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DAF
Séminaire des nouveaux directeurs de formations de recherche
27 mars 2007
Département des Affaires Financières(DAF)
Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars 2007
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SOMMAIRE
Organisation de l’activité financière
Le budget de l’Inserm : élaboration, exécution
Les achats : règles et procédures
La gestion des contrats de recherche
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Le département des affaires financières
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Les ordonnateurs Inserm
Au siège
Dans les ADR
13 ordonnateurs secondaires :
les ADR
Un ordonnateur principal :
le Directeur Général
Directeurs de Formations :
personnes responsables de marchés (PRM)
Délégation de pouvoir Délégation de signature
ordonnateurs délégués (+DU si délégation
signature ADR)
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Les délégations
Ordonnateurs Comptables
Au siège
Dans les ADR
13 ordonnateurs secondaires :
les ADR
Un ordonnateur principal :
le Directeur Général
Ordonnateurs délégués :
directeurs de départements
du siège
Un agent comptable principal
13 agents comptables secondaires, chefs des services financiers
les ACS-CSF
Délégation de pouvoir Délégation de signature
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BUDGET PRIMITIF 2007 : Total = 612 M€
9 M€
23 M€
18 M€
218 M€
346 M€
Personnel
Activités de recherche
Actions communes
Fonctions supports
Investissements
56 %
36 %
3 %
4 %
1%
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Recettes prévisionnelles 2007 par type de ressourcestotal : 612 M€
2
492
1
0,1
3
3
92
19
Subvention pour charges deservice public
Contrats de recherche
Subventions sur programme derecherche
Dons
Redevances
Prestations de service
Ventes de produits
Autres subventions et produits
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Ressources hors subvention d'Etat - Exécution 2006 : total = 135 M€
16,2%
14,4%12,7%
9,8%
9,3%
8,8%
3,5%
2,7%1,3% 0,9%
17,2%0,5% 0,9%
1,8%
Associations et Fondations Etablissements publics nationaux
ANR Union Européenne
Industries Collectivités territoriales et EPL
Ministères Autres organismes
Organismes internationaux Dons et legs
Prestations générales Autres ressources
Produits financiers Produits exceptionnels et de gestion courante
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Instruction budgétaire des unités
Notification et attribution dotations par DAFNotification et attribution dotations par DAFDECEMBRE/JANVIERDECEMBRE/JANVIER
• Arbitrage équipements et travaux d’entretien par Direction Générale
• Notification immédiate par DAF
• Arbitrage équipements et travaux d’entretien par Direction Générale
• Notification immédiate par DAF JANVIER/FEVRIERJANVIER/FEVRIER
Demande de moyens des unités• budget récurrent acquis pour 4 ans• crédits exceptionnels• équipements mi-lourds• travaux d’entretien immobilier
Demande de moyens des unités• budget récurrent acquis pour 4 ans• crédits exceptionnels• équipements mi-lourds• travaux d’entretien immobilier
SEPTEMBRESEPTEMBRE
Arbitrage dotations récurrentes et exceptionnelles par Direction Générale
Arbitrage dotations récurrentes et exceptionnelles par Direction GénéraleNOVEMBRENOVEMBRE
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Outil unique de gestion budgétaire et comptable de l’établissement
Partageable par tous les acteurs de l’établissement
Accès personnalisé aux différentes informations (laboratoires, ADR, siège …)
Contrôles et restitutions en temps réel
Progiciel de gestion intégrée – Oracle Applications
SAFIrSAFIr
SSystèmeystème AAutomatiséutomatisé FFinancierinancier dede l’l’IInsenserrmm
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SAFIr permet la gestion et le suivi financier des ressources allouées au laboratoire
Utilisation de deux modules Oracle Applications
IP (Internet Procurement) pour la gestion de demandes d’achat
PO (Purchase Order) pour la gestion des commandes
Personnalisation du circuit Achat en fonction des besoins de chaque structure
Accès à des éditions (suivi budgétaire, contrats de recherche, commandes/factures …)
Maîtriser les fonctionnalités de SAFIr
Bien définir son circuit Achat (acteurs, circuit de validation)
Inscription aux formations IP-PO Contact de l’ASR (Administrateur Safir en Région)
Connaître et savoir exploiter toutes les restitutions d’informations possibles
Pré-requis :Pré-requis :
voir les documents joints pour informations plus détaillées
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L'Inserm est soumis aux principes du code des marchés publics et de la directive européenne (bientôt à l'ordonnance de 2005 sur les achats scientifiques) :
Liberté d'accès à la commande publique Transparence des procédures d'achat Égalité de traitement des candidats
La réglementation spécifique aux achats scientifiques ne supprimera pas ces obligation fondamentales
Le DU est personne responsable des marchés (PRM) pour les achats scientifiques inférieurs à 90 K€ HT :
Centralisation des besoins
Contrôle du respect de la réglementation dans le laboratoire
Le processus achat débute avec l'identification et la définition précise du besoin ponctuel (équipement) ou régulier (consommables)
LES ACHATS : réglementation – responsabilité
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Les procédures d'achat garantissent la sécurité juridique de l'Inserm et de ses agents
Plusieurs seuils conditionnent le degré de publicité et de mise en concurrence (montant par besoin et non par BC !) :
0-15 K€ HT : publicité par tout moyen, mise en concurrence, négociation
15-90K€ HT : publicité sur le web achat, mise en concurrence, négociation
Au-delà de 90K€ HT : procédure formalisée (le DU n'est plus PRM)
Les outils de l'achat :
Web achat : publicité, infos réglementaires, infos fournisseurs
SAFIr : commandes, suivi des seuils
La direction d'une unité comprend également l'organisation de son approvisionnement et de ses modalités d'achat
Informations complémentaires
cf. dossier joint
responsables achats ADR
LES ACHATS : procédures, outils, organisation
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Le financement de projets par contrats
• Diverses catégories de contrats:
– Les contrats de prestations– Les subventions de recherche sans contrepartie (notifiées par
décision, lettre ou contrat)
– Les contrats de collaboration de recherche– Les contrats de licence
sur ressources propres (RP) : organismes extérieursou
sur subvention pour charges de service public (SE) : Inserm Contrats Inserm : AIP, PNR ou Avenir…
Financés
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Le chiffrage des demandes financières
– Vers un chiffrage de projet à coût complet
– Intégration des frais généraux et frais indirects
– Prise en compte de la TVA non déductible sur dépenses
– Prise en compte de la taxe sur les salaires
– Informer systématiquement et immédiatement ADR des demandes de subventions et de contrats
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Contrats et TVA
RECETTERECETTE
– Une TVA collectée (19,6%) sur la recette s’il y a une contrepartie exigée par le financeur
– Définition d’une contrepartie : - Au sens général de l’économie du contrat,
exécution d’une prestation pour le financeur- Une participation à la propriété des résultats, une
utilisation des données pour les besoins propres de l’organisme