Comment Organiser Un Café Urbain

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  • 7/26/2019 Comment Organiser Un Caf Urbain

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    Cafurbain: mode demploiQuest-ce quun Cafurbain?

    Cette appellation dsigne une srie de rencontres pouvant tre organises chaque anne par un ouplusieurs organismes communautaires ou une table de concertation de quartier. Ces rencontres ont comme

    objectifs daborder collectivement lamnagement dun quartier, de livrer des informations et des notions debase en urbanisme et en environnement. Elles peuvent se drouler dans les locaux dun organismecommunautaire ou dans diffrents restaurants, cafs et autres lieux publics dun quartier.

    Fixes ou itinrantes, ces rencontres prennent diffrentes formes : confrence, rencontre-change ou panelde discussion, atelier pratique. Des thmatiques sociales telles que la scurit alimentaire, la pauvret, la

    pertinence de logements vraiment abordables et le dclin dmographique des familles peuvent aussi treabordes dans ce cadre. Lchange dexpertises, la circulation de linformation, la mise en valeur desressources du milieu, linitiation diffrents moyens et outils danimation, permettant aux citoyens de

    simpliquer dans lamlioration du cadre bti et de leur qualit de vie, sont ainsi favoriss.

    Veuillez noter que lappellation du Caf urbain a t emprunte, avec sa permission, Normand Robert, lanciencoordonnateur de la Table damnagement du quartier (TAQ) Hochelaga-Maisonneuve.

    (Source : carton de promotion des cafs urbains de Rosemont, mai 2006)

    Sminaire Mobiliser son milieu autrement Claude Champagne 2008

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    Comment organiser un CafurbainAvant

    1- Contacter ou rencontrer des personnes cls de certains organismes en matiredenvironnement et durbanisme afin de connatre leurs dossiers, leurs expertises, leurs

    ressources.1

    Mise en garde : bien que pertinentes et indispensables, ces ressources of frent bien souvent des contenus murmur qui ne sauraient remplacer la connaissance part iculire du mil ieu, la saveur locale et lexpert isedveloppe sur le terrain que nous gagnons toujours connatre.

    2- Se doter dun minimum de documentation su r les sujets traits (voir : biblio graphies

    suggres) et consulter rgulirement les diffrents sites Internet afin dtre jour.

    3- Travailler en concertation avec une table de quartier, contacter ou rencontrer des

    personnes-ressources ou des organismes du milieu pour les consulter sur le contenu proposer lors de llaboration dune programmation annuelle, solliciter leur expertise, leur

    prsence et leur collaboration la mobil isation.2

    4- Inviter les personnes-ressources via un courrier lectronique et un appel tlphonique.

    Vrifier leur intrt et leur disponibilit. Demandez-leur denvoyer lavance un courtdescriptif qui facilitera leur prsentation au dbut de la rencontre envisage.

    5- Procder au reprage du lieu physique envisag pour la rencontre (nombre de places,accessibilit aux personnes handicapes) et des commodits offertes (clairage, priseslectriques, micros et systme de sonorisation, cran, tableau ou multi -feuilles) afin dtre

    bien certain de disposer dune bonne organisation. Vrifier et confirmer les disponibi lits dulieu envisag avec le ou la propritaire de lendroit.

    Suggest ion : const ituer lavance une banque dendroits uti liser et varier les lieux qui doivent toutefois treaccessibles. Lexprience nous dmontre que les propritaires de restaurants sont assez ouverts atti rer uneclientle les soirs qui sont plutt tranquil les ( les lundis, mardis et mercredis).

    6- Prvoir le repas et le caf sur place, sinon apporter une cafetire et du matriel pour unecollation ou faire venir un traiteur.

    7- Rdiger un feuillet de promotion de chaque rencontre en y incluant les items suivants : ti treattrayant autant que possible du thme envisag (viter le langage trop spcialis), objectifset publics viss, nomenclature des personnes-ressources avec le titre exact de leur fonction

    et de leur lieu dancrage, rsum du contenu, date et lieu.

    1 Exemples : Centre dcologie urbaine de Montral, Conseil rgional en environnement (CRE) de Montral, dpartementsuniversitaires, Socit de transport de Montral (STM), Vlo-Qubec, Transport 2000, Greenpeace, Hritage Montral, Comit

    de Zone dintervention protge (ZIP) Jacques-Cartier, Direction de sant publique, etc.

    2 Exemples : Conseil de dveloppement communautaire (CDC) ou table de concertation de quartier, organisateur ou

    organisatrice communautaire dun Centre de sant et de services sociaux (CSSS), collectif en environnement ouenvironnementalistes, atelier dhistoire, comit logement, ressources ou expertises de larrondissement, organismescommunautaires.

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    8- Soumettre le programme dactivits au conseil dadministration ou lassemble gnrale

    de la table de concertation de quartier. Corriger ou bonifier les feuillets descriptifs depromotion des rencontres des Cafs urbainssuite aux commentaires mis et reus.

    9- Envoyer des feuilles descriptives des Cafs urbainspar la voie du courrier ou du bulletin

    lectronique envoy aux membres individuels et collectifs de la table de quartier. Demanderaux organismes membres dafficher cette feuille sur leur babillard afin den informer et demobiliser leurs propres membres et bnvoles.

    10-Envoyer un communiqu aux mdias locaux au moins une semaine avant la tenue de larencontre et dans le respect des heures de tombe, de faon ce que ce communiquparaisse quelques jours avant la tenue de lactivit. Inviter unE journaliste et unE

    photographe tre prsentE lvnement. Une semaine ou quelques jours avant :procder aussi un rappel de cette rencontre via un bref communiqu envoy par le biais

    du courrier lectronique et/ou dun appel tlphonique.

    11-Produire une feuille horaire et une liste de prsence. Reproduire des documents appropris

    et pertinents. Les insrer dans un dossier, sil y a lieu.

    Pendant(pour plus de dtails : lire la page suivante sur lanimation et la prise de notes)

    12-Faire circuler, au dbut de la rencontre, une feuille de prsence. Celle-ci devrait comprendrele nom et les coordonnes des personnes prsentes (adresse courriel et civique, numro de

    tlphone) afin que vous puissiez leur envoyer des informations subsquentes et lesrelancer pour les inviter participer dautres rencontres. Procder au mot de bienvenue,

    la prsentation du thme, des personnes-ressources, des participants et des participantes.

    Aprs

    13-Envoyer une lettre de remerciements aux personnes-ressources inv ites (et votre hte, sivous le souhaitez). Celle-ci sera jointe lenvoi dun compte-rendu de la rencontre. Faire

    valider auparavant son contenu par ces dernires ainsi que la personne qui coordonne latable de concertation de quartier ou lorganisme qui organise ce type de rencontres.Produire et envoyer un communiqu rsumant les faits et le contenu de la rencontre (y

    joindre une photo (s i le photographe du journal local ne s est pas dplac).

    14-Conserver ces notes dans les archives de la table de concertation ou lorganisme qui

    organise ces rencontres afin den garder une trace et de perptuer une certaine mmoirecollective. Constituer un dossier spcial intitul Cafs urbains. Qui sait? Ces informationsainsi conserves pourraient tre transmises ultrieurement et servir toute personnedsireuse de sengager et damliorer la qualit de vie de son milieu.

    Sminaire Mobiliser son milieu autrement Claude Champagne

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    Lanimation dun Cafurbain

    Le rle de lanimateur ou de lanimatrice de la rencontre consiste bien camper le sujet de la soire

    et les enjeux sous-jacents, prsenter la table de concertation du quartier ou lorganisme quiorganise cette rencontre, donner une chance aux personnes-ressources i nvites de b ien exposer

    leur point de vue, de permettre toutes les personnes prsentes de poser des questions et de fairepart de leurs commentaires. Ne vous gnez pour cder la parole lunE plutt qu unE autre quisest dj exprim maintes reprises.

    Nhsitez pas non plus interrompre lune des personnes-ressources si le langage utilis est tropspcialis. Faites-le en lui demandant de reformuler, de concrtiser ou de prciser sa pense,

    exemple lappui, ou en lui posant une question dont vous croyez que la salle serait satisfaitedobtenir une rponse. Bien prpare, la personne responsable de lanimation demeure unEgnraliste et doit donc se mettre dans la peau dunE participantE moyenNE et non dunE

    spcialiste.

    Enfin, 10 minutes avant la fin de la rencontre, procdez lvaluation de celle-ci avec les personnesprsentes. Vous pourrez ainsi prendre en note leurs suggestions et mettre en uvre ultrieurementles changements souhaits et souhaitables. Lors de la dernire rencontre annuelle avant lt, uncourt sondage sur les thmes souhaits pourrait tre distr ibu afin din fluencer la programmation

    de lanne suivante.

    La prise de notes

    Nous vous suggrons fortement de prvoir une personne qui se consacrera uniquement prendre

    des notes durant la rencontre. Cette personne pourra les complter en les comparant ensuite celles prises par la personne responsable de lanimation. Le compte-rendu produit devrait ltre

    idalement deux semaines aprs la rencontre afin de pouvoir lenvoyer le plus rapidement possibleaux personnes prsentes et aux personnes-ressources invites. Profitez de lintrt que cela asuscit, surtout si des actions doivent tre entreprises subsquemment. De telles notes peuventfaire aussi lobjet dun communiqu qui pourrait tre envoy aux mdias locaux.

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    Organiser un Cafurbain laide dun comit

    Le mode demploi prcdent peut trs bien se raliser seul ou laide dune autre personne pour la

    prise de notes, lorganisation logistique, la promotion et le suivi.

    Nous avons toutefois expriment lorganisation dun tel Caf laide dun comit organisateur.Bien que cela puisse prsenter, premire vue, le dsavantage de prendre plus de temps et doffrirmoins de souplesse, cette formule prsente au contraire plusieurs avantages :

    Mieux valent plusieurs ttes quune seule pour dvelopper un contenu, prparer des questions,

    amasser des suggestions.

    Cela permet de solliciter et de mobiliser diverses expertises du milieu autour du partage et de laralisation de tches bien concrtes. Nous risquons moins de laisser chapper des

    informations, des faits et des ressources provenant du milieu, augmentant ainsi notre capacit dvelopper un leadership collectif.

    La mobilisation se dveloppe dans le plaisir de collaborer et doffrir ses propres ressources.Cela favorise une meilleure connaissance des uns et des autres, tout en suscitant le plaisir de

    travailler ensemble.

    Lorganisation dune telle activit ne repose pas sur les seules paules dun individu qui, sil

    devait quitter le mil ieu un jour ou lautre, ne laissera pas celui-ci sans ressource. Il y a toujourstrop de tches accomplir pour une seule personne. Celles-ci sont assez nombreuses et

    varies pour qui l y en ait pour tout le monde : information et promotion, rappels tlphoniques,dcoration et prparation du local, organisation de laccueil, animation et sout ien celle-ci (co-animation, partage de prsentations, prparation de questions, collecte dinformations), prise de

    notes, bilan.

    Ralises plusieurs, ces diverses activits prsentent bien souvent une meilleure qualit et un

    plus grand professionnalisme, en plus doffrir un attrait exemplaire quant aux avantages recueillir de la concertation.

    Enfin, tout le monde trouve son compte voir souligner sa collaboration auprs des autres

    organisations du milieu. Certaines pourront mme profiter de cette rencontre pour recruter de

    nouveaux membres, dpendant du thme abord!

    Sminaire Mobiliser son milieu autrement Claude Champagne

  • 7/26/2019 Comment Organiser Un Caf Urbain

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    Comment maximiser lemploi du temps dj fort charg :

    1- Organiser une rencontre de prparation en groupe (dure : trois heures) : objectifs viss,

    suggestions de personnes-ressources et du scnario du droulement de la rencontre, revuedes tches affrentes lorganisation de lvnement et partage de ces tches, identification

    de deux trois organismes pour faire partie dun comit organisateur et qui assureront uneplus grande mobilisation de leurs propres membres, bnvoles, utilisateurs oubnficiaires.

    2- Dsigner une personne responsable de lvnement : p roducti on de la feuille descriptive duCaf, reprage des lieux et entente avec le ou la propritaire, distribution, supervision etsuivi des tches, rencontre avec lanimateur ou lanimatrice de la rencontre (quand ce nestpas lui ou elle qui en est responsable), clairage, appareils audiovisuel et informatique. Pourtout problme survenant en cours de route ou pour obtenir une information

    supplmentaire : rappel tlphonique ou envoi dun courrier lectronique cette personne.

    3-

    Prvoir une autre personne (de prfrence, lagentE de bureau ou la personne coordonnantla table de concertation de quartier ou de lorganisme responsable) : envoi de la feuilledescriptive du Caf, rdaction du communiqu, production du message dappeltlphonique, commande au traiteur (sil y a lieu). Vaut mieux avoir toujours la mme

    personne qui contacte les mdias locaux afin de dvelopper une relation de confiance quisoit professionnelle. Il est prfrable quune autre personne agisse comme soutien

    technique pour la logistique : accueil, dcoration, matriel et transport.

    Enfin, une petite quipe de deux trois personnes, du type organisation lectorale, pour

    appeler (ou rappeler) les partic ipants des anciens Cafs urbains, savre idale.

    4-

    La journe ou le soir mme : arriver une heure avant, mettre en place laccueil, dcorer leslieux (ne pas oublier les symboles didentification importants comme le logo de la table deconcertation de quartier ou de lorganisme responsable de cet vnement), test de son etdimage.

    5- Procder un bilan de lvnement lors dune courte rencontre dune heure une heure

    trente minutes. Pourquoi ne pas dner ensemble ou prendre un apritif aprs les heuresnormales de travail pour clbrer et se fliciter davoir contribu au succs de lvnement,tirer des leons de son chec ou de son succs afin de faire mieux la prochaine fois?

    6- En conclusion : planifier un minimum de deux rencontres (4 heures et trente minutes au

    maximum), une prsence plus grande lvnement (5 heures au lieu de trois) afin dyapporter son soutien et un minimum de deux trois heures pour la ralisation de certainestches, pour un grand total de deux journes de travail. Un bel investissement en temps,peu lourd et peu coteux pour ce que cela rapporte!