Planification, objectifs Planification, objectifs opérationnels et généraux opérationnels et généraux

et prise de décisionet prise de décision

Thème VI: Gestion

Objectifs• Définir la planification.

• Reconnaître l’importance de la planification et ses limites.

• Différence entre objectifs opérationnels et objectifs généraux.

• Les étapes du processus de planification.

Qu’est-ce que la planification?

• Planification

Activité de gestion qui implique :• La définition des objectifs de l’entreprise.• La détermination des moyens permettant de réaliser

ces objectifs.

Utilité de la planification

• La planification incite les gestionnaires à examiner les différentes

lignes de conduite avant de prendre une décision, aide à harmoniser les plans opérationnels à court

terme avec les plans stratégies à long terme, fournit une raison d’être et une orientation. permet à l’entreprise de composer avec le

changement, contribue à simplifier le contrôle de gestion.

Limites de la planification

• Perte de temps et d’argent Processus long. Beaucoup de temps consacré à la planification aux dépens

des autres activités de gestion.

• Respect aveugle conduit à une rigidité qui empêche le gestionnaire de tirer

profit d’opportunité imprévue ou de réagir rapidement à des menaces également imprévues au moment où les plans ont été élaborés.

• Exagération ou minimisation de certains éléments limite les réactions possibles de l’entreprise.

Processus de planification• Après avoir analysé l’environnement externe et

interne de l’entreprise:

• Étape 1 : Établir les objectifs de l’entreprise.• Étape 2 : Déterminer l’écart entre la position souhaitée et la position réelle.• Étape 3 : Élaborer les plans pour atteindre les objectifs visés.• Étape 4 : Choisir et mettre en œuvre les plans établis.• Étape 5 : Évaluer l’efficacité de la planification.(contrôle)

Le processusLe processus

de planificationde planificationLe processusLe processus

de planificationde planification

Établir lesÉtablir lesobjectifsobjectifsÉtablir lesÉtablir lesobjectifsobjectifs

Déterminer l’écartDéterminer l’écartentre les positionsentre les positions

souhaitée souhaitée

et réelleet réelle

Déterminer l’écartDéterminer l’écartentre les positionsentre les positions

souhaitée souhaitée

et réelleet réelle

Élaborer des plansÉlaborer des planspour atteindrepour atteindre

les objectifs visésles objectifs visés

Élaborer des plansÉlaborer des planspour atteindrepour atteindre

les objectifs visésles objectifs visés

Choisir et mettreChoisir et mettreen œuvreen œuvre

les plans établisles plans établis

Choisir et mettreChoisir et mettreen œuvreen œuvre

les plans établisles plans établis

Évaluer l’efficacitéÉvaluer l’efficacité

de la planificationde la planification Évaluer l’efficacitéÉvaluer l’efficacité

de la planificationde la planification

Étapes de la planificationÉtapes de la planification

Éléments de la planification

• Plans

Exposent la manière dont les objectifs doivent être réalisés. Décrivent comment les ressources doivent être allouées. Établissent le calendrier d’exécution des activités.

• Objectifs Résultats qu’un individu, un groupe ou une organisation

s’efforce d’atteindre. Permettent de fixer une direction ainsi que les critères

d’évaluation de la performance.

Types de Plans

• Selon leur forme Plans descriptifs

• Décrit ce qui doit être accompli et comment. Budgets

• Plan exprimé en terme financier. Plan graphique

• Indique sous forme de diagramme ce qui doit être accompli et comment.

Types de Plans (suite)

• Selon leur durée Plan stratégique ou général

• Plan général dressé par les cadres supérieurs.• Indique la manière dont l’entreprise réalisera ses

objectifs à long terme. Plan fonctionnel ou tactique

• Indique la manière d’appliquer à court terme, à l’échelon des services, les grandes stratégies de l’entreprise.

Plan opérationnel

• Réalisé par les cadres inférieurs en vue de déterminer la façon d’atteindre les objectifs fixés.

Planification dans la hiérarchie Planification dans la hiérarchie organisationnelleorganisationnelle

Haute direction

Cadres intermédiaires

Cadres inférieurs

Planification stratégique

Planification opérationnelle

Robbins S. P. et al., 2006, p.167

Types de Plans (suite)

• Selon leur fréquence d’utilisation

Plan à usage unique• Élaboré à une fin précise et ponctuelle.• Destiné à une seule utilisation.

Plan permanent• Destiné à un usage répété.• Exemple de plan permanent

- Politique : guide d’action indiquant, en termes généraux, le comportement des gestionnaires dans diverses situations.

- Procédure : Moyen utilisé pour parvenir à un résultat déterminé ou manière d’agir dans une situation donnée.

- Règle : guide d’action extrêmement précis.

Techniques d’élaboration des hypothèses sous-tendant les plans

• La prévision Prévoir

• Estimer, calculer à l’avance ou prédire. Méthodes de prévision

• Méthodes quantitatives

- Proposent l’utilisation d’outils statistiques pour examiner les données afin de déceler les relations sous-jacentes.

- Exemples : série chronologique, méthode causale, simulation.

• Méthodes qualitatives

- Mettent l’accent sur le jugement personnel.- Exemples : jury de cadres supérieurs, estimations de

l’équipe des vendeurs.

Techniques d’élaboration des hypothèses sous-tendant les plans

(suite)

• La recherche en marketing

Procédés utilisés pour recueillir et analyser de l’information relative aux clients susceptibles d’aider les gestionnaires à prendre des décisions.

• La veille stratégique

Façon systématique d’obtenir et d’analyser l’information publique relative aux concurrents.

Élaboration des objectifs

• Pourquoi fixer des objectifs?

L’élaboration des objectifs

• aide à déterminer exactement ce que l’on veut accomplir,

• facilite la coordination des activités,• fournit au personnel une importante source de

motivation,• fournit des normes permettant l’évaluation du

rendement,• réduit l’ampleur et le nombre des conflits entre les

unités et les individus qui forment une entreprise.

Différentes approches de fixation des objectifs

• Approche traditionnelle de fixation des objectifs.

• Maintien de la hiérarchie des objectifs.• Gestion par objectifs (GPO).

Approche traditionnelle

• Les objectifs généraux sont fixés par la haute direction de l’organisation.

• Les objectifs sont divisés en sous-objectifs pour chaque niveau organisationnel.

• Les objectifs servent à guider et à contraindre.

• Les objectifs peuvent perdre de leur clarté et être mal interprétés par les cadres inférieurs.

Approche traditionnelle de fixation Approche traditionnelle de fixation des objectifsdes objectifs

« Nous avons besoin d’améliorer la performance de l’entreprise »

« Je veux avoir une amélioration significative des profits de cette division »

« Faire du profit sans tenir compte des moyens »

Ne te soucie pas de la qualité, travaille juste rapidement

Objectif de la haute direction

Objectif du gestionnaire de division

Objectif du gestionnaire de département

Objectif individuel des employés

Robbins S. P. et al., 2006

Approche de la gestion par objectifs

Gestion par Objectifs (GPO)

• Procédé par lequel un supérieur et ses subordonnés se fixent ensemble des objectifs communs pour ensuite les réviser périodiquement.

Processus de GPO : 5 étapes• Fixer les objectifs stratégiques de l’organisation.• Fixer les objectifs des services en collaboration avec

les responsables de services.• Discuter les objectifs des services avec les

subordonnés.• Fixer les objectifs assortis d’un échéancier pour

chaque subordonné.• Assurer une rétroaction par des rencontres

périodiques avec les subordonnés.

• Importance de la GPO Révèle exactement aux employés ce que l’on attend

d’eux. Permet aux employés de comprendre les objectifs et les

priorités de l’entreprise• Aide à une élaboration plus facile d’un plan d’action qui aide les

employés à atteindre leurs propres buts et ceux de l’entreprise. Fait participer les employés à la détermination des

objectifs.• Encourage les employés à réaliser les objectifs parce qu’il s’agit

alors de leurs propres buts, et non de ceux de leurs patrons. Améliore la communication à tous les échelons de

l’entreprise. Permet aux employés d’obtenir une rétroaction au sujet

de leur rendement. Contribue à un meilleur moral chez les employés.

Gestion par objectifs (suite)

Types d’objectifs

• Selon la hiérarchie des objectifs Quatre principaux niveaux

• Mission de l’organisation- Définition générale de la raison d’être d’une entreprise, qui précise les marchés

et les produits sur lesquels elle entend concentrer ses activités.

• Objectifs stratégiques- Définis par et pour la haute direction de l’entreprise.- Donnent une orientation à l’entreprise relativement à ses produits, ses marchés,

son savoir technique, sa méthode de vente, et ses procédés de distribution.

• Objectifs tactiques- Définis par les cadres moyens.- Se concentrent sur les actions à entreprendre afin de réaliser les objectifs

stratégiques.

• Objectifs opérationnels- Précis, établis par les cadres inférieurs et liés aux objectifs tactiques.- amènent les employés à fournir des résultats concrets, à concentrer leurs efforts

sur les priorités de l’entreprise et à mieux comprendre leurs rôles ainsi que leurs responsabilités.

Caractéristiques des objectifsObjectifs généraux ou stratégiques

Objectifs opérationnels

Peu spécifiques S - Spécifiques

Non mesurable M - Mesurables

Utopique A - Acceptés par

tous à l’unanimité

Utopique R - Réalisable

Mal datés T - Fixé dans le temps

La prise de décision

C’est le processus de privilégier une option entre deux ou plusieurs en vue d’atteindre un objectif donnée.

Toute décision comporte 4 éléments fondamentaux:

- un objectif

- diverses options possibles

- des conséquences

- un choix

Les différentes catégories de décisions

Décisions stratégiques (institutionnelles)

Décisions tactiques (gestionnelles)

Décisions opérationnelles (techniques)

Caractéristiques Décision stratégique Décision tactique

Domaine de la décision

Relation avec l’environnement

Utilisation des ressources

Temps MT et LT Très CT

Effet de la décision Durable Très bref

Réversibilité des choix

Nulle Forte

Actions correctives Impossibles Faciles

Répétitivité des choix

Nulle Forte

Procédure de décision

Non programmable Programmable

Niveau de prise de décision

Direction générale Chef de service, d’atelier

Nature des informations

Incertaines et exogènes

Complètes et endogènes

Exemples de décisions:Stratégiques:

- Offrir une gamme de produits plus vaste.

- Réduire les coûts de l’entreprise. - Gagner une plus grande part du marché.

Tactiques: - Faire une campagne de publicité pour stimuler

les ventes. - Choisir le fournisseur.

Exemples de décisions:

Opérationnelles: - Augmenter le rendement d’un certain

pourcentage durant une période précise.

- Avoir un minimum de stock dans les dépôts (%) durant une période donnée.

- Améliorer le rendement des travailleurs d’ici trois

mois.

Processus de prise de décision:

Analyse de l’objectif

Collecte de l’information

Définition des options possibles

Comparaison et évaluation de ces options

Choix d’une option (prise de décision)