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DAF Séminaire des nouveaux directeurs de formations de recherche 27 mars 2007 Département des Affaires Financières (DAF)

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Séminaire des nouveaux directeurs de formations de recherche

27 mars 2007

Département des Affaires Financières(DAF)

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Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007

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SOMMAIRE

Organisation de l’activité financière

Le budget de l’Inserm : élaboration, exécution

Les achats : règles et procédures

La gestion des contrats de recherche

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Le département des affaires financières

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Les ordonnateurs Inserm

Au siège

Dans les ADR

13 ordonnateurs secondaires :

les ADR

Un ordonnateur principal :

le Directeur Général

Directeurs de Formations :

personnes responsables de marchés (PRM)

Délégation de pouvoir Délégation de signature

ordonnateurs délégués (+DU si délégation

signature ADR)

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Les délégations

Ordonnateurs Comptables

Au siège

Dans les ADR

13 ordonnateurs secondaires :

les ADR

Un ordonnateur principal :

le Directeur Général

Ordonnateurs délégués :

directeurs de départements

du siège

Un agent comptable principal

13 agents comptables secondaires, chefs des services financiers

les ACS-CSF

Délégation de pouvoir Délégation de signature

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BUDGET PRIMITIF 2007 : Total = 612 M€

9 M€

23 M€

18 M€

218 M€

346 M€

Personnel

Activités de recherche

Actions communes

Fonctions supports

Investissements

56 %

36 %

3 %

4 %

1%

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Recettes prévisionnelles 2007 par type de ressourcestotal : 612 M€

2

492

1

0,1

3

3

92

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Subvention pour charges deservice public

Contrats de recherche

Subventions sur programme derecherche

Dons

Redevances

Prestations de service

Ventes de produits

Autres subventions et produits

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Ressources hors subvention d'Etat - Exécution 2006 : total = 135 M€

16,2%

14,4%12,7%

9,8%

9,3%

8,8%

3,5%

2,7%1,3% 0,9%

17,2%0,5% 0,9%

1,8%

Associations et Fondations Etablissements publics nationaux

ANR Union Européenne

Industries Collectivités territoriales et EPL

Ministères Autres organismes

Organismes internationaux Dons et legs

Prestations générales Autres ressources

Produits financiers Produits exceptionnels et de gestion courante

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Instruction budgétaire des unités

Notification et attribution dotations par DAFNotification et attribution dotations par DAFDECEMBRE/JANVIERDECEMBRE/JANVIER

• Arbitrage équipements et travaux d’entretien par Direction Générale

• Notification immédiate par DAF

• Arbitrage équipements et travaux d’entretien par Direction Générale

• Notification immédiate par DAF JANVIER/FEVRIERJANVIER/FEVRIER

Demande de moyens des unités• budget récurrent acquis pour 4 ans• crédits exceptionnels• équipements mi-lourds• travaux d’entretien immobilier

Demande de moyens des unités• budget récurrent acquis pour 4 ans• crédits exceptionnels• équipements mi-lourds• travaux d’entretien immobilier

SEPTEMBRESEPTEMBRE

Arbitrage dotations récurrentes et exceptionnelles par Direction Générale

Arbitrage dotations récurrentes et exceptionnelles par Direction GénéraleNOVEMBRENOVEMBRE

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Outil unique de gestion budgétaire et comptable de l’établissement

Partageable par tous les acteurs de l’établissement

Accès personnalisé aux différentes informations (laboratoires, ADR, siège …)

Contrôles et restitutions en temps réel

Progiciel de gestion intégrée – Oracle Applications

SAFIrSAFIr

SSystèmeystème AAutomatiséutomatisé FFinancierinancier dede l’l’IInsenserrmm

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SAFIr permet la gestion et le suivi financier des ressources allouées au laboratoire

Utilisation de deux modules Oracle Applications

IP (Internet Procurement) pour la gestion de demandes d’achat

PO (Purchase Order) pour la gestion des commandes

Personnalisation du circuit Achat en fonction des besoins de chaque structure

Accès à des éditions (suivi budgétaire, contrats de recherche, commandes/factures …)

Maîtriser les fonctionnalités de SAFIr

Bien définir son circuit Achat (acteurs, circuit de validation)

Inscription aux formations IP-PO Contact de l’ASR (Administrateur Safir en Région)

Connaître et savoir exploiter toutes les restitutions d’informations possibles

Pré-requis :Pré-requis :

voir les documents joints pour informations plus détaillées

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L'Inserm est soumis aux principes du code des marchés publics et de la directive européenne (bientôt à l'ordonnance de 2005 sur les achats scientifiques) :

Liberté d'accès à la commande publique Transparence des procédures d'achat Égalité de traitement des candidats

La réglementation spécifique aux achats scientifiques ne supprimera pas ces obligation fondamentales

Le DU est personne responsable des marchés (PRM) pour les achats scientifiques inférieurs à 90 K€ HT :

Centralisation des besoins

Contrôle du respect de la réglementation dans le laboratoire

Le processus achat débute avec l'identification et la définition précise du besoin ponctuel (équipement) ou régulier (consommables)

LES ACHATS : réglementation – responsabilité

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Les procédures d'achat garantissent la sécurité juridique de l'Inserm et de ses agents

Plusieurs seuils conditionnent le degré de publicité et de mise en concurrence (montant par besoin et non par BC !) :

0-15 K€ HT : publicité par tout moyen, mise en concurrence, négociation

15-90K€ HT : publicité sur le web achat, mise en concurrence, négociation

Au-delà de 90K€ HT : procédure formalisée (le DU n'est plus PRM)

Les outils de l'achat :

Web achat : publicité, infos réglementaires, infos fournisseurs

SAFIr : commandes, suivi des seuils

La direction d'une unité comprend également l'organisation de son approvisionnement et de ses modalités d'achat

Informations complémentaires

cf. dossier joint

responsables achats ADR

LES ACHATS : procédures, outils, organisation

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Le financement de projets par contrats

• Diverses catégories de contrats:

– Les contrats de prestations– Les subventions de recherche sans contrepartie (notifiées par

décision, lettre ou contrat)

– Les contrats de collaboration de recherche– Les contrats de licence

sur ressources propres (RP) : organismes extérieursou

sur subvention pour charges de service public (SE) : Inserm Contrats Inserm : AIP, PNR ou Avenir…

Financés

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Le chiffrage des demandes financières

– Vers un chiffrage de projet à coût complet

– Intégration des frais généraux et frais indirects

– Prise en compte de la TVA non déductible sur dépenses

– Prise en compte de la taxe sur les salaires

– Informer systématiquement et immédiatement ADR des demandes de subventions et de contrats

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Contrats et TVA

RECETTERECETTE

– Une TVA collectée (19,6%) sur la recette s’il y a une contrepartie exigée par le financeur

– Définition d’une contrepartie : - Au sens général de l’économie du contrat,

exécution d’une prestation pour le financeur- Une participation à la propriété des résultats, une

utilisation des données pour les besoins propres de l’organisme