GCDocs – Les documents électroniques du gouvernement

au bout des doigtsAssociation des professionnels de

l’information du secteur publicMichel Laviolette

Directeur principalBureau de gestion du programme organisationnel (BGPO) GCDocs

Le 22 mai 2013

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Contexte• GCDocs est le successeur du Système de gestion

des dossiers, des documents et de l’information.

• Il offre aux utilisateurs finaux une expérience enrichie.

• Fondé au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor, le BGPO GCDocs est responsable du programme.

• Le gouvernement désire adopter des solutions administratives efficaces et efficientes.

• On travaille à la création d’un service hébergé dans un nuage informatique au gouvernement.

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Modèle opérationnel de GCDocsAujourd’hui Demain

Ministères clients

Bureau de gestion du programme de TPSGC

Services de gestion des applications

Infrastructure

Approvisionnement en services d’application

Ministère responsable du regroupement

SPC

Serveurs Réseaux

Conception Construction Mise en œuvre Soutien

Normes GCDocs Gardien de la configuration

RegroupéMinistères clients

Conception Construction Mise en œuvre Soutien

InfrastructureServeurs Réseaux

Approvisionnement en services d’application

Qui Quoi Comment

Légende

Distribué

x 76 ministères> 100 configurations

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Transition du BGPO à TPSGC• Le 2 avril 2013, le BGPO GCDocs a été

transféré à TPSGC afin de faciliter ses activités.

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Fonctionnement du programme

Gestion de projets Gestion d’applications

Gérer les contrats• Collecter les frais de soutien• Payer les frais d’entretien du fournisseur

Coordonner les activités (fournisseurs de services d’application et de services d’infrastructure et nouveaux utilisateurs)

Permettre les tâches communes de gestion de l’information (GI)

Gérer les licences Veiller à l’harmonisation avec la vision stratégique

Gérer la version finale

Appuyer la gouvernance Établir des rapports

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Processus d’intégration

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Intéressés : 33Envoyées : 30Signées : 26En attente : 4

Le ministère client annonce sa participation et son intégration à GCDocs en signant une lettre d’intention (LI) avec le BGPO.

Signature d’une LI entre

le ministère client et le

BGPO GCDocs

Signature d’une LI entre

le ministère client et le

BGPO GCDocs

Envoyées : 26 Terminées : 10En attente : 16

Le ministère a obtenu un budget initial ainsi que l’approbation de son organisation pour l’initiative GCDocs. Le ministère effectue l’évaluation.

Soumission d’une évaluation de l’état de préparation par le ministère client

Soumission d’une évaluation de l’état de préparation par le ministère client

En cours : 4Terminés : 5

Le BGPO collabore avec le ministère client à l’examen de l’évaluation et à la détermination de mesures pour améliorer les résultats de l’évaluation.

Examen de l’évaluation par le BGPO (activités, GI

et TI)

Examen de l’évaluation par le BGPO (activités, GI

et TI)

En cours : 0Terminés : 5

L’état de préparation est amélioré grâce à des initiatives ciblées, à de possibles partenariats avec d’autres ministères ou à l’utilisation de biens communs à d’autres ministères.

Collaboration interministériel

le visant à améliorer l’état de

préparation

Collaboration interministériel

le visant à améliorer l’état de

préparation

En cours : 1Terminés : 3

Le ministère client est associé avec le fournisseur de services d’application (FSA) adéquat en fonction de l’évaluation, des ses exigences et du pipeline GCDocs.

Achèvement de la préparation et établissement

d’une concordance

optimale avec un FSA

Achèvement de la préparation et établissement

d’une concordance

optimale avec un FSA

En cours : 1Terminé : 0

Le ministère commence à travailler avec le FSA pour mettre en œuvre les fonctions opérationnelles ainsi que les fonctions de GI-TI de GCDocs en vue du déploiement de l’application.

Lacement de l’approche

regroupée de GCDocs

Lacement de l’approche

regroupée de GCDocs

5 premiers partenaires5 premiers partenaires

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Évaluation de la préparation du ministère client

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• Les résultats des évaluations de la préparation des ministères clients peuvent servir à :– déterminer la gouvernance, le

leadership et la capacité des ministères;

– déceler les points forts et les points faibles dans la gestion des documents et de l’information;

– vérifier les exigences de conformité;– déterminer l’état de préparation

technique (ordinateurs de bureau, intégration des applications).

• Le BGPO et les FSA collaboreront avec les ministères pour créer la passerelle entre leurs produits internes à livrer et les artefacts créés par les pratiques exemplaires et pour compléter les produits à livrer.

De la GI? De la TI?

État de préparation des opérations?

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Préparation à GCDocs• Élaborez votre plan de gestion des dossiers à

l’intention des clients.• Définissez votre modèle de contrôle d’accès.• Élaborez votre stratégie de gestion du changement

(l’École de la fonction publique du Canada peut vous aider).

• Efforcez-vous d’être conforme à la Directive sur la tenue de documents.

• Faites appel au BGPO (nous sommes là pour vous aider).