FEUILLE DE ROUTE – OUTIL DE SUIVI

FEUILLE DE ROUTE – OUTIL DE SUIVI

Un guide simple pour l’utilisation de l’Application sur clé USB

GUIDE DE L’UTILISATEUR

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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014

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GUIDE DE L’UTILISATEUR

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Table des matières Introduction ............................................................................................................... 4

Objectif de l’outil ...................................................................................................... 5

Comment est organisé ce guide ................................................................................. 5

Partie 1 – Démarrage de l’utilisation de l’outil ...................................................... 6

A. Téléchargez l’application ................................................................................... 6

B. Utilisation de l’outil ........................................................................................... 7

C. Structuration de l’outil ....................................................................................... 9

Partie 2 – Elaboration de la Feuille de route ........................................................ 12

A. Remplissage de l’application ........................................................................... 12

1. Résumé Pays ................................................................................................ 13

2. Plan de mise en œuvre .................................................................................. 13

3. Ressources .................................................................................................... 14

4. Assistance Technique ................................................................................... 15

5. Menaces dans la mise en œuvre .................................................................... 15

B. Validation de l’information .............................................................................. 15

C. Soumission des informations ........................................................................... 16

Partie 3 – Soumission mensuelle ........................................................................... 17

A. Préparation des rapports ................................................................................... 17

1. Sélection de la période du rapport ................................................................. 17

2. Remplissage de la section rapport ................................................................. 18

B. Fréquence et ponctualité des soumissions ........................................................ 20

C. Validation de l’information .............................................................................. 21

D. Soumission des rapports .................................................................................. 21

Partie 4 – Application DataViewer ........................................................................ 22

A. Objectif ........................................................................................................... 22

B. Téléchargement de l’application ...................................................................... 22

C. Préparation des fichiers .................................................................................... 22

D. Navigation à l’intérieur de la feuille de route et le rapport ................................ 24

E. Changement de pays/Etat ................................................................................. 24

Partie 5 – Appui technique pendant l’utilisation de l’outil .................................. 26

A. Defectuosité de la clé ....................................................................................... 26

B. Récupération des données ................................................................................ 26

C. Personnes référentes pour l’utilisation de l’outil ............................................... 26

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Introduction

Depuis la lancé en 2008 du Plan d’Action Mondial de lutte contre le Paludisme

(GMAP), des revues annuelles visant l’atteinte des objectifs y afférent ont été initiées

par le Partenariat Roll Back Malaria (RBM) en collaboration avec les Programmes

Nationaux de Lutte contre le Paludisme (PNLP). De 2009 à 2011, les pays ont élaboré

des feuilles de route sur canevas Power Point pour la mise en œuvre des interventions

de lutte contre le Paludisme. Ce format représentait un défi pour le suivi de ces

feuilles de route. En Juillet 2011, un nouvel outil a été introduit pour l’élaboration et

le suivi de ces feuilles de route. Depuis lors, les pays ont effectivement utilisé cet

outil pour situer mensuellement ou selon le calendrier établi, l’état de mise en œuvre

de leurs activités planifiées pour l’atteinte des objectifs et/ou jalons.

Ce guide est conçu

afin d’aider les pays

dans l’utilisation

optimale de l’outil

pour l’élaboration et

le suivi des feuilles

de route. Cet outil

offre l’opportunité

singulière de

développer le

Business Plan de

trois ans en ligne

avec les directives

du Plan d’Action

Mondial contre le

Paludisme1.

1 Roll Back Malaria Plan d’Action Mondial Contre le Paludisme 2008, page 204. http://rollbackmalaria.org/gmap/fr/4-5.html

http://rollbackmalaria.org/gmap/fr/4-5.html

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Objectif de l’outil

L’outil pour le suivi de la feuille de route est un outil de planification et de

gestion de programme et non un outil de quantification. Il est complémentaire aux

Plans Stratégiques, et les informations doivent être en ligne avec celles de l’analyse de

gap et les plans opérationnels.

Utilisé régulièrement, cet outil permet de situer mensuellement ou à tout moment sur

l’état de mise en œuvre et d’identifier très tôt les goulots. Les informations reçues

mensuellement permettront aux partenaires de s’engager dans l’identification et la

résolution de ces goulots.

Comment est organisé ce guide Ce document est divisé en cinq parties:

1. Démarrage de l’utilisation de l’outil: dans cette partie vous permet de suivre le processus de téléchargement de l’application à partir d’un lien qui vous sera communiqué par courriel. Le lien dans ce document n’est qu’un exemple et ne doit pas être utilisé pour acquérir l’application pays.

2. Elaboration de la feuille de route: donne des directives pour renseigner l’outil.

3. Soumission mensuelle: comment et à quel moment préparer et soumettre les

soumissions périodiques.

4. Application DataViewer: ceci est une nouvelle application pour les partenaires et parties prenantes et permet de partager la feuille de route et les informations périodiques afin de pouvoir les discuter et les valider avant publication sur le site web de RBM – le lien fourni dans cette partie peut être utilisé par toutes les parties prenantes.

5. Appui technique pendant l’utilisation de l’outil: que faire et qui contacter en cas de problèmes pendant l’utilisation de l’application.

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Partie 1 – Démarrage de l’utilisation de l’outil A. Téléchargez l’application

Pour obtenir l’application à partir d’un lien, veuillez suivre les étapes suivantes:

1. Cliquer sur le lien reçu: E.x. http://www.rollbackmalaria.com/downloads/RollbackMalaria_v2_XXX_4.zip

Veuillez noter que chaque pays a un lien codifié qui vous sera transmis par courriel (e-mail) à tout moment. 2. Sauvegarder le document compressé

sur une clé USB neuve. Vous pouvez

utiliser une vieille clé, mais vous devez

vous assurer qu’elle ne contient pas de

virus.

3. Localiser le document compressé sur la clé ou l’ordinateur.

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4. Si le document est sur l’ordinateur, vous pouvez le copier et la coller sur la

clé USB, et extraire les fichiers sur la clé. Si le document se trouve déjà sur la

clé, extraire les fichiers directement sur la clé.

5. Lorsque les fichiers sont extraits, l’application avec le logo Roll Back

Malaria s’affiche. Veuillez à ce stade effacer le document compressé de la

clé et/ou de l’ordinateur.

N.B : Ne jamais utiliser un ancien lien pour télécharger l’application à moins que

vous la télécharger pour la première fois.

6. Vous pouvez commencer à utiliser l’application.

B. Utilisation de l’outil Veuillez suivre les instructions suivantes pour commencer à utiliser l’outil:

1. Ouvrir l’application

telle indiquée

préalablement. Une

nouvelle page

s’affiche

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2. Remplir les plages et sélectionner votre pays/état/région

N.B: si vous sélectionnez un pays/état/région autre que le vôtre, vous devez

recommencer dès le début.

3. Cliquer sur Submit. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.

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C. Structuration de l’outil

L’outil est organisé en trois parties:

- Elaboration de la feuille de route – Situation Pays

- Rapport mensuel – Rapport mensuel

- Envoi et sauvegarde des fichiers – Envoyer les fichiers, Local Backup

1. Situation Pays La situation pays donne les informations sur les interventions majeures de la lutte

contre le Paludisme: Prévention (gestion des vecteurs), Prise en charge des cas

(traitement par CTA et Diagnostic), S&E, CCC/IEC et Gestion du

Programme/Développement du Programme.

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2. Rapport mensuel

Une liste déroulante de Janvier à Décembre est fournie. Les pays sont encouragés à

soumettre des rapports mensuels pour un suivi et intervention rapprochés des

partenaires.

Allant de mois en mois, vous avez la possibilité de:

i. Travailler à partir d’un mois vierge, ou

ii. Travailler sur les informations d’un mois précédant.

En choisissant la première option, vous allez devoir remplir à nouveau toutes les

questions posées. Avec la deuxième option, vous aurez déjà toutes les informations du

rapport précédant et vous n’aurez qu’à changer le statut si nécessaire.

3. Envoi et sauvegarde des fichiers

La feuille de route et/ou le rapport mensuel étant complétés, cliquer sur Envoyer les

fichiers. Vos informations seront reçues au Secrétariat de RBM pour affichage sur le

site web.

Pour protéger vos informations en cas de défaillance technique, vous êtes conseillé de

faire une sauvegarde sur votre ordinateur en cliquant sur Local backup.

- Cliquer sur Local backup

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Le répertoire de votre ordinateur

s’affiche. Vous pouvez ainsi créer

un sous répertoire et le libeller

“Feuille de route backup files”

Veuillez noter que ceci n’est qu’une

mesure préventive. Vous ne pouvez

travailler à partir de ces fichiers

sauvegardées. Ils seront utiles au

cas où vous perdrez la fonctionnalité

de votre clé.

Suivre les instructions de votre ordinateur pour sauvegarder les fichiers.

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Partie 2 – Elaboration de la Feuille de route

A. Remplissage de l’application Cliquer sur Insérer donnée.

Une nouvelle page s’affiche sur toutes les interventions: MILDs, PID, CTA,

Diagnostic, TPI, S et E, CCC/IEC, GP/DP

Pour chaque intervention, il y a un ensemble d’onglets en dessous: Résumé pays,

Plan de mise en œuvre, Ressources, Assistance technique et Menaces dans la

mise en œuvre.

Pour la prise en charge des cas (CTAs & Diagnostic) il y a un troisième niveau qui

tient compte du Secteur Publique, le Secteur Privé et la Prise en charge

communautaire là où applicable.

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1. Résumé Pays Les informations fournies doivent être en ligne avec l’analyse de gaps.

Les jalons du Plan

Mondial de lutte contre

le Paludisme (GMAP)

sont indiqués et les pays

sont demandés à

indiquer leurs propres

jalons contribuant à

l’atteinte de ceux du

GMAP.

Pour certaines interventions où la Couverture Universelle (CU) est applicable, les

pays doivent fournir les informations sur les gaps pour l’atteinte de cette CU.

2. Plan de mise en œuvre

Dans cette partie, les

pays sont demandés

d’indiquer pour

chaque domaine

d’intervention, les

détails sur les

résultats, indicateurs,

moyens de

vérification et les

activités

majeures/jalons.

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Dates de démarrage et de fin d’activité Comme l’outil est celui de planification et de gestion, veuillez vous assurer d’entrer

les dates correctes de début et fin d’activité/jalons.

Example : Nous devons élaborer la feuille de route 2013. La campagne de masse de

MILD doit être réalisée en février 2014. Cependant, plusieurs activités liées à cette

campagne, tel l’achat des MILDs, la micro-planification de la campagne, doivent être

effectuées avant la campagne. Les MILDs pour la routine en 2013 devraient être

repositionnées en 2012.

Si une activité n’a pas été réalisée selon la planification par exemple en 2013 et

qu’elle soit reportée à l’année suivante (2014), lorsque vous développez la feuille de

route de 2014, veuillez remettre l’activité en indiquant dans les

commentaires/hypothèses que l’activité est ramenée de l’année précédente.

3. Ressources Dans cette partie, indiquer les activités

par source de financement et montant

(si possible), indiquer les dates buttoirs

de décaissement auxquelles si non

respectées pourraient causer des retards

dans la mise en œuvre ou annulation des

activités.

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4. Assistance Technique Indiquer ici : le type

d’appui nécessaire, le

source de financement

(bailleur) et la période

pendant laquelle l’appui

serait requis.

5. Menaces dans la mise en œuvre

Indiquer les facteurs

extrinsèques qui

influenceront la mise en

œuvre des activités.

Veuillez sauvegarder (back up) vos informations à ce stade

B. Validation de l’information

Ceci est un processus obligatoire pour obtenir l’engagement des partenaires. La feuille

de route étant bien complétée en collaboration avec ces partenaires, il serait d’autant

plus facile de la faire valider. Ceci pourrait être fait lors des réunions/forum des

partenaires vers la fin de l’année ou au début de l’année fiscale.

Suite à la validation, la feuille de route est prête à la soumission.

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C. Soumission des informations Veuillez vous

assurer d’être

connecté à l’Internet

(Etat du réseau est

En ligne) pour

soumettre.

A la page d’accueil cliquer sur Envoyer les fichiers.

Votre envoi est alors reçu par le Secrétariat RBM et posté sur le site web dans les

jours qui suivent.

Veuillez visiter le site web de Roll Back Malaria afin de visualiser votre feuille de

route et les rapports soumis

http://rollbackmalaria.org/countryaction/index.html


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Partie 3 – Soumission mensuelle

La feuille de route ayant été élaborée dans la deuxième partie, vous êtes désormais

prêt à soumettre vos rapports mensuels ou selon la périodicité décidée par le pays.

A. Préparation des rapports

1. Sélection de la période du rapport

Sélectionner le mois depuis la liste

déroulante et cliquer ensuite sur

Go. Une nouvelle page s’affiche.

D’un mois à l’autre, l’application mémorise les informations du rapport de la période

précédente. Vous avez l’option de travailler sur les dernières informations ou de

travailler sur des mois vierges “blank reporting template” - Veuillez lire

attentivement avant de procéder au choix.

Il est préférable de choisir un rapport antérieur et de le modifier selon l’état

d’avancement.

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2. Remplissage de la section rapport Lorsque vous aurez choisi le mois du rapportage, une nouvelle page s’affiche.

Dans le rapportage il y a 5 domaines:

a. Status des commodités - à compléter vers la fin de l’année en cours

b. Plan de mise en œuvre – à remplir chaque mois ou selon la périodicité

décidée

c. Ressources - à remplir chaque mois ou selon la périodicité décidée

d. Assistance Technique - à remplir chaque mois ou selon la périodicité

décidée, et

e. Menace dans la mise en œuvre - à remplir chaque mois ou selon la

périodicité décidée

2.1. Status des commodités

Cette section indique les

informations sur le gap en

commodités. Si pendant

l’année en cours des

commodités sont reçues pour

combler le gap, n’hésitez pas

à l’indiquer pendant la

période du rapport mensuel.

Cette information est

d’autant plus importante afin

d’aider les partenaires à

mobiliser les ressources nécessaires si possible au cours de l’année.

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2.2. Plan de mise en œuvre Cette section donne l’information sur l’état d’avancement de la mise en œuvre de vos

activités/atteinte des jalons.

a. Terminé – l’activité est réalisée /jalon atteint

b. En cours – activité en cours d’exécution sans retard

c. Non démarré – l’activité n’a pas encore démarrée pendant la période du

rapport

d. Retardée – activité retardée (veuillez indiquer les raisons sous

Commentaires)

e. Abandonné – Activité n’a pu être réalisée du tout (veuillez indiquer les

raisons sous Commentaires)

f. Soutien nécessaire – veuillez indiquer l’appui requis également sous

Commentaires seulement si la case est sélectionnée.

Les commentaires de gauche (en rouge) sont ceux de la feuille de route. Ceux à droite

sont attendus pendant le rapportage.

N.B: Si cette section n’est pas complétée, la soumission ne sera reçue car

l’application ne reconnait pas un plan de mise en œuvre vierge.

2.3. Ressources

Veuillez indiquer ici le(s)

montant(s) mis à disposition par

le(s) bailleur(s) et si ce(s)

montant(s) a (ont) été décaissé(s).

Si partiellement décaissé, veuillez

indiquer dans les commentaires le montant décaissé.

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2.4. Assistance Technique

Cette section est à

renseigner à la fin de la

période pendant laquelle

l’assistance technique a

été requise. Veuillez

évaluer l’appui reçu et

fournir toute autre

information sur

l’assistance reçue dans

les Commentaires.

2.5. Menaces dans la mise en œuvre

Veuillez indiquer si la

menace s’est manifestée

et si oui, décrire l’action

entreprise pour mitiger la

menace.

B. Fréquence et ponctualité des soumissions

Pour une meilleure gestion de l’information, les pays sont demandés de soumettre les

mises à jour mensuelles au plus tard le 15 du mois suivant celui de la période du

rapportage. Si les soumissions sont trimestrielles, les mises à jour devront être reçues

en Avril, Juillet, Octobre et Janvier, suivant la fin du trimestre respectif.

Exemple: si la période du rapportage est janvier, le rapport doit être soumis au plus

tard le 15 février.

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C. Validation de l’information Telle l’élaboration de la feuille de route, il est important que le rapport soit validé en

collaboration avec les partenaires locaux.

D. Soumission des rapports Suite à la validation du rapport, retourner à la page d’accueil et envoyer les fichiers.

Veuillez visiter le site web de Roll Back Malaria pour visualiser les rapports

soumis


http://www.rollbackmalaria.org/countryfacts/rbmroadmaps2014.html

Les rapports sont publiés chaque semaine. Si vos rapports ne sont pas publiés au plus

tard le vendredi suivant votre soumission, veuillez contacter Roll Back Malaria en

utilisant les adresses à la fin de ce guide.


http://www.rollbackmalaria.org/countryfacts/rbmroadmaps2014.html

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Partie 4 – Application DataViewer

A. Objectif L’application DataViewer est destinée à tout utilisateur qui voudrait consulter les

informations des Feuilles de Route pays/états à partir d’un serveur sans pouvoir

manipuler les données. Les informations sont celles soumises par le PNLP qui sont ou

non publiées sur le site web de RBM. Ceci est d’autant plus important pour le partage

des informations lors de l’élaboration de la feuille de route et du suivi de la mise en

œuvre par les partenaires et le PNLP.

B. Téléchargement de l’application

L’application est téléchargée sur une clé ou l’ordinateur et les fichiers extraits de la

même manière que celle de la partie 1 en utilisant le lien suivant:

http://www.philmeurope.com/downloads/Rollbackv2support/RollBackMalariaViewer

_GMC_2_1_1.zip

Ce lien est accessible à tous ceux qui voudraient consulter les informations de la

feuille de route d’un pays/état.

C. Préparation des fichiers

1. Lorsque l’application a été

téléchargée, la localiser sur la

clé ou l’ordinateur et cliquer

sur le fichier de l’application.

Il est conseillé d’utiliser une

clé neuve et vide au lieu de

télécharger sur l’ordinateur

afin d’éviter les

interférences.

2. Le masque de

personnalisation du

DataViewer s’ouvre:

http://www.philmeurope.com/downloads/Rollbackv2support/RollBackMalariaViewer_GMC_2_1_1.zip

http://www.philmeurope.com/downloads/Rollbackv2support/RollBackMalariaViewer_GMC_2_1_1.zip

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3. Sélectionner la langue

puis le pays/état à

visionner à partir de la

liste déroulante.

4. Veuillez bien noter le

message qui s’affiche

afin de confirmer le

pays/état à visionner.

Si un pays/état est

sélectionné par erreur,

vous allez devoir

effacer tous les fichiers

téléchargés et reprendre

à zéro.

5. Une fois le pays/état

sélectionné, cliquez sur

Sync.

6. En quelques secondes

TOUTES les

informations seront

synchronisées avec

l’application. Si cela

ne marche pas, re-

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télécharger l’application.

7. Vous pouvez :

a. Consulter la

feuille de route

b. Sélectionner le

mois à

visualiser

c. Consulter le

rapport

D. Navigation à l’intérieur de la feuille de route et le rapport Avec le curseur, vous pouvez naviguer toute la feuille de route ainsi que le rapport

sans pouvoir modifier les données.

E. Changement de pays/Etat Si vous désirez consulter un autre pays/état, vous devez EFFACER

COMPLETEMENT TOUS les fichiers de l’application de la clé ou de l’ordinateur

et réinstaller l’application. L’application ayant mémorisé le pays récemment consulté,

ne permettra de visualiser un autre pays/état. Une autre possibilité serait de

télécharger l’application sur une autre clé.

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Partie 5 – Appui technique pendant l’utilisation de l’outil

A. Defectuosité de la clé Veuillez TOUJOURS FERMER l’application avant de RETIRER la CLE de

l’ordinateur. Le non- respect de cette étape pourrait endommager la clé. Si en

introduisant la clé dans l’ordinateur vous recevez un message vous demandant de

formater la clé, ceci indique aussi que la clé est endommagée. Si pour toute raison la

clé ne marche plus, veuillez envoyer un message à:

Dr Boi-Betty Udom: [email protected] avec copie à [email protected]

B. Récupération des données Ne pas essayer de télécharger l’application à partir du lien utilisé dans la première

partie ou d’aucun autre lien reçu auparavant.

Un nouveau lien sera créé pour vous et vous suivrez les instructions dans la première

partie. L’application ainsi téléchargée, toutes les informations les plus récentes

soumises sont automatiquement récupérées et vous pourrez ainsi continuer à travailler.

C. Personnes référentes pour l’utilisation de l’outil

Pour toute information et appui technique sur le contenu de la clé, veuillez contacter

les Coordonnateurs des réseaux sous régionaux correspondants avec copie

à [email protected], [email protected] et [email protected]

mailto:[email protected]





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Documents

FEUILLE DE ROUTE – OUTIL DE SUIVI