Exemple de lettre de mission pour une mission d’assistance du (des) fondateur(s) d’une SPRL starter dans l’élaboration du plan financier

La lettre suivante est donnée à titre d’exemple pour une mission d’assistance des fondateurs d’une SPRL starter dans l’élaboration du plan financier conformément au Code des sociétés (art. 211bis et 215) et à l’arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés (livre Vbis comprenant les articles 219bis à 219septies). Cet exemple de lettre n’a pas de caractère contraignant mais a pour but de servir uniquement de cadre et nécessitera d’être adapté selon les exigences et circonstances individuelles.

Monsieur/Madame XXX [fondateur(s) de la SPRL starter XYZ]1,

Comme suite à notre aimable entretien relatif à l’accomplissement d’une mission d’assistance dans le cadre de l’élaboration du plan financier de votre société, nous souhaitons vous apporter quelques précisions destinées à fixer clairement les conditions dans lesquelles il nous serait possible d’exercer la mission.

Nous exécuterons notre mission avec toute la diligence requise et conformément aux règles professionnelles et aux dispositions légales applicables et, en particulier au Code des sociétés (art. 211bis et 215) et à l’arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés (livre Vbis comprenant les articles 219bis à 219septies), lesquels déterminent ainsi la portée de cette mission et les caractéristiques essentielles du plan financier visé à l’article 215, alinéa 2, du Code des sociétés, qui doit être établi. Sauf disposition contraire de la loi ou des règles professionnelles, cette mission comporte une obligation de moyen et non de résultat.

Le plan financier est essentiellement une projection budgétaire établie sur la base du programme d’action des fondateurs.

Dès lors, il vous appartient, en votre qualité de fondateur(s) de la SPRL starter XYZ, de veiller à ce que les informations contenues dans le plan financier soient correctes, réalistes, conformes aux articles 211bis et suivants du Code des sociétés et ne dissimulent rien.

[Etendue de la mission et responsabilité du/des fondateur(s)]

Notre mission vise à vous assister dans la rédaction d’un plan financier. Cette mission d’assistance consiste à vérifier l’adéquation des méthodes comptables utilisées pour traduire les informations prévisionnelles et le programme d’action, que vous nous aurez communiqués au préalable sous votre propre responsabilité et en votre qualité de fondateur(s) de la SPRL starter XYZ, sous forme d’un plan budgétaire conformément à l’arrêté royal du 30 janvier 2001 (articles 219bis à 219septies).

1 Les parties en gris sont à compléter ou adapter.

Document approuvé par les Conseils respectifs de l’IRE, de l’IEC et de l’IPCF, les 8 octobre, 15 novembre et 26 novembre 2010

Le bon exercice de notre mission est conditionné par la collaboration que vous voudrez bien nous accorder, d’autant plus que la responsabilité pour l’établissement du plan financier repose sur vous, en votre qualité de fondateur(s) de la SPRL starter XYZ.

Notre rémunération couvrant la charge de cette mission d’assistance consiste en une somme fixe qui sera de ... EUR (hors T.V.A.). Il est convenu que notre cabinet vous adressera sa facture après l’exécution de la mission.

La lettre qui sera adressée au notaire instrumentant dans le cadre de la mission sera utilisée dans le respect de l’article 215, alinéa 2, du Code des sociétés et ne pourra être utilisée à d’autres fins.

[Notre responsabilité]

Notre responsabilité professionnelle envers vous, pour les dommages en relation avec le présent accord, sera limitée comme suit, même dans le cas où vous représentez plusieurs fondateurs :

a) Notre responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre) pour la mission entreprise en vertu du présent accord sera limitée à [(X) fois les honoraires convenus pour cette mission / le montant de (Y) euros].

b) Cette limitation ne s'appliquera pas dans le seul cas où notre responsabilité découle d'une faute commise avec intention frauduleuse ou dans l’intention de nuire. Par conséquent, cette limitation s'appliquera expressément à toute responsabilité découlant de toute autre faute pour laquelle nous serions responsables.

c) Lorsque qu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d'une même faute commise par nous, ils seront considérés comme ne constituant qu'un seul cas de responsabilité, et notre responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

d) Sauf disposition légale impérative contraire, nous ne serons en aucun cas responsables des dommages résultant (a) d'une perte de profit, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données ni (c) de pertes ou dommages indirects.

Les autres missions prévues par le Code des sociétés ou les autres missions non prévues par la loi dont vous souhaiteriez nous charger, ne sont pas couvertes par le présent accord.

Si un différend à propos des émoluments s’élève, votre société a la possibilité de s’adresser à [nom de l’organe compétent au sein de chaque Institut].

Document approuvé par les Conseils respectifs de l’IRE, de l’IEC et de l’IPCF, les 8 octobre, 15 novembre et 26 novembre 2010

Nous tenons à vous remercier très sincèrement d’avoir consulté notre cabinet en vue de lui confier cette mission et vous prions de bien vouloir signer et nous retourner l'exemplaire ci-joint de cette lettre, avec la mention « pour accord », afin d'accuser réception de la présente et de marquer votre accord sur les termes et conditions de notre mission d’assistance dans l’élaboration d’un plan financier, y compris de nos responsabilités respectives.

Nous vous prions d’agréer, Monsieur/Madame XXX [fondateur(s) de la SPRL starter XYZ], l’expression de nos sincères salutations,

X [réviseur d’entreprises / expert-comptable externe / comptable agréé]représentant [du cabinet de révision/ de la société professionnelle d’experts-comptables externes / de la société professionnelle de comptables agréés XYZ]

XYZ SPRL StarterPour accord:(signature)………………..Nom :Fondateur/Fondatrice

Date :

Document approuvé par les Conseils respectifs de l’IRE, de l’IEC et de l’IPCF, les 8 octobre, 15 novembre et 26 novembre 2010