Gouvernance des TI

« Qu’est-ce que c’est et en quoi est-ce que cela m’intéresse? »

25 juin 2007

25 juin 2007

Panélistes Gerry Miller

Directeur exécutif, services et technologie de l’information, University of Manitoba

Debbie Jones Directrice, services de technologie de l’information, University

of Western Ontario James Yung

Directeur adjoint, groupe de vérification des systèmes d’information, Harvard University

Lori MacMullen (animatrice) Vice-rectrice adjointe, services de technologie intégrés,

University of New Brunswick

25 juin 2007

Déroulement Présentations Messages clés Dialogue

25 juin 2007

Objectifs Présenter trois perspectives, Cerner les messages clés, et Créer un dialogue autour du thème...

« Gouvernance des TI :Qu’est-ce que c’est et

en quoi est-ce que cela NOUS intéresse? »

25 juin 2007

University of Manitoba

Gerry Miller

25 juin 2007

Contexte

University of Manitoba 27 000 étudiants 5 000 membres du personnel Budget d’exploitation 410 M$ Revenus de recherche 103 M$

25 juin 2007

Services d’information et de technologie (SIT) Responsable de toute l’informatique de base, des

télécommunications, des réseaux de données, de la technologie utilisée dans les salles de cours et de la production graphique

Soutien à l’administration, à l’enseignement et à la recherche

Modèle centralisé Budget annuel

Exploitation et équipement 16,8 M$ Immobilisations 10,6 M$

150 ETP Total des dépenses de l’Université en TI, environ 35 M$

(notre estimation) Tout près de 9 % des dépenses d’exploitation

25 juin 2007

Buts de l’Université Donner accès à un enseignement exceptionnel Attirer et garder les meilleurs éléments Être un lieu où la recherche et les programmes

des cycles supérieurs contribueront véritablement à la province, au pays et au monde entier

Fournir l’infrastructure humaine, physique et technologique nécessaire à l’apprentissage et à la recherche

Être un centre pour la communauté

25 juin 2007

Buts des SIT Optimiser l’accès à la technologie Améliorer l’infrastructure et les services de TI pour attirer

des chercheurs, des étudiants et des professeurs de calibre international

Passer des anciens systèmes administratifs à des systèmes aux fonctionnalités plus riches

Fournir aux professeurs l’appui nécessaire pour ce qui est de l’enseignement

Fournir aide et installations aux professeurs qui font de la recherche

Améliorer et optimiser la gestion de la sécurité – environnement local et réseau

Gestion du portail

25 juin 2007

Méthode de l’Université du Manitoba Processus d’attribution des ressources

À base de modèles Pour toutes les unités – enseignement et recherche

aussi bien qu’administration Plan de ressources stratégiques

Énoncés de vision et de mission Activités fondamentales Réalisations Influences stratégiques et analyse FFPM

(forces, faiblesses, possibilités, menaces) Planification d’hypothèses

25 juin 2007

Plans stratégiques

Pour la stratégie de chaque unité Priorité de l’Université appuyée Indicateurs de rendement clés Objectifs de rendement Répercussions en cas de financement inadéquat Série d’objectifs et de stratégies nécessaires à la

réalisation Répercussions sur les ressources Répercussions financières Source de financement – nouvelle ou existante

25 juin 2007

Pourquoi la gouvernance des TIest une fonction qui compte Définition

«… leadership ainsi que structures et processus organisationnels qui font en sorte que les TI d’une organisation permettent de réaliser, voire de dépasser les stratégies et objectifs de l’organisation. » (Association des professionnel(le)s en Vérification et Contrôle des Systèmes d'Information, APVCSI) [traduction]

Valeur des TI Créer une valeur organisationnelle par l’application de la technologie. Dans

une université, il n’y a pas de valeur actionnariale, mais plutôt des améliorations du point de vue des services, de la productivité, de la communication des idées, des communautés d’intérêts, etc.

Il faut des structures de gouvernance pour contenir les TI, à l’heure où les projets se multiplient

Voix sur IP, gestion intégrée des ressources, salles de cours, infrastructure, appui à la recherche, etc.

Les priorités des TI (sauf en ce qui a trait à l’infrastructure de base) n’appartiennent pas aux services de TI, mais plutôt aux diverses unités d’affaires et unités d’enseignement et de recherche

Processus qui permet d’avaliser les décisions de l’établissement au sujet des systèmes d’information

25 juin 2007

Investissement en TI et RCI

Les dépenses en TI représentent une part considérable des dépenses totales – généralement de 8 % à 10 % ou plus

Lorsque les finances sont serrées, le rendement du capital investi (RCI) devient un facteur important

Les priorités de l’établissement devraient orienter les priorités des TI

Les services des TI sont utilisés par tous Délais relativement courts de remplacement de

l’infrastructure des TI Les dépenses et services de TI sont assujettis aux

forces du marché et à la réglementation

25 juin 2007

5 principaux enjeux en matière de gouvernance des TI

Amener les unités à être parties prenantes des décisions relatives aux TI

Financement des coûts d’exploitation généré par l’investissement en capital

Amener la direction à considérer l’investissement dans les TI comme une mesure stratégique

Mise à jour continue de l’équipement Difficultés liées au marché et à la réglementation Gestion du portefeuille de projets

25 juin 2007

University of Western Ontario

Debbie Jones

25 juin 2007

À propos de Western

Fondée en 1878 à London, Ontario Mission de Western – Fournir la meilleure

« expérience étudiant » parmi les universités canadiennes fortement axées sur la recherche

Par l’entremise de ses 12 facultés et écoles, et de ses 3 collèges affiliés, l’Université offre plus de 60 programmes différents menant à un diplôme.

25 juin 2007

À propos de Western 155 hectares Plus de 100 bâtiments (et cela augmente!) 33 000 étudiants (y compris collèges affiliés)

4 300 en résidence 3 500 professeurs et autres membres du personnel Budget d’exploitation 446 M$ Revenu de recherche 209 M$

25 juin 2007

Structure organisationnelle de Western

4 vice-recteurs relèvent du recteur vice-recteur à la recherche vice-recteur aux affaires externes vice-recteur aux ressources et à l’exploitation vice-recteur principal et vice-recteur à

l’enseignement Services de technologie de l’information (STI)

Les STI relèvent du vice-recteur principal, au même titre que 12 facultés, les registraires, le service de planification et budgétisation ainsi que les bibliothèques.

25 juin 2007

Services de technologie de l’information Organisation centrale responsable du soutien en

matière de technologie de l’information, notamment : Réseau de données de l’ensemble du campus, y compris

réseau sans fil Télécommunications Gestion de plus de 300 serveurs répartis dans 2 centres de

données Applications fondamentales : inscription réseau, répertoire

d’adresses de Western, protocole LDAP, courriel, gestion d’agenda, gestion de cours, protection antivirus…

Centre de ressources en technologie éducative et soutien connexe

Laboratoires d’informatique pour étudiants (usage général) Sécurité des TI et politique relative aux TI Nombreux autres services, certains « gratuits »

25 juin 2007

Qui guide et soutient les TI? Sous-comité sénatorial des TI

Groupe de travail sur la sécurité de l’information Enquêtes ponctuelles ou groupes de travail sur les

politiques Conseil des TI Comité directeur des TI Autres membres du personnel des TI répartis sur le

campus STI compte 120 employés et 20 étudiants De 1 à 7 employés des TI dans chaque faculté

25 juin 2007

Ressources consacrées aux TI Processus d’attribution des ressources

Chaque faculté et unité administrative soumet un plan qui décrit tous les aspects du budget.

Tous les plans doivent tenir compte d’une réduction continuelle du financement de base, réinvestissement stratégique discrétionnaire.

Les nouvelles initiatives qui reçoivent un appui dans plusieurs budgets soumis et ceux qui s’arriment au plan stratégique du campus passent en priorité.

25 juin 2007

Défis qui attendent les TI Rythme de changement des TI Augmentation des répercussions des TI ou de

l’absence de TI Gestion de la sécurité Exigences en matière de réglementation (vie

privée, droits d’auteur, propriété intellectuelle, archivage…)

Accroissement de la création de données et nécessité de gérer cette croissance

Augmentation des attentes (réponse instantanée, jour et nuit)

25 juin 2007

Défis qui attendent les TI de l’Université

Nombreuses sources de financement – prise de décisions

Accent sur l’amélioration des services ou de « l’expérience étudiant », non sur l’augmentation des profits – plus difficile de calculer le RCI

Équilibre entre la gestion de la sécurité et la facilité d’utilisation pour des groupes d’utilisateurs variés

Soutien pour une très grande variété de choix en informatique

Moins d’influence sur les nouvelles technologies et le moment où elles entrent dans l’environnement

25 juin 2007

Importance de la gouvernance des TI Les TI servent à presque tout membre de la

communauté universitaire et on compte sur elles pour un nombre croissant de processus de travail et d’enseignement

Les investissements en TI représentent une part considérable du budget de l’Université

Il faut de saines communications, de la collaboration et des décisions pour centraliser ou décentraliser des services spécifiques

Les investissements et services de TI stratégiques doivent être subordonnés aux besoins de l’organisation

Harvard University James Yung

25 juin 2007

Harvard University – points saillants 12 écoles 143 centres de recherche et centres d’études Environ 7 000 étudiants de premier cycle et

13 000 aux cycles supérieurs Plus de 19 000 professeurs et autres membres du

personnel Fonds de dotation 25 G$ Recherche commanditée 623 M$ Budget d’exploitation 2,7 G$

25 juin 2007

QuestionComment la plupart des universités axées sur la

recherche régissent-elles le vaste ensemble d’initiatives se déroulant sur le campus et

portant sur la technologie de l’information, qui évolue rapidement?

RÉPONSE : De façon inefficace, non efficiente, pas aussi bien qu’elles le devraient.

~ Source : Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~

25 juin 2007

Enquête Educause 20061. La gouvernance des TI, l’organisation et le leadership

figurent parmi les grands enjeux auxquels il faut s’attarder pour garantir la réussite stratégique de l’établissement.

2. Le volet gouvernance est encore plus stratégique dans le cas des grandes universités axées sur la recherche.

3. Le chef des services d’information n’a pas de pouvoir réel pour ce qui est de mettre en œuvre des normes à l’échelle du campus ou de faire appliquer des politiques de sécurité.

~ Source : Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~

25 juin 2007

Qu’est-ce que la gouvernance des TI?

C’est une question de leadership de l’organisation

Prendre des décisions qui conduisent à un meilleur arrimage des TI avec l’organisation

Amener les TI à générer plus de valeur

Employer les ressources en TI de façon responsable

Gérer les risques en matière de TI de façon appropriée

25 juin 2007

Risques en matière de gouvernance des TI dans les universités Mauvaise stratégie des TI entrave la croissance et la

pérennité des activités

Faux départs et gaspillage de ressources (argent, temps et productivité)

Planification à court terme

Planification fragmentée des TI

Taux d’échec de mise en œuvre des projets élevé

Absence de planification antisinistre

25 juin 2007

Problèmes liés à la gouvernance dans les universités

Nombre considérable d’universités n’ont ni plan de campus stratégique ni plan stratégique des TI

Leaders des TI absents des tables de décisions et, souvent, ne relèvent pas du titulaire de la fonction la plus élevée du secteur de l’enseignement et de la recherche

Absence de participation des organismes de gouvernance aux activités de TI

Fort pourcentage des environnements reçoivent peu d’encadrement dans leurs activités de planification

~ Source : Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~

25 juin 2007

Dépenses considérables en TI dans les universités Projets de recherche autonomes : Excellence en

recherche constitue une valeur fondamentale des universités

Informatique départementale : Bon nombre des départements ont leur propre organisation informatique, assortie de mécanismes de financement autonomes

Informatique administrative : systèmes centraux (ressources financières et humaines)

25 juin 2007

• Millions de dollars dépensés en TI • Activités informatiques et administratives des TI décentralisées • Augmentation du nombre d’infractions graves à la sécurité• Capacité des TI de s’adapter à l’envergure de l’organisation et de

maintenir le bon fonctionnement • Divers modèles de prestation des TI• Respect de la réglementation

• Accès à l’information, protection des renseignements personnels, etc.

Nécessité de la gouvernance des TI dans les universités

Systèmes fonctionnels en tout temps

Sécurité

Valeur-coût

Gestion de la complexité

Alignementdes TI

sur les activités

Respect de laréglementation

25 juin 2007

Pourquoi la gouvernance des TI est-elle nécessaire?

Les TI constituent un facteur stratégique et vital de la réussite et de la réputation de l’Université.

Le respect de l’abondante réglementation repose souvent sur des mécanismes de contrôle efficaces.

25 juin 2007

Porte sur deux aspects principaux :

La gouvernance des TI, qui évalue le rendement de l’organisation du point de vue de la technologie par rapport à ses responsabilités, à savoir fournir des services de TI efficaces et de qualité, selon les objectifs stratégiques globaux de l’organisation.

L’évaluation des TI, qui évalue le processus et les systèmes de contrôle interne ainsi que la conformité.

Évaluation de la gouvernance des TI

Examen détaillé de la gouvernance des TI et des mécanismes de contrôle interne, au sein des services de technologie de l’information (STI)

25 juin 2007

CoBIT et gouvernance des TI

CoBIT (Control Objectives IT) est une norme internationale visant à orienter et à contrôler la technologie de l’information dans les entreprises. CoBIT fixe les normes de mesure de la maturité des processus de gouvernance des TI.

Planifier et organiser

Acquérir et mettre en œuvre

Fournir et assurer le soutien

Surveiller et évaluer

Maturité des processus

Processusde TI

Processusde TI

Besoins del’entreprise

Ressources en TI

Principe de base de CoBIT

25 juin 2007

Modèle de maturité des processus CoBIT Non existantNon existant

Niveau 0 – Non existant – Processus de gestion jamais appliqués

Niveau 1 – Début, ponctuel – Processus ponctuels et désorganisés

Niveau 2 – Reproductible – Processus d’une certaine régularité

Niveau 3 – Défini – Processus documentés et communiqués

Niveau 4 – Géré – Processus suivis et mesurés

Niveau 5 – Optimisé – Pratiques exemplaires suivies et automatisées

Niveau 0 Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

Niveau 5

Début, ponctuel

Début, ponctuel

Reproductible Reproductible Défini Défini Géré Géré OptimiséOptimisé

Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5

À quel niveau de maturité la gouvernance des TI se trouve-t-elle dans votre université?

25 juin 2007

Domaine couvert par la gouvernance des TI

Valeur fournie

Veille à faire l’arrimage entre les plans de l’organisation et ceux des TI ainsi qu’entre les activités de TI et celles de l’organisation

Les TI fournissent les avantages promis par rapport à la stratégie, en s’efforçant d’optimiser les coûts et de démontrer la valeur intrinsèque des TI

Il s’agit de l’optimisation de l’investissement dans les ressources de TI essentielles et de leur gestion adéquate : applications, information, infrastructure et personnel

Haute direction, appétit pour le risque, exigences de conformité, transparence au sujet des risques significatifs pour l’organisation

Suit et surveille la mise en œuvre de la stratégie, le déroulement du projet à bonne fin, l’emploi des ressources, le rendement des processus ainsi que la prestation de services afin d’atteindre des buts non mesurables par les moyens comptables habituels

Mesure du rendement

Gestion durisque

Gestion desressources

Alignement stratégique

©2007 IT Governance Institute

25 juin 2007 ©2007 IT Governance Institute

Objectifs de la gouvernance des TIEfficacité

Information pertinente dans le contexte des processus d’affaires, fournie à temps, correcte, cohérente et utilisable

EfficienceInformation fournie selon un emploi optimal des ressources (le plus productif et économique possible)

Confidentialité Protection de l’information sensible contre toute communication non autorisée

Intégrité Fait référence à l’exactitude et à l’intégralité de l’information

DisponibilitéInformation rendue disponible lorsque requise par le processus d’affaires, maintenant et à l’avenir; se rapporte également à la sauvegarde des ressources nécessaires et aux fonctionnalités connexes

ConformitéRespect des lois, de la réglementation et des dispositions contractuelles auxquelles les processus d’affaires sont assujettis, c.-à-d. des critères dictés par des autorités externes ou par des politiques internes

FiabilitéCommunication de l’information appropriée pour que la direction puisse diriger l’organisation et exercer ses responsabilités de fiduciaire et de gouvernance

25 juin 2007

RENDEMENT : Objectifs de l’entreprise

CONFORMITÉBasel II, Loi Sarbanes-

Oxley, etc.

Gouvernance d’entreprise

Gouvernance des TI

ISO 9001:2000

ISO 17799

ISO 20000Pratiques d’excellence

Procéduresd’assurance

qualité

Processus et procédures

Catalyseurs

COBIT

Comité des hautsdirigeants

Principesde sécurité

Biblio. d’infrastructure

des TI

Tableau de bord équilibré

Cadre CoBIT assurant l’arrimage des TI à l’organisation

©2007 IT Governance Institute

25 juin 2007

Exercer une saine gouvernance des TI Définir clairement les rôles et les responsabilités pour

ce qui est de la prise de décisions relatives aux TI

Clairement faire savoir qui est responsable des décisions dans les différents secteurs : recherche, départements, enseignement, informatique centrale

Favoriser les saines relations entre le service central et les unités locales de TI

Voir à ce que la structure et les processus de gouvernance soient cohérents avec ceux de l’Université

~ Source: Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~

25 juin 2007

Avantages d’une saine gouvernance des TI

Meilleur rendement de la fonction des TI

Utilisation efficace des ressources en TI

Moins d’arrêts non planifiés

Sécurité de l’information accrue

Rendement du capital investi (RCI) mesurable

25 juin 2007

La gouvernance des TI, c’est… un processus visant à favoriser la prise de

décisions efficace en ce qui a trait aux investissements et aux activités de TI

arrimer les investissements des TI aux activités pour permettre l’atteinte des objectifs stratégiques et le respect des priorités

atténuer les risques – au sein des TI et alentour

25 juin 2007

La gouvernance, ce n’est pas : l’entière responsabilité du leader principal des TI un moyen d’éliminer ou de réduire les ressources un processus visant à appliquer les décisions

émanant « des hautes sphères »

25 juin 2007

La gouvernance doit… refléter la « culture » de l’établissement être comprise et appuyée par tous les

intervenants inclure un processus déterminé, décrivant

clairement les rôles et responsabilités de chacun

comporter un processus de mesure, de présentation de rapport et de rétroaction

25 juin 2007

Dialogue Questions

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Messages Qu’avez-vous retenu?

Action Que doit faire votre établissement? Qu’allez-vous faire?