Elisabeth Lemau

Service commun de la documentationUniversité de Rennes 2

LA BIBLIOTHÈQUE

UNIVERSITAIRE

DE RENNES 2-HAUTE-BRETAGNE

BILAN DE LA CONTRACTUALISATION

LA POLITIQUE contractuellede l'université Rennes 2

Haute-Bretagne a été élaboréeglobalement dans le contrat d'établis-sement, signé entre le ministère del'Education nationale, de la Jeunesseet des Sports et l'université, pour lapériode 1990-1993. Ce contrat a étéadopté par le Conseil d'administra-tion de l'université, le 11 janvier1990. Avec le Nord, l'Ouest, lesDOM-TOM1, Rennes 2 fait partiedes premières universités françaisescontractualisées.Dans ce contrat quadriennal de déve-loppement, l'université et le Minis-tère définissent des priorités et s'en-gagent, pour une durée de 4 ans(1990-1993), dans une politique d'ob-jectifs à atteindre. La documentationest une de ces priorités. Le principalobjectif, affirmé par l'université etsoutenu par le Ministère, est d'aboutirà une restructuration du réseau docu-mentaire, afin de permettre une ges-

1. DOM : Départements d'Outre-MerTOM : Territoires d'Outre-Mer.

tion homogène des ressources à l'ho-rizon 19922. Cette restructuration estbasée sur l'adoption et la conduited'une véritable politique documen-taire, dans le cadre d'une nouvellestructure, créée pour la coordonner etl'animer : c'est le Service commun dedocumentation, dont les statuts ontété adoptés par le Conseil d'adminis-tration de l'université le 25 juin 1990,en application du décret du 4 juillet1985. Dans le contrat d'établisse-ment, le Service commun de docu-mentation est défini comme unestructure au service de la pédagogieet de la recherche, au même titre quele CREA (Centre de ressources etd'études audiovisuelles), le SIRE(Service informatique recherche etenseignement) et les PUR (Pressesuniversitaires de Rennes 2)3. LeService commun de documentationregroupe, d'une part, la sectionLettres de l'ancienne bibliothèqueinteruniversitaire de Rennes et d'autre

2. Cf. en annexe, l'extrait du contratd'établissement.3. Id.

part les différents lieux documen-taires des UFR4. La BU possède lescollections pluridisciplinaires les plusimportantes de l'université5 et deslocaux relativement vastes d'unesuperficie de 10 812 m2. Les BUFRde leur côté totalisent 150 000ouvrages, 800 titres de périodiques,de nombreux documents autres queles livres : diapositives, disques, cas-settes, vidéocassettes, cartes, photo-graphies, microformes. Elles occu-pent des locaux d'une superficie de1800 m2. Le contrat d'établissementindique que « la notion même duService commun impliquera un rap-prochement des procédures et larecherche d'une synergie entre lesdeux types de structure »6.

4. UFR : Unités de formation et derecherche.5. ESGBU 1990: 188 697 volumes, 2 200titres de périodiques, dont 800 en cours,13 000 titres de thèses. 2 000enregistrements magnétiques et des fondsanciens souvent précieux des XVIIe, XVIIIeet XIXe siècles.6. Cf. en annexe l'extrait du contratd'établissement.

Compte tenu des conditions « histo-riques » de l'élaboration du voletdocumentaire du contrat, il apparaîtdonc difficile de détacher le bilan dela contractualisation de celui de lacréation et de la mise en place duService commun de la documenta-tion qui en est la première étapeindispensable et importante.

Elaboration et application

du contrat

L'application du contrat s'est heurtéeà plusieurs limites : tout d'abord, unelimite chronologique qui est la datetardive de la partition de l'ancienneBIU de Rennes, effective au 1er jan-vier 1991 (arrêté ministériel du 14mai 1991), un an après la signaturedu contrat par l'université. Ce délaiobligatoire a retardé la mise en appli-cation du contrat, puisque, pour l'an-née 1990, les moyens alloués par leministère au Service commun dedocumentation de Rennes 2 ont étégérés dans le cadre de la structureinteruniversitaire, selon les pourcen-tages et la répartition définis et votéspar le Conseil de la BIU7. Ladeuxième limite est celle de la nomi-

nation du directeur du Service com-mun de documentation : nommé le1er octobre 1990, il a dû mettre enoeuvre un contrat qu'il ne connaissaitpas, faute d'avoir pu participer à sonélaboration. En outre, cette nomina-tion est intervenue après une périodede vacance longue et difficile duposte de responsable de la sectionLettres de 1988 à 1990.En avril 1991, de nouvelles électionsont abouti à un changement completde l'équipe de direction de l'Univer-sité, au sein de laquelle a été élu unvice-président chargé de la documen-tation, afin d'inscrire, de façon encore

7. Id.

plus étroite, la politique documen-taire dans la politique générale. Il y aaussi un certain nombre de limitestechniques (état et sous-équipementdu bâtiment et absence de connexionau réseau informatique (ETHER-NET) de l'université).Cet ensemble a nécessité une reprisecomplète des dossiers inscrits dans lecontrat et de mise en place du Ser-vice commun de documentation, àpartir du 1er janvier 1991.

Analyse du voletdocumentaire

La première partie du « volet docu-men-taire » du contrat (cf. annexe)établit tout d'abord un diagnostic trèsrapide de la situation documentairequi débouche sur l'urgence et lanécessité de mettre en place leService commun de documentationdès la première année d'applicationdu contrat, après la scission de laBIU. L'informatisa-tion est envisagéecomme le moyen essentiel d'organi-sation du SCD. Trois étapes sont pro-posées :

- 1990-1991 : missions d'étude ;étude de la possibilité d'une saisie

informatique des fichiers-auteursactuels ; choix d'une source de cata-logage ;

- 1992-1993 : mise en place du cata-logage informatisé des acquisitionscourantes de toutes les composantesdu Service commun de documenta-tion ; réorganisation des biblio-thèques d'UFR liée aux nouveauxaménagements de locaux, en particu-lier avec la mise en service du nou-veau Centre d'étude des langues, en1993 ;

- 1993-1994 : mise en réseau infor-matique des différents lieux docu-mentaires par des travaux d'investis-sement estimés pour l'ensemble duplan à 650 KF.

La deuxième partie du volet docu-mentaire énonce et détaille lesmoyens attribués par le Ministèrepour permettre à l'université de rem-plir son objectif essentiel de restruc-turation du réseau documentaire.Dans ce but, l'Etat s'engage à fman-cer un audit sur l'organisation et lagestion de la documentation. Cetteétude devra préciser les options rela-tives au choix en matière d'informati-sation du catalogage et de système degestion informatisée, en cohérenceavec les catalogues collectifs natio-naux.Ce deuxième domaine de moyensattribués par le contrat porte d'abordsur les acquisitions documentaires enLettres et Sciences humaines. Unedotation annuelle de fonctionnementde 852 KF doit permettre au Servicecommun de documentation d'acheterla documentation nécessaire pour lesbesoins de la formation et de larecherche. Pour permettre une adé-quation plus juste des moyens attri-bués par rapport à la demande desutilisateurs, l'université s'engage àfournir, en 1990, une évaluation desbesoins et des coûts de la documenta-tion nécessaire par macro-discipline.Les autres moyens attribués au Ser-vice commun de documentation, en1990, sont :- les créations de postes : 1 poste deconservateur destiné à assurer ledéveloppement de la coordinationdocumentaire au sein de l'universitéet un poste de magasinier ;

- des crédits pour la rémunérationdes moniteurs (200 KF/an) de façonà ouvrir plus largement 12 biblio-thèques d'UFR, à raison de15 h/semaine pendant 30semaines/an ;

- des crédits d'équipement en maté-riel de 125 KF.La politique conduite par l'URFIST8Bretagne-Pays de Loire est égale-ment inscrite dans le volet documen-taire du contrat : ses pôles d'action etsa vocation de formation sont réaffir-més. Ses crédits de fonctionnementet d'équipement sont déterminés,pour la durée du contrat.

8. URFÎST : Unités régionales de formationpour l'information scientifique et technique.

Le bilan de la contractualisationconsiste à reprendre les objectifs etles orientations définis dans lecontrat, examiner leur réalisation surle terrain et, éventuellement, consta-ter les manques (moyens, analyse,réflexions), de façon à faire une éva-luation très précise à mi-parcours etdéterminer, si nécessaire, de nou-velles orientations.

Organisationadministative et créationdu SCD

A la suite de la signature du contratpar les deux parties le 16 février1990, l'année 1990 a été consacrée àl'examen et à la résolution de pro-blèmes d'organisation administrativeet financière liés à la scission de l'an-cienne BIU et à la mise en place dunouveau Service commun de docu-

mentation. Comme le contrat le sti-pule, une commission provisoireinteruniversitaire s'est réunie entre le24 avril et le 26 novembre 1990.Dans le cadre d'un planning généraldes travaux de partition de la BIU,cette commission a examiné lesaspects financiers, bibliothécono-miques ou documentaires et de ges-tion des personnels liés à ce partage,et mis au point un protocole d'accordqui a pour objet de préciser, à comp-ter du 1er janvier 1991, les modalitésde coopération entre les deux SCDde Rennes 1 et de Rennes 2 et cellesdu partage de l'ensemble des moyensexistant au sein de la BIU de Rennes.Dans ce protocole d'accord, signé parles deux universités le 13 décembre1990, la coopération documentaire seréduit à l'utilisation sans conditionsdes deux SCD par l'ensemble despersonnels enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels

de l'université, étudiants de 3e cycleet de maîtrise et établit des conditionsparticulières d'accueil et d'utilisationde certaines collections, pendant unepériode de 5 ans : les collections deDroit et d'Economie de Rennes 1 parles étudiants d'AES9 de l'universitéde Rennes 2 et les collections dePhilosophie de Rennes 2 par les étu-diants de Philosophie de Rennes 1.Seule la consultation sur place estautorisée aux étudiants de 1er cycle etde licence inscrits dans l'autre univer-sité.Ce nouveau schéma documentairedes bibliothèques universitaires deRennes, s'est traduit, au Service com-mun de documentation de l'Univer-sité de Rennes 2, par la nécessité dereconstituer un fonds documentairedans les secteurs juridique et écono-mique couverts, jusqu'en 1991, par lasection Droit et Sciences écono-miques de la BIU de Rennes. Ceci afait l'objet, dès avril 1991, d'un

réajustement du contrat d'établisse-ment qui avait pris en compte initia-lement les acquisitions nécessaires enLettres et Sciences humaines. Descrédits supplémentaires de 200 KFont été attribués par le Ministère, enoctobre 1991, sur la base d'une éva-luation précise des besoins et descoûts de la documentation en Scien-ces sociales, établie par le Servicecommun de documentation. Cetteanalyse des besoins documentairesd'une filière a permis de démarrer unprocessus d'évaluation et de sondagede toutes les collections de la BU (cf.plus loin l'évaluation des ressources.)La scission de la BIU s'est finalementachevée après la clôture définitive de

9. AES : Administration économique etsociale.

son compte financier, adopté le 24octobre 1991 par le dernier Conseilde la BIU. Le partage définitif despersonnels de l'administration cen-trale de la BIU a été effectif au 1ermars 1991.

Etude d'opportunité

et de faisabilitéde l'informatisation

Conformément au contrat d'établisse-ment, une étude d'opportunité a étémenée en 1990 par une société deconseils et d'études en informatiqueet organisation. L'étude a été confiéepar l'université de Rennes 2 au cabi-net SILOGIA qui a rendu son rapporten novembre 1990. Ce rapport com-prend 3 éléments : un cahier tech-nique des charges du système de ges-tion du Service commun de la docu-mentation, un rapport sur l'impact duprojet d'informatisation sur l'organi-sation de la bibliothèque universitairecentrale et un document de synthèsesur l'informatisation du SCD, lecalendrier et le coût du projet.Pour faire le bilan de cette opération,il faut tout d'abord noter le décalageimportant entre deux procédures :celle de la conduite d'un audit surl'organisation et la gestion de la docu-mentation qui était inscrite dans lecontrat et celle d'une étude d'opportu-nité et de faisabilité qui a été finale-ment réalisée. La conduite d'un auditqui suppose un travail sur place et enprofondeur de la société d'études,aurait très largement dépassé lescontraintes financières de l'universitéqui a participé à l'étude pour unesomme de 30 KF. Les objectifs del'étude, définis par la société et l'uni-versité, étaient d'examiner les besoinset les scénarios techniques bibliogra-phiques et organisationnels permet-tant de répondre à ces besoins.L'étude d'organisation a été conduiteuniquement sur la BU.La reprise de l'ensemble des dossiersdu Service commun de documenta-tion, dans une perspective globale dudéveloppement de l'université, destructuration logistique du campusainsi que la nécessité de préparer la2e phase de la contractualisation, à

partir de 1992, ont amené le respon-sable du projet d'informatisation duService commun de documentation àtirer un premier bilan du rapportSILOGIA.Cette nouvelle étude a abouti à larédaction d'un nouveau projet d'infor-matisation, établi avec les secteursconcernés et adopté par le Conseil dela documentation le 16 décembre1991.Il apparaît que l'étude SILOGIA estvenue trop tôt : au moment de laprise de fonctions du directeur duService commun de documentationet avant la désignation d'un chef deprojet, recommandé par ailleurs dansles conclusions du rapport. En l'ab-sence de cette collaboration, garantede la cohérence et de la pertinence duprojet, tout au long de son dévelop-pement, l'étude de la société SILO-GIA n'est pas parfaitement adaptée àla situation et ne tient pas compte dela complexité d'un Service communde documentation, en cours deconstitution. Il apparaît quelque peuextérieur, irréaliste et trop ambitieux.De plus, l'étude prend en compte desschémas qui, depuis, ont été remis encause : le schéma directeur d'aména-gement de l'université est en cours deréflexion après les projets définisdans un rapport de la SCET (Sociétécentrale pour l'équipement du terri-toire). Enfin, le projet SILOGIAméconnaît la capacité budgétaired'une université et sous-estime cer-tains coûts : il n'y est fait aucunemention des difficultés de réalisationd'un tel projet : formation du person-nel, coûts de fonctionnement du cata-logage en réseau qui se révèlentsupérieurs à ce que l'étude annonçait(achats de notices, télécommunica-tions). L'informatisation de toutes lesbibliothèques associées, proposée parSILOGIA, n'apparaît pas raison-nable, compte tenu de leur volumeannuel d'acquisitions, ce qui imposedes regroupements ultérieurs, dans lecadre du projet global du Servicecommun de documentation.

L'adhésion du Service commun dedocumentation à un réseau de catalo-gage, inscrite dans le contrat esteffective depuis la signature de laconvention entre l'université et laBibliothèque nationale en octobre1991. La formation des personnelsconcernés a commencé en janvier1992. L'équipement informatiquenécessaire a été pris en charge par laSous-direction des bibliothèques. Unprogramme d'édition des fichespapier, à partir des données UNI-MARC de la Bibliothèque nationalea été développé localement, en atten-dant la possibilité pour le Servicecommun de documentation, d'acqué-rir un système informatique de ges-tion de bibliothèque.Cette adhésion à une source de cata-logage marque une évolution essen-tielle pour le service. En effet, ladiminution des tâches de catalogageprévue a été estimée à 60 % par laSociété SILOGIA, en tenant comptedes taux de couverture pour les livresfrançais (65 % des collections) etétrangers (35 % des collections), cal-culés très précisément par sondages,ainsi que du temps nécessaire à lacréation de notices en INTER-MARC, plus important que dans uncadre de catalogage manuel. La dimi-nution de la pression exercée auniveau du catalogage représente doncune amélioration. En revanche, desgoulets d'étranglement demeurent :ce sont la gestion des acquisitions,très partiellement informatisée surmicro-ordinateur et l'intercalation desfiches qui seront éditées à partir desbandes magnétiques de la Biblio-thèque nationale. Le contrat n'a prisen compte qu'un aspect de la chaînede travail et, à cause de l'augmenta-tion très positive des crédits d'acqui-sition, le temps gagné sur le catalo-gage est contrebalancé par le retardqui aura tendance à s'accumuler cor-rélativement à l'accroissement desachats au niveau de la gestion desacquisitions et surtout de l'intercala-tion des fiches qui se compte en

mois. Sur ce point, le contrat est trèsdéficient et on peut regretter qu'uneinformatisation globale de la biblio-thèque universitaire n'ait pas été envi-sagée au moment de son élaboration.L'étude SILOGIA a eu le mérited'analyser la situation et de soulignerles problèmes majeurs de coordina-tion des politiques d'acquisition, deformation des personnels, d'absencede normalisation, de lourdeur destâches administratives liées au circuitdu livre. En cela, elle reste fort utile,mais elle apparaît seulement commel'ébauche du projet d'informatisationdu Service commun de documenta-tion. Aussi était-il très important d'endresser le bilan et de le recadrer à uneéchelle plus modeste : celle de labibliothèque universitaire, coeur duService commun de la documenta-tion. Les objectifs du contrat d'éta-blissement ne sont pas fondamentale-ment remis en cause : ils sont seule-ment réexaminés pour s'adapter auxnécessités et aux évolutions de lapolitique documentaire locale.En effet, l'automatisation n'est pas laseule voie d'établissement de la coo-pération documentaire. Cette coopé-ration passe aussi par des structuresqui ont été mises en place et fonc-tionnent, comme le Conseil de ladocumentation et les correspondantsdocumentaires, ou qui seront instal-lées en 1992, comme les commis-sions scientifiques consultatives de ladocumentation. Elle passe aussi parles personnels des unités documen-taires. Elle implique enfin des prisesde décision, notamment en matièred'acquisitions, à partir d'unemeilleure connaissance des besoinsdes utilisateurs.

Conséquences sur les

moyens d'équipement

et de fonctionnement

Les moyens de fonctionnement etd'équipement alloués au Servicecommun de documentation par lecontrat, ajoutés au reversement totaldes droits de bibliothèque des étu-diants de Rennes 2, à la prise encharge par l'université des principauxcoûts de maintenance et d'entretien

du bâtiment, ont permis à la biblio-thèque universitaire (seule biblio-thèque intégrée en 1991), de dispo-ser, en 1991, d'un budget de fonction-nement de 2 648 460 F. Les créditsattribués pour la rétribution desmoniteurs affectés dans les BUFR(300 KF) et les crédits d'équipementmatériel (125 KF) ont été gérés parles services généraux de l'université.

Equipement et maintenance

La gestion interuniversitaire était res-ponsable du retard important dans leséquipements et du mauvais état géné-ral de la maintenance des installa-tions et de l'entretien des locaux aux-quels l'université a commencé àremédier, dès 1991, par un pro-gramme pluriannuel de mise enconformité des installations élec-triques, par une étude d'architecturepour la rénovation et la restructura-tion interne du bâtiment, de façon àaccueillir le public dans de meilleuresconditions, améliorer le circuit dulivre, créer de nouveaux bureaux,prévoir l'informatisation et par uncomplément d'aide pour l'équipementde la bibliothèque universitaire, enmicro-informatique notamment (re-mise en état de l'atelier informatiquepour tous, aide à la mise en placed'un service public de consultation deCD-ROM, achat d'une unité de sensi-bilisation-désensibilisation pour lesprêts).

Acquisitions documentaires

En 1991, 66,03 % du budget total dela BU ont été consacrés aux achatsdocumentaires. La gestion interuni-versitaire, d'un point de vue financier,défavorisait nettement l'université deRennes 2, qui, malgré l'augmentationcroissante de ses effectifs (16 235étudiants au 6 janvier 1992) et, corré-lativement, celle des lecteurs de labibliothèque, ne percevait que 27 %du budget total de la BIU (23,50 %du budget documentation). Ce pour-centage explique en partie le chiffretrès faible des acquisitions documen-taires annuelles, jusqu'en 1991, del'ancienne section Lettres de la BIUet, par comparaison, l'augmentationimportante du volume des achats de

livres dès la première année de fonc-tionnement du Service commun dedocumentation (cf. tableaux sur labase des statistiques annuelles d'ac-quisitions de 1988 à 1991)

Moyens de fonctionnement

en personnel

Dans le cadre du contrat d'établisse-ment, le Ministère attribue au Servicecommun de documentation desmoyens en personnels : ce sont, d'unepart, des postes de personnels debibliothèques et d'autre part des cré-dits attribués pour la rémunération demoniteurs.

- les créations d'emplois sont faitesau titre de l'année 1990. Deuxemplois sont créés : le poste de direc-teur du Service commun de docu-mentation et un poste de magasinier.Le poste vacant de responsable desection Lettres de l'ancienne biblio-thèque interuniversitaire de Rennesest également pourvu, en octobre1990, par un conservateur stagiaire.Les crédits attribués pour la rémuné-ration des moniteurs (200 KF en1990, 300 KF en 1991). en cofinan-cement avec l'université, sont prévusspécifiquement pour permettre l'aug-mentation des heures d'ouverture de12 bibliothèques d'UFR.

- Au titre de la 2e année du contrat(1991), le Service commun de docu-mentation a obtenu 2 postes : unposte de magasinier et un poste debibliothécaire-adjoint, à la suite d'unetransformation d'un emploi d'ingé-nieur d'études vacant dans une biblio-thèque d'UFR. Le poste de bibliothé-caire-adjoint a été mis à la dispositionde cette bibliothèque d'UFR intégréeau Service commun de documenta-tion en décembre 1991.En mars 1991, la partition de labibliothèque interuniversitaire a euaussi pour conséquence la répartitiondes personnels administratifs de sonadministration centrale, entre lesdeux SCD de Rennes 1 et de Rennes2 : 3 postes ont ainsi été attribués àl'université de Rennes 2, dont 2 auService commun de documentationet 1 au Service du budget pour yassurer le surcroît de travail lié à l'en-tretien des locaux de la BU et à lamaintenance générale du service.

Les crédits annuels attribués pour larémunération des moniteurs ont per-mis d'augmenter les heures d'ouver-ture des bibliothèques de proximitédes UFR et d'atteindre une moyennede 32 h/semaine pour 10 d'entre elles.Le Service commun de documenta-tion ne gère pas ces crédits allouésessentiellement à des bibliothèquesassociées.Le bilan de la contractualisation enmatière de personnels est un des prin-cipaux points faibles du contrat. Eneffet, au 1er octobre 1991, la BU deRennes 2 dispose de 2 agents pour1 000 étudiants, ce qui la situe au-dessous de la moyenne française quiétait en 1989 de 3,25 agents pour1000 étudiants 10.

Evaluation des ressources

En 1991, plusieurs raisons ontconduit le Service commun de docu-mentation de Rennes 2 à démarrer unprocessus d'évaluation des ressourcesdocumentaires et d'examen global del'offre et de la demande en documen-tation :- la constitution d'un fonds documen-taire dans les secteurs juridique, éco-nomique et de gestion après la scis-sion de la BIU et l'évaluation dumontant financier de cette opération,en vue de demander des crédits sup-plémentaires, au titre du contrat, dès1991 ;

- la mise en place du service et lapréparation du budget ;

- le contrat d'établissement danslequel l'université s'était engagée àfournir au Ministère une évaluationdes besoins et des coûts de la docu-mentation, par macro-discipline ;

- la nécessité de préparer le bilan àmi-parcours du contrat, en 1992.Ce travail d'évaluation a commencéen janvier 1991 pour déterminer lescritères d'un « plan de développe-ment des collections » minimal, pourles premiers et deuxièmes cycles desdisciplines de Sciences socialesenseignées à l'université. Cette élabo-

10. Cf. le rapport Miquel.

ration s'est basée sur le découpagedes disciplines correspondantes de laclassification Dewey à trois chiffres,retenue par ailleurs pour le classe-ment des ouvrages en rayons, confor-mément aux recommandations de1988. Une réunion avec les direc-teurs et les enseignants de l'UFRSSMA (Sciences sociales et Mathé-matiques appliquées) a été consacréeà la définition d'une grille d'acquisi-

tions très précise et à l'évaluation desbesoins des étudiants et des ensei-gnants de la filière. Des objectifsquantitatifs d'acquisitions ont étédéfinis pour porter l'offre documen-taire existante de 1 à 2 ouvrages parétudiant (estimation faite début 91 dans les collections en libre accès) à3 ouvrages par étudiant en 1995, entenant compte d'un accroissement dela population étudiante de 30 % 11.Le budget annuel nécessaire pouratteindre ces objectifs a été calculésur la base du prix moyen d'un livreen sciences sociales, estimée à partird'un échantillon de 60 ouvrages. Lesmêmes bases de calcul ont été utili-sées pour déterminer le budget néces-saire à l'achat d'équipement en rayon-nages.La création du Service commun dedocumentation et le rôle essentiel desa politique d'acquisitions, la néces-sité de rééquilibrer les collections dela BU, l'obligation de se situer dansune démarche prospective ont abouti,pour la préparation du budget 1991, àl'élaboration de quotas documentaires(périodiques et collections non com-prises) pour calculer le budget d'ac-quisitions d'ouvrages par discipline.La première tâche consistait d'abordà dénombrer précisément toutes lescollections offertes aux étudiantsdans les salles de lecture en libre

11. Cf. le schéma Université 2000.

accès. Cette évaluation n'a pas puprendre en compte l'ensemble descollections stockées en magasins quine sont pas découpées en disciplines.Une fois le dénombrement effectué,la détermination des quotas a étéfaite, de façon concertée, par le direc-teur et les conservateurs de la BU, lesstructures du Service commun dedocumentation (correspondants do-cumentaires, commissions consulta-

tives spécialisées de la documenta-tion) n'étant pas encore mises enplace.Les quotas obtenus sont basés surdifférents paramètres : le prix moyendes livres par discipline, le nombrede livres offerts en accès libre et lenombre d'étudiants par discipline.Comme pour l'évaluation « sciencessociales », la combinaison de cesdivers paramètres a permis de déter-miner des objectifs annuels d'acquisi-tions d'ouvrages sur 5 ans (1990-1995) par étudiant et de calculer unbudget annuel d'acquisitions par dis-cipline. Un service des acquisitions aété créé et un conservateur a éténommé responsable de sa coordina-tion, en liaison avec la Division desaffaires générales du Service com-mun de documentation.Cette évaluation des ressources a per-mis de déterminer les disciplinesdominantes des collections de laBU : la littérature (9,95 livres (étu-diants), l'histoire et la géographie(3,95 et 3,93), la philosophie et lapsychologie (3,38), les langues et lit-tératures étrangères (2,25), les arts etles sports (2,09), les sciences sociales(1,2). La constatation du niveaufaible ou inexistant de l'offre docu-mentaire dans les filières d'enseigne-ment plus récentes ou moins tradi-tionnelles a permis d'établir des bud-gets de rattrapage pour certainesfilières.Cette évaluation des ressources a per-mis :

- de mettre en place une méthode detravail à la BU ;

- de développer des outils statistiquespour un suivi régulier, sorte d'obser-vatoire des coûts documentaires pouraffiner les prévisions en matière d'ac-quisitions ;

- de déterminer des budgets annuelsd'acquisitions d'ouvrages pas disci-pline.Une étude des besoins conduite, enjuin 1991, avec les équipes de re-cherche et le Conseil scientifique,pour l'élaboration du programme plu-riformations du Service commun dedocumentation, dans le cadre ducontrat quadriennal de la Recherche(1992-1995) devrait permettre d'éla-borer des indicateurs aussi précispour les acquisitions documentairesdu niveau « Recherche ».Enfin, ce travail d'évaluation a étépoursuivi, en novembre et décembre1991, dans les bibliothèques deproximité des UFR, associées et inté-grées, pour avoir une vue d'ensembledes ressources de toutes les compo-santes documentaires de l'universitéet de déterminer le coût global de ladocumentation de la BU et desBUFR par étudiant et par discipline :ce coût moyen, basé sur les acquisi-tions d'ouvrages pour la BU, d'ou-vrages et de périodiques pour lesBUFR, se situe dans une fourchettede 140 à 160 F par étudiant.

Manques et perspectives

du contrat

Le contrat d'établissement, s'il com-porte des faiblesses certaines, ouvredes perspectives de développement.

Manques

- Dans l'ensemble, le volet documen-taire est peu développé et argumentépour une université de 16 000 étu-diants, 408 professeurs, 256 person-nels Atos. Il n'est ni assez précis, niassez chiffré ;

- ses conditions d'élaboration n'ontpas permis une participation réelledes professionnels de la biblio-thèque ;

- ses principales faiblesses concer-nent les postes et l'équipement,

notamment dans le domaine informa-tique informatique ;

- plus grave encore, il n'a pas deperspectives à long terme ;- il ne comporte pas de paramètresprécis d'évaluation, par exemple surles acquisitions ;

- il n'envisage pas la modernisationdu service ;

- dans l'ensemble, le contrat est basésur des fonctionnements antérieurs. Iln'a pas véritablement envisagé deschangements structurels nécessaires,dans le cadre d'un projet documen-taire global ;

- dans la dernière partie du contrat,intitulée « Evaluation », aucune éva-luation de la politique documentairen'est prévue. A l'instar des ratiosenvisagés pour l'encadrement péda-gogique des étudiants, il serait inté-ressant de calculer des ratios « d'en-cadrement documentaire » :

. personnels de bibliothèque ou dedocumentation/étudiant ;

. personnels de bibliothèque/filière ;

. quotas documentaires : nombre dedocuments /étudiant/filière, nombrede documents achetés par an/filière.La rubrique « Qualité de vie sur lecampus » n'inclut pas les biblio-thèques ou centres de documentation,alors que l'évaluation conduite par laSCET dans le cadre du schéma direc-teur de l'université qualifie les biblio-thèques d'espaces de convivialité trèsappréciés des étudiants. La BU estaussi un lieu d'animation culturelle et

d'expositions : accueil d'expositionsitinérantes, organisations d'exposi-tions thématiques liées à l'enseigne-ment ou à la recherche ou à un évé-nement culturel externe, présence dela Galerie « Art et Essai » dans seslocaux depuis 1985. La rubrique« Politique de l'enseignement » envi-sage seulement l'aspect « relationsinternationales » comme la participa-tion de l'université à des réseaux liésà l'enseignement ou aux enseignants.La participation du Service communde documentation à des réseauxnationaux ou internationaux, d'ac-cueil de bibliothécaires et de sta-giaires, de fourniture de documents,d'échanges de données bibliogra-phiques, à des catalogues collectifsnationaux et internationaux n'apparaîtpas encore comme une donnée digned'être évaluée. Elle ne semble pasreconnue comme une activité suscep-tible de valoriser l'« image demarque » externe de l'université.En conclusion, l'activité documen-taire conduite par les différentescomposantes du Service commun dedocumentation ne semble pas devoirfaire l'objet d'une évaluation très pré-cise. Elle paraît oubliée parce que pasconnue ou sous-estimée. Or, elle estfondamentale : c'est une activitétransversale, située à la charnière desactivités pédagogique, de rechercheet de gestion de l'étudiant. Elle méri-terait d'être reconnue comme telle.

Perspectives et développement

du contrat

L'université, en affirmant sa volontépolitique de modifier l'organisationdocumentaire actuelle, a engagé uneréflexion globale, notamment enorganisant un groupe de travail, quis'est réuni à plusieurs reprises (sep-tembre-novembre 1991).Cela a permis :

- de faire un premier bilan quantitatifet qualitatif des services documen-taires de l'université (cf. question-naire en annexe) ;

- préciser le cadre juridique et fonc-tionnel des bibliothèques d'UFR, delaboratoires de recherche et les sta-tuts de leurs personnels ;

- d'envisager l'extension des espacesdocumentaires dans le cadre duschéma directeur de l'université :Centre d'étude des langues, futur pôleSciences sociales, mise en valeur del'axe Recherche avec un équipementdes locaux spécifiques.Malgré ses limites, la contractualisa-tion a engagé le Ministère et l'univer-sité dans une politique de développe-ment documentaire, basée sur laconcertation, l'évaluation des ser-vices, l'examen des situations anté-rieures, la recherche de cohérenced'organisation et de rapprochementdes pratiques professionnelles, decomplémentarité des diverses struc-tures documentaires de l'université.

Janvier 1991