Gestion des marchésGestion des marchés

Dec 2010Dec 2010

IntroductionIntroduction

La gestion des marchés a pour objet d’assurer que les droits et

obligations de chacune des parties au marché soient exécutés afin de

garantir la livraison ponctuelle, de prestations de la qualité requise et

dans les limites du budget

La gestion des marchés va du stade de l’élaboration du PTBA, à celui

de la clôture du marché, en passant par l’établissement du cahier

des charges, la remise de rapports et d’analyses sur des points clés, et

toute action requise de la part de chacune des deux parties. Toutes

ces actions, permettent globalement un contrôle mesurable de

l’exécution du marché. Nous nous attachons ici à l’exécution à partir

de la signature du marché

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IntroductionIntroduction

Teneur du marché – tous les livrables pertinents, calendrier, délais,

rapports axés sur les résultats et produits attendus, avec des

indicateurs mesurables

Gestion des marchés – le suivi-évaluation est déterminant

Exécution des marchés– le marché n’arrive à son terme que

lorsque le produit de qualité satisfaisante qui en est l’objet est livré à

la date convenue

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Les cinq stades de la gestion des Les cinq stades de la gestion des marchésmarchés

Suivi-évaluation de l’exécution

Gestion des modifications

Règlement des litiges

Gestion financière et paiement

Administration du marché

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Suivi et contrôle de l’exécution des marchésSuivi et contrôle de l’exécution des marchés

Établissement du registre des marchés

Établissement du registre de suivi des marchés

Établissement de la feuille individuelle de suivi des marchés

Établissement du formulaire de suivi des marchés

Contract Register

Contract Monitoring Register

ICM Register

Principales mesures administratives

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Service provider contract guidelines

Information cléDirectives concernant la gestion des marchés – Prestataires de services

Suivi et contrôle de l’exécution des marchésSuivi et contrôle de l’exécution des marchés

Services consultatifs

Livraison ponctuelle des prestations clés Conformité aux exigences raisonnalbes Qualité des services fournis

Indicateurs

Fournitures

Ponctualité de la livraison Quantité livrée Respect du cahier des charges

Travaux Ponctualité de chaque tranche de travaux Respect du cahier des charges Qualité des travaux

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Suivi et contrôle de l’exécution des marchésSuivi et contrôle de l’exécution des marchés

Conseils

Indiquer la date effective de livraison des fournitures/travaux/services (ou des tranches convenues - milestones)

Rappel écrit aux entrepreneurs/ consultants en cas de défaillance (y compris les pénalités)

Classer les réponses des entrepreneurs/ consultants

Noter les changements convenus des dates de livraison et des pénalités imposées

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InspectionsInspections

Il est nécessaire, en particulier dans le cas de

travaux, de veiller à ce qu’un contrôle qualifié et

indépendant soit exercé afin d’assurer que les

ouvrages soit exécutés dans les règles de l’art

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RéceptionRéception

ServicesServicesConfirmation écrite que les services requis ont été fournis à bonne date et qu’ils étaient de qualité acceptable

FournituresFournituresRappport d’inspection et de réception (RIR). Il peut éventuellement être nécessaire concernant les fournitures de veiller à ce que du personnel ou des consultants qualifiés participent à l’élaboration du RIR

TravauxTravauxRapport d’ingénieurs spécifiant que la construction d’ouvrages de qualité acceptable á été menée à bien dans les délais prescrits

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Gestion des modificationsGestion des modifications

Il convient d’éviter les modifications inutiles et d’insérer

les modifications nécessaires dans le contrat

Il est important de veiller à obtenir l’approbation préalable

ainsi que l’avis de non objection du FIDA si la valeur

cumulative des modifications dépasse de 15% la valeur du

marché

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RecoursRecours

Obtenir une assistance juridique

déterminer si les pénalités prévues doivent s’appliquer

conformément au marché

Résiliation

négotiation

arbitrage

Règlement des litiges

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Gestion financière et paiementsGestion financière et paiements

Les paiements doivent être réglés conformément aux clauses

contractuelles (normalement dans les 30 jours suivant la présentation

d’une facture valable)

Il est important de tenir un échéancier des paiements prévus dans

le cadre du Registre de suivi du marché en vue d’assurer que le

compte spécial soit suffisamment provisionné pour permettre de traiter

rapidement la demande de paiement direct

Les retards de paiement influent négativement sur le coût des

marchés futurs – lorsque les retards de paiement se répètent

régulièrement, les fournisseurs et les entrepreneurs prévoient une

marge pour couvrir les retards de paiement prévisibles ou ils

s’abstiennent de soumissionner12

Garanties de bonne finGaranties de bonne fin

Lorsqu’elles sont requises, ces garanties doivent être

données par le fournisseur/entrepreneur en temps utile.

Elles doivent être retournées dans les 30 jours suivant la

réception définitive (clôture du marché conformément aux

clauses contractuelles), y compris toute période de garantie

ou de maintenance

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Clôture du marché Clôture du marché

Que tous les biens/ services ont été fournis

Que la documentation conservée dans le dossier du marché comprend la réception et l’acceptation formelle de toutes les clauses contractuelles

Qu’il n’y a pas de réclamations ou d’investigations en instance

Que tout bien fourni par le projet a été restitué et que tout divergence est réglée

Que toutes les mesures concernant les avenants au marché ont été appliquées

Que tous les problèmes de sous-traitance ont été réglés

Que les questions de garantie sont résolues et que le délai de garantie malfaçon est expiré

Que tout audit nécessaire a été mené à bien

Que la facture finale a été présentée et réglée

Les chargés de passation des marchés, avec l’appui technique nécessaire, doivent vérifier:

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MerciMerci