Conception Model Es Simples

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conception des modeles simples et legeres

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  • Conception de modles simples

    Prparation du canevas et remplissage des variables

    Version 1.00 du 15/09/2009

    Ralis avec : OOo 3.1.1 Plate-forme / OS : Toutes

    Distribu par le projet fr.OpenOffice.org

  • fr.OpenOffice.org

    Table des matires1 Introduction........................................................................... 4

    2 Fonctions utiles pour un modle simple (cas dune lettre).................................................................... 6

    3 Concevoir un canevas prt tout, ou presque...................... 7

    3.1 Ne pas penser que le document sera rempli sur papier................... 8

    3.2 Penser aux exceptions....................................................................... 8

    3.3 Penser aux pages de suite................................................................. 10

    3.4 Penser la diversit des postes de travail........................................ 103.4.a Se limiter aux polices classiques ................................................. 103.4.b Le jeu est lme de la mcanique ................................................ 11

    3.5 Garder de la souplesse...................................................................... 11

    4 Introduire du texte variable dans un document.................... 11

    4.1 Saisie de texte en position laide dun champ balise...................... 12

    4.2 Saisie de texte dans une bote de dialogue....................................... 13

    4.3 Choisir parmi plusieurs options......................................................... 14

    4.4 Remplir le formulaire des proprits................................................ 14

    4.5 Placer un drapeau chaque emplacement de variable ............... 15

    5 Variables mmorises pour un remploi............................... 17

    5.1 Les rfrences................................................................................... 175.1.a Cration dune rfrence.................................................................. 175.1.b Rutiliser une rfrence.................................................................... 18

    5.2 Les variables...................................................................................... 195.2.a Dfinition dune Variable au sens dOpenOffice.org Writer........ 195.2.b Initialiser la variable......................................................................... 215.2.c Utiliser la variable par Afficher la variable ................................. 21

    6 Informations automatiques.................................................... 21

    6.1 Champs date ................................................................................ 22

    6.2 Informations sur le rdacteur............................................................ 22

    6.3 Identification du fichier..................................................................... 24

    6.4 Numrotation des pages.................................................................... 25

    7 Synthse dun modle simple................................................. 25

    7.1 Contenu du modle............................................................................ 25

    7.2 Ne pas multiplier le nombre de modles........................................... 25

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  • fr.OpenOffice.org

    7.3 Diffusion dun document contenant des champs............................... 26

    7.4 Le mieux est lennemi du bien ! ........................................................ 26

    8 Informations complmentaires.............................................. 27

    8.1 Espace documentaire........................................................................ 27

    8.2 Listes de discussion........................................................................... 27

    9 Crdits.................................................................................... 28

    10Licence................................................................................... 28

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  • fr.OpenOffice.org

    1 Introduction

    Un modle (template en anglais, do le suffixe ott des noms de fichiers) est, notamment, un canevas (squelette, maquette, trame, patron, gabarit : les synonymes sont nombreux) utilis pour crer une famille de documents : courriers, rapports, factures, etc. 1

    Tout document cr par OpenOffice.org Writer est rdig partir dun modle. Si lutilisateur ne fait aucun choix, il emploie le modle par dfaut 2 qui est une page vierge. Une page vierge napporte aucun service au rdacteur, alors quun modle est fait pour guider le rdacteur dans la ralisation dun travail spcifique.

    Par exemple, cette note est rdige partir du projet de modle pour how-to : http://fr.openoffice.org/files/documents/67/4110/Modele_HowTo2.ott. En employant ce modle, le rdacteur et les rviseurs ont leur disposition des fonctions pour iden-tifier le document et le mettre en page en respectant une charte graphique qui assure une certaine homognit entre tous les documents offerts aux nouveaux utili-sateurs dOpenOffice.org.

    Partir dune page blanche ne devrait se rencontrer quexceptionnellement dans un milieu professionnel. Toute organisation a une charte graphique, une adresse et un logo 3. Tout courrier doit tre dat et adress, comporter une formule de politesse et une signature. Mme retrait, je rdige trs rarement un document sans utiliser un modle spcifique de courrier, de compte rendu, de note, de fiche, etc adapt las-sociation pour laquelle jcris parmi plusieurs, chacune ayant sa charte graphique.

    On peut donc dire que des modles bien conus sont indispensables pour tout travail professionnel ou rgulier.

    Pour atteindre ses objectifs, succinctement, un modle doit tre :

    facile utiliser (pas ou peu dapprentissage du modle spcifique et du logiciel sous-jacent) ;

    performant (minimum doprations demandes lutilisateur, notamment de contrle, le modle devant automatiser les tches de routine avec fiabilit) ;

    volutif, pour sadapter aux besoins.

    Cette note ne traite pas de la cration et de la gestion des modles, mais de la manire de rendre les modles efficaces en exploitant OpenOffice.org Writer pour les raliser dans les cas courants.

    Pour lire cette note, il faut avoir une connaissance pralable de lutilisation, de la cration et de la gestion des modles. Les deux documents ci-aprs apportent les informations ncessaires :

    http://wiki.services.openoffice.org/wiki/FR/Documentation/Writer_Guide/Travail_modeles

    1 Attention : un modle nest pas un document ordinaire. Son suffixe est ott . Il sutilise normalement par Fichier Nouveau . Quand il est accd par Fichier Ouvrir , le logi-ciel agit en crant un nouveau fichier comme si Fichier Nouveau avait t utilis. Lorsque lon double clique sur un modle dans le gestionnaire de fichiers, il nest pas ouvert mais un nouveau document est cr par copie du modle.

    2 Pour changer de modle par dfaut, voir, par exemple :http://wiki.services.openoffice.org/wiki/FR/FAQ/Writer/100

    3 On trouve souvent des modles qui ne comportent que le logo et ladresse de lorganisa-tion : cest insuffisant. De plus, une grande partie de la charte graphique est porte par les styles .

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  • fr.OpenOffice.org

    http://fr.openoffice.org/Documentation/Guides/StylesModeles.odt .

    Dautres composants du modle ou fonctions dautomatisation non intgres dans un modle ne sont pas traits dans cette note. Cependant, ils sont prendre en compte dans la rflexion pour la prparation doutils adapts aux besoins des utilisateurs :

    les styles 1;

    les formulaires au sens strict du terme ;

    lautomatisation de fonctions rptitives par des macros ;

    les aides la rdaction, notamment les autotextes ;

    lamlioration du confort de lutilisateur, notamment, son environnement de travail : menus, raccourcis clavier, barres doutils, boutons dans le document, etc. 2

    Les principales fonctions dun modle tudies dans cette note sont :

    un canevas de document comportant tous les lments constants et la position des lments variables obligatoires ou frquemment rencontrs ;

    aide la rdaction des lments variables spcifiques au document en divers points du canevas ;

    automatisation de laffichage dinformations, notamment, celles qui sont rptes ou calcules 3.

    Il faut rappeler quune manire de gagner du temps, du confort et de la fiabilit, est dviter dutiliser la souris. Un modle devrait offrir une solution de travail sans souris, mme si la souris est toujours un mode de secours lent et fatigant dont le seul avantage est dviter de faire appel la mmoire et des rflexes.

    Cette note est limite aux cas frquents, cest--dire lorsque la volumtrie est faible (quelques utilisations par semaine), la production est lunit (pas de publipostage), sans prlvement dans une base de donnes. La note ne prend pas en compte les enjeux des documents dure de vie longue.

    Les principes prsents sappliquent tous les modles, y compris les plus complexes. Ils sont gnriques , cest--dire communs tous les logiciels de production de documents courants. Les principes sont constants, mais les modalits pratiques dpendent du logiciel.

    La ralisation de modles exige des comptences beaucoup plus tendues que celles ncessaires pour les mettre en uvre. Dans la plupart des organisa-tions il devrait y avoir sparation des rles 4. La formation de dbutants devrait probablement commencer par lapprentissage de la rdaction avec des modles. Mme dans lenseignement, ne faudrait-il pas commencer par proposer aux lves des modles trs bien conus ?

    1 Les styles font lobjet dautres documents, notamment, StylesModeles OpenOffice.org Writer. La manire de crer et grer les modles est aussi dcrite dans le document prc-dent et non reprise. Le document ConceptionStyles.odt donne quelques principes pour concevoir une feuille de styles. Cette note concerne peu la manipulation du logiciel, mais essentiellement la conception du canevas et des outils dassistance.

    2 Dans toutes ces fonctions, il faut sappuyer sur les normes et les standards de fait et, si ncessaire, spcifier des standards propres lorganisation utiliss dans tous les modles.

    3 Dautres fonctions ne sont pas tudies, par exemple, la table des matires dont la cration est bien documente par ailleurs : http://wiki.services.openoffice.org/wiki/FR/Documenta-tion/Writer_Guide/Creation_index.

    4 Nest-ce pas une des fonctions des assistant-e-s (secrtaires) ?

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    2 Fonctions utiles pour un modle simple (cas dune lettre)

    Des fonctions sont dcrites partir de lexemple dune lettre simple, cas typique dutilisation de modles. Lanalyse du contenu et les fonctions mises en exergue sont communes la plupart des modles. La disposition de la lettre nest pas conforme la norme AFNOR NF Z11-001 mais en reprend les contenus essentiels, sans traiter tous les cas. Ce nest pas un exemple de prsentation, mais seulement un exemple de fonctions dun modle. La plupart des autres modles rpondent des besoins spci-fiques dune organisation. Ils doivent donc tre labors en tenant compte des objec-tifs du document et du contexte de rdaction et dexploitation. Les fonctions lmen-taires, les pices du mcano , sont assembler pour rpondre aux besoins des divers utilisateurs.

    Les informations en noir sont identiques pour tous les courriers.Les informations en vert sont propres lmetteur : constantes pour une personne.

    Les informations en jaune sont variables pour chaque courrier.

    Lexemple de lettre montre :

    des informations constantes dans le canevas du modle ; elles sont communes tous les courriers ; ce sont notamment celles que lon trouverait sur un papier imprim 1 ;

    1 Sur un papier lettre, la position des informations imprimes est fixe. Un modle offre plus de souplesse, ce qui autorise prvoir davantage dinformations constantes.

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    des informations variables, en fonction : de lexpditeur, du destinataire, de lobjet particulier du courrier ;

    que certaines variables sont rptes ou ont une influence sur la suite du docu-ment : le titre de civilit, par exemple, se rpte dans la formule de politesse et agit sur le texte du courrier, notamment dans les accords ;

    quil ny a jamais une seule solution ; par exemple, le lieu dmission peut tre considr comme une constante ou une variable spcifique au courrier (si le modle tait utilis par un voyageur).

    Lautomatisation nest pas toujours justifie, mais elle rend service ds quil y a une certaine rptition : phrases types, par exemple. Elles doivent alors saccorder au destinataire ou au signataire 1.

    La version imprime nest pas lensemble du document, car il faut penser aux opra-tions associes de gestion. Pour un courrier simple, nous nous bornons larchivage du fichier contenant le courrier, jusqu sa destruction 2. Les oprations sont facilits si :

    le nom du fichier est pertinent ;

    la feuille de proprits est bien remplie 3.

    Proprits de cette note affiches un moment par Microsoft Windows XP.Elles compltent le nom du fichier et sont exploites par les outils dindexation et de

    recherche.

    3 Concevoir un canevas prt tout, ou presque

    Lors de la conception dun canevas il faut considrer les cas limites les plus courants. Combien voit-on de modles dont les textes constants fuient ds que lon commence saisir des variables ?

    Les rgles de base du traitement de texte aident bien concevoir des canevas de modles, notamment :

    ne pas utiliser les taquets de tabulation par dfaut mais placer sur la rgle les taquets indispensables de manire ne jamais avoir de tabulations superflues dans le corps du modle (ou en employer des cellules de tableau) ;

    1 Ceci conduit distinguer les variables locales , souvent du texte saisi aux emplacements prvus du modle (par exemple, le code postal du destinataire), des variables globales , qui seront rptes ou exploites dans des oprations logiques. On pourrait dsigner ces dernires variables comme variables dtat , car elles ont une influence sur tout le docu-ment. Ceci nest pas abord pour un courrier simple.

    2 Dans des cas plus complexes, il faut envisager, par exemples : la cration dun enregistre-ment dans le chrono des documents mis et dun vnement dans un chancier pour le suivi des actions engages par ce document.

    3 La feuille de proprits perd de lintrt avec les noms de fichiers longs et lindexation en texte plein.

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    placer les espaces inscables dans les textes constants et les phrases rptitives (autotextes) pour que leur mise en page automatique soit toujours impeccable ;

    ne jamais placer de saut de page en dehors des endroits o ils sont ncessaires (seul le logiciel sait si la page est pleine, pas lauteur et encore moins le concep-teur du modle).

    3.1 Ne pas penser que le document sera rempli sur papier

    Il nest pas rare de voir des modles dont les concepteurs pensent encore aux formu-laires sur papier comme illustr ci-aprs partir dexemples pris sur un appel doffres national diffus sous forme numrique.

    A lcran les points de conduite sont une gne. Encore plus quand ils sont obtenus par une succession de points, ce qui est le cas de la premire ligne gauche.

    A droite, rien ne gne linsertion des variables en supprimant ce qui aurait t utile pour servir le document sur papier en manuscrit.

    A gauche, les cellules sont cres avec une mthode dactylographique et sont dimension-nes pour tre remplies sur papier. Ds que du texte est insr dans le fichier, les para-

    graphes vides deviennent gnants. En adoptant une disposition comme celle de droite, il est possible dentrer autant de texte que souhait, la dimension verticale des cellules sadaptant et la mise en page tant adapte auto-

    matiquement avec de larges tolrances sur le volume de texte entr.

    Plus loin, plusieurs solutions sont proposes pour aider mettre en place les informa-tions variables demandes.

    3.2 Penser aux exceptions

    La mise en page doit permettre les plus grandes fantaisies dans le contenu des variables. Cest notamment le cas pour les adresses o lon peut avoir des lignes trs longues.

    Lutilisateur du modle peut tre dcontenanc lorsquil obtient ce qui suit. Il faut viter de contraindre lutilisateur quand ce nest pas ncessaire et prvoir les cas qui ne respectent pas les conseils de La Poste.

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    Il est tellement simple de brider les dplacements de ladresse :

    Lors du test dun modle, il faut donner aux variables des valeurs allant de rien des longueurs suprieures ce qui semble normal. Ainsi, on prvient des risques de drouter lutilisateur.

    Dans lexemple ci-dessus, remarquer que ladresse est constitue dun seul para-graphe. Remarquer aussi que la solution employe fait descendre la dernire ligne de ladresse, ce qui nest pas recommand par La Poste. Ceci pourrait tre vit en plaant ladresse dans une cellule de tableau avec un alignement sur le bas. Dans ce cas, il faudrait prvoir du jeu en haut de lobjet.

    Rfrence : JPD/2008/202 Monsieur le Vicomte Victor-Emmanuel

    Dupont de la Morandire

    22 rue de la Paix

    75000 PARIS

    Rfrence : JPD/2008/202

    Monsieur Victor Dupont

    22 rue de la Paix

    75000 PARISLe contenu de la cellule de droite tant align en bas, la position de la dernire ligne ne

    change pas avec le nombre de lignes de ladresse. Il faut prvoir un espace de dilatation en haut de la cellule

    pour recevoir les lignes supplmentaires.Les bordures ont t ajoutes pour faciliter la comprhension mais ne doivent pas exister

    dans un modle de courrier.

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    3.3 Penser aux pages de suite

    Un modle doit sadapter automatiquement diverses circonstances sans manipula-tions de lutilisateur. Cest notamment le cas des pages de suite dun courrier. Pour sassurer quun courrier imprim de plusieurs pages est bien complet, une solution est de reporter une rfrence unique sur chaque page et de numroter les pages n/x (numro de la page courante / nombre de pages du document).

    Dans le modle de courrier, la page initiale a le style Premire page . Elle est ventuellement suivie par des pages de style Standard . Ainsi, les utilisateurs peuvent rdiger au kilomtre sans avoir se soucier de la longueur de leur cour-rier. La mise en page est automatiquement prise en charge par le logiciel.

    Les zones actives (champs et rfrences) sont colories en vert.Le texte est un assemblage au hasard dautotextes livrs avec OOo franais.

    3.4 Penser la diversit des postes de travail

    Le modle peut devoir tre employ sur plusieurs postes de travail, dots de systmes dexploitation et de priphriques diffrents.

    3.4.a Se limiter aux polices classiques

    Il est tentant demployer des polices originales pour personnaliser les documents. Cest dangereux quand le modle et les documents produits sont employs sur plusieurs postes de travail.

    Lorsque les documents produits sont diffuss au format ODF, il faut aussi penser lquipement des postes des destinataires. Mme la diffusion au format PDF peut conduire des difficults lorsque les postes destinataires ne sont pas dots des polices employes, moins de systmatiquement diffuser les polices avec les docu-ments, quand leur licence le permet.

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    Il est donc prudent de se limiter aux polices traditionnelles des familles 1 :

    sans empattement : Helvetica ou Arial,

    avec empattement : Times ou similaire.

    3.4.b Le jeu est lme de la mcanique

    Comme les mcaniciens dans les assemblages de pices, les concepteurs de modles doivent tenir compte de quelques diffrences entre les postes de travail pour viter des incidents, ce qui conduit laisser un peu de jeu pour absorber quelques carts.

    Par exemple, il est prfrable de ne pas utiliser toute la surface dimpression de son imprimante, toutes les imprimantes nayant pas les mmes marges minimales. En effet, lors dun changement dimprimante il y aurait des messages derreur ou des modifications du canevas, voire perte dune partie de linformation. En ne sappro-chant pas inutilement des bords de la feuille, les risques sont rduits.

    Laisser de la place supplmentaire dans les zones de saisie de variables permet de sadapter un changement de police de caractres dans la mme famille.

    Ceci laisse entrevoir que mettre au point des modles devant tre exploits sur un grand nombre de postes ou dont la production est diffuse sous forme numrique, demande des tests et souvent des retouches. Ceci sort du cadre de cette note.

    3.5 Garder de la souplesse

    Dans le modle de courrier prsent, des lignes vides du modle permettent de donner de la souplesse pour quilibrer un courrier. En effet, il nest pas recommand de navoir en dernire page que la formule de politesse et la signature, ce qui se produit rgulirement. Dans cette situation, il est possible de tasser en suppri-mant quelques fins de lignes aprs ladresse ou aprs la formule de politesse 2.

    4 Introduire du texte variable dans un document

    Pour introduire du texte variable dans un document, il faut :

    reprer la position o il doit tre plac ;

    se dplacer rapidement et avec scurit dune variable lune autre ;

    parfois, respecter des consignes pour saisir des informations, par exemple : date jj/mm/aaaa rappelle quil faut saisir une date et en prcise le format.

    Une autre solution consiste remplir toutes les variables dans un formulaire. Ceci nest envisageable que pour des donnes courtes, sans mise en page complexe. Cest ce qui se passe lors dune opration de publipostage o toutes les variables sont issues dun fichier.

    1 Les polices sont classes en familles qui permettent des substitutions automatiques vers une police voisine en cas dabsence de la police utilise. Voir : http://fr.openoffice.org/Documentation/Guides/guidepolices-fr.html. Noter que si le modle est bien construit, la substitution de police ne devrait pas provoquer de catastrophes mais seulement une modification lgre de la mise en page, non gnante pour les utilisateurs. Raison supplmentaire pour prvoir un peu de jeu partout permet-tant de lgres diffrences de chasse entre la police du modle et celle de lutilisateur (http://fr.wikipedia.org/wiki/Chasse_%28typographie%29).

    2 Dans OOo Writer, je nai pas repr de fonction pour tasser le texte sur moins de pages (quivalent de la fonction Ajuster de MS WW).

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    OpenOffice.org Writer offre plusieurs moyens pour assurer cette fonction pour des documents lunit :

    placer dans le document des balises (champs, drapeaux, repres), qui peuvent porter une tiquette indiquant la nature et le format de linformation qui doit les remplacer ou se situer ct (champs Substituant ) ;

    des formulaires simples, ou botes de dialogue, qui conduisent saisir en dehors du document et prennent en charge le positionnement de linformation dans le canevas (Champ de saisie) ;

    Remplir le formulaire des proprits adapt au type de document crer.

    Il y a de nombreuses dclinaisons de ces techniques dans OpenOffice.org Writer. Dans cette note, seules les fonctions les plus simples sont abordes.

    Aucune de ces solutions nest parfaite, pas plus que celle que jutilise. Elle comporte une macro, active au clavier, qui explore le document la recherche de la balise suivante et la supprime avant de laisser la main pour crire la variable. Elle complte la panoplie des solutions envisager.

    4.1 Saisie de texte en position laide dun champ balise

    OpenOffice.org Writer possde un champ 1 qui remplit les fonctions de reprage dun emplacement dinformation saisir et dindication du contenu. Il sagit du champ Substituant Texte . Cest une balise qui porte un nom et qui affiche une info bulle lorsquelle est survole par la souris.

    Champs Substituant texte pour saisir une adresse.

    Un champ Substituant est cr par Insertion Champs 2 Fonctions Substituant. Choisir Format Texte puis remplir Substituant et Annotation .

    Il semble prvu daccder ce champ uniquement en se dplaant avec la souris. Autre mthode de dplacement plus efficace ? Crer une macro ?

    1 Parmi les moyens daider au remplissage dun modle, il y a les champs . Ce sont des zones actives places dans les documents qui assistent les rdacteurs ou rendent totale-ment automatiques des fonctions. Des champs dOpenOffice.org Writer sont prsents quand ils sont utiles pour les objectifs de cette note. Pour plus dinformations sur les modles et les champs dOpenOffice Writer, voir notamment :- Laide du logiciel,- http://fr.openoffice.org/Documentation/How-to/writer/Comment_utiliser_les_modeles_de_document.pdf- http://fr.openoffice.org/Documentation/How-to/writer/Champs_et_donnees22fr.pdf

    2 Gnral pour tous les champs, sauf quelques champs dusage frquents auxquels laccs est plus rapide. Ctrl + F2 , ouvre le formulaire des champs. Un clic droit sur le champ permet de le modifier.

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    4.2 Saisie de texte dans une bote de dialogue

    Le champ de saisie permet de saisir linformation variable dans une bote de dialogue.

    Pour du texte courant, il faut insrer le champ de longlet Fonctions .

    Ce champ permet dafficher une indication sur son contenu (Annotation) en info-bulle et de lui donner une valeur par dfaut.

    Ouvert par Ctrl + Maj + F9 le formulaire contient un bouton Suivant afin de pouvoir remplir tous les champs de saisie dun document

    Ouvert par double clic sur le champ, il ny a pas de bouton Suivant

    MonsieurJean-YvesROYER

    (Valeur du champ affiche dans le document)

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    Nom du champ et info bulle

    Le basculement rapide de laffichage des champs laffichage de leur valeur se fait par Ctrl + F9 . Lorsque le champ est visible, son contenu nest pas visible, mais seulement son nom.

    Les champs de saisie sont successivement prsents la saisie lors de la cration dun document partir du modle.

    Noter que lorsque le champ est dans un autotexte, il est automatiquement ouvert lors de linsertion de lautotexte.

    Noter que dans la bote de texte dun champ, il ny a pas de distinction entre fin de paragraphe et fin de ligne, aucun symbole ntant affich la visualisation. Une espace inscable ne peut pas tre saisie. En revanche il est possible de saisir une tabulation.

    Pour fermer la bote de dialogue sans la souris : Ctrl + Entre .

    4.3 Choisir parmi plusieurs options

    Pour quelques variables, le nombre doptions est limit, par exemple, les titres de civilit. Pour viter davoir frapper toujours les mmes mots, il est possible de donner le choix lutilisateur du modle. Cest lobjet des champs de Liste de saisie qui ne sont pas prsents dans cette note. Voir laide du champ et cet exemple : Mademoiselle

    En cliquant sur le champ, on peut choisir dans la liste et la modifier.

    4.4 Remplir le formulaire des proprits

    Dans les nouvelles versions dOpenOffice.org Writer, le formulaire de proprits est personnalisable. On pourrait donc imaginer de le remplir avant de rdiger le corps du document pour mettre en place toutes les variables spcifiques.

    Ce formulaire semble prsenter des inconvnients par rapport aux formulaires habi-tuels :

    Les champs sont tris par ordre alphabtique alors quils devraient rester dans lordre de remplissage. Il est possible de les faire prcder par un nombre pour imposer un ordre.

    Le dplacement par tabulation ne se limite pas aux champs remplir, mais il passe par le nom, le type de champ et mme le bouton permettant de le

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    supprimer. Comment donner une fonction classique ce formulaire quand le modle est mis au point ?

    Pour viter ces inconvnients, on pourrait crer une macro pour servir les variables dans un formulaire sur mesure, mais ceci nest plus du domaine des modles simples ralisables par tous les utilisateurs avertis.

    Les proprits personnalises sont reportes dans le courrier par des champs.

    4.5 Placer un drapeau chaque emplacement de variable

    La pose dun drapeau (repre) conventionnel accd et supprim par une macro contourne les contraintes des champs intgrs OpenOffice.org Writer :

    Ncessit de passer par la souris pour explorer les champs Substituant texte ,

    Contraintes de rdaction dans une bote de texte d'un Champ de saisie .

    Avec cette mthode, il est possible d'utiliser un modle sans toucher la souris et il n'y a aucune restriction dans la longueur et le contenu du texte variable qui remplace le drapeau : ajout de caractres de mise en page ou de caractres spciaux, par exemple, l'espace inscable.

    Par habitude personnelle, le drapeau est reprsent par la chane @$ . Elle peut se mettre n'importe o dans tous les modles accessibles du poste de travail.

    L'exploration se fait par une macro qui recherche la chane du drapeau et la supprime. J'utilise la macro ci-aprs, mais il y a de nombreuses autres macros pour raliser cette fonction :

    sub Remplirrem JYR 29/04/04rem Ctrl+Maj+R

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    Dim JeCherche As ObjectDim posTrouve as object

    'MonDocument = ThisComponentJeCherche= ThisComponent.createReplaceDescriptorwith JeCherche .SearchString = "@$" .ReplaceString = "" .SearchWords = true ' defaut : false .SearchCaseSensitive = true 'defaut : false .SearchStyles = falseend with

    posTrouve = ThisComponent.findFirst(JeCherche)If not isNull(posTrouve) then posTrouve.String = ""

    ThisComponent.CurrentController.Select(posTrouve)

    elsebeep

    end if

    End subLa macro est lance par un raccourci clavier, par exemple : Ctrl + Maj + R.Quand le document est compltement explor, un bip retentit.

    Macro et raccourci sont utilisables partir de tous les documents et par consquent de tous ceux crs partir d'un modle utilisant la chane conventionnelle comme drapeau.

    Noter que la macro peut-tre attache l'vnement Cration d'un document . Selon la configuration de la scurit 1, une alerte peut-tre affiche la cration d'un document.

    Au lieu de lancer directement la macro d'exploration des drapeaux, il est possible d'afficher une consigne et le rappel du raccourci clavier, soit dans un message, soit en texte cach dans le document.

    La macro d'exploration des drapeaux est lance la cration d'un documentce qui provoque ventuellement l'alerte suivante.

    1 Voir laide pour adapter la scurit au contexte, notamment pour viter lalerte la cra-tion des documents partir des modles de lorganisation.

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    Toutes les suggestions d'amliorations sont bienvenues.

    5 Variables mmorises pour un remploi

    On a souvent besoin de mmoriser linformation saisie pour pouvoir lutiliser ailleurs : soit lafficher plusieurs fois, soit lemployer dans des fonctions condition-nelles.

    OpenOffice.org Writer offre plusieurs solutions pour remplir cette fonction. Deux sont prsentes succinctement en se limitant laffichage en plusieurs endroits du texte : les rfrences et les variables. Toutes les subtilits et variantes ne sont pas dcrites.

    5.1 Les rfrences

    Une solution pour reporter ou exploiter de linformation un autre emplacement dun document est de crer une rfrence.

    Les Rfrences 1 (dans le jargon OpenOffice.org Writer) sont des variables stockes dans le corps du document. Comme toute variable, une rfrence est carac-trise par son nom et ses proprits, dont son contenu (zone physique du document).

    5.1.a Cration dune rfrence

    Pour initialiser une rfrence, slectionner la zone mmoriser et crer le champ Dfinir une rfrence . Ce champ peut prendre un texte courant, mais aussi un champ, par exemple le champ Substituant condition quil soit englob dans une chane plus longue comme expliqu ci-aprs.

    1 Une rfrence est similaire un signet de MS WW, bien quelle nait pas toutes les caract-ristiques dune variable car elle ne peut pas semployer dans des conditions ou formules.

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    Lorsque les champs ont une trame, la plage de la rfrence est visible comme si ctait un champ. Comme ce nest pas un vritable champ, rien ne change sous lac-tion de Ctrl + F9 .Lors de la modification du contenu dune rfrence, il est impratif de ne pas supprimer les bornes, mme temporairement, car la rfrence disparat. Pour viter cela, il faut ajouter au moins un caractre constant la rfrence, par exemple, un signe de ponctuation, une espace inscable, voire un autre code de mise en page dans certaines circonstances.

    Exemple : pour un titre de civilit, la rfrence pourrait tre : Mchamp, . On pour-rait ainsi remplacer, sans risque, champ par : onsieur , essieurs , adame , ademoiselle , atre , ... mais pas par Cher Matre , octeur , rofesseur , etc. En utilisant cette rfrence dans une formule de politesse, il ne faudrait pas ajouter la virgule, qui est dans la rfrence.

    5.1.b Rutiliser une rfrence

    Plusieurs proprits dune rfrence peuvent tre affiches un autre emplacement. Dans un modle simple, cest en gnral le contenu de la rfrence qui est employ.

    Le formulaire qui suit montre les options et ne prsente pas de difficult.

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    Dans le cas qui nous concerne, il sagit de rutiliser la valeur, le contenu, de la rf-rence, cest--dire le Texte de rfrence du formulaire ci-dessus.

    Le champ affiche le contenu de la rfrence. Lorsque les champs sont affichs, cest le nom de la rfrence qui apparat sans visualisation de loption choisie.

    5.2 Les variables

    OpenOffice.org Writer tant rigoureux, une variable ne peut pas tre initialise avant davoir t dfinie , dclare diraient les informaticiens. Les utilisateurs du modle nont pas obligatoirement connatre ces subtilits. Seuls les concepteurs doivent bien comprendre le fonctionnement de ces mcanismes .

    5.2.a Dfinition dune Variable au sens dOpenOffice.org Writer

    La dclaration dune variable est ralise par un champ Dfinir une variable .

    Il faut donner un nom la variable, choisir un format et, ventuellement, donner une valeur par dfaut. Dans la plupart des cas, la variable na pas tre affiche lors de sa dfinition. Il faut donc cocher Invisible . Pour entrer du contenu alphanum-rique, il faut choisir le format Texte .

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    Dfinition de la variable pour stocker le titre de civilit.Le champ est plac avant lutilisation de la variable dans une zone neutre qui ne sera par

    modifie par les utilisateurs. La note ne dcrit pas comment protger cette zone.

    Affichage du champ aprs cration pour modification de la valeur

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    5.2.b Initialiser la variable

    Pour initialiser la variable, lutilisateur du modle dispose dun champ qui ouvre une bote de dialogue trs similaire celle de la page 13. En revanche, le champ doit tre cr partir de longlet Variables et non de longlet Fonctions .

    Dans un champ de saisie dune variable, il nest pas possible de modifier le nom et le format, en revanche, il est possible dajouter des consignes de saisie dans la zone de texte Annotation , propre chaque bote de dialogue. Dans le cas de modles simples, il ny a quune initialisation de variable par document produit.

    Pour lutilisateur du modle, il ny a aucune diffrence dans laction de remplissage de la bote de dialogue. Elle se prsente comme celle dcrite en 4.2.

    5.2.c Utiliser la variable par Afficher la variable

    Dans le modle de lettre, le titre de civilit, qui est employ au moins deux fois, est mmoris dans une variable et affich nouveau dans la formule de politesse, y compris lorsquelle est issue dun autotexte. Laccord de la formule nest pas trait dans cette note 1.

    6 Informations automatiques

    Dans les documents produits partir de modles, il y a des informations qui peuvent tre gnres ou recopies automatiquement. Quelques-unes sont dcrites ci-aprs.

    1 Voir le document ApplicationChampsConditionnels .

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    6.1 Champs date

    Il existe plusieurs champs pour gnrer des dates dans un document :

    date courante ;

    date de cration du document ;

    date de dernire impression du document ;

    date de dernire modification.

    Il faut veiller bien choisir le champ en fonction de lobjectif poursuivi.

    Par exemple, pour un courrier, la date de cration est souvent la plus pertinente. On peut mme prvoir un dlai en jours par Correction en jours . Lorsque le cour-rier tarde tre valid, la date peut tre surcharge manuellement avant impression, par la date du jour de signature.

    Pour une note rvise priodiquement, la date de modification pourra tre retenue, surtout si le document est protg en criture entre les priodes de rvision pour viter tout changement de cette date.

    6.2 Informations sur le rdacteur

    Pour un modle utilis en rseau ou par plusieurs personnes sur un ordinateur fami-lial, les informations propres lutilisateur peuvent tre affiches automatiquement partir des paramtres du compte utilisateur. Ci-aprs, voir la liste des champs dispo-nibles dans OpenOffice.org Writer et leur usage partiel.

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    Monsieur Jacques DUPOND1 rue de la Paix

    69000 LYON(Valeurs champs)

    Les informations sont enregistres dans les prfrences ou options de lutilisateur. Ci-dessous, le formulaire dOpenOffice.org

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    Fiche de lutilisateur dans OpenOffice.org 3.

    Noter que ces informations sont prleves dans les informations de lutilisateur sur le poste de travail. Pour quelles ne soient pas modifies lors dun changement de poste de travail, il est indispensable de cocher la case Contenu fixe .

    6.3 Identification du fichier

    Pour faciliter le reprage du fichier source du document, il est possible de reporter son nom et son chemin daccs sur le document imprim par le champ Nom de fichier en slectionnant loption de formatage du nom.

    /home/jbf/OOo_cvs/fr/www/Documentation/How-to/writer/ConceptionModelesSimples.odt (Valeur champ)

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    6.4 Numrotation des pages

    La numrotation automatique des pages et le nombre total de pages dun document sont des champs servis automatiquement. Ils sont souvent placs dans les titres courants. Il est possible deffectuer des calculs partir de ces variables. Pour un courrier, la numrotation des pages x/n et le report de la rfrence du courrier sur chaque page permet de sassurer de lintgrit du courrier imprim.

    Dans le cas dun courrier, ces champs doivent tre placs uniquement sur les pages de suite, car lorsque la signature est sur la premire page, il est certain quil ny a pas de suite. Cette mthode remplace, en lamliorant, limpression des symboles .../... au bas de chaque page intermdiaire du courrier.

    Pour plusieurs types de documents, les pages de garde et de table des matires ne sont pas numrotes, voire mme, ne sont pas prises en compte dans la numrota-tion 1.

    7 Synthse dun modle simple

    7.1 Contenu du modle

    Le modle doit comporter au minimum :

    la page en-tte avec tous les lments fixes : en-tte de lettre ou de note, page de garde dun rapport, etc. ;

    un style de page Suite , automatiquement appel lorsque la premire page est pleine ;

    des styles de paragraphes appropris.

    La page de suite doit comporter des titres courants pour afficher le nombre de pages total et le numro de page courante et, option, la rfrence du document ou un autre lment didentification : nom de lexpditeur ou raison sociale, par exemple.

    7.2 Ne pas multiplier le nombre de modles

    Dans les organisations, on constate souvent une multiplication de modles similaires. Par exemple, on est tent de crer un modle pour chaque type de courriers.

    Multiplier les modles prsente plusieurs inconvnients :

    Quand la frquence dutilisation est faible on oublie que le modle existe, mme quand on en est le crateur (que dire des autres situations...) ;

    La mise jour est alourdie, par exemple, loccasion dun changement de numro de tlphone.

    Il faut chercher des compromis en utilisant plusieurs voies :

    Raliser des modles simples, diffrencis par des autotextes ;

    Crer des modles enveloppe comportant des lments optionnels supprimer, cest par exemple le cas dune table des matires dans un modle de note, qui sera supprime pour les notes courtes ;

    1 Plusieurs FAQ expliquent comment traiter ces cas. Voir, par exemple :http://wiki.services.openoffice.org/wiki/FR/FAQ/Writer/055.

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  • fr.OpenOffice.org

    Rendre le modle adaptable plusieurs usages, notamment, par des sections optionnelles ou des macros dadaptation chaque variante ;

    Placer certaines variables en dehors du modle, et y faire appel dans tous les modles concerns (en plus des variables Donnes didentit intgres OpenOffice.org).

    Seules les deux premires solutions permettent de conserver des modles que lon peut qualifier de simples.

    Une table des matires est plus simple supprimer quand elle est inutile dans un document, qu crer quand elle est utile si elle tait absente du modle.

    7.3 Diffusion dun document contenant des champs

    Il ny a aucune difficult diffuser un document soit imprim soit sous format en forme finale , par exemple, au format PDF. Ceci est dautant plus simple avec OpenOffice.org Writer que la fonction de conversion est intgre dans le logiciel.

    Lorsque lon diffuse un fichier contenant des champs sous forme rvisable, il faut sassurer que toutes les informations soient contenues dans le document ou que les champs concerns soient verrouills.

    Dans OpenOffice.org Writer, pour viter la mise jour intempestive de champs lorsque les informations ne sont pas contenues dans le fichier il faut remplacer le champ par sa valeur. Cest lquivalent de la copie des valeurs dans un tableur. Cette fonction est gnralise dans les modules OpenOffice.org. Dans Writer, coller la copie du champ en Texte non format .

    7.4 Le mieux est lennemi du bien !

    Beaucoup de rdacteurs nemploient jamais de modles ou seulement des modles trs rustiques, par exemple, avec un logo de lorganisation. Quelle perte de temps, de confort et de qualit ! Faut-il passer immdiatement de cette situation catastrophique un idal avec des modles trs perfectionns et automatiss, tels quils sont parfois exigs avant de faire le premier pas ? Srement pas : il est prfrable deffectuer des compromis en obtenant une grande partie des gains par simplification du travail de rdaction par quelques aides dcrites dans ce document, auxquelles il faut ajouter un jeu de styles, quelques autotextes, voire quelques macros. Comme souvent, il est probable que 80 % des gains soient obtenus avec 20 % de linvestissement ncessaire pour atteindre lidal. Le retour sur investissement est exceptionnel : ce nest pas rare de rcuprer le temps investi plusieurs fois dans la journe et cela se poursuit pendant des annes. Pourquoi sen priver ? En revanche, il faut viter deffectuer 80 % des investissements pour nobtenir que 20 % des gains potentiels, ce qui est parfois le cas.

    A linverse de linformatique , la bureautique permet lutilisateur de sadapter des circonstances exceptionnelles condition quil ait une connaissance rudimentaire du logiciel. Il est donc inutile de prvoir tous les cas. Il est prfrable de traiter automatiquement et simplement la trs grande majorit des cas que de construire une usine gaz .

    Un modle est toujours perfectible, notamment, pour rpondre aux demandes des utilisateurs qui sont les mieux placs pour apprcier lintrt dun perfectionnement ou dune automatisation plus pousse. Beaucoup dentre eux sont en mesure dap-porter des amliorations aux modles quils utilisent quand il sont fatigus de rpter des squences doprations qui peuvent tre prises en charge par la machine.

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  • fr.OpenOffice.org

    Il ne faut pas hsiter sengager dans lutilisation de modles simples, car il est toujours possible de les faire voluer, tout en restant un niveau dautomatisme raisonnable, adapt aux enjeux et laissant de la souplesse pour sadapter aux excep-tions.

    8 Informations complmentaires

    Pour le lecteur dsireux de perfectionner ses connaissances ou de rpondre des questions non dbattues ici, OpenOffice.org propose plusieurs moyens daccs direct linformation : laide en ligne, des documents thmatiques constituant une somme dinformations de rfrence et des listes de discussion sur lesquelles on peut inter-venir de manire interactive.

    8.1 Espace documentaire

    Le site fr.openoffice.org propose de nombreux documents, guides et how-to qui permettent dapprofondir certains points en rapport avec le thme de cet how-to.

    Les documentations disponibles sont places dans lespace Documentation : http://fr.openoffice.org/Documentation/Index.html

    Sont particulirement en rapport avec cet how-to :

    StylesModeles OpenOffice.org Writer ;

    Style de paragraphe ;

    Numrotation des chapitres ;

    Mise en page ;

    Modles ;

    Rutiliser des informations dans un document travers sections, champs et auto-textes ;

    Principes du traitement de texte.

    Quelques articles de la version franaise de Wikipedia compltent les principes dcrits dans cette note, notamment :

    La sparation entre le fond et la forme : http://fr.wikipedia.org/wiki/S%C3%A9paration_du_fond_et_de_la_forme ;

    Le et les styles en gnral :http://fr.wikipedia.org/wiki/Style.

    8.2 Listes de discussion

    Par ailleurs, les listes de discussion du site fr.openoffice.org sont ouvertes tous et permettent les changes entre utilisateurs.

    La liste [users-fr] (http://fr.openoffice.org/contact-forums.html) est lendroit privilgi pour obtenir de laide dans lemploi quotidien de la suite OpenOffice.org.

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  • fr.OpenOffice.org

    9 Crdits

    Auteur : Jean-Yves Royer

    Remerciements : Jacques Bigot, Marie-Pierre Coronel, Alain Madamours et Hlne Masson pour la relecture soigneuse et les conseils.

    Intgr par :

    Contacts : Projet Documentation OpenOffice.org - fr.OpenOffice.org

    Traduction :

    Historique des modifications :Version Date Commentaire

    0.00 08/09/2008Premier projet de note soumis ractions sur intrt et pour complments

    0.01 01/09/2009 Adaptation la version 3

    1.00 15/09/2009 Retouches pour la proposition publication

    10 Licence

    Appendix :Public Documentation License Notice

    The contents of this Documentation are subject to the Public Documentation License Version 1.0 (the "License"); you may only use this Documentation if you comply with the terms of this License. A copy of the License is available at http://www.openoffice.org/licenses/PDL.html.

    The Original Documentation is ConceptionModelesSimples.odt. The Initial Writer of the Original Documentation is Jean-Yves Royer Copyright 2007. All Rights Reserved. (Initial Writer contact(s): royerjy at wanadoo point fr).

    Contributor(s): ______________________________________. Portions created by ______ are Copyright _________[Insert year(s)]. All Rights Reserved. (Contributor contact(s):________________[Insert hyperlink/alias]).

    NOTE: The text of this Appendix may differ slightly from the text of the notices in the files of the Original Documentation. You should use the text of this Appendix rather than the text found in the Original Documentation for Your Modifications.

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    1 Introduction2 Fonctions utiles pour un modle simple (cas dune lettre)3 Concevoir un canevas prt tout, ou presque3.1 Ne pas penser que le document sera rempli sur papier3.2 Penser aux exceptions3.3 Penser aux pages de suite3.4 Penser la diversit des postes de travail3.4.a Se limiter aux polices classiques3.4.b Le jeu est lme de la mcanique

    3.5 Garder de la souplesse

    4 Introduire du texte variable dans un document4.1 Saisie de texte en position laide dun champ balise4.2 Saisie de texte dans une bote de dialogue4.3 Choisir parmi plusieurs options4.4 Remplir le formulaire des proprits4.5 Placer un drapeau chaque emplacement de variable

    5 Variables mmorises pour un remploi5.1 Les rfrences5.1.a Cration dune rfrence5.1.b Rutiliser une rfrence

    5.2 Les variables5.2.a Dfinition dune Variable au sens dOpenOffice.org Writer5.2.b Initialiser la variable5.2.c Utiliser la variable par Afficher la variable

    6 Informations automatiques6.1 Champs date6.2 Informations sur le rdacteur6.3 Identification du fichier6.4 Numrotation des pages

    7 Synthse dun modle simple7.1 Contenu du modle7.2 Ne pas multiplier le nombre de modles7.3 Diffusion dun document contenant des champs7.4 Le mieux est lennemi du bien!

    8 Informations complmentaires8.1 Espace documentaire8.2 Listes de discussion

    9 Crdits10 Licence

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