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des solutions PRO pour les professionnels
D’AFFAIRES
VOYAGES
Manuel utilisateur
RESAHOTELRESAHOTELL’outil de réservation HôtelsL’outil de réservation Hôtels
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Accès au site Résa Hôtel
Site : www.cwtresahotel.fr
L’utilisateur doit s’identifier pour avoir accès aux fonctions de recherche de disponibilité, de réservation et de gestion de ses dossiers.
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Paramétrage personnalisé avec :Votre politique voyages : critères de prix/catégories des hôtels. Vos pré-requis administratifs : imputations comptables (3 champs préconisés maximum).Le logo de la société et le nom de l’utilisateur.
Page d’accueil de RésaHôtelPersonnalisation avec le logo de la société
Barre de menuNom utilisateur
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Critères de recherche rapide :DestinationDates du séjourType de chambre
Critères de recherche avancée :Tout ou partie du nom de l’hôtelCatégorie minimum de l’hôtel
Les grands principes de recherche
Vers la recherche avancée
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Les grands principes de recherche
4 types de recherchesPar villePar point d’intérêt (aéroport, monument…)Par adressePar carte
Copyright © 2011 CWT 5
Contrairement à la recherche « par point d’intérêt », la recherche « par adresse » a pour vocation à être éphémère. En effet, une adresse ne sera pas gardée en mémoire dans RésaHôtel, alors qu’un point d’intérêt sera conservé dans la base de données.
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Affichage des résultats par liste
Copyright © 2009 CWT 6
Possibilité d’affiner la recherche par : budget, plan repas, facilités…
Indication du prix de vente par chambre
(total dossier et par nuit)
Possibilité de visualiser les autres catégories de chambres proposées dans l’hôtel
Accès à la fiche détaillée de l’hôtel
Accès à la réservation
Affichage des résultats = 20 réponses par page
Liste complémentaire paginée
Visualisation del’hôtel sur une carte vectorielle
Vers l’affichage des résultats sur une carte vectorielle
Le moteur de recherche reste disponible sur la gauche
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Affichage des résultats par carte
Position du point d’intérêt ou de l’adresse recherchée
Possibilité de zoomer/dézoomer et de naviguer dans la carte lorsque le curseur de la souris se transforme en « main »
Affichage des résultats =
• prix croissant par défaut
•15 réponses par défaut
Position des hôtels à proximité du point d’intérêt ou de l’adresse recherchée triés par prix croissant par défaut
Autres tris possibles
Lorsque vous passez votre souris sur le picto « hôtel », une info bulle apparaît avec le nom et la catégorie de l’hôtel
Vous pouvez vous déplacer sur la carte à l’aide de votre souris.
En mode "main" il suffit de cliquer sur la carte, et de déplacer l’image avec la souris, en gardant le bouton de la souris enfoncé.
Vous pouvez à tout moment vous repositionner sur votre point de départ en cliquant sur « re-centrer la carte »
Liste d’hôtels complé-mentaires paginée
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Affichage des résultats par carte (suite)
Un clic sur le nom de l’hôtel permet d’accéder à cet hôtel dans l’affichage des résultats par liste
NB : tous les hôtels ne sont pas géocodés et de ce fait peuvent ne pas apparaître sur les cartes. Mais vous pouvez cependant les retrouver dans l’affichage par liste.
Par conséquent, nous vous invitons à continuer à lire les résultats par liste et pas seulement sur la carte vectorielle.
Un clic sur le picto « hôtel » permet d’accéder à une boîte de dialogue à propos de l’hôtel
Accès direct au formulaire de réservation
Visualisation de toutes les catégories de chambres
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Liste de toutes nos destinations
Même si RésaHôtel s’enrichit au jour le jour avec de nouveaux hôtels, il n’en demeure pas moins que certaines zones du monde restent encore peu couvertes.
Pour savoir si telle ou telle ville fait partie des destinations pour lesquelles RésaHôtel propose des hôtels, allez directement consulter la liste de toutes nos villes en cliquant sur le lien « voir toutes nos villes ».
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Rajouter un pointd’intérêt manquant
Si vous considérez qu’un lieu (ex. un centre de congrès, une usine, des locaux de votre société…), digne d’être un point d’intérêt pour vous, est manquant, vous avez la possibilité de le créer en utilisant la fonctionnalité « ajouter un point d’intérêt manquant ».
Pour ajouter un point d’intérêt manquant, il vous suffit de remplir le formulaire qui se déroule en 2 parties :
1/ Définir géographiquement le lieu que vous souhaitez créer:
- en renseignant a minima la ville et le pays et en vous aidant de la carte pour le localiser et déterminer ainsi ses coordonnées GPS
- ou en renseignant l’adresse exacte
- ou en saisissant directement, si vous les connaissez, ses coordonnées GPS.
2/ Une fois les coordonnées GPS récupérées, donner un nom à ce point d’intérêt (c’est ce nom qui sera ensuite à utiliser dans vos futures recherches) et envoyer votre demande.
La demande sera prise en compte dans un délai de 48H. Au bout de 48H, vous verrez apparaître ce nouveau point d’intérêt dans la base et pourrez commencer à l’utiliser.
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Détail d’une fiche produit
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Gestion des remarques lors de la réservation
Gestion des préférencesvoyageurs
Gestion des références comptables :
Vos éventuelles données internes qui seront reprises à la facturation (si et seulement si fonctionnalité activée)
Champs noms à renseigner
Conditions & Frais d’annulation
Possibilité de saisir l’adresse mail du voyageur pour copie
Select box avec données de la société pré-renseignées
Continuer pour valider la réservation
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Récapitulatif de la réservation avant validation
Toujours la possibilité de faire des modifications dans le moteur de recherche avant la validation finale
Accepter les conditions pour pouvoir réserver fermement
Récapitulatif des prestations, des infos voyageurs, des remarques & des préférences réservés
Lancement de la réservation avec double message de confirmation avant la réservation ferme
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Confirmation de la réservation et impression du voucher
Référence du dossier CWV
Possibilité d’impression du voucher électronique
Confirmation de la réussite du process de réservation
Dès la confirmation de la réservation un e-mail de confirmation est parallèlement envoyé automatiquement au chargé de voyages (et au voyageur si son mail a été renseigné à l’étape « gestion des remarques lors de la réservation » - p 13).
Le voucher y est joint en pièce attachée (document au format PDF).
Vous pouvez également imprimer directement le voucher à partir du site de réservation (cf. ci-dessus).
Réf. dossier
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Mail de confirmation et voucher
Votre agence quant à elle recevra de son côté une copie de l’e-mail de confirmation envoyé. C’est ainsi qu’elle sera informée de la réservation effectuée en son nom et qu’elle sera en mesure de vous facturer.
Besoin d’aide, de modifier la résa…? Le voyageur devra contacter son agence de voyages CWV. Si, et seulement si, l’événement devait se produire en dehors des horaires d’ouverture de l’agence, le voyageur devrait alors prendre contact directement avec la centrale dont les coordonnées figurent sur le voucher.
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Description des Flux d’information
Chargée de voyages
Chargée de voyages
RESAHOTELRESAHOTELVoyageurVoyageur
3/ Facturation sous 48H
1/ Booking
1 ’/ Envoi de la copie du booking
instantanément
2 ’/ Envoi de la copie de la confirmation et
du voucher instantanément
2/ Envoi de la confirmation et du
voucher
RéservationModificationAnnulation
Descriptif hôtelGéocoding
Hôtels
4/ Résa garantie
Paiement par voucher/CWT
VotreAgence de
Voyage
VotreAgence de
Voyage
PrixDisponibilité
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Annuler une réservation
Un clic sur le bouton « Annuler la réservation » au niveau du détail de la réservation fait apparaître sur une nouvelle page les frais d’annulation. Sur cette page l’utilisateur a la possibilité de confirmer sa demande d’annulation ou de revenir à son dossier.
S’il décide de confirmer son annulation, un nouvel écran de confirmation d’annulation apparaît. Parallèlement, un e-mail automatique est envoyé au chargé de voyages et à l’agence.
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Modifier un dossier en ligne
Les modifications possibles sont :changement de nomchangement de dateajout/suppression d’une chambre
Pour se faire, rendez-vous dans la gestion des dossiers, rappelez la réservation souhaitée puis cliquez sur le bouton « Modifier ». Vous n’aurez plus qu’à vous laisser guider sur chacune des étapes.
A noter : Les modifications sont basées sur le principe d’un « book and cancel ». = risque de se retrouver avec des tarifs différents de ceux initialement bookés. = risque de ne pas retrouver la disponibilité.
Attention frais de modification possibles. Ils vous seront clairement annoncés avant que vous ne procédiez à la modification.Modifications possibles jusqu’à 72H avant le départ
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Les critères de recherche rapide Référence de la réservation Réservation demandée entre deux datesDébut de séjour entre deux dates
Les critères de recherche avancéeNom du voyageurNom de l’hôtelVille de destinationStatut de la réservation
Les résultats de la recherche comportent :Référence de la réservationStatut de la réservationDate de la réservationNom du voyageurDate de début du séjourDestinationNom de l’utilisateur qui a fait la réservation A terme : les imputations comptables (si et seulement si activé)
Suivi des réservations (gestion de dossier)Une interface, accessible via le lien « Gestion des dossiers », permet aux utilisateurs de rechercher leurs réservations en fonction de différents critères :
Accès aux détails de la réservation et aux fonctionnalités de modification et d’annulation
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Détails de la réservationHistorique des réservations
Actions tracées dans l’historique : Création de la réservationConfirmation de la réservationEditions du voucherConsultation des frais d'annulationAnnulation de la réservationPour chaque action effectuée sur une réservation, s’afficheront la date et le code de l’utilisateur qui l’a effectuée
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Les statistiques
Vous recevrez, en quelques minutes, sur votre boîte mail un fichier excel reprenant les statistiques pour la période choisie.Attention : vous ne pouvez demander que des périodes de 6 mois maximum.Si vous voulez vos statistiques sur une année entière, il vous faudra faire 2 requêtes : le 1er semestre puis le 2è semestre par exemple.
Info statistiques
nom hotel
catégorie
date de réservation
année de réservation
semaine de réservation
date d'arrivée
date de départ
durée séjour
statut du dossier
ville de destination
pays de destination
px vente
nbre pax
nbre nuité
nom voyageur
identifiant utilisateur société
Note :si imputations comptables,Reprise dans statistiques
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D’AFFAIRES
VOYAGES
Copyright © 2011 CWT 22
CIRCUIT DE VALIDATIONCIRCUIT DE VALIDATION
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Visualisation des hôtels dans la politique ou hors politique voyages
la distinction avec drapeaux se fait si :
restriction tarif est activéecircuit de validation demandé
Drapeau vert :
Hôtel dans politique voyage
Drapeau orange :
Hôtel hors politique voyage
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Réservation d’un hôtel hors politique voyages
Possibilité d’insérer
Un commentaire
qui remontera sur le mail
du valideur
Continuer
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Réservation d’un hôtel hors politique voyages
Création du dossier
Visualisation de la réservation avec les conditions d’annulation
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Réservation d’un hôtel hors politique voyages
Le valideur a 48h ouvrés pour valider et confirmer la réservation.
La réservation est réellement effective uniquement quand le valideur a validé.
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Mail envoyé au demandeur et au valideur
A ce stade d’attente de la validation , l’agence ne reçoit pas ce mail
Seuls le demandeur et le valideur reçoivent le mail
Le valideur a accès au site en cliquant sur l’adresse, puis insère son identifiant et mot de passe
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Le valideur va rechercher la réservationdu demandeur
Cliquer pour visualiser les 5 derniers dossiers avec
leurs statuts
Statuts des réservations
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D’AFFAIRES
VOYAGES
Copyright © 2011 CWT
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Validation de la demandeValidation de la demande
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Actions du valideur
Pour valider , le valideur doit:
Cliquer dans l’adresse URL du mail envoyé par le demandeur
Insérer son identifiant et mot de passe (mesure de sécurité)
Arriver sur la page à valider (slide 31)
En cas de validation , finaliser la demande en un clic pour réserver (slide 32 et 33)
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Accès à la page de validation : valider la demande
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Accès à la demande à valider
Continuer pour réserver effectivement la demande
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Réserver effectivement la demande
Accepter les conditions de vente et continuer
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Finalisation de la réservation
La réservation est confirmée
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Mail de confirmation de la réservation
Le demandeur et l’agence reçoivent ce mail
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D’AFFAIRES
VOYAGES
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REFUS de la demandeREFUS de la demande
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Accès à la page de validation : Refuser la demande
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La demande n’est pas validée
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Mail envoyé au demandeur et au valideur
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Contacts CWV
Besoin d’aide ?Votre agence de voyages Carlson Wagonlit VoyagesVotre commercial Carlson Wagonlit Voyages
