Glossaire BFC - Xlab · Glossaire BFC - Xlab 1.2 janv-08 lettre Libellé SIGLE Définition A Acompte Terminologie SAP : La gestion des avances au sens du CNRS est traitée par la

Glossaire BFC - Xlab 1.2 janv-08

lettre Libellé SIGLE Définition

A AcompteTerminologie SAP : La gestion des avances au sens du CNRS est traitée par la fonction « acompte » de SAP. Les acomptes sont gérés par la facturation partielle dans SAP.

A Action LOLF

Elément d'une classification du budget des dépenses qui permet de rendre compte de l'exécution du budget. Il s'agit d'une ventilation spécifique et restrictive.

A Activité Scientifique et Technique AST

Déclinaison des programmes par destination de la dépense. Elles permettent d'identifier les crédits ayant la même finalité.Les crédits des actions sont alloués à titre indicatif.

A Adresse budgétaireEnsemble des données du système d'information qui permet d'identifier et de classer toutes dépenses et toutes recettes afin de suivre précisèment l'exécution du budget de

l'établissement. Dans l'outil SAP utilisé par le CNRS, l'adresse budgétaire se compose de 5 éléments ; le centre financier (unité de recherche concernée), le compte

budgétaire (nature A, B ou C du cadre NCBC), le fonds (subvention Etat ou ressources propres), le domaine fonctionnel (groupes de discipline ou domaine auquel se rattache

le centre financier), le programme CB (contrat ou OIP)

A AE et CP affectés AE-CP crédits votés au budget atribués aux pilotes scientifiques (départements scientifiques, programmes, directions fonctionnelles et secrétariat général), afin que ceux-ci les

répartissent ensuite aux structures opérationnelles qui leur sont rattachés.

A AE et CP mis en place Autorisations de dépenses allouées à une structure opérationnelle, et crédits de paiement alloués aux ordonnateurs secondaires pour effectuer l'engagement et le paiement

des dépenses

A AE et CP répartis Montant des autorisations de dépenses et des crédits de paiement répartis, effectivement mis à la disposition des entités bénéficiaires : l'acte de mis en place suit l'acte de

répartition .

A AE mis en place et CP délégué AE-CP Montant des AE mis en place aux structures opérationnelles.

Montant des CP délégué aux ordonnateurs secondaires.

A Affacturage

Convention par laquelle un commerçant ou un industriel, appelé adhérent, transfère les créances qu’il détient sur ses débiteurs à un organisme de financement et de

recouvrement, appelé « factor », qui s’engage à opérer le recouvrement des créances et à lui régler, par subrogation, les créances que le « factor » a accepté de garantir,

moyennant rémunération.

A Agent L'agent est une personne physique. Il peut s'agir d’un missionnaire ou d'un vacataire.

Un agent est considéré comme un fournisseur d'un type particulier. Dans BFC on distingue les agents Sirhus (payés par le CNRS), des agents non payés par le CNRS.

A Agent Comptable Principal ACP

Les attributions de l’Agent comptable du CNRS sont régies par les Décrets du 29 décembre 1962 et du 24 novembre 1982.

Il est le chef des services de la comptabilité du CNRS.

Outre la centralisation et le contrôle des opérations des comptables secondaires, l'agent comptable principal du CNRS est comptable assignataire :

des opérations nationales non déconcentrées relevant de l'ordonnateur principal : prises de participation et contributions aux filiales et structures de coopération (GIP…),

subventions de l'État, pertes sur cessions d'immobilisations, opérations relatives au portefeuille du CNRS.

Il prépare le compte financier de l'établissement.Après le vote par le CA , les comptes sont transmis pour jugement à la Cour Des Comptes

L'agence comptable principale est matérialisée dans BFC par un Domaine d'activité

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A Agent comptable Secondaire ACS

Un comptable secondaire ayant qualité de comptable public est nommé auprès de chaque ordonnateur secondaire du CNRS, hormis les directeurs d’instituts. Les comptables

secondaires d'une part exercent les attributions des comptables publics et d'autre part assurent les fonctions de chefs des services financiers sous l'autorité des délégués

régionaux.

A cet égard, l’instruction du 15 octobre 1991 relative aux modalités de constitution de l’équipe du délégué régional précise les modalités de nomination du chef du service

financier et comptable. Les fonctions de comptable secondaire de la circonscription et de chef du service financier sont exercées par le même responsable :

• en tant que chef du service financier : il est nommé par décision du directeur général, signée par le délégué régional, avec l’agrément du directeur des finances ;

• en tant que comptable secondaire : il est détaché au CNRS par arrêté interministériel, et affecté par décision du directeur général avec l’agrément du ministre des finances

et l’avis favorable de l’agent comptable principal.

Le chef du service financier agit pour le compte de l’ordonnateur secondaire.

A ce titre, il est appelé à participer à l’exécution d’opérations se rattachant à la fonction d’ordonnateur

(comptabilité des engagements, liquidation des dépenses et des recettes ...).

Ces attributions trouvent toutefois leurs limites dans le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables.

Ainsi, il lui est notamment interdit de procéder à des engagements de dépenses tels que signature de bons de commande

ou passation de marchés, de certifier le service fait et de juger de l’opportunité des actes de gestion.

L'agence comptable secondaire est matérialisée dans BFC par un Domaine d'activité

A AgrégatRegroupement des destinations de dépenses de la nomenclature budgétaire des EPST. Ces destinations sont regroupées en 3 agrégats : le premier agrégat se rapporte à

l'activité conduite par les unités de recherche (présenté selon 2 versions : par niveau d'arbitrage (groupes de disciplines,notificateurs et unités), et présentation géographique

(groupe de délégations régionales, délégations et unités); le deuxième agrégat A2 concerne les actions communes, et le troisième agrégat se rapporte aux fonctions support.

A AgrégationOpération qui permet de totaliser l'ensemble des comptes des agents comptables secondaires et de l’agent comptable principal, sans transcription comptable, afin de donner

à l'agent comptable principal une vision globale des opérations de l’Etablissement.

A Allotissement des marchés

Article 10 du CMP: afin de susciter la plus large concurrence et sauf si l'objet du marché ne le permet pas, le marché est passé en lots séparés en tenant compte des

caractéristiques techniques des prestations demandées. La valauer globale estimée de la totalité des lots est prise en compte pour identifier la procédure

applicable.Formellement, à chaque lot correspond un marché

A AmortissementTechnique comptable ayant pour objet de constater la perte irréversible de valeur subie par certains éléments immobilisés, du fait de leur usage, de leur obsolescence ou de

tout autre cause, et de préparer le renouvellement des biens acquis.

A Annualité du budget

L'ensemble des recettes et des dépenses est prévu pour une année civile (laquelle commence au 1er janvier et s'achève au 31 décembre).

Ce principe d’annualité satisfait à deux impératifs : offrir un contrôle périodique aux instances dûment habilitées et améliorer l'exactitude des prévisions. Sa mise en oeuvre

débouche sur la technique des « droits constatés », qui consiste à retenir pour l'exercice de rattachement la date à laquelle naissent les droits, créances ou dettes, et non pas

la date de paiement ou d'encaissement.

Ce principe budgétaire d’annualité s’appuie sur l’article 14 du décret du 10 décembre 1953.

L’ordonnance n° 59-2 du 2 janvier 1959 (articles 1, 2 et 12) introduit par ailleurs les notions d’autorisation de programme, qui permet des engagements pluriannuels, et de

crédit de paiement pour les opérations en capital de l’État.

A Attendu sur notification Terminologie Xlab : Crédit attendu par le laboratoire mais non officiellement notifié par l'organisme de crédit. Ces crédits ne peuvent pas être engagés.

A Attendu sur répartition Terminologie Xlab : Crédit attendu par une entité dépensière. Cela correspond à une répartition prévisonnelle de crédit sur l’entité qui ne peut donc pas être engagée.

A Autorisation d’engagement AE

Limite supérieure des dépenses de nature C qui se rapportent aux opérations d'investissement programmées (opérations immobilières, très grandes infrstructure de

recherche, moyens informatiques commun et autres opérations en capital) financées sur les ressources propres ou subvention de l'Etat que se fixe l'établissementt. Des

crédits de paiement sont affectés chaque année par l'établissement en couverture de ces autorisations d'engagement.

A Autorisation de dépassement Terminologie Xlab :Autorise l'entité ou l’origine à engager plus que le cumul des crédits reçus. Le disponible sur commande peut alors devenir négatif.

A Autorisation de dépenses Capacité donnée à une structure opérationnelle pour engager des dépenses dans la limite du montant autorisé (il s'agit d'un droit à dépenser). Cette notion se raproche de la

notion de "crédits répartis".

AAutorisation de programme (AP)

AP du budget de l’État AP

En droit budgétaire, les autorisations de programme constituent la limite supérieure des dépenses que les ministres sont autorisés à engager pour l’exécution des

investissements prévus par la loi. Elles demeurent valables sans limitation de durée jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur annulation. La dotation allouée par l'Etat aux EPST

est une subvention pour charges de service public relevant de la catégorie des subventions de fonctionnement. Les EPST ne reçoivent donc pas d'autorisations de

programme de la part de l'Etat. Toutefois les EPST peuvent constituer des autorisations d'engagement pour la seule nature de dépenses du cadre budgétaire se rapportant

aux opérations programmées et aux autres opérations en capital .Les autres natures de dépenses sont dotées en crédits annuels

A Autres Dépenses Opérationnelles ADO

Structuration de comptabilité analytique (cf centre de coûts) qui regroupe les dépenses encourues par les unités pour mettre en œuvre les activités de recherche

d’expérimentation et de diffusion des connaissances. Elles recouvrent notamment le concept d’achat scientifique : consommables, équipement

Seules les unité de recherche et de service se verront imputer ces autres dépenses opérationnelles

Dans Xlab, ce type de dépense est imputé sur les origines de crédits dont le code de gestion 1 est du type 9ADOxxxx ou xxxx représente le n°de la division correspondant à

l'unité

A AvenantDocument contractuel signé par les parties et modifiant un contrat ou marché public (par exemple: avenant ayant pour objet la prolongation de la durée du marché initial).

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A Basculement d’exerciceTerminologie Xlab :Permet de procéder en une seule étape à la fin d’exercice pour l’ensemble des organismes de gestion. Il peut s'effectuer aux choix avec ou sans report

des crédits et des commandes non soldées sur les origines de crédit et les entités dépensières.

B BénéficiairePersonne morale ou physique autre que le véritable créancier, qui bénéficie de la créance résultant d'une prestation de service ou d'un bien fourni par un tiers, et habilité à

délivrer un acquit libératoire au comptable.

B Bon à payer

Dans BFC Etablissement, le mandatement est supprimé au profit de l’émission d’un bon à payer.

L’ordonnateur secondaire délègue sa compétence de donner l’ordre de payer au gestionnaire attitré du service financier.

Le SFC délivre un « bon à payer » pour chaque facture au moment de la liquidation. Ce « bon à payer » est matérialisé dans BFC Etablissement par l’absence de code

blocage sur le poste tiers de la pièce de dépense.

B Bon de commande Document papier décrivant le matériel, les fournitures ou les services commandés par le laboratoire à un fournisseur. Le bon de commande représente l'engagement

juridique de la dépense vis à vis du fournisseur. Les bons de commande sont édités depuis Xlab.

B Bordereaux de transfert Terminologie Xlab : Documents édités par Xlab lors du transfert de données et qui listent les mouvements transmis.

B Budget

Acte annuel par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses de l'État ou d'un établissement public. Le budget du CNRS est présenté, en équilibre, selon

une nomenclature fixée par arrêté interministériel (en cours de signature); il est construit par la direction générale et est approuvé par le Conseil d'administration au début du

mois de décembre de l'année précédente.

B Budget d'engagement Montant des dotations qui sont accordées à une unité. Ces dotations proviennent soit de la subvention de l'Etat, soit de ressources propres. Ces dotations autorisent l'unité à engager des

dépenses ( dépenses de personnel sur ressources propres), de fonctionnement et d'équipement.

B Budget du laboratoire

Le budget d’engagement suivi dans le système d'information permet de suivre les autorisations de dépenses accordées aux structures opérationnelles : montant

accordé et emploi de ces autorisations par le suivi des engagements de dépenses. La comptabilité de l'ordonnateur (et des comptables) est suivie au moyen du

budget de paiement. B Budget Finances Comptabilité BFC Système d’information pour la gestion budgetaire, financière et comptable du CNRS

B Budget Opérationnel de Programme BOPFraction de programme confiée à un opérateur, participant à sa réalisation.

B Budget par destinationRépartition des moyens, qui sont alloués principalement aux départements scientifiques, par destination, mode d’action et programmes. I

Cette présentation traduit les affectations d’autorisations de programme accordées par l’Etat au titre des mesures nouvelles de l’exercice considéré et globalise les

ressources propres attendues dans l’exercice.

B Budget primitif du CNRS BPBudget qui regroupe les dépenses et des recettes de l'établissement pour un exercice N, présenté au Conseil d'Administration pour vote en fin d'année N-1, et qui constitue la

première version du budget annuel dans le système d'information BFC.Ce budget primitif peut être modifié par la suite par des décisions modificatives.

BBureau de Pilotage et de

CoordinationBPC

B Bureau National de la Formation BNF

B Bureau Support Utilisateurs BSU

B Business Warehouse BW Entrepot de données permettant de structurer et d'accéder à tout type d'informations.

CCalcul d'un cumul d'achat et

contrôle/suivi d'un seuil

Le calcul d'un cumul d'achat permet d'identifier l'ensemble des achats réguliers sous un même code famille. Le cumul d'achat permet ainsi de contrôler ou suivre les seuils

visés par le Code des Marchés Publics et qui déterminent la procédure de passation applicable (procédure adaptée, appel d'offres...).

C Canal de distributionCircuit de commercialisation des marchandises ou des services. le commerce de gros, de détail ou la vente directe sont des exemples classiques de canal de distribution. Au

CNRS un seul canal de distribution codifié '01'

C Caractère de l'achat

Un achat est soit " régulier ", soit " ponctuel" ou correspond à une "unité fonctionnelle".

Un achat est "régulier" dans le cas où le mode de manifestation du besoin est la régularité (besoin récurrent sur une ou plusieurs années)..

Un achat est "ponctuel" quand il survient à un moment donné, besoin "unique" qui n'est pas appellé à se répéter sur l'année.

Le caractère de l'achat concerne uniquement les achats passés dans le cadre de marchés de fournitures et services.

Pour les travaux, le caractère est assimilé à " ponctuel " (le caractère n'est pas " régulier ", on prend en considération l'opération).

C Carte achatSystème monétique associant aux fonctionnalités d'une carte bancaire les particularités suivantes : référencement des fournisseurs, plafonnement des dépenses et

procédures dématérialisées des échanges (commandes en ligne et paiement sur supports informatiques)

C Carte affaire

Il s'agit d'une carte bancaire virtuelle consistant en un compte ouvert auprès d'un opérateur bancaire. La carte logée est utilisée au CNRS pour le marché "missions" : le

CNRS a conclu un marché avec l'agence FRAM pour la billeterie; dans le même temps, il a conclu un accord, adossé à ce marché, avec l'opérateur bancaire AMEX

permettant la prise en charge directe et immédiate par cet établissement des titres de transport délivrés par FRAM; le CNRS rembourse ensuite l'opérateur bancaire (carte

logée).

C Carte logéeCarte BNP à débit différé attribué à chaque missionnaire qui en fait la demande, après accord du directeur de laboratoire, permettant de régler des dépenses générées à

l'occasion de missions (frais de repas, hebergement, taxi, etc…); il s'agit d'un moyen de paiement adossé au compte personnel de l'agent.

C Catégorie d'activité La catégorie d'activité BFC repésente l'objet de la mission dans XLAB ex: colloque.

C Catégorie de budget Il existe deux catégories de budget dans SAP : budget de paiement (9F) et budget d'engagement (9G).

C Catégorie interne La catégorie interne représente dans BFC le type de mission XLAB. Elle représente la nature de la mission. Ex: France avec frais, Etranger sans Frais

C Catégorie légaleLa catégorie légale dans BFC (module TM) est une notion non significative fonctionnellement. Cette codification est utilisée pour différencier les mission avec 3 tranches

d'abattement des missions avec deux tranches d'abattement. Par exemple : Stage / Déplacement professionnel. .

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C Centre de coûts CC

Objet analytique SAP destiné à suivre pour une entité l'ensenble des coûts et des ressources. Il est adapté pour le suivi de structures pérennes. Dans BFC, il est utilisé pour

représenter les unités de recherche, administratives et de service.Un centre de coûts peut correspondre à une unité administrative, à une unité de recherche ou à un axe

d'analyse particulier. Une délégation possède aussi son centre de coûts. Chaque structure opérationnelle est matérialisée par des centres de coût : un centre de coût pour

enregistrer les dépenses de personnel (de nature budgétaire A); un centre de coût pour enregistrer les autres dépenses opérationnelles directes (de fonctionnement,

équipement, missions, paie du personnel sur ressources propres) ainsi que les charges indirectes (dépenses de l'administration et de siège). Les centres de coût "support"

sont codifiés Rxxxx001 pour une unité de recherche, Axxxx001 pour une unité de administrative et les centres de coût paie sont codifiés PACRxxxx pour une unité de

recherche et PAAAxxxx où xxxx représente le code division dans BFC.

C Centre financier CF

Elément SAP et unité élémentaire du traitement budgétaire. Le centre financier est le pendant du centre de coût de la BFC. Une unité administrative, une unité de recherche

et une délégation possède leur centre de coûts propre.

Le centre financier représente chaque niveau de répartition et/ou d’exécution du budget d’un établissement. Dans BFC Etablissement, une arborescence de centres

financiers matérialise les unités, instituts, départements scientifiques, délégations et directions fonctionnelles. Elles sont hiérarchisées de manière croisée pour répondre aux

besoins de restitution : regroupement des unités par délégations régionales,regroupement des unités par directions fonctionnelles.

Dans Xlab, le centre financier est le code pour l'organisme

C CertificatCarte d'identité electronique, strictement personnelle garantissant votre identité à des tiers.Le certificat contient des informations sur son titulaire (nom, prénom, adresse mel)

et à une durée de validitté d'un an.

C Cession de créance

Un contrat ou un marché peut être cédé par le titulaire (cédant), en charge d'exécuter les prestations, à un établissement financier ou de crédit (cessionnaire). Les paiements

seront ainsi effectués par le CNRS auprès de cet établissement en lieu et place du titulaire initial, Toute cession de créance doit être adressée à l'agent comptable public avec

l'exemplaire unique d'un marché.

C Charge à payer CAP

Deux catégories de charges à payer doivent être distinguées:

a/ Les charges à payer comptabilisées au fil de l’eau selon le principe des droits constatés (intégration du service fait constaté dans Xlab) via des entrées de marchandises

sur commande et postes associés (Composante Logistique MM) : ces charges à payer sont imputées sur un compte dédié « 40810000 » qui ne fait l’objet d’aucune extourne

en fin de période et ne peut être imputé que via la logistique.

b/ Les charges à payer « Autres » qui sont comptabilisées directement dans la composante Comptable FI manuellement en fin de période sur des comptes distincts

"40820000". Ces comptes sont extournés en début de période suivante. Ces charges sont notamment relatives :

-aux commandes prévisionnelles

-aux charges de personnel

-aux frais de mission

C Chargement ultérieur Facture fournisseur en valeur uniquement qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé. Cette facture vient en complément d'une commande existante.

C Code blocage paiement Le code blocage paiement dans le processus "dépenses" s'applique aux tiers fournisseurs ou aux pièces fournisseurs pour interdire leur paiement par le CNRS.

C Code blocage relance Le code blocage relance dans le processus "recette" s'applique aux tiers clients que l'on excluent volontairement de toute procédure de relance.

C Code des marchés publics CMP

Ensemble des règles transposant en droit français les directives communauaires relatives aux achats publics, complétées par des mesures qui apportent à l'acheteur public

une gamme d'outils destinés à lui permettre de rationaliser ses achats et d'acheter mieux, au meilleur coût. Le code des marchés publics s'applique au CNRS aux achats ne

relevant pas de l'activité scientifique, c'est à dire aux achats autres que ceux réalisés par les unités de recherche.

C Code famille

C'est une subdivision du référentiel d'achats. Il correspond au groupe de marchandise dans BFC.

Le code famille qualifie la nature de l'achat et détermine l'imputation comptable dans la comptabilité générale. Il est également utilisé pour effectuer des analyses sur les

achats et à déterminer les procédures d'achats.

C Code gestion 1

Terminologie Xlab : premier élément composant l'origine de crédit, pour le CNRS correspond à l'adresse analytique

C Code gestion 2 Terminologie Xlab : deuxième élément composant l'origine de crédit, pour le CNRS correspond à l’adresse budgetaire

CCode gestion d'une origine de crédit

ou code gestion tutelle

Terminologie Xlab :Code composé du code de gestion 1 et 2 , associé à une origine de crédit et sur lequel l'organisme de gestion s'appuie pour identifier les dépenses du

laboratoire.

C Coefficient de taxation forfaitaire Le coefficient de taxation forfaitaire remplace le prorata de TVA. En 2008, ce taux de taxation permet une déduction totale de la TVA.

C Cofinanceur Organisme tiers participant financièrement à une opération de l'établissement.

C Colloques Les colloques sont modélisé dans BFC via les éléments d'OTP, afin de permettre leur suivi, tant en ressources qu'en dépenses.

CComité d'orientation des moyens

informatiquesCOMI

C Commandé Terminologie Xlab : Montant cumulé des lignes de la commande XLAB.

C Commande groupée Terminologie Xlab :Commande regroupant plusieurs demandes d’achat.

C Commande prévisionnelle

type de commande dans BFC pour : soit, commande passée de manière provisionnelle auprès d'un fournisseur pour des dépenses récurrentes (Dépenses d'infrastructure,

fluides, EDF …), soit commande ne nécessitant pas de service fait pour permettre la facturation (ex : dépenses de frais de transport par l'intermédiaire du marchés

"missions")

C Commande soldée Terminologie Xlab : Commande qui n’engage plus de crédits et sur laquelle il est impossible de créer de nouvelles factures.BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 4/17


C Commande XLAB

Terminologie Xlab :Enregistrement permettant au gestionnaire de prendre en compte les commandes de matériels et de services des chercheurs et de réserver les crédits

correspondants au niveau du laboratoire et de l'organisme de gestion. Une commande peut regrouper plusieurs demandes d'achat ou peut ne pas faire référence à une

demande d’achat. Une commande ne peut être imputée que sur une seule origine de crédit, mais peut l'être sur plusieurs entités dépensières d'un même laboratoire.Une

commande Xlab peut être composée de plusieurs lignes, chaque ligne pouvant être imputée sur une entité dépensière différente et une matière différente.

C Compensation

La compensation est « l’extinction simultanée de deux obligations de même nature entre deux personnes réciproquement créancières et débitrices l’une de l’autre ».Dans

SAP cela se traduit par le rapprochement de deux pièces créancières et débitirices entre le CNRS et un même tiers. A titre d'exemple, un avoir partiel ou total se compense

avec une facture du même tiers, un acompte payé se compense avec la facture d'origine.

C Compte budgétaire

Axe budgétaire qui permet d'identifier la nature de dépense et de recette du nouveau cadre budgétaire. Pour les dépenses, il y a des dépenses de nature A (dépenses de

personnel sur crédits limitatifs), de nature B1 (dépenses de personnel sur ressources propres), de nature B2 (dépenses de fonctionnement), de nature B3 (dépenses

d'équipement non programmé), et de nature C (opérations d'investissement programmées et opérations en capital). Pour les recettes, il y 5 natures de recettes. Appelé

également nature budgétaire.

C Compte comptable auxiliaire Compte comptable utilisé lors des écritures sur les tiers pour mouvementer les comptes collectifs.

C Compte comptable collectif

C’est un compte général particulier, affecté aux fiches Tiers – Banque – Immobilisations, qui:

- n'est qu'un compte « d’affichage » centralisateur des comptes auxiliaires qui lui sont rattachés

- qui ne peut être utilisé pour passer des écritures comptables puisqu'il est mouvementé en automatique via les comptes auxiliaires.

C Compte comptable généralUn plan de comptes opérationnel est défini et affecté à la société représentant l’établissement CNRS. La définition d’un plan de comptes opérationnel (appelé aussi plan de

comptes société) est obligatoire, il s’agit de la liste des comptes généraux utilisés pour la comptabilisation.

C Compte comptable général divergentCompte comptable collectif utilisé en alternative au compte collectif centralisateur défini au niveau du tiers et mouvementé par remplacement manuel du compte

centralisateur affiché par défaut dans l'écriture comptable.

C Compte comptable général spécialCompte comptable collectif utilisé en alternative au compte collectif centralisateur défini au niveau du tiers et mouvementé via le renseignement d'un code CGS dans l'écriture

comptable.

C Compte d’exécution Compte d’imputation comptable des opérations de dépense et des opérations de recette.

C Conditions de paiement La condition de paiement est une information portée sur le Tiers. Elle détermine les délais de paiement et les modes de paiement qui s'appliquent par défaut à ce tiers.

C Conseil d'administration CA

Le CNRS est administré par un conseil d'administration présidé par le président du centre; sa composition et ses attributions sont définies par le decret du 24 novembre 1982

modifié portant organisation et fonctionnement du CNRS. Le conseil analyse et fixe les grandes orientations de la politique du centre et délibère sur un certain nombre de

points (dont le budget) énumérés à l'article 5 du décret pré-cité.

C ConsolidationTechnique permettant l’établissement de comptes uniques représentatifs de l’activité globale et de la situation d’un ensemble de sociétés ayant des liaisons d’intérêt commun

mais gardant chacune une personnalité juridique propre.

CContôle Motivé et Optimisé de la

DépenseCMOD

Contrôle sélectif des factures selon les risques et les enjeux. Ce contrôle peut être à postériori.

Lors de la prise en charge de la facture, BFC informe le gestionnaire, du fait que sa facture rentre dans les critères du CMOD (message à l’écran et zone Contrôle Complet

automatiquement cochée). Il doit alors procéder à des vérifications approfondies avant de pouvoir comptabiliser la facture.

On distingue les critères nationaux liés à des caractéristiques de marché ou à un seuil plancher de 90 000 €, des critères locaux où le seuil, le groupe de fournisseur, les

unités sont fixés par délégation.

C Contractant Partie au contrat ; personne (physique ou morale) engagée par les clauses du contrat, détentrice de ce fait de droits et obligations particuliers.

C Contrat

Acte juridique qui lie le CNRS à un ou plusieurs tiers, publics ou privés, pour l'exécution de prestations par l’Etablissement. Il prend la forme d'une convention entre deux ou

plusieurs parties.

Terminologie SAP signifiant marché pour le CNRS.

C Contrat cadre Terminologie SAP correspondant pour le CNRS, aux marchés dont on souhaite assurer un suivi.

C Contrat de Projet Etat-Régions CPERContrat multipartite entre les régions, l'Etat et des établissements ayant pour objet l'aménagement et l'investissement en région. Ces contrats portent essentiellement sur les

investissements immobiliers.

C Contre passation Opération comptable d'annulation d'une pièce par écriture en sens inverse de la pièce à annuler.

C Contrôle avertissant Contrôle budgétaire qui avertit l'utilisateur du dépassement d'un montant de dépenses ou de recettes.

C Contrôle bloquant Contrôle budgétaire interdisant le dépassement d'un montant de dépenses ou de recettes.

C Contrôle facture Processus de prise en charge des factures fournisseurs

C Contrôleur général

L’arrêté interministériel du 1er décembre 2005 « relatif aux modalités d’exercice du contrôle financier applicable aux établissements publics à caractère scientifique et

technologique (EPST)" précise les modalités d’exercice de la mission du Contrôleur Général (contrôles a priori et posteriori):

Il donne un avis sur le document annuel de programmation budgétaire initiale et des documents prévisionnels de gestion, documents établis à l’appui du projet de budget

primitif. Ces documents sont complétés d’une programmation de la consommation des crédits ouverts et de l’exécution des recettes, ainsi qu’une prévision d’évolution de

trésorerie.

Il est destinataire, en cours de gestion, de comptes rendus d’exécution budgétaire ainsi que de situations et de prévisions actualisées d’évolution de la masse salariale et de

situations des engagements de dépenses liés aux opérations d’investissement programmées.

Il reçoit copie de certains actes juridiques (marchés au-dessus de 180.000 euros HT...)

Il peut arrêter, en accord avec l’établissement, un programme de contrôle à posteriori.

C Convention de recherche Au CNRS ce terme est considéré comme synonyme de contrat de recherche

C Coopérative de laboratoire Groupe de laboratoires gérés par un même gestionnaire dans une même base XLAB.BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 5/17


C CoordonnateurDésigne le représentant face à la commision européenne de tous les participants à un contrat européen. C'est lui qui est en relation avec la commission, qui reçoit le

subventionnement européen et qui rend compte à la commission. Ses tâches sont énumérées à l’article 2 paragraphe 1 de l’annexe du 6ème PCRDT.

C Cout indirect d'acquisition

Les coûts indirects d'acquisition sont des coûts non prévus dans le bon de commande et qui sont ajoutés lors du contrôle facture (ex : frais de ports)

Pour BFCE, les coûts indirects d’acquisition sont imputés sur les comptes définis dans les postes de commande qui servent de base à la répartition.

Les frais complémentaires non prévus à la commande et devant être comptabilisés sur des comptes distincts ou avec des taux de TVA propres doivent faire l’objet de la

création d’un poste complémentaire sur la commande Xlab.

La saisie de coûts indirects d’acquisition est interdite pour les factures multi-commandes.

C Crédits de paiement (CP) CP

La subvention pour charges de service public accordée par l'Etat au CNRS est attribuée sous forme de crédits de paiements. Il s'agit d'une subvention unique et globale

destinée à financer à la fois les dépenses de personnel, les dépenses de fonctionnement courant et les investissements. Une partie de ces crédits de paiement permettent de

couvrir chaque année les autorisations d'engagement ouvertes par le CNRS au titre des opérations d'investissement programmées et opérations en capital (opérations de

nature budgétaire C). A noter que le CNRS n'a plus d'autorisations de programmes.

C Crédits sur ressources propres CEPCrédits générés par les ressources propres de l'établissement; ces crédits permettent à la fois l'affectation d'autorisations de dépenses auprès des entités et le paiement des

dépenses réalisées.

CCrédits reçus par une entité

dépensière Terminologie Xlab : Somme des crédits directs de l'entité dépensière, c'est-à-dire : total répartitions + total ventilations + total recettes internes + report exercice N-1

C Crédits reportés (au CNRS) Voir reports de crédits. Crédits disponibles en fin d’exercice réinscrits au budget suivant par une décision modificative. Par principe les crédits alloués par l'Etat au titre de la

subvention pour charges de service public, sont des crédits annuels (ils doivent être utilisés dans l'exercice).

C Cycle de répartition globale Routine SAP permettant de fixer des règles de transfert de centres de coûts à d'autres centres de coûts.

D Décaissement Ecriture comptable manuelle ou automatique de crédit du compte financier et de débit de la dette fournisseur.

D Déchargement ultérieur Avoir fournisseur en valeur qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé. Cette avoir vient en complément d'une commande existante.

D Décisions modificatives (DM) DM

Au nombre de 2 ou 3 par an, elles constatent les modifications et évolutions apportées au budget primitif : inscription de recettes nouvelles, modification de la ventilation des

dépenses entre l'agrégat 1 et les agrégats 2 et 3, et entre la nature A et les natures B et C. Les lignes de destination peuvent également ajustées. Les reports de crédits

autorisés inscrits en début d'exercice dans une décision modificative d'urgence en accord avec le contrôleur général sont retracés dans la plus prochaine décision

modificative.

D Déclaration préalable de TVAEtat récapitualtif de la TVA collectée et de la TVA déductible, par période, par code TVA, au total et en détail. Etat préalable à la comptabilisation de la TVA à décaisser.

D Délégation de crédits La délégation de crédits est l’acte par lequel l’ordonnateur principal délègue aux ordonnateurs secondaires les crédits budgétaires (crédits de paiement) correspondant aux

autorisations de dépenses permettant d’assurer l’exécution budgétaire.

D Délégation de pouvoir

La délégation de pouvoir vise à modifier l’ordre des compétences entre les autorités administratives concernées en transférant la compétence de l’une à l’autre. Elle dessaisit

l’autorité délégante, qui ainsi ne peut plus exercer sa compétence sur le domaine délégué aussi longtemps que dure la délégation. Enfin, la délégation de pouvoir s’attache

quant à son bénéficiaire, au titulaire d’un poste donné.

D Délégation de signature

La délégation de signature vise seulement à décharger le délégant d’une partie de sa tâche matérielle en lui permettant de désigner une sorte de « fondé de pouvoir » qui

signe au nom du délégant. Elle ne fait pas perdre à son auteur l’exercice de sa compétence ; elle est personnelle et tombe d’elle-même si un changement se produit soit

dans la personne du délégant soit dans celle du délégataire.

D Délégation Régionale DRLa délégation régionale est représentée dans SAP à travers plusieurs objets que sont l'organisation d'achat, l' organisation commerciale, le domaine d'activité, la division.

Elle est codifiée 0015 , par exemple pour la délégation Aquitaine -Poitou Charente.

D Demande d’achat DA

Il existe plusieurs types de demande d'achat :

- Dans Xlab, l'enregistrement d'une demande d'achat permet à un utilisateur d'XLAB d'exprimer ses besoins en matériels et services, avant que la demande soit transformée

en commande par le gestionnaire..

La demande d'achat externe : Demande d'achat saisie dans un autre système (Excel, Word, fichier texte, etc.) et qui peut être récupérée dans XLAB pour être ensuite

transformée en commande.

- Dans SAP, une commande d'achat issue d'Xlab est intégrée comme une demande d'achat avant d'être transformée en commande d'achat.

D Demande de missionTerminologie Xlab :L'enregistrement d'une demande de mission permet à un utilisateur d'XLAB de spécifier les données remboursables à l'agent (séjours, autres frais ...) de

sa mission et d'en calculer le coût.

DDépartement des sciences de

l'universSDU

D Département informatique du Trésor DIT

D Département scientifique chimie

DDépartement scientifique des

sciences du vivant SDV

DDépartement scientifique des

sciences humaines et socialesSHS

D DépenseCe terme désigne toutes opérations de personnel, d'achat, d'investissement, etc. faite par une entité dépensière (laboratoire, délégation, entités…) qui se traduisent par une

charge dans le budget et en comptabilité générale.

D Dépense de vacation Les dépenses concernant la paie de personnes temporaires sont considérées comme une dépense de catégorie vacation.

D Dépenses internes Somme des dépenses sur factures internes de l'entité, sur l'exercice en cours;BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 6/17


D Dépenses ordinaires (DO) DODans le budget de l'Etat, il s’agissait principalement des dépenses de personnel. Le CNRS est désormais financé par une subvention globale (personnel, autre

fonctionnement et équipement) pour charges de service public.

D DérivationRègle SAP permettant de dériver une donnée transactionnelle d'une autre. Par exemple, lors d'un achat, SAP peut automatiquement retrouver le domaine d'activité à partir de

la saisie de la division.

D Destination de dépenses Imputation des dépenses sur les groupes de disciplines du 1er agrégat du nouveau cadre budgétaire du CNRS et sur les différentes destinations des 2 autre

agrégats,représentant les actions support et les actions communes.

DDettes provisionnées (ou charges à

payer).

charges potentielles évaluées à l’arrêté des comptes, nettement précisées quant à leur objet, mais dont l’échéance ou le montant est incertain. Elles ont vocation irréversible

à se transformer ultérieurement en dettes. Ces dettes provisionnées sont rattachées aux diverses rubriques correspondantes du bilan.

D Directeur général DG

D Direction de la communication DIRCOM

DDirection des études et des

programmesDEP

D Direction des finances DFI

DDirection des relations

internationalesDREI

D Direction des ressources humaines DRH

DDirection des Systèmes

d’Information du CNRSDSI

D Direction Propriété Industrielle DPI

D Direction scientifique DS

D Disponible engagement

Terminologie Xlab: Correspond au montant des autorisations de dépenses (dotation laboratoire) diminué du cumul des engagements depuis le début de l'exercice.

Le montant engagé à prendre en compte est :

si la commande est soldée, le montant du mandat facturé

si la commande n’est pas soldée, le plus grand montant entre celui de la commande et celui de la facture

Le disponible sur engagement est alors égal à la différence entre la capacité d’engagement et la somme des montants engagés.

D Disponible sur commande Terminologie Xlab: Reste à engager sur l'origine ou l’entité, c'est-à-dire la différence entre le cumul notifié HT et le cumul engagé HT.

D Disponible sur facture Terminologie Xlab: Reste à facturer sur l'origine ou l’entité, c'est-à-dire la différence entre le cumul notifié HT et le cumul facturé HT.

D Disponible sur répartition Terminologie Xlab: Reste à répartir à partir de l'origine de crédit, c'est-à-dire la différence entre le cumul notifié HT et le cumul réparti HT + réparti antérieur.

D Division La division identifie, dans SAP, les structures opérationnelles réalisant, ou au profit desquelles sont réalisées, des opérations d’achat et de vente.Au CNRS, les divisions

matérialisent les laboratoires, délégations et instituts

D Document articleUn document article est créé dans SAP pour chaque ligne de service fait envoyé par Xlab. Il enregistré les quantités validées par le laboratoire. Se reporter à Entrée

marchandise ou à Service fait

D Documents liésListe des documents comptables, budgétaires associés à un autre document. Les documents liés sont notamment disponibles lors dans l'affichage d'une entrée marchandise

valorisée ou une facture.

D Document MM Document du module Achat

D Documents pré-enregistrésUn document pré enregistré est une pièce comptable non encore comptabilisée (mode brouillon). Il n'apparait pas le grand livre.

Les factures Xlab sont intégrées dans SAP au statut pré enregistré pour que la délégation efectue la prise en charge (comptabilisation).

D Domaine d'activitéCe niveau infra-société d’autorisation et de production des comptes généraux représente la comptabilité des ACS et de l’ACP dans BFC Etablissement. La délégation

régionale est représentée notamment par un domaine d'activité.

D Domaine fonctionnel Axe de l'adresse budgétaire qui porte les groupes de disciplines (première ventilation de l’agrégat 1) et les lignes de destination (agrégats 2 et 3). Les groupes de domaines

fonctionnels sont utilisés à des fins de reporting, notamment pour l'exécution des actions du programme 194 (recherches scientifiques et technologiques pluridisciplinaires).

D Données de baseTerme SAP définissant les données accessibles à la modification par l'utilisateur, qui s'assoient sur les données de paramétrage et servent de support aux données

transactionnelles. Par exemple, les fournisseurs constituent des données de base.

D Données de paramétrageTerme SAP définissant les données non modifiables par l'utilisateur et servant de cadre au fonctionnement de SAP. La nomenclature des comptes, les divisions constituent

des données de paramétrage.

D Données transactionnellesTerme SAP définissant les données constituant un flux et liées à un document ; aussi appelées données de gestion. Par exemple, la quantité et le prix unitaire d'une

commande constituent des données transactionnelles.

D Donneur d'ordre Organisme donnant ordre à son établissement bancaire de régler une dépense à un tiers.

D Droit constatéRègle comptable et budgétaire qui consiste à retenir pour le rattachement de droits, de créances ou de dettes, la date à laquelle ils naissent et non pas la date de paiement

ou d'encaissement.Pour les dépenses, le droit est constaté à la date du "service fait".

E EA-PS EA-PS Module de comptabilité budgetaire pour le secteur public de SAP

E Echanges de données informatisées EDIL'EDI peut être défini comme l’échange de données, d’ordinateur à ordinateur, en s'appuyant sur des réseaux et des formats normalisés. (En anglais, Electronic Data

Interchange)

E EchéanceDans le cadre d’une convention, le client s’engage à verser dans certaines conditions définies contractuellement, à dates fixes à l’établissement des montants définis. La

notion d’échéance recouvre les concepts de montant et de date des versements.BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 7/17


E Elément d'OTP - EOTPElément constitutif d'un OTP (Organigramme Technique de Projet). Peut être composé de réseaux à un niveau plus fin. Les éléments d'OTP permettent de gérer les

conventions de recherche, les colloques, les FMCAC et les OIP dans BFC, les dépenses immobilières et les TGE (Très grand équipement)

E Emission de recettesActe administratif par lequel l'ordonnateur donne à l'agent comptable l'ordre de recouvrer une recette de l'établissement et qui se traduit par la délivrance par l'ordonnateur

d'un ordre de recette établi au nom du débiteur de l'établissement.

E Encaissement Ecriture comptable et manuelle de débit du compte financier et de crédit de la créance client.

E Engagé sur commandeTerminologie Xlab: Le montant engagé par une commande représente le montant bloqué par la commande et ses factures sur les crédits du laboratoire, pour l'exercice en

cours.

E Engagé sur entité dépensière

pour une entité dépensière de niveau fin, c'est la somme des montants engagés sur l'entité par chaque commande;

pour une entité dépensière de regroupement, c'est la somme des totaux engagés des entités rattachées;

E Engagé sur origine de crédit

Terminologie Xlab: Somme des dépenses engagées sur l'origine au cours de l'exercice.

Pour une origine de niveau fin, c'est la somme de l'engagé sur chaque commande imputée sur cette origine.

Pour une origine de regroupement, c'est la somme de l'engagé sur les origines rattachées.

E Engagement (juridique et comptable) Acte par lequel l'établissement crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge (recrutement de personnel, marché, contrat, commande…) et

réserve les crédits budgétaires nécessaires pour réaliser la dépense qui en résulte.

E Engagement comptable Affectation des crédits budgétaires nécessaires pour réaliser la dépense qui résulte de l'engagement juridique. Il doit précéder l'engagement juridique.

E Engagement Individuel EIPour les dépenses de personnel sur contrats à durée déterminée, rémunérés uniquement en ressources propres, un engagement individuel de rémunération est créé. Cet

engagement annuel et individuel permet de créer dans la base XLAB correspondante une "commande de personnel".

E Engagement juridique Acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge (marché, contrat, commandes...).

E Engagement provisionnel Engagement passé par rapport à une nature de dépense indépendamment d'un fournisseur

E Engagements internationauxAccords internationaux (avec des organismes ou Etats étrangers) dans le but de construire et de faire fonctionnement des grand équipements ou instruments scientifiques

nécéssitant la mobilisation de crédits permettant de financer ces engagements.

E Enterprise Application Integration EAI

L'objet de l'EAI (Enterprise Application Integration , traduisez intégration des applications de l'entreprise ) est l'intéropérabilité et l'organisation de la circulation de l'information

entre des applications hétérogènes, c'est-à-dire faire communiquer les différentes applications de l'entreprise, voire même celles des clients, des partenaires ou des

fournisseurs. Un projet d'EAI consiste donc dans un premier temps à mettre en place une architecture dans laquelle les différentes applications communiquent entre elles. Il

s'agit donc de développer des connecteurs (middleware ) permettant d'interfacer des applications utilisant des protocoles de communications différents par exemple : entre

XLAB et BFC et Sirhus et BFC

E Entité dépensière edp

Terminologie Xlab : Une entité dépensière est une structure identifiée de manière interne par le laboratoire et capable de recevoir des crédits. Dans XLAB, les entités

dépensières sont organisées de manière hiérarchique, de façon à refléter l'organisation du laboratoire (équipes, opérations, expériences, etc.).

Une entité dépensière reçoit des crédits sous la forme de répartitions de crédit depuis une ou plusieurs origines de crédits, de ventilation de crédit à partir d'une entité de

regroupement, ou d'une recette interne en provenance d'une autre entité dépensière du laboratoire.

Toute dépense externe, ainsi que les factures internes doivent être imputées sur une ou plusieurs entités dépensières.

E Entité dépensière de niveau fin

Terminologie Xlab :Une entité dépensière de niveau fin est une entité à laquelle sont directement imputées les dépenses effectuées dans le laboratoire. Une entité

dépensière de niveau fin représente le degré de suivi le plus fin des dépenses.

Comme toute entité dépensière, une entité dépensière de niveau fin peut également recevoir des crédits directement à partir des origines de crédit.

E Entité dépensière de regroupement

Terminologie Xlab : C'est une entité dépensière chapeautant d'autres entités dépensières, ses entités rattachées. Une entité dépensière de regroupement permet la

consolidation instantanée des crédits et des dépenses comptabilisés aux niveaux plus fins. On ne peut pas imputer directement les dépenses du laboratoire sur une entité de

regroupement.

Ainsi, un département de recherche au sein d'un laboratoire peut être représenté par une entité dépensière à laquelle sont rattachées des entités représentant les différentes

équipes du département.

E Entrée marchandise valorisée EMRéception des marchandises dans SAP initiée par le service fait dans Xlab. La valorisation d'un entrée marchandise génère une écriture comptable de constatation de la charge et une contre partie

dans le compte de factures non parvenues.

Se reporter à Service fait ou document article.

E Entrée facture EF

E Equipement Toute dépense de matériel concernant un équipement durable dont la valeur est supérieure à 800 euros HT

E Etat de frais Tous les biens doivent être inscrits à l'inventaire comptable du laboratoire

E Etat liquidatifL'état liquidatif pour les missions résume l'ensemble des frais remboursables à l'agent pour une mission particulière. C'est un document imprimable qui sera fourni à l'agent

pour résumer ces frais sur le mission et lui signifier le montant qui lui sera remboursé.

E Exercice courantLa gestion du laboratoire s'effectue sur un seul exercice, qui est l'exercice courant. Il n'est pas possible de travailler simultanément sur plusieurs exercices. A chaque fin

d'année, une opération de fin d'exercice permet de changer d'exercice.

BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 8/17


F Facture

Document papier en provenance d'un fournisseur pour paiement de ses services ou de ses livraisons.

Toute facture XLAB se rapporte impérativement à une commande XLAB unique (engagement juridique). Elle comporte une ou plusieurs lignes détails. Une même commande

peut donner lieu à un ou plusieurs services faits et donc à une ou plusieurs factures (cas des livraisons partielles).

Dans BFC, tout facture se rapporte à une seule commande à l'exception des factures multi-divisions et multi-imputations (cas des factures de frais de campus, de fluides...)

Une facture peut avoir été enregistrée directement par le laboratoire dans XLAB ou saisie directement en délégation (service facturier)

F Facturé antérieur Terminologie Xlab :Somme des factures des exercices précédents passées sur la commande.

F Facture client Facture émise par la délégation pour le compte d'une unité de recherche ou de service pour rétribution de services rendus à un tiers assimilable à un client.

F Facture interne

Dans BFC, la facturation interne se traduit par le fait que le laboratoire fait une commande d'achat et une facture sur un "fournisseur interne" correspondant au laboratoire

prestataire, avec un code famille spécifique P816. Le commande cliente correspondante est saisie dans BFC à partir de la commande d'achat ou de la facture client. Ces

factures internes sont exclues du règlement.

Terminologie Xlab : Facturation interne entre entités dépensières: XLAB permet d'enregistrer des mouvements financiers qui correspondent à une prestation de service

entre deux entités dépensières d'un même laboratoire.

Pour l'entité débitée, le mouvement est comptabilisé comme une dépense (dépense interne).

Pour l'entité créditée, le mouvement est comptabilisé comme une recette (c'est à dire un crédit) du même montant (recette interne).

XLAB assure qu'au niveau du laboratoire, dépenses et recettes internes s'équilibrent exactement.

F Facturé sur commande Terminologie Xlab: Somme des factures de l'exercice en cours passées sur la commande.

F Facturé sur entité dépensière

Terminologie Xlab:pour une entité dépensière de niveau fin, c'est la somme des lignes factures imputées à cette entité pour une entité dépensière de regroupement, c'est la

somme des totaux facturés des entités rattachées;

F Facturé sur origine de crédit

Terminologie Xlab :Somme des factures imputées sur cette origine au cours de l’exercice.

Pour une origine de crédit de niveau fin, c'est la somme des factures de l'exercice en cours imputées sur cette origine.

Pour une origine de crédit de regroupement, c'est la somme du facturé des origines rattachées.

F Fédération de recherche FR

F FI-AA FI-AA Module SAP de gestion des immobilisations (AA = Asset Accounting)

F FI-APFI-AP et FI-

AR Modules SAP de comptabilité fournisseur et comptabilité client ( FI-AP =Accounts Payable FI-AR = Account Receivable)

F FI-GL FI-GL Module SAP de comptabilité générale (FI-GL = Financial General Ledger)

F FI-TM FI-TM Module SAP de gestion des déplacements (TM = Travel Management)

F Fin d’exercice

Ensemble des processus menés au niveau de l'établissement pour clore l'exercice financier courant et initialiser l'exercice suivant. Un processus analogue est mené en

parallèle dans chaque organisme de gestion du laboratoire.

F FonctionnementToute dépense concernant le fonctionnement courant du laboratoire, d'une valeur inférieure ou égale à 800€ HT (électricité, téléphone, fournitures, etc.), est budgétairement

considérée comme une dépense de catégorie Fonctionnement.

F Fonds Les sources de financement « subvention de l’Etat = 0 » ou « ressources propres = 1 » sont portées par le vocable fonds (terme SAP)

F FongibilitéCaractéristique de crédits dont l'affectation n'est pas prédéterminée de manière rigide, mais simplement prévisionnelle. La fongibilité laisse donc la faculté pour l'opérateur de

définir (sous la réserve de l'asymétrie) l'objet et la nature des dépenses dans le cadre du programme pour en optimiser la mise en oeuvre.

F Fongibilité asymétrique

Il s'agit de la fongibilité de crédits qui n'est autorisé que dans un sens et pas dans l'autre: en espèce pour le CNRS, les crédits de nature A du cadre budgétaire peuvent faire

l'objet d'un virement vers les crédits de nature B ou C; en revanche, les crédits de nature B ou C ne peuvent pas être virés vers les crédits de nature A (dépenses de

personnel limitatives), sauf autotisation ministérielle dans le cadre d'une décision modificative.

F Fongibilité interdite

Il s'agit des cas de virements ou transferts de crédits définis dans le décret du 22 février 2002 :

- mouvement interdit entre nature NA vers les autres natures de dépenses,

- mouvement interdit entre agrégat 1 et agrégat 2 + 3.

F Formation de recherche en évolution FRE

F Fournisseur Personne morale ou physique qui s'engage à fournir un service ou un bien à une entité du CNRS. Le fournisseur est un tiers

FFrais de mission sur convocation de

l'administration centraleFMCAC

Missions effectuées à la suite d'une convocation ou d'un ordre de mission signé d'une autorité de l'administration centrale du CNRS ayant le pouvoir de convoquer quelque

soit le lieu de la réunion. Les FMCAC sont gérées sous Xlab par la délégation de proximité de l'agent convoqué et sont modélisés dans BFC par des projets et des éléments

d'OTP codifiés 9CACnnpp où nn conrrespond à l'entité convocatrice et pp à la DR "dépensière"

G Gestion Electronique de documents GED

G Gestionnaire de laboratoireIl assure les tâches de gestion quotidienne, fournit au directeur de laboratoire les éléments lui permettant de prendre des décisions, assure le dialogue avec les interlocuteurs

du laboratoire ( organismes de tutelle, personnels du laboratoire, fournisseurs).BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 9/17


G Groupe d'acheteursL'organisation d'achat est subdivisée en groupes d'acheteurs qui sont responsables des activités d'achat au quotidien et matérialisent les PRM. Un groupe d'acheteurs peut

également agir pour le compte de plusieurs organisations d'achats.

G Groupe de centres de coûts Elément SAP qui permet de regrouper plusieurs centres de coûts à un niveau de consolidation. Une délégation correspond à un groupe de centres de coûts sous BFC.

G Groupe de centres financiersElément SAP qui permet de regrouper plusieurs centres financiers à un niveau de consolidation. Une délégation correspond à un groupe de centres financiers sous BFC.

G Groupe de comptes comptablesElément SAP qui permet de regrouper plusieurs comptes comptables dont la tâche au sein du grand livre est identique. Un groupe de compte sert à définir la plage de n° de

comptes qui le constitue. Il sert aussi à définir les statuts des zones des comptes qui le constituent.

G Groupe de comptes tiers

Elément SAP qui permet de regrouper plusieurs comptes de tiers (clients ou fournisseurs) qui partagent certains attributs (comme la nationalité ou le caractère physique ou

morale du tiers).

Un groupe de compte tiers sert à définir la plage de n° de comptes qui le constitue.Il sert aussi à définir les statuts des zones des comptes qui le constituent.

G Groupe de disciplines GDElément constitutif de la première ventilation de l'agrégat 1 du NCBC : il y a 13 groupes de disciplines et 1 groupe pour les opérations scientifiques réalisées hors du CNRS.

G Groupe de domaines fonctionnelsElément SAP qui permet de regrouper des domaines fonctionnels à des fins de totalisation et de sélection. Les actions LOLF sont par exemple gérées à l'aide de groupes de

domaines fonctionnels.

G Groupe de DR Elèment constitutuf de la deuxième ventilation de l'agrégat 1 du NCBC : il y a 9 groupes inter régionaux et 1 groupe pour les opérations réalisées hors du CNRS

G Groupe de marchandiseLa notion de groupe de marchandise permet de gérer les codes familles portant la codification des familles homogènes définies par la réglementation des marchés publics.

G Groupe thématique GT Elément constitutif de la ventilation 1 de l'agrégat 1 du NCBC ; aussi appelé "groupe de thèmes".(1: biologie cellulaire et moléculaire)

G Groupement de recherche GDR

H Hiérarchie d'arbitrage Organisation du périmètre budgétaire selon la hiérarchie des autorités scientifiques du CNRS.

H Hiérarchie organisationnelle Organisation du périmètre budgétaire selon la hiérarchie organisationnelle des entités administratives du CNRS.

I ImmobilisationBiens de toute nature inscrits à l’actif du bilan, mobiliers et immobiliers, corporels ou incorporels attribués à l’Etablissement ou acquis par lui, non en vue d’être consommés

dans l’année, transformés ou cédés, mais pour être conservés d’une manière durable par l’Etablissement en vue de l’accomplissement de sa mission.

I Imputation

Il s'agit du fléchage d'une dépense ou d'une recette vers un objet analytique, budgétaire et comptable. Dans BFC, on trouvera des imputations primaires, mouvements

directement issus de dépenses ou de recettes externes, et des imputations secondaires, mouvements liés à des réaffectations analytiques propres à la mécanique de

contrôle de gestion mise en oeuvre pour le calcul de coûts complets.

I Indemnités journalière IJL'indemnité journalière est utilisée dans le cadre des missions à l'étranger, elle représente l'ensemble des frais forfaitaires remboursables à l'agent pour un jour. Cette IJ

comprend un hébergement et deux repas. Cette IJ est stockée dans la/les zones réservées au repas pour les missions à l'étranger.

I Information scientifique et technique IST

I Infotype Infty La notion d'infotype est utilisé dans le cadre de la gestion des agents. Un infotype est porteur d'une partie des données relatives à un agent. L'infotype bancaire par exemple

est porteur des informations relatives aux compte(s) bancaires de l'agent.

I Infrastructure de Gestion de Clé IGC

IInstitut fédératif de recherche du

CNRSIFRC

I

Institut national de physique

nucléaire et de physique des

particules

IN2P3

IInstitut national des sciences de

l'UniversINSU

I Intégration

Technique permettant de transférer et de comptabiliser dans les écritures de l’agent comptable principal, toutes les opérations effectuées dans la comptabilité des agents

comptables secondaires.

Terminologie Xlab : Intégrer des données dans XLAB consiste à mettre à jour les fichiers Xlab avec les données reçues de la délégation. L'intérêt de cette mise à jour est

d'assurer une bonne cohérence entre la base du laboratoire et les données de la délégation.

Quatre types de mouvements sont concernés par l'intégration:

• les commandes de personnel;

• les factures;

• les notifications;

• les rejets.

I Intérêts moratoires

En vertu du code des marchés publics, un établissement public est astreint à régler les factures qui lui sont adressées dans un délai de 45 jours à compter de la réception de

la facture. Le défaut de paiement dans le délai prévu fait courir au bénéfice du fournisseur des intérêts moratoires qui sont calculés selon des conditions prévues par les

décrets n° 2001-210 du 7 mars 2001 modifié et n° 2002-232 du 21 février 2002.

BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 10/17


I Inventaire

Recensement des matériels et accessoires détenus par le laboratoire. Les biens d’équipement et de gros équipement doivent donner lieu à l’inscription à l’inventaire. Sont

inscrit à l'inventaire tous les matériels qui ne sont pas consommés, transformés ou cédés dans l'année mais qui sont destinés à être conservés durablment par le CNRS en

vue de l'accomplissement des ses missions,

J Jalon Elément SAP assimilé à un repère temporel permettant de déclencher des évènements dans le déroulement d'un projet.(recette)

L Ledger Terme anglais pour Balance

L Ligne de destinationElément de base de la ventilation des destinations de dépenses enregistré dans le NCBC.Exemple de ligne de destination : Dans l'agrégat 2, Equipement nationaux,

Formation permanente, Valorisation de la recherche, .... Dans l'agrégat 3 : Autres dépenses générales, Action sociale, moyens généraux des DR, ...

L Liquidation de recette a pour objet de constater une créance au bénéfice de l’établissement et d’en arrêter le montant. Elle incombe à l’ordonnateur.

L Liquidation dépense

a pour objet de vérifier l’existence des droits du créancier et d’arrêter le montant de la dépense. Elle incombe à l’ordonnateur.

La liquidation suit l'engagement de la dépense: elle consiste à déterminer le montant exact de la dette de l'établissement après examen des pièces justificatives exigées par

les règlements de la comptabilité publique.

En fait, la liquidation ne peut être effectuée qu'après constatation du service fait par le laboratoire, sauf exceptions (avances sur marchés, abonnements, etc.).

L Liquidation judiciaire LJ cf procédures collectives

L Liste de diffusion paiement Ensemble modifiable de personnes habilitées à recevoir, DR par DR, les messages relatifs aux propositions de paiement et aux paiements effectifs.

LLoi organique relative aux lois de

finances LOLF

M Marché localmarché formalisé dont un délégué régional est la "personne responsable des marchés" et qui concerne la délégation et/ou une ou plusieurs unités de la circonscription.

M Marché nationalmarché formalisé dont la passation est assurée par l’UPSACA et PMA. Il s’agit, en pratique, essentiellement de marchés d’approvisionnement informatique et scientifique

(équipements et matériels).Ces marchés concernent l'ensemble des délégations et des unités.

M Marchés à procédure adaptée

On appelle " marché à procédure adaptée " tout marché qui n'est pas :

un marché sur appel d'offre,

un marché passé selon la procédure négociée,

un marché passé selon le dialogue compétitif,

un marché passé selon les procédures de conception-réalisation, du concours ou des marchés de définition

Les contrats de prestation dont le montant hors taxe est inférieur aux seuils des marchés définis dans l'article 28 sont des marchés à procédure adaptée.

Le terme actuel " marchés formalisés " regroupe tous les marchés qui ne sont pas passés selon la procédure adaptée ainsi que certains contrats de prestation.

M Marchés sur appel d’offresProcédure formalisée de passation de marchés dès lors que le seuil d'achat ou de travaux prévu à l'article 28 du CMP est dépassé. Au CNRS, ce seuil s’apprécie au niveau

de chaque unité et par famille homogène de fournitures et services en fonction d’un référentiel commun aux EPSTd'achat.

M MatchcodeIcône situé à droite d'une zone de saisie lorsque une aide à la recherche est disponible pour cette zone.L'aide à la recherche peut être activé également par la touche F4.

M MatièreTerminologie Xlab :Code permettant la classification des dépenses dans le laboratoire. Cette classification permet au laboratoire d'effectuer un suivi "analytique" de ses

dépenses.

M Ministère des Affaires Etrangères MAE

M Ministère des finances MINEFI

M Mission Tout déplacement d'un agent hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale dans le cadre du service.

M Mission Stratégie et Prospective MSP

M Missionnaire Agent référencé par une mission.

M Mode de paiementLes modes de paiement possibles au CNRS sont le chèque, le virement, la carte bancaire, le numéraire.

Le mode de paiement est déterminé par la condition de paiement renseignée au niveau du tiers.

M MPPU MPPU département scientifique de mathématiquess, physique , planète et univers

M MM MM Module SAP pour la gestion des achats (MM = Material Management)

N N° Besoin Zone utilisée pour stocker le n° de référence des lignes de commande Xlab

N Nature budgétaire

Elément SAP aussi appelé compte budgétaire, permettant de classer les dépenses selon leur nature. Les natures budgétaires définies dans BFC sont pour les dépenses:

NA : pour le personnel rémunéré totalement ou partiellement sur la subvention d'Etat, NB1: pour le personnel rémunéré uniquement sur ressources propres, NB2 : pour le

fonctionnement, NB3: pour les investissements non programmés, NC : pour les opérations d'investissement programmé. Pour les recettes: R1 pour les subventions et

charges, R2: pour les contrat de recherche, dons et legs affectés et subventions projets ou programmes, R3 : prestations de service, redevances brevets et licences et

ventes de produits, R4: autres produits, produits financiers exceptionnels, opérations financières immobilisations, dons et legs non affectés, autres subventions et recettes

internes.

N Nature comptable

Les natures comptables sont les objets de gestion de la comptabilité analytique. Elles peuvent être primaire, secondaire ou statistique.

Elles permettent de définir la nature de la dépense ou de la recette.

N Nature comptable primaire NCP Les natures comptables primaires sont liées à un compte général de résultat du plan comptable

N Nature comptable secondaire NCS Les natures comptables secondaires sont purement analytiques et sont créées pour répondre à une besoin de gestion analytique précis

N Nature comptable statistique Les natures comptables statistiques sont des natures comptables primaires liées à un compte généralk de bilan du plan de compte.BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 11/17


N Natures de dépenses

Colonnes du nouveau cadre budgétaire du CNRS, correspondant :

aux dépenses de personnel sur crédits limitatifs (nature A) ;

aux autres dépenses de personnel (financées par des ressources propres), aux dépenses de fonctionnement et d'équipement (nature B1, B2, B3) individualisées en

présentation du budget et globalisées en exécution ;

aux opérations d'investissement programmées et opérations en capital (nature C) suivies par opération.

Dans Xlab : La nature de dépense XLAB peut prendre pour valeurs : équipement, gros équipement, fonctionnement, mission et vacation

NNomenclature et Outil pour les

Besoins d'AchatNOUBA

Application du domaine Budget Finance et Comptabilité. Le portail Nouba met à disposition des outils d'aide personnalisés pour vos achats.

N Non applicable N/A N/A se retrouve dans l'adresse budgétaire lorsqu'il n'y a pas d'OTP

N NotificateurPour le CNRS, les notificateurs de crédit sont les départements scientifiques, le secrétariat général, la direction des finances, les directeurs de programmes pluridisciplinaires,

etc.

N Notification de crédit

Communication à une unité, par le notificateur (Directeur scientifique, Secrétariat Général, Directeur de Programme, ....), d’une affectation de crédits valant autorisation de

dépense

Les notifications de crédits donnent lieu dans le système d'information budgétaire à une répartition de crédits, qui après mis en place par le délégué régional est transférée

vers Xlab pour y créditer in fine l’origine de crédit.

N Notifié

Dans Xlab, pour une origine de crédit de niveau fin, c'est la somme des notifications enregistrées sur l'origine au cours de l'exercice + les reports de l'année précédente. Pour

une origine de crédit de regroupement, il s'agit de la somme des cumuls notifiés des origines rattachées.

Au CNRS, les crédits sont notifiés HT. En 2008, le coefficient de taxation forfaitaire (remplaçant du prorata de TVA) permet une déduction totale de la TVA.

NNouveau cadre budgétaire et

comptableNCBC

O Opération de travaux OT

En matière d'achat, une opération de travaux est la manifestation d'un besoin ponctuel en matière de travaux. Elle peut concerner plusieurs codes famille du référentiel

d'achat. Elle peut être pluriannuelle.

La notion d'opération de travaux telle que définie ci-dessus ne concerne que les achats passés dans le cadre de marchés à procédure adaptée.

OOpérations d'Investissement

ProgramméOIP

Opérations définies par le caractère pluriannuel de leur réalisation et par leur montant (supérieur à un seuil = 210 000 euros)

Trois types de dépenses sont concernés : les dépenses immobilières, la réalisation de très grands équipements, le système d'information du CNRS.

Les OIP sont modélisées dans BFC via des éléments d'OTP codifiés de 1000 à 1999.

O Opérations Scientifiques OSElles peuvent être propres au laboratoire et en relation avec la politique du département scientifique ou individualisées par le département pour des opérations spécifiques

conduites au niveau national.

O OppositionActe notifié au comptable public qui l’oblige à effectuer le règlement de tout ou partie de la créance entre les mains d’un tiers au lieu et place du titulaire de la créance.

O Ordonnateur Principal

L'ordonnateur principal d'un établissement public est le directeur de l'établissement. Il est chargé de l'exécution du budget au niveau national.Il exécute le budget de

l’établissement et, à ce titre, il est chargé, d’une part, de la constatation et de la liquidation des droits et produits et de l’émission des ordres de recette correspondants,

d’autre part, de l’engagement, de la constatation, de la liquidation et de la prise en charge des dépenses.

Les ordonnateurs principaux peuvent déléguer leur pouvoir aux ordonnateurs secondaires.

Des ordonnateurs secondaires (les délégués) prennent en charge l'exécution du budget au niveau régional.

O Ordonnateur Secondaire

Lorsque l’établissement possède des services disposant d’une certaine autonomie de gestion, des ordonnateurs secondaires peuvent être chargés de l’exécution, des

recettes et des dépenses de ces services.

L’ordonnateur secondaire agit sur délégation de l’ordonnateur principal ; ce dernier délègue les crédits correspondants aux dépenses déconcentrées aux ordonnateurs

secondaires qui peuvent ainsi exercer la plénitude de leurs fonctions en matière de dépenses.

Les délégués régionaux sont ordonnateurs secondaires du CNRS. Ils sont chargés de tâches similaires à celles des ordonnateurs principaux dans la limite de leur secteur

géographique.

Ils peuvent de plus recevoir des délégations de signature de l'ordonnateur principal.

O Ordre de Mission OM

Document par lequel un responsable d'entité autorise un des agents placés sous son autorité à effectuer un déplacement professionnel et prévoit les conditions de

déroulement dudit déplacement, notamment les dates de mission, les moyens de transport à utiliser (avion, train 1ère classe, par ex.). Ce document permet également la

prise en charge des frais liés à la mission (par ex. frais de transport, nuitées, frais de parking d'aéroport ou frais de taxis, etc....).Il assure la couverture des accidents liés à la

mission.

O Ordre de Paiement OPDocument établi pour certaines opérations initiées par l'ordonnateur pour servir de pièce justificative du débit de certains comptes hors budget au moment du paiement

effectué par l'agent comptable.

OOrdre de paiement avant

ordonnancementOPAO

O Ordre de Travaux OT A rapprocher de l'UF (Unité fonctionnelle d'achat)BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 12/17


O Organigramme Technique de Projet OTP

Objet analytique SAP destiné à suivre des dépenses et des recettes. Structuré de manière hiérarchique, il est particulèrement adapté à des suivis complexes. Un OTP est

composé d'un ou plusieurs Eléments d'OTP (EOTP). Un OTP sert au suivi d'activités opérationnelles, ayant une date de début et une date de fin (Ex : un projet). Dans

BFC, il sera utilisé pour le suivi des OIP, des contrats, des colloques, des FMCAC.

O Organisation CommercialeL’organisation commerciale identifie chaque entité habilitée juridiquement à traiter les commandes des clients dans BFC, puis à facturer. Dans BFC, elle désigne les

délégations.

O Organisation d'Achat OA

L’organisation d’achats identifie chaque entité habilitée juridiquement à passer les commandes externes dans SAP. Dans BFC , elle désigne les délégations, les instituts et

l’UPSACA pour séparer les documents d’achats (commandes, marchés) par délégation et à des fins de reporting. Deux organisations d’achats de référence, l’UPSACA et

Paris Michel Ange, sont identifiées pour matérialiser leur rôle de services achats centralisés.

O Organisme de gestion

Organisme gérant des crédits du laboratoire (CNRS, Université, Grandes Ecoles, etc).

Tous les organismes de gestion ne sont pas des organismes de tutelle.

O Organisme de tutelle Organisme qui a décidé la création du laboratoire (CNRS, Université). Une unité mixte a, par exemple, plusieurs organismes de tutelle.

O Organisme financeur

Organisme qui alloue des ressources au laboratoire (CNRS, Université, entreprises, commission européenne etc.).

O Origine de crédit

Terminologie Xlab :Structure de gestion permettant d'identifier la provenance d'un crédit du laboratoire.

Dans XLAB, les origines de crédits peuvent être organisées de manière hiérarchique.

O Origine de crédit de niveau finTerminologie Xlab :Une origine de crédit de niveau fin permet de comptabiliser les crédits reçus (notifications) et les dépenses effectuées (commandes, factures) sur la

ressource qu'elle représente.

O Origine de crédit de regroupement Terminologie Xlab :Une origine de crédit de regroupement permet un suivi consolidé des crédits et des dépenses des origines de crédit qui lui sont rattachées.

P Paiement divergent Paiement effectué à un tiers différent de celui à qui se rattache la dette.

P Paiement exceptionnel Cycle de paiement lancé en dehors du cycle quotidien par l'ACP à la demande des ACS et sur des critères particuliers

P Paiement réel Cycle de paiement effectif qui suit la proposition de paiement

P Partenaire Co-contractant d'une convention de recherche.

P Partenariat Système d'information du service partenariat et valorisation (SPV)…..

P Pays: FRE FRELe pays FRE est utilisé dans le cadre de missions à l'étranger lorsque celles-ci comportent un séjour en France. Les séjours ne générant pas d'indemenités remboursables à

l'agent, il est nécessaire de créer une catégorie IFME pour régulariser ces frais.

P Périmètre analytique

Il représente un ensemble cohérent de règles d’imputation et de processus analytiques permettant de découper l’activité de l’établissement en différents axes d’analyse

(répartitions analytiques, calculs de coûts). BFC met en œuvre un périmètre analytique unique pour permettre au CNRS d’obtenir des coûts par thèmes transverses aux

délégations et aux unités.

P Périmètre financier Il détermine le cadre budgétaire homogène représentant un ensemble cohérent de processus conforme à la réglementation applicable à l’établissement. Un périmètre

financier unique est mis en œuvre dans BFC.

P Pièces FIDocument de la comptabilité Financière.

Une pièce comptable est l'unité de base pour traduire toute écriture comptable.

P Pièces FM Pièce dans la comptabilité budgétaire

P Plan de facturation Echéancier

P Poste de pièce Ligne d'une pièce

P Poste Non Soldé Ligne en attente de rapprochement

P Pouvoir adjudicateur

P Précompte Opération consistant pour l'ordonnateur à déduire d'office une somme sur le montant de celle due au créancier.

P Pré-engagementLe pré-engagement individuel de rémunération permet, lorsque l'on prévoit le recrutement d'agents en contrat à durée déterminée rémunérés entièrement en RP, de réserver

les crédits nécessaire. C'est un préalable indispensable à la création des engagements individuels de rémunération.

P Prestataire externe Fournisseur externe de matériels ou de services au laboratoire.

P Prix public Tarif des ventes appliqué au public ou à l'ensemble de la clientèle du fournisseur

P Procédures collectives

La loi n° 85-698 du 25 janvier 1985 organise les procédures collectives suivantes :

Le redressement judiciaire (procédure de droit commun ou procédure simplifiée) qui peut déboucher soit sur la continuation de l’entreprise, soit sur sa cession soit sur la

liquidation judiciaire.

P Produit (dans Xlab)Terminologie Xlab :Un produit XLAB correspond à la description sommaire d'un produit réel (matériel ou service) disponible chez un fournisseur donné. Un même matériel

disponible chez deux fournisseurs différents correspondra à deux produits XLAB distincts.

P Progiciel SAP SAP Systems, Applications, and Products for data processing, en anglais, soit « Systèmes, Applications, et Produits pour le traitement de données ».

P Programme

Opérations nécessaires pour réaliser un investissement précis, décidé par l’établissement public dans le cadre de l’accomplissement de ses missions et dont l’exécution

s’étend sur plus d’une année. Les programmes interdépartementaux correspondent à une thématique particulière et sont communs à plusieurs départements scientifiques,

associés au besoin à d’autres organismes

PProgramme dans la Comptabilité

Budgétaire

Programme

CB

Les programmes de la comptabilité budgétaire : ils traduisent les contrats de recherche et autres opérations suivies, les colloques et les OIP tant en budgétisation qu’en

exécution et les programmes scientifiques uniquement en budgétisation.BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 13/17


PProgramme Interdisciplinaire de

RecherchePIR

Programme interdisciplinaire de recherche, programme de recherche multidisciplinaire lancé par décision gouvernementale.

P Programmes Crédits incitatifs pluriannuels affectés à la réalisation de programmes de recherche exécutés dans et hors CNRS.

P Projet Elément SAP permettant de créer une structure organisationnelle et analytique complète afin de suivre et piloter une activité limitée dans le temps. Le projet est représenté

par une hierarchie d'elément d'organigramme technique (EOTP). Les contrats de recherche à justifier, les colloques, les OIP sont structurés sous la forme de projet.

P Projets Annuels de Performance PAP En rapport avec la LOLF

P Proposition de paiement Liste de toutes les pièces comptables qui seront payées ou en erreur dans le cycle de paiement effectif qui succède à la proposition de paiement.

P Prorata de TVA Pourcentage de déduction de la TVA facturée par les fournisseurs autorisé pour l'établissement. Au CNRS, il s'agit d'un prorata général qui s'applique à toutes les dépenses (

biens et services ou d'immobilisations) quelle que soit l'origine de leur financement. Le taux de déductibilité est défini chaque année par le rapport RecettesTaxables/

Recettes Totales dont subventions. En 2008, le taux de taxation forfaitaire (remplaçant du prorata de TVA) permet une déduction totale de la TVA. (taux de rémanance = 0)

P Provision pour perte d'emploi PPE retenue de 8% du salaire net (compensation pour le chômage)

P Project System PSModule SAP permettant la mise en place de structures de gestion de projet. Les marchés, les contrats de recherche suivi, les OIP, les FMCAC sont gérés à travers le module

PS.

R Rapport Annuel de Performance RAP En rapport avec la LOLF

R Rapprochement

L’opération de rapprochement (lettrage) consiste à créer un lien entre deux ou plusieurs postes de pièces différentes.

Il y a deux méthodes pour réaliser un rapprochement :

- Comptabiliser une écriture Débit/Crédit qui comprend l’information de rapprochement. Le système génère une pièce comptable qui fait aussi office de pièce de

rapprochement ;

- Comptabiliser une écriture de rapprochement uniquement. Le système créé une pièce de rapprochement.

Dans les deux cas, pour BFC, ces comptabilisations peuvent être manuelles ou automatiques.

R Ratio statistiquePermet de définir le poids budgétaire d'une unité. Sous SAP, le ratio statistique utilisé peut correspondre à la fraction : dépenses de l'unité l'année précédente sur dépenses

totales de l'année précédente.

R réception/retour

Terminologie Xlab :La réception des données en provenance de la délégation s'effectue à l'initiative du laboratoire.

Les données transmises par la délégation sont :

• les commandes du laboratoire créées, modifiées, supprimées ou rejetées par la délégation ;

• les factures mandatées, réglées, créées, modifiées, supprimées ou rejetées par la délégation ;

R Recette

R Recettes cumulées Terminologie Xlab: Ces montants tiennent compte pour les entités de regroupement des crédits des entités rattachées.

R Recettes directes Terminologie Xlab :Ce sont les crédits directement attribués à l'entité dépensière.

R Recettes internes Terminologie Xlab: Somme des factures internes Xlab dont l'entité dépensière est bénéficiaire.

R Recettes ponctuelles et récurrentes résultent de l'activité des laboratoires. Les recettes récurentes doivent en principe donner lieu à des tarifications approuvées par le délégué régional ou la direction générale

selon l'objet de la prestation fournie. Les recettes ponctuelles doivent faire l'objet d'une détermination de prix individuelle. La détermination des prix doivent être effectuée aux

coûts complets.

R Recherche Tarif et Marché RTM Application actuelle de consultation des tarifs fournisseurs et des marchés

R Redevable Personne physique ou morale juridiquement habilitée à payer les sommes dues à l’Etablissement aux lieu et place du véritable débiteur.

R Redressement judiciaire RJ cf procédures collectives

R Référentiel achats

Afin de permettre l'évaluation de l'homogénéité des besoins en fournitures et en services en raison de caractéristiques propres, le CNRS s'est doté d'un référentiel achats

arrêté par le directeur général. Il permet une codification unique de l'ensemble des commandes présentant des différents acheteurs. Ce référentiel est unifié et regroupe les

fournitures, les services, les travaux qui relèvent aussi bien de l'activité scientifique que de l'activité générale.

Ce référentiel achats remplace le référentiel appelé " Nomenclature de fournitures et services homogènes " dans le CCF PGI.

R Règlement d’une facture Le règlement d'une facture est l'acte par lequel le comptable secondaire du CNRS, par exemple, procède au paiement de la facture à son bénéficiaire.

R Régularisation (Ecritures de)

Les écritures de régularisation concernent: Les charges/produits constatés d’avance, les charges à payer / produits à recevoir, les provisions.

Ces écritures s’extournent à une date pré déterminée postérieure à la clôture.

R Ré-imputation Opération permettant de rétablir au cours du même exercice, les erreurs d'imputation budgétaire et comptable constatées.

R Rejet

R Relances Lettres de rappel adressées au redevable

R Relevé d'identité bancaire RIB Identifiant bancaire pour une personne morale ou physique

R Reliquat de crédits (au CNRS) Reste des crédits non engagés = crédits ouverts – engagements de l’année.

Il correspond au disponible engagement.

R Remise En Compétition Automatique RECAApplication du domaine BFC accessible via Nouba

BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 14/17


R Réparti

Terminologie Xlab :Total des crédits répartis sur les entités dépensières au cours de l'exercice.

Pour une origine de crédit de niveau fin, c'est la somme des répartitions faites depuis l'origine sur l'exercice en cours.

Pour une origine de crédit de regroupement, il s'agit de la somme des cumuls répartis HT des origines rattachées.

R Réparti antérieur Terminologie Xlab :Montant du disponible de l'exercice antérieur.

R Répartition Mouvement consistant à attribuer des crédits notifiés sur une origine de crédit à une entité dépensière.

R Report d’une commandeTerminologie Xlab :L'opération de report d'une commande permet au gestionnaire de reporter manuellement une commande soldée de l'exercice N-1 sur l'exercice N ainsi

que ses mouvements associés. Ce report concerne uniquement les commandes imputées sur des origines de crédits non CNRS.

R Report de crédits

Voir crédits reportés. Le principe est le maintien en compte sur l’exercice N + 1 de tous les crédits, financés par les ressources propres et la subvention pour charges de

service public, mis en place en N auprès des unités du CNRS et juridiquement engagés, afin que les paiements y afférent puissent être réalisés.

Les ressources propres non mises en place auprès des structures ou mises en place et non engagées sont reportées sur l’exercice N + 1. Ces reports font l’objet d’une

décision modificative d’urgence établie au tout début de l’exercice N+1.

Les crédits sur subvention d’Etat non mis en place auprès des structures ou mis en place et non engagés peuvent, le cas échéant, être reportés après le vote d’une décision

modificative.

RRéseau privé virtuel dédié aux

systèmes d’informationSIRES

Les ressources propres non mises en place auprès des structures ou mises en place et non engagées sont reportées sur l’exercice N + 1. Ces reports font l’objet d’une

décision modificative d’urgence établie au tout début de l’exercice N+1.

RResponsable des systèmes

d'informationRSI

Les crédits sur subvention d’Etat non mis en place auprès des structures ou mis en place et non engagés peuvent, le cas échéant, être reportés après le vote d’une décision

modificative.

R Ressources propres RP

Toutes les ressources autres que la subvention pour charges de service public alloué par l'Etat au CNRS en tant qu'opérateur. Elles recouvrent:

les recettes contractuelles ou sur subventions (Union européenne, entreprises, régions, secteur public/ANR, etc..., associations)

les recettes des filiales du CNRS

les redevances provenant de l’exploitation des inventions

les recettes des unités de service

les recettes accidentelles

les dons et legs

les participations extérieures (Régions…)

les subventions

les colloques

R Reste à engager sur l’exerciceTerminologie Xlab :Somme qui reste à engager sur l'exercice en cours pour une commande non soldée. Il est égal au: Commandé - facturé antérieur - facturé sur exercice.

R Retenue Opération réalisée par l'agent comptable et qui consiste à opérer un prélèvement sur le règlement à effectuer.

R Reversement Réduction de dépense, émise en référence à un mandat (obligatoirement dans le même exercice) et délivrée en cas de trop perçu par un créancier de l’Etablissement.

S saisie par anticipation

dans Xlab, la saisie de commande et de demande de mission et de factures sur l'exercice suivant est possible entre la date de début de saisie des commandes (fixée par

l’organisme) et le basculement d’exercice.

S SAP business Workplace

SAP

business

Workplace

Service de messagerie SAP, utilisé notamment pour les communications automatiques de proposition de paiement et de paiements effectifs.

S Secrétariat général SG

S Segment Elément SAP compris dans un cycle de répartition global qui comprend une règle de répartition.

SService des ressources humaines en

délégationSRH

SService du partenariat et de la

valorisation en délégationSPV

S service fait(règle du)

La constatation de service fait consiste à vérifier la réception du bien ou l'exécution du service.

La liquidation (puis le paiement d'une dépense) ne peut intervenir que si le créancier du CNRS, par exemple, a exécuté préalablement les obligations mises à sa charge (un

fonctionnaire ne peut être payé qu'après avoir effectué son travail ; un marché de fournitures ne peut être réglé qu'après livraison des marchandises, etc.). La créance ne

devient liquide et, par suite, exigible qu'après service fait.

C'est le directeur général ou le délégué régional, ou encore le responsable du laboratoire (quand il a reçu délégation de signature du délégué régional) qui certifie le "service

fait". Il certifie que la prestation a bien été faite et que le CNRS peut payer.

SService financier et comptable en

délégationSFC

SService de Suivi des Agents en

Mission à l'EtrangerSESAME

SErvice de Suivi des Agents en Mission à l'Etranger) est un site Web protégé et sécurisé destiné aux ambassades et consulats de France à l'étranger, à la Direction des

Relations Européennes et Internationales (DREI) et au Fonctionnaire de Sécurité Défense (FSD). Il leur permet de consulter à tout moment les informations concernant les

déplacements présents ou à venir des personnels CNRS en missionsBFC-GLO-v1.2 17/04/2014 15/17


S seuil d'alerte

Il détermine un montant limite du total engagé à partir duquel l'utilisateur recevra un message d'alerte à chaque dépense. Il est exprimé en pourcentage.

Exemple : si le seuil d'alerte est de 60%, un message avertira l'utilisateur dès que le total engagé de l'entité dépensière atteindra ou dépassera 60% du cumul des crédits

reçus.

S Société

Le découpage de l’activité comptable est réalisé par société. Une société permet de tenir une comptabilité générale indépendante des autres et de réaliser les

règlements de manière indépendante. Une société unique (Z900) est mise en œuvre dans BFC Etablissement pour représenter l’établissement CNRS en tant

que personne morale. Elle est sous la responsabilité exclusive de l’ACP.

S SoucheTerminologie Xlab : numéro d’identification d'un document papier. Zone libre où tout renseignement utile peut être saisi par le gestionnaire et pourrait permettre de faire le

lien entre la facture du transporteur et la mission.

SSoutien de base (des unités de

recherche)

Il s'agit des crédits récurrents annuels alloués aux unités de recherche.Ils permettent au laboratoire de disposer d’une masse globalisée de crédits lui permettant d’engager

des dépenses de fonctionnement,missions/réceptions, travaux de petit entretien et matériel.

S Stade budgétairePhase du processus d'allocation des crédits budgétaires. Par exemple le stade VOTE correspond au stade durant lequel le budget est voté par le conseil d'administration.

S Statut Elément SAP définissant l'état d'avancement d'un projet. Par exemple, le statut "clotûré" signifie que le projet est entièrement terminé.

S Structures opérationnelles Structures qui, dans l'organisation interne du CNRS, reçoivent et utilisent une dotation (unité de recherches, délégations régionales, directions fonctionnelles).

S Subvention

Aide financière versée par une collectivité publique pour des activités dont elle n’a pris ni l’initiative ni la responsabilité et qui ne constitue pas une contrepartie directe par

cette collectivité de biens ou de services. Elle est accordée soit pour favoriser l’exécution d’un service d’intérêt public, soit à titre de secours ou de soutien, et n’implique

aucun remboursement ultérieur de la part du bénéficiaire.

S Subventions de l’Etat SE

S Support de gestion Outil de support des autorisations de dépenses permettant le suivi détaillé des opérations de recettes et de dépenses à tous les niveaux de l’organisation.

S

Système actuel de gestion

budgétaire et comptable des

universités

NABUCO

S

Système actuel de gestion des

activités scientifiques et techniques

des laboratoires du CNRS

LABINTEL

SSystème actuel de gestion et suivi

des contrats du CNRS

PROTOCOL

E

SSystème actuel de gestion financière

des laboratoiresXLAB

S

Système actuel visant à faciliter

l’analyse des données du système

d’information du CNRS

INFOCENT

RE

S Système BFC BFCPartie du système d’information du CNRS s’appliquant aux domaines budgétaire, financier et comptable et s’appuyant sur deux composantes, BFC-Etablissement pour la

gestion de l’Etablissement et Xlab pour la gestion des structures opérationnelles

SSystème d'Information Ressources

HumainesSIRHUS Système d’information pour la gestion des ressources humaines : Système d'Information resssources humaines des unités et des services

T Taux Rémanence Comprise TRC Terminologie Xlab :

T Tiers Personne au profit ou à l’encontre de laquelle l’Etablissement crée ou constate une obligation. Un client, un fournisseur, un agent est un tiers.

T Titre Subdivision des charges permanentes inscrites au budget de l’État.

T Transfert de crédit notion non budgétaire ; notion utilisée pour effectuer des mouvements de crédits entre les lignes de destination des agrégats.

T Trop perçuOn dit qu'un agent a un trop perçu lorsque celui-ci à reçu pour une mission un remboursement plus élevé que ce que lui a couté le mission. Dans ce cas on éditera une lettre

de trop perçu.

T TVA rémanente Part de la TVA facturée par les fournisseurs qui ne peut pas être déduite de la TVA collectée et qui est à la charge définitive de l' établissement.

T Type d'activité Elément SAP permettant de lier un centre de coûts à une unité d'un contrat, il s'agit d'un profil métier ou d'un axe de dépenses particulier.

T Type de budget Elément SAP traduisant l'état du budget. Dans SAP, le type de budget correspond au stade budgétaire.

T Type d'imputation Le type d'imputation permet de définir dans les achats le compte général d'imputation de la recette (fonctionnement ou équipement) et si le flux s'effectue avec ou sans

service fait.

T Type document vente Un type de document de vente est soit une commande client, soit un contrat client

U Unité administrative UA

U Unité de recherche UR

U Unité de service et de recherche USR Unité de recherche (laboratoires, ...)

U Unité fonctionnelle d'achat UF

En matière d'achat, une unité fonctionnelle est la manifestation d'un besoin ponctuel (et donc unique) en matière de fournitures et services. Elle peut concerner plusieurs

codes famille du référentiel d'achat. Elle peut être pluriannuelle.

La notion d'unité fonctionnelle telle que définie ci-dessus ne concerne que les achats passés dans le cadre de marchés à procédure adaptée.

A rapprocher de l'OT (Ordre de Travaux)BFC-GLO-v1.2 17/04/2014 16/17


U Unité mixte de recherche UMR

U Unité mixte de service UMS

U Unité propre de recherche UPR

U Unité propre de service UPS

UUnité propre de service des

approvisionnements UPSACA

V VentilationOpération consistant à distribuer une partie des crédits attribués à une entité dépensière de regroupement sur une entité dépensière qui lui est directement rattachée. Ces

crédits sont banalisés: ils ne portent aucune indication d'origine de crédit.

V Ventilation La ventilation des coûts sert, dans le cadre de la mission, à savoir sur quelles destinations budgétaires et analytique la mission est imputée.

V Version de budgetElément SAP qui correspond à une image du budget propre à une phase de la construction budgétaire ; les différentes versions sont : budget primitif, décision modificative et

"0" qui correspond au budget d'exécution.

V Virement de crédit notion non budgétaire ; utilisée pour effectuer des mouvements de crédits entre les colonnes ( nature budgétaire) du cadre du budget

W Workflow

"WorkFlow" ("flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqué dans la réalisation d'un processus métier

(aussi appelé processus opérationnel ). Le terme de Workflow pourrait donc être traduit en français par Gestion électronique des processus métier .

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