Cours gestion de projet partie 1 Introduction, concepts et définitions

Cours gestion de projet partie 1

Introduction, concepts et définitions

Alain Lopes IUT ORSAY année 2007-2008

gestion projet 1 - année 2007-2008

Alain Lopes -IUT ORSAY - PARIS XI 2

OBJECTIFS DU COURS

• Comprendre les différentes composantes du management et de la gestion de projet

• Pouvoir mettre en œuvre les techniques, méthodes et outils pour préparer un projet ou avant projet

• Savoir mettre en place les moyens pour piloter la réalisation d’un projet



1. Introduction, concepts et définitions2. Organisation et phases de projets3. Structuration de projet4. Planification de projet5. Suivi de projet et maîtrise des coûts6. Maîtrise des risques

Organisation du cours



Introduction• La gestion de projet c’est :

– Du bon sens (ça se travaille !!!) – De l’expérience (ça s’acquiert !!!)– Des connaissances (Il en faut un peu … quand même)

• Retour sur votre expérience :– Description du dernier projet auquel vous avez participé– Expliquer ce qui a bien fonctionné, mal fonctionné– Que feriez vous pour améliorer cette expérience ?



Introduction• 2% des logiciels fonctionnent à la livraison

• 3% fonctionnent après des modifications mineures

• 20% utilisés après modifications majeures

• 45% jamais utilisés

• 30% payés mais jamais livrés

Source : enquête Congrès américain



Souvent, les désaccords des hommes viennentdu fait qu’ils ne s’entendent pas sur les mots.

Alain ETCHEGOYEN Le temps des responsables



Définitions projet (1)• Définitions (petit Larrousse)

Une intention, souvent floue, dont la réalisation sera lointaine (projet de voyage)

Une étude préparatoire (première rédaction d’un texte) qui va être soumis à décision (projet de loi, projet d’urbanisme)

• Philo : Tout ce par quoi l’homme tend à modifier le monde ou lui-même dans un sens donné

• Un projet est donc un effort ponctuel et coordonné pour atteindre un objectif unique, incluant une dose d’incertitude quant à sa réalisation



Exemple de projet





Les 5 fondements de la gestion de projet

• Le désir : Pour s'engager dans une démarche projet, il faut en "avoir envie", et que cette envie soit partagée par le plus grand nombre, si possible par la totalité des personnes concernées, impliquées.

• Le politique : C'est la nécessaire dimension stratégique ; c'est l'espace de prise de décisions, de choix, d'arbitrage.

• Le technique : Le savoir-faire est une des dimensions indispensables à la réussite d'une démarche de changement ; celle-ci peut rendre nécessaire des adaptations, l'acquisition de nouveaux savoir-faire, en cours de conduite du projet.

• L'existentiel : Le projet de changement peut être une condition de survie.

• L'imaginaire, la création : Le projet implique de se projeter dans un futur rêvé, auquel aspirent les acteurs du projet.



Définitions projet (2)• Définition AFNOR/ AFITEP :« un projet correspond à la situation dans laquelle on se trouve quand on doit

atteindre un objectif déterminé avec des moyens adaptés (hommes, matériels, budget alloués au projet) et dans un délai déterminé »

• Triangle d’or

• AFNOR : Association Française de NORmalisation• AFITEP : Association Francophone de Management de Projet

objectif

moyens délai

qualité



Et les utilisateurs ?• Autres triangles d’or :

qualité

coût délais

Satisfaction de l ’utilisateur

OBJECTIF





Performance

Coût

Délai

Objectifcumulatif

Budget alloué

Délai imparti

Niveau de performance requis

Caractéristiques d’un projet

Coût Qualité

Projet

Délais



Caractéristiques d’un projet • Un projet a un début et une fin. Il y a décision de

lancement du projet. – Ce n’est donc plus une intention, une ébauche ou un

brouillon

• Un projet est une découverte. Il est unique avec des caractéristiques propres – Il se distingue d’une opération répétitive. Exemple :

prototype d’une automobile et production

• Un projet est temporaire. – Ce n’est pas une mission permanente– Les ressources lui sont affectés pour une durée limitée .

• Un projet a un budget prédéterminé à respecter



Origine des projets

Évènements qui occasionnent le lancement d’un projet :

• Amélioration de processus existants• Évolution réglementaire : lois, fiscalité, normes

• Modification, évolution d’un produit : corrections d’anomalies, nouvelles fonctionnalités, …

• Rénovation d’un produit ou service existant• Idée pour un nouveau produit ou service



Exemple de projet

Ressources

Dél

ais Coûts

• Références:Hougron T. La conduite de projet, Dunod, Paris, 2001



Définitions projet (3)

Études préliminaires

Conception

RéalisationIdée InitialeBesoinObjectif

Décision de lancement

Décision de réalisation

Rapport de faisabilité

Dossier de conception



Typologie : projets et entreprises

Caractéristiques ? Exemples ?

(A) (B)

(C) (D)

EntrepriseProjet



Un long apprentissage

• Apprentissage pour le chef de projet etet pour l’entreprise : avoir une « culture projet »« culture projet »

• Organisations transversales par projet et non plus verticales (organigramme hiérarchique)

• Passer d’une culture de l’autorité à une culture de l’engagement et de la responsabilité



Les composantes d’un projet

Demande Demande traduisant traduisant l’expression l’expression des besoins des besoins et les et les exigencesexigences

Cible satisfaisant aux besoinsCible satisfaisant aux besoinsainsi qu’aux exigencesainsi qu’aux exigences

Moyens :Moyens :Humains – matériels -LogistiquesHumains – matériels -Logistiques

Contraintes :Contraintes :Coûts – Délais - QualitéCoûts – Délais - Qualité

PROJETPROJET



Un projet n’est pas un programme

• Un programme, c’est ce qui est écrit à l’avance,

• Un programme est constitué d ’une suite d’actions que l’on se propose d’accomplir pour arriver à un résultat

• Un programme est un ensemble de conditions à remplir dans l’exécution d’un travail,

• Un programme est un ensemble ordonné et formalisé d’opérations nécessaires et suffisantes pour obtenir un résultat



Un projet n’est pas un programme

Le Projet :• non répétitif• temporaire• décisions irréversibles• forte incertitude• influence de variables

externes• processus nouveau• consomme des

ressources

Le Programme :• répétitif et reproductible• permanent et durable• décisions réversibles• faible incertitude• influence forte de

variables internes• processus connu• génère des ressources



Définitions MOA / MOE• Maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre

– « ouvrage » et « œuvre »

Attention ! Dans le langage courant, " œuvre " et " ouvrage " sont synonymes.

– Client et fournisseur

• Organisation de la maîtrise d’ouvrage– MOAS, MOAD, MOAO, AMOA, utilisateurs

• Organisation de la maîtrise d’œuvre– DIT ou DSI, direction des études, responsable de domaine, CP MOE,

entreprises.

• Une organisation ancienne et universelle– Elle remonte à l’ancienne Egypte (construction des pyramides)– Elle n’est pas « franco-française » (« Business Information

Technologists » aux Etats-Unis, « IT Coordinators au Japon etc.)



Maîtrise d ’ouvrage : MOA• Définition : « Personne morale qui décide de la construction

d ’un ouvrage, en assure le financement et le confie à un maître d ’œuvre » *

• Le maître d ’ouvrage est la personne physique qui porte la responsabilité du projet de la maîtrise d ’ouvrage

• Le maître d ’ouvrage – est responsable de l ’ouvrage (résultat du projet)– fournit les spécifications fonctionnelles– valide la recette fonctionnelle des solutions– paye les dépenses de réalisation– assume l ’usage du produit après transfert de propriété

* Dictionnaire de management de projet Afitep



Maîtrise d ’œuvre : MOE

• Définition : « Personne physique ou morale qui réalise l ’ouvrage pour le compte du maître d ’ouvrage et qui assure la responsabilité globale de la qualité technique, du délai et du coût » *

• œuvre : processus de réalisation de l ’ouvrage *

• Chef de projet maîtrise d ’œuvre (CP MOE) est la personne physique qui porte la responsabilité de la maîtrise d ’œuvre

• responsabilités du CP MOE – concevoir, étudier et réaliser l ’ouvrage (résultat du projet) – valider la recette technique des solutions– garantir la bonne réalisation technique des solutions– livrer dans les délais le produit afin d ’être rémunéré

* Dictionnaire de management de projet Afitep



CHEFS de PROJETS



Maîtrise d ’ouvrage : une histoire millénaire !

MOE MOA

SSII

CP - MOE

MOAO

MOAD

MOAS

Utilisateurs

www.volle.com

AMOA

Entreprise



Rôles dans la maîtrise d’ouvrage

• Maître d’ouvrage stratégique (MOAS)– patron de l’entité concernée (PDG, DG, directeur etc.)

• Maître d’ouvrage délégué (MOAD)– Assiste le MOAS– Expert technique et méthodologique métier et SI, aide à la

sélection des priorités, aide à l’alignement stratégique du SI, veille SI

• Maître d’ouvrage opérationnel (MOAO)– Expert de la spécification d’un processus métier

• Assistant à maîtrise d’ouvrage (AMOA)– Personne (interne ou externe) qui assiste un MOAD ou un MOAO

• Expert métier– Expert issu du terrain consulté à l’occasion des spécifications

• Utilisateur



Rôles dans la maîtrise d’œuvre

• DIT : directeur informatique et télécoms ouDSI : directeur service informatique– MOAS de la plate-forme informatique– Coiffe les directions des études, de la production, des

télécoms, du soutien aux utilisateurs etc. • Direction des études

– Responsable des développements • Responsable de domaine

– Correspondant d’une direction métier, d’un MOAD• Chef de projet MOE (CP MOE)

– Responsable de la réalisation technique du projet• Entreprise

– Fournisseur (interne ou externe) d’un élément de la solution



Fonctions de la maîtrise d’ouvrage

• Définir les besoins du métier – Sélectivité, sobriété

• Construire le portefeuille des projets du métier– Évaluation économique (coût complet, effets attendus)– Cohérence, synergie

• Établir les spécifications générales– Valider les spécifications détaillées

• Diriger la réalisation du projet• Valider la recette fonctionnelle• Assurer la formation des utilisateurs, la

conduite du changement





Fonctions de la maîtrise d’ouvrage



Fonctions de la maîtrise d’œuvre

• Assister la MOA – Lors de l’évaluation du coût des projets– Lors des spécifications générales

• Établir les spécifications détaillées• Établir les spécifications techniques• Établir les cahiers des charges des entreprises et

négocier les contrats de réalisation• Assurer la conduite du chantier de réalisation

– Fournir un reporting à la MOA• Valider les recettes techniques • Assister la MOA pour la recette fonctionnelle• Assurer le déploiement de l ‘application• Assurer l’exploitation de la solution sur la plate-forme

technique



Fonctions de la maîtrise d’œuvre



L’organisation (1)

DSI



L’organisation (2)

Connaissances fonctionnelles

Connaissances fonctionnelles



Mythes de l’utilisateur

Mythes• Un énoncé général des

objectifs est suffisant pour commencer. On verra les détails plus tard.

• Les besoins du projet change continuellement, mais ces changements peuvent être facilement incorporés

Réalité• Une définition insuffisante

des besoins des utilisateurs est la cause principale d’un logiciel de mauvaise qualité et en retard

• Les coûts d’une modification pour corriger une erreur ou apporter un changement augmente très fortement dans les dernières phases d’un projet



Mythes de l’utilisateur



Mythes du développeur

Mythes• Une fois que le

programme est écrit et « marche », le travail du développeur est terminé.

• Tant qu’un programme ne « marche » pas, il n’y a aucun moyen d’en mesurer la qualité.

Réalité• Plus de la moitié du

temps consacré à un programme se produit après la livraison à l’utilisateur.

• Les « revues » de programme peuvent être plus efficaces pour détecter certaines erreurs que les jeux d’essais pour certaines erreurs



Mythes des gestionnaires

Mythes• L’entreprise possède des

normes, le logiciel développé devrait être satisfaisant

• LLes ordinateurs et les outils logiciels que l’entreprise possède sont suffisants

• Si le projet prend du retard, on ajoutera des programmeurs

Réalité• Une configuration de logiciel

inclut de la documentation, des fichiers de régénération, des données d’entrée pour des tests, et les résultats des tests sur ces données

• ....



Un pavillon construit comme un projet informatique

• Lire texte extrait du site www.projetsinformatiques.fr

• Commenter

• Consulter sur le même site le projet « Titanic »



Définition du processus

• Définition : ensemble des enchaînements d ’activités ou d ’actions aboutissant à un résultat déterminé. Déclenché par un événement qui lui est externe, il délivre un résultat qui est sa raison d ’être

• un processus se caractérise par : — un événement déclencheur en entrée— une suite d ’activités constituant la chaîne des valeurs ajoutées— une fin qui est le résultat attendu par l ’utilisateur

Processus pn

Chaînes d’activités

stimulus résultat

Payer les employés

Éditer fiches de paye les envoyer,

virement sur compte ...



Système d ’information et système informatique

ProcessusSystème

d’information

Ensemble structuré des fonctions et des informations utilisées par

par les processus et mis en œuvre par des hommes ou des machines

Système informatique

Ensemble structuré des applications, des données et des infrastructures

automatisant, pour tout ou partie, les fonctions et les informations Partie automatisée du système Partie automatisée du système

d'informationd'information



Acteurs (homme ou machine)

Système d’informationSystème d’information

Informations

Processus

Matériels

Système informatiqueSystème informatique

Données

Applicatifs

Système d’information et système informatique

S’appuie sur Permet



Du processus à l’informatique Vue métier

processus

Activités

Blocs d’activités

Domaines d’activités

Décomposition

Regroupement 1

Regroupement 2

Vue fonctionnelle

Fonctions

Blocs fonctionnels

Domaines fonctionnels

Vue informatique

Blocs applicatifs

Domaines applicatifs

application



Projet informatique

Systèmeinformatique

Système d ’information

L’un des rôles principaux d’un projet informatique est de

diminuer la partie non automatisée d’un système

d ’information



Projet informatique

Contrairement au génie civil....

• Chaque projet informatique est un cas nouveau, il y a peu de références standards, développer un logiciel s’apparente plus à une activité de recherche qu’à une routine.

• Le cahier des charge n’est presque jamais complet et figé : il s’élabore et s’adapte au mesure de l’avancement du projet parce que les systèmes informatiques sont trop complexes pour être maîtrisés par des êtres humains

• Il ne suffit pas de mettre de l’argent et de la technique, la qualité et la motivation des hommes sont prépondérantes



Urbanisation du SImétaphore de la ville

Urbanisation d ’une ville

L’urbaniste établit des plans et des normes pour construire un

immeuble, aligner une rue, rénover, construire un quartier

La construction peut s’opérer de manière autonome sous réserve de

respecter les règles décidées au niveau de la rue, du quartier ou de la ville

Le plan d’urbanisme permet d’assurerla cohérence entre la rénovation des

quartiers anciens et la construction denouveaux quartiers

Urbanisation d ’un SI

De la même façon, le projet informatique (l’immeuble) s’insère dans

un système d’information (le quartier ou l’arrondissement) qui s’insère lui-même, dans le système d’information

global de l’entreprise (la ville) dont il faut avoir au préalable établi les plans (plan d ’occupation des sols) et précisé

les normes et nomenclatures

Le plan d’urbanisme du système d’information de l’entreprise permet

alors refontes et aménagements progressifs



Quelques définitions pour essayer d’y voir plus clair

MANAGEMENT DE PROJET

Recouvre l’ensemble des fonctions à mettre en œuvre pour mener à bien le projet

Exemple : pilotage stratégique, mobilisation dans l’organisation, accompagnement du changement

CONDUITE DE PROJET

Fait référence à des méthodes opératoires de conduite de projet

Ces méthodes proposent un découpage du projet en phases dont la fin est marquée par l’obtention d’un résultat clairement défini

GESTION DE PROJET

Recouvre les fonctions transversales au projet dont l’objet est de maîtriser, pour atteindre l’objectif avec les moyens alloués :

• les coûts• les délais

ADMINISTRATION DE PROJET

Recouvre les fonctions permettant la vie pratique du projet :

• secrétariat• documentation• logistique• Réservation de salles



Le management, la conduite et la gestion de projet

Conduite de Projet

Développementde SI

Gestion de Projet

Gestion de la Qualité

Gestion de la configuration

Gestionde la documentation

Management de Projet

Accompagnement du changement

Mobilisation des personnels



La finalité du management de projet

• Anticiper !!!

•Proportionner

Maîtrise des Maîtrise des chargescharges

Coûts

Délais

QualitéFonctions attendues satisfaisantes



La conduite de projet

• Une histoire ancienne : – Pyramides, ouvrages d’art romain, cathédrales – Concorde, Stade de France, « Paris 2012 »

• Différences ?– Aller plus vite, avant le concurrent …– Proposer mieux que les concurrents– Maîtriser les coûts– Assurer la qualité



La conduite et la gestion de projet

• Pilotage d’un projet : 2 niveaux de responsabilités– Un niveau de décision : la conduite de projet– Un niveau aide à la décision: consiste à apporter des

éléments techniques ou de gestion (suivi des coûts, des délais...) nécessaires à la prise de décision : la gestion de projet



La conduite et la gestion de projet

Processus difficile à maîtriser : • Facteurs de risque :

– coûts et les délais à respecter, – technologies à maîtriser, – ressources humaines à gérer

• Pour réduire ces risques: – Définir des principes de base, communs à l’ensemble des

projets afin de clarifier la terminologie , – Coordonner les intervenants – Veiller à la cohérence des différentes activités



Un référentiel de conduite de projet

• Comment contrôler

• Comment gérer

• Comment faire

• Que faire

• Que dire

Validation

Suivi,Gestion

Méthodes, guides de démarches,

guides de documentation

Conception, construction et mise ne place de la solution

Un vocabulaire commun



La Gestion de Projet

Conduite de projet

Gestion de projet Gestion de la qualité

Délais CoûtsAssurance

QualitéContrôleQualité



La Gestion de Projet : Objectifs

• Maîtrise et contrôle des ressources intervenant dans la réalisation d ’un projet

• Construire un historique– Etablir le budget d ’un projet– Fournir un moyen de contrôle des coûts de projets– Suivre l ’évolution par rapport au budget en comparant les

coûts planifiés et les coûts estimés– Etablir une base de données de coûts de projets pour les

estimations futures



La Gestion de Projet

Mise en œuvre par le chef de Projet qui:• rend compte à un directeur informatique• encadre une équipe d’ingénieurs• rend possible le travail de cette équipe, en organisant:

– les structures de développement– l’infrastructure matérielle– la gestion des hommes



Au cœur du projet

• Un chef d’orchestre

Le chef de projet



Un bon chef de projet

Doit absolumentDoit absolument

Dire ce qu’il faitDire ce qu’il fait

Faire ce qu’il ditFaire ce qu’il dit

Montrer qu’il l’a faitMontrer qu’il l’a fait



Le projet : quelques questions

• Outil QQOQCCPP• Quoi ? En quoi consiste le besoin?

En quoi consiste la solution en réponse au besoin ?

• Qui ? Les parties prenantes : chefs de projet, équipes projets,utilisateurs, décideurs, concurrents, clients ...

• Où ? Intendance et logistique

• Quand ? L ’échéancier et les délais

• Combien ? Le coût : budget, charges, gains, investissements

• Comment ? Description des solutions

• Pour quoi ? Finalités

Pourquoi ? causes



Gestion de projetComment mettre en oeuvre la gestion de projets?

ORGANISER

PLANIFIER

QUOI ?

COMMENT ?

QUI ?

QUAND?

COMBIEN?

EXECUTER

MESURER

CONTROLERRéalisations

Référentiel

Ecarts

Replanifier si nécessaire

Prendre des actions correctrices



Les invariants du projetOpportunité ? Faisabilité ? Réalisation !! Utilisation …

TO

Étapes MOA

Idée / Cadrage

Go ?Go ?

No Go ?No Go ?

TfPrise en charge

T1Début étude

fonctionnelle

Étap

e

Étap

e

Avant projet

Go ?Go ?

No Go ?No Go ?

T2Prise engagement

Début prise en charge du projet MOE

Étap

e

Étap

e

Étap

e

Conception

développement

Étap

e

Étap

e

Étap

e

T3Livraison

Étap

e

Mise en place



Exemple : cycle de vie projet

Réunions d’avancement

Concevoir

le système

Réalisation du systèmeRéalisation du système

Par rapport aux : •spécifications fonctionnelles•Spécifications de performances•Au délai•Au budget•Aux procédures qualité

Négocier la solution

ProtocoleContratMarché

Spécification du projet et Spécification du projet et du systèmedu systèmeQuoi ? Qui? Comment ? Quand ?Avec quelles ressources?Combien ? Avec quels risques ?

Élaborer la solution

Étudier la faisabilité du projet

Réunion defaisabilité

Analyse du besoinAnalyse du besoin

Pourquoi ?

Formaliser l’idée

Étude préalable

identifier

Le besoin

Réunion dedécision Réunions

d’avancement et de qualification

Développer et qualifier le système

Recette provisoire

Installer le système

Accompagner le changement

Assurer la logistique

ExploitationExploitation

du systèmedu système

Maintenir faire évoluer

Recette définitive

Exploiter

le

système



Cycle de vie : coût du projet







Étude préalable

identifier

Le besoin




Recette provisoire





Recette définitive

Exploiter

le

système

Coût du projet en % du coût de possession environ 5 % environ 10 % environ 80 %

environ 85 %

Part relative du coût du projet déterminée par les décisions déjà prises



Importance des recettes



Cycle de vie : coût des erreurs







Étude préalable

identifier

Le besoin




Recette provisoire





Recette définitive

Exploiter

le

système

11

2 à 42 à 4

4 à 84 à 8

8 à 508 à 5050 à 15050 à 150

150 à 300150 à 300

> 300> 300



En résumé (1)



En résumé (1)



En résumé (2)

État Initial

État Final

Chemin imaginé

Chemin réalisé

État FinalSouhaité

État Initial

État Final

Chemin réalisé



En résumé (3)à éviter

État Initial État Final

État FinalSouhaité

Chemin imaginé

Chemin réalisé



Retour d’expérience : stage de l’an dernier

• Quel a été votre sujet de stage ? • Avez-vous observé le partage des rôles MOA

MOE ? • Avez-vous observé une démarche « projet »



Sources : “La Gestion de Projets informatiques” – Nicolas Phalippon

Sites web à utiliser :www.clubmoa.asso.fr

www.volle.com (je remercie M. Volle pour l’autorisation de l’utilisation de

ses cours et définitions)www.afitep.fr

www.ac-rennes.fr/pedagogie/espaceeg/prodpeda/specialites/pert/pert2.htm

Documents

Cours gestion de projet partie 1 Introduction, concepts et définitions