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Sept. 20, 20121

Consultation publiqueAréna Jean-Marc Lalonde

Public Consultation

Jean-Marc Lalonde Arena

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Sept. 20, 20122

Programme de la soirée /Evening program

Mandat du conseil municipal Objectif de la soirée État de l’infrastructure de

l’aréna JML Présentation des

propositions soumises à date

Impact municipal à considérer

Autres types de programme potentiel

Commentaires de la communauté

Prochaines étapes

Municipal Council mandate Evening objective State of the JML infrastructure

Presentation of proposals submitted to date

Municipal impacts to consider

Other potential use

Comments from the community

Next steps

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Sept. 20, 20123

Mandat du conseil municipal / Municipal Council mandate Lors de la présentation

du budget 2012, le conseil municipal a mandaté les services communautaires de proposer des utilisations potentielles de l’aréna Jean-Marc Lalonde et que celle-ci devienne une infrastructure municipale auto-suffisante.

During the 2012 budget presentations, the municipal council mandated the community services to propose potential uses for the Jean-Marc Lalonde arena with the purpose that this municipal infrastructure is self sufficient.

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Sept. 20, 20124

Objectif de la soirée / Evening objective Discussion ouverte afin

d’identifier et proposer des projets potentiels et des options tout en respectant le mandat donné par le conseil municipal.

Open dialogue and propose potential options while respecting the municipal council’s mandate.

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Sept. 20, 20125

État de l’infrastructure de l’aréna JML/ State of the JML Infrastructure

 Characteristics

 Jean-Marc Lalonde Arena

 Work done / Dep.comments

   Original Construction date

  

1972 / 1973

The arena is in moderate condition overall but has many deficiencies as noted in the Life

cycle audit assessment of January 2010

 Total sq.ft. of the building

41 171 sq.ftArena 36 566Hall 4 605

 

  Insurance appraisal

  

$ 5 611 000

 

  Occupancy capacity 

 Arena bleachers

Approx. 950Hall 275

 

  Type of construction

 Mix of concrete blocks and steel

roof deck with membrane

 

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Sept. 20, 20126

État de l’infrastructure de l’aréna JML/ State of the JML Infrastructure

 Characteristics

 Jean-Marc Lalonde Arena

 Work done / Dep.comments

  Major renovations

  

1978-79 

  

Front lobby extension 

    

2000

 - Roof membrane- Cooling tower- Rink Dasher boards

    Refrigeration systems

1972

(the majority of components have been changed to new ones in the last 15 years)

Cimco system(Built to operate from September

to early April) Modifications needs to be done to address

TSSA standards   Septic systems

  

Municipal sanitary sewers

  

  Water services

 Municipal

(One main entrance)

  -Zamboni mechanical room

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Sept. 20, 20127

État de l’infrastructure de l’aréna JML/ State of the JML Infrastructure

 Characteristics

 Jean-Marc Lalonde Arena

 Work done / Dep.comments

  Dasher boards system

    

2000

   Heating

 Natural gas (Boilers)

circulating hot water system

 

    HVAC

 Mix of roof top

units/boilers/electrical force wall units/ natural gas tube heaters

 

 Automation systemSierra Control model T7775

  

Refrigeration system only

 Presently working on Honeywell controls only

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Sept. 20, 20128

État de l’infrastructure de l’aréna JML / State of the JML Infrastructure

 Characteristics

 Jean-Marc Lalonde Arena

 Work done / Dep.comments

   Accessibility

  

Lift device (chair) to 2nd floor

  

There is no accessible washrooms on the 2nd floor

   Existing accessibility ramp in the

arena side is non compliant.

 

   Lighting systems including ice level, halls…

  

A retrofit program was done in 2000 with Enershare for the

lighting systems

 

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Sept. 20, 20129

General Physical condition / Conditions générales:

 Priority list:: 1: Must do 2: Should do 3: Could do

#1$208, 600

#2$290, 000

#3 $586, 100

TOTAL       $ 1 084 700

 The arena is in moderate condition overall but has many deficiencies. In general the deficiencies requiring immediate consideration are related to: A: Roofing improvement such as the addition of trackwaysB: Duct cleaning in roof HVAC unitsC: Replace fire alarms and emergency lighting

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Sept. 20, 201210

General Physical condition/Conditions générales:

List of major priority #1 Replace existing depress exit on East sideRoof access trackwaysReplacement of roof drain insulation jacketsReplace handicap handrailDuct cleaningKitchen hood replacementExhaust duct replacementKitchen hood replacementFire suppression systemFire alarm replacement systemUpgrade to exit signsFire separation

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Sept. 20, 201211

General Physical condition/ Conditions générales

 Roof: improvement will have to be addressed within the next 10 years (Membrane roof usually has a life expectancy of 20 years)  Walls and structure: The walls and structure are in good conditions.  Floor covering: Rubber covering has been in place for more then 25 years (1985) The majority of the floor covering should be changed within the next few years. Chair device that can accommodate people having difficulties with stairs only. The banquet hall needs to be renovated in the near future. The washrooms are not fully accessibleAutomation system only controls the refrigeration equipment

Bleachers tube heating: will need to be changed within a few years (Installed in early 1990)

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Sept. 20, 201212

General Physical condition/Conditions générales:

 Arena floor slab: In fair condition (problems at start up with floor expansions)

 Refrigeration systems: needs to be retrofitted to comply with TSSA standards 

 Zamboni: Year 1999 (13 years old with 4 334 hours of operating time on it)

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Sept. 20, 201213

Budget municipal/Municipal budget

Year/Année

JML arena

Clarence Creek Arena

Clarence-Rockand Arena

TOTAL Arena Budget

Cost/Coût 2010 165 000 111 300 276 300

2011 184 000 133 000 94 702 399 000

2012 175 000 107 000 158 000 428 500Objective/Objectif

2013 75 000 100 000 150 000 325 000

Notez que le budget d’opération de l’aréna de Clarence-Creek et l’aréna de Clarence-Rockland inclus les subventions aux associations mineures. Note that the operational budget of the Clarence-Creek arena and the Clarence-Rockland arena includes the grants to minor associations.2012Clarence Creek 87 000$Clarence-Rockland 131 000$

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Sept. 20, 201214

PROPOSITIONS SOUMISES À DATE / PROPOSALS SUBMITTED TO DATE La Cité a reçu deux

propositions de projet à date et ces projets furent présentés par le requérants au conseil municipal.

1- Le Club Junior A des Gloucester Rangers

2 -Le Club de soccer unifié de Clarence-Rockland

The City has received two project proposals to date, these proposals have been presented to municipal council by the applicants.

1- Gloucester Rangers Junior A club

2- Clarence-Rockland United Soccer Club

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Sept. 20, 201215

PROPOSITIONS/PROPOSALS

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Sept. 20, 201216

Présentation du Club Jr A Gloucester Rangers Presentation

De permettre la franchise Junior ‘A’ de s’établir dans la municipalité de Clarence-Rockland, à l’aréna Jean-Marc Lalonde. Déplacez une franchise à

l’extérieur du centre d'Ottawa; Accroître la visibilité de la

franchise Junior ‘A’; Assurer la stabilité de la

franchise grâce à une participation accrue.

To allow a Jr. “A” franchise in the Municipality of Clarence-Rockland at the Jean-Marc Lalonde arena.

Move outside the Ottawa core; Increase visibility to the Jr. “A”

franchise; Provide stability to the franchise

through increased attendance.

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Sept. 20, 201217

Présentation du Club Jr A Gloucester Rangers Presentation

Le Junior A GR serait responsable de la gestion de l’aréna JML y compris:

Le fonctionnement quotidien de l‘aréna;

Tous les coûts additionnels associés aux activités quotidiennes;

Gestion des opérations de la cantine;

Garantir les coûts du personnel pendant les activités du Junior ‘A’;

Toute publicité et événements seront exclusifs à la franchise Junior ‘A’.

The GR Junior A would manage the JML Ice Rink facility including:

The day to day operations of rink;

All increased costs associated with day to day operations;

Manage the canteen operations;

Cover cost of staff during Jr. “A” activities; and

All advertising and events exclusive to Jr. “A”.

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Sept. 20, 201218

Présentation du Club Jr A Gloucester Rangers Presentation

La franchise Junior ‘A’ partagera les revenus de ventes de billets pour tous les matchs à domicile.

Contrat renégocié après 5 ans sur la base de données des cinq première années.

Revenus garantis

- le montant de base de 10 000 $ dans la première année jusqu’à un montant de 30 000 $ dans l’année 5;

- 25 000 $ par année sera placé dans un fonds de réserve géré par la municipalité pour couvrir les coûts de capital associés à la patinoire au cours des 5 années.

The Jr. “A” franchise will share revenues from all game event tickets

Contract renegotiated after 5 years based on revenue data.

Guaranteed revenues

-Jr. A will guarantee the Municipality the base amount of $10,000 in the first year up to $30,000 in year 5; and

-$25,000 annually will be placed in a reserve fund administered by the Municipality to cover capital costs associated with the rink over the 5 year term.

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Sept. 20, 201219

Présentation RUSC Presentation

Un champ de jeu - surface d'environ 22 verges x 58 verges (non compris les lignes de touche et de fin de zone)

Marquages pour: - plein terrain de soccer - deux mini terrain de soccer / champs de futsal- football

Cantine, vestiaires multiples, espace de bureau restreint et une salle de réunion avec bar

Single field

Playing surface approximately 22 yds x 58 yds (not including sidelines and end-zone)

Markings for:

- full-field soccer

- two mini soccer/futsal fields

- football

Canteen, multiple dressing rooms, limited office space and meeting hall with bar

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Présentation RUSC Presentation

Surface d’aréna (revêtement de sol gazonné)

Cadets de l’air Soccer Football Ultimate frisbee Rugby Programmes de marche Lobby Déjeuner et événementso Bureaux et salles d’échange Cadet de l’air(bureau, salle

d’échange et entrepôt) Organisations sports locaux (temps

plein, location temps partielo 2e étage/Bar Bingo

Arena Main Floor (Turfed Flooring)

Air Cadets Soccer Football Ultimate frisbee Rugby Walking programs

Lobby Breakfast sessions –

occasional events

Main floor offices, dressing rooms

Air Cadets (front office, Dressing Room 1, Storage room)

Local sports organizations (full-time, part-time rentals)

2nd Floor Hall / Bar BingoSept. 20, 2012

20

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VolunteersBénévoles

Operational OrganizationCharte organisationnelle

Volunteer: ExecutiveExécutif: Bénévoles- President- Vice President- Secretary/Secrétaire- Treasurer/Trésorier- Facilities Manager/Gérant des installations

Paid: Office AdminEmployé rémunéré de bureau

- Building Maintenance/Maintenance - Annual Operations Funding/- Financement annuel des opérations

Facility Operator(Community-based Non-Profit)

Gestionnaire de l’aréna(Conseil de gestion à but non-lucratif)

Présentation du Club de Soccer Unifié de C-R/RUSC presentation

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Sept. 20, 201222

Présentation RUSC Presentation

Maintenance

(Rôles et responsabilités)o Cité

- Structure du bâtiment, y compris le toit- Le câblage électrique- Les conduites d'eau et d'égout- Les conduites de gaz- Stationnement, y compris le déneigement

o Opérateur- Terrain- Paiements (électricité, eau, gaz)- Plomberie (petites réparations)- Perception- Recrutement

Maintenance(Roles and Responsibilities)

City- Building structure including roof- Electrical wiring- Water & sewer pipes- Gas pipes- Parking lot including snow clearance

Operator- Field- Payments (electricity, water, gas)- Plumbing (minor repairs)- Collections- Staffing

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Sept. 20, 201223

Présentation RUSC Presentation

Coûts en capital

(135 000 $ - 155 000 $)Options:- La Cité contribue 50% et 50% à être

soulevé par le Comité de gestion- Démontre l'engagement par le Comité dans

la réussite du projet- Le Comité aurait besoin de lever environ

75 000$- La Cité versera 100%- L’aréna sera disponible à toute la

communauté et n'est lié à aucun groupe en particulier

- Avec actuelles des ressources fiscales, il est probable option de 50%

- Question: comment atteindre / où d'augmenter de 50% (75 000 $) de la part communautaire

-Les organisations locales / hommes d'affaires-Trillium subvention-Autres subventions

Funding Capital Costs($135 000 – $155 000)Options:- City contribute 50% with 50% to be raised

by Project Implementation Committee (PIC)

- Sign of seriousness and commitment by PIC to success of the project

- -PIC would need to raise approx. $75 000 - City contribute 100%

- Facility would be available for use by the entire community and not tied to any particular group

- With current fiscal resources, likelihood is

50% option- Question: how / where to raise the 50%

($75 000)

-Local organizations/businessmen

-Trillium grant-Other grants

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Autre type de programme potentiel / Other potential program

CURLING

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Sept. 20, 201225

Impact à la Cité de Clarence-Rockland à considérer / Impacts on the City of C-R to consider

Investissement en capital L’impact sur les opérations

de l’aréna de Clarence-Rockland et l’aréna de Clarence Creek

Une gestion privée vs une gestion communautaire

La clientèle ciblée L’impact économique locale Viabilité financière du projet Contributions municipales

Capital investment The impact on the operations

of the Clarence-Rockland and Clarence Creek Arenas

Private management vs. community management

The target clientele The local economic impact Financial viability of the

project Municipal Contribution

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Prochaines étapes / Next steps Commentaires écris soumis

aux services communautaires par le 15 octobre 2012.

Rapports et recommandations des services communautaires soumis au conseil municipal à la réunion régulière du 13 novembre 2012.

Written comments to be submitted to the Community Services by October 15, 2012.

Reports and recommendations by the community services to be submitted to municipal council at the regular meeting of November 13, 2012.

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Sept. 20, 201227

Questions et commentaires / Questions and comments Commentaires

écris soumis aux services communautaires par le 15 octobre 2012.

Written comments to be submitted to the Community Services by October 15, 2012.

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MERCI!

THANK YOU!