Ch. 2 Gestion Financière.pdf

7/28/2019 Ch. 2 Gestion Financire.pdf

1/3613Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Ge

stion

Fina

ncire

FI

NANCIAL

MANAGEMENT

2


2/3614 Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Gestion finanCiRe

La gestion nancire va bien au-del de la tenue de livres

comptables prcis. Elle implique galement la planication,

le contrle et le suivi des ressources nancires pour assurer

la ralisation des objectifs organisationnels. Un systme de

gestion nancire doit au moins permettre de sassurer que

les cots sont correctement catgoriss, suivis et imputs auxcomptes appropris, et que les responsables sont en mesure de

prsenter prcisment les informations nancires au Conseil

dadministration et aux donateurs.

Un bon systme de gestion nancire facilite la reddition des

comptes aux donateurs et bnciaires du projet et permet ainsi

daccrotre leur respect et leur conance envers lorganisation.

Cela aide ensuite une ONG tre plus comptitive et

augmenter ses chances de maintenir une bonne sant nancire

long terme.

Cette section prsente les lments cls dun systme de

gestion nancire complet et les faons par lesquelles une

ONG peut renforcer sa capacit dans ce domaine essentiel.

Elle couvre galement les exigences de lUSAID en termes de

demande de fonds, de dclaration des dpenses, dattribution

des ressources et daudit.

Topics:2.1 Aperu de la gestion nancire

2.2 Pipelines et taux dabsorption de liquidits

2.3 Comprendre la uctuation des taux de change

2.4 Contribution du bnciaire

2.5 Attribution des cots communs plusieurs projets

2.6 Rapport des impts pays aux pays trangers (TVA)

2.7 Demande de fonds du Gouvernement amricain laide

du formulaire SF-270

2.8 SF-425 : complter votre formulaire de rapport nancierdu Gouvernement amricain

2.9 Exigences en matire daudit annuel : questionset rponses


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Gestion

financiRe

2

15Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

D EF I N I T I ON S

Gestion fnancire : planication,organisation, contrle et suivi desressources nancires pour assurerla ralisation des objectifs et le bonfonctionnement dune organisation.

Manuel de gestion fnancire : recueildes politiques et pratiques qui dcriventla faon dont une organisation mne ses

affaires nancires quotidiennes.

Q Quimplique une bonne gestion fnancire ?

R Une bonne gestion nancire implique la planication,lorganisation, le contrle et le suivi des ressources de faon ceque votre organisation puisse raliser ses objectifs et honorer sesengagements envers les bnciaires, les donateurs et les autresparties prenantes.

Une bonne gestion nancire exige bien plus que la simple tenue delivres comptables prcis. De nombreuses ONG ne disposent que dunsystme de comptabilit ou de tenue de livres comptables mais pas desystme de gestion nancire. La comptabilit nest quun sous-ensemblede la gestion nancire. Un systme de gestion nancire englobe dessystmes administratifs et des systmes de comptabilit.

Les systmes administratifs xent un cadre pour la gestion desacquisitions, des voyages, des stocks, des installations et des questionsrelatives au personnel telles que les salaires et les avantages sociaux.(Consultez la partie 5.1.-5.6 de Conformit.)

Les systmes de comptabilit englobent les mthodes, procdureset contrles tablis pour runir, enregistrer, classer, analyser, rsumer,interprter et prsenter les donnes nancires prcisment et dansles dlais.

Les quatre piliers de la gestion nancireBien quaucun modle unique de gestion nancire ne convienne toutesles organisations, les composants suivants sont essentiels une bonnegestion nancire :

1. La planifcation consiste se projeter dans le futur, par exemple endveloppant des budgets pour couvrir les activits dun programmeou de toute lorganisation pour une anne ou plus.

2. Lorganisation consiste clarier qui fait quoi, pourquoi, quandet comment.

3. Le contrle consiste tablir des systmes et procdures,avec des freins et contrepoids, pour garantir lutilisation appropriedes ressources nancires de lorganisation et la bonne gestiondes risques.

4. Le suivi consiste comparer les plans aux performances rellesan didentier les forces et les faiblesses de la planication et de lamise en uvre et de les adapter selon le besoin.

MANUEL DE GESTIONFINANCIRE DUNE ONG

Exemple de table des matires

Tches de comptabilit nancirecourantes

Plan comptable et codes decentre de cots

Rgles de dlgation dautorit(cest--dire qui peut faire quoi)

Processus de gestion et de

planication du budget Procdures de commande

et dachat Procdures de traitement

bancaire et despces Tches de comptabilit de gestion

courantes et dates limites Gestion et contrle des

immobilisations Avantages sociaux et indemnits

du personnel Modalits daudit annuel Comment traiter la fraude et les

autres irrgularits Code de conduite pour le

personnel et les membres duConseil dadministration

Le manuel peut galement incluredu matriel de rfrence comme :

un organigramme, des descriptions de poste, des formulaires et un glossaire et/ou une liste des

acronymes et abrviations.

Source : Gestion nancire pratique pour

les ONGPartir du bon pied. Terry Lewis.Mango (Comptabilit de gestion pour lesorganisations non gouvernementales)2009. http://www.mango.org.uk/

Aperu de la gestion nancire

2.1
http://www.mango.org.uk/http://www.mango.org.uk/



Qui est responsable de la gestion nancire ?Les membres du personnel tous les niveaux ont un rle jouer entermes de gestion des risques, de rponse aux donateurs et bnciaireset dobtention de rsultats pour lorganisation. Le Conseil dadministration

est charg de la supervision nancire de votre organisation et a lultimeresponsabilit devant la loi. Cependant, le Conseil dadministrationdlgue gnralement les responsabilits quotidiennes au directeurexcutif ou gnral, qui dlgue son tour certaines fonctions aux cadressuprieurs. Les cadres suprieurs dlguent leur tour certaines fonctionsaux chelons infrieurs, et ainsi de suite, comme illustr dans le tableauci-dessous.

Acteurs dansla gestionfnancire Exemple de responsabilits

Conseildadministration(administrateurs)

Superviser les contrles nanciers et garantir la responsabilisation

Examiner et approuver le budget annuel Approuver les politiques nancires, y compris en dlguantlautorit

Examiner et approuver les rapports nanciers et les tatsnanciers soumis un audit

Suivre et soutenir la mobilisation de ressources valuer les risques nanciers auxquels lONG est expose

Prsident-directeurgnral

PDG (Directeurgnral)

Rendre des comptes au Conseil dadministration et grer leprocessus dtablissement du budget

Nommer/engager le personnel nancier et dlguer des tches Examiner les accords/contrats avec les donateurs et dautres

accords/contrats Sassurer que les registres nanciers sont prcis et jour

Garantir une prparation et une remise correctes et dans lesdlais des rapports nanciers Sassurer que les activits du programme sont conformes au

budget et aux produits livrables Suivre lutilisation des ressources et grer la cration de revenus Suivre les besoins nanciers de lorganisation et la planication

commerciale

Cadressuprieurs

Grer et suivre les budgets pour leurs services ou projets Examiner les rapports nanciers de lorganisation et donner leur

avis au PDG Dlguer dautres responsabilits nancires leur quipe Prvoir les futurs besoins nanciers

Personnel du

programme

Dnir les budgets des projets pour sassurer que tous les cots

sont inclus (comme les produits livrables, la mise en uvre de M&E) Contrler les budgets pour sassurer que largent est dpens

comme convenu et collaborer avec le personnel nancier poursassurer que les politiques et procdures sont respectes et queles dpenses sont codes et rapportes de manire prcise

Collaborer avec le personnel appropri pour sassurer que lesacquisitions sont effectues au meilleur rapport qualit-prix

Personnelfnancier

Grer les liquidits de lONG, y compris les oprations bancaireset lmission de reus

Administrer le processus de paiement pour garantir le paiementdes factures en temps voulu

Remplir les livres de comptes et les rapprocher tous les mois Prparer les rapports nanciers internes et externes

Une bonne gestion nancire

amliore votre reddition de

comptes aux donateurs et

bnciaires. Elle permet aussi

de dvelopper le respect et la

conance en votre organisation,

pour ainsi augmenter vos

chances de maintenir une bonne

sant nancire long terme.


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Gestion

financiRe

2


R F R E N C E S

Normes du Gouvernementamricain concernant les systmesde gestion nancire - Code des

rglements fdraux amricain 22CFR 226.21http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.html

Le Guide de ressources NPIwww.npi-connect.net

Gestion nancire pratique pour

les ONGPartir du bon pied.Mango (Comptabilit de gestionpour les organisations nongouvernementales)

http://www.mango.org.uk/Guide

Guide pratique de la gestionnancire des ONG. Namibia

Institute for Democracyhttp://www.nid.org.na/pdf/publications/Financial%20training%20manual.pdf

Chapitre 6 de leHandbook deMSH Gestion des nances et

des systmes lis http://www.msh.org/Documents/upload/msh_eHandbook_ch06.pdf

Pr n ru l xgnc mnmldu gournmn mrcn pour lsystme nancierLe Code des rglements fdraux (CFR) amricain fournit un ensembledexigences minimales que le systme de gestion nancire dune ONGdoit respecter avant de pouvoir recevoir une subvention du Gouvernementamricain et doit maintenir tout au long de la priode dexcution. Desinformations dtailles sont disponibles en ligne surhttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.html.

Crer un manuel de gestion nancireDocumentez la faon dont vos systmes administratifs et comptablesfonctionnent. Il nexiste pas de modle unique de manuel de gestionnancire ; le vtre dpendra des besoins et de la structure de votreorganisation. Cependant, lexemple de table des matires la pageprcdente reprsente un bon point de dpart. Imprimez et runissezles politiques et procdures dans un manuel distribu au personnel etfacilement accessible tous.
http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.htmlhttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.htmlhttp://www.npi-connect.net/resources/npiguidehttp://www.mango.org.uk/Guidehttp://www.nid.org.na/pdf/publications/Financial%20training%20manual.pdfhttp://www.nid.org.na/pdf/publications/Financial%20training%20manual.pdfhttp://www.nid.org.na/pdf/publications/Financial%20training%20manual.pdfhttp://www.msh.org/Documents/upload/msh_eHandbook_ch06.pdfhttp://www.msh.org/Documents/upload/msh_eHandbook_ch06.pdfhttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.htmlhttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.htmlhttp://www.msh.org/Documents/upload/msh_eHandbook_ch06.pdfhttp://www.msh.org/Documents/upload/msh_eHandbook_ch06.pdfhttp://www.nid.org.na/pdf/publications/Financial%20training%20manual.pdfhttp://www.nid.org.na/pdf/publications/Financial%20training%20manual.pdfhttp://www.nid.org.na/pdf/publications/Financial%20training%20manual.pdfhttp://www.mango.org.uk/Guidehttp://www.npi-connect.net/resources/npiguidehttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.htmlhttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.html



D F I N I T I ON S

Montant de la subvention : le montanttotal que le Gouvernement amricainprvoit de dpenser au cours de la duredu projet.

Montant engag : le montant que leGouvernement amricain a consacr auprojet un moment donn, ce qui peutcorrespondre au montant total de la

subvention ou une partie du montantde la subvention. En dautres termes,cest le montant disponible que votreorganisation peut dpenser pour le projet ce moment prcis.

Suivi budgtaire : le montant des fondsengags qui nont pas encoret dpenss.

taux dabsorption de liquidits : lerythme auquel une organisation dpenseles fonds de sa subvention sur une basepriodique, en gnral tous les mois.

Q Que signifent le suivi budgtaire et le taux dabsorption de liquidits et comment

pouvons-nous les calculer ?

R Vous avez certainement entendu les termes suivi budgtaire et taux dabsorption de liquidits en ce qui concerne la gestionnancire de votre Accord de coopration. Mais que signient-ils, quoi servent-ils et comment les calculer ?

Pour suivre votre utilisation des fonds accords en vertu de votre Accordavec le Gouvernement amricain et vous assurer davoir sufsamment defonds pour couvrir les dpenses venir, deux chiffres cls surveiller sontconstitus par votre suivi budgtaire et votre taux dabsorptionde liquidits.

Pour les calculer, commencez tout dabord par consulter votre accord desubvention an de dterminer le montant que le Gouvernement amricaina engag jusqu prsent, qui se nomme montant engag . Notezque ce montant diffre du montant de la subvention , qui constitue lemontant total qui devrait tre engag pour toute la dure de lAccord.

Votre suivi budgtaire est constitu par le montant des fonds engags

qui nont pas encore t dpenss. Il sagit du montant votre dispositionpour nancer les activits lies vos projets. Calculez-le en additionnanttous les fonds que vous avez dpenss jusqu prsent, et en soustrayantce total du montant total engag.

Calcul : Suivi budgtaire = Montant engag Montant total dpens

Le taux dabsorption de liquidits correspond au rythme auquelvous dpensez votre montant engag. Pour calculer votre taux, ilsuft de dterminer le montant dpens jusqu prsent, et de diviserce montant par le nombre de mois stant couls depuis le dbutdes dpenses.

Calcul : Taux dabsorption de liquidits = Montant total dpens /

Nombre de mois

Exemple :

MonONG sest vu attribuer un Accord de coopration pour unmontant total de 1000 USD. Nous avons reu un premier montantengag de 10 USD. la suite de lapprobation du plan de travail,nous avons reu un montant engag supplmentaire de 300 USD.Notre montant engag total est donc de 310 USD.

MonONG conduit maintenant le projet depuis quatre mois et adpens au total 145 USD.

En soustrayant le montant total dpens (145 USD) du montant total

engag (310 USD), nous obtenons un suvi budgtaire de 165 USD. En divisant le montant total dpens (145 USD) par le nombre

de mois stant couls depuis le dbut de la dpense (4), nousobtenons un taux dabsorption de liquidits de 36,25 USD par mois.

DIFFRENCE ENTREMONTANT ENGAG ETSUBVENTION

Il est important de comprendreque votre montant engag necorrespond pas ncessairementau montant total de la subvention.

Le montant total de la subventionconstitue le montant dpenserprvu tout au long de lexistencede votre projet. Le montant engagcorrespond au montant que leGouvernement amricain sestdnitivement engag dpenserpour le projet.

Par consquent, lorsque votreorganisme reoit une subvention,le Gouvernement amricain auniquement lobligation de vouspayer le montant engag. Vous tes

donc responsable de toute dpenseque votre organisation effectue au-dessus du montant engag !

Suivis budgtaires et taux

dabsorption de liquidits

2.2


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Gestion

financiRe

2


p unAu moyen de votre pipeline et de votre taux dabsorption de liquidits, vouspouvez calculer le nombre de mois pendant lesquels vous pourrez continueravec vos fonds avant davoir besoin quun nouveau montant ne soit engag.

Calcul : Suivi budgtaire / Taux dabsorption de liquidits =Nombre approximatif de mois restant avant lpuisement totaldu montant engag

Dans lexemple ci-dessus, en divisant le suivi budgtaire de MonONG (165USD) par son taux dabsorption de liquidits (36,25 USD), on peut dduireque MonONG dpensera ses fonds engags en quatre mois et demi environ,en supposant que le niveau de dpense restera peu prs le mme.

En surveillant votre suivi budgtaire et votre taux dabsorption de liquidits,vous pouvez contrler vos dpenses pour vous assurer de ne dpenser nitrop vite ni trop lentement. Avant tout, en tenant compte de ces chiffres,

vous saurez quand demander au Gouvernement amricain dengager desfonds supplmentaires.

Subvention du Gouvernement amricain MonONG

Montant de la subvention $1,000

Montant engag initial $10

Montant engagsupplmentaire

$300

Montant engag total

ce jour$310

Janv. Fv. Mars. Avr. Total

Dpense $25 $55 $35 $30 $145

Calculs Rsultat

Suivi budgtaire $310-$145 $165

Taux dabsorption deliquidits

$145 / 4 $36.25

Mois restants $165 / $36.25 4.5 mois

Dcomposition du montant total de la subvention

R F R E N C E S

Glossaire ADShttp://www.usaid.gov/policy/ads/glossary.pdf

Documentation des rgularisationsde lUSAID

http://www.usaid.gov/policy/ads/600/631sab.pdf

LMENTS PRENDREEN COMPTE

Souvenez-vous : le processus

de demande et dobtention defonds supplmentaires duGouvernement amricain peutncessiter beaucoup de temps.Planiez donc lavance pour quevotre projet puisse se poursuivresans interruption.
http://www.usaid.gov/policy/ads/glossary.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/glossary.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/600/631sab.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/600/631sab.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/600/631sab.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/600/631sab.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/glossary.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/glossary.pdf



D F I N I T I ON S

Taux dabsorption de liquidits : lerythme auquel une organisation dpenseles fonds de sa subvention sur une basepriodique, en gnral tous les mois.

Taux de change : la quantit dargentncessaire dans une devise pour enacheter une autre. Ce processus estsouvent appel conversion montaire .

Montant engag : le montant que leGouvernement amricain a consacr auprojet un moment donn, ce qui peutcorrespondre au montant total de lasubvention ou une partie du montantde la subvention. En dautres termes, ilsagit du montant disponible que votreorganisation peut dpenser pour le projet ce moment prcis.

Suivi budgtaire : le montant desfonds engags qui nont pas encoret dpenss.

Taux de change moyen pondr :la moyenne des taux de change sur unepriode donne.

Q Quest-ce que la uctuation des taux de changeet quel est son impact sur la mise en uvredu projet ?

R Bien que la plupart des transactions avec les fournisseursnationaux seffectuent en devise locale, le budget soumis pourvotre subvention de lUSAID, le montant engag et les rapportsnanciers que vous remettez doivent tre en dollars amricains

(USD). Par consquent, quand vous convertissez les fonds dune devise lautre, vous devez tre conscient de la faon dont les uctuations du tauxde change entre les devises peuvent affecter le montant rel des fondsdisponibles pour la mise en uvre de votre programme.

La partie suivante traite des effets de la uctuation des taux de changeet fournit des stratgies pour grer le problme en perturbant le moinspossible les services du programme.

Diffrence entre les taux de change xeset uctuants

Un taux de change correspond au prix auquel une devise peut trechange contre une autre un moment donn. Il existe deux faonsdtablir le prix dune devise : 1) le gouvernement (banque centrale)dtermine le taux et le maintient en tant que taux de change ofciel ; ou2) le march des changes priv (forex) dtermine le taux en se basant surloffre et la demande pour une devise particulire par rapport aux autresdevises. Par consquent, le taux uctue ou otte. La majorit desdevises du monde uctuent.

Par exemple, lAfrique du Sud est un pays avec un taux de changeuctuant : la valeur du rand peut tre de 8 rands pour 1 dollar amricainun jour et de 11 rands pour 1 dollar amricain le lendemain.

impc ur l progrmmLorsque vous avez cr le budget de votre programme, vous avezcertainement utilis le taux de change en vigueur lorsque vous avez soumisvotre offre. Mais le taux a probablement chang depuis que vous avezobtenu la subvention et commenc recevoir des fonds du Gouvernementamricain. Par consquent, lorsque vous convertissez vos fonds reusen USD endevise locale, le montant rel obtenu varie selon la diffrenceentre le taux de change actuel et le taux de change que vous aviez prvudans votre budget initial. Dans certains cas, la variation peut tre votreavantage et vous pouvez vous retrouver avec plus de fonds que prvu ;dans dautres cas, vous vous retrouverez avec moins de fonds que prvu.

Comprendre la uctuation

des taux de change

2.3


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Gestion

financiRe

2


La meilleure faon

danticiper limpact de la

uctuation des taux dechange et dattnuer les effets

ngatifs possibles sur votre

programme est dobserver

de bonnes pratiques de

gestion nancire.

Grer les effets de la uctuation des tauxd chngLa meilleure faon danticiper limpact de la uctuation des taux de

change et dattnuer les effets ngatifs possibles sur votre programmeest dobserver de bonnes pratiques de gestion nancire. Idalement,une organisation devrait avoir un systme de comptabilit multi-devisescapable denregistrer automatiquement les transactions en devise localeet de gnrer les rapports en devise locale et en USD quivalents.

Pour les organisations qui ne disposent pas de systme multi-devises,deux mthodes de comptabilisation du taux de change sont suggres :

premier entr, premier sorti ; et taux de change moyen pondr.

Mthode premier entr, premier sorti La mthode premier entr, premier sorti utilise le taux de change le

plus ancien pour comptabiliser les dpenses jusqu ce que les fondsreus ce taux de change aient t entirement dpenss. Par exemple,disons que votre organisation reoit 1000 USD le 1er janvier, alors quele taux de change est de 1 USD = 7 rands. Ensuite, le 15 janvier, vousrecevez 2000 USD un taux de change de 1 USD = 8 rands et, le 23janvier, vous recevez 500 USD un taux de change de 1 USD = 5 rands.Pendant cette priode, vous avez dpens 17 300 rands. En utilisant lamthode premier entr, premier sorti , ce montant est converti en USDde la manire suivante :

DateMontant

reuen USD

Taux dechange

Montantreu

en rands

Dpensesen rands

Dpenses enUSD

1 janvier 1,000 7 7,000 7,000 7,000/7 = 1,000

15 janvier 2,000 8 16,000 8,000 8,000/8 = 1,000

23 janvier 500 5 2,500 2,300 2,300/5 = 460

TOTAL 3,500 25,500 17,300 2,460

Dans cet exemple, si vous dpensiez 17 300 rands, cela quivaudrait 2460 USD et vos fonds restants en USD seraient de 1040 USD (3500 USD 2460 USD).

Mthode du taux de change moyen pondrDans les pays o le taux de change uctue de manire signicativependant un mois, il est prfrable dutiliser la mthode du taux de change

moyen pondr pour calculer un taux de change raliste.

Le taux de change moyen pondr est la moyenne des taux de change surune priode donne. Il se calcule en multipliant chaque taux par le montantchang ce taux, en additionnant les trois sous-totaux et en divisant lersultat par le montant total chang en USD. partir du mme exemple,le tableau ci-dessous indique le taux de change auquel les cots peuventtre convertis en USD pour rapporter les dpenses.

Date USD Taux de change Rands

1 janvier 1,000 7 7,000

15 janvier 2,000 8 16,000

23 janvier 500 5 2,500

TOTAL 3,500 25,500

Si le taux de change affecte

normment votre programme

et vos cibles, il est important

de parler de ce problme avec

votre bailleur de fonds et de

rchir aux solutions en cas

de manques ventuels.



Dans cet exemple, le taux de change moyen pondr serait de 7,29(3500/25 500). Si vous dpensiez 17 300 rands, en utilisant la mthodedu taux de change moyen pondr, cela quivaudrait 2373,11 USD(17 300/7,29) et les fonds restants votre disposition seraient de 1126,89USD (3500 USD 2373,11 USD).

Avec le taux de change moyen pondr, les cots engags et les fondsrestants dans le cadre du programme peuvent tre prcisment valuset il est ainsi possible de minimiser la variation du taux de change, qui doittre comptabilise dans votre systme de comptabilit.

Comme vous pouvez le voir, les rsultats sont lgrement diffrents avecles diffrentes mthodes. Cependant, lobjectif est de limiter le risque dechange en utilisant une mthode de conversion relativement simple.

Comme indiqu ci-dessus, vous avez certainement utilis un taux dechange diffrent, en vigueur lorsque vous avez soumis votre offre. Pour cetexemple, si le taux de change tait de 10 rands pour 1 USD ce moment-l, lune ou lautre des mthodes indiques vous permettrait de reter plusprcisment les cots en USD quavec le taux de change utilis pour votrebudget initial.

Suivis budgtairesLe calcul du montant de vos dpenses aussi bien en devise locale quenUSD est primordial pour la gestion efcace de votre subvention, mais ilne sagit que de la premire tape. Une fois que vous avez comptabilisla uctuation du taux de change, il est important de suivre vos dpensesen mettant rgulirement jour votre suivi budgtaire et votre tauxdabsorption de liquidits de faon savoir combien de fonds il vous restepour les activits prvues et pouvoir adapter les activits si ncessaire.

(Pour plus dinformations sur la faon de calculer votre suivi budgtaireet votre taux dabsorption de liquidits, consultez la partie2.2 deGestion nancire.)

Il est important que votre quipe nancire communique avec lquipe devotre programme au sujet du suivi budgtaire et de la quantit de fondsrestants pour les activits du projet. La planication du travail en particulierdoit tre faite en tenant bien compte des suivis budgtaires mis jour.

RpporLes rapports nanciers trimestriels et annuels destins lUSAIDdoivent tre en USD. Les cots locaux doivent tre reprsents dans le

rapport en fonction de la mthode de taux de change slectionne parvotre organisation.

Il est essentiel de maintenir la communication avec lUSAID. Si le tauxde change a un impact notable sur votre programme et vos cibles, il estprimordial den parler et de rchir aux solutions en cas de manquesventuels. Par contre, si le taux de change est en votre faveur, vouspouvez utiliser largent supplmentaire pour le programme.

Documnontablissez une politique crite sur la faon de traiter les taux de change.Non seulement cela contribuera ce que la politique soit applique de

manire uniforme par lensemble du personnel, mais cela servira aussi dedocumentation justicative si des questions se posent pendant un audit.


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Gestion

financiRe

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R F R E N C E S

Clauses standards obligatoirespour les bnciaires non

gouvernementaux non amricains Acquisition locale (n8)http://www.usaid.gov/policy/ads/300/303mab.pdf

Code des rglements fdraux (CFR) Acquisition locale 22 CFR 228.40http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_01/22cfr228_01.html

Grer les sous-bnciairesPour rduire la charge de travail lie la gestion des taux de change,il est recommand de signer toutes les subventions aux organisationssous- traitantes en devise locale. Cela permettra votre sous-partenaire

de mieux grer son budget, tant donn que le budget et les dpensesrelles seront dans la mme devise. (Consultez la partie4.2 de Gestiondu programme.)
http://www.usaid.gov/policy/ads/300/303mab.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/300/303mab.pdfhttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_01/22cfr228_01.htmlhttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_01/22cfr228_01.htmlhttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_01/22cfr228_01.htmlhttp://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_01/22cfr228_01.htmlhttp://www.usaid.gov/policy/ads/300/303mab.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/300/303mab.pdf



Q Quest-ce que la contribution du bnfciaire ?Quels lments sont comptabiliss commecontribution du bnfciaire et comment

les signaler ?

R La contribution du bnciaire correspond la part des cots devotre projet non prise en charge par le Gouvernement amricain.La contribution du bnciaire peut prendre la forme de

contributions en espces ou en nature.

Une fois que vous vous tes engag pour la contribution du bnciaireet quelle est incluse dans le budget approuv de votre accord, vous testenu de fournir des documents montrant que cette obligation a bient remplie.

Si vous vous tes engag fournir la contribution du bnciaire mais nepouvez pas remplir votre obligation comme prvu, vous restez responsablede cette dernire.

Exemple : votre accord dispose dun budget approuv d1,1 milliondUSD, compos d1 million dUSD de fonds du Gouvernement amricain

et de 100 000 USD de contribution du bnciaire. Si vous dclarez etdocumentez une contribution du bnciaire de 75 000 USD, vous tesresponsable des 25 000 USD restants. Si vous ne dclarez pas et nedocumentez pas de faon approprie le solde restant avant la n de lapriode dexcution du projet, lOfcier daccord peut rduire les fondsnaux engags par le Gouvernement amricain de 25 000 USD.

Quels lments sont comptabiliss commecontribution du bnciaire ?Les contributions en espces et en nature ne provenant pas duGouvernement amricain peuvent tre comptabilises dans votre

contribution du bnciaire. Pour tre comptabilise, une contributiondu bnciaire doit respecter lensemble des critres suivants :

elle doit tre vriable dans les registres de votre organisation ;

elle ne doit pas tre compte comme contribution pour tout autreprogramme subventionn par le Gouvernement amricain ;

elle est ncessaire et raisonnable pour laccomplissement correct etefcace des objectifs du projet ;

elle est lgitime selon les principes de cots applicables duGouvernement amricain (y compris le caractre raisonnable du cotou de la valeur des biens ou services obtenus titre gratuit) ;

elle na pas t paye par le Gouvernement amricain dans le cadre

dun autre accord ; et elle est comprise dans votre budget approuv.

D F I N I T I ON S

Contribution du bnfciaire : la partdes cots du projet non prise en chargepar le Gouvernement amricain. Il peutsagir de contributions en espces ouen nature.

Contribution en nature : ressourcesautres quen espces apportes un

projet. Cela peut inclure les servicesvolontaires, lquipement ou lesbiens immobiliers.

DIFFRENCE ENTRECONTRIBUTION DUBNFICIAIRE ETSUBVENTION GALE LA SOMME VERSE

Le terme subvention gale lasomme verse est utilis lorsqueles bnciaires du programmedoivent fournir une certainequantit de fonds ne provenantpas du Gouvernement amricainpour un projet an de pouvoirprtendre un nancement duGouvernement amricain.

La contribution du bnciaire se rfre tous les autres casdans lesquels des contributions neprovenant pas du Gouvernementamricain sont ddies un programme.

Contribution du bnciaire

2.4


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Gestion

financiRe

2


Dclarer la contribution du bnciaireAn de prouver que vous remplissez votre obligation de contribution dubnciaire, vous devez consigner le montant (ou le montant quivalentdans le cas de contributions en nature) dans votre Rapport nancierfdral trimestriel laide du formulaire 425 (consultez SF-425, section 10.Transactions (Oprations), Recipient Share: (Contribution du bnciaire)ligne i). Les montants correspondant la contribution du bnciairedoivent tre vriables dans les registres de votre organisation et peuventtre soumis des audits.

Astuces pour dclarer et documenter les contributions en nature : Les services volontaires peuvent tre comptabiliss dans votre

obligation de contribution du bnciaire, mais ils doivent tredocuments et, dans la mesure du possible, doivent sappuyersur les mmes mthodes que celles utilises pour vos employs(comme les feuilles de prsence). Les tarifs pour les volontairesdoivent tre similaires ceux pays pour un mme travail parvotre organisation ou sur le march du travail local.

Les fournitures obtenues titre gratuitpeuvent inclure du matriel

non durable, des fournitures de bureau, des fournitures delaboratoire ou des documents de formation ou datelier.

La valeur dclare pour les biens mobiliers non durables, le matrielobtenu titre gratuit ou prt, ou le terrain, les btiments oulespace obtenu(s) titre gratuit doit tre raisonnable et ne doit pasdpasser leur valeur marchande au moment du don.

La valeur du terrain, des btiments ou de lespace de bureauobtenu(s) titre gratuit doit tre tablie par un expert indpendant(p. ex. un expert immobilier certi) et certie par un cadreresponsable de votre organisation.

Vous devez documenter la base utilise pour dterminer la valeurde tout service personnel, matriel, quipement, btiment ou terrain

que vous rapportez comme contribution en nature. Il nexisteaucune faon obligatoire de le faire, mais cela doit tre juste etclairement document.

Avec lautorisation de lOfcier daccord, vous pouvez percevoir une partiede la contribution du bnciaire de vos sous-bnciaires pour le projet(le cas chant) pour vous aider remplir votre obligation. Veuillez noterque les mmes rgles sappliquent aux sous-bnciaires.

R F R E N C E S

Circulaire A-110 du Bureau de lagestion et du budget - Exigences

administratives uniformes pour lessubventions et les accords avecdes tablissements denseignementsuprieur, des hpitaux et dautresorganisations but non lucratifhttp://www.whitehouse.gov/omb/circulars_a110

DANS VOTRE ACCORD

Le cas chant, votre engagementpour la contribution du bnciaireest dtaill dans les sectionssuivantes :

la n de votre lettre doctroi desubvention dans la section A.Partie gnrale 5 : Montant dela contribution du bnciaire(non fdrale)

lannexe A de votre subventiondans la section Programme

Dans la partie 4 : Budget delAccord de coopration

Dans la partie 9 : Contributiondu bnciaire

Astuce : certaines restrictions dacquisition sappliquant lutilisationde fonds du Gouvernement amricain peuvent ne pas sappliquer lutilisation de ressources au titre de contribution du bnciaire neprovenant pas du Gouvernement amricain. Par exemple, il se peut

que les exigences dacquisition concernant lorigine et la provenanceainsi que les dispositions relatives aux voyages internationaux dansvotre accord ne sappliquent pas aux achats et voyages pays avecdes fonds ne provenant pas du Gouvernement amricain.
http://www.whitehouse.gov/omb/circulars_a110http://www.whitehouse.gov/omb/circulars_a110http://www.whitehouse.gov/omb/circulars_a110http://www.whitehouse.gov/omb/circulars_a110



Q Nous avons plusieurs projets avec diffrentsbailleurs de fonds. Comment rendons-nouscompte des frais de bureau communs cesdiffrents projets ?

R Une organisation menant plus dun projet engage trois catgoriesde dpenses :

1. Cots directs du projet. Cots pouvant tre clairement attribus un projet spcique, comme un membre spcialis du personnel,lespace de bureau utilis par le personnel du projet ou lesquipements et fournitures spciques utiliss pour un seul projet.

2. Cots communs plusieurs projets. Cots ncessaires pourbien mener un projet, mais quil est difcile dattribuer un projet enparticulier, comme llectricit ou le personnel de soutien administratif.

3. Cots non lis au projet. Dpenses dorganisation lgitimes,mais qui ne sont pas lies un projet en particulier ou ne sontpas admissibles .

La plupart de vos dpenses entreront facilement dans la catgorie des

cots directs et les cots non lis au projet sont gnralement vidents.En revanche, les cots pouvant tre communs plusieurs projets peuventvous causer plus de difcults.

Drnc nr rourc commun plusieurs projets et cots communs plusieurs projetsIl existe une diffrence importante entre une ressource quipeuttrecommune plusieurs projets et un cot commun plusieurs projets ouindirect. Une ressource qui peut tre commune plusieurs projets entregnralement dans la catgorie des cots directs. Par exemple, pensez

un membre du personnel professionnel comme une ressource pouvantconsacrer du temps plusieurs projets. Puisque le temps de travail dechaque personne est indiqu sur une feuille de prsence, vous savezexactement combien dheures chacun a travaill sur le projet A et sur leprojet B. Par consquent, vous pouvez attribuer le nombre dheures et lesalaire exacts chaque projet en tant que cots directs.

Autre exemple : si votre organisation possde un vhicule, il peut treutilis pour des trajets par le personnel travaillant sur plusieurs projets.Chaque trajet ralis doit tre not dans le journal de bord du vhicule.Par consquent, les dpenses de chaque trajet peuvent tre attribues chaque projet en tant que cots directs.

Dautre part, un cot commun plusieurs projets ou indirect est unedpense qui a t engage pour le besoin commun ou collectif de tousles projets. Parmi les dpenses communes, on peut citer entre autresles services publics (lectricit, eau, gaz), les frais daccs Internet et

D F I N I T I ON S

Dpenses directes du projet : bienset services achets spcialement etexclusivement pour un projet et qui sontimputs ce projet.

NICRA: Entente ngocie sur lescots indirects, un taux ngociindividuellement entre une organisation

et le Gouvernement amricain pourcouvrir les cots indirects.

Cots communs plusieursprojets : biens et services utiliss parplusieurs projets et quun fournisseurne peut pas facturer sparmentpour chaque projet. Ces biens etservices sont imputs chaque projetbnciaire sur la base dune formulepralablement dtermine.

Attribution des cots communs

plusieurs projets

2.5


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Gestion

financiRe

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les fournitures de bureau courantes comme le papier et les trombones.Contrairement aux exemples ci-dessus, il nest pas vident de savoirquelle somme doit tre directement impute chaque projet.

la suite dune procdure avec lUSAID, certaines organisations ont tabli

une Entente ngocie sur les cots indirects (NICRA) an de traiter cegenre de cots. Mais la plupart des organisations nont pas de NICRA (ouen ont seulement une pour les dpenses de leur sige). Cest pourquoielles ont besoin dune mthode pour dterminer la manire dattribuer cegenre de cots.

tabliret tenir jourune politique de cotscommuns plusieurs projets ou indirectsEn tenant compte de ces directives, tablissez une politique qui rpondaux questions suivantes :

Quels cots et ressources spciques sont considrs comme communs plusieurs projets ?

Comment votre organisation divisera les cots communs entre lesdiffrents projets ?

Quand la formule sera-t-elle rvise ?

Exemple de formule pour calculer les dpenses communes plusieurs projetsLes cots qui ne peuvent pas tre attribus un projet ou un autre entant que cots directs devront tre dtermins par le biais dune formule.Vous pouvez utiliser un pourcentage bas sur le nombre demploystravaillant sur un projet par rapport au nombre total demploys ou larpartition de lespace de bureau utilis.

Pour ce faire, dterminez dabord les parties de votre bureau qui sontddies un projet spcique, comme lespace pour le personnelspcialis travaillant sur un projet, et les parties qui sont communes,comme les salles de runion ou la salle de rception. Pour les zonesddies des projets spciques, calculez la surface en mtres carrsattribue chaque projet. Vous pouvez mme diviser lespace de bureaudune personne qui travaille sur plusieurs projets en vous basant sur lepourcentage du temps de travail quelle consacre chaque projet. Ajoutez cela la zone ddie chaque projet et calculez le pourcentage ddi chaque projet.

Par exemple, disons quun bureau de 1000 mtres carrs abrite deux

projets ; huit cents mtres carrs sont ddis aux projets et le reste estcommun. Pour lespace ddi aux projets, 600 mtres carrs sont pour lepremier projet et les 200 autres sont pour le second projet. Cela signieque 75 pour cent de lespace total est utilis pour le premier projet (750mtres carrs) et les 25 pour cent restants pour le second (250 mtrescarrs). Ces pourcentages peuvent aussi tre utiliss comme base pourattribuer les cots pour dautres dpenses communes plusieurs projets.

Il nexiste pas une mthode correcte unique pour attribuer les cotscommuns plusieurs projets, mais la manire dont votre organisationgre ces cots doit tre exprime clairement. Cela permet de garantirque les fonds de votre projet sont utiliss raisonnablement et que vousdistribuez les cots de manire quitable. Noubliez pas, dans la mesureo les projets et les sources de nancement changent, vous devezadapter votre formule en consquence.


Q: si nous avons une NICRA,devons-nous quand mmeattribuer nos cots communs plusieurs projets ?

Il est tentant de penser quuneNICRA rsoudra les problmesdattribution des cots communs plusieurs projets. Une NICRApeut simplier la manire dont vousallez tre rembours de vos fraisgnraux pour certains projetsnancs par le Gouvernementamricain. Cependant, si vous avezdes projets nancs par dautresdonateurs, si votre NICRA necouvre que les dpenses de votresige ou si vous voulez vrier quevotre NICRA couvre exactement vosdpenses communes plusieursprojets, vous devrez quand mmeattribuer vos cots communs.Ainsi, que vous ayez ou non uneNICRA, il est bon, en termes degestion, dtablir une politique pourattribuer les dpenses communes plusieurs projets.



Plusieurs bureauxSi votre organisation possde des bureaux des endroits diffrents, vouspouvez dnir des directives gnrales et laisser chaque bureau tablir sapropre politique spcique fonde sur ses projets et ses dpenses. Lespolitiques doivent tre crites car, pendant votre audit annuel, les auditeurs

reverront et compareront votre politique avec votre pratique. Certains projetsse droulant dans plusieurs bureaux tablissent un Protocole dententeformel qui comprend des accords dtaills sur des sujets supplmentaires,comme les actifs communs, les salaires et les ressources humaines. Ceprotocole est particulirement frquent lorsque les diffrentes quipesde projet viennent dunits oprationnelles diffrentes ou dorganisationscompltement diffrentes.

R E F E R E N C E S

Guide des bonnes pratiques enmatire de cots indirects.http://transition.usaid.gov/business/regulations/BestPractices.pdf
http://transition.usaid.gov/business/regulations/BestPractices.pdfhttp://transition.usaid.gov/business/regulations/BestPractices.pdfhttp://transition.usaid.gov/business/regulations/BestPractices.pdfhttp://transition.usaid.gov/business/regulations/BestPractices.pdf


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Q Notre organisation est-elle exempte de payerla TVA et les droits de douane sur les biens etservices achets avec les fonds du Gouvernement

amricain ? Quelles sont les exigences relatives auRapport des impts pays aux pays trangers ?

R Les organisations mettant en uvre des projets dedveloppement nancs par le Gouvernement amricain (USG)

sont exemptes de certains impts et taxes imposs par legouvernement du pays dans lequel elles travaillent. Les exemptionsconcernent la fois les bnciaires principaux et les sous-bnciaires.

Les exemptions spciques et la procdure de demande de rembourse-ment des impts pays sont exposes sparment pour chaque pays dansdes accords bilatraux entre le Gouvernement amricain et les gouverne-ments htes. Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemptions frquentesainsi que les impts que vous pouvez tre tenu de payer. Vous devrez vousrenseigner sur les exemptions et les exigences signicatives dans chacundes pays o votre organisation travaille.

Cette partie fournit des exemples sur le type dinformations dclarer,examine les exigences relatives au Rapport des impts pays aux pays

trangers de lUSAID, que les bnciaires de lUSAID doivent remettrele 16 avril de chaque anne, et propose des suggestions pour le suivi dupaiement et du remboursement des impts an de faciliter ltablissementde votre rapport.

imp don ou xmp dn l pluprd py

La taxe sur la valeur ajoute (TVA) prleve sur les produits de baseachets dans le pays.

Les droits de douane prlevs sur les produits de base imports

dans le pays pour tre utiliss dans des projets nancs par leGouvernement amricain.

imp don ou n p xmp La TVA ou la taxe de vente prleve sur des lments achets

lextrieur du pays hte o vous mettez en uvre votre programmenanc par le Gouvernement amricain. Par exemple, si uneorganisation achte des produits de base en Afrique du Sud pourles utiliser dans son projet nanc par le Gouvernement amricainquelle met en uvre au Mozambique, elle ne sera pas exempte depayer la TVA en Afrique du Sud.

Les organisations dont le sige se trouve en dehors du pays hte,y compris aux tats-Unis ou en Europe, ne sont pas exemptesde la TVA et de la taxe de vente dans leur pays dorigine, que leslments achets soient utiliss au sige ou sur le terrain.

D F I N I T I ON S

TVA: taxe sur la valeur ajoute.Taxe prleve sur lachat de bienset services, similaire la taxe devente aux tats-Unis.

DANS VOTRE ACCORD

La clause concernant le Rapport sur les impts paysaux pays trangers fait partie desclauses standard dun Accordde coopration.

Le Rapport des impts

pays aux pays trangers

doit tre remis le 16 avril de

chaque anne par toutes lesorganisations recevant un

nancement de lUSAID.

Rapport des impts pays aux

pays trangers (TVA)

2.6



aur mp prl pr lgournmn hBien que le Gouvernement amricain essaye dobtenir des exemptions

pour tous les impts prlevs par les gouvernements htes pour lesprojets dassistance ltranger, il existe plusieurs catgories dimptsque vous serez tenu de payer, par exemple :

Les impts prlevs sur les services, y compris sur lhbergement etla location de salles de confrence ;

Les cotisations sociales ; et

La TVA sur les projets non nancs par le Gouvernement amricain.

Assurez-vous de vrier avec la mission nationale et les autres donateursles dtails sur les impts que votre organisation peut tre tenue de payer.

Spcicits de chaque paysChaque pays ngocie son propre accord bilatral avec les tats-Unis,qui inclut des clauses concernant limposition de lassistance amricaine ltranger. Ces clauses traitent gnralement des impts dont voustes exempt et de la faon dont les organisations mettant en uvre desprogrammes nancs par le Gouvernement amricain peuvent recevoirdes remboursements pour tout impt pay. Les procdures dexemptionet de remboursement peuvent normment varier dun pays lautre,mais il est de votre responsabilit de vrier les rgles du pays o voustravaillez avec la mission.

Travaillez avec lquipe du Gouvernement amricain dans le pays pourrpondre aux questions suivantes :

De quels impts suis-je exempt ?

Si je dois payer des impts, quels sont-ils ?

Quelle est la procdure pour obtenir une exemption ouun remboursement ?

La procdure pour obtenir une exemption ou un remboursement diffreselon les pays. Certains pays fournissent des lettres dexemption de TVA montrer au fournisseur au moment de lachat. Dautres requirent quevous payiez la TVA et que vous demandiez ensuite le remboursement,par le biais soit de ladministration scale soit de la mission locale oude lAmbassade.

Contactez lquipe du Gouvernement amricain dans le pays ou votreReprsentant de lOfcier charg des contrats ou Reprsentant delOfcier daccord (COR/AOR) pour obtenir dautres directives.

Rppor d mp py ux py rngrUn Rapport des impts pays aux pays trangers doit tre remis le16 avril de chaque anne par toutes les organisations recevant unnancement de lUSAID. Toutes les organisations recevant des fondsde lUSAID doivent tre en conformit avec les exigences relatives auRapport des impts pays aux pays trangers tablies par lAmbassadeamricaine du pays.

Le but du Rapport des impts pays aux pays trangers est de sassurerque lassistance amricaine ltranger nest pas soumise desimpts et, par consquent, que les fonds sont utiliss aux ns prvues.Le Gouvernement amricain utilise ces rapports pour contrler si lesgouvernements trangers sont bien en conformit avec les modalits deleur accord bilatral.


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Dans la mesure o les

procdures dexemption et

de remboursement varient

dun pays lautre, vriez

avec lquipe dans le pays ou

lAmbassade amricaine du

pays o vous travaillez.

Qu do oumr c rpporToute organisation ayant, au cours du prcdent anne scale, achetau moins pour 500 USD de produits de base avec les fonds duGouvernement amricain ou ayant pay des droits de douane dans le

pays o elle exerce ses activits, doit remettre un rapport annuel surles impts pays aux pays trangers. Ce rapport est exigiblemme sivous navez pas pay dimpts sur ces lments au cours de la priodede dclaration !

Tous les sous-bnciaires de votre subvention dont les achats sechiffrent au moins 500 USD doivent galement suivre les impts quilspayent et les remboursements quils reoivent. Vous devez incorporer lesdonnes de vos sous-bnciaires directement dans votre rapport.

Quels impts dois-je dclarer ?Nincluez les impts pays dans le Rapport des impts pays aux paystrangers que si toutes les conditions suivantes sont regroupes :

Limpt a t pay au gouvernement du pays o vous mettez enuvre le programme.

Le montant de la transaction tait dau moins 500 USD (TVAnon incluse).

Votre organisation est exempte de limpt que vous avez pay (parexemple, si vous ntes pas exempt des impts sur lhbergementdans un pays particulier, alors ne les dclarez pas).

Lachat est li votre projet nanc par le Gouvernement amricain.(Dclarez lachat peu importe que cet achat spcique soit faitavec les fonds du Gouvernement amricain ou quil fasse partie dela contribution du bnciaire, dans la mesure o il est une partielgitime du projet.)

Quand le rapport est-il exigible et quelle priodedoit-il couvrir ?Le Rapport des impts pays aux pays trangers est exigible le 16 avrilde chaque anne. Vous devez dclarer les trois chiffres suivants :

Chiffre A.Impts pays au gouvernement hte au cours deanne fscale prcdent. Ce chiffre comprend la TVA et les droitsde douane.

Chiffre B. Tous les remboursements reus au cours de annefscale prcdent, quelle que soit la date laquelle limpt initial at pay.

Chiffre C. Les remboursements reus pour les impts paysjusquau 31 mars de anne fscale en cours dont vous faitesle rapport.

Le but du Rapport des impts

pays aux pays trangers est

de sassurer que les fonds de

lassistance amricaine

ltranger sont utiliss aux

ns prvues et quils ne sont

pas soumis des impts, et decontrler si les gouvernements

trangers sont bien en

conformit avec les modalits

de leurs accords bilatraux.



Pour simplier votre rapport

annuel, votre organisation doit

dvelopper une procdure de

suivi de la TVA et des droits

de douane pays ainsi quune

procdure de demande et de

rception des remboursements

du gouvernement hte.

O remettre mon rapport et sous quel format ?Remettez le rapport au bureau indiqu dans votre Accord de cooprationdans la clause standard Rapport des impts pays aux pays trangers ou lendroit requis par votre agence de nancement (gnralement

lAmbassade amricaine ou le bureau de gestion nancire de votreagence de nancement dans le pays). Envoyez galement une copie devotre rapport votre AOR/COR.

Il nexiste pas de formulaire standard pour le rapport. Cependant, lerapport doit contenir les informations suivantes :

1. Le nom de votre organisation.2. Le nom du contact avec le numro de tlphone, le numro de fax et

ladresse lectronique.3. Votre ou vos numros daccord.4. Le montant des impts pays aux pays trangers tablis par un

gouvernement tranger pour les achats dune valeur dau moins 500USD nancs avec les fonds du Gouvernement amricain dans le

cadre du ou des accords au cours de lanne scale prcdente.Si vous travaillez dans diffrents pays, dtaillez chaque paysdistinctement. Cependant, si vous travaillez sur diffrents projetsdans un mme pays, vous pouvez dclarer le total des impts pourchaque pays. Seuls les impts pays aux pays trangers tablispar le gouvernement tranger du pays o vous travaillez doiventtre dclars. Les impts pays aux pays trangers tablis par ungouvernement tranger tiers ne doivent pas tre dclars.

5. Dclarez tous les remboursements que vous avez reus au coursde lanne scale prcdente quelle que soit la date laquellelimpt pay aux pays trangers a t tabli. Fournissez galementun chiffre distinct donnant le total des remboursements des imptstablis au cours de lanne scale pour laquelle vous faites le

rapport, et que vous avez reus jusquau 31 mars.

exmplOrganisation : MonONG

Contact : Jane Smith

Tlphone : +255-555-5555. Fax : +255-555-5556.Adresse lectronique :[email protected]

Numro d Accord : XYZ-123

PaysImpts tablis

pendant lAF2008

Total des

remboursementsreus pendant lAF2008

Remboursements

des impts de lAF2008 reus jusquau31 mars

Mozambique US$0 US$500 US$0

Tanzanie US$1,000 US$1,000 US$1,000

Dans cet exemple, lorganisation exerce dans deux pays : le Mozambiqueet la Tanzanie. Les montants dans ce tableau sont des rsumspar pays et ne sont pas diviss par projet ou par sous-bnciaire.Pendant lAF 2008, le Gouvernement mozambicain na tabli aucunimpt pour le bnciaire principal (ou les sous-bnciaires, le cas


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chant). Toutefois, il a rembours lorganisation de 500 USD pour lesimpts tablis avant lAF 2008. Pendant lAF 2008, le Gouvernementtanzanien a tabli 1000 USD dimpts lorganisation, mais a rembourslorganisation en intgralit au 31 mars 2009. Un Rapport des imptspays aux pays trangers distinct doit tre remis pour chaque pays (la

Tanzanie et le Mozambique).

Suivi des paiements et des remboursements de latva d dro d dounVotre organisation doit dvelopper une procdure de suivi de la TVAet des droits de douane pays ainsi quune procdure de demande etde rception des remboursements du gouvernement hte. tablir unetelle procdure simplie grandement votre rapport annuel et vous aide vous assurer que vos fonds sont destins fournir des servicesaux bnciaires.

Pensez aux stratgies suivantes pour suivre vos paiements etremboursements de TVA :

Dveloppez une liste des exemptions et des impts requis demanire ce que chaque personne de votre organisation impliquedans les acquisitions soit informe de la politique suivre. Partagez-la avec les sous-bnciaires galement.

Crez un code spcial dans votre systme de comptabilit an desuivre tous les paiements dimpts dont vous tes exempt. Utilisezce code uniquement pour les impts dont vous tes exempt et nonquand leur paiement est lgitime.

Crez un code spcial dans votre systme pour suivre la rceptiondes remboursements dimpts du gouvernement hte. Assurez-

vous de pouvoir faire le lien entre les remboursements reus et lesentres comptables originales correspondant aux impts pays. Cesera plus facile pour identier les remboursements qui ont t reuset ceux qui ne lont pas t.

tablissez un journal de suivi de la procdure de paiement et deremboursement des impts. Il vous permettra de documenterchaque paiement dimpt et chaque demande et rceptionde remboursement. Vous pouvez galement mettre en placeune politique pour la conservation des copies des reus et desdemandes de remboursement envoyes au gouvernement hteou au bureau du Gouvernement amricain, selon le cas (voirlexemple ci-dessous). Personnalisez votre procdure de manire ce quelle corresponde aux exigences du gouvernement hteet du Gouvernement amricain dans le pays en ce qui concernela remise des demandes et le temps de rponse attendu pour lesremboursements dimpts.

Puisque vos sous-bnciaires doivent galement avoir des achatsde produits de base ou dautres dpenses couvertes par cesclauses, travaillez avec eux pour quils vous remettent leurs rapportsavant la date limite du 16 avril.Ainsi vous aurez sufsamment detemps pour incorporer leurs donnes dans votre rapport. Notezque leurs rapports doivent galement inclure les remboursementsjusquau 31 mars, donc leur date limite de remise devrait se situerentre le 1er et le 15 avril.



Exemple de journal de suivi de TVAVoici un exemple de journal de suivi de vos paiements de TVA, de vosdemandes de remboursement et de vos paiements reus. Vous pouvezcrer un journal de ce genre pour chaque pays dans lequel vous oprez et

le journal peut inclure toutes les demandes relatives ce pays, mme pourdiffrents projets. Vous pouvez galement utiliser ce journal pour suivre lespaiements de TVA pour les transactions infrieures 500 USD des nsdaudit, bien que vous nayez pas les inclure dans votre Rapport des imptspays aux pays trangers requis par lUSAID.

* Vous pouvez suivre vos paiements et vos remboursements en devise locale.

N de

rf. du

syst. de

compta. Date Fournisseur Descr.

Valeur de

lopration

(hors

TVA)* TVA* Proj.

Date de

demande

de remb.

Date de

rception

de remb.

210 23-Oct-07 ABC

Supplies

Ofce

Furniture

$1,200 $120 A 31-Oct-07 15-Jan-08

223 15-Jan-08 DEF Imports HBC Kits $1,000 $100 B 31-Jan-

08

235 02-Feb-08 GHI

Computers

Com-

puters

$2,000 $200 C

236 02-Feb-08 JKL Inc. Printer $500 $50 D

R F R E N C E S

Directives de lUSAID pour leRapport des impts pays auxpays trangershttp://www.usaid.gov/policy/ads/300/302mac.pdf
http://www.usaid.gov/policy/ads/300/302mac.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/300/302mac.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/300/302mac.pdfhttp://www.usaid.gov/policy/ads/300/302mac.pdf


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Demande de fonds du

Gouvernement amricain laidedu formulaire 270 (SF-270)

D F I N I T I ON S

FM : le bureau de gestion nancire devotre agence de nancement.

Revenu du programme : le revenu du

programme est largent gagn par unprogramme pour son propre prot. Il estgnr partir des frais facturs pour desservices ou partir de ventes de produitsde base. Le revenu du programme peutaussi tre gnr partir de la ventedquipements qui avaient t achetsavec les fonds du programme et qui nesont plus ncessaires.

Le revenu du programme est diffrent desactivits rmunratrices, pour lesquellesles bnciaires dun programme gardentles revenus perus.

Q Quand et o devons-nous faire une demandede fonds et combien pouvons-nous demander chaque fois ?

R Le Gouvernement amricain (USG) verse des fonds aux

bnciaires de deux manires diffrentes : 1) en avanantdes fonds ou 2) en remboursant les partenaires une fois quilsont engag leurs dpenses. Votre Accord de coopration et/

ou le bureau de gestion nancire (FM) de lUSAID vous dirigera versle canal de versement que vous tes autoris utiliser.

Pour faire une demande de fonds, vous devez remplir le formulaireSF-270, Demande davance ou de remboursement, et le remettreau FM de votre agence de nancement. Si vous recevez plusieurssubventions de lUSG, vous devez remplir un SF-270 spar pourchacune delles. Une explication dtaille sur la faon de remplir etde remettre le SF-270 vous est prsente ci-aprs.

Dans un premier temps, vous ne pourrez demander des avances defonds que pour un mois la fois. Chaque demande doit correspondreau montant que vous pensez dpenser dans les 30 jours de la priodesuivante. Vous ntes pas autoris demander ou conserver des fonds de secours supplmentaires. Cependant, si une acquisitionparticulire prvue est retarde, vous pouvez conserver ces fondspour le mois suivant. Si une activit est annule, vous pouvezdpenser les fonds pour une autre activit qui gure dans votre plande travail approuv.

Mme si les politiques individuelles dune agence peuvent varier, vousdevrez gnralement remplir le SF-270 et le remettre environ unesemaine avant le mois pour lequel vous demandez des fonds. Le FM

reverra et dterminera le caractre appropri de la demande de fonds.Si votre demande est inhabituelle, comme une demande de fondsanormalement levs pour une prochaine acquisition, il peut tre utilede fournir une explication ou des documents avec votre demande.Les temps de rponse varient selon les agences, mais vous pouvezgnralement vous attendre recevoir les fonds sous une semaine.

Lorsque vous aurez dmontr, pendant une certaine priode, queles fonds que vous demandez sont dpenss de manire efcace etque vous ne les dpensez ni trop rapidement ni trop lentement, vouspourrez tre autoris demander des fonds sur une base trimestrielle.Votre Reprsentant de lOfcier daccord/Reprsentant de lOfciercharg des contrats (AOR/COR) et votre FM le dtermineront enexaminant les donnes de vos Rapports nanciers fdraux SF-425trimestriels et de votre SF-270 pour calculer votre suivi budgtaire etvos taux dabsorption de liquidits.

TLCHARGER LE SF -270

Tlchargez une version PDF duSF-270 surhttp://www.whitehouse.

gov/omb/grants/sf270.pdf.

An de proter de certaines

fonctionnalits de ce formulaire, ycompris les calculs automatiques,assurez-vous davoir la dernireversion dAdobe Reader.Vous pouvez la tlchargergratuitement surhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html.

2.7
http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/grants/sf270.pdfhttp://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/grants/sf270.pdfhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.htmlhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.htmlhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.htmlhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.htmlhttp://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/grants/sf270.pdfhttp://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/grants/sf270.pdf



emr o ncLorsque vous faites une estimation de votre demande, ne divisezpas simplement votre budget annuel en 12 mois ; la place, calculezprcisment ce que vous pensez dpenser le mois suivant. Certains

lments de votre budget peuvent tre diviss en parts gales et rpartisentre les mois (par exemple, les salaires), mais dautres, comme les achatsdquipement durable, peuvent tous survenir le mme mois (au dbut dunprojet par exemple).

Les partenaires qui mettent en uvre des projets avec des sous-bnciaires devraient travailler ensemble an de sassurer que lesdemandes de nancement ainsi que les dpenses sont bien grespour quaucune organisation ne manque de fonds. Pour cela, demandezaux sous-bnciaires de vous fournir leur estimation de nancementtous les mois ou tous les trimestres (aprs approbation). Il peut trejudicieux dtablir avec vos sous- bnciaires une procdure pour lesavances et les remboursements, similaire celle que vous suivez pour le

Gouvernement amricain.

Rmplr l sf-270Le SF-270 est utilis pour faire des demandes davances ou deremboursements au Gouvernement amricain.

Le SF-270 est un formulaire de deux pages : la premire page contientdes espaces pour inscrire vos informations et vos donnes ; la seconde


Dterminer le bon momentpour la remise de vos formulairesSF-270 et SF-425Dans la mesure o le FM utilise lesinformations de votre Rapport nan-cier fdral SF-425, pour traiter votreDemande davance SF-270 , il estimportant de vous assurer que vousavez complt et remis votre SF-425en temps voulu. Mme si vous avezthoriquement jusqu 30 jours aprsla n du trimestre pour remettre leSF-425, attendre autant de tempspeut retarder le processus de traite-ment de votre demande de fonds.

Par consquent, remettez le SF-425le plus tt possible si vous avez unedemande de fonds en attente.

Exigences lies au comptebancaireVotre organisation et vos sous-bnciaires doivent conserver lesfonds du Gouvernement amricainsur des comptes portant intrt,spars de tous les autres fonds.Vous pouvez utiliser un comptene portant pas intrt uniquementsi : 1) votre organisation (ou un

de vos sous-bnciaires) reoitmoins de 120 000 USD de fondsdu Gouvernement amricain paran ; ou 2) un compte portantintrt ncessite un solde crditeurminimum si lev que vous nepouvez pas lutiliser.

Vous pouvez garder jusqu 250USD des intrts perus an decouvrir les frais administratifs. Lesintrts perus au-dessus de 250USD par an doivent tre remis votre agence de nancement.

Surveillez votre plafonddengagement !Le temps de rponse pour letraitement de la demande defonds est assez court conditionque vous ayez sufsamment defonds engags provenant de votresubvention. Si vous faites unedemande de fonds suprieure votre plafond dengagement, votreaccord devra tre modi pourengager des fonds supplmentairesprovenant du montant de votre

subvention avant que le FM nepuisse traiter votre SF-270.


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Le Gouvernement amricain

verse des fonds pour les

bnciaires de deux maniresdiffrentes : 1) en avanant des

fonds ou 2) en remboursant les

partenaires une fois quils ont

engag leurs dpenses.

page est ddie la signature et contient les instructions sur la manirede remplir ce formulaire.

Sur la premire page, il y a trois sections principales : la sectionsuprieure ddie aux informations concernant votre subvention et votre

demande ; la section centrale dans laquelle vous calculez votre avanceou votre remboursement ; et la troisime section ddie aux demandesdavances uniquement.

Pr uprurVoici quelques astuces pour les sections cls.

Case 1(a) : le type de paiement demand sera une avance(advance), un remboursement (reimbursement) ou une combinaisondes deux.

Case 1(b) : pour toutes les demandes autres que la demande nale la n de votre subvention, slectionnez paiement partiel (partial).

Case 2 : la base de la demande (basis of request) dpend du typede systme de comptabilit que vous utilisez.

Case 8 : la priode couverte par cette demande (period covered bythis request) doit tre dun mois civil (par exemple, du 1er janvier2012 au 31 janvier 2012), sauf indication contraire du FM.

Aprs avoir complt la partie suprieure, vous devez dterminer si vousremplissez toute la zone de calcul dans la partie centrale du formulaire oula zone de calcul simplieAdvances Only(Avances uniquement) au basdu formulaire.

Remplissez toute la zone de calcul si une partie des fonds demandsinclut un remboursement. Vous devez galement remplir toute la zone decalcul si vous avez un revenu du programme.

Si vous ne faites pas de demande de remboursement et si vous navezpas de revenu du programme, vous pouvez passer la partie AdvancesOnly(Avances uniquement), dcrite la page suivante.

Zon d clculLa premire zone de calcul comprend trois colonnes (a-c) et une colonneTotal. Il nest pas ncessaire de diviser votre demande de fonds entre cescolonnes, sauf indication contraire de votre AOR/COR ou de votre FM.

Les calculs (lignes a-j) sont expliqus et illustrs la page suivante.

Il est dans votre meilleur intrt desurveiller de prs votre montantengag. Ds que vous avez dpens75 % de votre montant engag,

contactez votre AOR/COR ainsique votre Responsable dactivitet demandez ce que des fondssupplmentaires soient engags.(Pour plus dinformations sur le suivide votre montant engag, consultezlencadr Diffrence entre montantengag et subvention dans lasection 2.2 de Gestion nancire-Calcul du suivi budgtaire et du tauxdabsorption de liquidits.)



Dans un premier temps,

vous ne pouvez demander des

avances de fonds que pour

un mois la fois. Une fois

que vous aurez dmontr

que vous dpensez les fonds

de manire efficace, votre

organisme donateur vous

permettra de demander des

avances chaque trimestre.

En gnral, vous serez tenu

de remplir le SF-270 et de

le soumettre au plus tt une

semaine avant le mois pour

lequel vous demandez des fonds.

a. Total program outlays to date (Total des dpenses du programme ce jour) : toutes les dpenses effectues dans le cadre de votreprogramme, y compris la contribution du bnciaire, jusquau dbutde la priode de demande. En dautres termes, si votre demandeconcerne la priode du 1er au 31 janvier 2009, indiquez le total desdpenses au 31 dcembre 2008.

b. Less: cumulative program income (Moins : cumul des revenus duprogramme) : si votre programme a peru un revenu du programme,saisissez-le ici.

c. Net program outlays (Dpenses nettes du programme) (ligne a moinsligne b).

d. Estimated cash outlays for advance period (Dcaissements estimspour la priode vise): combien vous estimez vos besoins pour lapriode vise (dans notre exemple, du 1er au 31 janvier 2009). Tousles fonds ncessaires (y compris la contribution du bnciaire),quelle que soit lencaisse dont vous disposez.

e. Total (somme des lignes c et d).

f. Non-federal share of amount on line e (Part non fdrale du montantgurant dans la ligne e) : toutes les anciennes contributions dubnciaire et toutes les contributions du bnciaire que vousprvoyez dapporter pendant la priode vise. (Si vous ntes passr du montant de la contribution du bnciaire que vous pourrezengager pendant la priode vise, vous pouvez indiquer 0 USD dansvotre SF-270, condition de rendre compte correctement du montantrel de la contribution du bnciaire dans votre prochain SF-425.)

g. Federal share of amount on line e (Part fdrale du montantgurant dans la ligne e): montant total que vous avez demand auGouvernement amricain pour ce projet ce jour, y compris les fondsdemands pour la priode vise.

h. Federal payments previously requested (Paiements fdrauxprcdemment demands) : somme du nancement total que vousavez demand au Gouvernement amricain ce jour.


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i. Federal share now requested (Part fdrale demande ici) (ligneg moins ligne h) : le rsultat sera le montant total des fonds duGouvernement amricain dont vous avez besoin pour le mois suivant(priode de demande), moins les fonds du Gouvernement amricainnon dpenss dont vous disposez.

j. Advances required by month (Avances mensuelles demandes) :la dernire ligne est utilise uniquement lorsque vous demandezdes fonds sur une base trimestrielle, mais vous recevez desversements mensuels.

Avances uniquementPour remplir le tableau de calcul pour les avances uniquement (advancesonly) (voir case 12), calculez le montant des fonds dont vous aurezbesoin pour le mois suivant et soustrayez le montant des fonds duGouvernement amricain non dpenss que vous avez conservs devotre avance prcdente, du montant que vous demandez pour cettepriode. Pendant la priode prcdente, si vous avez dpens plus que

lavance qui vous a t octroye, la partie de fonds restants non dpensspeut afcher un montant ngatif.

Rmr or sf-270Une fois que vous avez rempli la premire page, faites dater et signer ladeuxime page par votre directeur de projet ou par lautorit comptentedans votre organisation. Puis, scannez et envoyez le formulaire parcourrier lectronique votre FM, ainsi quune copie votre AOR/COR etau Responsable dactivit de lUSAID/Washington. Les bnciaires delUSAID peuvent galement envoyer le formulaire par courrier lectronique ei@usaid. gov lattention du FM. Faites toujours une copie pour vos

dossiers puis envoyez loriginal par courrier au FM. Si votre FM ne vousa pas contact sous quelques jours, envoyez-lui un courrier lectroniqueainsi qu votre AOR/COR pour vous assurer quil a reu votre demande.

R F R E N C E S

SF-270, Demande davance ou de

remboursementhttp://www.whitehouse.gov/sites/default/les/omb/grants
http://tinyurl.com/26246fhttp://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/grants/sf270.pdfhttp://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/grants/sf270.pdfhttp://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/grants/sf270.pdfhttp://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/grants/sf270.pdfhttp://tinyurl.com/26246f



Q Comment devons-nous complter le SF-425 etquand doit-il tre remis ?

R Le Rapport nancier fdral (FFR), souvent appel SF-425,reprsente un instantan de votre situation quant votresubvention et suit combien slve la contribution du

bnciaire de votre organisation. Le SF-425 complt doit tre remis tousles trimestres au bureau de gestion nancire (FM) de votre agencede nancement.

Rmplr l sf-425La section suivante donne des conseils pour vous aider remplir leformulaire. Ces informations ne prtendent pas remplacer les instructionsdu Gouvernement amricain que lon trouve en ligne ou les conseilsdonns par votre FM. Ces conseils visent plutt traiter les questionsque les utilisateurs peuvent se poser en remplissant ce formulaire pour lapremire fois.

Utilisez un SF-425 diffrent pour le rapport trimestriel de chaque Accordde coopration. Tlchargez une version PDF du SF-425. Commencezpar remplir la partie suprieure. Des informations de base vous sontdemandes sur votre organisation, votre subvention et la priode couvertepar ce rapport.

Pr uprur du sf-425

Les chiffres de la liste suivante correspondent aux espaces videsnumrots dans le SF-425.

1. Federal Agency and Organizational Element to Which Report isSubmitted(Agence fdrale et composante organisationnelle qui le rapport est remis) : lUSAID ou un autre bailleur de fonds duGouvernement amricain.

2. Federal Grant or Other Identifying Number Assigned by FederalAgency(Numro de subvention fdrale ou autre numrodidentication attribu par lagence fdrale) : insrez le numrodidentication de votre Accord de coopration, qui doit ressembler lexemple suivant XXX-A-00-09-00XXX-00, et que vous pouveztrouver sur la premire page de votre accord.

SF-425 : complter votre

formulaire de rapport nancier duGouvernement amricainD F I N I T I ON S

FFR : Rapport nancier fdral,galement appel SF-425.

FM : le bureau de gestion nancirede lUSAID.

Montant engag : le montantque le Gouvernement amricain aconsacr au projet au moment o lasubvention a t accorde, ce qui peutcorrespondre au montant total de lasubvention ou une partie du montantde la subvention. En dautres termes, ilsagit du montant disponible que votreorganisation peut dpenser pour leprojet ce moment prcis.

Contribution du bnfciaire : la partdes cots du projet ou du programme

non prise en charge par lUSAID. Il peutsagir de contributions en espces ouen nature. Dans le formulaire 425, elleest appele Recipient share .

USG : Gouvernement amricain

TLCHARGER LE SF -425

Tlchargez une version PDF duSF-425 surhttp://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_ll.pdf.

An de proter de certaines

fonctionnalits du formulaire, ycompris les calculs automatiques,assurez-vous davoir la dernire

version dAdobe Reader,disponible surhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html.

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http://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdfhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.htmlhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.htmlhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.htmlhttp://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.htmlhttp://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdf


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4b. EIN(NIE) : numro didentication de lemployeur, uniquement pourles bnciaires amricains.

5. Recipient Account Number or Identifying Number(Numro decompte ou numro didentication du bnciaire) : ce numroest pour votre usage personnel et nest pas demand par leGouvernement amricain.

7. Basis of Accounting (Mthode de comptabilit) : votre comptableou votre responsable nancier saura si vos rapports se basent surune comptabilit de caisse ou sur une comptabilit dexercice.

8. Project/Grant Period(Priode du projet/de la subvention) : dates dedbut et de n de votre subvention.

9. Reporting Period End Date (Date de n de la priode dedclaration) : la date de chaque rapport dpend du trimestre quevous couvrez :

1er trimestre : 31 dcembre 2e trimestre : 31 mars 3e trimestre : 30 juin 4e trimestre : 30 septembre.

Ensuite, remplissez la partie centrale, qui contient les calculs principauxexposs ci-dessous. Certains chiffres seront calculs automatiquementsi vous utilisez Adobe Reader. Une fois que vous avez ni, revriez cettepartie pour vous assurer que tous les calculs sont corrects.

Pr cnrl du sf-425

Section 10 : transactions (oprations)Federal cash (oprations de trsorerie fdrales)

a. Cash Receipts (Encaissements) : entrez le montant total des fondsrels reus du Gouvernement amricain (avant dduction des fraisbancaires et des autres frais) jusqu la date de n de la priode dedclaration prcise la ligne 9.

b. Cash Disbursements (Dcaissements) : entrez le montantcumul des paiements en espces et par chque jusqu la datede n de la priode de dclaration. Ce total inclut la sommedargent dpense pour les biens et services, les avances detrsorerie et les paiements effectus aux sous-bnciaires etaux entrepreneurs ainsi que le montant des dpenses indirectes

imputes sur la subvention.

c. Cash on Hand(Encaisse) : inscrivez le montant de la ligne 10amoins la ligne 10b.



Federal Expenditures and Unobligated Balance (Dpenses fdrales etsolde disponible)

d. Total Federal funds authorized(Total des fonds fdraux autoriss) :inscrivez le montant total de la subvention. Il fait rfrence au

Montant total des fonds de lUSAID estims rpertori dansvotre Accord de coopration. Si ce montant a t revu par unemodication, veuillez utiliser le montant stipul sur la modication.

e. Federal share of expenditures (Part fdrale des dpenses) : entrez lemontant des dpenses.

f. Federal share of unliquidated obligations (Part fdrale des montantsengags non rgls) : inscrivez le montant total des fonds engagspar lUSAID non dpenss jusqu la date de n de la priodede dclaration. Ce montant doit tre calcul en soustrayant lacontribution du Gouvernement amricain aux dpenses, ligne 10e,du montant engag actuel tel que rpertori dans la modication laplus rcente.

g. Total Federal share (Part fdrale totale) : inscrivez le montant enadditionnant la ligne 10e et la ligne 10f. Ce montant sera gal au totaldes fonds du Gouvernement amricain engags la date de n de lapriode de dclaration.

h. Unobligated balance of Federal funds (Solde disponible des fondsfdraux) : soustrayez la ligne 10g de la ligne 10d.

Recipient share (contribution du bnciaire)

i. Total recipient share required(Contribution totale du bnciairerequise) : inscrivez le total requis de la contribution du bnciairetel que rpertori dans lAccord de coopration. Si ce montant a t

revu par une modication, veuillez utiliser le montant stipul surla modication.

j. Recipient share of expenditures (Contribution du bnciaire auxdpenses) : inscrivez le montant de la contribution du bnciaireaux dpenses pendant la priode de dclaration.

k. Remaining recipient share to be provided(Contribution dubnciaire restante apporter) : inscrivez le montant en soustrayantla ligne 10j de la ligne 10i.

Program income (revenu du programme)Si votre accord autorise la prise en compte du revenu du programme,veuillez vous rfrer aux instructions dtailles sur la faon de remplir les

lignes 10l 10o sur http://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_forms/ffr_instructions.pdf

Ensuite, remplissez la partie infrieure, qui contient les calculs principauxexposs ci-dessous. Certains chiffres seront calculs automatiquementsi vous utilisez Adobe Reader. Une fois que vous avez ni, revriez cettepartie pour vous assurer que tous les calculs sont corrects.

Enn, la partie infrieure contient les informations sur les dpensesindirectes et la signature. Tous les documents doivent tre signs par unordonnateur autoris.


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Pr nrur du sf-425

Section 11 : indirect expense (Dpense indirecte)

Ne compltez ces informations que si le Gouvernement amricain lerequiert et conformment votre Accord de coopration.

b. Rate (Taux) : entrez le/les taux de cots indirects en vigueur durantla priode de dclaration.

d. Base (Assiette) : entrez le montant total auquel le taux indirectest appliqu.

e. Amount Charged(Montant imput) : entrez le montant des cotsindirects imputs pendant le dlai indiqu.

Section 13 : certication/submission (attestation et remise)

Une fois que vous avez ni, revriez cette partie pour vous assurer quetous les calculs sont corrects. Saisissez le nom du signataire autoris(13a), faites le signer le formulaire (13b), donnez ses coordonnes

(13c/13d) et datez le formulaire (13e). Ensuite, scannez et envoyez leformulaire par courrier lectronique votre FM ladresse [email protected],ainsi quune copie votre Reprsentant de lOfcier daccord (AOR).Gardez toujours une copie pour votre dossier puis envoyez loriginal parcourrier votre FM. Si vous ne recevez pas de rponse de votre FM dansles 10 jours, relancez-le pour vous assurer que le formulaire a bient reu.

Dates dexigibilit pour la remise du SF-425Bien que chaque Accord de coopration soit diffrent, la plupart desbnciaires sont tenus de remettre les Rapports nanciers fdraux30 jours aprs la n dun trimestre, en se basant sur lanne scale duGouvernement amricain (du 1er octobre au 30 septembre). Le tableau

ci-dessous rpertorie les dates dexigibilit pour chaque trimestre et lapriode couverte par chaque rapport. Vriez votre Accord de cooprationpour vous assurer que ces informations sappliquent votre cas.

Priode Exigibilit Priode couverte

Trimestre 1 30 jan. 1er oct. au 31 dc.(de lanne civile prcdente)

Trimestre 2 30 avr. 1er jan. au 31 mars

Trimestre 3 30 juil. 1er avr. au 30 juin

Trimestre 4 30 oct. 1er juil. au 30 sept.

Rapport nancier nal 90 jours aprs lan de la subvention

Toute la dure de lasubvention

R F R E N C E S

Rapport nancier fdral SF-425

http://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_ll.pdf

Instructions dtailles pour remplir leRapport nancier fdral SF-425

http://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_forms/ffr_

instructions.pdf
http://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_forms/ffr_instructions.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_forms/ffr_instructions.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_forms/ffr_instructions.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_forms/ffr_instructions.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_forms/ffr_instructions.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_forms/ffr_instructions.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdfhttp://www.whitehouse.gov/omb/assets/grants_forms/ff_report_fill.pdf



Exigences en matire daudit

annuel : questions et rponsesD F I N I T I ON S

ADS : le Systme de directivesautomatis, qui englobe la totalit desrglementations de lUSAID. Il comprendgalement des propositions de proc-dures, qui ne sont donc pas obligatoires,et des liens vers des exemples debonnes pratiques.

Cot admissible : un cot

engag considr comme une chargeadmise pour le Gouvernement amricain.

Audit : un examen et une vricationindpendants du systme, des archives etdes activits.

Constatation : tout(e) erreur, exception,cart ou manque dtect(e) par unauditeur la suite de lexamen deslments probants de laudit. Lesconstatations se rapportent gnralement(a) la conformit aux politiques,procdures et exigences lgales, (b)

ladquation et lefcacit des contrleset/ou (c) lefcience et lefcacit deladministration.

Anne fscale : parfois appel exercicenancier ou le cycle budgtaire annuel ;une priode utilise par les organisationspour calculer les tats nanciers annuels.Il peut correspondre ou non lannecivile, cest--dire du 1er janvier au 31dcembre. Lanne scaler du Gouverne-ment amricain couvre une priode de 12mois qui commence le 1er octobre et setermine le 30 septembre.

Dcisions de la direction : lvaluationdune recommandation par la directionet une dcision sur la ligne de conduiteapproprie adopter.

OMB : le Bureau de la gestion et dubudget (OMB) est lune des agencesdu pouvoir excutif du Gouvernementamricain. Entre autres fonctions, lOMBest charg dvaluer lefcacit desprogrammes, politiques et procduresde lagence, dvaluer les demandesde nancement concurrentes entre les

agences et de dnir les prioritsde nancement.

Q Quest-ce quun audit annuel et commentfonctionne la procdure daudit ?

R Un audit est un examen et une vrication indpendants dessystmes, des archives et des activits dune organisation. Denombreux donateurs exigen