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Comment rédiger une fiche de poste ?
Une méthodologie à connaitre.
Préambule
La description des fonctions au sein de l’établissement permet de définir les attentes de chef d’établissement
en délimitant clairement les compétences requises et les responsabilités de ses collaborateurs. Rédiger les
définitions de fonctions permet d’avoir une vision claire sur son organisation au sein de l’établissement, de
l’activité : de la contribution de chaque salarié et des compétences nécessaires pour occuper ces postes.
C’est un pouvoir du chef d’établissement, un outil de gestion de ressources humaines et cela facilite la
définition de l'organigramme de l'établissement.
Chaque personne, au sein de l’établissement, doit avoir sa propre fiche de poste.
Un poste peut évoluer, se modifier, il faut alors redéfinir la description de poste. Il ne faut pas oublier de
dater la description de poste et d’indiquer "document non contractuel susceptible de modifications". C’est un
document de référence non personnalisé. Elle décrit le poste et non la personne qui l’occupe. Il n’y figure
donc pas de nom ou de signature du collaborateur.
Pour rédiger une fiche de poste, il convient tout d’abord de recenser les missions exercées sur le poste à
l’instant T, c’est la photographie du poste actuel. Elle doit être précise tout en étant concise.
Il appartient au chef d’établissement de veiller à ce que toutes les descriptions de poste de son établissement
soient à jour.
Pour les collaborateurs déjà en poste, il est prudent d’associer la personne qui occupe ce poste pour avoir
une réflexion conjointe sur toutes les dimensions du poste. C’est un moment privilégié de communication
pour parler de son poste. Il est préférable que le supérieur hiérarchique direct et le responsable du poste
préparent individuellement la rédaction de la fiche de poste pour ensuite se réunir et la mettre en commun. Il
faut au préalable rappeler à l’intéressé ce qu’est une description de poste et comment la remplir.
Pour un recrutement, c’est un outil précieux, la description de fonction permet ainsi de recentrer la recherche
sur les véritables pré-requis du poste, et non sur le remplacement de telle ou telle personne, qui présentait
des compétences particulières.
Il est rappelé dans la convention que cette fiche de poste doit être remise à l'arrivée d'un nouveau
collaborateur.
Description de poste
INTITULE DE FONCTION Indiquer le nom couramment utilisé pour désigner le poste
Finalité du poste
Sous l'autorité du chef d'établissement coordinateur ou du secrétaire général, le .... (mettre le nom de
l’intitulé de fonction) assure (décrire la mission principale à remplir, en une phrase à quoi ce poste sert-il
dans l’établissement ? ). Ces activités sont à réaliser dans un état d’esprit respectueux du caractère propre et
du projet éducatif de l’établissement.
Missions principales
Pour décrire les missions principales, il faut utiliser des verbes d’action, les quantifier (250 élèves, familles
gestion des 75 dossiers enseignants, encadrement de 80 élèves, etc)
Il faut insister sur les contraintes propres au poste, la variation de travail dans nos établissements entre le
début et la fin d'année, les difficultés d’interruption liées au passage des élèves, appels des parents, etc
Il est possible d’ajouter une phrase, en cas d’absence du collègue, peut être amené à ….
Mission 1
• Assurer
• Suivre
• Elaborer
• Préparer
• Procéder
• Accompagner
Mission 2
• Définir • Organiser • Garantir • Participer • Contribuer
Mission 3 Pour les cadres
• Gérer
• Diriger • Décider • Contrôler • Animer • Négocier • Conseiller • Former
Exemples : Vérifier les documents d’inscription, les trier, les classer, saisir les fiches familles et
élèves sur Charlemagne, saisir et suivre les dossiers de bourse, assurer l’accueil physique et
téléphonique de l’établissement, gérer les passages au self …, suivre les retards/absences et alerter
les parents
Compétences requises : les savoirs, les savoirs - être et savoirs- faire
Qualités personnelles : Quelles qualités humaines et comportementales, l’intéressé doit-il avoir pour réussir
dans son poste ?
• Diplomatie, rigueur, écoute
• Savoir écouter et analyser
• Savoir respecter la confidentialité
• Sens de l’initiative
Compétences techniques :
• Savoir rédiger un courrier administratif
• Compétences juridiques, comptables etc • Savoir utiliser les logiciels Word, Excel, Charlemagne ..
Diplôme et expérience souhaités :
• Bac +
• Expérience nécessaire souhaitée
Organisation du service
• Composition du service
• Organigramme du service
• Positionnement de la personne dans l’organigramme, supérieur hiérarchique et subordonnées
Le A
Document non contractuel susceptible de modifications