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Du papier au numérique. La dématérialisation des dossiers d’œuvre du Petit Palais, Musée des Beaux-Arts de la Ville de Paris. Claire Martin Rapport de stage Master 2 Documenta 24-06-2011

Du papier au numérique. La dématérialisation des dossiers d’oeuvre du Petit Palais, Musée des Beaux-Arts de la Ville de Paris

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DESCRIPTION

Les dossiers d'oeuvre documentent tous les aspects de la vie des oeuvres conservées par les musées et font l'objet de continuels enrichissements. La question de leur dématérialisation se pose dans la mesure où les capacités d'extension des espaces de stockage atteignent leurs limites alors que de plus en plus de documents constitutifs de ces dossiers papier existent au format numérique natif. De plus leur dématérialisation favorise leur conservation et leur accessibilité. C'est pourquoi une étude de faisabilité sur le passage du papier au numérique des dossiers d'oeuvre du Petit Palais a été menée, en fonction non seulement de la typologie des documents qui les composent et des contraintes qui pèsent sur leur communication mais également des fonctionnalités offertes par le nouvel outil d'informatisation des collections déployé au musée, qui comprend, outre la base de données des oeuvres, un module « dossiers documentaires ».

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Claire MartinRapport de stage Master 2 Documenta 24-06-2011

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Plan

Le contexte du stage (Petit Palais et CRD). Qu’est-ce qu’un dossier d’œuvre ? Pourquoi dématérialiser les dossiers d’œuvre ? Les contraintes et les atouts. Adlib et le module « dossiers documentaires du

musée ». La construction des dossiers d’œuvre

numériques. Conclusion : pistes d’amélioration.

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Le contexte du stage : le Petit Palais Le Petit Palais est le musée des beaux-Arts de la Ville de Paris. Il appartient à un réseau de 14 musées municipaux. Il est géré en régie directe par l’administration centrale (DAC).

C’est dans ce cadre qu’il faut placer le changement de logiciel d’informatisation des collections dont l’objectif est :

De doter l’ensemble des musées d’un système commun (harmonisation des outils).

De permettre un accès unifié aux collections municipales via le catalogue des collections patrimoniales (accessible en ligne).

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Le contexte du stage : le CRD Le centre de ressources documentaires du musée s’articule

autour de quatre pôles : Archives Bibliothèque Informatisation et numérisation des collections Documentation scientifique.

C’est un lieu de ressources pour : le personnel du musée (conservateurs principalement) le public extérieur (étudiants, chercheurs).

La documentation scientifique comprend : des dossiers d’œuvre des dossiers d’artiste des dossiers donateur.

Les dossiers d’œuvre = produit documentaire phare.

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Qu’est-ce qu’un dossier d’œuvre ? C’est le point d’accès à l’ensemble des

informations et de la documentation réunies sur une œuvre.

Il documente la vie de l’œuvre avant comme après son entrée au musée.

Il est organisé selon un plan de classement rigoureux.

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Organisation d’un dossier d’ œuvre papier

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Pourquoi dématérialiser les dossiers d’œuvre ? Conservation préventive. Manque de place. Coût :

Meubles et matériel de stockage ; Matériel constitutif.

Accessibilité (évolution des pratiques des chercheurs).

Multiplication des documents numériques natifs (pas de GED ; comment les archiver ?)

Déploiement du nouveau logiciel d’informatisation des collections, Adlib, qui comprend un module documentaire.

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Les contraintes et les atouts

Les contraintes : Pas de budget pour la numérisation des pièces des

dossiers. Pas de serveur dédié. Des contraintes en terme de communication de

certaines pièces du dossier (protection de la vie privée, « tradition du secret », propriété littéraire et artistique).

Les atouts : Un outil à usage interne. Des contenus préexistants (documents numériques

natifs, ressources en ligne).

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Adlib et le module « dossiers documentaires du musée » Logiciel néerlandais qui remplace le système Videomuseum. Organisé en modules (bases) dont les principaux sont :

Œuvres Références bibliographiques Archives Dossiers documentaires

Points faibles : Interface : onglets. Editions Perméabilité entre les modules

Points forts : Intégration à Internet Niveaux de recherche Possibilité de lier des documents.

Le module documentaire permet : d’informatiser les dossiers (gestion) et de construire de véritables dossiers d’œuvre numériques.

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La construction des dossiers d’œuvre numériques Dispersion des données entre la base «

œuvres » et la base « dossiers documentaires ».

Structure hiérarchisée (deux niveaux retenus : dossier et sous chemises).

Charte de saisie. Préconisations techniques (nommage des

dossiers, des images et des documents ; table des localisations).

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Organisation d’un dossier d’œuvre numérique

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Onglet 1 (Identification) du niveau dossier

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Onglet 2 (Relations/Associations) du niveau dossier.

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Onglet 4 (Documentations/Expositions) du niveau sous-chemise.

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Conclusion : pistes d’amélioration Correction des bugs résiduels. Obtention d’un serveur dédié. Amélioration de la navigation entre les

modules. Amélioration de l’ergonomie. Consultation sur Internet.