Fiche davancement de la pratique : Dossier lectronique

Dans le contexte actuel de modernisation de la gestion des dossiers, plusieurs milieux ont adopt lutilisation du dossier lectronique. LOOAQ reoit rgulirement des questions cet effet, car ses membres se demandent comment ils peuvent respecter les exigences de leur employeur quant au dossier lectronique tout en sassurant que leur tenue de dossiers demeure conforme aux exigences rglementaires de lOOAQ. LOrdre ne peut dicter les modalits de gestion des dossiers, celles-ci tant sous la responsabilit

des employeurs et non des ordres professionnels. Cependant, les employeurs ont lobligation de permettre aux professionnels de respecter en tout temps leurs obligations rglementaires. Mme si les gestionnaires des divers milieux de travail ont des mandats et des responsabilits diffrents de ceux des ordres professionnels, la collaboration de tous est primordiale, et ce, dans le meilleur intrt du public. Un premier exemple de situation Un employeur du rseau de la sant a un dossier de lusager informatis. Lors dune intervention conjointe ralise par plusieurs professionnels, cet employeur demande quun seul intervenant, par exemple le travailleur social, inscrive la note au dossier de lusager afin dviter toute redondance dinformation. Le Rglement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de lOOAQ, prcise les exigences respecter notamment les articles suivants :

larticle 2 qui spcifie ce qui doit tre vers au dossier de lusager lorsque le membre de lOOAQ est lemploi dun tablissement rgi par la Loi sur les services de sant et les services sociaux;

les articles 3, 4 et 5 qui dfinissent tout ce qui doit tre inscrit au dossier dun client, notamment toutes les interventions ralises par lorthophoniste ou laudiologiste;

larticle 7 qui vise sassurer que lauteur de linformation verse au dossier de lusager puisse tre identifi et authentifi.

Le devoir dun membre de lOOAQ est de prendre les moyens raisonnables pour respecter ses obligations professionnelles. Les questions suivantes peuvent aider identifier ces moyens :

Avec une inscription unique verse au dossier de lusager, comment est-il possible de sassurer que lorthophoniste ou laudiologiste est en accord avec ce qui a t inscrit par un autre professionnel ?

Est-ce que lorthophoniste ou laudiologiste pourrait tre tenu responsable dune inscription qui aurait t ajoute ou modifie son insu ?

Plusieurs solutions existent et doivent tre analyses dans chacun des milieux. Dans la prsente situation, voici un exemple de solution:

Lors dune intervention ralise par plusieurs professionnels mais consigne au dossier de lusager par un seul dentre eux, lorthophoniste ou laudiologiste pourrait inscrire au dossier de cet usager une note comportant la date, la mention Voir note au dossier de lusager rdige par

http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cr/C-26,%20r.%20187

Fiche davancement de la pratique : Dossier lectronique

X en date du et sa signature ou son paraphe. En consignant une telle note, lorthophoniste ou laudiologiste indique quil a lu et quil approuve la note rdige par lautre professionnel. Si des modifications ou des ajouts sont apports ultrieurement la note initiale rdige par lautre professionnel, linsu de lorthophoniste ou de laudiologiste, ce dernier pourrait difficilement tre tenu responsable de ces changements sil na pas vers au dossier de lusager une nouvelle note indiquant quil a lu et approuv cette nouvelle version.

Un deuxime exemple de situation Un employeur du rseau scolaire a dvelopp un espace numrique scuris pour larchivage de tous les dossiers professionnels son emploi, notamment ceux des orthophonistes, des psychologues et des psychoducateurs. Cet employeur demande que, dornavant, chaque professionnel numrise tout le contenu de son dossier afin quil soit vers dans cet espace scuris. Larticle 12 du Rglement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de lOOAQ stipule que lutilisation de linformatique pour la constitution et la tenue des dossiers nest pas exclue, pourvu que la confidentialit des renseignements soit respecte. Si lorthophoniste reoit linformation de son employeur leffet que lespace numrique est scuris, il peut constituer des dossiers numriques. Toutefois, il doit pouvoir le faire tout en respectant ses obligations en lien avec le ce Rglement, notamment les articles 3 7, ainsi que ses obligations en lien avec le Code de dontologie de lOOAQ, notamment son obligation de prserver le secret professionnel (article 35) et de sabstenir de remettre autrui, sauf un autre orthophoniste, des donnes brutes et non interprtes inhrentes une consultation en orthophonie (article 73).

Lors de ses discussions avec son employeur du milieu scolaire au sujet de larchivage des dossiers professionnels, lorthophoniste peut galement se rfrer au document La protection des renseignements personnels lcole rdig par la Direction de ladaptation scolaire et des services complmentaires du Ministre de lducation, du loisir et des sports du Qubec. Ce document dfinit, entre autres choses, les diffrents types de dossiers constitus en milieu scolaire, leur contenu ainsi que les modalits daccs ces diffrents dossiers. Aspects rglementaires Code de dontologie de lOOAQ Rglement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de lOOAQ Rles et comptences principalement viss Les orthophonistes et les audiologistes connaissent bien le rle central quils assument auprs de leurs clients. Toutefois, il est essentiel de se rappeler que les profils de comptences en orthophonie ou en audiologie dfinissent aussi dautres rles auxquels il est possible de se rfrer pour soutenir la rflexion quant lutilisation du dossier lectronique :

http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cr/C-26,%20r.%20187http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cr/C-26,%20r.%20187http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cr/C-26,%20r.%20184http://www.education.gouv.qc.ca/fileadmin/site_web/documents/dpse/adaptation_serv_compl/SEC_protect-renseign-perso.pdfhttp://www.education.gouv.qc.ca/fileadmin/site_web/documents/dpse/adaptation_serv_compl/SEC_protect-renseign-perso.pdfhttp://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cr/C-26,%20r.%20184http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cr/C-26,%20r.%20187

Fiche davancement de la pratique : Dossier lectronique

Rle de communicateur (Tenir des dossiers clairs, prcis, jour et complets sur le client) Rle de gestionnaire (tablir des priorits et grer les activits cliniques et administratives

efficacement - Soccuper de la gestion oprationnelle en fonction des besoins organisationnels)

Rle de professionnel (Se conformer aux exigences provinciales et rglementaires pertinentes)

Autres ressources sur le sujet hberges sur MAIA Signature de documents Gestion et scurit informatique Module 3 - Lois professionnelles, thique et dontologie Module 4- Tenue des dossiers et des bureaux

Pour en savoir plus sur le sujet Il peut tre pertinent dchanger avec dautres professionnels ce sujet. Des outils existent dj afin de permettre de tels changes, notamment :

les forums sur MAIA qui permettent les changes entre les membres de lOOAQ; le Forum Orthophonie Qubec : il est bon de rappeler que, puisque des orthophonistes

du Qubec, du Canada et dautres pays participent ce forum, il faut porter une attention particulire au fait que les lois et les rglements en vigueur au Qubec diffrent de ceux en vigueur ailleurs au Canada ainsi que dans dautres pays.

Attention : la prsente fiche a une porte gnrale et doit tre considre comme informative. Il ne sagit pas dun avis lgal.

https://maia.ooaq.qc.ca/repertoire/consulterFichier.cnx?idFichier=AKAECE1530CD70CBB1BAKA&idRepertoire=AKAC844455A399CFF98AKAhttps://maia.ooaq.qc.ca/repertoire/consulterFichier.cnx?idFichier=AKA2F4AC7A353DBD1EBAKA&idRepertoire=AKAC844455A399CFF98AKAhttps://maia.ooaq.qc.ca/cours/informationsCours.cnx?idCours=AKA2C9B89C5FCF62FABAKAhttps://maia.ooaq.qc.ca/cours/informationsCours.cnx?idCours=AKAC844455A399CFF98AKA