Carte d’identité

Référencement

Intitulé du processus

Pilote du processus

Contexte du processus(amont / aval / contraintes / réglementation…) + périmètre

Acteurs du processus

Fournisseurs de l'Université de Strasbourg

Fiche de Procedure

Entités/acteurs qui concourent directement au dérou lement du processus

L'ordre de reversement est un acte émanant de l'ordonnateur qui a pour but de diminuer, au niveau d'un compte de charge, une dépense payée et effectuée à tort (charge indue, erreur de créancier, double paiement, etc.), et de rétablir le crédit indûment utilisé.L'opération se traduit par l'émission d'un acte administratif, l’ordre de reversement, comptabilisé au crédit du compte de charge qui a supporté la dépense initiale, et qui doit être émis au cours de l'exercice ayant supporté cette dépense.Si une dépense est effectuée à tort sur l'exercice N mais est seulement reconnue sur l'exercice N+1, c ela donnera lieu, non pas à un ordre de reversement , mais à l’émission d’une recette d’annulation de mandats d’ exercices antérieurs.Le procédé de l'ordre de reversement sera abordé différemment selon le remboursement effectué ou non préalablement par le fournisseur, ces deux cas d'approche sont donc possibles.

Acteurs externes

FIN - DEP - 01.01

Personnes concernées au sein des composantes, des unités de recherche, des directions et des pôles par le processus de dépenses.

Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - Direction des Finances Départements des dépenses - Agence comptable

Procédure de l'Ordre de reversement -Application SIFAC

Le bureau du visa des dépenses de l'agence comptableActeurs internes

Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01

Description du processus

Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) : Identifier l’enchainement des opérations, les acteurs impliqués et les responsabilités de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en œuvre …

Légende (signification des formes à employer pour réaliser le schéma)

Document papierDonnées (en entrée ou en sortie) non formalisées par un support particulier

Contrôle / décision

oui: sortie par le bas/Non: sortie par le côté

Opération manuelle Préparation

Traitement/tâche Traitement informatisé

Début ou fin d’un processus (si enchainement avec un autre processus, mentionner le nom dans la forme)

Saisie de données dans une application

Connecteur vers un autre processus ou sous-processus, renvoi vers une autre page

Transmission /circulation de données ou d’informations

Fichier informatique ou base de données

Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01

1 - Constat du remboursement du fournisseur et préparation du formulaire "ordre de reversement"

2 - Saisie de l'ordre de reversement dans Sifac

4 - Edition et signature de la liste de dépenses spécifique à l'ordre de reversement

5 - Transmission de la liste des dépenses au correspondant dépenses de l'agence comptable pour prise en charge

OrdonnateurAgence comptable - Service comptabilité

Transaction FB03. Mettre les pièces justificatives dans la bannette de la pièce avoir (RA ou KG) (copie du chèque, copie pièce de dépense initiale, le formulaire "Ordre de reversement" signé, tout autre justificatif). Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP: Imprimer la liste de dépenses avec la pièce de type RA ou KG à faire signer par l'ordonnateur.

Le gestionnaire transmet la liste dépenses signée accompagnée des pièces justificatives originales listées ci-dessus dont le formulaire ORV au bureau du visa dépenses pour prise en charge comptable et rapprochement avec le remboursement du fournisseur.

Agence comptable - Bureau "Visa dépenses"

Ce cas s’applique selon que le remboursement soit réceptionné par le service comptabilité de l’agence comptable (qui transmet à l’ordonnateur concerné les éléments du remboursement) ou que le chèque du remboursement soit réceptionné par l’ordonnateur directement. Ce remboursement a lieu au cours du même exercice que celui de la dépense sur laquelle porte l'ordre de reversement.

Le fournisseur constate l'erreur et décide d'effectuer le remboursement. Le service comptabilité de l'agence comptable informe l'ordonnateur/gestionnaire du remboursement à régulariser, ou l'ordonnateur/gestionnaire reçoit directement le remboursement du fournisseur. Le formulaire "Ordre de reversement" doit être complété puis signé par l'ordonnateur.

Transaction : MIRO ou FB60 (selon le flux de la dépense initiale). Le gestionnaire saisit une dépense de type avoir selon le flux utilisé pour la dépense initiale sans le rappel de cette dernière dans la saisie. Mettre dans le champs "Référence": "ORV/N° Pièce in itiale", et préciser obligatoirement le motif de l'ordre de reversement dans la champs "Texte". Insérer la référence du bon de commande de la dépense initiale pour le flux classique.

Gestionnaire Financier Acteurs impliqués Etapes

Fournisseur UDS Commentaires

Cas 1 - Le remboursement est réalisé préalablement par le fournisseur

Reçoit les éléments du remboursement

Signature

liste

dépenses

Procédure de

prise en

charge

Procédure de

Rapprochement

Saisie de l'ordre de

reversement

Effectue le

Remboursement

Impression

de la liste

dépenses et

gestion

bannette

Reçoit les

éléments du

remboursement

Signature du

formulaire

de l'ORV

Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01

1 - Constat du paiement indu au fournisseur et préparation du formulaire "ordre de reversement"

2 - Saisie de l'ordre de reversement dans Sifac

4 - Edition et signature de la liste de dépenses spécifique à l'ordre de reversement

5 - Transmission de la liste dépenses au correspondant dépenses de l'agence comptable pour prise en charge comptable

5 - Envoi du formulaire "Ordre de reversement" au fournisseur après validation comptable

Cas 2 - Aucun remboursement n'a été effectué préala blement par le fournisseur

Ce cas s’applique lorsque l’ordonnateur a constaté une dépense effectuée à tort au fournisseur et qu’il souhaite en régulariser le recouvrement.

Le gestionnaire transmet la liste de dépenses signée accompagnée des pièces justificatives listées ci-dessus dont le formulaire "Ordre de reversement" original au bureau du visa dépenses pour prise en charge comptable. L'ordonnateur doit conserver une copie du formulaire.

Une fois la prise en charge comptable validée, le service dépenses de l'agence comptable envoie le formulaire de l'ordre de reversement au fournisseur et en informe le gestionnaire.

Commentaires

L'ordonnateur/le gestionnaire constate l'erreur de paiement indu et décide d'effectuer le recouvrement de cette créance. Le formulaire "Ordre de reversement" doit être complété puis signé par l'ordonnateur.

Transaction : MIRO ou FB60 (selon le flux de la dépense initiale). Le gestionnaire saisit une dépense de type avoir selon le flux utilisé pour la dépense initiale sans le rappel de cette dernière dans la saisie. Mettre dans le champs "Référence": "ORV/N° Pièce in itiale". Préciser obligatoirement le motif de l'ordre de reversement dans la champs "Texte". Insérer la référence du bon de commande de la dépense initiale pour le flux classique.

Transaction FB03. Mettre les pièces justificatives dans la bannette de la pièce avoir (RA ou KG) (copie pièce de dépense initiale, le formulaire "Ordre de reversement" signé, tout autre justificatif). Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP: Imprimer la liste de dépenses avec la pièce de type RA ou KG à faire signer par l'ordonnateur.

Acteurs impliqués Etapes

Ordonnateur Gestionnaire FinancierAgence comptable -

Bureau "Visa dépenses"

Signature

liste

dépenses

Procédure de

prise en charge

Saisie de l'ordre de

reversement

Constat du paiement indu

Impression de

la liste

dépenses et

gestion

bannette

Signature du

formulaire ORV

Procédure de

Recouvrement

Envoi du

formulaire ORV

au fournisseur

Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01

Documentation associée

La "Liste de dépenses" signée par l'ordonnateur

Pas à pas n° 2 " Saisie d'un ordre de reversement" (ENT, espace SIFAC)

Modalité d’élaboration

Fiche établie par : (+modalités d’élaboration, participation…)

Fiche validée par : Date de validation :

DFI - Département de l'animation du réseau et du contrôle interne

Hélène Mangano, Directrice des Finances

13/12/2011

Documentation du processus (Lister et joindre les documents : fiche(s) de procédure, mode opératoire, notes internes…)

Le formulaire "Ordre de reversement"

Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - FIN - DEP - 01.01