De logistiek taken in De logistiek taken in kaart gebracht. Kan kaart gebracht. Kan

het anders?het anders?

Bart CleymansBart CleymansImelda vzwImelda vzw

i.s.m. VSDV vzwi.s.m. VSDV vzw

De logistieke taken in De logistieke taken in kaart gebracht. Kan het kaart gebracht. Kan het

anders?anders?

Opzet projectOpzet project De enquêteDe enquête Resultaten enquêteResultaten enquête Normen en Normen en

wetgevingwetgeving VerbetervoorstellenVerbetervoorstellen BesluitenBesluiten

Opzet project. Oprichting interne logistiekOprichting interne logistiek

Vanuit het centraal magazijnVanuit het centraal magazijn Personeelsinput vanuit schoonmaakPersoneelsinput vanuit schoonmaak Doel: optimalisatie van transporttakenDoel: optimalisatie van transporttaken Aanpak: stapsgewijs groeiscenarioAanpak: stapsgewijs groeiscenario

totaalproject goederenstromen/-totaalproject goederenstromen/-beheerbeheer

Vraag vanuit verpleegkundig Vraag vanuit verpleegkundig departementdepartement

knelpuntenknelpunten Uitholling Uitholling

takenpakket takenpakket logistiek assistant.logistiek assistant.

Continuïteit op de Continuïteit op de afdelingen.afdelingen.

Van decentralisatie Van decentralisatie naar centralisatie naar centralisatie logistieke taken.logistieke taken.

De enquête.De enquête.

Doel:Doel:

Informatie verzamelen Informatie verzamelen om een beter inzicht om een beter inzicht te verwerven in de te verwerven in de logistieke taken op logistieke taken op een VPE en alzo een een VPE en alzo een antwoord te bieden op antwoord te bieden op de eerder de eerder geformuleerde geformuleerde knelpunten.knelpunten.

De enquête.De enquête. Niet limitatieve lijst logistieke takenNiet limitatieve lijst logistieke taken

PatiëntenkamerPatiëntenkamer VoedingVoeding MaterialenMaterialen AdministratieAdministratie SchoonmaakSchoonmaak TransportTransport diversendiversen

Tijdsbesteding week en weekendTijdsbesteding week en weekend Ingevuld door de Ingevuld door de

hoofdverpleegkundigenhoofdverpleegkundigen

De enquête: de De enquête: de patiëntenkamerpatiëntenkamer

Opmaken van beddenOpmaken van bedden Ontslag patiënt: opruim Ontslag patiënt: opruim

kamer, zorg persoonlijke kamer, zorg persoonlijke bezittingen patiënten, bezittingen patiënten, transfers,…transfers,…

De enquête: voedingDe enquête: voeding Maaltijdregistratie: bevragen van Maaltijdregistratie: bevragen van

patiënt, registreren en de daaraan patiënt, registreren en de daaraan verbonden administratie.verbonden administratie.

Maaltijdverdeling: ontbijt, Maaltijdverdeling: ontbijt, middagmaal en avondmaal, ophalen middagmaal en avondmaal, ophalen dienbladen, drankbedeling.dienbladen, drankbedeling.

Hulp aan patiënten bij de maaltijd.Hulp aan patiënten bij de maaltijd. Algemeen keukenwerk: orde Algemeen keukenwerk: orde

keuken, voorraadbeheer, koffie keuken, voorraadbeheer, koffie zetten, bereidingen.zetten, bereidingen.

De enquête: De enquête: materialenmaterialen

Voorraadbeheer: opnemen van de stocks en Voorraadbeheer: opnemen van de stocks en bestellenbestellen

Voorraden aanvullen: afladen karren en vullen Voorraden aanvullen: afladen karren en vullen voorraadkastenvoorraadkasten

Materialen verdelen: patiëntenkamers, Materialen verdelen: patiëntenkamers, verpleegkarren, linnenkarrenverpleegkarren, linnenkarren

Apotheek/steriel magazijn: contact, afhalen Apotheek/steriel magazijn: contact, afhalen producten,…producten,…

Verpleegmaterialen: reinigen van, ophalen, Verpleegmaterialen: reinigen van, ophalen, wegbrengen, …wegbrengen, …

Contacten met magazijnen, ophalen allerhandeContacten met magazijnen, ophalen allerhande

De enquête: De enquête: administratieadministratie TelefoonpermanentieTelefoonpermanentie Algemeen administratief werk Algemeen administratief werk

(kopiëren, versturen, klasseren, post, (kopiëren, versturen, klasseren, post, …)…)

De enquête: De enquête: schoonmaakschoonmaak PottenwasPottenwas Schoonmaken van toestellen, Schoonmaken van toestellen,

materialen, lokalen, …materialen, lokalen, … Orde dienstlokalenOrde dienstlokalen

De enquête: De enquête: transporttransport PostPost MaterialenMaterialen PatiëntenPatiënten

De enquête: diversenDe enquête: diversen Planten verzorgenPlanten verzorgen Beheer zuurstofflessenBeheer zuurstofflessen Verdeling promomateriaalVerdeling promomateriaal ……

De resultatenDe resultatenziekenhuis per dienst

voeding 29.092 u 17,96 vte 36,79% 1.322 u 0,82 vtematerialen 18.400 u 11,36 vte 23,27% 836 u 0,52 vtepatiëntenkamer 10.534 u 6,50 vte 13,32% 479 u 0,30 vteschoonmaak 7.422 u 4,58 vte 9,39% 337 u 0,21 vteadministratie 6.774 u 4,18 vte 8,57% 308 u 0,19 vtetransport 5.899 u 3,64 vte 7,46% 268 u 0,17 vtediversen 961 u 0,59 vte 1,22% 44 u 0,03 vtetotaal 79.082 u 48,82 vte 3.595 2,22 vte

De enquête: de De enquête: de resultatenresultaten

Cijfermateriaal door bevragingCijfermateriaal door bevraging Logistieke taken <-> Logistieke taken <->

takenpakket logistiek takenpakket logistiek assistentassistent

FoutmargeFoutmarge Vraag niet duidelijkVraag niet duidelijk Inschatting taak niet eenvoudigInschatting taak niet eenvoudig Complexe takenComplexe taken Kleuring cijfersKleuring cijfers

De enquête: voedingDe enquête: voeding

37%37% Maaltijdregistratie = 1 vte/100 pat.Maaltijdregistratie = 1 vte/100 pat. Hulp bij maaltijden beperkt Hulp bij maaltijden beperkt

verzorgende/verpleegkundige taakverzorgende/verpleegkundige taak 43’/dag keukenwerk43’/dag keukenwerk

voeding ziekenhuis per dienst minuten per dag*V1 6.513,16 u 4,02 vte 22,39% 296 u 0,18 vte 49V2 10.267,63 u 6,34 vte 35,29% 467 u 0,29 vte 77V3 6.539,21 u 4,04 vte 22,48% 297 u 0,18 vte 49V4 5.772,11 u 3,56 vte 19,84% 262 u 0,16 vte 43

29.092,11 u 17,96 vte 1.322 u 0,82 vte 217V1= maaltijdregistratie, V2= maaltijdverdeling, V3= hulp bij de maaltijden, V4= keukenwerk* op basis van 7 dagen

De enquête: De enquête: materialenmaterialen

23% 23% 28% incl. transport 28% incl. transport Kostprijs goederen Kostprijs goederen M1 > M2M1 > M2 Materialen verdelen op afdeling (M3=20%)Materialen verdelen op afdeling (M3=20%)

M1= voorraadbeheer, M2= voorraden aanvullen, M3= materialen verdelen, M4= apotheek/steriel magazijn, M5= verpleegmateriaal, M6= andere diensten* op basis van 5 dagen

materialen ziekenhuis per dienst minuten per dag*M1 2.645,79 u 1,63 vte 9,09% 120 u 0,07 vte 28M2 2.448,95 u 1,51 vte 8,42% 111 u 0,07 vte 26M3 5.951,58 u 3,67 vte 20,46% 271 u 0,17 vte 62M4 3.618,42 u 2,23 vte 12,44% 164 u 0,10 vte 38M5 1.856,11 u 1,15 vte 6,38% 84 u 0,05 vte 19M6 1.531,89 u 0,95 vte 5,27% 70 u 0,04 vte 16M7 347,37 u 0,21 vte 1,19% 16 u 0,01 vte 4

18.400,11 u 11,36 vte 836 u 0,52 vte 192

De enquête: De enquête: patiëntenkamerpatiëntenkamer

6,43 6,43 10,23 vte of 1 vte/45 bedden 10,23 vte of 1 vte/45 bedden Op basis van informatie van 7 dienstenOp basis van informatie van 7 diensten

voornamelijk verpleegkundige taken voornamelijk verpleegkundige taken waardoor tijdsbesteding onderschat waardoor tijdsbesteding onderschat (zie (zie takenpakket logistiek assistant)takenpakket logistiek assistant)

P1= bedopmaak, P2= ontslag patiënt* op basis van 7 dagen

patiëntenkamer ziekenhuis per dienst minuten per dag*P1 5.792,37 u 3,58 vte 55,60% 263 u 0,16 vte 43P2 4.625,79 u 2,86 vte 44,40% 210 u 0,13 vte 35

10.418,16 u 6,43 vte 474 u 0,29 vte 78

De enquête: De enquête: schoonmaakschoonmaak

S1= pottenwas, S2= schoonmaak, S3= algemene orde* op basis van 7 dagen

schoonmaak ziekenhuis per dienst minuten per dag*S1 2.686,32 u 1,66 vte 36,19% 122 u 0,08 vte 20S2 1.557,37 u 0,96 vte 20,98% 71 u 0,04 vte 12S3 3.178,42 u 1,96 vte 42,82% 144 u 0,09 vte 24

7.422,11 u 4,58 vte 337 u 0,21 vte 55

De enquête: De enquête: administratieadministratie

Telefoonpermanentie niet meegerekendTelefoonpermanentie niet meegerekend

A1= telefonie, A2= algemene administratie* op basis van 5 dagen

administratie ziekenhuis per dienst minuten per dag*A1 0,00 u 0,00 vte 0,00% 0 u 0,00 vte 0A2 6.773,68 u 4,18 vte 100,00% 308 u 0,19 vte 71

6.773,68 u 4,18 vte 308 u 0,19 vte 71

De enquête: De enquête: transporttransport

T1 en T2 T1 en T2 M M Centraal patiëntenvervoer aanwezigCentraal patiëntenvervoer aanwezig T3 = vervoer niet uitgevoerd door CPV T3 = vervoer niet uitgevoerd door CPV

(afspraken, avonden, weekenden, drukte, …)(afspraken, avonden, weekenden, drukte, …)

T1= post, T2= transport materialen, T3= patiëntenvervoer* op basis van 5 dagen

transport ziekenhuis per dienst minuten per dag*T1 353,16 u 0,22 vte 5,99% 16 u 0,01 vte 4T2 1.140,53 u 0,70 vte 19,33% 52 u 0,03 vte 12T3 4.405,79 u 2,72 vte 74,68% 200 u 0,12 vte 46

5.899,47 u 3,64 vte 268 u 0,17 vte 62

De enquête:De enquête:algemene algemene bemerkingen (1)bemerkingen (1)

al te vaak worden de logistieke taken niet al te vaak worden de logistieke taken niet getoetst naar hun efficiëntie (bijv. getoetst naar hun efficiëntie (bijv. maaltijdbevraging, bestelwijze, intern maaltijdbevraging, bestelwijze, intern transport,…) daar ze niet tot de core-business transport,…) daar ze niet tot de core-business behoren van de uitvoerdersbehoren van de uitvoerders

Resultaat enquête = 48,82 vte <-> effectieve Resultaat enquête = 48,82 vte <-> effectieve inschakeling log. assistenten = 24,63 vteinschakeling log. assistenten = 24,63 vte

verschillen tussen vergelijkbare diensten zijn verschillen tussen vergelijkbare diensten zijn niet grootniet groot

verschillende diensten beschikken niet over verschillende diensten beschikken niet over logistiek assistenten en geven nochtans een logistiek assistenten en geven nochtans een groot pakket aan logistieke taken weer.groot pakket aan logistieke taken weer.

De enquête:De enquête:algemene algemene bemerkingen (2)bemerkingen (2)

De logistieke taak is vaak de eerste taak die De logistieke taak is vaak de eerste taak die wegvalt bij drukte, afwezigheid,…wegvalt bij drukte, afwezigheid,…

Men neigt eerder af te stappen van de Men neigt eerder af te stappen van de logistieke invulling en terug over te gaan logistieke invulling en terug over te gaan naar een verpleegkundige invulling omwille naar een verpleegkundige invulling omwille van de nood aan ondersteuning aan het bedvan de nood aan ondersteuning aan het bed

Is logistieke ondersteuning mogelijk aan het Is logistieke ondersteuning mogelijk aan het bed? (opdienen van de maaltijd, hulp bij de bed? (opdienen van de maaltijd, hulp bij de maaltijd, bedopmaak, …)maaltijd, bedopmaak, …)

de bestaffing is per dienst georganiseerd de bestaffing is per dienst georganiseerd waardoor erg fragiel.waardoor erg fragiel.

Normen en wetgeving

•Sociale maribel I Sociale maribel I VI VI•NormpersoneelNormpersoneel•IBF, Gesco-statuut, Activa-plan,IBF, Gesco-statuut, Activa-plan,……•Tekort aan verpleegkundigenTekort aan verpleegkundigen•Verschuiving financiering: B1 Verschuiving financiering: B1 B2B2•Barema’sBarema’s

Verbetervoorstellen: voeding

Informatisering Informatisering maaltijdbevragingmaaltijdbevraging

Verbetervoorstellen: materialen

Automatisering Automatisering herbevoorradingherbevoorrading

Centraal beheer Centraal beheer kastvoorraadkastvoorraad

Centrale verdeling tot op Centrale verdeling tot op kastniveaukastniveau

Verbetervoorstellen: transport

Verdere centralisatie Verdere centralisatie goederentransportengoederentransporten Centrale verdeling goederen steriel Centrale verdeling goederen steriel

magazijn en apotheekmagazijn en apotheek Transporten medicatie dagziekenhuisTransporten medicatie dagziekenhuis Toeren sterilisatieToeren sterilisatie PostverdelingPostverdeling

Versterking centraal Versterking centraal patiëntenvervoerpatiëntenvervoer

LOGISTIEK VERPLEGING uur/jaar vte gem.# min/dienst/weekM1 het opnemen van stocks en plaatsen van bestellingen 2.646 1,63 138,77M2 vullen van de voorraadkasten 2.449 1,51 128,44M4 afhalen produkten apotheek 3.618 2,23 189,78M5 materiaaltransporten allerlei 1.856 1,15 97,35T1 post 353 0,22 18,52T2 transporten mag , TD, vema, labo e.a. 1.141 0,70 59,82

totaal 12.063 7,45INTERNE LOGISTIEKM1 bij een automatische herbevoorrading: 15'/dienst 286 0,18 0,48M2 vullen voorraadkasten: 20'/dienst 381 0,24 0,64M3 transporten apotheek (zie dossier) 2.835 1,75 4,77M5 materiaaltransporten allerlei 1.856 1,15 3,12T1 post 353 0,22 0,59T2 transporten mag , TD, vema, labo e.a. 405 0,25 0,68

totaal 6.117 3,78VERSCHILM1 bij een automatische herbevoorrading: 15'/dienst -2.360 -1,46 -3,97M2 vullen voorraadkasten: 30'/dienst -2.068 -1,28 -3,48M3 transporten apotheek (zie dossier) -783 -0,48 -1,32M5 materiaaltransporten allerlei 0 0,00 0,00T1 post 0 0,00 0,00T2 transporten mag , TD, vema, labo e.a. -736 -0,45 -1,24

totaal -5.946 -3,67

Verbetervoorstellen: transport

Verbetervoorstellen: patiëntenkamer

Ontslag patiënt Ontslag patiënt schoonmaak schoonmaak Ontruimen kamerOntruimen kamer Verwijderen vuil linnenVerwijderen vuil linnen Schoonmaak kamerSchoonmaak kamer BedopmaakBedopmaak

Bedopmaak vrij bedBedopmaak vrij bed

Verbetervoorstellen: schoonmaak

= algemene orde= algemene orde Schoonmaak Schoonmaak dienst dienst

schoonmaakschoonmaak

Verbetervoorstellen: administratie en diversen

Afdeling per afdeling te Afdeling per afdeling te bekijkenbekijken

Registratie (electronisch Registratie (electronisch patiëntendossier, MVG, patiëntendossier, MVG, MKG,…)MKG,…)

besluitenbesluiten een verdere opschuiving een verdere opschuiving

naar ‘logistiek’ is naar ‘logistiek’ is mogelijkmogelijk

de juiste tools moeten de juiste tools moeten aangereikt worden: aangereikt worden: automatische automatische herbevoorrading, herbevoorrading, geïnformatiseerde geïnformatiseerde maaltijdbevraging, een maaltijdbevraging, een organisatie van organisatie van transporten,…transporten,…

een centralisatie van de een centralisatie van de logistieke taken is vaak logistieke taken is vaak een gevolg van een gevolg van organisatieorganisatie

de afdeling dient de de afdeling dient de inzet en de invulling van inzet en de invulling van logistieke assistenten logistieke assistenten blijvend te evaluerenblijvend te evalueren

Met dank

De logistiek taken in De logistiek taken in kaart gebracht. Kan het kaart gebracht. Kan het

anders?anders?Bart CleymansBart Cleymans

Imelda vzwImelda vzwi.s.m. VSDV vzwi.s.m. VSDV vzw