Considerations in the formation of museum data banks in the United States of America

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    30-Sep-2016

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  • Considrations sur la cration de banques de donnes musographiques aux tat s-Unis d'Amrique

    par Everett Ellin

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    Les muses ont pris conscience avec un certain retard des problmes soulevs et des vastes possibilits ouvertes par les progrs des techniques d'information. Quoiqu'il soit plus ncessaire que jamais de bien comprendre les arts et les humanits, les muses qui traitent des disciplines traditionnelles semblent avoir perdu l'art d'utiliser leurs possibilits autant que le demandent leurs responsabilits.

    Tandis que nous assistions en spectateurs apparemment indiffrents aux tonnants dveloppements des sciences de I'information, il nous devenait impossible de faire face au problme intrieur pos par le traitement des donnes musographiques essentielles. I1 est regrettable que nous nous soyons aussi aisment laisss intimider par la technique mme qui, employe bon escient, aurait pu nous permettre de donner nos services une extension nouvelle. Mais, aujourd'hui, la ncessit nous a enfin obligs introduire l'ordinateur dans le domaine de la musographie. Les premires tentatives exprimentales ont abouti des rsultats trs prometteurs : un expos du projet visant crer aux Btats-Unis d'Amrique un rseau musogra- phique d'ordinateurs (Museum Computer Network) permettra de se faire une ide de ce qu'on peut attendre de telles entreprises.

    En raison des difficults que les muses rencontrent en matire de tenue jour des registres et de la multiplication des demandes d'informations auxquelles ils ont rpondre, vingt-cinq muses de New York et de Washington, D.C., se sont associs, au dbut de 1967, en vue d'organiser un systme d'informations commun destin emmagasiner et diffuser au moyen d'ordinateurs des donnes relatives aux principales collections publiques d'ceuvres d'art des tats-Unis. Dans l'idal, il s'agira de crer un service d'archives central qui assurera la diffusion des informa- tions grce un rseau de communications s'tendant aux muses, aux biblio- thques et aux tablissements d'enseignement. Ce service d'archives automatis s'occupera tout d'abord des collections situes dans les deux villes - New York et Washington - puis il s'tendra peu peu au pays tout entier. A mesure qu'une telle banque centrale de donnes se dveloppera, sa valeur, pour l'ducation et la recherche, augmentera dans des proportions colossales ; mais, ds le dbut, un tel systme pourra contribuer puissamment faciliter les travaux quotidiens des sp- cialistes de muse.

    Avec l'aide de fondations prives du New York State Council on the Arts, les responsables du projet ont men bien en deux ans une enqute visant principale- ment laborer et mettre l'essai des techniques d'utilisation des ordinateurs pour rassembler, emmagasiner et diffuser les donnes qui serviront de base au fonction- nement des archives, ainsi qu' valuer les ressources qui devront tre fournies par les muses participants. Les recherches ont t axes sur la constitution, titre exp- rimental, d'un ensemble de donnes de base ures de certains catalogues de muses choisis de fason simuler les problmes auxquels il faudr-a faire face dans un rseau plus complet.

    Ces travaux reprsentent une tape franchir avant de procder aux hvestisse- ments trs importants qui seront ncessaires pour assurer le fonctionnement du systme et ils doivent prcder la cration proprement dite de toute banque de don- nes de grande envergure. I1 faut qu'ils soient excuts avec le concours technique de spcialistes des ordinateurs ayant l'exprience des problmes particuliers relatifs aux recherches de sciences humaines faites l'aide d'ordinateurs. Aussi le Museum Computer Network a-t-il fait appel sur ce point l'assistance d'un groupe de cher- cheurs dirig par M. Jack Heller qui s'intresse spcialement la question, et il a charg David Vance, archiviste du Museum of Modern Art, de s'occuper des aspects techniques du projet.

    Les responsables du Museum Computer Network se sont principalement employs jusqu'ici surmonter les importants obstacles techniques que soulve une entreprise

  • de cette ampleur. Ils ont estim qu'il fallait trancher les questions lies au fonction- nement des ordinateurs et valuer ce point de vue la possibilit de mettre en uvre le projet avant d'aborder les problmes des tudes qui impliquent ncessairement une telle rorganisation des ressources documentaires. Comme il a t admis d'emble qu'une banque de donnes qui centraliserait la documentation musographique rendrait de prcieux services aux conservateurs et prsenterait de grands avantages pour les chercheurs et les ducateurs, le projet tait orient avant tout vers les pro- blmes de la "science de l'informatique" auxquels il avait faire face.

    Cette tude a maintenant t mene bien, et les administrateurs du projet consi- drent que le plan a t mis l'essai d'une faSon satisfaisante. Le comit administratif a recommand aux institutions qui patronnent le projet, ainsi qu' l'ensemble des muskes des gtats-Unis d'Amrique, de commencer prendre les mesures ncessaires la mise en uvre ventuelle du systme. A cet effet, il faudrait tout d'abord terminer l'laboration des programmes (qui est dj en bonne voie) et assurer le rassemblement des donnes (c'est--dire la traduction de la documentation musographique en langage machine) sur une base plus large qu'il n'a t possible de le faire jusqu'ici.

    Le but principal de toute grande banque de donnes musographiques sera de dterminer o se trouve tel ou tel objet, et de classer les informations qui s'y rappor- tent de fason en permettre l'exploitation. Au cours de ce processus, on obtien- drait un certain nombre d'avantages subsidiaires : il serait possible par exemple de complter les registres d'une institution l'aide d'indications pertinentes figurant dans les registres d'une autre, ou de sauvegarder des donnes connexes souvent perdues faute de place ou de moyen commode de les emmagasiner. Une banque de donnes de ce genre serait utilise la fois par les muses participants et par les parti- culiers et les institutions qui tirent parti des informations relatives aux collections publiques.

    Dans l'idal, un rseau de ce genre devrait tre capable d'emmagasiner et de dif- fuser aussi bien des textes que des images ; mais il faudrait avant tout qu'il rponde aux besoins des usagers. Le systme auquel songent les responsables du Museum Computer Network serait assez souple pour traiter n'importe quelle catgorie d'informations musographiques propre intresser les spcialistes, les tudiants ou les profanes. I1 reste toutefois fixer les modalits de fonctionnement du rseau de fason les adapter aux habitudes de travail des utilisateurs potentiels.

    Le personnel des muses est bien entendu tout particulirement qualifi pour contribuer cet aspect de la mise au point du systme. Le technicien de l'informa- tique ne saurait avoir la connaissance intime du sujet qui caractrise le spcialiste appel utiliser la banque de donnes ; son rle est plutt de veiller ce que l'ordi- nateur fournisse bien des informations du type requis. Cette collaboration au pro- cessus mme de l'laboration du rseau exige la fois un technicien capable de comprendre les qualits propres des utilisateurs, et un utilisateur capable de tenir compte des limitations techniques des ordinateurs.

    On aura bientt le plus grand besoin, dans lek muses, d'un personnel familiaris avec le fonctionnement des ordinateurs, qui sera charg non seulement, au stade exprimental, de contribuer la mise au point des techniques d'application de l'in- formatique dans le domaine musographique, mais aussi d'orienter l'emploi fait des nouveaux instruments pendant les annes suivantes. A quelques exceptions prs, les universits seront tenues de faire de l'initiation l'informatique une partie int- grante des tudes quelle qu'en soit la discipline. On constate dj l'apparition de cette tendance dans certaines branches des sciences humaines o les spcialistes qui sont mme d'exploiter un trs grand nombre de donnes bnficient d'avantages vidents. Et les universits qui assurent la prparation aux carrires musographiques seront forcment amenes faire de mme.

    Comme les difficults techniques que soulve le fonctionnement de systmes d'informations musographiques sont en train d'tre surmontes un peu plus vite qu'on ne le pensait l'origine, il apparat de plus en plus que les responsables des projets visant crer de grandes banques de donnes doivent se proccuper surtout, dans l'immdiat, du rassemblement de ces donnes. En dernire analyse, ce sont des hommes qui devront d'abord dcider quelles informations seront emmagasines. Bien que des mthodes de captage des donnes extrmement efficaces soient en cours d'laboration (notamment dans les quelques muses qui participent activement

  • lexcution dimportants projets de ce genre : Museum of Modern Art, Metropolitan Museum of Art et Museum of Natural History de la Smithsonian Institution), chaque muse devra en assumer la tche pour que des banques de donnes dun caractre interinstitutionnel puissent Ctre constitues dans un avenir prvisible. I1 sagit l, certes, dune entreprise qui semble ennuyeuse premire vue, mais les avantages quon pourra en retirer devraient justifier largement les efforts dploys.

    [ Tradztit de ZaHgZaiis]

    Considerations in the formation of museum data banks in the United States of America

    by Everett Ellin

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    Museums have been somewhat tardy in recognizing the problems and evident potentialities attendant upon advances in information technology. Although the need for understanding in the arts and humanities is more acute than ever before, museums which work in the traditional subjects seem to have lost the knack of matching opportunities to their responsibilities.

    While we have stood by seemingly indifferent to the startling developments in information science, our internal problem in managing essential data resources has got out of hand. It is unfortunate that we allowed ourselves to be so easily intimida- ted by the very technology which, when properly used, could extend our services to new frontiers. Now out of necessity, the computer has finally been ushered into the realm of the museum. The results of the first experimental efforts in this direction show great promise; indicative of what may be expected is the experience of the Museum Computer Network project in the United States of America.

    In recognition of their difficulties in record-keeping and responsive to the obli- gation to service the intensified demands made of them today for information, a group of twenty-five museums of New York City and Washington, D.C., joined forces early in 1967 to launch the Museum Computer Network, a project which anticipates the formation of a single computer-based information system for the storage and dissemination of data, descriptive of this nations principal public collections of art. Ideally, this archive would be maintained at a central location from which information would be distributed over a communications network extending to museums, libraries, and educationa1 institutions. The proposed computerized archive would deal first with collections in the metropolitan areas of New York and Washington and eventually be extended to cover the entire country. As it grows in size, the value of a central data bank of this scope for education and research would increase dramatically; but even in its earlier stages such a system will be of enormous help to the museum professional.

    With the assistance of private foundations and the New York State Council on the Arts, the Museum Computer Network has pursued a two-year study concerned principally with the design and testing of computer techniques for gathering, storing and disseminating the basic data from which the archive is to be constructed, and with an assessment of the resources that must eventually be committed to such a scheme by the museums responsible for maintaining the archive. These investigations have involved the assembly of an experimental data base drawn from actual museum catalogue records selected to simulate the problems to be anticipated in a more comprehensive system.

    This research activity is a preliminary step to the major funding ultimately required to implement such a system and must precede the actual construction of any large- scale data bank. It requires the technical collaboration of computer scientists ex- perienced in the unique problems of computer-oriented humanistic research. The Museum Computer Network is being assisted in this aspect of the project by Dr. Jack Heller and his associates, a group whose special interest is computer research in the humanities. David Vance, Registrar of the Museum of Modern Art, has taken on the technical responsibilities on behalf of the network.

  • The principal thrust of the Museum Computer Network thus far has been in the direction of solving the substantial technical problems involved in an undertaking of this scope. It was felt that the computer aspects should be mastered, and the fea- sibility of the undertaking assessed from this standpoint, before the project considered the scholarly problems that necessarily emerge in any restructuring of information resources along the lines proposed. Since it was assumed from the very beginning that any comprehensive data bank of museum records would be a valuable research tool and a great aid to education, the project addressed itself first to the computer science problems which it faced.

    The study has now been completed, and the projects administrators are of the view that the scheme has been satisfactorily tested. The projects Administrative Committee has therefore recommended to its sponsoring institutions-and to the American museum community at large-that steps be taken to ensure the eventual implementation of the proposed information system. This would require, initially, completion of the computer programmes specified for the system (which are already in advanced form) and the collection of data (i.e. the conversion of individual museum records into computer-readable form) on a broader front than has been possible thus far.

    The chief aim of any comprehensive data bank of museum resources is to locate objects and to bring the information pertaining to them under meaningful control. In this process, a number of ancillary benefits accrue, such as the completion of records by bringing together facts relevant to one institutions holdings which appear in the records of another, or the salvage of associative data often discarded for want of a convenient storage medium. Such a data bank would be used both by the museums which maintained it and by those individuals and institutions which rely on the information pertaining to public collections.

    Ideally, such a system should be capable of storing and disseminating both textual and visual data, but above all it must be responsive to the needs of its users. The system which the Museum Computer Network envisages would be flexible enough to accommodate any class of museum information which may be of value to the professional, the student or the layman. What remains to be done is to shape the performing characteristics of the system to conform to the working habits of those who can be expected to make use of it.

    The museum professional is, of course, uniquely qualified to contribute to this phase of the systems design. The computer scientist cannot provide the insight of the scholar who is to use the system; his function is rather to ensure that the computer will deliver what is expected of it. This collaboration in the design process itself requires both a technician sensitive to the unique qualities of the user, and a user responsive to the technical limitations of the computer.

    A corps of museum professionals who have acquired a conversant knowledge of the computer will therefore soon be needed, not only to help in the experimental years when the application of the machine to their field is still in its formative state, but to direct the uses of this new tool in the future. With a few exceptions, the universities must train people for this function by extending to the student the op- portunity to acquire a computer proficiency as an integral aspect of his academic prep- aration. This is already taking place in some disciplines within the humanities, particularly in fields where the scholar who is equipped to handle large bodies of data is at an obvious advantage. The university responsible for preparing museolo- gists will soon find it necessary to do the same.

    As the technical problems implicit in the operation of museum information systems are being surmounted more rapidly, it is becoming increasingly apparent that of paramount concern in the construction of large-scale data banks is the prob- lem of collecting the data itself. In the final analysis, it is the human being who must first decide what information is to be stored. Although highly efFcient methods for data capture are being developed at those few museums actively engaged in sizable projects of this nature (the Museum of Modern Art, the Metropolitan Museum of Art and the Museum of Natural History at the Smithsonian Institution), museums will have to perform the task individually if we are to assemble data banks of an interinstitutional character within the foreseeable future. 141though the job is a tedious one, the potential rewards should more than justify the effort. 21

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