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Cahier des charges pour l’évaluation externe
AssociationAdef Résidences
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SOMMAIRE
Introduction - Adef Résidences, présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Prestations d’évaluations externes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Article 1 - 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Article 3 - 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Article 5 - 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Annexe 1 - Liste des pièces à fournir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Annexe 2 - Clauses contractuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Annexe 3 - Présentation des établissements concernés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Annexe 4 - Planning des évaluations externes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
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IntROductIOn
Association Adef Résidences
Ayant son siège social au 19/21 rue Baudin, 94207 Ivry-sur-Seine cedex
Représentée par son Président : M . Dominique BOURGINE
Tél . 01 46 70 16 02 - presidence@adefresidences .com
www .adef-residences .com
L’activité de l’association Adef Résidences porte sur la création et la gestion d’établissements médico-
sociaux dans trois domaines spécifiques :
c l’accueil des personnes âgées dépendantes (EHPAD)
c la prise en charge de personnes psychotiques atteintes de psychoses infantiles ou de maladies
psychiatriques stabilisées (MAS, FAM, FV)
c l’accompagnement de personnes cérébro-lésées ou traumatisées crâniennes (FAM)
Garantir l’accueil des résidents dans les meilleures conditions sur l’ensemble de ses établissements est
une volonté affirmée par Adef Résidences . L’association s’est efforcée, dès l’origine, de créer un modèle
complet, précis et moderne d’organisation et de fonctionnement pour l’ensemble de ses établissements,
au service de prestations pertinentes et de qualité,
Pour aider cette démarche, un service Organisation et Qualité, basé au siège social, a été créé
avec pour mission :
c d’une part, de définir et mettre en œuvre des outils performants d’organisation pour les établisse-
ments (modélisation via des référentiels organisationnels),
c d’autre part de mesurer les écarts entre ces référentiels d’organisation et la réalité du fonctionne-
ment par des contrôles réalisés sur les établissements . Ces audits permettent d’aider les directeurs
d’établissement à identifier les risques de non performance dans un souci constant d’amélioration
continue .
L’objectif de la modélisation est double :
c à partir de l’expérience acquise depuis sa création et forte des analyses des systèmes mis en place,
Adef Résidences a décidé d’uniformiser ses modes de fonctionnement et d’arrêter une organisation
identique pour chacun de ses établissements ;
c par ailleurs, il s’agit de favoriser largement les échanges de pratiques inter-établissements entre
professionnels sur la base d’un langage commun et de permettre l’exploitation commune de toutes
les pistes de progrès possibles .
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En parallèle, Adef Résidences a engagé depuis janvier 2012 la réalisation d’évaluations internes
conformément à l’article L .312-8 du Code de l’Action Sociale et des Familles pour une partie de
ses établissements . Ces évaluations internes ont été réalisée avec l’aide d’un prestataire, qui a mis
à disposition de l’association son référentiel d’évaluation . Intégrant les recommandations de bonnes
pratiques professionnelles publiées par l’ANESM (Agence Nationale de l’Évaluation et de la Qualité des
Établissements et Services Sociaux et Médico-sociaux), ce référentiel a permis d’aborder de manière
structurée les thèmes suivants :
c le projet d’établissement,
c l’établissement dans son environnement,
c le cadre de vie au sein de l’établissement– Aspects qualitatifs et logistiques,
c l’organisation et fonctionnement de l’établissement,
c le droit et la citoyenneté des usagers,
c la personnalisation des prestations .
La réalisation de l’évaluation interne a donné lieu sur chaque établissement concerné à la mise en place
d’un Comité de Pilotage et de groupes de travail, conférant ainsi pleinement un caractère participatif à
la démarche .
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PREStAtIOnS d’évAluAtIOnS ExtERnES
Conformément à l’article L . 312-8 du Code de l’action sociale et des familles, les établissements (ci-
dessous) procèdent à l’évaluation de leurs activités et de la qualité des prestations délivrées, dans les
délais établis par :
c le Décret n° 2010-1319 du 3 novembre 2010 relatif au calendrier des évaluations et aux modalités de restitution des résultats des évaluations des établissements sociaux et médico-sociaux
c et la circulaire n° DGCS/SD5C/2011/398 du 21 octobre 2011 relative à l’évaluation des activités et de la qualité des prestations délivrées dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux.
Le champ de l’évaluation externe est le même que celui de l’évaluation interne, précédemment réalisée,
afin d’en assurer la complémentarité, conformément au décret n° 2007-975 du 15 mai 2007 et aux
recommandations de bonnes pratiques professionnelles publiées par l’ANESM .
Le présent cahier des charges a pour objectif de sélectionner le prestataire qui procédera aux évaluations
externes des établissements suivants :
c La Maison du Coudrier, située à Louvigny (14) ;
c La Maison du Tulipier, située à Vénissieux (69) ;
c La Maison du Parc aux Cyprès, située à Villelaure (84) ;
c La Maison de l’Orme Doré, située à Saint-Dizier (52) ;
c La Maison des Micocouliers, située à Roquebrune-sur-Argens (83)
La présentation de chaque établissement se situe en annexe 3 .
Publication : c Site internet Adef Résidences
c Envoi direct aux organismes hablités
Date de communication du cahier des charges : le 14 avril 2015
Date limite d’obtention des documents : le 15 mai 2015
Date limite pour toute question : le 20 mai 2015
Date limite de remise des offres : le 28 mai 2015
Date de l’entretien : le 24 juin 2015
Date du choix de l’organisme retenu : le 29 juin 2015
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ARTICLE 1 - CONDITIONS DE LA MISE EN CONCURRENCE
1.1. Étendue de la consultation
Le dossier de consultation est composé de l’ensemble du présent document et de ses annexes .
1.2. Forme du marché
Le marché porte sur l’ensemble des établissements de l’association précédemment listés . Son exécution
fera l’objet de commandes pour chaque établissement concerné .
1.3. Décomposition en lots et étendue
Le marché comprend un lot unique, dont le contenu est détaillé dans le cahier des charges de la présente
consultation .
1.4. Modalités essentielles de financement et de paiement
L’exécution du marché sera financée par le budget de chaque établissement .
Il sera mentionné dans la proposition commerciale le coût unitaire de chaque évaluation externe réalisée
sur la base du modèle fourni en annexe 1 .
Les prix comprendront les frais de déplacement et frais annexes de l’organisme habilité .
Les coûts seront fermes à conclusion du marché .
1.5. Période d’exécution et durée du marché
Le présent marché entrera en vigueur à date de la signature d’une proposition commerciale acceptée et
se terminera à l’exécution de l’ensemble des prestations d’évaluation externe réalisées dans le respect
des délais fournis en annexe .
1.6. Délai de validité des offres
Les candidats restent engagés par leur offre pendant un délai de 120 jours à compter de la date limite
de remise des offres .
ARTICLE 2 - CONSTITUTION DU DOSSIER
2.1. Candidature
Chaque candidat doit présenter à l’appui de son offre les informations qu’il jugera nécessaires au regard
des modalités de sélection établies par l’Association Adef Résidences .
2.2. Offre
Chaque candidat formule son offre en produisant le cadre de réponse technique mentionné en Annexe
La production de ces documents dûment complétés conditionne la validité de l’offre.
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ARTICLE 3 - CONDITIONS D’ENVOI OU DE REMISE DES PLIS
Le pli contenant l’ensemble des documents demandés dans le présent dossier de consultation est
transmis par lettre recommandée avec demande d’avis de réception postale ou remis contre récépissé,
Le pli doit être remis à l’adresse suivante :
Adef Résidences - Comité de sélection Évaluation Externe.19/21 rue Baudin 94207 Ivry sur Seine
ARTICLE 4 - JUGEMENT DES OFFRES
4.1. Composition de la commission de sélection
Le comité de sélection sera composé de :
c Dominique BOURGINE, Président
c Johan GIRARD, Directeur des Dispositifs Organisationnels et de l’Évaluation
c Directeur de la Coordination EHPAD
c Jean-Pascal BERNARD-HERVÉ, Directeur de la Coordination Handicap
c Frédéric BOUBERT, Responsable du service Contrôle de Gestion
c Dr Nathalie MARTEAUX-BERGER, Médecin Coordonnateur Pôle Soin
c Sabrina BLOT-LEROY, Directrice des Sciences Humaines et Sociales
4.2. Rôle de la commission de sélection
La commission de sélection aura pour mission :
c d’étudier les propositions reçues et de sélectionner 3 organismes pour entretien .
c de recevoir les 3 organismes sélectionnés pour choix final et contractualisation
4.3. Critères de sélection
Les offres sont appréciées au moyen de la liste des critères établis ci-dessous :
c critère n° 1 : Qualité du dossier technique
- Dossier complet ;
- Compréhension / Lisibilité de la méthodologie (outils de mesures et d’appréciation adaptés) ;
c critère n° 2 : Méthodologie de l’organisme
- Compréhension du prestataire de l’appel d’offre ;
- Séquence des différentes tâches (préparation de la mission, information des équipes, évaluation sur
site, rédaction du pré-rapport, élaboration du rapport final, réunion de clôture associative) ;
- Respect du calendrier fourni en annexe 4 ;
- Respect de la confidentialité des informations médicales ;
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- Qualité du livrable de fin de mission (processus d’évaluation, état des lieux, analyse des suites de
l’évaluation interne et résultats de l’évaluation externe, propositions et/ou préconisations) ;
c critère n° 3 : Composition de l’équipe
- Adéquation de la composition de l’équipe au regard des structures évaluées ;
- Qualité des CV des consultants et références des intervenants ;
- Choix laissé à l’Association Adef Résidences dans la CVthèque de l’organisme retenu ;
- Capacité de l’organisme à proposer un nombre d’intervenants restreints pour réaliser l’intégralité
des évaluations ;
- Engagement de l’organisme à ce que l’équipe proposée soit celle missionnée pour l’évaluation
externe .
c critère n° 4 : Prix
4.4. Négociations éventuelles
Au terme du processus de sélection, l’Association Adef Résidences se réserve la possibilité d’engager des
négociations avec l’organisme retenu via :
c un échange sur les moyens d’améliorer la qualité des offres
c des éventuelles précisions ou demandes tarifaires .
ARTICLE 5 - NOTIFICATION DES RÉSULTATS
Au terme de la phase de classement, un courrier sera adressé au candidat classé n°1 l’informant de
l’attribution du lot .
Le candidat retenu recevra par envoi postal recommandé une notification signée du Président qui devra
aboutir à la conclusion contractuelle du marché .
ARTICLE 6 - RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES
Pour tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires en vue de répondre à la
présente consultation, les candidats peuvent s’adresser par mail à Johan GIRARD :
Johan GIRARD sera le chef de projet pour l’Association Adef Résidences et l’interlocuteur privilégié
de l’organisme retenu dans les phases de préparation de l’évaluation et dans les phases de sortie de
l’évaluation .
Dans le cadre de la mission d’évaluation sur site, il sera consulté en cas de problème rencontré ou
d’impossibilité d’accomplir la mission .
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AnnExES
Annexe 1 - liste des pièces à fournir
c Habilitation délivrée par l’ANESM ;
c Liste des références pour des prestations similaires (la distinction sera clairement faite le cas échéant
entre accompagnement à l’évaluation interne et réalisation d’évaluations externes) ;
c Les qualifications et expériences des évaluateurs proposés ;
c Un exemple de rapport d’évaluation anonymisé si le candidat a déjà conduit des évaluations
externes ;
c Une déclaration des chiffres d’affaires réalisés au cours des 3 derniers exercices, avec pourcentage
du chiffre d’affaires correspondant à des missions d’évaluation externe ;
c Coût unitaire sur la base du document ci-dessous (tableau à reproduire pour chaque structure) :
Les prix, ci-après, rémunèrent selon la prestation le prix forfaitaire comprenant tous les frais liés à la nature de la tâche (personnels, frais de déplacement, hébergement, temps de déplacement ainsi que tous les frais annexes de quelque nature que ce soit) .
Désignation Unité Quantité Prix unitaire Montant HT
Préparation de la mission jour-homme
Évaluation sur site jour-homme
Rédaction du pré-rapport jour-homme
Finalisation du rapport jour-homme
Montant total HT
TVA
Montant total TTC
c Extrait KBIS datant de moins de 3 mois ;
c Justification d’un contrat d’assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382
à 1384 du code civil et de la responsabilité professionnelle en cas de dommage occasionné par
l’exécution du marché ;
c RIB .
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Annexe 2 - clauses contractuelles à insérer obligatoirement dans la proposition commerciale définitive
c L’organisme retenu s’engage à respecter les dispositions du décret n°2007-975 du 15 mai 2007 .
c La présentation et les documents fournis par les organismes candidats ont une valeur contractuelle
d’engagement vis-à-vis des performances annoncées .
c Régime d’incompatibilité :
Ni l’organisme habilité, ni l’un des professionnels intervenant pour le compte de l’organisme
habilité ne peut, à l’exception des opérations de facturation qui sont la contrepartie de la prestation
d’évaluation, détenir au moment de l’évaluation ou avoir détenu, au cours de l’année précédente
d’intérêt financier direct ou indirect avec l’Association Adef Résidences ou une de ses filiales .
Ni l’organisme habilité, ni l’un des professionnels intervenant pour le compte de l’organisme habilité
ne peut procéder à l’évaluation externe d’un établissement ou d’un service qu’il a directement ou
indirectement conseillé ou assisté au cours des trois dernières années, pour la mise en œuvre de ses
obligations au titre de l’évaluation interne ou pour la réalisation de la dernière évaluation interne .
Les professionnels intervenants ne peuvent avoir été salariés d’un établissement de l’Association
Adef Résidences au cours des deux dernières années .
c L’association Adef Résidences aura le pouvoir de récuser un ou plusieurs professionnels proposés
par l’organisme habilité dans le cadre de la CVthèque .
c Confidentialité : L’organisme habilité se tiendra à une obligation de réserve et de secret à l’égard
de toute information connue dans le cadre de l’évaluation exercée . Il protégera les informations
recueillies dans le cadre des évaluations pratiquées et n’utilisera pas ces informations pour en retirer
un bénéfice .
c Comité de Suivi de l’évaluation externe : Il sera mis en place sur chaque établissement un Comité
de Suivi de l’évaluation externe, dont la composition sera identique à celle du Comité de Pilotage en
charge de la supervision de l’évaluation interne précédente .
c Délais à respecter : Le calendrier de réalisation des évaluations externes sur site est fourni en
annexe . Le pré-rapport devra être transmis dans un délai de 4 semaines suivant l’évaluation sur
site . Le rapport final devra être transmis dans un délai de 2 semaines à compter de la réception par
l’organisme habilité des remarques de l’établissement sur le pré-rapport .
c Modalités de règlement :
- 20% à la commande (acompte)
- 80% à réception du rapport final et de la facture .
Payable 30 jours fin de mois
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c Pénalités de retard :
- Modification des dates d’évaluation externe dans un délai inférieur à deux semaines avant la date
prévue d’évaluation sur site : 500 € ;
- Retard dans la remise du pré-rapport : 50 € / jour ouvré ;
- Retard dans la remise du rapport : 50 € / jour ouvré
- Changement moins d’un mois avant l’évaluation sur site dans l’équipe d’évaluateurs initialement
proposée : 300 €
c Modalités de résiliation :
- En cas de suspension ou de retrait de l’habilitation délivrée par l’ANESM, Adef Résidences pourra
résilier sans frais le contrat la liant à l’organisme retenu .
- En cas d’insatisfaction par rapport aux prestations délivrées, Adef Résidences se réserve la possibilité
d’arrêter la prestation à l’issue de chaque évaluation .
- Si l’organisme habilité ne dispose plus d’équipes qualifiées pour la réalisation des évaluations, Adef
Résidences se réserve la possibilité de résilier le contrat la liant à cet organisme .
- En cas de demande de report des missions d’évaluation externe excédant deux mois du fait de
l’organisme habilité, Adef Résidences pourra résilier le contrat la lisant à cet organisme .
c Délais et prolongations des délais : Dans l’hypothèse où une modification des délais réglementaires
de réalisation des évaluations externes surviendrait, Adef Résidences se réserve la possibilité de
proroger la durée du marché par voie d’avenant .
c L’association Adef Résidences sera propriétaire de tout résultat, même partiel, fourni par l’organisme
retenu à la suite de l’évaluation externe .
c L’organisme retenu ne pourra faire aucun usage commercial des résultats des prestations sans
l’accord préalable de l’Association Adef Résidences .
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Annexe 3 - Présentation des établissements concernés
Une présentation détaillée des établissements Adef Résidences est disponible sur le site internet
www .adef-residences .com . Sont repris ci-après les informations-clé .
LA MAISON DU COUDRIER - Louvigny (14)
Type de structure EHPAD
Public accueilli Personnes âgées
Capacité 96 places d’hébergement permanent 4 places d’accueil temporaire6 places d’accueil de jour
Unité protégée Oui (24 places)
Nombre d’ETP 52,97
Date d’autorisation 30 juillet 2009
Date d’ouverture 14 octobre 2013
Dates d’évaluation interne Evaluation interne : février 2014 à août 2014
LA MAISON DU TULIPIER - Vénissieux (69)
Type de structure EHPAD
Public accueilli Personnes âgées
Capacité 84 places d’hébergement
4 places d’accueil temporaire
6 places d’accueil de jour
Unité protégée Oui (24 places)
Nombre d’ETP 42,8
Date d’autorisation 31 décembre 2008
Date d’ouverture 3 mars 2014
Dates d’évaluation interne Evaluation interne : septembre 2015 à décembre 2015
LA MAISON DU PARC AUx CyPRèS - Villelaure (84)
Type de structure Foyer de Vie
Public accueilli Personnes Handicapées
Capacité 42 places d’hébergement2 places en accueil temporaire8 places en accueil de jour
Unité protégée Non
Nombre d’ETP 35,4
Date d’autorisation 5 septembre 2003
Date d’ouverture 2 janvier 2007
Dates d’évaluation interne Evaluation interne : mars 2014 à décembre 2014
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LA MAISON DE L’ORME DORÉ - Saint-Dizier (52)
Type de structure EHPAD
Public accueilli Personnes âgées
Capacité 85 Places d’hébergement3 places d’accueil temporaire5 places d’accueil de Jour
Unité protégée Oui (12 places)
Nombre d’ETP 42,35
Date d’autorisation 3 octobre 2003
Date d’ouverture 3 janvier 2007
Dates d’évaluation interne Evaluation interne : mars 2014 à novembre 2014
LA MAISON DES MICOCOULIERS - Roquebrune-sur-Argens (83)
Type de structure EHPAD
Public accueilli Personnes âgées
Capacité 105 places d’hébergement3 places d’accueil temporaire2 places d’accueil de jour
Unité protégée Non
Nombre d’ETP 58,4
Date d’autorisation 5 juillet 2004
Date d’ouverture 15 juillet 2008
Dates d’évaluation interne Evaluation interne : septembre 2015 à décembre 2015
Annexe 4 - Planning des évaluations externes
Année 2016
Janv
ier
Févr
ier
Mar
s
Avr
il
Mai
Juin
Juill
et
Aoû
t
Sept
embr
e
Oct
obre
Nov
embr
e
Déc
embr
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La Maison du Coudrier
La Maison du Parc au Cyprès
La Maison de l’Orme Doré
La Maison du Tulipier
La Maison des Micocouliers
Adef Résidences19/21 rue Baudin 94207 Ivry-sur-Seine
Tél. : 01 46 70 16 02 - Fax : 01 46 70 16 03
www.adef-residences.com
