Externalisation (sous-traitance) des opérations de recensement

Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

Externalisation (sous-traitance) des opérations de recensement

Division de statistique des Nations Unies


Vue d’ensemble de la présentation

Raisons pour externaliser Déterminer si et quoi externaliser La procédure d’appel d’offres Types d’externalisation Points à considérer en cas d’externalisation Conclusions


Pourquoi externaliser?

Manque de ressources, d’expertise technologique ou d’équipement dans l’ONS

Pour améliorer la rapidité de production et la précision des données

Afin que l’ONS puisse se concentrer sur ses tâches principales

Parce que le travail à sous-traiter est complexe L’ONS en profite pour accéder à une expertise

externe et acquérir de la compétence


Déterminer si et quoi externaliser

La décision d’externaliser ou non devrait être basée sur:

- Définir les besoins tehniques de l’ONS en termes de résultat attendu

- Spécifier les exigences pour les livrables en termes de délai, d’assurance qualité, de précision, de confidentialité, etc

- Un état des lieux du marché vis-à-vis des besoins de l’ONS pour déterminer s’il est envisageable d’externaliser


Définir les besoins techniques

L’ONS doit définir clairement les produits ou résultats désirés pour lesquels l’externalisation peut être nécessaire

Le document doit comprendre Les objectifs du projet Les produits ou résultats à réaliser Le calendrier


Spécifications des livrables Le contractant et l’ONS doivent avoir une compréhension partagée des

spécifications du marché, y compris les objectifs, les résultats attendus et les priorités

Des spécifications claires, incluant les standards à satisfaire, sont des éléments clés pour s’assurer que vous obtenez ce que vous voulez et que chacun comprend ce qui est attendu

Les spécifications doivent décrire en détail les tâches qui sont de la responsabilité de l’ONS et celles qui sont de celle du contractant

Les spécifications doivent inclure des jalons détaillés avec les livrables correspondant

Les spécifications pour les livrables doivent aussi préciser les exigences en termes de délai, de confidentialité et sécurité, d’assurance qualité


Etat des lieux du marché Il est important que l’ONS ait une

compréhension claire du marché avant de se lancer dans l’externalisation

Important pour: Evaluer les possibilités technologiques pour le travail

à réaliser Evaluer les offreurs potentiels pour le projet Estimer les coûts d’externalisation Evaluer si l’ONS a les moyens d’externaliser Aider à préparer l’appel d’offre


La procédure d’appel d’offres

La procédure prend du temps Le choix du contractant doit être basé sur un processus

transparent de compétition La procédure peut différer d’un pays à l’autre, mais

généralement il y a besoin: De règles pour l’appel d’offres (procédure, délais, seuils…) De documents pour décrire la prestation

L’ONS peut collaborer utilement avec d’autres administrations pour bénéficier de leur expérience


Le choix du contractant

Il est conseillé de choisir une entreprise ayant des références solides, de préférence pour le même type de prestation et dans la région

Le contrat doit être attribué à ceux qui satisfont les spécifications requises et ne doit pas être basé uniquement sur des considérations de coûts mais aussi sur la qualité de la prestation, y compris la précision, les délais et la confidentialité

Il est important de classer les critères sur lesquels les offres seront évaluées

Une grille peut être établie afin de montrer les performances de chacun des candidats pour chaque critère

Comme part du processus de choix, les candidats peuvent avoir à réaliser un test compétitif, par exemple demander aux candidats de saisir un lot de questionnaires afin d’évaluer leur performance


Exemple de calendrier d’appel d’offres - France

ID Task Name Duration

1 Etudes préliminaires, définition 3 mons

2 Ecriture des spécifications - CCTP 2 mons

3 Clauses administatives - CCAP 1 mon

4 Appel d'offres 0 days

5 Date limite de réception des offres 0 days

6 Analyse des offres 4 wks

7 Choix 0 days

8 Développement de la chaine de production 3 mons

9 Test de pré-production 3 wks

10 Validation du test 0 days

11 Démarrage de la production 0 days

20/05

15/07

12/08

25/11

02/12

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan2009 2010


Types d’externalisationIl y a différents types de contrats et de sous-traitance avec des avantages et des inconvénients Contrats types:

Externalisation complète (le sous-traitant réalise l’ensemble des travaux) Externalisation mixte (différents aspets du projet sont confiés à des

entreprises différentes) Sous-traitance (le contractant sous-traite à une ou plusieurs entreprises

des parties de la prestation à réaliser) Le contrat mixte présente l’avantage de pouvoir choisir la meilleure

entreprise pour chaque partie de la prestation, il présente quelques inconvénients en termes de management et de répartition des responsabilités en cas de problème

Plusieurs variantes existent, de l’externalisation totale à des combinaisons de réalisation en interne de certaines parties du projet et externalisation d’autres.


Administration du contrat Il est important de disposer d’un document légal (contrat)

décrivant les obligations et les responsabilités de l’ONS et du contractant

Le contrat doit:- Préciser la ligne hiérarchique de responsabilité au sein de l’ONS

(responsabilité administrative, technique…)- Prévoir des pénalités pour rupture du contrat de part ou d’autre, et

des pénalités en cas de retard- Toutefois, il est nécessaire de donner à l’ONS la possibilité de rompre

le contrat ou de le différer (par exemple si le recensement est ajourné) et de prévoir les conditions d’indemnisation du contractant correspondantes

- Donner la possibilité d’inclure des modifications techniques (par exemple pour tenir compte des enseignements du recensement pilote)


Points à considérer en cas d’externalisation

Planification de l’opération Tests Différence d’objectifs Responsabilité inaliénable de l’ONS sur l’ensemble

de l’opération de recensements, y compris les parties externalisées

Confidentialité et sécurité Établir des standards d’assurance qualité pour la

prestation Gestion du risque


Planification adéquate La planification de la prestation doit être incluse dans

la planification globale du recensement La planification de la saisie des données et de

l’impression des questionnaires doivent tenir compte l’une de l’autre

Il peut être judicieux de choisir un contractant pour la saisie qui réalise aussi l’impression des questionnaires

La planification de la formation des agents recenseurs doit prendre en compte la technique de saie choisie afin d’ssurer un remplissage correct des questionnaires


Tester le système Le processus externalisé doit être testé et les défectuosités

corrigées Il est primordial de tester tous les aspects du processus Prévoir une période de montée en charge du processus afin de

régler finement le système jusqu’à ce que le résultat désiré soit atteint

Les questionnaires doivent être finalisés suffisamment à l’avance afin de tester le processus de saisie

Le recensement pilote est une opportunité de tester l’infrastructure d’exploitation des données

Les tests doivent être inclus dans les spécifications du contrat Apprendre de l’expérience des autres


Objectifs différents

Il y a structurellement une différence d’objectifs entre l’ONS et son contractant

Le contractant est intéressé à maximiser son profit

L’ONS est intéressé à minimiser le coût et les délais et maximiser la qualité


Confidentialité et sécurité Confidentialité: non accès/divulgation d’informations confidentielles

Sécurité: assurer la protection des données contre la perte, l’accès non autorisé et l’utilisation abusive

Que les opérations de recensement soient externalisées ou non, la confidentialité et la sécurité restent un problème de première importance de la responsabilité de l’ONS

L’ONS doit s’assurer que les sous-traitants ont mis en oeuvre des règles strictes afin de prévenir tout accès non autorisé à l’information

Le personnel du/des contractants doit être soumis aux mêmes règles de confidentialité que le personnel de l’ONS et doit signer un engagement de confidentialité

Le contrat doit inclure des pénalités en cas de rupture de confidentialité, ou de perte de données


Assurance qualité L’ONS est responsable du management de la qualité des

résultats du recensement L’ONS doit s’assurer que le contractant saisit les données avec

précision, dans les temps requis et de manière efficace au regard du coût

Etablir des critères d’assurance qualité, par exemple taux de reconnaissance, taux de faux-positifs…

Le suivi de la qualité est souvent difficile si l’ONS et le contractant n’ont pas les mêmes critères ni les mêmes procédures de mesure

L”ONS n’a parfois pas assez d’expérience et d’expertise pour établir les critères de mesure de la qualité, particulièrement s’agissant de technologies nouvelles


Suivi de la prestation

La capacité de l’ONS à manager et à contrôler la prestation externalisée est critique pour le succès de l’opération

Le suivi régulier est indispensable pour assurer une vérification de l’avancement au regard des jalons du projet

Le suivi est particulièrement critique quand la prestation est réalisée hors des locaux de l’ONS

Un système de suivi doit être inclus dans le contrat Le suivi doit comprendre aussi des réunions régulières Il est indispensable d’établir une relation claire et

ouverte avec le contractant pour un suivi transparent


Gestion des risques

L’externalisation ne transfert pas les risques de l’ONS vers le contractant

L’externalisation peut apporter de nouveaux risques

l’ONS est responsible de tous les problèmes et assume tous les risques

L’ONS doit développer une stratégie de gestion des risques pour la prestation externalisée


Conclusions La décision d’externaliser dépend de

l’évaluation de la situation Besoin de spécifications claires du contrat Importance de tester le système Rôle de l’ONS dans le management et le suivi

de la prestation Beaucoup à apprendre de l’expérience des

autres


Merci

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