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La gestion de l'informationà l'ère de l'entreprise 2.0

Félix Arseneau, consultantchargé de cours, Université de Montréal

président, Influide, gestion stratégique de l'information

4e Rencontre Linked QuébecMardi 13 mars 2012

La gestion de l'information

ENTREPRISE 2.0

BONJOURmon nom est

"everything is an information asset"http://www.slideshare.net/thinkingape/enterprise-20-and-enterprise-information-management

Ce que l'on dità propos de la

gestion de l'informationdans l'entreprise 2.0

"We should not throw away informationthat has a potential value just because we can't afford to manage it like key assets."

http://www.slideshare.net/marknadsstod/information-management-loves-enterprise-2-0

Au-delà de la technologie, une entreprise 2.0

est avant tout une manière de fonctionner

qui s'inspire de l'esprit collaboratif et social

du Web 2.0

Objectifs

● Démontrer en quoi une approche écologique peut vous aider à atteindre vos objectifs stratégiques et vous rapprocher de ce qu'on appelle aujourd'hui une « entreprise 2.0 »

● Vous donner des exemples d'actions qui peuvent être mises en places pour améliorer la gestion de votre information aujourd'hui... en « attendant » la venue de l'entreprise 2.0

Plan de la présentation

● Conditions de gestion stratégique de l'information : l'approche écologique

● Activités de gestion de l'information● Identifier les informations pertinentes● Organiser l'information de manière durable● Transformer l'information en du « prêt à utiliser »● Communiquer les contenus stratégiques

● Cas d'application de l'approche écologique : l'association étudiante Univert Laval

Conditions pour gérer l'informationde manière stratégique

● Bien connaître son terrain et son écosystème● Identifier les caractéristiques, ses forces et ses

faiblesses de la culture et des comportements informationnels

● Avoir une stratégie et une vision propres● Être capable de mettre en place des mesures,

implanter des outils, instaurer des politiques, etc. pour concrétiser cette vision et réaliser la stratégie

● Disposer d'un personnel qualifié et bien outillé pour faire son travail

L'approche écologique

● La stratégie informationnelle de l'organisation doit tenir compte de la réalité existante dans son écologie informationnelle

● L'organisation doit identifier les ressources d'information qui l'aident à réaliser ses objectifs stratégiques

1. Identifier les ressources d'information pertinentes

2. Organiser l'informationaujourd'hui pour demain

3. Transformer l'informationen « prêt à utiliser »

4. Communiquer et diffuser l'information

Exemple de migration vers une entreprise 2.0...avant qu'on parle de Web 2.0 !

Comment on arrive à passer de ceci...

« J'ai seulement un petit confl it d'horaire le jeudi soir qui ne me permet pas d'assister aux réunions. Par ailleurs, quand je me rend au Desjardins il n'y a pas personne

pour répondre à mes questions (...).

Ce qui est déplaisant puisque je perd le fi l de ce qui se passe chez univert.

Donc, je propose qu'un court résumé (savoir où sont rendues les choses) soit disponible sur le forum pour

ainsi me permettre de savoir quoi répondre quand des gens me poseront des questions à propos des activités

en cours chez univert. »

30 octobre 1999

(Besoin de transformer l'information complexe et diffi cile à obtenir en du « prêt à utiliser » et la diffuser)

« Ce soir, j'aurais aimé communiquer avec [X] (...) Mais je suis dans l'impossibilité car je n'ai pas son

numéro de téléphone.

Si je te dis cela, c'est pour te suggérer de faire une liste de tous les noms, les numéros de tél. et les adresses internet personnels de tous les membres du c.a. (cela seulement si la personne à l'interne le veut bien sûr!)

(…) On ne sait jamais; peut-être qu'une personne d'entre nous va à moment donné être prise dans une position désagréable pcq elle n'aura aucun moyen de rejoindre quelqu'un du c.a. et qu'elle n'aura pas la clé du local

pour aller voir sur la feuille. »

1er novembre 1999

(Besoin de communiquer l'information stratégique)

« J'écris ce e-mail pour la simple raison que je crois annuler notre projet de kiosque lors de la saac en

janvier...

Personne de univert n'a vraiment montré d'intérêt.

Je trouve qu'on ne s'y connait pas assez encore. »

1er décembre 1999

(Besoin de diffuser des informations stratégiques clairement identifi ées : qui sont les membres, quels sont leurs intérêts et leur type de disponibilité - dans ce cas-ci les participants disponibles « sur appel » - en une liste visuellement bien organisée pour retrouver facilement

l'information)

« Il y a beaucoup de travail à faire à l'interne. Les membres ne se voient pas assez souvent et participent

peu aux activités à mon avis. La raison majeure : manque de temps (eh oui)!

Mon travail visait à trouver des moyens pour favoriser l'échange entre les membres de façon à ce qu'il y ait du

dynamisme. »

Un ancien président d'Univert Laval

16 décembre 1999

(Le sondage et l'analyse du terrain a révélé qu'en fait, la faible participation des membres associée au « manque

de temps » était une croyance non fondée.)

À ceci...

« Félicitations à tous ceux qui sont le moteur de ce merveilleux groupe. Les organisations étudiantes

reposent sur les épaules d'individus prêts à s'investir et à partager leurs compétences, comme c'est le cas à

Univert Laval. »

« C'est une preuve de dynamisme quand l'on peut voir nos actions être prises en compte. Je suis d'accord avec [la présidente] sur le fait que ce groupe a énormément de potentiel et qu'il est important de garder la richesse de ce terreau fertile d'idées, de projets et d'une autre façon de

voir le campus (et le monde). »

15 octobre 2001

(en réaction à l'obtention du prix Forces Avenir)

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