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DSN – Livre blanc
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DSN
Déclaration Sociale Nominative
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Nous le savons tous, la déclaration sociale nominative (DSN) doit être mise en place dans toutes les
entreprises de France d’ici janvier 2016 ; et même avant pour certaines catégories d’entre elles.
Chacun en a compris le principe : une seule déclaration nominative mensuelle qui remplace toutes
les autres. Néanmoins, pour représenter une véritable simplification, les professionnels des RH
imaginent bien… que ce n’est pas aussi simple que ça !
Vous trouverez dans ces pages non seulement les principaux éléments à connaître sur la DSN, mais
aussi et surtout une synthèse des enjeux de cette véritable transformation et de ses impacts sur les
directions des ressources humaines.
Vous y trouverez également nos conseils pour mener à bien votre projet DSN et franchir avec succès
ses différentes étapes… ce qui est toujours délicat lorsque systèmes et processus doivent être
modifiés dans un délai court.
OLEAP est heureux de mettre à votre disposition ses réflexions pour vous accompagner dans ce
changement majeur.
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1. Le choc de simplification
a. C’est nécessaire
La charge des services de personnel liée à la production des déclaratifs représente 15% de leur
activité.
Un constat éloquent
Plus de 100 évolutions ou modifications réglementaires affectent nos bulletins de paie chaque
année ! Or les données nécessaires pour établir les différentes déclarations obligatoires sont issues
d’une consolidation effectuée à partir des bulletins de chaque salarié ! Cela donne lieu notamment à
des mois de décembre-janvier très chargés pour la seule DADS-U !
Les raisons de la complexité actuelle
La multiplicité et l’hétérogénéité des déclarations et des organismes destinataires. Le timing
déséquilibré des données déclaratives demandées par les organismes de protection sociale (OPS) au
cours de l’année, avec force doublons, ressaisies, contrôles et corrections en cascade.
De fortes contraintes d’activité
Cette situation oblige les services du personnel à faire de nombreux tableaux comparatifs entre
natures de déclarations, pour s’assurer de la cohérence ou rechercher et corriger les écarts : d’une
part entre les différents organismes, d’autre part entre des opérations mensuelles, trimestrielles et
annuelles !
b. De la volonté politique à la réalité juridique
Sortir de la complexité est souvent ce qu’il y a de plus difficile
Le Gouvernement a engagé sept chantiers dans le cadre du pacte national pour la croissance, la
compétitivité et l’emploi, transcription du « choc de simplification » annoncé par le président.
La DSN en est la mesure phare : elle rassemble toutes les déclarations sociales en une seule,
nominative et mensuelle. Toutes les caisses de retraite et de prévoyance, les assureurs et les
mutuelles se sont coordonnés. La MSA (Mutuelle sociale agricole) entre également dans le projet
DSN dès la première phase.
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c. De la réalité juridique à la mise en place pratique
La simplification était nécessaire et elle est bienvenue ; elle a trouvé sa transcription légale et on ne peut que s’en féliciter. Mais la mise en place de la DSN dans les entreprises reste complexe : elle suppose des diagnostics techniques, des mises à jour de systèmes d’Information, une sécurisation des processus, des transformations d’organisation et des mises à niveau de compétences. Les entreprises vont donc devoir s’impliquer fortement !
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2. Avec la DSN il y a simplification, et il y a choc
Aux efforts portés par la dématérialisation des supports déclaratifs s’adjoint désormais la normalisation des données. Jusqu’à maintenant, les entreprises transmettaient des données multiples à diverses échéances et à différents organismes, globalisées par établissement. Les organismes de protection sociale n’avaient connaissance de la rémunération et des cotisations versées pour chaque salarié que très tardivement, voire qu’une fois par an pour les organismes de prévoyance avec la déclaration annuelle des données sociales (DADS) !
a. Une déclaration unique pour les remplacer toutes
D’ici le 1er janvier 2016, la DSN remplacera progressivement toutes les autres déclarations : déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) ; attestation de salaire IJSS ; attestation employeur Pôle emploi ; déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) Acoss et retraite et prévoyance ; déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U). Elle automatisera également les affiliations et radiations aux caisses de retraite et prévoyance. Le Gouvernement prévoit par la suite l’intégration d’autres déclarations. Désormais, les entreprises effectueront la transmission de la DSN à l’issue de chaque paie, et adresseront au fil de l’eau les signalements nécessaires : arrêts de travail et départs de salariés, par exemple. Ce traitement mensuel et au fil de l’eau exige une excellente qualité des processus de paie et un niveau élevé d’automatisation et de contrôle des systèmes.
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3. Tous les acteurs sont directement impliqués
Pour les organismes publics La dématérialisation et l’harmonisation des référentiels sont des sources de fiabilisation des données et d’optimisation de leurs processus internes. La DSN constitue également un outil efficace de lutte contre la fraude, grâce à la mensualisation des informations nominatives.
Pour les salariés Les gains de fiabilité apportent une meilleure garantie pour les déclarations dites « événementielles » qu’adresseront leurs employeurs lors de leur départ ou d’une maladie. Cela permettra donc une plus grande réactivité de la gestion de leurs droits sociaux : maladie, Pôle emploi et couverture prévoyance retraite.
Pour l’entreprise La DSN permet de simplifier les processus internes en lissant la charge des obligations déclaratives. Les contrôles de cohérence entre déclarations seront de facto supprimés. Dès lors, l’entreprise doit s’assurer de la fiabilité des données transmises.
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4. Trois phases progressives réparties sur deux ans
a. Phase 1
Dès 2014, sur la base du volontariat, les entreprises peuvent transmettre une DSN en
remplacement des déclarations suivantes :
les attestations de salaires pour le versement des indemnités journalières de la Sécurité sociale (régime général et agricole) ;
les attestations d’assurance chômage à destination de Pôle emploi, y compris en cas de chômage total ou partiel sans rupture de contrat de travail ;
les déclarations mensuelles de mouvements de main-d’œuvre (DMMO) vers la Dares pour les établissements du secteur privé employant au moins 50 salariés ;
les enquêtes mensuelles de mouvements de main-d’œuvre (EMMO) pour les établissements du secteur privé employant entre 1 et 49 salariés ;
les formulaires de radiation envers les organismes gérant les contrats collectifs en place dans les entreprises.
b. Phase 2
À partir de janvier 2015, s’ajoutent les données permettant de remplacer :
les DUCS Acoss.
TR (tableau récapitulatif)
BRC (bordereau récapitulatif des cotisations)
Intégration des ETT
RMM
c. Phase 3
En janvier 2016, toutes les entreprises de France devront produire une DSN complète intégrant
les données des DUCS retraite, DUCS prévoyance et de la DADS-U.
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d. C’est une question de timing
Le timing de mise en place de la DSN doit donc être anticipé. Un tel changement nécessite une anticipation, tant sur le plan technique que sur le plan de l’organisation. Déclenché trop tardivement, il pourrait en effet demander des efforts considérables.
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5. La DSN, une transformation de
l’organisation de la DRH
Simplifier, c’est gagner en temps et en fluidité.
L’ensemble des contrôles de normes et de valeurs devra être réalisé en même temps que le
processus paie.
Plus généralement, pour gérer l’urgence, les entreprises peuvent être tentées de faire de la mise en
place de la DSN une simple adaptation technique. Elles seront alors confrontées à des niveaux
d’intégration des SIRH très inégaux et, par conséquent, à des gains de productivité très variables.
Avec la DSN, et les gestionnaires devront réaliser eux-mêmes, chaque mois pour tous les salariés, les
tâches de saisie, vérification et envoi vers Net-entreprises, avec les anomalies bloquantes encourues.
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6. Le contenu, soyons précis
a. La DSN : Les flux
Il existe deux principaux flux : Flux mensuel
DSN Mensuelle Une DSN mensuelle par établissement, avec les salariés, leurs contrats et paies du mois + un récapitulatif des évènements du mois (arrêts de travail, ruptures de contrat, autres suspension de contrat de travail) Exigibilité : Le 5 ou le 15 du mois suivant (échéance actuelle de la DUCS URSSAF)
Flux évènementiel
DSN de Signalement Arrêt de travail / Reprise de travail Une DSN par évènement arrêt de travail : Maladie, Maternité, Paternité… Une DSN par évènement de reprise de travail anticipée Exigibilité : Si non subrogation dans les 5 jours ouvrés suivant la date de connaissance de l’évènement, Si subrogation au cours du mois et jusqu’au 5 ou 15 du mois suivant en même temps que la DSN mensuelle
DSN de Signalement Fin de contrat de travail Une DSN par évènement fin de contrat de travail Exigibilité : Le 5 ou le 15 du mois suivant (échéance actuelle de la DUCS URSSAF)
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b. La DSN mensuelle : Description générale
Le mois principal déclaré correspond à la période de la déclaration : soit le Mois Civil.
Structure d’une DSN :
Etablissement 1
Salariés (de l’établissement)
o Contrats de travail Nature du contrat
Dates de début (et fin) du contrat
Quotité du travail Paies
Date de versement
Net imposable
Rémunérations Période de paie
Montants
rémunération
Durée du travail,
absences
Primes /
Indemnités Période de rattachement
Montants
Récapitulatif des évènements (de l’établissement)
o Fins de Contrats de travail
o Arrêts de travail
o Autres suspensions temporaires de contrat de travail
c. La DSN mensuelle : Contrats de travail
Les contrôles :
Tous les contrats en vigueur sur le mois doivent être déclarés dans la DSN mensuelle.
- La nature du contrat est obligatoire (CDI, CDD…)
- La date de début du contrat est obligatoire (elle ne peut pas être supérieure au dernier jour
du mois civil déclaré)
- La date de fin prévisionnelle du contrat est obligatoire pour les contrats à durée déterminée
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Les changements au niveau des contrats de travail
Tout changement en cours de mois fera l’objet d’un bloc déclaratif
« Changement Contrat »
Date de modification
La date de modification dans les blocs changements correspond à la date de
survenance du changement ou de la correction déclarée
Modification de la modalité de travail et quotité de temps
La date de modification ne peut pas être dans la période de rémunération.
Les changements des 2 informations suivantes doivent être réalisés avec 2
bulletins différents pour avoir 2 blocs Paie en DSN :
- Changement de modalité de travail (par ex passage temps plein à
temps partiel)
- Changement de quotité de travail (par ex passage de 151.67h à
75.83h)
Multi contrats de travail successifs :
Un évènement « Fin de contrat de travail » doit être déclaré s’il y a rupture entre les 2 contrats.
On reprend ici les mêmes règles déclaratives que pour les AED.
Saisie des contrats de travail côté Paie :
S’il n’y a pas de rupture de contrat (continuité entre les deux contrats)
Saisie de 2 contrats de travail en Paie avec la même date d’embauche
S’il n’y a rupture entre les deux contrats
Saisie de 2 contrats de travail en Paie avec des dates d’embauche différentes
d. La DSN mensuelle : Périodes
La période traitée par la DSN correspond au mois civil complet
La période de Paie est la période au titre de laquelle est établie une paie : période du bulletin de paie
- La période de paie doit commencer au plus tôt à la date de début du contrat et se terminer
au plus tard à la date de fin du contrat
- Les périodes de paie pour un même contrat ne doivent pas se chevaucher (sauf en cas de
rappels de salaires)
La date de versement est la date à laquelle l’employeur verse la paie à ses employés.
Informations évoluant au sein du
contrat :
Date de modification
Statut conventionnel du salarié
Statut catégoriel Agirc Arrco
Nature du contrat Intitulé du
contrat
Unité de mesure de la quotité de
travail
Quotité de travail
Modalité d’exercice du temps de
travail
Salaire de référence
Etablissement d’affectation
SIRET du lieu de travail
Numéro du contrat
Régime Alsace Moselle
Code convention collective
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e. La DSN mensuelle : Rémunérations
Montants déclarés
- Rémunération brute non plafonnée (Base brute sécurité sociale)
- Salaire brut soumis à contribution Assurance Chômage
- Salaire rétabli – reconstitué
Contrôle des montants
- En cumulé sur l’ensemble de la période de référence de gestion des droits Assurance
Chômage et maladie, les rémunérations ne peuvent pas être négatives.
-
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7. Synthèse
a. Les points cruciaux pour assurer le passage à la DSN
1 Se poser les bonnes questions sur l’évolution technique et fonctionnelle du SIRH
La migration du système doit reposer sur les bons acteurs internes et externes pour être « compatible DSN », et s’inscrire dans le bon rapport charge/planning/budget.
2 Revoir les processus en amont du SI paie
Il convient de définir le bon niveau de sécurisation et de cohérence des données déclarées, ordinaires ou événementielles, tout en ayant les bons processus de gestion des anomalies ; des données et des flux qui devront par ailleurs être archivés en tant que preuve déclarative.
3 Réviser les organisations des processus d’élaboration de la paie et des déclarations sociales à
mener Le niveau de formalisation des processus paie et déclaratif doit bénéficier d’une visibilité qui permet de passer en toute sécurité et conformité des anciennes normes trimestrielles et annuelles à la nouvelle norme mensuelle ; cela suppose une modification des modes de contrôle et leur automatisation.
4 Pérenniser cette évolution en prévoyant dès le début les conditions d’adaptation de la norme
DSN dans le temps
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b. Prenez la mesure d’un vrai changement
Parce que la France est championne toutes catégories de la complexité administrative… toute simplification est évidemment bienvenue pour augmenter la compétitivité de nos entreprises ! Mais attention : avec la déclaration sociale nominative (DSN), il y a simplification… et il y a choc ! Ce changement de mode de déclaration aura des impacts conséquents sur les services paie et déclaration, sur les salariés comme sur les relations de l’entreprise avec les organismes publics. Qui plus est, sa mise en place doit suivre un timing serré qui exige une anticipation structurée. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre à jour son SIRH et revoir en profondeur l’organisation… pour que simplification rime avec facilitation ! Néanmoins, au-delà de la seule analyse technico-fonctionnelle, la DSN peut constituer un véritable levier de transformation du mode d’organisation de la DRH. Menée à bien, elle représente effectivement une opportunité d’amélioration de la compétitivité de l’entreprise. Quels outils et quels modes de fonctionnement adopter pour que la DSN devienne un tel facteur de succès ? Quelles sont les compétences clés concernées ? Comment accompagner le projet ?
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8. Lexique
DSN : Déclaration Sociale Nominative. Elle a vocation à remplacer la quasi-totalité des déclarations
sociales auxquelles sont tenus les employeurs. Son entrée en vigueur est progressive, avec une
première étape facultative depuis 2013, puis une généralisation obligatoire en 2016.
GIP-MDS : Groupement d’Intérêt Public Modernisation des Déclarations Sociales. Il a été créé en 2000 dans le but de mutualiser les moyens et les expertises des organismes de protection sociale en termes de dématérialisation, et de permettre aux entreprises et à leurs mandataires d’effectuer leurs déclarations sociales en ligne de manière gratuite, simple et sécurisée.
OPS : Organisme de Protection Sociale EFI : Echange de Formulaires Informatisés. Ce mode correspond à toutes les opérations de saisies
réalisables directement sur des espaces internet professionnels (net-entreprise, mon-urssaf.fr).
EDI : Échange de Données Informatisée. Celà signifie que l'entreprise fait appel à un module spécifique de télédéclaration dans un logiciel paie pour produire un fichier et le transmettre.
