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Formation Microsoft ® Excel ® 2010 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

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Formation Microsoft® Excel® 2010

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

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Contenu du cours• Vue d’ensemble : les requêtes sont très

importantes

• Leçon : inclut sept sections

• Tâches pratiques suggérées

• Contrôle des connaissances

• Aide-mémoire

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

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Vue d’ensemble : les requêtes sont très

importantes

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Dans ce cours, vous allez apprendre à créer des requêtes pour une base de données Access. Les requêtes constituent une partie essentielle de toute base de données. Elles vous permettent d’extraire des informations significatives de votre base de données et de répondre à d’importantes questions d’ordre professionnel.

Ce cours est le quatrième d’une série qui montre aux débutants comment utiliser Access 2010.

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Objectifs du cours• Utiliser le Concepteur de requêtes pour créer

une requête Sélection qui retourne les données d’une seule table

• Créer une requête Sélection qui vous demande d’entrer des paramètres et retourne ensuite les résultats qui correspondent à ces paramètres

• Utiliser une formule dans une requête pour calculer une somme

• Utiliser l’Assistant Requête pour créer une requête Sélection qui retourne les données de deux tables.

• Utiliser une expression pour concaténer les champs

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

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Obtenir des réponses à partir de vos données

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Blocs de construction d’une requête Sélection

Votre nouvelle base de données de suivi des biens est prête. Vous disposez des tables, des relations et des données. L’étape suivante consiste à créer quelques requêtes. Elles vous permettront de répondre à des questions importantes et faciliteront la création de formulaires et d’états.

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Obtenir des réponses à partir de vos données

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Blocs de construction d’une requête Sélection

Plus précisément, vous allez créer des requêtes de sélection. Elles extraient les données, les traitent et affichent les résultats dans une feuille de données. Par exemple, si vous souhaitez savoir qui appeler quand un ordinateur doit être réparé, vous créez une requête qui extrait les noms et numéros de téléphone appropriés.

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Obtenir des réponses à partir de vos données

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Blocs de construction d’une requête Sélection

C’est ce qu’illustre l’image. La requête extrait les données sur les biens à partir de la première table, les noms des techniciens à partir de la deuxième table et affiche le résultat de manière exploitable. Commençons par examiner les différentes parties d’une requête.

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Bases de la création de requêtes de sélection

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Processus de base pour la création d’une requête

Access permet de créer des requêtes de sélection de deux façons : le Concepteur de requêtes et l’Assistant Requête. Indépendamment de l’outil que vous utilisez, certaines étapes demeurent communes quand vous créez une requête Sélection.

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Bases de la création de requêtes de sélection

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Processus de base pour la création d’une requête

Commencez par choisir une source d’enregistrements pour la requête. La source peut se composer d’une ou de plusieurs tables, d’une ou de plusieurs requêtes, ou d’une combinaison des deux. L’image illustre une table ouverte dans le Concepteur de requêtes.

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2 Dans la source d’enregistrements, sélectionnez les champs que vous voulez voir dans la requête. L’image illustre les champs dans le Concepteur de requêtes, mais vous procédez de même dans l’Assistant Requête.

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Bases de la création de requêtes de sélection

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Processus de base pour la création d’une requête

Ajoutez un critère de tri, filtre ou autre critère de sélection à vos requêtes. Par exemple, si vous utilisez les critères illustrés dans l’image, la requête ne retourne que les données des biens acquis après le 1er mai 2010. Vous pouvez aussi utiliser les critères qui vous invitent à saisir des valeurs avant que la requête ne s’exécute, comme nous le verrons ultérieurement dans le cours.

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4 Quand vous avez fini d’ajouter des champs et des critères de sélection, exécutez la requête pour voir si elle apporte les résultats escomptés.

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Utilisations des résultats de requête

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Requête comme source de données pour un état

Lorsque vous exécutez une requête Sélection, Access affiche les résultats dans une feuille de données. Le résultat est appelé jeu d’enregistrements, et vous pouvez l’utiliser de la même façon qu’une feuille de données.Par exemple, lorsque vous ajoutez ou modifiez des données, Access répercute ces modifications sur les tables qui font office de sources d’enregistrements pour votre requête.

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Utilisations des résultats de requête

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Requête comme source de données pour un état

Vous pouvez aussi utiliser les jeux d’enregistrements pour fournir les données des formulaires, états ou, même, d’autres requêtes. Par exemple, si vous voulez un état sur les ordinateurs qui nécessitent d’être remplacés, vous pouvez créer une requête qui retourne ces données, puis générer rapidement votre état.L’image illustre cela. La requête ne retourne que les enregistrements où un bien a été marqué comme devant être mis au rancart.

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Utilisations des résultats de requête

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Requête comme source de données pour un état

Les deux derniers cours de cette série montrent comment créer des formulaires et des états qui utilisent les requêtes comme sources de données. Pour l’heure, souvenez-vous que contrairement aux tables, les jeux d’enregistrements n’existent pas physiquement dans votre base de données : Access stocke la requête et n’affiche un jeu d’enregistrements que lorsque vous exécutez la requête.

Aussi, créons une requête. Nous allons commencer à l’aide du Concepteur de requêtes.

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Requête sur une seule source d’enregistrements

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Utilisation du Concepteur de requêtes

Le Concepteur de requêtes offre le meilleur contrôle qui soit sur une requête Sélection. Il facilite aussi la création d’une requête qui utilise une seule table comme source d’enregistrements.

Par exemple, ce type de requête facilite l’affichage des biens et de leurs dates d’achat.

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Requête sur une seule source d’enregistrements

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Utilisation du Concepteur de requêtes

Voici comment procéder.Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête. Le concepteur démarre et affiche la boîte de dialogue Afficher la table. Sur le ruban, l’onglet Créer apparaît également.

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2 Dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre source d’enregistrements. Vous pouvez utiliser une combinaison de tables et de requêtes, et celles que vous sélectionnez apparaissent dans la section supérieure du concepteur.

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Requête sur une seule source d’enregistrements

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Utilisation du Concepteur de requêtes

Dans la source d’enregistrements, double-cliquez sur les champs que vous voulez voir apparaître dans votre jeu d’enregistrements ou vos résultats. Vos choix apparaissent dans la section inférieure du concepteur.

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4 Lorsque vous avez fini d’ajouter les champs, accédez à l’onglet Création et, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

Votre jeu d’enregistrements apparaît sous forme de feuille de données.

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Créer une requête de sorte qu’elle demande une entrée

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Utilisation des critères dans une requête

Le type de requête que vous avez créé dans la section précédente peut retourner une multitude de données. Une solution courante pour limiter la quantité de données retournées par une requête consiste à utiliser un paramètre.En bref, les paramètres permettent à l’utilisateur d’entrer des valeurs avant que la requête ne soit lancée. Les paramètres constituent un type de filtre que vous intégrez à votre requête.

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Créer une requête de sorte qu’elle demande une entrée

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Utilisation des critères dans une requête

Voici comment utiliser des paramètres dans vos requêtes :

Ouvrez la requête en mode Création, et, dans la ligne Critères du champ que vous voulez filtrer, entrez votre paramètre. Par exemple, vous pouvez utiliser les critères figurant dans l’image.

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2 Lorsque vous exécutez la requête, les critères vous demandent d’entrer une date de début et une date de fin, et retournent seulement les enregistrements situés entre les dates que vous spécifiez.

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Utiliser une formule dans une requête

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Utilisation d’une fonction dans une requête

Une autre solution courante pour modifier les critères de sélection d’une requête consiste à ajouter une fonction. Par exemple, si vous souhaitez savoir quelle somme votre entreprise a dépensée pour les fournitures de bureau l’année écoulée, vous pouvez ajouter une fonction d’agrégation à la requête et la somme apparaîtra dans les résultats.

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Utiliser une formule dans une requête

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Utilisation d’une fonction dans une requête

Ouvrez la requête en mode Création.

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Sous l’onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux. La ligne Total apparaît dans le concepteur.Dans le champ où vous voulez utiliser la fonction, cliquez sur la ligne Total et sélectionnez une fonction dans la liste.

Lorsque vous exécutez la requête, les résultats incluent vos calculs.

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Requête sur plusieurs sources d’enregistrement

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Utilisation de l’Assistant Requête pour créer une requête multisource.

Vous pouvez utiliser plusieurs tables, ou d’autres requêtes, comme source d’enregistrement pour une nouvelle requête. De fait, votre requête va porter sur un bien plus grand nombre de sources. Les requêtes sur plusieurs sources permettent de répondre à des questions telles que savoir de quel fournisseur provient tel ou tel bien.

L’Assistant Requête constitue la solution la plus simple pour commencer à créer des requêtes sur plusieurs sources, en particulier si vous débutez dans Access.

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Requête sur plusieurs sources d’enregistrement

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Utilisation de l’Assistant Requête pour créer une requête multisource.

Sous l’onglet Création, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Assistant Requête.

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Terminez l’Assistant. Sélectionnez les tables et les champs que vous voulez utiliser comme source d’enregistrement, et ...attribuez un nom descriptif à votre nouvelle requête, en évitant d’utiliser des espaces dans le nom.

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Suggestions d’exercices pratiques

1. Créez une requête Sélection à partir d’une seule table.

2. Faites en sorte qu’une requête demande une entrée (ajoutez un paramètre).

3. Ajoutez un champ calculé à une requête.

4. Mettez en forme le champ calculé.

5. Créez une requête à partir de plusieurs tables

6. Concaténez les champs avec une expression.

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Exercices pratiques en ligne (nécessite Access 2010)

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Contrôle des connaissances - question 1

Lorsque vous commencez par créer une requête, vous sélectionnez : (Choisir une réponse)

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1. Une source d’enregistrements.

2. Une table système.

3. Un jeu d’enregistrements.

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Contrôle des connaissances - question 1

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

La source d’enregistrements peut être une combinaison de tables et de requêtes.

Lorsque vous commencez par créer une requête, vous sélectionnez :

Réponse :1. Une source d’enregistrements.

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Contrôle des connaissances - question 2

Vous utilisez des critères dans une requête quand vous devez : (Choisir une réponse)

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1. Garantir que vos données sont correctement mises en forme

2. Ajouter des formules à une table

3. Trier, filtrer ou limiter les résultats retournés par la requête

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Contrôle des connaissances - question 2

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Les critères peuvent être assez puissants, aussi. Par exemple, vous pouvez utiliser les critères pour trouver les enregistrements qui correspondent aux personnes qui habitent dans une ville donnée et dont les anniversaires tombent entre les dates spécifiées.

Vous utilisez des critères dans une requête quand vous devez :

Réponse :3. Trier, filtrer ou limiter les résultats retournés par la

requête

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Contrôle des connaissances - question 3

Pour pouvoir utiliser plusieurs tables comme source d’enregistrements, ces tables doivent : (Choisir une réponse)

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1. Être ouvertes en mode Feuille de données

2. Participer à une relation

3. Ne pas servir de source d’enregistrements pour une autre requête

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Contrôle des connaissances - question 3

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Si les tables ne font pas partie d’une relation, la requête retourne toutes les données de chaque table et les résultats ne sont presque jamais significatifs.

Pour pouvoir utiliser plusieurs tables comme source d’enregistrements, ces tables doivent :

Réponse :2. Participer à une relation

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Contrôle des connaissances - question 4

Une expression est : (Choisir une réponse)

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

1. Une formule stockée dans une ou plusieurs tables de base de données.

2. Une formule qui calcule simplement les dates.

3. Un objet qui peut effectuer des calculs et d’autres tâches telles que la validation des données.

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Contrôle des connaissances - question 4

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

Ce cours vous a montré différentes façons d’utiliser les expressions. L’Aide-mémoire qui est référencé à la fin vous permet d’accéder à de plus amples informations sur celles-ci.

Une expression est :

Réponse :3. Un objet qui peut effectuer des calculs et

d’autres tâches telles que la validation des données.

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Contrôle des connaissances - question 5

Ce cours vous a expliqué tout ce que vous devez savoir sur les requêtes. (Choisir une réponse)

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

1. Vrai.

2. Faux.

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Contrôle des connaissances - question 5

Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

L’Aide-mémoire, qui est référencé sur la diapositive suivante, vous permet d’accéder à de plus amples informations. Ne manquez pas l’occasion.

Ce cours vous a expliqué tout ce que vous devez savoir sur les requêtes.

Réponse :

2. Faux.

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Aide-mémoirePour un résumé des tâches abordées dans ce cours, reportez-vous à l’ Aide-mémoire.

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