembles ou d’en créer de nouveaux. Les trois familles doivent être liées entre elles : un document d’une base pourra renvoyer sur le document d’une autre base. De plus, une requête devra être en mesure de porter sur une famille comme sur les trois simultanément. 3.2 Alimentation 3.2.1 Acquisition Le système doit permettre d’acquérir des documents numériques (formats Word, PDF, html) comme des documents papier (formats A4 et autres). Le module de numérisation intégré permettra dans la mesure du possible de retoucher les éléments scannés, notamment : - détecter et supprimer les pages blanches 5 - redresser l’image - effacer les tâches, les bandes noires, les lignes - rajouter du texte - gérer automatiquement les contrastes. L’utilisateur devra avoir la possibilité de : - associer directement une fiche d’indexation au document qui vient d’être scanné - stocker les documents numérisés dans la base pour permettre de différer et/ou déléguer l’étape d’indexation. 3.2.2 Indexation L’administrateur traitera les documents un par un après l’acquisition ou en différé, après récupération des éléments dans la file d’attente. Il conviendrait de pouvoir effectuer des indexations (et des modifications) par lots pour les documents similaires. Indexation structurée La grille de saisie de chaque notice doit être complètement paramétrable en fonction du type de document traité. Un contrôle doit être opéré sur les champs obligatoires, qui seront distingués des champs non obligatoires. Pour la saisie dans les zones contrôlées (listes fermées), l’administrateur aura accès à un menu déroulant, ou à un index pour le type de document par exemple, et pourra entrer le début d’un descripteur pour le champs mot-clés, ou pour la zone géographique, et accéder à la liste des mots commençant par les mêmes lettres ou groupes de lettres, etc. Par ailleurs, le thésaurus intégré doit pouvoir être consulté et visualisé dans son intégralité sous forme de liste alphabétique et liste hiérarchisée. Il en sera de même pour la liste des descripteurs géographiques et la liste des mots outils. En ce qui concerne la documentation juridique, les nouveaux textes doivent pouvoir se superposer aux anciennes versions sans les écraser. Des notes, commentaires doivent être insérés, indiquant si tel ou tel texte est toujours en vigueur, et si il convient de consulter un autre qui lui est associé. Il serait également utile de pouvoir pointer sur un texte mentionné en référence dans un autre texte (à la façon des liens hypertexte sur Internet). A l’issue de la saisie d’une notice, l’administrateur sera explicitement avisé de l’enregistrement des données. Indexation en texte intégral Un moteur documentaire indexera automatiquement le contenu intégral des documents bureautiques. Pour ce qui est des documents scannés, il faut prévoir un module « OCR » pour les convertir en fichiers textes afin d’obtenir pour eux aussi une indexation full text. 3.3 Recherche La recherche portera sur l’ensemble du catalogue ou bien sur chacun des trois sousensembles. Plusieurs modes de recherches seront déterminés et proposés, du plus simple au plus complexe. Ceux-ci seront modifiables par l’administrateur. 6 La recherche en plein texte (sur des termes ou groupes de mots du contenu, ou du titre) doit être facilitée car c’est la plus spontanément pratiquée par les utilisateurs (à la manière d’une interrogation sur Google). On devra pouvoir interroger la base en multi critères et multi champs, en utilisant les opérateurs booléens (ET OU SAUF) ainsi que des signes de troncatures. De même, on pourra formuler une requête indifféremment en majuscules ou minuscules, avec ou sans accent. A la saisie des mots-clés, l’utilisateur aura la possibilité de prendre connaissance des termes existants dans l’index grâce au thésaurus qui gérera les équivalences de vocabulaire (ex : « demandeur d’emploi » sera employé pour « chômeur »). Le thésaurus intégral devra pouvoir être consulté lors de l’interrogation comme lors de l’indexation. Il sera possible de conserver un historique des recherches pour chacun des modes d’interrogation prévus. Un système de panier permettra également de stocker des références correspondant à des questions souvent posées par exemple. Par ailleurs, une DSI (Diffusion Sélective de l’Information) sera proposée en interne avec un processus d’alertes sur les derniers documents intégrés et répondant à des critères prédéfinis par l’utilisateur. 3.4 Affichage des résultats / consultation Les résultats des requêtes seront affichés sous la forme d’une liste de références dont les champs affichés et le tri sont entièrement paramétrables. Chaque page contiendra entre 10 et 15 références, avec pour chacune d’entre elle la possibilité de visualiser directement la notice complète (tous les champs renseignés lors de l’indexation) ou le document intégral, lesquels se superposent ou s’ajoutent à la liste sans la faire disparaître. A partir d’une notice complète, on aura aussi l’option « visualisation du document ». Tous les documents devront être visualisables en format PDF pour les internautes et utilisateurs (agents du CLEISS). La liste des réponses pourra permettre de sélectionner certaines références à intégrer au « caddie » ou « panier » dont le contenu pourra ensuite être édité et/ou envoyé par mail. Un système de surbrillance ou de code couleur indiquera toujours sur quelle notice on se trouve au sein de la liste. Lors d’une interrogation en texte intégral, les termes de recherche apparaîtront en surbrillance dans le corps du document. Après visualisation des résultats d’une requête, on reviendra à l’interface de recherche affichant toujours les critères précédents, de manière à les modifier le cas échéant, ou les supprimer grâce à une fonction « effacer la recherche » pour saisir de nouveaux critères. 3.5 Modifications L’administrateur sera clairement avisé du fait qu’il est en mode modification. Il aura la possibilité d’effectuer des corrections par lots, suivant des critères précis, sur une période comprise entre deux dates, ou une fourchette de références (ID), ou encore sur des notices saisies par une même personne. 3.6 Interface 7 Les éléments clés sont les suivants : - présentation simple, plutôt dépouillée - les différents écrans doivent très clairement stipuler le mode dans lequel l’utilisateur se trouve : acquisition, création d’une notice, modification, interrogation (formulaire simple, avancé, etc.), consultation d’une liste, d’une notice ou d’un document, etc. - la navigation devra éviter au maximum la superposition de fenêtres. - Pour l’utilisation par les gestionnaire et administrateurs, on privilégiera dans la mesure du possible une segmentation de l’écran, notamment pour la consultation simultanée d’une liste de références, d’une notice détaillée et du document numérisé lié, ce dernier pouvant bien entendu être visualisé en plein écran. La référence sélectionnée dans la liste sera indiquée en surbrillance ou dans une couleur différente. - Pour les utilisateurs, on optera pour une interface simple, modulable. - l’administrateur comme l’utilisateur doit pouvoir consulter tous les index et thesaurus, de façon partielle et intégrale. 4 FONCTIONNALITES ANNEXES 4.1 Statistiques Il serait utile de pouvoir effectuer régulièrement des statistiques d’utilisation de façon à déterminer les éventuels points à améliorer mais aussi de connaître l’état du catalogue à un instant T. L’évaluation porterait notamment sur les points suivants : - le nombre de références (global et par type de documents) - les types de documents les plus souvent consultés - la façon dont les recherches sont formulées, les critères les plus souvent saisis - les mots-clés les plus utilisés, etc. 4.2 Création de produits documentaires Le système pourra effectuer des revues de presse ou des diffusion sélectives de l’information. Il sera également possible d’éditer des catalogues concernant les réceptions ou acquisitions récentes, voir des dossiers thématiques. 5 MISE EN ŒUVRE 5.1 Installation Le prestataire se chargera de la mise en place de la solution. Il proposera les mises à jour et assurera l’assistance technique. 5.2 Formation Le prestataire formera le gestionnaire à la procédure intégrale de paramétrage de la base et à la gestion des profils. Les administrateurs seront formés à l’alimentation et la consultation. (L’ensemble des utilisateurs du CLEISS pourra être initié en interne ultérieurement par le gestionnaire). Des guides d’utilisation (en version papier et électronique) seront fournis, décrivant les fonctionnalités du système en fonction du type de profil. 5.3 Maintenance Dans le cadre de la maintenance, le prestataire mettra à disposition du CLEISS les nouvelles versions de la solution et assurera une assistance technique régulière et fiable. 8
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