CONCEPTION ET MISE EN PLACE DU SYSTEME INFORMATISE DE ... · 5.2.9 Tableau de suivi de la mise en œuvre des recommandations du Comité de ... danalyse et de diffusion de linformation

1

REPUBLIQUE DU BENIN

*********

MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE

**********

PROJET D’APPUI AUX FILIERES LAIT ET VIANDE (PAFILAV)

**********

CONCEPTION ET MISE EN PLACE DU SYSTEME

INFORMATISE DE SUIVI-EVALUATION DU PAFILAV

ET ETABLISSEMENT DU BILAN ANNUEL

MANUEL TECHNIQUE DU SYSTÈME

DE SUIVI-EVALUATION

Version définitive

SIMITEC GROUPE

SOCIETE INTERNATIONALE DE MANAGEMENT ET D’INNOVATIONS

TECHNOLOGIQUES-GROUPE

08 BP 771 TRI-POSTAL COTONOU

Tél: (229) 95 79 21 77 / 90 08 25 96

E-mail : [email protected]

Août 2012

mailto:[email protected]

Manuel technique du système du suivi-évaluation du Projet d’Appui aux Filières Lait et Viande

2

SIGLES ET ABREVIATIONS

ANAR-Porc : Association Nationale des Revendeurs de Porc

ANAT-Porcs : Association Nationale des Traiteurs de Porc

ANEP : Association Nationale des Eleveurs de Porcs

ANOPER : Association Nationale des Organisations Professionnelles des Eleveurs de Ruminants

BAD : Banque Africaine de Développement

CeCPA : Centre Communal pour la Promotion Agricole

CeRPA : Centre Régional pour la Promotion Agricole

CN : Coordinateur National

CORFILAC : Consortium de Recherche sur la Filière Lait et Fromage

CP : Comité de Pilotage

DE : Direction de l’Elevage

DPP : Direction de la Programmation et de la Prospective

ECP : Equipe de Coordination du Projet

FAD : Fonds Africain de Développement

FENABOC : Fédération Nationale des Bouchers et Charcutiers du Bénin.

GAR : Gestion Axée sur les Résultats

INRAB : Institut National des Recherches Agricoles du Bénin

IOV : Indicateur Objectivement Vérifiable

MAEP : Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche

MOD : Maître d’Ouvrage Délégué

OG : Objectif Global

OS : Objectif Spécifique

OSD : Orientations Stratégiques de Développement

OP : Organisations Professionnelles

PADER : Programme et d’Appui au Développement Rural

PADPA : Projet d’Appui au Développement de la Pêche Artisanale

PADYP : Programme d’Appui aux Dynamiques Productives

PAFICOT : Projet d’Appui à la Filière Coton Textile

PAFILAV : Projet d’Appui aux Filières Lait et Viande

PAGEFCOM : Projet d’Appui à la Gestion des Forêts Communales

PAMF : Projet d’Aménagement des Massifs Forestiers

POG : Plan d’Opération Global

PSRSA : Plan Stratégique de Relance du Secteur Agricole

PTBA : Plan de Travail et Budget Annuels

S&E : Suivi-Evaluation

TdR : Termes de Référence

UCOPER : Union Communale des Organisations Professionnelles des Eleveurs de Ruminants


3

SOMMAIRE

N° TITRES PAGE

SIGLES ET ABREVIATIONS 2

LISTE DES TABLEAUX 5

1 INTRODUCTION 6

1.1 Contexte et justification ° 6

1.2 Objectifs de la mission et mandat du consultant 6

1.3 Limites du manuel du suivi-évaluation 7

1.4 Structure du manuel du suivi-évaluation 7

2 BREVE PRESENTATION DU PAFILAV 8

2.1 Données de base du projet 8

2.2 Zone d’intervention du projet 8

2.3 Bénéficiaires 9

3 ETAPES SUIVIES POUR LA MISE EN PLACE DU SYSTEME INFORMATISE DU SUIVI-EVALUATION DU PAFILAV

9

3.1 Etapes suivies pour la conception du système de suivi-évaluation du PAFILAV 9

3.2 Etapes suivies pour la conception du système informatisé de suivi-évaluation du PAFILAV

11

4 ELEMENTS DE BASE DU SYSTEME DU SUIVI-EVALUATION DU PAFILAV 13

4.1 Définition des concepts 13

4.2 Objectif du système de suivi-évaluation du PAFILAV 13

4.3 Principes du système de suivi-évaluation du PAFILAV 14

4.4 Cadre logique du PAFILAV 14

4.4. 1 Révision/relecture du cadre logique historique du projet 14

4.4.1.1 Arrimage des objectifs du projet avec les documents de politique et de stratégies du Gouvernement

14

4.4.1.2 Analyse de la pertinence des résultats 16

4.4.1.3 Analyse de la pertinence des activités 16

4.4.1.4 Analyse de la pertinence et de la faisabilité des indicateurs 16

4.4.2. Logique d’intervention du PAFILAV 17

4.4.3. Hypothèses, risques et atténuations du cadre logique 20

4.5. Besoins en informations des acteurs pour la prise de décisions dans la mise en œuvre du projet

21

4.5.1 Acteurs institutionnels du système de suivi-évaluation du PAFILAV et leurs rôles

22

5 SUIVI D’EXECUTION 26

5.1 Outils de planification 27

5.1.1 Plan d’Opération Global 27

5.1.2 Plan de Travail et Budget Annuels 27

5.1.3 Plan de travail trimestriel du projet 30

5.1.4 Plan de travail trimestriel des structures sous tutelle et des Partenaires techniques

30

5.1.5 Plan de travail mensuel des spécialistes de l’équipe de coordination du projet 31

5.1.6 Tableau des valeurs cibles des indicateurs 31

5.1.7 Plan de Consommation des Crédits 31


4

5.1.8 Plan de Passation des Marchés 32

5.2 Outils de suivi d’exécution physique 37

52.1 Tableau d’évaluation du PTA 37

5.2.2 Tableau ord de suivi des indicateurs du projet 37

5.2.3 Tableaux d’évaluation mensuelle et trimestrielle des activités de l’équipe de coordination, des structures sous tutelle et des partenaires

38

5.2.4 Rapports périodiques d’activités 39

5.2.5 Tableau des réalisations physiques par commune 43

5.2.6 Système Harmonisé d'Informations sur les Investissements Publics (SHIIP) 43

5.2.7 Comptes rendus de mission de suivi des unités sous tutelle et des partenaires du projet

43

5.2.8 Rapports de supervision de la DE, du MAEP et de la BAD. 43

5.2.9 Tableau de suivi de la mise en œuvre des recommandations du Comité de Pilotage du projet et des missions de supervision

44

5.3 Outils de suivi financier 44

5.3.1 Tableau de suivi du Plan de Passation de Marché 44

5.3.2 Tableau de suivi du Plan de Consommation des Crédits 44

5.4 Dispositif de collecte des données du suivi d’exécution 45

5.4.1 Indicateurs du suivi d’exécution 45

5.4.2 Cahier d’opérationnalisation des indicateurs de résultats 45

5.4.3 Termes de référence et protocoles pour enquêtes spécifiques 51

5.5 Base de données informatisée du suivi-évaluation du PAFILAV 51

5.5.1 Structure de la base de données informatisée 51

5.5.2 Etats à générer par la base de données informatisée 51

5.5.3 Utilisateurs de l’application informatique, leur profil et leur rôle 53

6 SUIVI D’IMPACTS 54

6.1 Problématique pour l’évaluation de l’impact du PAFILAV 54

6.2 Domaines d’impacts et Indicateurs à suivre 54

6.3 Etude de référence 55

6.4 Dispositif de collecte et de traitement des données pour le suivi d’impacts 55

6.4.1 Cahier d’opérationnalisation des indicateurs d’effets et impact 55

6.4.2 Termes de référence pour les enquêtes spécifiques 58

6.5 Evaluations 58

7 BESOIN EN RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES ET RENFORCEMENT DE CAPACITES DES ACTEURS IMPLIQUES DANS LE SYSTEME DE SUIVI-EVALUATION DU PAFILAV

59

7.1 Besoins en ressources humaines et matérielles 59

7.2 Renforcement de capacités des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du système de S&E du PAFILAV

59

8 CONCLUSION 60


5

LISTE DES TABLEAUX

N° TITRE DU TABLEAU PAGE

Tableau 1 Zone d’intervention du PAFILAV 9

Tableau 2 Grille de déclinaison en cascade des chaînes de résultats des Programmes sous-sectoriels du Plan Stratégique de Relance du Secteur Agricole

15

Tableau 3 Logique d’intervention du PAFILAV

17

Tableau 4 Hypothèses, risques et atténuation liés au PAFILAV

20

Tableau 5 Besoins en informations utiles aux acteurs impliqués dans la mise en œuvre du PAFILAV pour la prise des décisions

21

Tableau 6 Rôles des principaux acteurs dans la mise en œuvre du système de suivi-évaluation du PAFILAV

23

Tableau 7 Synthèse des outils de planification, périodicité d’élaboration et utilisateurs.

35

Tableau 8 Types de rapports et autres outils du suivi d’exécution, périodicité et utilisateurs

41

Tableau 9 Eléments à prendre en compte pour l’opérationnalisation des IOV

46

Tableau 10 Synthèse du dispositif de collecte et de traitement des données du suivi d’exécution du PAFILAV.

47

Tableau 11 Utilisateurs de l’application informatique, profil et rôle 53

Tableau 12 Domaines d’impact du PAFILAV et indicateurs à mesurer 55

Tableau 13 Synthèse du dispositif de collecte et de traitement des données du suivi d’impact du PAFILAV.

56

Tableau 14 Plan de formation des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du système de suivi-évaluation informatisé du PAFILAV

60


6

1. INTRODUCTION 1.1. Contexte et justification Le gouvernement du Bénin a négocié et obtenu de la Banque Africaine de Développement (BAD), le financement du Projet d’Appui aux Filières Lait et Viande (PAFILAV) pour lui permettre d’améliorer les performances du sous-secteur de l’élevage. Le PAFILAV est un projet du Ministère de l’Agriculture de l’Elevage et de la Pêche et est sous la tutelle administrative de la Direction de l’Elevage. Il est en cohérence avec le Plan Stratégique de Relance du Secteur Agricole (PSRSA) qui considère la promotion des filières comme l’axe majeur à travers lequel le secteur agricole contribuera à la mise en œuvre des Orientations Stratégiques de Développement (OSD) et de la Stratégie de Croissance pour la Réduction de la Pauvreté (SCRP). Le projet vise l’amélioration de la productivité et les productions animales. La zone du projet s’étend sur l’ensemble du territoire national. La stratégie d’intervention est celle qui intègre au mieux la collaboration étroite des responsables du PAFILAV avec les Eleveurs, Agro éleveurs, ONG, Organisations Professionnelles, Partenaires Privés, Institutions de Recherche, Institutions Financières, Centres Régionaux pour la Promotion Agricole, les Collectivités Locales et autres Projets. Dans ce contexte, pour assurer la coordination, le contrôle, le suivi des activités et faciliter l’évaluation de l’impact de l’ensemble du projet, il est prévu de mettre en place un système informatisé de suivi-évaluation de l’intervention. 1.2. Objectifs de la mission et mandat du consultant Selon les termes de référence de la mission, les objectifs visés ainsi que le mandat du Consultant se présentent comme suit : Objectifs de la mission Les principaux objectifs visés à travers la mission sont :

- élaborer un système de suivi-évaluation performant du PAFILAV ; - concevoir et mettre en place l’application informatique du système de suivi

évaluation du PAFILAV ; - tester les améliorations nécessaires en termes de méthodes, d’outils,

d’équipements et de ressources humaines afin que le système de suivi-évaluation réponde mieux aux réalités du terrain et aux exigences des utilisateurs ;

- mettre en place un système approprié de collecte de données statistiques ; - former les cadres du PAFILAV à l’utilisation et à l’exploitation de

l’application informatique ;


7

- suivre et appuyer l’appropriation du système informatisé par les cadres du PAFILAV ;

- aider la coordination du projet à élaborer un bilan annuel pourtant sur les réalisations du projet.

Mandat du Consultant Le mandant du Consultant a notamment trait à :

- la revue du cadre logique du projet et du plan d’opérations tout particulièrement de la pertinence et de la faisabilité des différents types d’indicateurs ;

- le diagnostic des systèmes de suivi-évaluation existants au Bénin ; - l’analyse de la problématique du PAFILAV en matière de suivi-évaluation

à travers entre autres les entretiens avec les acteurs du projet et les institutions impliquées dans sa mise en œuvre ;

- la conception et l’élaboration d’un système de suivi-évaluation s’appuyant sur un dispositif de collecte, de traitement, d’analyse et de diffusion de l’information ;

- la conception et mise en place d’un système informatisé compatible avec la base de données comptable et financière ;

- la conception d’un dispositif du suivi d’impact ; - l’implantation du système de suivi-évaluation à différents niveaux du

PAFILAV ; - l’élaboration des manuels techniques de suivi-évaluation ; - le renforcement des capacités des acteurs impliqués dans la mise en

œuvre du système de suivi-évaluation ; - l’appui au PAFILAV en vue de réaliser le suivi de l’application du

système. 1. 3. Limites du manuel technique du système de suivi-évaluation Les méthodologies et outils proposés dans ce manuel ne sauraient être considérés ni comme figés ni comme exhaustifs et pourront donc connaître des réajustements au fil du temps selon la spécificité de chaque composante et avec l’expérience de leur application progressive. 1. 4. Structure du manuel technique du système de suivi-évaluation Le présent document intitulé manuel technique du système de suivi-évaluation porte sur les procédures du suivi-évaluation (S&E) qui seront mises en œuvre dans le PAFILAV. Il indique et formalise les démarches et outils devant permettre d’harmoniser l’organisation et les méthodologies de collecte et de circulation des informations relatives à l’état d’avancement du projet, au suivi opérationnel des actions sur le terrain et au suivi d’impact. Il précise de ce fait, les rôles et responsabilités des acteurs en termes de production et/ou de fourniture de données ainsi que le niveau de leur utilisation. Les relations fonctionnelles entre les diverses entités dans le cadre du système de S&E y


8

sont décrites, dans une vision d’interdépendance des sources et circuits d’information. Le manuel est structuré en sept parties :

- la première indique la raison d’être du technique du système de suivi-évaluation PAFILAV;

- la deuxième partie présente brièvement le PAFILAV à travers ses caractéristiques, sa zone d’intervention et ses bénéficiaires ;

- la troisième partie présente brièvement la méthodologie suivie pour la mise en place du système informatisé de S&E du projet ;

- la quatrième partie est consacrée à la présentation des éléments de base du système du S&E du PAFILAV notamment les principes, le cadre logique, les besoins en information, les acteurs institutionnels impliqués dans le système ainsi que leurs rôles ;

- la cinquième partie décrit les outils du suivi d’exécution à utiliser dans la mise en œuvre du projet, en explique les contenus et les procédures afférentes à leur utilisation rationnelle ;

- la sixième partie porte sur le suivi d’effets et d’impacts; - la septième partie porte sur les besoins en ressources humaines et

matérielles et le renforcement des compétences des acteurs pour une mise en œuvre efficace du système.

2. BREVE PRESENTATION DU PAFILAV 2.1. Données de base du projet Le PAFILAV dont l’accord de prêt a été signé le 20 février 2009 entre la République du Bénin et le Fonds Africain de Développement (FAD) et ratifié le 25 septembre 2009 a été mis en vigueur le 20 janvier 2010 et est caractérisé par les éléments suivants :

- Prêt n°2100150018193 signé le 20 février 2009 ; - Projet n° P-BJ-AB0-005 DU 20 février 2009 ; - Financement : Fonds Africain de Développement (FAD) ; - Dates importantes :

• Mission d’identification : juin-juillet 2007 ; • Phase de préparation : juin 2008 ; • Phase d’évaluation : septembre 2008 ; • Ratification accord de prêt : 25 septembre 2009 ; • Date de démarrage : janvier 2010 ; • Date probable d’achèvement : 31 décembre 2015 ; • Date de clôture du prêt : 31 décembre 2015.

2.2. Zone d’intervention du projet Le projet s’étend sur l’ensemble du territoire national mais ne couvre pas toutes les communes. Les zones d’intervention sont ciblées par département et par commune en fonction du potentiel agro-sylvo-pastoral, de la concentration des élevages en place, des dynamiques organisationnelles et des pratiques locales.


9

Le tableau 1 présente en détail les départements ainsi que les communes qui seront couvertes par le projet.

Tableau 1 : Zone d’intervention du PAFILAV

Filière Sous filière Département Commune

(i) Lait

(ii) (iii) (iv) (v)

Alibori Banikoara, Kandi et Gogounou

Borgou Nikki, Kalalé, Pèrèrè, Bembèrèkè, Tchaourou et Parakou

Atacora Péhunco

Donga Bassila

(vi) (vii)

Viande

Sous-filières bovine et petits ruminants

Mêmes départements que la filière Lait

Mêmes communes que la filière Lait

(viii) (ix) (x)

Sous filière porcine

Ouémé Adjarra, Sèmè-Podji et Dangbo

Plateau Kétou et Pobè

Mono Comé

Couffo Djakotomey

Zou Zagnanado et Djidja

Collines Savè et Savalou

Atlantique Abomey-Calavi, Toffo et Tori-Bossito

2.3. Bénéficiaires du projet

Les bénéficiaires du projet sont les éleveurs et leurs organisations professionnelles, les commerçants, les transformateurs et les consommateurs. Le projet permettra à ces groupes cibles d’améliorer respectivement les conditions de production et d’accès au marché, de mieux valoriser les produits laitiers et carnés et d’accéder à des produits animaux de meilleure qualité.

3. ETAPES SUIVIES POUR LA MISE EN PLACE DU SYSTEME INFORMATISE DU SUIVI-EVALUATION DU PAFILAV

La mise en place du système informatisé du suivi-évaluation du PAFILAV, conformément aux termes de référence de la mission, a suivi deux processus complémentaires à savoir la conception du système de suivi-évaluation et la conception du système informatisé de suivi-évaluation.

3.1. Etapes suivies pour la conception du système de suivi-évaluation du PAFILAV

Trois étapes ont marqué l’élaboration du système de suivi-évaluation du projet. Il s’agit :

1ère étape : Relecture/révision du cadre logique historique

La relecture du cadre logique historique du projet a suivi les phases présentées comme suit :

- l’analyse du cadre logique historique du projet ; - l’analyse du plan d’opération global élaboré au démarrage du projet ; - la révision/relecture du cadre logique.


10

Le résultat obtenu à l’issue de la 1ère étape est un cadre logique révisé qui est en phase avec les documents de politique et de stratégie du Gouvernement béninois notamment avec le Programme de Développement de l’Elevage.

2ème étape : Entretiens avec les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet sur leurs besoins en matière de suivi-évaluation

Acteurs rencontrés

Afin de cerner les besoins et attentes en matière de S&E, la mission a rencontré les acteurs ci-après :

- l’Equipe de Coordination du PAFILAV (ECP) ; - la Direction de l’Elevage (DE) ; - les laboratoires vétérinaires de Bohicon et de Parakou ; - les fermes d’élevage de l’Okpara, Bétécoucou, Samiondji et Kpinnou ; - les Directions Générales de cinq CeRPA (Borgou/Alibori, Atacora/Donga,

Zou/Collines, Mono/Couffo et Ouémé/Plateau) ; - des agents des CeCPA (Kandi, Banikoara, Gogounou; Nikki, Péhunco) ; - les mairies (Banikoara, Gogounou, Nikki) ; - des responsables des organisations professionnelles ci-après :

Association Nationale des Eleveurs de Porcs (ANEP) ; Association Nationale des Traiteurs de Porcs (ANAT-Porcs) ; Association Nationale des Revendeurs de Porcs (ANAR-Porc) ; Fédération Nationale des Bouchers et Charcutiers du Bénin (FENABOC) ; Association Nationale des Organisations Professionnelles des Eleveurs de Ruminants (ANOPER) et ses démembrements (Unions Communales des Organisations Professionnelles des Eleveurs de Ruminants/UCOPER de Banikoara, Nikki, Tchaourou, Parakou et Péhunco); Groupement de femmes transformatrices de lait en fromage ;

- des ONG (Association pour la Promotion des Initiatives de Développement Durable/APIDev-ONG, Consortium de Recherche sur la Filière Lait et Fromage/CORFILAC et Association Néerlandaise de Développement/ SNV).

Objet des entretiens

Les entretiens avec les acteurs sus mentionnés ont notamment porté sur : i) le cadre logique ; ii) les besoins en informations utiles ; iii) les outils de suivi-évaluation actuellement utilisés par le projet et iv) les autres attentes vis-à-vis du système de suivi-évaluation.

3ème étape : Analyse des systèmes de suivi-évaluation existants au niveau des projets et autres structures

La 3ème étape suivie pour la mise en place du système du suivi-évaluation du PAFILAV a consisté à :

- l’analyse de l’existant en matière de suivi-évaluation au niveau du PAFILAV ;

- l’analyse des systèmes de suivi-évaluation des projets/programmes et autres structures sous tutelle ou non du MAEP : sur 14 projets et autres


11

structures prévus à rencontrer, seuls 8 ont été entretenus après plusieurs rendez-vous. Il s’agit :

PADPA : Projet d’Appui au Développement de la Pêche Artisanale ;

PAFICOT : Projet d’Appui à la Filière Coton Textile ; PADER : Programme et d’Appui au Développement Rural ; PADYP : Programme d’Appui aux Dynamiques Productives ; DE/MAEP : Direction de l’Elevage ; Cellule du suivi-évaluation de la Direction de la Programmation et

de la prospective du MAEP. PAGEFCOM : Projet d’Appui à la Gestion des Forêts

Communales ; PAMF : Projet d’Aménagement des Massifs Forestiers.

- la capitalisation sur l’analyse des systèmes de suivi-évaluation.

Les résultats obtenus à l’issue de la présente étape sont l’identification des principaux outils de planification et de suivi d’exécution en usage au Bénin et notamment dans les projets et structures du Ministère en charge de l’agriculture et d’autres ministères.

4ème étape : Organisation d’un atelier d’étape sur le cadre logique révisé et la version provisoire de la base de données informatisée PAFILAV

Sur la demande du Consultant, le PAFILAV a organisé un atelier d’étape à Bohicon le 09 décembre 2011. Cet atelier auquel ont assisté la mission de supervision de la BAD, le Secrétariat Général du MAEP, la DE, l’équipe de coordination du projet, les structures sous tutelle et des personnes ressources (anciens cadres de la DE) a permis au consultant de poursuivre l’amélioration du cadre logique et la version d’étape de l’application informatique du suivi-évaluation. 5ème étape : Organisation d’un atelier de validation des résultats de la mission Après le dépôt des résultats et documents provisoires de la mission par le Consultant, le PAFILAV a organisé un atelier de validation desdits documents. Cet atelier qui s’est déroulé du 10 au 12 juillet 2012 et qui a connu la participation de l’ECP, des structures sous tutelle, de la Direction de la Programmation et de la Prospective du MAEP, de la DE et des CeRPA, a été une importante occasion d’échanges fructueux entre les participants et le Consultant et a permis d’améliorer la qualité des produits de la mission. 3.2. Etapes suivies pour la conception du système informatisé de suivi-évaluation du PAFILAV A l’instar du système de suivi-évaluation, outre les ateliers d’étape et de validation des résultats de la mission (ci-dessus présentés), la conception du système informatisé de suivi-évaluation du projet a été également marquée par trois étapes principales à savoir :


12

1ère étape : Analyse des bases de données informatisées existantes au niveau des projets/programmes et autres structures La 1ère étape a consisté à :

- l’identification des attentes de l’équipe de gestion du PAFILAV par rapport au système informatisé ;

- l’analyse des systèmes informatisés de suivi-évaluation des projets/programmes et autres structures sous tutelle ou non du MAEP : ce sont les mêmes projets et programmes qui ont été également entretenus pour apprécier et capitaliser l’existant au Bénin en matière de système informatisé de S&E. Seuls le PAGEFCOM et la Cellule de S&E du MAEP ont permis au Consultant d’explorer et de comprendre le fonctionnement de leur base de données informatisée ;

- la capitalisation sur l’analyse des systèmes informatisés de suivi-évaluation.

2ème étape : Capitalisation sur l’analyse des systèmes informatisés de suivi-évaluation existants et proposition d’architecture de la Base de données informatisée du PAFILAV Des échanges avec l’équipe de gestion du projet sur leurs attentes et besoins et des projets/programmes et la cellule de S&E du MAEP sur leur base de données informatisée, le Consultant a proposé pour le système informatique du PAFILAV ce qui suit:

- une solution informatique sécurisée dont l’architecture de fonctionnement est Réseau et Client/serveur ;

- l’application informatique pour la manipulation des données de suivi est séparée de la base de données comptables financières afin de garantir la confidentialité et l’intégrité desdites données ;

- l’élaboration d’un dictionnaire des données et d’un modèle logique des données ;

- l’analyse des données a permis de les regrouper en plusieurs classes à savoir : Année d’exécution, Bailleur, Unité d’évaluation, Fréquence de collecte, Type d’objectif, Type d’activité, Type d’indicateur, Département, Commune, Localité, Composante, Objectif, Résultat, Activité, Sous-activité, Indicateur ;

- l’application informatique sera structurée autour de 6 principaux modules à savoir :

module Paramétrage ; module Structure des données ; module Programmation des activités ; module Suivi d’exécution ; module Editions ; module Administration du Système.

3ère étape : Installation de la version provisoire de l’application informatique


13

Après l’atelier de Bohicon qui a permis d’amender la version d’étape de l’application informatique, le Consultant a procédé à une série d’essais avec le Spécialiste en suivi-évaluation du PAFILAV afin de tester les fonctionnalités du système. La version provisoire améliorée résultant des tests, a été installée sur l’ordinateur dudit responsable et une version sur CD a été transmise au PAFILAV avec le Manuel technique de l’utilisateur du système informatisé de suivi-évaluation.

La présentation détaillée des étapes méthodologiques suivies pour la mise en place du système informatisé de suivi-évaluation du PAFILAV est présentée en annexe 1.

4. ELEMENTS DE BASE DU SYSTEME DE SUIVI-EVALUATION DU PAFILAV

Les éléments de base du système de S&E du PAFILAV portent notamment sur :

- les concepts couramment utilisés dans le S&E ; - les objectifs du système de S&E ; - les principes du système S&E ; - le cadre logique du projet ; - les acteurs institutionnels et leurs rôles.

4.1. Définition des concepts

Les concepts couramment utilisés en S&E sont notamment :

- le suivi ; - l’évaluation ; - le suivi-évaluation ; - l’objectif global ; - l’objectif spécifique ; - les résultats ; - les moyens ; - les activités ; - les hypothèses et risques ; - la chaîne des résultats ; - l’indicateur ; - l’impact ; - la gestion axée sur les résultats.

L’annexe 2 reprend en détails la définition desdits concepts.

4.2. Objectif du système de suivi-évaluation du PAFILAV

Le système de S&E du PAFILAV devrait permettre de :

- fournir aux gestionnaires du projet les informations nécessaires pour les décisions opérationnelles ;


14

- donner des signaux précoces sur les activités et les processus qui sont confrontés à des difficultés et qui nécessitent des mesures correctives ;

- fournir aux principaux acteurs impliqués, les informations utiles pour réorienter, le cas échéant, les stratégies du projet de manière à atteindre les objectifs fixés ;

- stimuler le processus de réflexion et de capitalisation auprès des acteurs du projet ;

- évaluer les avancées du projet et en rendre compte aux différents acteurs.

En somme, le système de S&E du PAFILAV est conçu comme un outil de gestion à la disposition des parties prenantes pour éclairer les décisions quotidiennes, aider à organiser efficacement les ressources, apporter les ajustements nécessaires et guider leurs actions vers l’atteinte des objectifs visés et résultats attendus.

4.3. Principes du système de suivi-évaluation du PAFILAV Le système de S&E du PAFILAV alliera simplicité et qualité dans la démarche. A cet effet, le système va se fonder sur les principes ci-après:

- l’existence d’objectifs clairement définis et d’indicateurs identifiés ; - l’identification par domaine de suivi, d’un nombre approprié d’indicateurs

avec la participation des acteurs concernés ; - le suivi d'exécution ou de réalisation qui porte sur l'état d'avancement et de

réalisation des activités des différentes composantes ainsi que les services et produits qui en sont issus ;

- l’établissement de données de référence ; - le suivi d’impact qui consiste à collecter progressivement et à analyser les

données requises sur les indicateurs d’effets et d’impact ; - la définition des rôles des acteurs institutionnels et la mobilisation des

moyens conséquents. Les démarches et outils proposés ne sauraient être considérés ni comme figés, ni comme exhaustifs et pourront donc connaître des réajustements au fil du temps selon la spécificité de chaque composante et avec l’expérience de leur application progressive.

4.4. Cadre logique du PAFILAV

4.4. 1. Révision/relecture du cadre logique historique du projet

4.4.1.1. Arrimage des objectifs du projet avec les documents de politique et de stratégies du Gouvernement

Le Plan Stratégique de Relance du Secteur Agricole (PSRSA, octobre 2010) élaboré sur la base des leçons tirées des expériences des quinze dernières années de l’agriculture en général et de l’élevage en particulier, est parfaitement arrimé sur les Orientations Stratégiques de Développement (OSD 2006-2011) qui sont en cohérence avec les stratégies régionales et africaines


15

(Politique Agricole Commune de l’Union Economique Monétaire Ouest Africaine/PAC-UEMOA, la Politique Agricole de la Communauté Economique des Etats de l’Afrique de l’Ouest, etc.). Le PSRSA comprend neuf (9) axes stratégiques et est décliné en quatre (4) Programmes cadres (dont 3 Programmes sectoriels) qui serviront de supports à sa mise en œuvre.

Il s’agit du:

- Programme Développement de l’Agriculture ; - Programme Développement de l’Elevage ; - Programme Développement de la Pêche et de l’Aquaculture ; - Programme Administration et Gestion du Secteur.

A chacun des Programmes sectoriels, sont rattachés des projets filières prioritaires qui ont été identifiés dans le PSRSA. La grille de déclinaison en cascade des chaînes de résultats des Programmes sous sectoriels est présentée dans le tableau 2.

Tableau 2: Grille de déclinaison en cascade des chaînes de résultats des Programmes sous-sectoriels du PSRSA

Libellé Secteur Sous-secteur Filière

Logique d’intervention PSRSA Programme Projet Filière

Objectif global OG(s)

Objectifs spécifiques OS(s) OG(p)

Résultats R(s) OS(p) OG(Pf)

Activités A(s) R(p) OS(Pf)

A(p) R(Pf)

Légende : (s) : Secteur ; (p) : Programme ; (Pf) : Projet filière

Suivant la grille de déclinaison ci-dessus présentée, l’objectif global [OG(Pf)] du PAFILAV correspond à l’objectif spécifique du Programme Développement de l’Elevage [OS(p)] (voir annexe3 : Cadre logique du Programme Développement de l’Elevage). Il s’ensuit que les objectifs du PAFILAV sont définis comme suit :

Objectif global du PAFILAV

Accroître les niveaux de production et de compétitivité des filières animales tout en adaptant les systèmes de production au contexte socio-économique.

Objectifs spécifiques du PAFILAV

Quatre objectifs spécifiques sont visés :

OS1 : Améliorer les systèmes de production du lait et de la viande ; OS2 : Améliorer la compétitivité des filières lait et viande ; OS3 : Renforcer les capacités organisationnelles, techniques et institutionnelles des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet ; OS4 : Assurer la coordination et la gestion du projet.

Outre l’OG, l’OS3 a été également reformulé afin de prendre en compte tous les résultats y relatifs. En effet, l’OS3 était préalablement formulé comme suit :


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« Renforcer les capacités organisationnelles et institutionnelles des organisations professionnelles », mais sous le présent résultat, non seulement, il a été prévu entre autres de réaliser des activités pour renforcer les capacités techniques des producteurs, des transformateurs et des commerçants, mais également, il est attendu le renforcement des capacités d'encadrement des structures publiques. 4.4.1. 2. Analyse de la pertinence des résultats En suivant l’approche chaîne des résultats, la mission, après avoir analysé la pertinence des résultats par composante en lien avec l’objectif spécifique, a, d’une part, identifié et ajouté un nouveau Résultat (R7) au niveau de l’OS3 pour prendre en compte l’aspect genre et, d’autre part, reformulé le R3 de l’OS4. Il s’agit :

- R7 de l’OS3 ou R3.7 : La prise en compte du Genre dans les actions du projet est assurée : certes, l’aspect genre a été pris en compte partiellement dans le cadre logique historique du projet, mais il fait partie des besoins et attentes des acteurs du projet afin d’évaluer son degré de prise en compte dans la mise en œuvre du projet. Ce qui justifie qu’il fasse l’objet d’un résultat à part entière ;

- R3 de l’OS4 ou R4.3 : Un système de suivi évaluation est mis en place et est opérationnel. La première formulation du résultat est « La planification et le suivi évaluation des activités du projet sont assurés » la planification est une étape ou fait partie du suivi-évaluation. Alors il est redondant de formuler le résultat ainsi, c’est pourquoi, la mission a proposé une formulation plus professionnelle.

4.4.1.3. Analyse de la pertinence des activités

A l’instar des résultats, l’analyse de la pertinence a été réalisée suivant la même démarche. Certaines activités ont été supprimées en raison de leur niveau élevé de détail dans le cadre logique, par contre, d’autres ont été reformulées et enfin de nouvelles activités ont été identifiées et ajoutées.

4.4.1.4. Analyse de la pertinence et de la faisabilité des indicateurs

L’un des principes du S&E est l’identification d’un nombre approprié d’indicateurs pertinents, clairement définis, univoques et facilement enseignables ou avec un coût raisonnable. Ils sont appelés des indicateurs objectifs vérifiables (IOV). En suivant ce principe, la mission a fait une proposition de reformulation de la plupart des IOV d’objectifs, de résultats et d’activités. En ce qui concerne les IOV d’objectifs (indicateurs d’effets et d’impact) et de résultats, la mission a été prudente et les a reformulés sans parfois indiquer le niveau de réalisation comme ce fût le cas dans la version initiale du cadre logique (cadre logique historique et du POG). La mission recommande à la coordination du projet de réaliser d’abord l’étude de référence et sur cette base, de proposer des niveaux de réalisation « réalistes » desdits indicateurs.


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4.4.2. Logique d’intervention du PAFILAV

Le PAFILAV vise l’accroissement de la production et l’efficacité des filières cibles tout en contribuant à l’augmentation des revenus des acteurs. Il est l’un des projets de développement qui opérationnalise au mieux le Plan Stratégique de Relance du Secteur Agricole duquel le gouvernement attend accélérer la croissance économique du Bénin.

Le projet comprend 4 composantes à savoir : i) Amélioration des systèmes de production du lait et de la viande ; ii) Amélioration de la compétitivité des filières lait et viande ; iii) Renforcement des capacités organisationnelles, techniques et institutionnelles des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet et iv) Coordination et Gestion du Projet.

La logique d’intervention du projet est présentée dans le tableau 3.

Tableau 3: Logique d’intervention du PAFILAV

OBJECTIF GLOBAL INDICATEURS

OG

Accroître les niveaux de production et de compétitivité des filières animales tout en adaptant les systèmes de production au contexte socio-économique

Taux de couverture des besoins de la population en produits animaux par la production nationale

Contribution des filières animales (viande et lait ) au PIB agricole

Accroissement des revenus moyens des ménages agricoles

Taux d’accroissement des revenus moyens des producteurs, transformateurs et commerçants des filières cibles

OBJECTIFS SPECIFIQUES INDICATEURS

OS1 Améliorer les systèmes de production du lait et de la viande

Taux d'accroissement de la production du lait dans la ZIP : 25,4%

Taux d'accroissement de la production de viande de la ZIP: 15,5%

OS2 Améliorer la compétitivité des filières lait et viande

Niveau d’accroissement des recettes d’exportation des filières Lait et Viande

Taux d’accroissement du volume des exportations de produits laitiers

Taux d’accroissement du volume des exportations de viande

Taux de réduction du volume des importations de produits laitiers

Taux de réduction du volume des importations de viande

OS3 Renforcer les capacités organisationnelles, techniques et institutionnelles des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet

Indice de gouvernance des OP

Taux de satisfaction des membres par rapport aux services apportés par les OP

Taux de satisfaction des OP par rapport aux services apportés par les structures d'encadrement

OS4 Assurer la coordination et la gestion du projet Taux d'exécution physique

Taux d'exécution financière

RESULTATS INDICATEURS

R1.1 La santé animale est améliorée dans la zone d’intervention du projet (ZIP)

Taux de réduction des mortalités (jeunes et adultes)


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R1.2 L'alimentation du bétail est améliorée dans la ZIP

Taux de satisfaction des besoins en alimentaires

R1.3 L'abreuvement du cheptel est assuré en toutes saisons dans la ZIP

Taux de satisfaction des besoins en abreuvement du bétail

R1.4 L'amélioration génétique du cheptel est assurée dans la ZIP

Productivité de viande par espèce

Rendement en lait par lactation

R2.1 Les techniques de présentation, de transformation, et de conservation des produits laitiers et carnés sont améliorées

Proportion de produits laitiers de la ZIP répondant aux normes de qualité

Proportion de produits carnés de la ZIP répondant aux normes de qualité

R2.2 Les infrastructures adaptées de valorisation des productions et de commercialisation sont améliorées

Taux de réalisation des infrastructures et équipements

R2.3 Les conditions d’accès au marché des produits sont améliorées

Taux de couverture de la demande intérieure en lait et viande

Taux de conformité aux normes des produits animaux et dérivés

R2.4 L'accès aux crédits pour la valorisation des productions et la commercialisation est amélioré

Nombre de bénéficiaires de crédits

Montant total de crédits octroyés

R3.1 Les organisations professionnelles des filières lait et viande sont structurées et opérationnelles dans la ZIP

Niveau de structuration des OP

Niveau de respect des textes statutaires

R3.2 Les capacités techniques des producteurs, des transformateurs et des commerçants sont renforcées

Taux d'adoption des techniques développées

R3.3

Les capacités d'encadrement des structures publiques sont renforcées

Taux de satisfaction des besoins en formation des structures d'encadrement

Taux de satisfaction des besoins en moyens de travail des structures d'encadrement

R3.4 Le Projet a intégré les enjeux environnementaux et sociaux

Niveau de mise en œuvre du PGES

R3.5 La sécurisation de l'espace pastoral est

assurée dans la ZIP

Plan d'aménagement de la ZIP validé

Actes de donations des terres disponibles

Arrêtés communaux pris

Nombre de Km de couloir délimités et balisés

R3.6 La transhumance est mieux gérée Taux de réduction des conflits agriculteurs-éleveurs

R3.7 La prise en compte du Genre dans les actions du projet est assurée

Niveau de prise en compte du Genre

R4.1 Le personnel recruté est opérationnel Niveau de performance du personnel

R4.2 Les outils de gestion sont mis en place et fonctionnels Niveau de respect des procédures

R4.3 Un système de suivi évaluation est mis en place et est opérationnel

Taux de satisfaction des besoins en information des acteurs par le projet

R4.4 Les partenaires assurent efficacement leurs prestations

Taux d'exécution des conventions et contrats

NB : Il en ressort que le Cadre logique révisé/relu par la mission en lien avec les participants aux ateliers d’étape et de validation des résultats de la mission, reprend globalement les objectifs et les indicateurs initialement retenus dans le cadre logique historique.


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Les principales activités qui seront réalisées au travers de chacune composante sont présentées comme suit :

Composante A : Amélioration des systèmes de production du lait et de la viande

Les activités à réaliser sous cette composante portent sur :

- la santé animale ; - l’amélioration génétique ; - l’abreuvement du bétail ; - l’alimentation du bétail.

Composante B : Amélioration de la compétitivité des filières lait et viande

Sous la composante B, les activités à réaliser ont trait :

- les techniques de présentation, de transformation et de conservation des produits laitiers et carnés ;

- les infrastructures adaptées de valorisation des productions et de commercialisation ;

- l’appui à la mise en marché des produits laitiers et carnés ; - la facilitation d’accès aux crédits pour la valorisation des productions et la

commercialisation ;

Composante C : Renforcement des capacités organisationnelles, techniques et institutionnelles des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet

Au niveau de la troisième composante du projet, les activités prévues pour être réalisées à ce niveau sont relatives à :

- l’appui à la structuration et au fonctionnement des organisations professionnelles opérant dans les filières cibles ;

- le renforcement des capacités techniques des producteurs, des transformateurs et des commerçants ;

- le renforcement des capacités des structures publiques ; - l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de gestion environnementale

et sociale ; - la sécurisation de l’espace pastoral ; - la prise en compte du Genre dans les actions du projet.

Composante D : Coordination et Gestion du Projet

Sous la présente composante du projet, les activités à exécuter ont trait à :

- la mise en place du personnel ; - la mise en place des outils de gestion administrative, comptable et

financière ; - la mise en place d’un système informatisé de suivi-évaluation du projet ; - la gestion des partenariats requis pour une mise en œuvre efficace du

projet.


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4.4.3. Hypothèses, risques et atténuations du cadre logique du PAFILAV

La logique d’intervention du PAFILAV est fondée sur l’évidence et les hypothèses à propos des liens entre les objectifs spécifiques et l’objectif global du projet. Les risques externes à la mise en œuvre du projet peuvent remettre en cause les hypothèses qui fondent les résultats escomptés et de façon générale les avantages attendus du projet. Dans la mesure du possible, les mesures d’atténuation des risques doivent être engagées pour s’assurer que les hypothèses deviennent effectives et que le projet soit à l’abri desdits risques. Le tableau 4 présente les hypothèses et les risques que le Gouvernement du Bénin et la BAD ont identifiés ainsi que les éléments d’atténuation afin de garantir les résultats escomptés de l’intervention. Tableau 4: Hypothèses, risques et atténuation portant sur le PAFILAV

Niveau d’objectifs Hypothèses, Risques et Atténuations

Objectif Global : Accroître les niveaux de production et de compétitivité des filières animales tout en adaptant les systèmes de production au contexte socio-économique

Hypothèses : Poursuite et consolidation de la stabilité socio-politique. De même : i) Santé animale assurée dans les zones de production ; ii) dispositif d’appui conseil fonctionnel ; iii) Adaptation des races exotiques productrices de lait et (iv Cadres institutionnel et financier favorables. Risques : Crise majeure, Changement d’orientation du Gouvernement. De même i) Dysfonctionnement du dispositif d’appui à la filière ; ii) Manque de mobilisation des acteurs de la filière. Atténuation : Cadre institutionnel favorable à la bonne gouvernance, à la démocratie et à la mise en œuvre de la SCRP et des OSD et Cadre politique favorable à la diversification agricole et à la l’appui aux filières. De même : i) Installation de vétérinaires dans les communes non couvertes ; ii) Activation des réseaux de surveillance épidémiologique ; iii) Renforcement des structures d’encadrement et iv) les Services de développement et de recherche assurent le suivi technico-économique des filières cibles.

Objectif Spécifique 1: Améliorer les systèmes de production du lait et de la viande

Hypothèses : i) Adhésion des producteurs et productrices et des communautés villageoises à l’esprit des activités programmées dans cette composante ; ii) Dispositif d’appui conseil et sanitaire fonctionnel ; iii) Adaptation des races exotiques productrices de lait et iv) Disponibilité des aliments et de l’eau au niveau des sites de production. Risques : Faible mobilisation et faible participation des intervenants. Atténuation : Les motivations proposées et les résultats escomptés dans le cadre de cette composante offrent une bonne source de stimulation aux concernés.

Objectif Spécifique 2 : Améliorer la compétitivité des filières lait et viande

Hypothèses : Toutes les infrastructures prévues sont réalisées. Risques : Défaut de maintenance des infrastructures réalisées. Atténuation : i) Formation des élus locaux et des associations professionnelles à la gestion des infrastructures ; ii) .Application du principe de la gestion déléguée par les communes.


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Objectif Spécifique 3 :

Renforcer les capacités organisationnelles, techniques et institutionnelles des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet

Hypothèses : Capacités suffisantes des structures chargées du renforcement des capacités des divers intervenants.

Risques : Insuffisances et/ou incompétence dans les prestations des activités de renforcement de capacités. Atténuation : Assurer le suivi évaluation des différents prestataires pour apporter les mesures correctives.

Objectif Spécifique 4 : Assurer la coordination et la gestion du projet

Hypothèses : Mobilisation régulière de la contrepartie gouvernementale et bonne coordination des divers partenaires du projet.

Risques : Faible mobilisation des ressources de contrepartie et lourdeurs de gestion

Atténuation : Programme en première place des priorités du Gouvernement et supervisions régulièrement réalisées

L’annexe 4 présente en détail le cadre logique révisé du PAFILAV.

4.5. Besoins en informations des acteurs pour la prise de décisions dans la mise en œuvre du projet

Les besoins en informations utiles aux acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet pour la prise des décisions sont présentés dans le tableau 5. Tableau 5 : Besoins en informations utiles aux acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet pour la prise des décisions

Acteurs Informations utiles Source

BAD

Niveau d’exécution du PTA (Taux de réalisation physique et financière)

- Tableau d’évaluation du PTA - Rapports trimestriel et annuel d’activités - Tableau de suivi du Plan de Consommation de Crédit

Niveau de réalisation des indicateurs de résultats et d’objectifs

- Tableau de suivi des indicateurs - Rapports trimestriel et annuel d’activités

Montant des contributions nationales mises en place

- Rapports trimestriel et annuel d’activités - Tableau de suivi du Plan de Consommation de Crédit

MAEP (DPP, DE et autres)


- Tableau d’évaluation du PTA - Rapports trimestriel et annuel d’activités



Durée de passation des marchés Tableau de suivi du Plan de Passation des Marchés

Montant des contributions nationales mises en place


Montant décaissé par la BAD - Rapports trimestriel et annuel d’activités - Tableau de suivi du Plan de Consommation de Crédit

Réalisations faites par commune Tableau de réalisations faites dans les communes


- Tableau d’évaluation du PTA - Rapports trimestriel et annuel d’activités - Tableau de suivi du Plan de Consommation


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Comité de Pilotage

de Crédit




Montant décaissé par la BAD Rapports trimestriel et annuel d’activités



Niveau d’exécution des contrats et des conventions

Rapports trimestriel et annuel d’activités

Coordination du Projet


- Tableau d’évaluation du PTA - Rapports trimestriel et annuel d’activité - Tableau de suivi du Plan de Consommation de Crédit



Montant décaissé par la BAD Rapports trimestriel et annuel d’activités

Niveau d’exécution des contrats et des conventions



Niveau de réalisation des activités Tableau d’évaluation du PTA

CeRPA Nombre d’animaux vaccinés Rapports trimestriel et annuel d’activités

Niveau de réalisation des activités Tableaux d’évaluation trimestrielle des activités

Organisations Professionnelles (éleveurs, transformateurs et commerçants)

Niveau de structuration des OP Rapports trimestriel et annuel d’activités



4.6. Acteurs institutionnels du système de suivi-évaluation du PAFILAV et leur rôle

Le système de S&E du PAFILAV impliquera les principaux acteurs que sont : i) la BAD ; ii) le MAEP (DPP, DE); iii) le Comité de Pilotage ; iv) la coordination du Projet ; v) les structures sous tutelle, vi) les CeRPA et vii) les organisations professionnelles (éleveurs, transformateurs et commerçants). Le tableau 6 et la figure 1 présentent respectivement les rôles attendus de ces différents acteurs et l’organigramme du dispositif pour une mise en œuvre efficace du système de suivi-évaluation du PAFILAV.


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Tableau 6 : Rôles des principaux acteurs dans la mise en œuvre du système de suivi-évaluation du PAFILAV

Acteurs Rôles attendus

BAD Le bailleur de fonds étudie et donne son approbation sur les documents techniques et les rapports d’activités et commandite les évaluations (à mi-parcours et finale) du projet.

MAEP (DPP, DE) La DE assure la tutelle administrative du projet. La DE et la DPP organisent des missions de supervision et participent aux évaluations du projet.

Comité de Pilotage

C’est l’organe qui assure la supervision générale du projet au niveau national. Il exerce les fonctions d’orientation de ses activités. A ce titre, il est chargé de :

- assurer le suivi de l’exécution des activités du projet ; - examiner les rapports d’évaluation externe ; - évaluer les actions du projet et analyser les écarts entre les prévisions et

les réalisations physiques ; - valider le rapport annuel du projet ; - formuler les recommandations nécessaires à la correction des écarts

enregistrés ; - examiner et valider les programmes de travail et de budget annuels

(PTBA) de l’Equipe de Coordination du Projet avant leur transmission à la BAD pour avis.

Coordination du projet

Sous l’autorité et la supervision du Coordonnateur National, le Responsable du suivi-évaluation veillera à la mise en œuvre des procédures de suivi telles que définies dans le manuel technique du système de S& du projet. Ses responsabilités sont de :

- diffuser le manuel technique du système de S&E et organiser des séances de formation pour son appropriation par les acteurs impliqués dans le projet ;

- coordonner la collecte des données de suivi ; - appuyer l’élaboration des programmes d’activités des structures sous

tutelle, des CeRPA et des autres partenaires ; - centraliser et exploiter les rapports d’activités des structures sous tutelle,

des CeRPA et des autres partenaires ; - synthétiser les informations utiles aux prises de décisions ;

- consolider et diffuser les tableaux de bords et les rapports périodiques d’activités ;

- informer le Coordonnateur National des problèmes que l’analyse des données de suivi aura fait apparaître ;

- veiller au fonctionnement et à l’entretien du système informatisé de suivi-évaluation ;

- organiser les réunions de planification du projet ; - préparer les Termes de référence des études, évaluations et missions

d’appui et y participer ; - effectuer des missions de suivi-appui-conseils ;

- participer aux réunions de planification et de revues semestrielles du MAEP ;

- participer aux autres réunions relevant du domaine du suivi-évaluation et impliquant le projet.


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Structures sous tutelle (Fermes et laboratoires)

- collecter les informations primaires sur les indicateurs d’exécution et les transmettre à l’équipe de coordination ;

- transmettre à l’équipe de coordination du projet les rapports périodiques d’activités ;

- participer aux réunions annuelles de planification des activités du projet. - capitaliser les expériences pertinentes de leur région et les transmettre à

l’équipe de coordination

CeRPA

- organiser les réunions trimestrielles de coordination et de planification des activités de leur région ;

- consolider et transmettre à l’Equipe de Coordination du projet les rapports périodiques et les tableaux de bord ;

- exécuter les missions de suivi des agents des CeCPA ; - assurent la surveillance épidémiologique ; - participer aux réunions annuelles de planification des activités du projet ; - capitaliser les expériences pertinentes de leur zone de couverture et les

transmettre à l’équipe de coordination.

Organisations professionnelles (éleveurs, transformateurs et commerçants)

- fournir des données sur les productions, la transformation et la commercialisation sur les filières cibles ;

- fournir des données sur leur niveau de structuration et de respect des textes statutaires ;

- participer aux réunions annuelles de planification des activités du projet ; - contribuer à la capitaliser des expériences pertinentes au niveau de leur

réseau.

25

Figure 1 : Organigramme des acteurs institutionnels du système de suivi-évaluation du PAFILAV

DE

DPP

E/ECP

RSE

E/ECP

CN

Fermes

Elev/Labo ONG

CeRPA

CeC

PA

Pro

d

Pro

d

IS/MOD

Niveau

natio

nal (1)

()

Niveau

régio

nal (2

)

Niveau

com

mu

nal (3)

Légende :

DPP : Direction Programmation et

Prospective

DE : Direction Elevage

CN : Coordonnateur National

RSE : Responsable Suivi-Evaluation

E/ECP : Experts de l’Equipe de

Coordination

Fermes Elev/Labo : Fermes

Elevage/Laboratoires

IS/MOD : Institutions

Spécialisées/Maitrise d’Ouvrage

Déléguée

CeRPA : Centre Régional de Promotion

Agricole

ONG : Organisation Non

Gouvernementale

CeCPA : Centre Communal de

Promotion Agricole

Prod : Producteurs

S-CSE : Sous Cellule Suivi-Evaluation

PFSE : Point Focal Suivi-Evaluation

Arrimage avec le dispositif de

suivi- évaluation du MAEP

Dispositif de suivi-évaluation du MAEP

Comité Pilotage

Cellule Régionale

de suivi-évaluation

( (PFSE/CERPA)

S-CSE Programme

Développ ; Elevage

Cellule Nationale de

suivi-évaluation

Cellule Communale

de suivi-évaluation

( (PFSE/RCPA)

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5. SUIVI D’EXECUTION DU PAFILAV

Le suivi d'exécution du PAFILAV portera sur l'état d'avancement et de réalisation des activités des différentes composantes. L’objectif visé est de disposer des tableaux de bord qui permettent aux décideurs du projet, au Coordonnateur national, aux spécialistes de l’équipe de gestion et aux autres parties prenantes de disposer à temps des éléments d’appréciation nécessaires. La principale question est la suivante: Est-ce que tout se déroule normalement comme prévu? Pour répondre à cette question, il faut s'assurer que les informations existent sur:

- les prévisions physiques et financières ; - les réalisations physiques et financières ; - le respect des échéances (par rapport au chronogramme prévisionnel) ; - les facteurs explicatifs des écarts entre les réalisations et les prévisions.

En comparant les réalisations (physiques ou coûts) aux prévisions, on pourra établir mensuellement, trimestriellement, semestriellement et annuellement, les taux de réalisation physique et financière. Le suivi d’exécution ou de réalisation comprend 4 sous-ensembles (sous dispositifs) fonctionnels qui sont en inter relationnels à savoir :

- la collecte et la remontée des informations : les données et les informations seront collectées périodiquement et remontées par les structures sous tutelle et les partenaires (CeRPA, l’INRAB, etc.) à travers les supports prévus dans le dispositif de collecte et de traitement des données du suivi d’exécution (notamment le cahier d’opérationnalisation des indicateurs du suivi d’exécution, Cf. détail au §.5.4) ;

- le traitement et l’analyse : les données collectées seront traitées à travers le même dispositif (Cf. détail au §.5.4). Le traitement est sous la direction du responsable du suivi-évaluation du projet. Les outils utilisés pour l’analyse sont entre autres les taux de réalisation physique et financière, les tableaux d’évaluation périodique des activités (Cf. § 5.2 et 5. 3) ;

- la circulation et la diffusion : les outils utilisés pour la circulation et la diffusion sont les rapports d’activités (Cf. § 5.2.4), les bulletins d’informations ou les périodiques suivant les moyens dont le projet dispose ;

- le stockage des données : l’outil utilisé pour le stockage des données est la base de données informatisée (Cf. §.5.5).


27

Pour le suivi d’exécution du PAFILAV, cinq catégories d’outils seront utilisés à savoir :

- les outils de planification ; - les outils du suivi d’exécution physique ; - les outils du suivi financier ; - le (sous) dispositif de collecte et de traitement des données du suivi

d’exécution ; - la base de données informatisée du suivi-évaluation.

5.1. Outils de planification 5.1.1. Plan d’Opération Global Le Plan d’Opération Global (POG) est établi sur la base des documents de base du projet (rapports de formulation et cadre logique historique) et des besoins et attentes actualisés des acteurs. Le POG est élaboré sur la durée du projet et l’équipe de gestion est responsable de son élaboration en collaboration avec tous les acteurs et partenaires impliqués dans la mise en œuvre de l’intervention. Il présente de façon logique par objectif, les résultats, les activités avec les indicateurs y afférents, le chronogramme prévisionnel et les acteurs responsables de la mise en œuvre des activités planifiées. Enfin, le POG peut être actualisé chaque année en fonction du déroulement effectif des activités du projet. Il se présente comme suit :

PROGRAMME : STRUCTURE : DUREE:

Code

Objectifs Résultats Activités

Résultats intermédiaires/ Indicateurs

Calendrier prévisionnel d'exécution (Année et Trimestre)

Acteurs

2010 2011 2012 2013 2014 2015 Resp Col

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

5.1.2. Plan de Travail et Budget Annuels Le Plan de Travail et Budget Annuels (PTBA) ou le Plan de Travail Annuel (PTA) tout court, est un document de programmation qui donne le détail séquentiel et logique des résultats (indicateurs), activités, sous-activités ou tâches à réaliser dans le cadre d’un projet, assortis d’un budget détaillé, d’un chronogramme et des responsabilisations nécessaires. Le PTA se présente sous forme d’un tableau comme suit :


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PROGRAMME : STRUCTURE : ANNEE :

N°

Code

Objectifs Spécifiques (OS)

Résultats (R)

Activités (A)

Indicateurs

Montant Programmé (En millions FCFA)

Période prévue pour exécuter l’activité

Poids de l’activité (%)

Resp de l’activité

Mode d’exécution

Supervision

OS1

R1.1

A1.1.1

NB : Le logiciel Microsoft Projet peut être utilisé pour présenter le PTA.

Pour la détermination des poids des activités, deux autres outils seront utilisés, il s’agit du Tableau de détermination de poids des activités et de la grille de pondération et d’évaluation des activités. Le Consultant a fortement recommandé dans les rapports des bilans 2010 et 2011, l’utilisation de ladite grille en usage au MAEP.

Tableau de détermination de poids des activités PROGRAMME : STRUCTURE : ANNEE :

N°

Objectifs Spécifiques (OS)

Montant Poids financier de l'activité (%) (1)

Durée de mise en œuvre (Mois)

Poids temporel de l’activité (%) (2)

Poids global de l'activité (%) (1+2)/2

Mode d’exécution

Supervision interne Résultats (R) Programmé

Activités (A) (En millions FCFA)

N.B : Mode d’exécution : faire-faire, faire avec, etc.

Le Poids de l’activité se calcul par rapport au résultat et à l’objectif spécifique. C’est = (poids financier + poids temporel)/2 ; par exemple si le poids financier est 0,05 et que le poids temporel est 0,03 alors, le poids de l’activité est (0,05 + 0,03)/2 = 0,04


29

Grille de pondération et d’évaluation des activités

1. Pour les projets/programmes à caractère technique :

1.1- Maîtrise Directe (MD)

Description des tâches Poids

(%)

Poids cumulé

(%)

Elaboration et lancement DAO pour sélection BET 5 5

Sélection BET 5 10

Réalisation des études techniques 10 20

Elaboration et lancement DAO pour travaux 5 25

Dépouillement, Adjudication et passation de marchés 5 30

Exécution des travaux 60 90

Réception provisoire 10 100

1.2- Maîtrise d’Ouvrage Déléguée (MOD)


(%)

Poids cumulé

(%)

Elaboration et lancement DAO pour sélection Agence MOD 10 10

Sélection Agence MOD 10 20

Attribution des marchés et signature des conventions 10 30

Attribution des marchés aux entreprises et BET par le MOD 10 40

Exécution des travaux/Réalisation des études 50 90

Réception provisoire 10 100

2. Pour les études


(%) Poids

cumulé (%)

Elaboration des TDR 5 5

Lancement de la consultation et recrutement des Consultants

15 20

Exécution de l’étude 50 70

Examen et validation rapport provisoire 20 90

Finalisation et dépôt du rapport définitif 10 100

3. Pour les acquisitions d’équipements / Fournitures dont montants supérieurs au seuil


(%) Poids

cumulé (%)

Identification et élaboration des TDR 10 10

Lancement de la consultation et sélection d’une entreprise 30 40

Exécution de la commande 50 90

Réception de la commande 10 100


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4. Pour l’élaboration des tâches administratives


(%) Poids

cumulé (%)

Collecte des données préliminaires 10 10

Constitution des équipes et commission avant-projet de texte 10 20

Finalisation avant-projet de texte 10 30

Mise en étude au niveau des organes d’adoption 5 35

Etude et adoption des textes 40 75

Vulgarisation des textes 25 100

Le PTA doit être soumis au Comité de Pilotage, organe d’orientation et de suivi du projet pour examen et adoption avant sa mise en œuvre. Cette étape est importante dans un système de suivi-évaluation.

5.1.3. Plan de Travail Trimestriel du projet

Le Plan de Travail Trimestriel (PTT) du projet est une opérationnalisation plus du PTA sur une période de trois mois et constitue la base du suivi d’exécution. du Projet. Il comprend les objectifs spécifiques, les résultats, les activités ainsi que les indicateurs y relatifs. Le PTT comporte par ailleurs le calendrier prévisionnel ainsi les acteurs chargés de la mise en œuvre des activités. PROGRAMME : STRUCTURE :

TRIMESTRE:

N°

Objectifs Spécifiques Résultats Activités


Calendrier prévisionnel d'exécution Acteurs

Mois 1: ______

Mois 2: ______

Mois 3: ______

Resp Col S 1

S 2

S 3

S 4

S 1

S 2

S 3

S 4

S 1

S 2

S 3

S 4

5.1.4. Plan de Travail Trimestriel des structures sous tutelle et des partenaires techniques

Le Plan de Travail Trimestriel (PTT) des acteurs qui mettent en œuvre les activités sur le terrain a le même format que celui du projet. C’est la consolidation desdits PPT et celui de l’équipe de gestion du projet qui permet d’avoir le PTT du projet.


31

5.1.5. Plan de Travail Mensuel des spécialistes de l’équipe de coordination du projet

Il sera demandé aux Spécialistes de l’ECP, un programme mensuel de travail appelé Plan de Travail Mensuel (PTM) et qui se présente comme suit : STRUCTURE : PAFILAV ACTEUR/ENTITE : Equipe de gestion du projet MOIS :

N°

Objectifs Spécifiques Résultats Activités


Lieu

Calendrier d'exécution (mettre la date en face de l'activité et dans la colonne de la semaine concernée

Personnes/structures impliquées

S1 S2 S3 S4

5.1.6. Tableau des valeurs cibles des indicateurs

Encore appelé le Tableau de programmation des indicateurs, le Tableau des valeurs cibles des indicateurs est un véritable tableau de bord sur la durée du projet pour les responsables du projet. Il renseigne pour chaque indicateur de résultat, sur la valeur de référence et les valeurs cibles c'est-à-dire les valeurs prévisionnelles à réaliser à la fin de chaque année. PROGRAMME : STRUCTURE : ANNEE :

Objectifs spécifiques (OS)

Résultat(R) Activités(A)

Indicateurs Unité Valeurs de référence :

Valeurs cibles

Année 1

Année 2

Année 3

OS1

R1.1

A1.1.1

A1.1.2

5.1.7. Plan de Consommation des Crédits

Le Plan de Consommation des Crédits (PCC) présente le plan des décaissements ou engagements financiers à effectuer sur chaque activité du PTA, par période de l’année, de préférence le mois.


32

PROGRAMME : STRUCTURE : ANNEE :

N° activité du PTA

Activités Sources de financement

Plan de décaissement (Milliers FCFA)

Observations

Budget National

Ressources Extérieures

Fonds Propres

Total J F M A M J J A S O N D

5.1.8. Plan de Passation des Marchés Le Plan de Passation des Marchés (PPM) présente pour une année, le planning de tous les marchés à passer par le projet ainsi que les sources de financement. Le PPM permet d’avoir une vision globale de l’ensemble des marchés et de prendre toutes les dispositions utiles afin d’éviter les retards qui caractérisent ce type d’activité.

33

MINISTERE/INSTITUTION/SOCIETE D'ETAT :

MINISTERE DE L'AGRICULTURE DE L'ELEVAGE ET DE LA PÊCHE

STRUCTURE SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE

INTITULE DU PROJET

GESTION

N° Titre du projet de DAO Type de marché (F,

T, S)

Mode de passation

Source de financement Montant prévisionnel

(x 1000 F CFA)

Imputation budgétaire

Période prévisionnelle d'élaboration et de

transmission du DAO

Période prévisionnelle de lancement du DAO

(AO, GG, CR, AOI)

BN BA FE DON 1 2 3 4 1 2 3 4

1

2

.

.

MONTANT TOTAL -

BN: Budget National; BA: Budget Autonome; FE: Financement Extérieur

1, 2, 3, 4 : 1er, 2

ème, 3

ème, 4

ème trimestre

AO: Appel d'Offres; AOI: Appel d'Offres International; GG: Gré à Gré; CR: Consultation restreinte

de la Gestion en cours.

F: Fourniture; T: travaux; S: Service; DAO: Dossier d'Appel offres

*MOD: Maîtrise d'Ouvrage Délégué

34

Pour chaque marché à passer et qui est prévu dans le PPM, il est intéressant d’avoir un planning détaillé afin d’être plus efficace dans la gestion du processus. Ces différents plannings détaillés pour l’ensemble des marchés sont élaborés en synergie avec le PTA. TITRE DU MARCHE : MARCHE N° : MONTANT PREVISIONNEL :

FICHE N° :

N° Actions Durée Date Buttoir Observations

1 Préparation du P/DAO

2 Transmission du P/DAO à la CPMP

Le tableau 7 présente la synthèse des outils de planification, les responsables chargés de leur établissement et la périodicité et les utilisateurs des dits documents.

35

Tableau 7 : Synthèse des outils de planification, modalités d’élaboration, périodicité et utilisateurs

Intitulé de l’outil Objet Responsable de

l’élaboration

Fréquence

d’élaboration

Modalités d’élaboration et période Destinataires et utilisateurs

Plan Opération Global du PAFILAV

Planning global 2010 – 2015 des activités du PAFILAV

Coordination du PAFILAV

Au début du Projet et pour la durée (révision annuelle ou à mi-parcours)

La coordination du PAFILAV organise un atelier qui rassemble tous les acteurs du projet et des personnes ressources pour l’élaboration du POG sur la base du cadre logique

BAD, DE

Plan de Travail Annuel Planning annuel des activités du PAFILAV (par mois)


Annuelle

- Chaque partenaire ou acteur transmet à la coordination du projet sa proposition de planification annuelle des activités sur la base du PGO, le 10 octobre au plus tard

- Le Spécialiste en S&E avec la collaboration des autres Spécialistes, consolide les propositions de planification annuelle de tous les acteurs en lien avec le POG au plus tard le 20 octobre - Le Spécialiste en Administration et Finances fait les projections financières (Prévision financière par activité du PTA, Plan de Consommation des Crédits, répartition géographique des investissements, etc.)

- La coordination du PAFILAV organise un atelier d’élaboration au plus tard le 25 octobre

- Le Coordonnateur National du PAFILAV transmet à la BAD, la DE et au MAEP le projet de PTA le 15 novembre

BAD, DE, MAEP et autres

Plan de Travail Trimestriel de la Coordination du PAFILAV

Programme trimestriel des activités de la coordination (par mois et semaine)


Trimestrielle

- Chaque Expert de l’ECP transmet sa planification trimestrielle au Spécialiste en S&E le 05 du mois suivant le trimestre échu

- Le Spécialiste en S&E du PAFILAV consolide les planifications trimestrielles des Experts et sort le Plan de Travail Trimestriel de la coordination

- Le Coordonnateur National du projet organise une réunion pour valider le Plan de Travail Trimestriel de l’ECP en lien avec le PTA au plus tard le 15 du mois suivant le trimestre échu.

Coordination PAFILAV


36

Plan de Travail Trimestriel des structures sous tutelle et partenaires techniques

Programme trimestriel des activités des organismes sous tutelle et partenaires techniques (par mois et semaine)

Organismes sous tutelle et partenaires techniques

Trimestrielle

Les structures sous tutelle et les partenaires techniques transmettent à la coordination du PAFILAV leur Plan de Travail Trimestriel en lien avec le PTA au plus tard le 10 du mois suivant le trimestre échu


Plan de Travail Mensuel des Expert de l’ECP

Programme mensuel de travail des Experts et autres (par semaine)

Experts et autres agents éventuellement

Mensuelle

- Chaque Expert de l’ECP transmet son Plan de Travail Mensuel au Coordonnateur National le 02 du mois suivant le mois échu

- Le Coordonnateur National du projet organise une réunion de planification mensuelle des activités de l’ECP au plus tard le 05 du mois


Tableau des valeurs cibles des indicateurs

Programmation des indicateurs (Tableau de bord pour les responsables du projet)


Au début du projet

Sur la base du POG, le Spécialiste en S&E élabore le Tableau des valeurs cibles des indicateurs

BAD, DE, MAEP

Plan de Passation des Marchés

Planning des marchés à passer par le projet ainsi que les sources de financement (Tableau de bord pour les responsables du projet)


Annuelle

Sur la base du PTA, le Spécialiste en Passation des Marchés élabore le Plan au plus tard à la fin du mois de janvier

BAD, DE, MAEP

Plan de Consommation des Crédits

Présente le plan des décaissements ou engagements financiers à effectuer sur chaque activité du PTA, par période de l’année (Tableau de bord pour les responsables du projet)


Annuelle

Sur la base du PTA, le Spécialiste en Administration et Finances élabore le Plan de Consommation des Crédits. Ce plan doit être transmis à la BAD au même moment que le PTA

BAD, DE, MAEP

37

5.2. Outils du suivi d’exécution physique

Les outils de suivi d’exécution physique visent la collecte des informations sur le niveau de réalisation des activités programmées et des indicateurs. Ils permettent par ailleurs de ressortir les difficultés rencontrées, d’apporter des solutions et des réponses idoines pour un meilleur déroulement de l’intervention. Il s’agit :

- du Tableau d’évaluation du Plan de Travail ; - du Tableau de suivi des indicateurs ; - des Tableaux d’évaluation mensuelle et trimestrielle des activités de

l’équipe de gestion, des structures sous tutelle et des partenaires ; - des rapports périodiques d’activités.

5.2.1. Tableau d’évaluation du Plan de Travail

Le Tableau d’évaluation du PTA permet de : i) faire le point du niveau de réalisation des activités au cours d’un trimestre ; ii) évaluer le niveau d’atteinte des résultats par une approche de pondération ; iii) faire ressortir les causes des écarts entre prévisions et réalisations et de calculer l’efficacité et l’efficience du projet. Il se présente comme ci-après : PROGRAMME : STRUCTURE : ANNEE : TRIMESTRE :

Code / N°

Opérations physiques

programmées

Opérations physiques réalisées

Niveau exécution physique

(%)

Crédit alloué Montant décaissé

Taux de décaissement

(%)

Observations (Retard, mesures

préconisées) Source Montant

5.2.2. Tableau de suivi des indicateurs

Le tableau de suivi des indicateurs du projet est un bon tableau de bord qui présente pour chaque indicateur programmé, la valeur cible, la valeur réalisée, le taux de réalisation. Il donne également des informations sur le taux de réalisation financière et se présente comme ci-dessous.


38

PROGRAMME: STRUCTURE: ANNEE :

TRIMESTRE :

Code/N°

Objectifs spécifiques

(OS) Résultat(R)

Indicateurs

Valeur de l’indicateur Exécution Financière

Taux de réalisation financière

Observations

Unité Valeurs cibles

Valeurs réalisées

Taux de réalisation

Montant prévu

Montant décaissé

Taux de réalisation financière

OS1

R1.1

R1.2

5.2.3. Tableaux d’évaluation mensuelle et trimestrielle des activités de l’équipe de coordination, des structures sous tutelle et des partenaires

Dans le pilotage du projet, en dehors de l’évaluation du PTA qui rend compte des taux de réalisation physique et financière de tout le projet chaque trimestre, il est prévu d’évaluer les PTM et PTT de l’équipe de gestion et des partenaires qui y sont impliqués. Ainsi pour chaque activité planifiée mensuellement ou trimestriellement et non entièrement réalisée, il est présenté : i) l’état d’avancement ou le taux de réalisation physique ; iii) les raisons de l’écart ; iv) les solutions préconisées et v) les recommandations en termes d’actions à entreprendre ou d’appui attendu de la hiérarchie pour la période suivante. C’est sur la base des résultats des évaluations des PTT que l’équipe de gestion élabore le Tableau d’évaluation du PTA du projet. Les modèles desdits tableaux se présentent comme suit :

Tableau d’évaluation mensuelle des activités

STRUCTURE : ANNEE : MOIS :

N° Objectif Résultat Activités planifiées

Résultats intermédiaires/ Indicateur

Réalisations Etat d'avancement/ Taux de réalisation

Raisons de l’écart

Solutions préconisées

Recommandations (action ou appui attendu de la hiérarchie)

Tableau d’évaluation trimestrielle des activités

STRUCTURE : ANNEE : TRIMESTRE:

N° Objectif Résultat Activités planifiées

Résultats intermédiaires/ Indicateur

Réalisations Etat d'avancement/ Taux de réalisation

Raisons de l’écart

Solutions préconisées

Recommandations (action ou appui attendu de la hiérarchie)


39

5.2.4. Rapports périodiques d’activités

Les rapports périodiques d’activités sont également des outils du suivi d’exécution et rendent compte des activités réalisées pendant une période donnée. La périodicité est le mois pour les Spécialistes de l’équipe de gestion du projet et le trimestre pour le projet et les autres acteurs impliqués dans sa mise en œuvre. Il est prévu l’élaboration d’un rapport annuel du projet. Les canevas des rapports mensuels, trimestriels et annuel se présentent comme suit Rapport mensuel

1) Introduction 2) Rappel des activités prévues pour le mois (en relation avec les différents

résultats attendus et les objectifs) 3) Niveau d'exécution physique 4) Analyse des écarts 5) Difficultés rencontrées et approches de solutions 6) Conclusion

Annexes - Tableau d’évaluation mensuel des activités - Plan de travail mensuel (mois suivant)

Rapport trimestriel des structures sous tutelle et des partenaires

1) Introduction 2) Rappel des activités prévues pour le trimestre (en relation avec les

différents résultats attendus et les objectifs) 3) Niveau d'exécution physique et financière 4) Analyse des écarts 5) Difficultés rencontrées et approches de solutions 6) Conclusion

Annexes - Tableau d’évaluation trimestrielle des activités - Plan de travail trimestriel (trimestre suivant)

Rapport trimestriel du projet1

1) Introduction 2) Informations de base sur le projet

- Aperçu sur le projet - Données de base du projet - Organisation et gestion du projet

1 Les canevas des rapports trimestriel et annuel sont ceux en usage dans les projets financés par la BAD


40

3) Satisfaction des conditions/recommandations 4) Acquisitions de biens et services 5) Programme de travail annuel 6) Etat d’avancement de l’exécution physique 7) Situation financière 8) Conclusion/Recommandations

Annexes Rapport annuel du projet

1) Introduction 2) Informations de base sur le projet

- Aperçu sur le projet - Données de base du projet - Organisation et gestion du projet

3) Satisfaction des conditions/recommandations 4) Acquisitions de biens et services 5) Niveau d’atteinte des résultats 6) Etat d’exécution physique des activités de janvier à décembre 7) Situation financière 8) Conclusion/Recommandations

Annexes

Le tableau 8 présente la synthèse des outils du suivi d’exécution physique, les modalités d’élaboration, la périodicité et les destinataires et utilisateurs.

41

Tableau 8 : Types de rapports et autres outils du suivi d’exécution, modalités d’élaboration, périodicité et utilisateurs

Intitulé de l’outil Objet Responsable de

l’élaboration Fréquence

d’élaboration Modalités d’élaboration et période Destinataire et

utilisateurs

Rapports périodiques d’activités

Rapport mensuel

Présente le point des activités réalisées par le Spécialiste de la coordination

Spécialistes de la coordination du PAFILAV

Mensuelle

Chaque Spécialiste de l’ECP transmet au Coordonnateur National son rapport mensuel d’activités au plus tard le 02 du mois suivant le mois échu


Rapport trimestriel de l’équipe de coordination du projet

Présente le point des activités réalisées par l’équipe de coordination

Equipe de coordination du PAFILAV

Trimestrielle

Chaque Spécialiste élabore son rapport trimestriel et le transmet au Spécialiste en S&E au qui fait la consolidation et sort le Rapport trimestriel de l’ECP au plus tard le 10 du mois suivant le mois échu


Rapport trimestriel des structures sous tutelle et des partenaires

Présente le point des activités réalisées les structures sous tutelle

Structures sous tutelle et les partenaires

Trimestrielle

Les structures sous tutelle et les partenaires techniques transmettent à la coordination du PAFILAV leur rapport trimestriel d’activités au plus tard le 10 du mois suivant le trimestre échu


Rapport trimestriel du projet

Présente le point des activités réalisées par le projet


Trimestrielle

- Le Spécialiste en S&E en collaboration avec le Spécialiste en Administration et Finances (point des réalisations financières, Tableau de suivi du Plan de Consommation des Crédits), le Spécialiste en Passation des Marchés (réalisation du Tableau de suivi du Plan de Passation des marchés) et avec l’appui des autres Spécialistes, élabore le rapport trimestriel d’activités au plus tard le 30 du mois suivant le trimestre échu (30 avril, 30 juillet, 30 octobre, etc.°) - Le Coordonnateur National transmet le rapport trimestriel à la BAD, la DE et au MAEP au plus tard le 10 du second mois suivant le trimestre échu


Rapport annuel du projet Présente le point des activités réalisées par le projet


Annuelle - Le Spécialiste en S&E en collaboration avec le Spécialiste en Administration et



42

Finances et avec l’appui des autres Spécialistes, élabore le rapport annuel du projet au plus tard le 30 janvier - Le Coordonnateur National transmet le rapport annuel à la BAD, la DE et au MAEP au plus tard le 10 février

Autres outils du suivi d’exécution

Tableau d’évaluation du Plan de Travail

Présente le point du niveau de réalisation des activités au cours d’un trimestre


Trimestrielle

Le Spécialiste en S&E en collaboration avec le Spécialiste en Administration et Finances élabore le Tableau d’évaluation du PTA au plus tard le 30 du mois suivant le trimestre échu

BAD, DE, MAEP

Tableau de suivi des indicateurs

Présente pour chaque indicateur programmé, la valeur cible, la valeur réalisée et le taux de réalisation


Trimestrielle

Le Spécialiste en S&E en collaboration avec le Spécialiste en Administration et Finances élabore le Tableau de suivi des indicateurs au plus tard le 30 du mois suivant le trimestre échu

BAD, DE, MAEP

Tableau d’évaluation mensuelle des activités

Présenté l’état d’avancement ou le taux de réalisation physique, les raisons de l’écart, les solutions préconisées et les recommandations


Mensuel

Ce tableau fait partie intégrante du rapport mensuel d’activités de chaque Spécialiste


Tableau d’évaluation trimestrielle des activités de l’équipe de coordination du projet



Trimestrielle

Ce tableau fait partie intégrante du rapport trimestriel d’activités de l’équipe de coordination du projet

Tableau d’évaluation trimestrielle des structures sous tutelle et des partenaires


Structures sous tutelle et des partenaires

Trimestrielle

Ce tableau fait partie intégrante du rapport trimestriel d’activités des structures sous tutelle et des partenaires


43

5.2.5. Tableau des réalisations physiques par commune

Le Tableau des réalisations physiques par commune est un outil qui rend compte des investissements effectués dans la zone d’intervention. Il met en exergue la contribution du projet dans le développement des collectivités locales. L’outil se présente comme suit :

STRUCTURE : ANNEE :

TRIMESTRE:

N° Départ Communes

Investissements prévus (matériels informatiques et roulants)

Investissements réalisés

Taux d'exécution physique

Coût investissements

Taux d'exécution financière

Observations

prévu réalisé

1

2

3

5.2.6. Système Harmonisé d'Informations sur les Investissements Publics (SHIIP) Le Système Harmonisé d’Informations sur les Investissements Publics (SHIIP) est une base de données dynamique sur les projets et programmes de développement du Bénin. Le SHIIP renseigne sur l’identification, la structure du financement et l’exécution financière et physique des projets en cours d’exécution trimestriellement et est transmis au MAEP. 5.2.7. Comptes rendus de réunion et de mission de suivi des unités sous tutelle et des partenaires Compte rendu de réunion Le compte rendu de réunion résumera les principaux points abordés, les décisions prises, les responsabilités et les échéanciers quant aux (éventuelles) actions à entreprendre. Comptes rendus de mission Ce sont des documents qui rendent compte des missions de l’équipe de coordination ou d’autres partenaires. Chaque mission de terrain doit être systématiquement sanctionnée par un compte rendu ou un rapport en bonne et due forme et qui doit être archivé par le responsable du suivi-évaluation. 5.2.8. Rapports de supervision de la DE, du MAEP et de la BAD Les missions de supervisions de la BAD, du MAEP et de la DE feront l’objet d’un rapport dont une copie est archivée par le responsable du suivi-évaluation.


44

5.2.9. Tableau de suivi de la mise en œuvre des recommandations du Comité de Pilotage du projet et des missions de supervision Afin de faciliter la mise en œuvre des recommandations formulées par les sessions du Comité de Pilotage du projet, les missions de supervision ou de toute autre instance, il est prévu un outil appelé tableau de suivi de la mise en œuvre des recommandations présenté comme suit :

N° Intitulé de la

recommandation Activités découlant de la mise en œuvre de la recommandation

Chronogramme Structures /Personnes responsables

Personnes impliquées

Niveau de réalisation de mise en œuvre

5.3. Outils du suivi financier

Deux principaux outils sont utilisés pour le suivi au plan financier de la gestion du projet. Il s’agit du Tableau de suivi du Plan de Consommation de Crédit et du Tableau de suivi du Plan de Passation des Marchés.

5.3.1. Tableau de suivi du Plan de Consommation des Crédits

Le Tableau de suivi du Plan de Consommation de Crédit permet de mesurer l’efficacité de la structure dans le décaissement des fonds et évaluer, au regard du PTBA, le niveau de consommation réelle des crédits alloués. PROGRAMME : STRUCTURE : ANNEE :

N° (PTA)

Activités

Montant Programmé

Niveau prévisionnel

de consommation

Montant réellement décaissé

Taux de consommation prévisionnelle

Taux de consommation

réelle

Taux d’efficacité

dans la consommation

des crédits

Observations

(a) (b) (c) (d=b/a) (e=c/a) (f=c/b ou e/d)

5.3.2. Tableau de suivi du Plan de Passation de Marché Le Tableau de suivi du Plan de Passation de Marché, permet de suivre le planning des tâches et le processus de passation des marchés jusqu’à l’étape de la signature et de calculer les délais de passation du marché en vue d’apprécier la performance par rapport aux indicateurs fixés en la matière. PROGRAMME : STRUCTURE : ANNEE : TITRE DU MARCHE : MARCHE N° : TYPE DE MARCHE :


45

MONTANT PREVISIONNEL : FICHE N° :

N° Actions Durée prévue

Durée effective

Date buttoir (prévisionnelle)

Date effective

Observations

1 Préparation du P/DAO -

2 Transmission du P/DAO à la CPMP

3

5.4. Dispositif de collecte et de traitement des données du suivi d’exécution Le suivi d’exécution dont l’objectif est entre autres de fournir des informations régulières sur les activités menées, de ressortir l’écart entre les prévisions et les réalisations, d’en analyser les causes et d’apporter les mesures correctives nécessaires qui orientent vers l’atteinte des résultats escomptés. Le suivi d’exécution s’intéresse par ailleurs aux produits (biens et services) issus desdites activités, bref aux réalisations. C’est dans ce cadre qu’il s’est avéré nécessaire de mettre en place un dispositif de collecte des informations portant en l’occurrence sur les niveaux de réalisation des indicateurs objectivement vérifiables (IOV) des résultats. La collecte des informations sur les niveaux de réalisation des IOV des objectifs spécifiques et de l’objectif global, fera l’objet du suivi d’impacts (Cf. § 5). 5.4.1. Indicateurs du suivi d’exécution Les IOV des résultats qui feront l’objet du suivi d’exécution ont déjà présentés dans le tableau 3 plus (Cf. § 4.4.2. Logique d’intervention du PAFILAV) et en annexe. 5.4.2. Fiche d’opérationnalisation des indicateurs du suivi d’exécution Pour une collecte efficace des informations sur le niveau de réalisation d’un IOV, il faut procéder à son opérationnalisation. L’opérationnalisation est une opération méthodologique qui consiste à fournir pour chaque IOV un certain nombre d’informations présentés dans le tableau 9.


46

Tableau 9: Eléments à prendre en compte pour l’opérationnalisation des IOV

N° Eléments Définition

1 Nom de l’indicateur Il s’agit du libellé de l’indicateur tel qu’il a été retenu comme objectivement vérifiable dans le cadre logique

2 Type d’indicateur Quel est le type d’indicateur dont il s’agit lorsqu’on se réfère à la chaîne de résultats : Impact, Effet et Résultat/Produit. Il faut préciser dans quelle catégorie d’indicateur on le range.

3 Description ou la définition de l’indicateur (à quoi sert l’indicateur ?)

Dans la description de l’indicateur, il est indiqué de mentionner à quoi sert cet indicateur. Quelle est la préoccupation qu’il permet de cerner aux fins des actions de correction à envisager. Quel enseignement il permet de tirer

4 Variables à mesurer Ii s’agit de dire les données de base nécessaires pour l’obtention ultérieure de l’indicateur. Est-ce par exemple l’effectif d’une population à compter, est-ce une taille à mesurer ou un poids à mesurer, est-ce une surface à mesurer, est-ce une production à déterminer ?, etc.

5 Unité de mesure de l’indicateur

Est-ce sur un nombre qu’on doit déboucher ?ou un ratio en termes de pourcentage ?

6 Formule ou méthode de calcul

Il s’agit d‘indiquer comment obtenir mathématiquement l’indicateur à partir des variables ou des données collectées

7 Circuit de l’information ou la source ou la provenance des données

Il s’agit d’informer sur la manière dont ces données vont être acheminées. Quels seront les différents intermédiaires pour assurer la remontée de l’information ?

8 Méthode de collecte Comment les données vont être collectées ? Est-ce à partir d’une source secondaire ou d’une source primaire nécessitant peut-être même une enquête ? auquel cas on peut chercher avoir une idée du coût de la collecte des données

9 Périodicité de collecte Doit-on faire une collecte journalière, hebdomadaire, par quinzaine, etc. des données sur l’indicateur et faire un traitement en temps réel ? Ou bien, les informations peuvent être disponibles mais on aura une période trimestrielle voire semestrielle ou annuelle pour produire les informations relatives à l’indicateur proprement dit ?

10 Responsable du recueil Qui sera désigné comme le responsable principal de la disponibilité des informations relatives à l’indicateur ? Autrement dit qui aura à charge d’amener les personnes identifiées au niveau des différents échelons/niveaux à se rappeler de leurs tâches et devoirs pour que l’indicateur soit renseigné comme prévu ?

11 Utilisateurs Qui est ou qui sont ceux qui peuvent être les principaux utilisateurs de l’indicateur ou leurs fonctions dans l’administration selon les différents échelons de la hiérarchie

12 Niveau de désagrégation de l’indicateur

Il importe de le préciser lorsque c’est nécessaire. Avoir une idée du rendement moyen d’une spéculation donnée au niveau national ne sera pas effectif à partir des rendements moyens au niveau des régions ou des départements mais plutôt à partir des productions relatives aux superficies cultivées sur l’ensemble du territoire.

13 Tableau de saisie ou la base de données

Il s’agit de la fiche de saisie à partir de laquelle il sera adopté un modèle de présentation de l’indicateur qui doit être respecté pour faciliter les différentes consolidations nécessaires et surtout les comparaisons dans le temps. Des modifications intempestives de cette fiche pourraient porter préjudice à un tel résultat escompté

14 Valeur de référence Il s’agit de l’existant par rapport à l’indicateur surtout lorsqu’on est en présence d’indicateurs d’effet ou d’impact

Le tableau 10 présente la synthèse du dispositif de collecte et de traitement des données du suivi d’exécution du PAFILAV.

47

Tableau 10: Synthèse du dispositif de collecte et de traitement des données du suivi d’exécution du PAFILAV

N° Nom de l’indicateur Variables à déterminer Formule ou méthode de calcul Méthode

de collecte Périodicité de collecte

Respon du recueil

Niveau de désagrégation de l’indicateur

1

Taux de réduction des mortalités (jeunes et adultes)

Taux de mortalité chez les jeunes (bovins, ovins, caprins, porcins), taux de mortalité chez les animaux adultes ; en années n et n-1

(Taux de mortalité chez les jeunes / taux de mortalité chez les jeunes (n-1) -1) x 100 (Taux de mortalité chez les adultes / taux de mortalité chez les adultes (n-1) -1) x 100

Entretiens

Annuelle Point focal CeRPA, TSPA/CPA

Par espèce, catégorie d’âge et région

2

Taux de satisfaction des besoins alimentaires du bétail

Besoins en compléments alimentaires, besoins d’aménagement d’espace fourragère, quantité de compléments alimentaires fournis aux animaux, superficie d’espace fourragère aménagée

quantité de compléments alimentaires fournis aux animaux x 100 / besoins en compléments alimentaires superficie d’espace fourragère aménagée x 100 / besoins d’aménagement d’espace fourragère

Recherche documentaire


-

3

Taux de satisfaction des besoins en abreuvement du bétail

Norme journalière en abreuvement par espèce, quantité d’eau fournie journellement aux animaux par espèce, effectif du cheptel par espèce

∑quantité d’eau fournie journellement aux animaux par espèce (bovins, ovins, caprins, porcins) x 100 / ∑(norme journalière en abreuvement par espèce (bovins, ovins, caprins, porcins) x effectif du cheptel par espèce(bovins, ovins, caprins, porcins))

Entretiens Annuelle

Point focal CeRPA, TSPA/CPA, TSAGRN

Par espèce

4 Productivité de viande par espèce

Taux d’exploitation par espèce, poids moyen carcasse + abats par espèce

[Poids moyen carcasse + abats (kg)] × Taux d’exploitation par espèce

Enquête


Par espèce

5 Rendement en lait par lactation

Quantité de lait produit par vache tirée dans un échantillon

Moyenne des quantités de lait produite par les vaches de l’échantillon par lactation

Enquête

Annuelle

Point focal CeRPA, TSPA/CPA

-

6 Proportion de produits laitiers de la ZIP répondant aux normes de qualité

Quantité totale de produits laitiers de la ZIP et Quantité de produits laitiers de la ZIP répondant aux

(Y/X)*100


Annuelle

CSE/PAFILAV

Par type de produit laitier


48

normes de qualité requises

7

Proportion de produits carnés de la ZIP répondant aux normes de qualité

Nombre total (X) de produits carnés de la ZIP et nombre total (Y) de produits carnés de la ZIP répondant aux normes de qualité requises

(Y/X)*100


Annuelle

CSE/PAFILAV

National

8

Taux de réalisation des infrastructures et équipements

Montant total (X) des infrastructures et équipements prévus et le montant total (Y) des infrastructures et équipements qui sont effectivement mis à la disposition des acteurs

(Y/X)*100 Recherche documentaire

Annuelle

CSE/PAFILAV

National

9

Taux de couverture de la demande intérieure en lait et viande

Besoins (X) en lait et viande selon les normes internationales, les disponibilités (Y) en lait et viande

(Y/X)*100


Annuelle

CSE/PAFILAV

Commune, Département et National

10

Taux de conformité aux normes des produits animaux et dérivés

Quantité de produits animaux et dérivés contrôlés (X) et quantité de produits conformes aux normes de qualité fixées pour les marchés (Y)

(Y/X)*100


Annuelle

CSE/PAFILAV

Filière, national, régional, communal

11

Nombre de bénéficiaires de crédits

Effectif des bénéficiaires Dénombrement


Annuelle

CSE/PAFILAV

National, régional, Départemental et Communal

12 Montant total de crédits octroyés

Somme de tous les crédits octroyés

Crédits octroyés Recherche documentaire

Annuelle

CSE/PAFILAV

Régional, Départemental et Communal

13 Niveau de structuration des OP

Par type d’OP Grille de notation

Enquête, recherche documentaire

Annuelle

CSE/PAFILAV

Par type d’OP

14


Tenue des réunions statutaires; renouvellement des organes, opérationnalité du comité de contrôle, application des

∑(a ; b ; c ; d ; e ) / 25

Entretiens et recherche documentaire

Annuelle

CSE/PAFILAV

Type d’OP


49

décisions, maîtrise des attributions par les membres du (CA)

15

Taux d'adoption des techniques développées

Nombre d'acteurs ciblés (X) et le nombre d'acteurs ayant adopté les techniques (Y)


Annuelle

CSE/PAFILAV

Régional, départemental, communal

16

Taux de satisfaction des besoins en formation des structures d'encadrement

Nombre total de besoins (X) des structures d'encadrement identifiés et nombre de besoins satisfait (Y)


Annuelle

CSE/PAFILAV

Régional, départemental, communal

17

Taux de satisfaction des besoins en moyens de travail des structures

Nombre de besoins (X) en moyens de travail des structures d'encadrement identifiés et nombre de besoins satisfait (Y)


Annuelle

CSE/PAFILAV


18

Niveau de mise en œuvre du PGES

Poids de chaque mesure préconisée dans le PGES (Pmi), taux de réalisation de chaque mesure (Tmi)

∑(Tmi x Pmi) / ∑Pmi Recherche documentaire

Annuelle

CSE/PAFILAV

-

19 Plan d'aménagement validé

Rapport/Compte rendu de l’atelier de validation

- Recherche documentaire

- CSE/PAFILAV

-

20

Actes de donations et arrêtés communaux pris

Les actes de donations et arrêtés communaux pris

- Recherche documentaire

Annuelle

CSE/PAFILAV


21

Taux de réduction des conflits agriculteurs-éleveurs

Nombre (X) de conflits agriculteurs-éleveurs recensés en année (n) et en année (n-1)

(Xn-Xn-1)*100/ Xn-1


Annuelle

CSE/PAFILAV


22

Niveau de prise en compte du Genre

Voir une grande liste de variable sur la fiche d’opérationnalisation de l’indicateur

(∑ai) x 100/95 (i = 1 à 19)

Recherche documentaire, entretiens

Annuelle

CSE/PAFILAV

-

23 Niveau de performance du personnel

Moyenne (nombre d’activités entièrement exécutées par chaque agent technique x 100 /

Moyenne (nombre d’activités entièrement exécutées par chaque agent technique x 100 /

Entretiens Trimestrielle CSE/PAFILAV

-


50

nombre d’activités prévues dans le cahier de charges de chaque agent)

nombre d’activités prévues dans le cahier de charges de chaque agent)

24

Niveau de respect des procédures

Nombre d’actions codifiées dans le manuel menées par le projet, nombre d’actions menées conformes au manuel

Nombre d’actions menées conformes au manuel x 100 / nombre d’actions codifiées dans le manuel menées par le projet

Audit

Annuelle

RAF/PAFILAV, CSE/PAFILAV, Point focal CeRPA

-

25

Taux de satisfaction des besoins en information des acteurs par le projet

Type d’acteurs, nombre d’informations demandées par type d’acteurs, nombre d’informations fournies par type d’acteurs

Moyenne (nombre d’informations fournies par type d’acteurs x 100 / nombre d’informations demandées par type d’acteurs)

Recherche documentaire et entretiens

Annuelle RSE/PAFILAV, Point focal CeRPA

Type d’acteurs

51

L’annexe 5 présente en détail le cahier d’opérationnalisation des IOV de résultats (ensemble des fiches d’opérationnalisation des IOV).

5.4.3. Termes de référence et protocoles pour enquêtes spécifiques pour la collecte des données du suivi d’exécution

Il ressort du cahier d’opérationnalisation de certains IOV des résultats, la nécessité de réaliser des enquêtes spécifiques pour pouvoir les renseigner. Il s’agit en l’occurrence des IOV des résultats de l’OS1 (Productivité de viande par espèce et Rendement en lait par lactation et de l’OS3 (Niveau de structuration des OP, Niveau de respect des textes statutaires, Niveau de prise en compte du Genre).

L’annexe 6 présente les termes de référence desdites enquêtes spécifiques et les protocoles pour la collecte des données sur les IOV de résultats ;

5.5. Base de données informatisée du suivi-évaluation

5.5.1. Structure de la base de données informatisée

Le ME Project est un logiciel client/serveur sécurisé de suivi-évaluation qui est structurée autour de 6 principaux modules à savoir :

- module Paramétrage ; - module Structure des données ; - module Programmation des activités ; - module Suivi d’exécution ; - module Editions ; - module Administration du Système.

L’application2 prend en charge les fonctionnalités suivantes :

- la planification des activités et de leur budget ; - le suivi d’exécution des activités à travers les résultats et les objectifs ; - la programmation et le suivi des indicateurs d’impacts, d’effets, de

résultats et d’exécution ; - la programmation et le suivi des marchés publics.

5.5.2. Etats à générer par la base de données informatisée

La base de données informatisée du PAFILAV peut générer deux catégories d’états ou d’outils à savoir :

Principaux états à générer par la base de données informatisée

Les principaux outils à générer à sortir par l’application informatique sont :

- le Cadre Logique ; - le Plan de Travail Annuel (Cf. §. 5.1.2) ; - le Tableau des valeurs cibles des indicateurs (Cf. § 5.1.6) ;

2 Un manuel de l’utilisateur du système informatisé de suivi-évaluation a été élaboré et fait partie des

documents du système de suivi-évaluation du PAFILAV.


52

- le Plan de Consommation des Crédits (Cf. §.5.1.7) ; - le Plan de Passation des Marchés (Cf. §.5.1.8) ; - le Tableau d’évaluation du Plan de Travail Annuel (Cf. §.5.2.1) ; - le Tableau de suivi des indicateurs (Cf. §. 5.2.2) ; - le Tableau de suivi du Plan de Consommation de Crédit (Cf. §. 5.3.1) ; - le Tableau de suivi du Plan de Passation des Marchés (Cf. §.5.3.2).

Ce sont les principaux outils du suivi d’exécution (en plus des Plans de travail mensuel et trimestriel et des Tableaux d’évaluation mensuelle et trimestrielle) à utiliser par le projet. Autres états à générer par la base de données informatisée pour une analyse détaillée de la mise en œuvre du projet

La base de données informatisée a également la possibilité de générer environ une dizaine d’autres états aux fins d’une analyse et une appréciation détaillées sur la mise en œuvre du projet. L’analyse détaillée peut être faite : i) soit pour tout le projet ; ii) soit par structure mettant en œuvre le projet ; iii) soit par responsable d’une structure d’exécution du projet; ou iv) soit par simple agent d’une structure de mis en œuvre du projet. Il s’agit des outils suivants :

- le Plan de Travail Annuel pour une Entité, c'est-à-dire une structure d’exécution à savoir les structures sous tutelle et les partenaires techniques ;

- le Plan de Travail Annuel pour un Responsable ; - le Tableau d’évaluation du PTA pour une Entité ; - le Tableau d’évaluation du PTA pour un Responsable ; - le Tableau de suivi des événements sur les marchés ; - le Tableau de bord de suivi des activités par département ; - le Tableau de bord de suivi des activités par Responsable ; - le Tableau de bord de suivi des activités par Agent ; - le Tableau de bord de suivi des activités par Entité.

Autres outils du suivi d’exécution prévus pour la mise en œuvre mais non pris en compte par l’application informatique La base de données ne prend en compte des outils ci-après :

- le Plan de Travail Trimestriel du projet (Cf. §. 5.1.3) ; - le Plan de Travail Trimestriel des structures sous tutelle et des partenaires

et des prestataires de services (Cf. §. 5.1.4) ; - le Plan de Travail Mensuel des spécialistes de l’équipe de coordination du

projet (Cf. §. 5.1.5) ; - les Tableaux d’évaluation mensuelle et trimestrielle des activités de

l’équipe de gestion, des structures sous tutelle et des partenaires (Cf. §. 5.2.3).


53

Certes ces outils sont importants mais ils ne seront pas générés par l’application informatique. Les tableaux en fichier EXCEL seront utilisés à cet effet. 5.5.3. Utilisateurs de l’application informatique, leur profil et leur rôle Deux catégories d’utilisateurs de l’application informatiques sont envisagées à savoir les membres de l’ECP et les structures d’exécution encore appelées entités extérieures. Seul le Spécialiste en suivi-évaluation a le droit «Superviseur » et peut avoir accès à toutes les fonctionnalités de l’application. Les autres n’en sont que des de simples utilisateurs et suivant leurs besoins et droits définis par le « Superviseur ». Le tableau 11 présente en détails les profil et rôle des utilisateurs de l’application informatique. Tableau 11 : Utilisateurs de l’application informatique, profil et rôle

Acteurs Profil Modules Fonctionnalités

Spécialiste en suivi-évaluation de l’ECP

Superviseur Tous les modules Toutes les fonctionnalités

Spécialiste en passation des marchés de l’ECP

Utilisateur Structure de projet Programmation Suivi d'exécution Editions

Marchés Publics, Programmation des marchés, Plan de Passation des marchés, Suivi des actions par marché, Evènements sur les marchés, Plan de Passation des marchés, Tableau de suivi du Plan de Passation des marchés et Tableau de suivi des évènements.

Financiers (Spécialiste en Administration des Finances et Comptables) de l’ECP

Utilisateur Programmation Suivi d'exécution Editions

Budget, Planification, Plan de décaissement, Réalisation Financière, Plan de Consommation des Crédits et Tableau de suivi du Plan de Consommation des Crédits

Autres Spécialistes de l’ECP


Sous la supervision du Spécialiste en suivi-évaluation de l’ECP et en fonction de leurs besoins

Structures d’exécution ou Entités extérieures (CeRPA, INRAB, Fermes, Laboratoires etc.)


Prévisions sur les activités , Réalisations sur les activités, Plan de Travail, Tableau d'évaluation du Plan de Travail, Tableaux de bord de suivi des activités, Sauvegarde des données, Extraction et Intégration pour les Prévisions et les réalisations des activités


54

6. SUIVI D’IMPACT

6.1. Problématique pour l’évaluation de l’impact du PAFILAV

L’impact est défini comme l’’ensemble des changements intervenus (effets à long terme) dans les activités des producteurs, transformateurs et commerçants des filières lait et viande, dans leurs conditions de vie et dans la zone d’intervention en général, tels que perçus par eux-mêmes et les partenaires au moment de l’évaluation. Ces changements peuvent être positifs ou négatifs, directs ou indirects, attendus ou imprévus.

Le suivi des effets et impact ou simplement le suivi d’impact consiste à collecter progressivement et à analyser les données requises sur les indicateurs d’effets et d’impact (objectifs global et spécifiques) qui ont été identifiés et retenus par les décideurs du projet et les autres acteurs qui y sont impliqués dans sa mise en œuvre, de façon à fournir les informations nécessaires pour une évaluation de ces changements par rapport à une situation de base ou de référence.

A l’instar du suivi d’exécution qui consiste à comparer les indicateurs de réalisation à ceux qui sont programmés (tableau des valeurs cibles des indicateurs, Cf. § 5.1.6), le suivi d’impact a lui aussi besoin de connaître la situation de base (base line) c’est à dire les indicateurs de référence au démarrage du projet et les comparer avec ceux qui résultent de la mise en œuvre de l’intervention.

Il convient de rappeler que le suivi d’impact comprend comme le suivi d’exécution, 4 sous-ensembles (sous dispositifs) qui sont interrelationnels du système d’information à savoir :

- la collecte et la remontée des informations sur les effets et impact ; - le traitement et l’analyse des informations liées aux effets et impact ; - la circulation et la diffusion des informations afférentes aux effets et

impact ; - le stockage des informations sur les effets et impact.

6.2. Domaines d’impact du PAFILAV et indicateurs à suivre

Le tableau 3 sur la logique d’intervention du projet (Cf. § 4.4.2) et le cadre logique révisé du projet (annexe 4) permettent de distinguer que ce sont 4 indicateurs d’impact (indicateurs primaires, c'est-à-dire les indicateurs liés à l’objectif global) et 10 indicateurs d’effets (indicateurs secondaires, ce sont les indicateurs liés aux trois premiers objectifs spécifiques) qui feront l’objet du suivi d’impact.

Les domaines d’impact du PAFILAV sont les améliorations attendues de l’utilisation des services et produits apportés par le projet.

Le tableau 12 donne des détails sur les domaines d’impacts ainsi que les indicateurs à suivre.


55

Tableau 12: Domaines d’impact du PAFILAV et indicateurs à mesurer

Domaines d’impact Indicateurs d’impacts

Accroissement de la production et de la compétitivité des filières animales

Taux de couverture des besoins de la population en produits animaux par la production nationale

Contribution des filières animales (viande et lait) au PIB agricole

Accroissement des revenus moyens des ménages agricoles

Taux d’accroissement des revenus moyens des producteurs, transformateurs et commerçants des filières cibles

Indicateurs d’effets

Composante A

Amélioration des systèmes de production des filières lait et de la viande

Taux d’accroissement de la production du lait dans la ZIP : 25,4%

Taux d’accroissement de la production de viande de la ZIP : 15,5%

Composante B

Amélioration de la compétitivité des filières lait et viande

Niveau d’accroissement des recettes d’exportation des filières Lait et Viande

Taux d’accroissement du volume des exportations de produits laitiers

Taux d’accroissement du volume des exportations de viande



Composante C

Renforcement des capacités organisationnelles, techniques et institutionnelles des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet

Indice de gouvernance des OP



6.3. Etude de référence

Pour mesurer les changements résultant de la mise en œuvre du PAFILAV, il est évident de connaître la situation de base ou de référence dans la zone d’intervention. C’est l’objet de l’étude de référence, c’est une photo de la situation avant le démarrage du projet. Les données à collecter porteront notamment sur les indicateurs d’effets et d’impact et proviendront principalement de l’INSAE, des producteurs, transformateurs, commerçants et leurs organisations professionnelles, des structures d’encadrement, etc.

6.4. Dispositif de collecte et de traitement des données pour le suivi d’impact

La collecte des données sur les indicateurs d’effets et d’impact se fera essentiellement par le biais du cahier d’opérationnalisation des indicateurs et les enquêtes spécifiques à l’instar des indicateurs du suivi d’exécution.

6.4.1. Opérationnalisation des indicateurs du suivi d’impact

Comme il a été mentionné ci-dessus (Cf. § 5.4.2), pour une collecte méthodique des informations sur le niveau de réalisation d’un IOV, il faut procéder à son opérationnalisation. C’est dans ce cadre que chacun des 14 IOV (objectifs global et spécifiques) a été opérationnalisé et présenté dans le cahier présenté en annexe 7.

56

Le tableau 13 présente la synthèse sur le dispositif de collecte et de traitement des données du suivi d’impact du PAFILA. Le tableau 13 : Synthèse du dispositif de collecte et de traitement des données du suivi d’impact du PAFILAV

N°

Nom de l’indicateur Variables à déterminer Formule ou méthode de calcul Méthode

de collecte Périodicité de collecte

Respon du recueil

Niveau de désagrégation de

l’indicateur

1 Taux de couverture des besoins de la population en produits animaux par la production nationale

Besoins en viande et en lait selon les normes de l’Afrique Subsaharienne (ASS) et les disponibilités en viande et en lait

Quantité de viande/ lait produite par habitant/besoins (viande ou lait) par habitant


Annuelle Point focal CeCPA, TSPA/CPA

Par filière

2 Contribution des filières animales (viande et lait) au PIB agricole

PIB de chaque filière viande et lait pour les années n-1 et n, PIBA (n-1), PIBAn

{[(PIBviande + PIBlait)n / PIBAn] / [(PIBviande + PIBlait)n-1 / PIBAn-1] – 1} x 100


Annuelle CSE/PAFILAV Par filière

3 Accroissement des revenus moyens des ménages agricoles

Revenu moyen annuel des ménages agricoles (Revenu moyen de l’année n – Revenu moyen de l’année n-1)*100/ Revenu moyen de l’année n-1

Enquête spécifique

2011, 2013, 2015

CSE/PAFILAV Par catégorie d’OP et par sexe

4 Taux d’accroissement des revenus moyens des producteurs, transformateurs et commerçants des filières cibles

Revenus moyens annuels des producteurs, transformateurs ou de commerçants de produits laitiers et/ou carnés

(Revenu moyen de l’année n –Revenu moyen de l’année n-1)*100/ Revenu moyen de l’année n-1


Annuelle CSE/PAFILAV Par segment d’activités et par sexe

5 Taux d’accroissement de la production de lait dans la ZIP : 25,4%

Quantité totale de lait produit dans la ZIP en années n et n-1

[(Qtélaitn / Qtélaitn-1) – 1] x 100 Recherche documentaire et entretiens

Annuelle


--

6 Taux d’accroissement de la production de viande dans la ZIP : 15,5%

Quantité totale de viande produite dans la ZIP en années n et n-1

[(Qtévianden / Qtévianden-1) – 1] x 100 Recherche documentaire et entretiens

Annuelle


Par espèce

7 Niveau d’accroissement des recettes d’exportation des filières Lait et Viande

Recettes (X) d’exportation des filières Lait et Viande en année (n-1) et en année (n)

(Xn – Xn-1)*100/ Xn-1


Annuelle

CSE/PAFILAV Par filière et par espèce (Lait et Viande)

8 Taux d’accroissement du volume des exportations de produits laitiers

Quantités (X) des produits laitiers exportées en année (n-1) et en année (n)

(Xn – Xn-1)*100/ Xn- Recherche documentaire

Annuelle

CSE/PAFILAV National

9 Taux d’accroissement du volume des exportations de viande

Quantités (X) de viande exportées en année (n-1) et en année (n)

(Xn – Xn-1)*100/ Xn-1


Annuelle

CSE/PAFILAV Par espèce

10


Quantité (X) d’importation des produits laitiers en année (n-1) et en année

(Xn – Xn-1)*100/ Xn-1


Annuelle

CSE/PAFILAV Par type

11


Quantité (X) de viandes importées en année (n-1) et en année (n)

(Xn – Xn-1)*100/ Xn-1


Annuelle

CSE/PAFILAV Par espèce

12

Indice de gouvernance des OP Organisation administrative : connaissance de la mission de l’OP par les membres (a) ; connaissance des statuts et du règlement intérieur de l’OP par les membres (b) ; existence d’organe de contrôle (c) ; existence de siège (d) ; existence

∑(a ; b ; c ; d ; e ; a’ ; b’ ; c’ ; d’ ; e’) / 50

Recherche documentaire et entretiens

Annuelle

CSE/PAFILAV Par type d’OP


57

des documents administratifs (registre des membres, registres des délibérations de l’AG, du CA et du CC) (e).

Fonctionnement des organes de gestion : tenue des réunions statutaires (AG et CA) par l’OP (a’) ; renouvellement des organes de l’OP (b’) ; opérationnalité du comité de contrôle (CC) (c’) ; application des décisions de l’AG et du CA (d’) ; maîtrise des attributions par les membres du bureau (CA

13


Effectif total des membres des OP (X) et effectif total des membres satisfaits des prestations apportés par leurs organisations (Y)

(Y/X)*100


Annuelle


14


Effectif total des membres des OP (X) ayant bénéficié des services et effectif total des membres satisfaits (Y) de ces services apportés par les structures d'encadrement

(Y/X)*100


Annuelle


15

Taux d’exécution physique Poids de chaque activité (Pai), taux de réalisation de chaque activité (Tai)

∑(Tai x Pai) / ∑Pai Recherche documentaire

Trimestrielle CSE/PAFILAV Par composante du projet

16

Taux d’exécution financière Montant programmé, montant décaissé Montant décaissé x 100/montant programmé


Trimestrielle CSE/PAFILAV Par composante du projet

58

6.4.2. Termes de référence des enquêtes spécifiques pour la collecte des données sur des indicateurs du suivi d’impact

L’opérationnalisation de certains IOV a débouché sur la nécessité de réaliser des enquêtes spécifiques ou enquêtes complémentaires pour pouvoir les renseigner. Il s’agit notamment des IOV de l’objectif spécifique 3 ci-après :

- Taux de satisfaction des membres par rapport aux services apportés par les OP ;

- Taux de satisfaction des OP par rapport aux services apportés par les structures d'encadrement.

L’annexe 8 présente les grandes lignes des termes de référence pour la réalisation desdites enquêtes spécifiques.

6.5. Evaluations Deux types d’évaluation sont attendus des décideurs du projet à savoir l’évaluation à mi-parcours et l’évaluation finale. La première évaluation pourrait intervenir vers fin 2012 ou au début 2013, soit 3 ans environ après le démarrage du projet et portera entre autre sur : i) le niveau de réalisation des activités, ii) le niveau de réalisation des IOV prévus ; iii) les premiers effets résultant de l’intervention ; iv) le niveau d’appropriation des outils mis en place dans le cadre du suivi – évaluation, v) le management global du projet. L’évaluation finale portera notamment sur l’impact du projet et interviendra en 2015.


59

7. BESOINS EN RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES ET RENFORCEMENT DE CAPACITES DES ACTEURS IMPLIQUES DANS LA MISE EN ŒUVRE DU SYSTEME DU S&E DU PAFILAV

7.1. Besoins en ressources humaines et matérielles

Le système du S&E du PAFILAV sera implanté au niveau du siège du projet et au niveau des structures sous tutelle et des CeRPA. Au niveau du siège du projet

- Ressources humaines : le personnel spécifique qui sera affecté au S&E comprend deux agents, le Responsable actuel et 01 Assistant (Ingénieur agronome zootechnicien, Ingénieur des travaux en production animale ou équivalent) ayant une bonne connaissance des outils de Ms-Office et de l’exploitation des logiciels de gestion ;

- Ressources matérielles : i) 01 Serveur (Micro-ordinateur Dual Core2 - 2,8 GHz/Ram 2 Go/DD 500 Go/Graveur DVD ou CD/Windows XP ou NT/Ms-Office/Antivirus) ; ii) 02 Ordinateurs portables Dual Core2 - 2,8 GHz/Ram 2 Go/DD 500 Go/Graveur DVD/Windows XP ou Vista/Ms-Office/Antivirus ; iii) 02 imprimantes et iv) 02 Scanneurs.

Au niveau des structures sous tutelle (Fermes et Laboratoires) et des CeRPA

- Ressources humaines par structure : 01 Chargé du S&E ayant une bonne connaissance des outils de Ms-Office et de l’exploitation des logiciels de gestion) par structure. Il convient de mentionner que le point focal du PAFILAV au niveau du CeRPA transmette en même temps au projet et à la direction du CeRPA les mêmes informations ;

- Ressources matérielles par structure : i) 01 Micro-ordinateur Dual Core2 - 2,0 GHz/Ram 2 Go/DD 160 Go/Graveur CD/Windows XP/Ms-Office/Antivirus ; ii) 01 imprimante ; et iii) 01 Scanneur.

7.2. Renforcement de capacités des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du système de S&E du PAFILAV

Pour mettre en œuvre de façon efficiente, les activités inhérentes au système de suivi-évaluation du PAFILAV, il est prévu un plan de formation à l’endroit des acteurs du projet. Les thèmes de formations, les bénéficiaires ainsi les moments indiqués sont récapitulés dans le tableau 14.


60

Tableau 14 : Plan de formation des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du système de suivi-évaluation informatisé du PAFILAV

N° Thèmes Bénéficiaires Moment indiqué

Lieu

1 Remise à niveau en informatique de base (Word et Excel)

- Points focaux CeRPA - Responsable + 1 agent des fermes et laboratoires

Formation de base à réaliser avant fin en 2012

A retenir par le Coordonnateur du PAFILAV

2

- Concepts de base en suivi –évaluation - Méthodes et outils du suivi d’exécution du PAFILAV - Méthodes et outils du suivi d’impact du PAFILAV

- Points focaux CeRPA - Responsable + 1 agent des fermes et laboratoires - Spécialistes de l’ECP du PAFILAV

A réaliser en avant fin 2012


3

Utilisation de l’application informatique du système de suivi-évaluation.

- Points focaux CeRPA - Responsable + 1 agent des fermes et laboratoires - Spécialistes de l’ECP du PAFILAV

A réaliser en avant fin 2012


4

Recyclage sur les méthodes et outils du suivi-évaluation du PAFILAV

- Points focaux CeRPA - Responsable + 1 agent des fermes et laboratoires -Spécialiste de l’ECP du PAFILAV

Fin 2013

5

Recyclage sur l’utilisation de l’application informatique du système de suivi-évaluation.

- Points focaux CeRPA - Responsable + 1 agent des fermes et laboratoires -Spécialiste de l’ECP du PAFILAV

Fin 2013 et 2014

6

Suivi-évaluation des programmes et projets

Spécialiste en suivi-évaluation du PAFILAV

2013

SETYM-Québec au- Canada/ Institut FORHOM à la Rochelle en France

8. CONCLUSION

Le manuel technique du système de suivi-évaluation porte sur les procédures

du suivi-évaluation (S&E) et formalise les méthodes et outils requis pour le suivi

d’exécution et le suivi d’impact du PAFILAV. Les rôles et responsabilités des

acteurs ont été définis. Les méthodologies et outils proposés ne sauraient être

considérés ni comme figés ni comme exhaustifs et pourront donc connaître des

réajustements au fil du temps l’expérience de leur application progressive.


61

ANNEXES

ANNEXE 1 : Présentation détaillée des étapes méthodologiques suivies pour la mise en place du système informatisé de suivi-évaluation du PAFILAV ANNEXE 2 : Concepts couramment utilisés en suivi-évaluation

ANNEXE 3 : Cadre logique du Programme de Développement de l’Elevage du Plan Stratégique de Relance du Secteur Agricole ANNEXE 4 : Cadre logique révisé du PAFILAV

ANNEXE 5 : Cahier d’opérationnalisation des IOV de résultats

ANNEXE 6 : Termes de référence et protocoles des enquêtes spécifiques pour la collecte des données du suivi d’exécution

ANNEXE 7 : Cahier d’opérationnalisation des IOV d’effets et impact

ANNEXE 8 : Termes de référence des enquêtes spécifiques pour la collecte des données sur des indicateurs du suivi d’impact

Documents

CONCEPTION ET MISE EN PLACE DU SYSTEME INFORMATISE DE ... · 5.2.9 Tableau de suivi de la mise en œuvre des recommandations du Comité de ... danalyse et de diffusion de linformation